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3 Sumário de Informações do Documento Tipo do Documento: Manual do Usuário Título do Documento: TOTAL ERP Módulo Comercial Responsáveis: Michel P. Ferreira, Patrick S. Winnikes e Willian Machado. Palavras-Chaves: ERP, comercial, orçamento, pedido, nfe, contas a receber. Resumo: Este documento visa instruir como o usuário deve utilizar às funções do Módulo Comercial do sistema Total ERP Número de páginas: 35 Softwares utilizados: Microsoft Office Word 2007, Paint.NET , Dia Versão Data Mudanças /11/2011 Versão inicial /12/2011 Revisão completa do Manual, aplicando alterações de imagens e formatação, além da atualização /03/2012 de recursos do sistema. Atualização de conteúdo

4 Sumário 1 INTRODUÇÃO VISÃO GERAL DO SISTEMA MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP FUNÇÕES DO SISTEMA FLUXOGRAMA COMO ACESSAR O SISTEMA REALIZANDO LOGIN ADMINISTRATIVO COMERCIAL GERENCIADOR COMERCIAL NOVA COMERCIALIZAÇÃO FECHAMENTO PERIÓDICO CADASTROS Tabela Comercial Formas de Parcelamento Caixa Diário CONSIDERAÇÕES FINAIS...35

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6 1 INTRODUÇÃO Este manual visa instruir o usuário a utilizar o Módulo Comercial do projeto Total ERP de maneira adequada. Além dos textos explicativos para cada tópico abordado, este manual possui ilustrações com as principais telas do sistema para facilitar o entendimento. 2 VISÃO GERAL DO SISTEMA 2.1 MÓDULOS DO SISTEMA TOTAL ERP Total NF-e Total CT-e Administrativo Estoque Financeiro Fiscal Comercial 2.2 FUNÇÕES DO SISTEMA 1 Nota Fiscal 1.1 Painel Gerencial NF-e 1.2 Emitir Nova Nota 1.3 Gerenciar Notas 1

7 1.4 Consultar Notas por Lote 1.5 Numeração a ser Inutilizada 1.6 Consultar Status SEFAZ 1.7 Importar NF-e TXT 1.8 Cadastros Alíquota ICMS CFOP CST COFINS CST ICMS CST IPI CST PIS Natureza Operação Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produtos 2 Conhecimento de Transporte 2.1 Painel Gerencial CT-e 2.2 Emitir Novo CT-e 2.3 Gerenciar CT-e 2.4 Cadastros Alíquota ICMS CFOP Natureza Operação Veículos Seguradora 3 Administrativo 3.1 Minha Empresa 3.2 Ferramentas Importação em Lote 3.3 Cadastros Forma de Pagamento Usuário Grupo/Permissão 2

8 3.3.4 Tipo Pessoa Pessoa (Ex: Destinatário, Transportador) Observação 3.4 Cadastro de Marketing Tipo Referência Nível de Proximidade Hábito de Consumo Classe Trabalhista Categoria Profissional Tipo Publicidade Segmento de Mercado Grupo de 4 Estoque 4.1 Balanço de Estoque 4.2 Entrada de Produtos 4.3 Listar Entradas 4.4 Atualizar Entrada de Produto 4.5 Sincronizar Produtos 4.6 Inventário 4.7 Requisição Interna Solicitar Autorizar 4.8 Cadastros Tipo de Entrada/Saída Categoria Tributária de Produto Unidade Produto Produtos Marca Cor Grupo Subgrupo Tamanho Departamento 3

9 5 Financeiro 5.1 Painel Gerencial Financeiro 5.2 Consulta Especializada 5.3 Nova Conta a Pagar 5.4 Nova Conta a Receber 5.5 Recibos Emitidos 5.6 Transferência Interna 5.7 Fluxo de Caixa 5.8 Cadastros Agência Conta Caixa Plano de Contas Centro de Custos Histórico Status Tipo de Conta Contrato Boleto 6 Fiscal 6.1 Gerar Arquivo SINTEGRA 6.2 SPED Realizar Apuração ICMS (Arquivo SPED) Ajustes (ICMS e ICMS ST) E111/E220: Ajuste/Benefício/Incent da Apuração ICMS E116/E250: Obrigações do ICMS a Recolher Realizar Apuração PIS/COFINS (Arquivo SPED) 7 Comercial 7.1 Gerenciador Comercial 7.2 Nova Comercialização 7.3 Fechamento Periódico 7.4 Cadastros Tabela Comercial 4

