Análise do Sistema de Informação do Setor de Engenharia Clínica de um Hospital do Sul do país

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1 Análise do Sistema de Informação do Setor de Engenharia Clínica de um Hospital do Sul do país Andréa Teresa Riccio Barbosa 1, Luís Eduardo Schardong Spalding 1, 2 1 Centro de Engenharia Biomédica (CEB), Hospital São Vicente de Paulo (HSVP), Brasil 2 Universidade de Passo Fundo, Passo Fundo, Brasil Resumo Este artigo apresenta algumas informações obtidas do banco de dados de um setor de Engenharia Clínica de um grande hospital do estado do Rio Grande do Sul. O objetivo da pesquisa foi obter informações relevantes para auxiliar na melhor administração da tecnologia médica neste hospital. Para tal, informações foram obtidas sobre a quantidade média de ordens de serviço ao ano, os equipamentos com maior quantidade de OS s, os tipos de defeitos que mais ocorrem, entre outras. Estas informações também poderão ser úteis se utilizadas para comparar com informações de outros hospitais e fazer uma análise de gestão. Palavras-chave: Informação em Engenharia clínica, banco de dados, equipamentos médicos. Abstract - This article presents some information obtained in the Clinical Engineering database on the largest hospitals in Rio Grande do Sul state. The objective of the research was to obtain relevant information for auxiliary in the best medical technology administration. The information were obtained as medium amount of service orders (OSs) a year, the equipments with larger amounts of OSs, the ones that more was classified without defects, the larger total relationship of OSs for patrimonial amount, and the types of defects that more they happen, among another. This information will also be able to be useful if compared with the one of other hospitals that possesses clinical engineering. Key-words: Medical Informatics, Conference, Rules (at least three words, not exceeding one line). Introdução Nas últimas décadas, a inovação tecnológica na área médica progrediu de forma tão acelerada que esta evolução não foi acompanhada pelas respectivas metodologias de gerenciamento e controle durante o seu ciclo de vida [1] [2]. Isto levou ao surgimento da área de engenharia clínica, que é uma especialidade da engenharia biomédica que cuida dos aspectos técnicos e administrativos que envolvem a operação segura e eficiente dos equipamentos médico-hospitalares (EMH) [3]. Em 1991, foi implantado um setor de Engenharia Clínica em um hospital na região Sul do país, onde é realizado o controle gerencial da tecnologia médico-hospitalar (GTMH) de todo o parque tecnológico do hospital. O citado hospital possui atualmente 500 leitos e com área construída de m 2 é um dos maiores do Rio Grande do Sul. Nele, são realizados atendimentos em diversas especialidades médicas e para se obter uma auto-suficiência tecnológica sempre investiu valores consideráveis em tecnologia voltada ao diagnostico e tratamento. A administração do hospital pretende com essas modernas tecnologias, garantir a qualidade e precisão nos resultados clínicos. Entretanto, além de um corpo clínico formado por profissionais altamente qualificados, houve uma necessidade de uma infra-estrutura adequada e uma equipe de manutenção e suporte técnico eficiente para assegurar o bom funcionamento do hospital. O GTMH realizado pela equipe de engenharia clínica no hospital inclui atividades de controle patrimonial dos EMH s, treinamento de pessoal, manutenção corretiva e preventiva, controles metrológicos, descarte de equipamentos, projetos e execuções de instalações elétricas hospitalar, entre outras. Para tanto, dispõe de uma equipe especializada, composta atualmente por três engenheiros, três técnicos em eletrônica, dois estagiários e uma secretária, tendo sob responsabilidade EMH s, mais os acessórios. São realizadas manutenções nos 192 diferentes tipos de equipamentos e acessórios (de diversas marcas e modelos) presentes nos diversos setores no hospital, sendo alguns considerados simples e outros de tecnologia proprietária, como os de imagem. Durante um constante processo de aprimoramento gerencial, o Centro de Engenharia Clínica (CEB), do citado hospital, sempre procurou investir na informatização, possibilitando um controle mais efetivo das atividades desenvolvidas e a obtenção de um banco de dados com as informações relevantes de manutenções corretivas e preventivas executadas. Devido a isso, há um histórico valioso de dez anos de manutenções e conseqüentes problemas apresentados pelos EMH s no hospital.

