Norma de Controlo Interno. Município da Praia da Vitória. Praça Francisco Ornelas da Câmara, N.º Praia da Vitória

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1 Município da Praia da Vitória Praça Francisco Ornelas da Câmara, N.º Praia da Vitória

2 ÍNDICE PREÂMBULO... 5 CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS... 6 Artigo 1º - Lei Habilitante... 6 Artigo 2º - Objecto... 6 Artigo 3º - Âmbito de Aplicação... 6 Artigo 4º - Objectivos... 6 Artigo 5º - Acompanhamento e Avaliação... 7 Artigo 6º - Identificação Funcional dos Documentos Administrativos... 7 CAPÍTULO II - PRINCÍPIOS E REGRAS... 7 Artigo 7º - Princípios Orçamentais... 7 Artigo 8º - Princípios Contabilísticos... 8 Artigo 9º - Regras Previsionais... 9 Artigo 10º - Execução do Orçamento CAPÍTULO III - PATRIMÓNIO MUNICIPAL, INVENTÁRIO E CADASTRO Artigo 11º - Património Municipal Artigo 12º - Objectivos Artigo 13º - Inventariação Artigo 14º - Fichas de Inventário Artigo 15º - Código de Classificação dos Bens Artigo 16º - Mapas de Inventário Artigo 17º - Conta Patrimonial Artigo 18º - Regras Gerais de Inventariação Artigo 19º - Identificação dos Bens Artigo 20º - Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial (SGOP) Artigo 21º - Deveres Gerais e Específicos Artigo 22º - Guarda e Conservação dos Bens Artigo 23º - Valorização

3 Artigo 24º - Aquisição Artigo 25º - Registo de Propriedade Artigo 26º - Formas de Alienação Artigo 27º - Abate Artigo 28º - Cessão Artigo 29º - Afectação e Transferência de Bens Artigo 30º - Furtos, Roubos, Incêndios e Extravios CAPÍTULO IV - DISPONIBILIDADES Artigo 31º - Caixa Artigo 32º - Contas Bancárias Artigo 33º - Cheques Artigo 34º - Cobrança de Receitas por Serviços Diversos do Tesoureiro Artigo 35º - Contas Bancárias Artigo 36º - Cheques em Trânsito Artigo 37º - Pagamentos Artigo 38º - Receitas Virtuais Artigo 39º - Responsabilidade do Tesoureiro Artigo 40º - Controlo de Tesouraria e Endividamento Artigo 41º - Constituição de Fundos de Maneio Artigo 42º - Reconstituição de Fundos de Maneio CAPÍTULO V - CONTAS DE TERCEIROS Artigo 43º - Aquisição de Bens e Serviços Artigo 44º - Entrega dos Bens Artigo 45º - Conferência dos Documentos Artigo 46º - Reconciliações CAPÍTULO VI - IMOBILIZADO Artigo 47º - Fichas do Imobilizado

4 Artigo 48º - Fonte Artigo 49º - Aquisições Artigo 50º - Conferência Artigo 51º - Verificação Física CAPÍTULO VII - EXISTÊNCIAS Artigo 52º - Armazenagem Artigo 53º - Entrada e Saída de Bens Artigo 54º - Fichas de Existências Artigo 55º - Controlo das Existências CAPÍTULO VIII - DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 56º - Norma Revogatória Artigo 57º - Remessa de Documentos Artigo 58º - Entrada em vigor