10 7.4.2 Forma de Parcelamento Caixa Diário 3 FLUXOGRAMA Segue abaixo o fluxograma de uso do sistema Total ERP com ênfase no Módulo Comercial. 5

11 4 COMO ACESSAR O SISTEMA 4.1 REALIZANDO LOGIN Acesse o navegador de internet de sua preferência (Firefox, Google Chrome, Opera, Safari, Internet Explorer). Informe a URL Será exibida a tela inicial do sistema. Conforme Ilustração 1. Ilustração 1: Tela de Login Insira seu CPF e sua senha nos respectivos campos para realizar o login e clique no botão Entrar. Será exibida uma nova tela, caso o usuário esteja relacionado com mais de uma empresa, conforme Ilustração 2. 6

12 Ilustração 2: Tela de Seleção de Empresa Neste caso, basta selecionar a empresa com a qual se deseja iniciar as operações, clicando no ícone Selecionar ( ), para ser exibido o painel gerencial. No caso do usuário estar vinculado a apenas uma empresa, assim que o mesmo realizar seu login será exibido o painel gerencial. Conforme ilustração 3. Observação: Caso o usuário possua somente acesso a uma empresa, a tela de seleção acima (Ilustração 2) não será mostrada. Ilustração 3: Opção para Trocar a Empresa Alguns Módulos possuem um Painel Gerencial específico, o sistema irá apresentar o Painel pertinente aos módulos que o usuário tem acesso. 7

13 Se o usuário possuir acesso a mais de uma empresa, clicando no item Trocar (destacado na ilustração 3 acima), poderá alternar entre essas empresas. 5 ADMINISTRATIVO Para se utilizar o Módulo Comercial, é necessário antes efetuar vários cadastros descritos no Manual do Usuário - Módulo Administrativo. É possível acessar esse manual a partir do site de EaD da MWork, ou a partir do próprio sistema no Menu Ajuda Manuais Módulo Administrativo (PDF) ou também solicitando através da equipe de suporte técnico (verifique a última página deste documento para acessar os canais de comunicação mencionados). Os cadastros básicos necessários para a utilização adequada do sistema são: Minha Empresa, Cadastro de Grupo/Permissão, Cadastro de Usuário, Cadastro de Tipo de Pessoa e Cadastro de Pessoa. Uma das funções disponíveis no Módulo Administrativo (essencial para o Módulo Comercial) é o Cadastro das Formas de Pagamento. Função disponível no menu Administrativo Cadastros Forma de Pagamento. Ilustração 4: Menu Cadastro Forma de Pagamento 8

14 Ao acessar essa função no menu, a primeira tela a ser exibida lista as formas de pagamento já cadastradas no sistema, caso os registros já existentes excedam às necessidades da empresa é possível excluí-los, para isso basta clicar no botão Excluir ( ). O sistema sempre irá solicitar sua autorização para remover algum registro, portanto confirme a exclusão clicando em Sim na mensagem que será mostrada. Caso deseje alterar a composição de alguma Forma de Pagamento, basta clicar no botão Alterar ( ), conforme Ilustração 5. Ilustração 5: Lista de Formas de Pagamento O sistema também disponibiliza a opção de se criar uma nova forma de pagamento, disponível no botão Nova Forma de Pagamento/Recebimento. Após clicar neste botão o sistema irá abrir uma tela com as opções necessárias para o cadastro das formas de pagamento da empresa de modo configurável. Nesta tela será possível escolher a descrição do pagamento, o tipo se à vista ou a prazo e se será utilizado em uma conta a pagar, a receber ou ambas. No campo Informações a Habilitar deverão ser escolhidas as opções conforme a forma de pagamento que está sendo cadastrada. Por exemplo: Se a forma de pagamento for Boleto, as opções adequadas são conta bancária e boleto. Não é recomendado criar uma forma de pagamento selecionando todos os itens mencionados neste campo, pois o sistema realizará um filtro nas contas a pagar/receber através dessas informações selecionadas. É importante definir adequadamente essa etapa, pois somente os campos selecionados serão exibidos no lançamento de uma conta a 9