2 Observa-se que, normalmente, estes tipos de dados são difíceis de serem obtidos, principalmente pela escassez de equipes de engenharia clínica (que realizam um gerenciamento mais adequado) na maioria dos hospitais, e pelo atraso na informatização de muitos setores existentes, que realizavam os registros em papéis até pouco tempo [3]. O objetivo da pesquisa foi obter informações consideradas relevantes para um melhor gerenciamento do setor de engenharia clínica do hospital. Ou seja, pretende-se criar uma metodologia no setor de engenharia clínica para obtenção dos dados relevantes e sua análise, proporcionando subsídios para a tomada de decisões quanto à rotina de atividades a serem desenvolvidas. As informações obtidas podem ser subsídios para outras pesquisas, quando comparadas com informações obtidas em outros hospitais, que também possuam equipes de engenharia clínica. Metodologia Para um melhor controle gerencial da tecnologia médico-hospitalar e para um armazenamento mais eficiente das informações, a engenharia clínica do hospital utiliza um sistema informatizado de controle da manutenção desde A primeira versão foi desenvolvida na linguagem Clipper e os dados do período não foram transferidos para os softwares seguintes. Os dados da segunda versão foram recuperados e transferidos para a última versão, denominado Sistema de Manutenção Hospitalar 4.0, sendo este desenvolvido no aplicativo em Access para Windows, no ano de 1998, e está em funcionamento atualmente. Sistema de Manutenção Hospitalar 4.0 O sistema possibilita um controle administrativo efetivo e um registro abrangente das atividades exercidas na manutenção. O cadastramento dos produtos é realizado de maneira simples com tabelas relacionáveis, facilitando a atualização. Para utilização do sistema são cadastrados os seguintes itens: produtos (materiais utilizados para realização das manutenções) e grupos dos produtos, centro de custo, funcionários, equipamentos, tipos de equipamentos, marcas dos equipamentos, modelos dos equipamentos, fornecedores, formas de pagamentos, bairros, cidades, defeitos, tipo de trabalho, usuários, permissões e dólar diário. O controle administrativo é realizado através de pedido de compra, entrada de produtos, lançamento de contas a pagar, contratos, entre outros. Na rotina de manutenção, quando um equipamento necessita de manutenção preventiva ou corretiva, este é encaminhado à setor de manutenção do CEB, onde é recepcionado e uma ordem de serviço (OS) eletrônica é aberta. O técnico preenche a OS inserindo os seguintes dados: número do patrimônio do equipamento (com esta informação, automaticamente são inseridas a marca, modelo, nº. de série e setor), centro de custo, solicitante do serviço, quem está recebendo o equipamento, tipo de defeito do equipamento (eletrônico, elétrico, mecânico, hidráulico, software, utilização inadequada ou sem defeito), nível de prioridade de execução, defeito, serviço realizado, tipo de trabalho, setor executante, custo em real e em dólar, data da entrega, término da ordem. O patrimônio, o nível de prioridade de execução, o defeito, o serviço realizado, o custo, a data de entrega e término são campos abertos e devem, portanto, ser digitados, as demais informações devem ser escolhidas de uma lista (caixa de combinação). O sistema permite que vários relatórios sejam obtidos, possibilitando um melhor controle gerencial e técnico. Estes relatórios estão resumidos na Tabela 1. Tabela 1 Relatórios fornecidos pelo sistema. Relatórios Dados cadastrais Fornecedores Pedidos Produtos OS s Equipamentos Manutenção Preventiva Informações selecionadas Por bairros, centro de custos, cidades, modelos, funcionários, grupos de produtos, tipos/grupos, marcas, por ordem de código ou descrição e setor emitente. Por código, razão social, nome fantasia, endereço por código ou entre outras formas; Entradas e contas por data e setor emitente Fornecedor por produto, produtos do grupo, produtos com estoque baixo, produtos em estoque, produtos por setor, utilização de produtos em OS entregues, entre outros. Ordens abertas, executadas por contrato, não entregues, por produtividade, por data de entrega da ordem, por grupo, tempo médio de serviços, produtos gastos nas OS, entre outras. Patrimônio, marca, modelo, setor, centro de custo, forma de aquisição, situação, número da nota fiscal, setor emitente, entre outras opções. Executadas ou pendentes por tipo, grupo, período entre outras formas; Através deste recurso é possível um bom acompanhamento administrativo do setor e os técnicos podem obter várias informações