5 PREÂMBULO O Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, aprova o primeiro plano de contas para as autarquias locais Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL) cuja aplicação representa uma nova etapa do sistema contabilístico autárquico em que a ênfase é posta na integração consistente dos subsistemas de contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, de forma a constituírem um instrumento de apoio aos gestores autárquicos que, associado às actuais e sempre presentes preocupações com o controlo de legalidade e do equilíbrio financeiro têm também em consideração questões relacionadas com a produtividade e economicidade. Assim, o POCAL veio definir, com objectividade, "os princípios orçamentais, contabilísticos e de controlo interno, as regras previsionais, os critérios de valorimetria, o balanço, a demonstração de resultados, bem assim como os documentos previsionais e de prestação de contas que hão-de reger a contabilidade das autarquias locais. Atendendo a que o POCAL veio integrar uma contabilidade patrimonial e financeira, que nos revela não só os fluxos monetários como também os fluxos financeiros e a composição e valor dos bens que a entidade detém, lógico será que no mesmo se estabeleçam procedimentos de controlo interno obrigatórios para cada uma das classes patrimoniais, do mesmo modo que o regime de contabilidade antecedente os estabelecia para o único tipo de fluxos que eram objecto de registo, os fluxos monetários. Assim, se a introdução do POCAL obriga ao registo contabilístico das dívidas a fornecedores, consumidores ou utentes, das existências de mercadorias e matérias-primas e dos bens do imobilizado que a entidade possui, para além da contabilização dos pagamentos e recebimentos realizados, bem como dos saldos de disponibilidades, então será necessária a previsão de procedimentos de controlo mínimos obrigatórios para cada um destes tipos de elementos patrimoniais. Conforme estipula o artigo 10 do POCAL (na redacção dada pela Lei nº 162/99, de 14.9), as autarquias locais a partir de Janeiro de 2001 deverão, até aquela data, elaborar e aprovar o inventário e definir, em termos regulamentares, um sistema de controlo interno que englobe o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos e que contribuam para assegurar o desenvolvimento de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção das situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira viável. Com esta, pretende-se ajustar, à estrutura orgânica actualmente em vigor, os normativos em matéria de controlo interno, cuja aprovação compete ao órgão executivo da Autarquia (ponto do POCAL) definem-se, em termos normativos, métodos e procedimentos de controlo que serão aplicados à estrutura orgânica dos serviços camarários. 5

6 CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1º - Lei Habilitante A presente é elaborada em conformidade com o Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, diploma que aprovou o POCAL, bem como as subsequentes alterações, introduzidas pela Lei n.º 162/99, de 14 de Setembro e pelos Decretos-Lei n.º 315/2000, e 2 de Dezembro, e n.º 84-A/2002, de 5 de Abril. Artigo 2º - Objecto A presente norma visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos, procedimentos de controlo e planos de organização que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável. Artigo 3º - Âmbito de Aplicação 1 A presente norma é aplicável a todos os serviços do Município da Praia da Vitória. 2 Compete aos departamentos, às divisões municipais e restantes serviços implementar o cumprimento das regras estabelecidas nesta norma, bem como as previstas no POCAL. Artigo 4º - Objectivos A deve ter em conta os seguintes objectivos gerais: A) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico B) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares C) A salvaguarda do património D) A aprovação e o controlo dos documentos E) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida F) O incremento da eficiência das operações G) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos H) O controlo das aplicações e do ambiente informático I) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos 6

7 J) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais Artigo 5º - Acompanhamento e Avaliação No decurso da aplicação do disposto na presente norma, podem os serviços, sempre que tal se mostre pertinente, propor a sua alteração. Artigo 6º - Identificação Funcional dos Documentos Administrativos Os documentos escritos que integrem processos administrativos no âmbito da actuação dos serviços camarários, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma bem legível. CAPÍTULO II - PRINCÍPIOS E REGRAS Artigo 7º - Princípios Orçamentais Na elaboração e execução do orçamento devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais: A) PRINCÍPIO DA INDEPENDÊNCIA a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado B) PRINCÍPIO DA ANUALIDADE os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil C) PRINCÍPIO DA UNIDADE o orçamento das autarquias locais é único D) PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE o orçamento compreende todas as despesas e receitas E) PRINCÍPIO DO EQUILÍBRIO o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes F) PRINCÍPIO DA ESPECIFICAÇÃO o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas G) PRINCÍPIO DA NÃO CONSIGNAÇÃO o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei H) PRINCÍPIO DA NÃO COMPENSAÇÃO todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza 7

8 Artigo 8º - Princípios Contabilísticos A aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais, a seguir formulados, deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade: A) PRINCÍPIO DA ENTIDADE CONTABILÍSTICA constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central B) PRINCÍPIO DA CONTINUIDADE considera-se que a entidade opera continuamente, com duração ilimitada C) PRINCÍPIO DA CONSISTÊNCIA considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações financeiras D) PRINCÍPIO DA ESPECIALIZAÇÃO (ou do acréscimo) os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem E) PRINCÍPIO DO CUSTO HISTÓRICO os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção F) PRINCÍPIO DA PRUDÊNCIA significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso G) PRINCÍPIO DA MATERIALIDADE as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral H) PRINCÍPIO DA NÃO COMPENSAÇÃO os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados 8