15 pagar/receber. Conforme ilustração 6. Após serem escolhidas todas as opções clique no botão Salvar. Ilustração 6: Nova Forma de Pagamento Observação: Todos os campos com asterisco vermelho são de obrigatório preenchimento. Após registradas as informações do Cadastro de Forma de Pagamento, poderão ser efetuados os demais cadastros conforme o Tópico Cadastros, para melhor entendimento do sistema. 6 COMERCIAL Ester recurso do sistema permitirá que o usuário possa ter o controle comercial de sua empresa. Através das funções disponibilizadas, o sistema possibilita ao usuário a emissão e gerenciamento rápido de orçamentos, pedidos, com envio por , com informações integradas com os Módulos: Estoque, Financeiro e NF-e de forma prática e ergonômica. Observe as principais funções: Gerenciador Comercial, Nova Comercialização, Fechamento Periódico e Cadastros. Conforme Ilustração 7. 10

16 Ilustração 7: Menu Comercial Este manual possui os tópicos organizados conforme a ordem do Menu do Módulo Comercial ilustração 7. Porém, é necessário efetuar adequadamente os cadastros explicados no Tópico 6.4 Cadastros deste documento, antes de gerar uma Nova Comercialização, Consultar Fechamento Periódico, etc. 6.1 GERENCIADOR COMERCIAL O Gerenciador Comercial proporciona ao usuário visualizar a situação das comercializações, através dos diferentes status, e também poderá ser obtido um total das comercializações consultadas. Para acessar o Gerenciador Comercial, clique no menu Comercial Conforme Ilustração 8. 11

17 Ilustração 8: Acesso Gerenciador Comercial Ao clicar no item do menu Gerenciador Comercial será exibida a tela de Pesquisa de Comercialização, proporcionando ao usuário uma consulta detalhada através dos diversos filtros disponíveis. Conforme a Ilustração 9. Ilustração 9: Pesquisa de Comercialização Para iniciar uma consulta a partir dos campos de pesquisa, será necessário preencher um ou mais campos e clicar no botão Pesquisar, após essa operação será exibida a uma lista de comercialização de acordo com o que foi preenchido. O sistema também proporciona pesquisar todas as comercializações, clicando no botão Pesquisar desde que nenhum filtro esteja preenchido. 12

18 O Gerenciador Comercial proporciona cadastrar uma nova comercialização clicando no botão Nova Comercialização, que automaticamente o sistema irá exibir a tela de Cadastro de Comercialização, após serem preenchidos os campos da Comercialização clique no botão salvar (para saber detalhes de como cadastrar uma comercialização acesse o tópico 6.2 Comercial ). Abaixo segue a Ilustração 10 do Gerenciador Comercial. Na ilustração foram destacados os principais recursos mencionados acima. Ilustração 10: Gerenciador Comercial Abaixo segue uma explicação objetiva a respeito de cada função que poderá ser utilizada no Gerenciador Comercial, a partir da tela de Pesquisa: NF-e: função que permite emitir uma NF-e. Copiar: função que abre a tela de inclusão de uma nova comercialização, porém com as informações principais já preenchidas a partir da comercialização copiada (original). A nova 13

19 comercialização (copiada) será gravada no sistema apenas se for clicado o botão Salvar. Alterar: permite a alteração de um orçamento já existente. Cancelar: cancela um orçamento fechado que por sua vez cancela automaticamente a NFe caso tenha algum vinculo. Imprimir: gera PDF com os dados da comercialização, possibilitando a impressão do mesmo. Enviar habilita a opção de envio do orçamento para cadastrado ou alternativo. 6.2 NOVA COMERCIALIZAÇÃO Essa função do sistema permite ao usuário iniciar uma nova comercialização. Para ter acesso à tela que gerencia os cadastros das comercializações, basta acessar o menu Comercial Nova Comercialização. Conforme ilustração 11. Ilustração 11: Menu Nova Comercialização Ao clicar no botão Nova Comercialização, será exibida a tela para inclusão (preenchimento) de um novo pedido, para uma melhor ergonomia, essa tela foi organizada em cinco abas, são elas: 1. Comercialização, 2. Detalhamento, 3. Entrega, 4. Fechamento e 5. Integração Financeira. 14