3 relevantes sobre o histórico do equipamento que estão consertando, além de possibilitar o armazenamento das informações relevantes sobre a manutenção corretiva ou preventiva atual. Observa-se, entretanto que além do armazenando e a busca de informações históricas, outras informações podem ser definidas como subsídios para decisões administrativas. Devido a isso, algumas informações das manutenções inseridas no sistema, desde o final de 1998 até hoje, foram consultadas. As informações analisadas são relativas às OS s das manutenções realizadas nos equipamentos no período de setembro de 1997 a outubro de A metodologia do trabalho consistiu na definição de quais seriam as informações relevantes na obtenção de informações que possam direcionar melhor as atividades administrativas do CEB, e qual seria a melhor análise a ser realizada nos dados obtidos. Para tal, foram especificadas as informações que se desejava procurar e as restrições que se pode fazer em uma consulta para identificar os registros específicos com os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de visualizar todos os tipos de defeitos das OSs, pode-se visualizar apenas as OSs com defeito elétrico. Para isso, especificam-se critérios que limitam os resultados a registros cujo campo defeito seja elétrico. Com a diversidade de dados obtidos decidiu-se que o método de análise deveria ser estatístico. Através dos resultados e análise inicial dos dados, portanto, pretende-se estabelecer as informações relevantes para a tomada de decisão administrativa e uma rotina periódica de avaliação destes dados. Desta forma, seria possível identificar e especificar, por exemplo, quais os treinamentos necessários a serem aplicados no setor clínico e técnico, quais os equipamentos que devem ter mais peças em estoque, quais equipamentos exigem mais tempo de dedicação dos profissionais e mão-de-obra, alguns subsídios para dimensionar a equipe técnica, entre outros. As informações obtidas no banco de dados e suas análises são apresentadas a seguir. Resultados No hospital em estudo, no período de agosto de 1997 a setembro de 2005, foram abertas ordens de serviço (OSs) para realização de manutenções em EMH (Tabela 2). Conforme Tabela 2, há uma proporção bastante igualitária do número de OSs nos diversos anos considerados. Isto ocorre porque a quantidade patrimonial é bastante estável nos diversos anos de atendimento. Os dez equipamentos com maior quantidade de OSs, presentes no parque tecnológico do hospital podem ser observados na Tabela 3, bem como a sua média anual, mensal e diária. Tabela 2 Quantidade de OS s nos diversos anos de atividades. OS OS OS Ano % ano mês dia ,2% % % % % % % % Tabela 3 Listagem dos dez equipamentos com maior número de OS s nos diversos anos de atividades. Equipamento/ atividade Total OS Média anual Média mensal Média dia - Bomba de ,7 infusão - Cabo Monitor ,4 1,67 - Oxímetro ,0 1,20 - Monitor ,2 1,11 cardíaco - Cabo sensor ,6 1,03 oximetria - Central ,6 0,63 Hemodiálise Proporcionadora - Ventilador ,7 0,53 pulmonar - Cabo da caneta ,9 0,50 de unidade - Cabo da placa ,7 0,44 de unidade - Incubadora ,5 0,37 Observa-se que a maioria dos equipamentos listados na Tabela 3 está presente em grande quantidade nos hospitais. A média mensal para os cinco aparelhos com mais OSs representa 42% do total de OS e a média mensal para os dez aparelhos com mais OSs representa 59% do número total de OSs. Estes dados podem ser interessantes para algumas decisões gerenciais como, por exemplo, quais treinamentos de manutenção seriam mais indicados para serem ministrados aos técnicos, 1 No ano de 1997 são apenas cinco meses de dados e em 2005 são apenas dez meses.