9 Artigo 9º - Regras Previsionais A elaboração do orçamento deve obedecer às seguintes regras previsionais: A) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento não podem ser superiores a metade das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração, excepto no que respeita a receitas novas ou a actualizações dos impostos, bem como dos regulamentos das taxas e tarifas que já tenham sido objecto de deliberação, devendo-se, então, juntar ao orçamento os estudos ou análises técnicas elaborados para determinação dos seus montantes B) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento desde que estejam em conformidade com a efectiva atribuição ou aprovação pela entidade competente, excepto quando se trate de receitas provenientes de fundos comunitários, em que os montantes das correspondentes dotações de despesa, resultantes de uma previsão de valor superior ao da receita de fundo comunitário aprovado, não podem ser utilizadas como contrapartida de alterações orçamentais para outras dotações C) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, até à publicação do Orçamento do Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de participação das autarquias locais nos impostos do Estado, a considerar neste último orçamento, não podem ultrapassar as constantes do Orçamento do Estado em vigor, actualizadas com base na taxa de inflação prevista D) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato E) As importâncias previstas para despesas com pessoal devem considerar apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço, tendo em conta o índice salarial que o funcionário atinge no ano a que o orçamento respeita, por efeitos da progressão de escalão na mesma categoria, e aquele pessoal com contratos a termo certo ou cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento F) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas 'Remunerações de pessoal' devem corresponder à da tabela de vencimentos em vigor, sendo actualizada com base na taxa de inflação prevista, se ainda não tiver sido publicada a tabela correspondente ao ano a que o orçamento respeita G) A taxa de inflação a considerar para efeitos das actualizações previstas nas alíneas C) e F) é a constante do Orçamento do Estado em vigor, podendo ser utilizada a que se encontra na proposta de lei do Orçamento do Estado para o ano a que respeita o orçamento autárquico, se esta for conhecida. 9

10 Artigo 10º - Execução do Orçamento Na execução do orçamento devem ser respeitados os seguintes princípios e regras: A) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada B) A cobrança de receitas pode no entanto ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento C) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do orçamento do ano em que a cobrança se efectuar D) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente E) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização F) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas G) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento H) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento CAPÍTULO III - PATRIMÓNIO MUNICIPAL, INVENTÁRIO E CADASTRO Artigo 11º - Património Municipal 1 O inventário e o cadastro do património municipal compreende todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do mesmo. 2 Os bens sujeitos ao inventário e cadastro compreendem, para além dos bens do domínio privado de que o Município da Praia da Vitória é titular, todos os bens do domínio público de que seja responsável pela sua administração e controlo, estejam ou não afectos à sua actividade operacional. 10

11 Artigo 12º - Objectivos 1 O presente capítulo estabelece os princípios gerais de inventariação, aquisição, registo, afectação, abate e gestão de bens móveis e imóveis do Município da Praia da Vitória, inventariação de direitos e obrigações, assim como as competências específicas dos diversos serviços municipais envolvidos na prossecução daqueles objectivos. 2 No âmbito da gestão do património integra-se a observância de uma correcta afectação dos bens pelos diversos serviços municipais, tendo em conta não só as necessidades dos mesmos, mas também a sua mais adequada utilização face às actividades desenvolvidas e o incremento da eficiência das operações. Artigo 13º - Inventariação 1 A inventariação compreende as seguintes operações: A) Arrolamento elaboração de uma listagem discriminada dos elementos patrimoniais a inventariar B) Classificação agrupamento dos elementos patrimoniais nas diversas classes, tendo por base, para os bens, o seu código de classificação C) Descrição para evidenciar as características, qualidade e quantidade de cada elemento patrimonial, de modo a possibilitar a sua identificação D) Avaliação atribuição de um valor a cada elemento patrimonial de acordo com os critérios de valorimetria aplicáveis E) Etiquetagem colocação de etiquetas/ dísticos ou placas nos bens inventariados, com o código respectivo à sua identificação 2 Os elementos a utilizar na gestão e controlo dos bens patrimoniais são: A) Fichas de inventário B) Código de classificação C) Mapas de inventário D) Conta patrimonial 3 Os documentos mencionados nos números anteriores poderão ser elaborados e mantidos actualizados mediante suporte informático, podendo ainda alterar-se a forma dos mesmos de modo a facilitar o funcionamento do software. 11