20 Informações do Cabeçalho: Segue abaixo uma explicação dos principais campos do cabeçalho do cadastro de comercialização. Número Sequencial o próprio sistema gera automaticamente. Operação : Este campo terá duas opções Orçamento e Interno, vindo sempre como padrão à opção Orçamento. A operação Pedido não estará disponível entre as opções, pois o sistema mudará para pedido automaticamente quando o orçamento for enviado para fechamento. Data/Hora : Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a data de criação do orçamento e virá desabilitado impedindo que o usuário altere-o. Para alteração deste campo o usuário deverá possuir permissão definida do cadastro de Grupo/Permissões. Vendedor : Este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com os dados do usuário logado. O sistema permite que o vendedor seja trocado a qualquer momento bastando apenas clicar no botão trocar (para mais detalhes veja o próximo tópico). Trocar : Este botão proporciona ao usuário realizar a troca de vendedor em qualquer momento da comercialização. Para realizar a troca o usuário deverá clicar no botão Trocar, o sistema irá exibir a tela Trocar vendedor onde deverá ser selecionado no campo Trocar para vendedor o novo usuário que assumirá a comercialização, após a seleção do novo vendedor devera ser informado á senha do vendedor atual. Por fim clicar no botão confirmar para que o sistema realize a troca. Observação: O vendedor só poderá ser trocado se o novo vendedor pertencer às tabelas comerciais inseridas nos itens e também vale ressaltar que ao trocar o vendedor todas às referencias do orçamento incluindo comissões serão trocadas. Acompanhe na Ilustração 12 como estará apresentado o primeiro bloco de campos da Comercialização. 15

21 Ilustração 12: Informações de Comercialização Para o campo Pesquisar Cliente, será oferecido três modos de preenchimento. O usuário poderá efetuar um cadastro rápido, caso o cliente a ser informado ainda não esteja cadastrado no sistema, clicando no botão Nova Pessoa e preenchendo as informações necessárias. Ou, caso o cliente já esteja cadastrado no sistema, basta clicar no botão Pesquisar, será exibida uma lista com os clientes encontrados, bastando selecionar o registro desejado e automaticamente o campo Razão Social será preenchido. Ou, o usuário poderá pesquisar o cliente apenas digitando no campo Pesquisar Cliente a razão social ou o nome fantasia ou CNPJ, conforme o usuário for preenchendo o campo o sistema ira exibir algumas sugestões baseando-se no que foi digitado. Conforme ilustração 13. Ilustração 13: Inserção de Cliente Operações: Os botões de operações também são divididos em 5 status, indicando o estado atual do orçamento, destacado pela coloração laranja, como por exemplo a ilustração 14. As fases são as seguintes: Ilustração 14: Operações 16

22 1. Edição: Preenchimento do orçamento inserindo as informações do Cliente, Comercialização, Detalhamento e Entrega. 2. Pré-Fechamento: Preenchimento das informações de Fechamento e Fatura/Integração Financeiro. 3. Fechar Pedido: Ao clicar neste botão será fechado o orçamento e automaticamente serão habilitados os botões para emissão de NF-e ou NFS-e de acordo com o produto/serviço selecionado. 4. Emitir NF-e: Faz a integração com o Módulo NF-e. 5. Emitir NFS-e: Faz a integração com o Módulo NFS-e. 6. Mais Operações: Além de mudar o status do orçamento para Prorrogado, e Em Negociação, pode--se também cancelar. Também há duas opções para a propagação da informação, a primeira é o botão de Imprimir e a outra para enviar o orçamento por Comercialização: Nesta aba o usuário irá cadastrar as principais informações do Comercial. Observação: Alguns campos são essenciais, os quais terão uma atenção especial neste manual. Campo Produto oferece três modos de preenchimento, o usuário poderá efetuar um cadastro rápido, caso o produto a ser informado ainda não esteja cadastrado no sistema, clicando no botão Nova Produto e preenchendo as informações necessárias. Ou, caso o produto já esteja cadastrado no sistema, basta clicar no botão Pesquisar, será exibida uma lista com os produtos encontrados, bastando selecionar ( ) o registro desejado. Ou, o usuário poderá pesquisar o produto apenas digitando no campo Produto o: Código do Produto, EAN (Código de Barras cadastrado) ou NCM, como também a Descrição do Produto (4 formas de pesquisa), conforme o usuário for preenchendo o campo o sistema ira exibir algumas sugestões baseando-se no que foi digitado. Conforme ilustração

