II Simpósio Internacional PwC Inovação em Gestão Pública Abril 2011

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1 II Simpósio Internacional PwC Inovação em Gestão Pública Abril 2011

2 Agenda Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos no Governo de MG 1. Introdução 2. Diagnóstico 3. Desenvolvimento/implantação e novos modelos 4. Benefícios e resultados 2

3 Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos no Governo de MG Introdução 3

4 Escopo Após definição do escopo do Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos GES, junto à alta direção da SEPLAG/MG, foi elaborado o edital e realizada licitação para contratação de consultoria externa Início do projeto: MAR/2009 Prazo do contrato de consultoria: 15 meses Projeto GES 5 famílias de compras Equipe SEPLAG: 7 Equipe PwC: aprox 13 Outros colaboradores Strategic sourcing 4

5 Strategic sourcing Sobre a metodologia de trabalho Objetivo: novos modelos de aquisição alinhados com as boas práticas e conceitos de strategic sourcing Aplicação de seis ferramentas de strategic sourcing distintas, interrelacionadas, que auxiliaram nas realização dos estudos e pesquisas, com foco na redução de custos nas aquisições realizadas pelo Governo de Minas 5

6 Planejamento e cronograma 3 grandes fases Fase 1 Diagóstico Duração: 2 meses Plano de capacitação Análise da situação atual Melhores práticas Indicação das 4 famílias Capacitação Fase 1 6

7 Planejamento e cronograma 3 grandes fases Fase 2 Desenvolvimento Duração: 8 meses Inteligência interna Inteligência externa Políticas e estratégias Avaliação de fornecedores Minutas de editais Dossiês e cadernos de aquisição Capacitação fase 2 7

8 Planejamento e cronograma 3 grandes fases Fase 3 Implantação e assessoramento Duração: 5 meses Implementação das especificações Validação dos decretos Validação dos editais Assessoramento nas licitações e contratações Modelos para apuração das economias Capacitação fase 3 8

9 Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos no Governo de MG Fase 1 - Diagnóstico 9

10 Critérios de análise para seleção das famílias Etapas principais com envolvimento dos gestores Como uma das famílias de compras já havia sido definida previamente pelo Governo de MG (Frota de Veículos e Combustíveis), na fase de diagnóstico foi necessário selecionar as 4 demais famílias 10

11 Detalhe da etapa para o diagnóstico Principais pontos para as análises 11

12 Critérios para a matriz de priorização Definição das famílias com maior potencial de ganhos Matriz de priorização 12

13 Matriz de priorização Resultado das análises 13

14 Famílias selecionadas para desenvolvimento de novos modelos de aquisição Despesas empenhadas em 2008 de cada família selecionada: R$ 349 MM R$ 82MM R$ 101MM R$ 79MM R$ 130MM Source: SIAD e SIAF/MG 14

15 Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos no Governo de MG Fase 2 Desenvolvimento / implantação e novos modelos 15

16 Etapas do desenvolvimento de cada família de compras 16

17 Família Equipamentos de Saúde Médico-hospitalares, odontológicos, laboratoriais Aquisições anteriores: licitações descentralizadas, reduzindo o poder de barganha do Governo de MG; problemas com serviços de garantia e manutenção dos equipamentos; especificações redundantes e desatualizadas em relação ao mercado fornecedor; perdas financeiras com importação via terceiros. 17

18 Família Equipamentos de Saúde Novo modelo Consolidação da demanda Avaliar a terceirização de serviços de imagem Formação de lotes orientados para o mercado Opção de importação direta Gestão e aprimoramento contínuo das especificações técnicas Manutenção contratada junto com o equipamento Entrega, instalação e treinamento por conta do fornecedor Processos e ferramentas para avaliação de fornecedores Inovações no processo de compras 18

19 Família Materiais de Saúde Médico-hospitalares, odontológicos, laboratoriais Aquisições anteriores: licitações descentralizadas, reduzindo o poder de barganha do Governo de MG; baixo percentual de cumprimento das atas de registros de preços; problemas com entregas; especificações redundantes, desatualizadas em relação ao mercado fornecedor e necessitando de revisão de unidade por material 19