12 Artigo 14º - Fichas de Inventário 1 Os bens são registados nas fichas de inventário, identificadas de I-1 a I-11, a seguir descriminadas, com o conteúdo obrigatório previsto no Ponto 12.1 do POCAL: A) Imobilizado incorpóreo (I-1) B) Bens imóveis (I-2), que engloba infra-estruturas, terrenos e recursos naturais, edifícios e outras construções respeitantes a bens do domínio público e privado e a investimentos em imóveis e imobilizações corpóreas C) Equipamento básico (I-3) D) Equipamento de transporte (I-4) E) Ferramentas e utensílios (I-5) F) Equipamento administrativo (I -6) G) Taras e vasilhames (I - 7) H) Outro imobilizado corpóreo (I-8) I) Partes de capital (I-9) J) Títulos (I-10) K) Existências (I-11) 2 Para cada ficha de inventário dos bens imóveis e móveis será constituído um processo com documentos que justifiquem a informação registada nas respectivas fichas, nomeadamente: A) Bens imóveis escritura, documentos de inscrição na repartição de finanças e na conservatória do registo predial B) Bens móveis requisição e factura 3 Nas fichas de bens imóveis serão inventariados infra-estruturas, terrenos e recursos naturais, edifícios e outras construções, respeitantes ao domínio privado e domínio público do município. Artigo 15º - Código de Classificação dos Bens 1 Na elaboração das fichas a que alude o artigo anterior, o código de classificação do bem representa a respectiva identificação e é constituído por dois campos, correspondendo o primeiro ao número de inventário e o segundo à classificação do POCAL. 2 A estrutura do número de inventário compõe-se do código da classe do bem, do código do tipo do bem, do código do bem e do número sequencial, conforme o classificador geral aprovado pela Portaria n.º 671/2000, de 17/4, relativo ao Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE). 12

13 3 O número sequencial deve ser ordenado por tipo de bem. 4 A classificação do POCAL compreende, pela ordem apresentada, os códigos de classificação funcional, de classificação económica e de classificação orçamental e patrimonial. Artigo 16º - Mapas de Inventário 1 Os mapas de inventário são mapas de apoio elaborados por código de contas do POCAL e de acordo com o classificador geral. 2 Todos os bens constitutivos do património municipal serão agrupados em mapas de inventário, que constituirão um instrumento de apoio com a informação agregada por tipo de bens e por código de actividade, bem como qualquer outra forma que venha a ser julgada como conveniente para a salvaguarda do património e o incremento da eficiência das operações. Artigo 17º - Conta Patrimonial 1 A conta patrimonial constitui o elemento síntese da variação dos elementos constitutivos do património municipal, de acordo com o modelo estabelecido no CIBE, aprovado pela Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril. 2 Na conta patrimonial, serão evidenciados as aquisições, reavaliações, alterações e abates verificados no património durante o exercício económico. Artigo 18º - Regras Gerais de Inventariação 1 Deverão ser seguidas as seguintes regras gerais de inventariação: A) Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até ao seu abate B) A aquisição dos bens deve ser registada na ficha de inventário de acordo com os códigos previstos no POCAL (nota 7 das "notas explicativas ao sistema contabilístico - documentos e registos") C) O processo de inventário e respectivo controlo deverá ser feito através de meios informáticos adequados 2 No âmbito da gestão dinâmica do património e posteriormente à elaboração do inventário inicial e respectiva avaliação, deverão ser adoptados os seguintes procedimentos: A) As fichas de inventário são mantidas permanentemente actualizadas B) As fichas de inventário são agregadas nos livros de inventário do imobilizado e de títulos, caso se opte pelo registo em livros de inventário C) A realização de reconciliações entre os registos das fichas de imobilizado e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas 13