23 Ilustração 15: Inserção de Produto Após selecionar o produto desejado o sistema irá exibir a seguinte tela com os dados do produto. Tendo como obrigatoriedade os campos destacados. Conforme Ilustração 16. Ilustração 16: Informações detalhadas de Valores do Produto Importante: O campo desconto ficará habilitado para escolha somente se a Tabela Comercial tiver um percentual de 100%, caso contrário o sistema acatará o desconto informado no cadastro da Tabela Comercial, conforme detalhado no Tópico Após o preenchimento dos campos obrigatório demonstrados na Ilustração 15 o usuário deverá clicar no botão Inserir para que o produto seja inserido no orçamento. Conforme Ilustração 17. Ilustração 17: Lista de Produtos inseridos na Comercialização O sistema também proporciona realizar alteração e remoção dos itens já inseridos no orçamento, para realizar a alteração basta clicar no botão Alterar representado pelo ícone ( basta clicar no botão Remover ( ) e para remover ), ambas as funções estão destacadas na imagem acima. 18

24 As próximas opções que daremos destaque são as opções CIF e FOB, que por sua vez são relacionadas ao frete. CIF : (Cost Insurance Freight) Custo, seguro e frete: ocorre quando o Remetente é o responsável pelo pagamento do Frete de um produto, ou seja, quando o frete dor CIF, o vendedor paga o frete. FOB : (Free On Board): ocorre quando o Destinatário passa a ser o responsável pelo pagamento do Frete, ou seja, quando o frete dor FOB, o cliente paga o frete. Os demais campos desta aba apesar de serem opcionais são de extrema importância para um controle mais completo das comercializações da empresa. Segue abaixo a Ilustração 17 que representa a primeira aba da tela de Cadastro de Comercialização para uma melhor compreensão dos itens descritos acima. Os campos obrigatórios e que receberam certa atenção neste documento, seguem destacados em vermelho: 2. Detalhamento: Essa aba tem como objetivo proporcionar ao usuário gerar simulações de pagamentos, fornecendo uma visualização das formas de parcelamento que poderão ser aplicadas para finalizar a negociação com o cliente. Para gerar uma Simulação deverá ser selecionado ao menos uma forma de pagamento, ou se preferir uma simulação exata os demais campos deverão ser preenchidos, após o preenchimento dos campos o usuário deverá clicar no botão Gerar Simulação onde será exibida uma lista com todas as formas de parcelamento disponíveis de acordo com o que foi preenchido nos filtros de pesquisa. Conforme Ilustração

25 Ilustração 18: Auxiliar de Cálculos Após as simulações serem geradas o vendedor poderá selecionar junto ao cliente qual será a forma de parcelamento a ser aplicada no fechamento, para selecionar basta clicar no link Selecionar ficando com a cor verde o link referente à simulação selecionada. Importante: As Formas de Parcelamento selecionadas a partir da Simulação serão aplicadas automaticamente no Fechamento de Caixa, podendo ser alteradas a qualquer momento caso seja necessário. O usuário poderá também excluir as simulações geradas, bastando penas selecionar as simulações desejadas e em seguida clicar no link Excluir Simulação Marcada ( ) conforme Ilustração 19. Ilustração 19: Simulações de Pagamento 20