4 ou quais peças de reposição no estoque poderiam existir em maior quantidade, entre outras decisões. Durante estes anos, as diversas OSs abertas foram para atender diferentes tipos de defeitos, como pode ser observado na Tabela 4. Tabela 4 Tipos de defeitos dos equipamentos nos diversos anos de estudo. Tipo de defeito OS % ano mês dia Elétrico ,2% Eletrônico ,3% Sem defeito ,5% Mecânico ,0% Hidráulico 575 1,6% ,3 Utilização 470 1,3% ,2 inadequada Software 49 0,1% Como há grande quantidade de problemas elétricos deve-se realizar treinamentos, mais intensos com este enfoque e estudos sobre a causa de avarias elétricas deve ser estabelecido. Notando-se ainda que a quantidade de equipamentos encaminhados para a manutenção sem defeito foi considerável, verificaram-se quais eram esses equipamentos. Os dez equipamentos nesta situação são apresentados na Tabela 5. Tabela 5 Quantidades de OS s dos equipamentos que mais foram classificados sem defeito. Equipamento ou acessório OSs sem defeito % em relação ao total de OSs sem defeito % em relação ao total geral de OSs - Bomba de infusão ,41% 2,54% - Monitor cardíaco ,31% 1,23% - Oxímetro ,50% 1,14% - Cabo sensor de 336 8,52% 0,93% oxímetro - Cabo monitor 266 6,75% 0,73% - Monitor 86 2,18% 0,24% multiparamétrico -Ventilador 85 2,16% 0,23% pulmonar - Cabo de placa do 85 2,16% 0,23% unidade - Central de Hemod. 50 1,27% 0,14% Proporcionadora - Incubadora 42 1,07% 0,12% Analisando-se os dados, verifica-se que o equipamento bomba de infusão foi o que apresentou maior quantidade de OSs sem defeito, com 923 unidades. Isto representa 23,41% do total de OSs de equipamento sem defeito. Com relação ao total de OSs do setor de engenharia biomédica (36.252) a porcentagem é de 2,5%. No primeiro momento este valor pode parecer uma porcentagem baixa, porém equivalem a 114 aparelhos ao ano e 10 aparelhos ao mês. Considerando-se 20 dias trabalhados nos mês, isto representa 1 aparelho sem defeito a cada dois dias de trabalho. Ressaltando-se que um aparelho que é encaminhado ao setor de manutenção para ser consertado, e não apresenta defeito aparente, muitas vezes requer um tempo maior de investigação que outro com defeito específico. O que pode ser observado, portanto, é que um treinamento com relação ao uso dos equipamentos com maior quantidade patrimonial e os que são utilizados por mais tempo no hospital, é de extrema importância. Principalmente, pela diversidade de marcas, modelos e rotatividade do corpo clínico que às vezes é bastante alta. Salienta-se ainda, que os percentuais apresentados de equipamentos com utilização inadequada no hospital foram bastante baixos (1,3% do total de OSs). Provavelmente, estes valores seriam muito maiores, se não existisse uma equipe interna de Engenharia Clínica no hospital. Outra informação importante para uma análise mais criteriosa é a quantidade dos equipamentos presentes no hospital e a proporção quantidade total de OS por quantidade de equipamentos (índice TOS/QE). Os dez equipamentos em maior quantidade no hospital são apresentados na Tabela 6, bem como o número de OSs e o TOS/QE. Tabela 6 Os equipamentos em maior quantidade patrimonial. Equipamento Total de Equipam. TOS/QE OSs - Monitor ,27 Cardíaco - Bomba de ,16 Infusão - Medidor de ,37 Glicose - Caixa de ,18 Tomadas - Oxímetro ,33 - Ventilador pulmonar - Unidade - Sensor de Oxímetro Y - Monitor Multiparamétrico - Sensor de oxímetro , , , , ,21