14 D) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso Artigo 19º - Identificação dos Bens 1 Para efeitos de inventariação, a identificação e a caracterização dos bens faz-se segundo os elementos constantes das fichas de inventário, a que se refere o artigo 14º. 2 Em cada bem será afixada uma etiqueta, em local que garanta a sua permanência durante o registo do bem no património municipal, que conterá o brasão e nome do município, o número de inventário e o respectivo código de barras, para leitura óptica. 3 Quando haja impossibilidade de colocação de etiqueta no bem, esta deverá ser colocada no processo do respectivo bem. 4 Nos veículos e máquinas municipais deverá ser aposto um selo no vidro frontal, com a descrição do bem, n.º de matrícula e n.º de registo no património. 5 Nos bens imóveis serão afixadas aplicadas placas em azulejo, em que constará o brasão e o nome do município e a designação Património Municipal. Artigo 20º - Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial (SGOP) Compete ao Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial (SGOP), no âmbito de implementação do presente regulamento e do POCAL: A) Elaborar e manter permanentemente actualizado o registo dos bens do Município B) Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço a quem os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga e as fichas de inventário C) Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, no respeito das regras estabelecidas no presente regulamento, no POCAL e na demais legislação aplicável D) Coordenar e controlar a atribuição do número de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efectivo E) Manter actualizados os registos prediais e inscrições matriciais dos prédios urbanos e rústicos, bem como de todos os demais bens sujeitos a registo F) Proceder ao inventário anual G) Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço 14

15 H) Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço I) Realizar reconciliações entre os registos das fichas do activo imobilizado e os registos contabilísticos do mesmo, quanto aos montantes das aquisições e das amortizações acumuladas J) Definir grandes reparações de bens móveis, dependendo para isso se a reparação acresce a vida útil do bem e se ultrapassa 30% do valor patrimonial líquido K) Às grandes reparações de edificações aplica-se o previsto do n.º 2, 3 e 4 do art.º 22 da Portaria 671/2000 de 17 de Abril Artigo 21º - Deveres Gerais e Específicos 1 Os serviços municipais estão obrigados a: A) Disponibilizar todos os elementos ou informações que lhes sejam solicitados pelo SGOP B) Zelar pelo bom estado de conservação e manutenção dos bens que lhes estão afectos C) Manter afixada em local bem visível e actualizada, mediante conferência física permanente, o duplicado da folha de carga dos bens pelos quais são responsáveis, cujo original fica arquivado no SGOP D) Informar o SGOP aquando da aquisição, transferência, abate, troca, cessão e eliminação de bens 2 Entende-se por folha de carga o documento onde são inscritos todos os bens existentes numa secção, serviço, sala, etc. 3 Estão especialmente obrigados os seguintes serviços municipais: A) Sector de Notariado: fornecer ao SGOP cópia de todas as escrituras celebradas, bem como proceder ao registo dos prédios no Serviço das Finanças e na Conservatória do Registo e envio das respectivas cópias B) Secção de Obras Particulares: fornecer cópia dos alvarás de loteamento, acompanhados da planta de síntese, onde constem as áreas de cedências (domínio privado e público) e o respectivo auto de recepção provisório C) Secção de Contabilidade: fornecer cópia da factura de imobilizado e requisição de bens passíveis de inventariação D) Divisão de Investimentos: fornecer ao SGPO cópia das contas finais das empreitadas, dos autos de recepção provisória, bem como dos documentos finais das obras efectuadas por administração directa E) Sector de Parque de Viaturas: fornecer ao SGPO cópia do certificado de matrícula 15

16 Artigo 22º - Guarda e Conservação dos Bens 1 O responsável de cada bem deve zelar pela sua guarda e conservação, devendo participar ao SGOP qualquer desaparecimento de bens, bem como qualquer facto relacionado com o seu estado operacional ou de conservação, sua utilização irregular ou descaminho, sem prejuízo de eventual apuramento de responsabilidades. 2 A necessidade de reparação ou conservação deve ser comunicada ao SGOP que promoverá as diligências necessárias. 3 Deverá ser participada superiormente a sua incorrecta utilização ou descaminho, independentemente do responsável ter sido o seu utilizador regular ou não e do apuramento de eventuais responsabilidades. Artigo 23º - Valorização O activo imobilizado, incluindo os investimentos iniciais ou complementares, deve ser valorizado de acordo com o disposto no POCAL nessa matéria. Artigo 24º - Aquisição 1 O processo de aquisição de bens para o Município obedecerá ao regime jurídico e aos princípios gerais de realização de despesas em vigor, aos princípios estabelecidos no quadro legal sobre competências dos órgãos municipais, bem como aos métodos e procedimentos estabelecidos no presente regulamento e no POCAL. 2 O tipo de aquisição dos bens será registado na ficha de inventário, de acordo com os seguintes códigos: A) 01 - Aquisição a título oneroso em estado novo B) 02 - Aquisição a título oneroso em estado de uso C) 03 - Cessão D) 04 - Produção em oficinas próprias E) 05 - Transferência F) 06 - Troca G) 07 - Locação H) 08 - Doação I) 09 Comodato J) 10 Administração directa K) 11 Contrato de Promessa de Compra e Venda L) 12 Execução fiscal 16