26 3. Entrega: Esta aba tem por finalidade proporcionar ao usuário inserir Informações de Entrega caso seja necessário. Para preencher os dados de entrega com os dados do cliente inserido no orçamento, o usuário devera clicar no botão Carregar endereço do cliente, caso deseje inserir um endereço diferente do cliente deverá ser marcada a opção Local de Entrega Diferente do Cliente. Conforme Ilustração 20. Ilustração 20: Informações de Entrega Depois de preenchidas todas as informações obrigatórias e opcionais desejadas, o usuário deve clicar no botão Salvar, após salvar a comercialização o sistema exibirá a seguinte mensagem: Comercialização incluída com sucesso. Caso o usuário esqueça-se de preencher um campo obrigatório o sistema validará ao clicar no botão Salvar. Conforme Ilustraç ão 21. Ilustração 21: Exemplo de Mensagens de Alerta O sistema também proporciona ao usuário imprimir a comercialização, para realizar essa operação basta apenas clicar no botão Mais Operações e em seguida clicar em Imprimir e o sistema exibirá a impressão do Orçamento no formato PDF. Conforme Ilustração

27 Ilustração 22: Exemplo de Impressão de Orçamento Para habilitar a aba Fechamento, o usuário deve clicar em pré-fechamento, onde poderá informar quais as formas de pagamento deste orçamento. 4. Fechamento: Esta aba proporciona ao usuário realizar o fechamento das comercializações e a integração com o Módulo financeiro e NF-e, podendo também vincular ao fechamento diversos tipos de documentos fiscais. Segue abaixo a descrição dos principais campos. 22

28 4.1. Informações Fiscais: Este painel proporcionará ao usuário vincular ao fechamento vários tipos de documentos Fiscais, bastando para isso selecionar uma das opções para a Comercialização em questão. Conforme Ilustração 23. Ilustração 23: Documentos Fiscais Após selecionar uma das opções citadas acima o sistema exibirá alguns campos de preenchimento obrigatório, onde deverão ser informados os dados do documento fiscal. Conforme Ilustração 24. Ilustração 24: Exemplo de campos para Documentos Fiscais 4.2. Informações de Pagamento: Neste painel o usuário poderá fazer as seguintes operações: Trocar Operador de Caixa, inserir formas de pagamento e localizar simulações geradas na comercialização. Conforme Ilustração 25. Ilustração 25: Resumo de Pagamento Para adicionar uma ou várias formas de pagamento o usuário deverá clicar no link Novo Pagamento preenchendo os campos obrigatórios como Forma Pgto e o Valor, após preencher 23

29 os campos citados o sistema calculará automaticamente os campos Total Pago e Troco caso tenha. O sistema também permite ao usuário localizar uma simulação de pagamento caso tenha sido gerada no inicio da comercialização. Para selecionar uma simulação de pagamento, basta clicar no botão Localizar Simulação e será exibida uma lista das possíveis formas de pagamento, proporcionando a escolha da simulação desejada clicando no link Selecionar, após selecionar a simulação desejada o sistema preencherá automaticamente o resumo de pagamento. Conforme Ilustração 26. Ilustração 26: Localizar Simulações de Pagamento Depois de preenchido os principais campos do fechamento o sistema disponibilizará as seguintes ações ao usuário: Editar Pedido e Fechar Pedido. Editar Pedido: Possibilitará ao usuário editar as informações do pedido em questão se o mesmo não estiver fechado. Fechar Pedido: Possibilitará ao usuário finalizar a venda fechando o pedido, após o fechamento o sistema não permitirá que o mesmo seja editado, podendo apenas cancelar e realizar as devidas integrações com NF-e e financeiro caso os módulos estejam disponíveis. 5. Integração Financeiro: Esta aba possibilita ao usuário realizar integração com o módulo financeiro gerando contas a receber ou contas a pagar. 24