5 Observa-se, entretanto, que entre os cinco equipamentos com maior quantidade patrimonial, a bomba de infusão ocupa a segunda posição, mesmo possuindo a maior quantidade de OSs de todos os cinco. Outro fato a ser ressaltado é que apesar do oxímetro ocupar a quinta posição em quantidade patrimonial ele é o que possui a segunda maior quantidade de OSs dentre os cinco de maior quantidades. Portanto, o índice TOS/QE do oxímetro é a maior entre todos os cinco equipamentos com maior quantidade patrimonial. Este índice é interessante para se definir estratégias administrativas como, por exemplo, os equipamentos que são mais custosos dentro do setor de manutenção, como deve ser dimensionada a equipe técnica para atender estes equipamentos, os treinamentos que devem ser realizados, entre outras informações. Os dez equipamentos com maior relação TOS/QE são apresentados na Tabela 7. Tabela 7 Os dez equipamentos com maior relação TOS/QE. Equipamento Total de OSs Patrimonial Total OS/Quantidade patrimonial - Ressonância Magnética ,00 - Tomógrafo ,33 - Processadora Raios-X Laser ,50 - Equipamento de Cineangio ,00 - Dispensador de Iodo ,00 - Central Hemod. Proporcionadora ,86 - Cabo Holter ,00 - Raios-X ,45 - Processadora de Raios-X ,00 - Acelerador Linear ,00 A ressonância magnética é o equipamento com maior índice, isto provavelmente ocorre porque este é um equipamento complexo composto por várias partes como: amplificador de RF, unidade de processamento, unidade de alimentação, unidade de refrigeração, work station, cama móvel, entre outras. O que pode ser observado é que os equipamentos de tecnologia proprietária exigem uma grande atenção por parte da equipe. Utilizando este índice seria possível verificar a quantidade de equipamentos de cada tipo e a quantidade de OS que possivelmente representará no mês. Com esta informação, mais o tempo médio de conserto do equipamento é possível dimensionar a equipe necessária dentro do hospital. Seria interessante também utilizar este índice para definir as manutenções preventivas necessárias. Observa-se que os equipamentos bomba de infusão e monitor cardíaco não estão entre os cinqüenta com maior índice TOS/QE, mas são os que possuem uma maior quantidade no hospital e a quantidade de OSs são elevadas, devido a isso devem ser constantemente verificados, como já mencionado anteriormente. Vários critérios, portanto, são relevantes na determinação de treinamentos e manutenções preventivas. Essas são algumas informações que podem ser obtidas para direcionar algumas atividades administrativas. Nota-se, entretanto, que as informações mais relevantes na base de dados do hospital referem-se aos defeitos e procedimentos de consertos realizados nos equipamentos eletromédicos. Estas informações são difíceis de serem manipuladas, pois no Sistema de Manutenção Hospitalar utilizado no hospital, elas são inseridas através de campos livres para escrita. Discussão e Conclusões O universo da informação hospitalar é caracterizado por uma imensa quantidade de dados, que para serem acessados, usualmente, utiliza-se como ferramenta os programas específicos para cada área, associados aos processos intuitivos individuais dos profissionais. Sendo estes determinados pela sua experiência e seu conhecimento. Na engenharia biomédica, mais precisamente na engenharia clínica contemporânea os métodos utilizados para aquisição e análise de dados ainda não são cientificamente tão bem desenvolvidos quanto às técnicas empregadas nas demais áreas de pesquisa hospitalar. Conseqüentemente, o desenvolvimento científico do processo de informatização desta área oferece um rico objeto para pesquisas. As diversas atividades relacionadas à EC, constituem grupos complexos de informação. O exposto neste artigo salienta que é extremamente importante considerar que o advento das novas tecnologias em informação possa, e muito, auxiliar na prática da EC em seu todo. Nota-se que com a incorporação tecnológica no processo de trabalho, cada vez mais, os sistemas computacionais são utilizados como instrumentos para tomada de decisões. Entretanto, a produção de dados no processo de trabalho, nem sempre foi acompanhada da preocupação com sua organização e recuperação para uso posterior. A segurança para a tomada de decisão não está na quantidade de dados disponíveis e informações produzidas, mas na relevância que apresentam para a solução do