17 M) 13 Expropriação N) 14 Herança O) 15 Herança vaga P) 16 Legado (Por testamento) Q) 17 Perdido a favor da autarquia R) 18 Requisição S) 19 Doação T) 20 Reversão (Por fim de contrato de concessão) U) 21 Sem dono conhecido V) 22 Usucapião Escritura W) 23 Empreitada X) 24 Junção Y) 25 Desafectação Z) 26 Justificação Notarial AA) 27 Propriedade horizontal BB) 33 Acessão CC) 99 Outros 3 Caso a aquisição tenha sido celebrada por escritura pública ou contrato de compra e venda, será este o documento que dá origem à elaboração da ficha de inventário, sem prejuízo do disposto no artigo seguinte. 4 O processo de identificação de um bem e respectivo controlo poderá ser efectuado através de meios informáticos. Artigo 25º - Registo de Propriedade Após a aquisição de qualquer prédio ou bem sujeito a registo a favor do Município, far-se-á a respectiva inscrição matricial (se for o caso) e registo predial, designadamente na Repartição de Finanças competente e na Conservatória do Registo Predial. 17

18 Artigo 26º - Formas de Alienação 1 A alienação dos bens pertencentes ao imobilizado será efectuada segundo as regras previstas na legislação que estabelece o quadro de competências e regime jurídico de funcionamento dos órgãos dos municípios. 2 A alienação de bens será efectuada de acordo com as disposições legais em vigor. 3 Compete ao SGOP coordenar o processo de alienação dos bens municipais que sejam considerados dispensáveis. 4 Será elaborado um auto de venda, caso não seja celebrada escritura de compra e venda, onde serão descritos quais os bens alienados e respectivos valores de alienação. Artigo 27º - Abate 1 As situações susceptíveis de originarem abates são as seguintes: A) Alienação B) Furtos, extravios e roubos C) Destruição D) Cessão E) Declaração de incapacidade do bem F) Troca G) Transferência H) Incêndio I) Outros 2 Os abates de bens ao inventário deverão constar da ficha de inventário, de acordo com a seguinte tabela: A) 01 - Alienação a título oneroso B) 02 - Alienação a título gratuito C) 03 - Furto/roubo D) 04 - Destruição E) 05 - Transferência F) 06 Troca G) 07 Sinistro H) 08 Anexação 18

19 I) 09 Divisão em propriedade horizontal J) 10 Construção K) 15 Doação L) 16 Permuta M) 17 Aumento de Capital N) 20 Incêndio O) 21 - Outros 3 Quando se tratar de alienação, o abate só será registado com a respectiva escritura de compra e venda. 4 Nos casos de furtos, extravios e roubos ou de incêndios, bastará a certificação por parte do SGOP para se poder proceder ao abate, sem prejuízo da comunicação à autoridade policial competente. 5 No caso de abatimentos por incapacidade do bem, deverão ser os serviços responsáveis pela guarda do mesmo a informar por escrito o SGOP dos bens a abater e da respectiva justificação de abate. Após a informação por escrito, o SGOP fica encarregue de elaborar a respectiva proposta de abate. 6 Sempre que um bem seja considerado obsoleto, deteriorado ou depreciado deverá ser elaborado auto de abate, passando a constituir "sucata" ou "mono". 7 O abate só produz eficácia após a sua autorização superior. 8 Os intervenientes no auto de abate são o SGOP, o responsável do serviço onde se encontra o bem a abater e o Presidente da Câmara Municipal ou o Vereador com competência delegada para o efeito. Artigo 28º - Cessão 1 No caso de cedência de bens a outras entidades deverá ser lavrado um auto de cessão, devendo este ser da responsabilidade do SGOP. 2 Só poderão ser cedidos bens mediante deliberação do órgão executivo ou do órgão deliberativo, consoante os valores em causa, atentas as normas e legislação aplicáveis. Artigo 29º - Afectação e Transferência de Bens 1 Os bens móveis ficam afectos aos serviços utilizadores, acrescendo à folha de carga respectiva. 2 A transferência de bens móveis entre gabinetes, salas, secções, divisões ou departamentos depende de autorização do respectivo director de departamento ou dirigente do serviço, e deve, obrigatoriamente, ser comunicada ao SGOP. 19