20 Família Materiais de Saúde Novo modelo As entregas dos fornecedores terão quantitativo mínimo (quantidade e valor), evitando-se o fracionamento Pedidos com quantidades abaixo do mínimo terão preços mais elevados As entregas serão feitas conforme planejamento (será definido em edital), com datas e locais prédefinidos Demanda consolidada e padronizada tecnicamente Preço de referência mais alinhado com mercado Lotes segmentados por mercado e com quantitativos mínimos para entrega Definição e cumprimento de planejamento de entregas Fortalecimento da avaliação de desempenho dos fornecedores 20

21 Família Frota de Veículos Locação, abastecimento e manutenção de veículos Aquisições anteriores: esparsos estudos de viabilidade; prevalência de compra de veículos a partir de licitações descentralizadas; gestão individualizada do abastecimento e da manutenção, por órgão/ entidade, com input manual no módulo Frota do SIAD (Sistema de Administração de Materiais e Serviços do Governo de MG); postos próprios, mas não integrados; catálogo de peças de veículos desatualizado e com especificações redundantes 21

22 Família Frota de Veículos Locação, abastecimento e manutenção de veículos Centralização das aquisições / contratações do Estado Consolidação da demanda Implementar dispositivo de controle de abastecimento Modelo Proposto Frota de veículos e combustíveis Política de renovação da frota Gestão da terceirização da manutenção 22

23 Frota de veículos e abastecimento Dimensão: locação Contratação de locação de veículos leves padronizados administrativos, de fiscalização e de representação para atendimento aos órgãos e entidades do Poder Executivo do Governo de MG, em unidades localizadas na região metropolitana de Belo Horizonte e no interior do estado Prazo dos contratos: 3 anos com manutenção, seguro e guincho Não inclusos nos contratos: motorista e combustível 23

24 Frota de veículos e abastecimento Dimensão: locação análise de viabilidade Foi elaborada uma ferramenta em Excel para auxiliar na tomada de decisão quanto à locação ou aquisição dos veículos administrativos e de representação: a ferramenta calcula a opção mais econômica através dos dados informados. Deve-se incluir os dados referentes aos veículos que pretende-se alugar/comprar e as variáveis relacionadas a utilização dos veículos. Variáveis consideradas para a análise: Exemplo do layout do simulador com a melhor alternativa para o tipo de veículo analisado: Modelo do veículo Valor do veículo (aquisição) Valor de venda do veículo (mercado) % deságio do governo x mercado Custo de venda (% sobre valor de venda) Indisponibilidade (% frota reserva) DPVAT (ano) Custo de gestão (mês) Taxa de juros p/ oportunidade (anual) Custo de locação Custo do táxi (R$/ km) Distância percorrida (por mês) Tempo de posse (em meses) 24

25 Frota de veículos e abastecimento Dimensão: manutenção Contratação do serviço de gerenciamento da manutenção preventiva e corretiva da frota de veículos do Poder Executivo do Governo de MG, com fornecimento de peças, componentes, acessórios e materiais Prazo dos contratos: 3 anos Inclusos na contratação: sistema informatizado e integrado de gestão; disponibilização de equipe especializada, bem como de uma rede credenciada de estabelecimentos do setor da reposição automotiva; central de atendimento e serviços de guincho (24/7) e orientação aos usuários sobre procedimentos em situações comuns e adversas Carga no SIAD 25

26 Frota de veículos e abastecimento Dimensão: abastecimento Contratação, por meio de taxa de administração, do serviço de gerenciamento do abastecimento da frota de veículos do Governo de MG com fornecimento de combustível (gasolina comum, álcool comum hidratado e óleo diesel) Prazo dos contratos: 5 anos Inclusos na contratação: sistema informatizado e integrado; instalação de dispositivo eletrônico nos veículos, nos postos próprios do Governo de MG e em pontos de abastecimento instalados pelo fornecedor, cobrindo 90% da frota (antes a cobertura era de 85%); manutenção de equipamentos e tratamento de resíduos dos postos Carga no SIAD 26