30 Importante: Esta aba será exibida apenas para usuários que contrataram o Módulo Financeiro do TOTAL ERP. Esta aba tem a função de integrar o Módulo Comercial com o Módulo Financeiro, ou seja, ao fechar uma comercialização, automaticamente o sistema irá criar uma nova conta a receber no Módulo financeiro com todos os dados da comercialização. Importante: Caso o usuário possua o módulo NF-e, a Integração com o Módulo Financeiro, a integração só será feita após a nota fiscal ser Autorizada pela Receita. 6.3 FECHAMENTO PERIÓDICO Para ter acesso à tela de Fechamento Periódico, basta acessar o menu Comercial Fechamento Periódico. Conforme ilustração 29. Ilustração 29: Menu Fechamento Periódico Essa função do sistema permite ao usuário visualizar um resumo detalhado das movimentações fechadas, dando ao empresário um controle de todas as entradas e saídas efetivadas periodicamente. O usuário poderá realizar as consultas através dos seguintes filtros: Período, Caixa e Totalizar. Conforme destacado na Ilustração

31 Ilustração 30: Filtros para Fechamento Periódico Após preencher os filtros necessários o usuário poderá dar inicio a geração do fechamento periódico, bastando para isso clicar no botão Gerar Fechamento Periódico e em seguida será exibida uma lista contendo os detalhes dos fechamentos de acordo com o que foi definido nos filtros de pesquisa. Conforme Ilustração 31. Ilustração 31: Fechamento Periódico (visualização em tela) O sistema também proporciona exportar para planilha o resultado do fechamento periódico. Para realizar a exportação o usuário deverá clicar no link Exportar Planilha. 6.4 CADASTROS O módulo comercial também possui cadastros auxiliares, a saber: Tabela Comercial, Forma de Parcelamento, Caixa Diário. Conforme Ilustração

32 Ilustração 32: Menu Cadastro T ABELA COMERCIAL Esta função do sistema proporciona o cadastro das tabelas comerciais que serão utilizadas na comercialização. O cadastro é de extrema importância, pois uma comercialização só poderá ser feita se for informada uma tabela comercial. Para cadastrar uma Tabela Comercial acesse o menu Comercial Cadastros Tabela Comercial. Conforme ilustração 33. Ilustração 33: Menu Cadastro Ao clicar no menu Tabela Comercia será exibida a tela de consulta, proporcionando ao usuário consultar, alterar ( ), excluir ( ) as tabelas já cadastradas e selecionar uma tabela padrão a qual virá por padrão ao iniciar uma comercialização. Conforme Ilustração

33 Ilustração 34: Pesquisa de Tabelas Comerciais Para criar uma nova tabela comercial clique no botão Nova Tabela Comercial, será exibida a tela de cadastro onde deverá ser preenchido os principais campos. Conforme Ilustração 35. Ilustração 35: Nova Tabela Comercial Segue abaixo uma explicação dos principais campos: Nome : Neste campo o usuário deverá informar um nome para tabela comercial. Percentual : Este campo tem a finalidade de informar o percentual do preço da venda. Por exemplo: Ser for informado 60% para porcentagem sobre o preço da venda, assume-se que o desconto obrigatório é de 40%. Para ter a possibilidade de fornecer ao cliente qualquer quantidade de desconto, criar uma Tabela Comercial como o percentual de 100%, e no momento da comercialização o campo Desconto será editável. 28

34 Observação: O campo Desconto só ficará habilitado se o percentual da tabela comercial for 100%, caso contrario o campo será preenchido com o valor do desconto impossibilitando a alteração do valor na comercialização. Depois de preencher os campos citados acima, deverá adicionar a essa tabela um perfil comercial onde serão adicionados grupos de vendedores que terão acesso a essa tabela comercial na hora da venda. Para adicionar um perfil deverá clicar no botão Adicionar Perfil Comercial. Conforme Ilustração 36. Ilustração 36: Adicionar Perfis Comerciais Após adicionar um perfil comercial deverão ser preenchidos os seguintes campos: Comissão : Neste campo o usuário deverá informar qual será a comissão do vendedor ao utilizar a tabela comercial em questão. Limite Desconto : Este campo permite informar um limite de desconto impossibilitando que o vendedor forneça um desconto indesejado ao realizar a comercialização. Grupo : Neste campo deverá ser selecionado um grupo de vendedor que farão parte da tabela comercial. Observação: Uma tabela comercial não poderá ter mais de um grupo com o mesmo usuário, caso isso ocorra não será possível salvar a tabela comercial e o sistema avisará quais usuários estão repetidos ( ). Conforme Ilustração