20 3 Em caso de transferência de bens o responsável da zona física cedente, deverá lavrar o auto de transferência, com as respectivas assinaturas e enviá-lo para o SGOP. Artigo 30º - Furtos, Roubos, Incêndios e Extravios No caso de se verificarem furtos, roubos, incêndios ou extravios de bens, dever-se-á proceder da seguinte forma: A) Participar às autoridades B) Lavrar um relatório no qual se descreverão os objectos/bens desaparecidos ou destruídos, indicando o número de inventário e, se disponível, o valor C) Compete ao SGOP o acompanhamento das situações descritas nas alíneas anteriores D) O relatório mencionado em b) será anexo no final do exercício à Conta Patrimonial CAPÍTULO IV - DISPONIBILIDADES Artigo 31º - Caixa A importância em numerário existente em caixa no momento do seu encerramento diário deve ser reduzida ao mínimo indispensável ao seu normal funcionamento, não podendo ultrapassar os 500,00 (quinhentos euros). Artigo 32º - Contas Bancárias 1 Compete ao Presidente da Câmara Municipal submeter à apreciação do Órgão Executivo a decisão de abrir contas bancárias tituladas pela autarquia. 2 As contas bancárias tituladas pela autarquia são movimentadas simultaneamente pelo Tesoureiro e pelo Presidente da Câmara Municipal ou Vereador com competência delegada. Artigo 33º - Cheques 1 Os cheques só poderão ser emitidos pelo Sector Financeiro e de Tesouraria e deverão ser apensos à respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos à Tesouraria, para pagamento, após serem devidamente assinados pelo Presidente da Câmara Municipal ou por quem o substitua legalmente. 2 Os cheques não preenchidos estão à guarda do responsável do Sector Financeiro e de Tesouraria. 3 Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão serão arquivados sequencialmente no Sector Financeiro e de Tesouraria, após a inutilização das assinaturas, quando as houver. 4 Os cheques não preenchidos e que se encontrem fora do prazo de validade devem ser enviados ao respectivo banco. 20

21 5 Os cheques em trânsito para além do respectivo período de validade devem ser prontamente analisados e, eventualmente, anulados. Artigo 34º - Cobrança de Receitas por Serviços Diversos do Tesoureiro 1 A cobrança de receitas municipais por serviços distintos da Tesouraria é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial e indicação do serviço de cobrança. 2 Os documentos de receita mencionados no número anterior, devidamente numerados de forma sequencial, serão fornecidos, sempre que for necessário, pela Divisão Financeira, aos serviços que estejam autorizados a realizar cobrança. 3 As receitas cobradas nos termos do presente artigo deverão dar entrada na Tesouraria até ao final do dia de cobrança, acompanhadas do competente mapa de apuramento emitido pelo serviço cobrador, o qual deverá ser conferido pelo Sector Financeiro e de Tesouraria. Artigo 35º - Contas Bancárias 1 O Tesoureiro deverá manter actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem abertas contas tituladas pelo Município. 2 O funcionário designado por despacho do Presidente da Câmara Municipal, desde que não se encontre afecto ao Sector Financeiro e de Tesouraria, nem tenha acesso às respectivas contas correntes, fará, mensalmente, uma reconciliação bancária até ao décimo quinto dia útil do mês seguinte àquele a que a reconciliação diz respeito. 3 Sempre que se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias efectuadas nos termos do número anterior, estas serão averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho do Presidente da Câmara, fundamentado em informação prestada pelo Chefe da Divisão Financeira. 4 Para efeitos de controlo de tesouraria deverão ser obtidos junto das instituições bancárias, extractos de todas as contas de que o município é titular. Artigo 36º - Cheques em Trânsito Após cada reconciliação bancária, o Sector Financeiro e de Tesouraria analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização. 21