27 Diárias e hospedagem Situação anterior Gestão individualizada por órgão/ entidade, com baixo nível de informatização (muitas vezes com anotações em planilhas) Processo de solicitação de viagem respaldado por formulários Prestação de contas morosa e em grande parte manual 27

28 Diárias e hospedagem Novo modelo 28

29 Serviços Prodemge Tratamento distinto das outras 4 famílias do Projeto GES Necessidades Disponibilizar informações detalhadas aos usuários dos produtos e serviços de TIC da Prodemge, incluindo os níveis e tipos de serviços Objetivo do Projeto Estruturar um modelo de Gestão de Nível de Serviços e elaborar um Catálogo de Produtos e Serviços Prodemge Premissas Apoio, participação e disponibilização de informações pela SEPLAG e Prodemge durante o projeto. As atividades, reuniões e validações deveriam seguir o cronograma, para garantir a entrega dos produtos no prazo e de acordo com os objetivos propostos 29

30 Serviços Prodemge Escopo 30

31 Serviços Prodemge Linha de produtos e serviços reorganizada 31

32 Serviços Prodemge Novo modelo Anexo I - Condições Comerciais contendo os preços dos serviços oferecidos pela Prodemge 4 Anexo II - Códigos dos serviços no Catálogo de Materiais e Serviços Catmas (SIAD) Outros produtos gerados na família Decreto 3 Comitê Executivo 40 minutas de contrato para os serviços constantes no Caderno de Serviços Prodemge e 01 template (modelo) para uso Inteligência Externa 2 Avaliação de contratos Caderno de Serviços Prodemge contendo 34 serviços oferecidos pela Prodemge Análise de Maturidade 1 32

33 Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos no Governo de MG Benefícios e resultados 33

34 Família Equipamentos de Saúde Benefícios com o novo modelo de aquisição Concentração de demanda Realização de uma única licitação, aumentando-se o volume de compras e, conseqüentemente, há potencial de redução no preço do produto. Padronização das especificações dos itens (Catmas) Um processo de padronização de descrição e utilização de itens deve ser realizado pelo Grupo de Padronização Técnica e Gestão do CATMAS- GPT- antes da abertura de um Registro de Preço e confecção de um edital de compra. 34

35 Família Equipamentos de Saúde Importação direta de equipamentos Contratação de manutenção e assistência técnica Atualmente o governo compra equipamentos importados, com a importação realizada por distribuidores. Os fornecedores embutem as taxas e impostos no preço final do equipamento. O ideal é o Estado comprar os equipamentos direto do fabricante e importá-lo, pois assim se beneficiará com as taxas reduzindo os custos de importação. Mediante as práticas de mercado, sugerimos a contratação de serviços de manutenção após o vencimento da garantia padrão. Com isso reduz o tempo do equipamento parado e os custos de manutenção. 35

36 Família Materiais de Saúde Benefícios com o novo modelo de aquisição Padronização das especificações dos itens (Catmas) Facilidade na consolidação de volume e compra por menor preço Aumento da eficiência no processo de compras/ contratação Otimização do tempo de compra, venda ou contratação Consolidação dos volumes Concentração de demanda Cada órgão realizava um processo de licitação independente. Com a realização de uma única licitação, aumenta-se o volume de compras e conseqüentemente há uma redução no preço do produto. 36

37 Família Materiais de Saúde Padronização das especificações dos itens (Catmas) Facilidade na consolidação de volume e compra por menor preço Aumento da eficiência no processo de compras/ contratação Otimização do tempo de compra, venda ou contratação Consolidação dos volumes Concentração de demanda Cada órgão realizava um processo de licitação independente. Com a realização de uma única licitação, aumenta-se o volume de compras e conseqüentemente há uma redução no preço do produto. 37