6 problema. Pode-se dizer que os sistemas em um Setor de Engenharia Clínica devem ser sistemas de informação que aportam à informação essencial para gestão e não necessariamente, contenham apenas muitas informações. Na perspectiva de utilização da informação como um recurso para a gestão, este deve contribuir para apoiar na tomada de decisão. Mas observa-se que, no cumprimento dessa função, valores são atribuídos à informação de acordo com a perspectiva de uso, podendo uma mesma informação ser importante ou não em situações diferentes. Portanto, a produção interna dos dados somada aos valores atribuídos à informação na estrutura organizacional sugere a criação de sistemas que propiciem condições para sua utilização na tomada de decisão. O hospital em estudo e o seu Centro de Engenharia Clínica estão bem estruturados e cada vez mais aprimorando o sistema utilizado, proporcionando um meio importante para o gerenciamento da tecnologia médica hospitalar. Muitas informações apresentadas nos resultados auxiliarão nas tomadas de decisões. Alterações, porém são indicadas para o novo sistema a fim de que o uso de novas ferramentas de Tecnologia da Informação (TI) possa trazer a oportunidade de aperfeiçoar as atividades de armazenamento e recuperação mais estruturada de dados. Indica-se que no sistema sejam solucionados, principalmente, problemas de inserção de dados na OS, onde há atualmente maior liberdade de escrita (campos livres de inserção de dados dos defeitos e serviços realizados nos equipamentos eletromédicos), dificultando a extração de conhecimento das informações inseridas. Estes dados das OS s são os mais importantes e significativos para a gestão e, de uma maneira geral, difíceis de serem obtidos nos hospitais. A implementação, entretanto, de alterações no software de manutenção demanda um preparo do ambiente institucional/organizacional que o receberá, além de um preparo específico dos profissionais que irão com ele interagir, para que se garanta a obtenção plena de suas vantagens. Treinamentos para a conscientização da importância do preenchimento correto dos dados do sistema de manutenção devem ser realizados. O profissional que utiliza o sistema deve ter em mente que os dados inseridos nele são importantes na obtenção de informações gerenciais. Conclui-se com este trabalho que com a rápida evolução da ciência e da tecnologia, principalmente na área médica, a inexistência de um software de gerenciamento de tecnologia médica hospitalar dificulta muito as atividades de EC. Portanto, além de profissionais especializados, como engenheiros clínicos e técnicos em EMH, que são extremamente necessários no dia-a-dia dos hospitais, um suporte computacional eficiente também é importante. E as informações geradas e armazenadas pelo sistema podem auxiliar em decisões gerenciais e futuras dentro do próprio hospital e em diversas pesquisas relacionadas. Referências [1] Bronzino, J.D. (1992), Management of Medical Technology: a Primer for Clinical Engineers. Stoneham: Butterworth-Heinemann. [2] Hawkins, F. G. (1992) A Review of Issues in Hospital Technology Acquisition Journal of Clinical Engineering, V. 17, n. 01, p [3] Panousis, S. G., Malataras, P.; Kolitsi, Z.; Glouhova, M.; Gueorguiev, T.; Koleva, K.S.; Stavrev S.; Pallikarakis, N. (1997) A Study on the Current Situation in the Biomedical Technology and Clinical Engineering Sector in Bulgaria - Advances, Trends and Needs. Journal of Clinical Engineering, V. 22, n. 6, p [4] Beskow, W.B. (2001), Sistema de Informação para o Gerenciamento de Tecnologia Médico- Hospitalar: Metodologia de Desenvolvimento e Implementação de Protótipo, Tese de Doutorado, Programa de Pós-Graduação em Engenharia Elétrica da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Florianópolis, 229 p., mai.