35 Ilustração 37: Menu Cadastro Ao concluir o cadastro da tabela comercial, deve-se clicar no botão Salvar. Conforme Ilustração 38. Ilustração 38: Finalizando criação de Tabela Comercial (Salvar) FORMAS DE PARCELAMENTO Esta função do sistema proporciona o cadastro das formas de parcelamento que serão utilizadas na comercialização. O cadastro é de extrema importância, pois facilitará no fechamento e nas gerações das contas que serão enviadas automaticamente para o financeiro. Para cadastrar as formas de pagamento de sua empresa acesse o menu Comercial Cadastros Formas de Pagamento. Conforme ilustração

36 Ilustração 39: Menu Cadastros Após clicar no menu Forma de Parcelamento será exibida a tela de cadastro, onde deverão ser preenchidos os principais campos. Conforme Ilustração 40. Ilustração 40: Cadastro de Formas de Parcelamento Para criar uma nova forma de parcelamento o usuário deverá clicar no botão Nova Forma de Parcelamento, em seguida será adicionado um novo registro onde deverão ser informadas as informações do parcelamento. Conforme Ilustração 41. Ilustração 41: Nova Forma de Parcelamento 31

37 Segue abaixo uma explicação dos principais campos do cadastro de Formas de Parcelamento: Forma de Parcelamento : Este campo deverá ser preenchido com a descrição do parcelamento, como por exemplo: 0+4,1+12,1+3 etc. Caso sejam preenchidos os campos com entrada o campo Entrada deverá ser assinalado, o mesmo acontece para o campo Juros. Período : Através do campo período é possível definir o intervalo do vencimento entre uma parcela e outra. Informe 0(zero) para o sistema calcular automaticamente o dia do vencimento. Desse modo haverá um vencimento por mês. Parcela : Neste campo deverá ser informado o numero de parcelas do plano contemplado. Exemplo: Entrada+11, o número de parcelas será 11. Índice : Neste campo deverá ser informado o valor que será aplicado para acréscimo de juros ou desconto. PPE : PPE(Primeira parcela a partir da data de entrada). Assinalando este campo a data do primeiro vencimento deverá ser informada. Ao concluir o cadastro de forma de parcelamento, deve-se clicar no botão Salvar. Conforme Ilustração 42. Ilustração 42: Menu Cadastros CAIXA DIÁRIO Esta função do sistema proporciona cadastrar as movimentações do caixa feitas diariamente como: Retirada/Sangria e Suprimento. Esse cadastro não é de uso obrigatório, mas é de extrema importância que o mesmo seja feito para melhor controle das movimentações realizadas diariamente. 32

38 Para cadastrar seu caixa diário, acesse o menu Comercial Cadastros Caixa Diário. Conforme Ilustração 43. Ilustração 43: Menu Cadastros Após clicar no menu Caixa Diário será exibida a tela de consulta, onde será possível pesquisar caixa diário, Alterar ( ) e Excluir ( ) um caixa diário já cadastrado. O usuário também contará com os filtros de consulta para um resultado exato, bastando para isso preencher-los se necessário. Conforme Ilustração 44. Ilustração 44: Cadastro de Caixa Diário Para cadastrar um novo Caixa Diário deverá clicar no botão Nova Operação de Caixa, em seguida o sistema exibirá a tela de cadastro onde deverão ser preenchidos os todos os campos disponíveis. Conforme Ilustração

39 Ilustração 45: Novo Caixa Diário Após preencher todas as informações solicitadas deve-se clicar no botão Salvar. Conforme Ilustração 46. Ilustração 46: Salvar Registro de Caixa Diário 34

40 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Caso tenha alguma dúvida ou dificuldades em utilizar as funções do sistema, a equipe de Suporte Técnico da MWork estará à sua disposição para auxiliá-lo. Segue abaixo as informações de contato: Fones: Paranaguá/PR (41) Curitiba/PR (41) s: EaD: Acesse o Site de EaD (Ensino à Distância) da MWork: ead.mwork.com.br Twitter: Siga-nos no Twitter e acompanhe as notícias da 35

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