38 Família Materiais de Saúde Avaliação de desempenho do fornecedor Foi desenvolvida uma ferramenta para apuração do desempenho dos fornecedores. A cada entrega uma avaliação do fornecedor será feita, para o monitoramento de seu desempenho. O fornecedor será avaliado nas categorias: qualidade, prazo de entrega e documentação. A avaliação de fornecedores trará uma melhoria contínua no processo e na qualidade de seleção dos fornecedores. Otimizar o tempo com para obtenção de preços de referência, possibilitando cotações mais confiáveis. Portal de Compras Fornecer relatórios consistentes de preços, com todas as informações relevantes para a utilização destes preços como referência. Divulgar as licitações do segmento MédicoHospitalares, Odontológicos Laboratoriais do Estado de Minas Gerais. 38

39 Família Frota de Veículos Ganhos esperados com os novos modelos de aquisição Gasto em 2008: R$ 349 MM 39

40 Família Diárias e Hospedagem Benefícios e ganhos esperados com o novo modelo 40

41 Família Serviços Prodemge Benefícios e ganhos esperados com o novo modelo Alinhamento do entendimento participação ativa: dos serviços Prodemge mediante da Superintendência Central de Governança Eletrônica SCGE e de Coordenadores de Sistemas; dos Gestores dos Serviços da Prodemge na definição dos conceitos dos serviços oferecidos; da área de marketing e da área comercial da Prodemge para alinhamento dos conceitos dos serviços oferecidos; da Auditoria Setorial da SEPLAG para elaboração das minutas de contrato. Controle nas informações descritas no caderno de serviços e nas minutas de contrato mediante: Centralização das manutenções no Caderno de Serviços e nas Minutas de Contrato ; Criação do Comitê Executivo CEGESPE; Centralização das manutenções dos itens de Serviços de TIC no CATMAS; Reestruturação interna na Prodemge com a criação de uma área específica para apoiar na definição e acompanhamento dos níveis de serviços acordados com os clientes. 41

42 Família Serviços Prodemge Eficiência e gestão nas contratações de serviços Prodemge mediante: Agilidade no entendimento da demanda e na especificação da solução; Transparência e melhoria nas relações entre Prodemge e os Órgãos; Detalhamento dos serviços da Prodemge no caderno de serviços; Padronização das minutas de contrato; Detalhamento dos preços dos serviços no Anexo I; Vinculação do pagamento a entrega de produtos parciais, quando o serviço for um projeto; Padronização das especificações dos itens (CATMAS); Alinhamento de papéis e responsabilidades; Melhor entendimento pelos usuários dos serviços de TIC da Prodemge; Definição de indicadores de demanda e volumetria de serviços; Estabelecimento de indicadores para controle dos níveis de serviços acordados; Facilidade na Auditoria dos Contratos. Alinhamento com boas práticas devido a: Padronização na contratação e formalização de serviços; Definição de indicadores de nível de serviço; Estrutura do Catálogo alinhada a Organização da Prodemge e ao padrão ITIL. 42

43 Próximos passos... Continuidade do Projeto GES, com o desenvolvimento de novas famílias de compras pela equipe interna do Governo de MG, a partir da capacitação e das lições aprendidas e monitoramento dos novos modelos GES implantados. Obrigada! helena.macedo@planejamento.mg.gov.br 2011 PricewaterhouseCoopers Brasil. Todos os direitos reservados. Neste documento, "PwC" refere-se à PricewaterhouseCoopers Brasil, firma membro da PricewaterhouseCoopers International Limited, constituindo-se cada firma membro da PricewaterhouseCoopers International Limited pessoa jurídica separada e independente.

44 Família Frota de Veículos Custos totais locação x aquisição de veículo novo (*) Custo de Veículo Administrativo (três anos) 10% (R$10.488) R$ R$ Locação Custo de Veículo de Representação (três anos) R$ % (R$28.106) R$ Veículo próprio Locação Veículo próprio Considerando uma economia semelhante para uma frota de veículos administrativos obtemos uma economia de Da mesma maneira para uma frota de 109 veículos de representação obtemos uma economia de escala escala de R$ em 3 anos. de R$ para os 3 anos. Ganho esperado com locação de veículos = R$ 7,3 milhões por ano (*) A partir do preço total locação obtido no pregão para registro de preços realizado pela SEPLAG/MG conf. Modelo GES 44