22 Artigo 37º - Pagamentos 1 Os pagamentos serão efectuados por transferência bancária, débito directo, cheque ou numerário. 2 Nos casos em que os pagamentos sejam inferiores a 200 euros e sejam levantados directamente na Tesouraria do município, os pagamentos poderão ser efectuados em numerário. Artigo 38º - Receitas Virtuais 1 São receitas virtuais todas aquelas que como tal estiverem previstas na lei ou no respectivo regulamento de cobrança. 2 A virtualização da receita é evidenciada aquando da emissão do recibo para cobrança, sua cobrança e/ou anulação. Artigo 39º - Responsabilidade do Tesoureiro 1 O estado de responsabilidade do Tesoureiro pelos montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar por dois funcionários designados por despacho do Presidente da Câmara Municipal, nas seguintes situações: A) Trimestralmente e sem prévio aviso B) No encerramento das contas de cada exercício económico C) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso daquele ter sido substituído D) Quando for substituído o Tesoureiro 2 Serão lavrados termos de contagem dos montantes sob a guarda do Tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo Presidente da Câmara Municipal, pelo Chefe da Divisão Financeira e pelo Tesoureiro, nos casos previstos na alínea c) do número anterior e ainda pelo tesoureiro cessante, nos casos referidos na alínea d) do mesmo número. 3 O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários a agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza, para o que o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, reportando as ocorrências ao Chefe da Divisão Financeira. 4 O Tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da Tesouraria, nos seus diversos aspectos. 5 A responsabilidade por situações de alcance não são imputáveis ao tesoureiro estranho aos factos que as originaram ou mantêm, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa. 22

23 6 Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o presidente do órgão executivo, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, deve dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os elementos de que necessite para o exercício das suas funções. Artigo 40º - Controlo de Tesouraria e Endividamento 1 Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia é titular. 2 Trimestralmente, a Divisão Financeira apresentará um relatório, ao Presidente da Câmara Municipal, sobre o endividamento, tendo em atenção os limites fixados na Lei das Finanças Locais, bem como em outras disposições legais. Artigo 41º - Constituição de Fundos de Maneio Compete ao Presidente da Câmara Municipal a constituição de fundos de maneio, de acordo com o estabelecido no Regulamento do Fundo de Maneio. Artigo 42º - Reconstituição de Fundos de Maneio 1 A reconstituição dos fundos de maneio é feita mensalmente, contra a entrega dos documentos comprovativos da despesa. 2 A reposição dos fundos de maneio deverá ocorrer, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano. CAPÍTULO V - CONTAS DE TERCEIROS Artigo 43º - Aquisição de Bens e Serviços 1 As compras são efectuadas pela Secção de Compras de Bens e Serviços, mediante a emissão de uma requisição interna, a qual deverá indicar o bem/serviço a adquirir e respectivas quantidades, pelo serviço requisitante e após autorização do órgão com competência para o efeito. 2 Preferencialmente, as compras terão por base uma requisição externa ou um contrato, e só poderão ser promovidas após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços e de regras orçamentais. 3 Nos casos em que a complexidade dos bens a adquirir o justifique, deverão os serviços requisitantes elaborar e remeter à Secção de Compras de Bens e Serviços o caderno de encargos respectivo. 4 Compete ao Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial a verificação do cumprimento das regras orçamentais, através de emissão do correspondente documento de cabimentação para cada processo de compra. 23

24 Artigo 44º - Entrega dos Bens 1 A entrega dos bens poderá ser feita no serviço indicado no respectivo processo de aquisição (serviço que requisitou internamente o bem) ou no armazém, excepto na Secção de Compras de Bens e Serviços. 2 No acto da entrega do bem, o serviço receptor deverá proceder à conferência física, qualitativa e quantitativa do bem, confrontando a respectiva guia de remessa e requisição externa, na qual é aposto um carimbo de "conferido e recebido". 3 No caso do bem ser recepcionado fora do armazém, o serviço receptor enviará àquele os documentos mencionados no número anterior para que se proceda à actualização das existências. Artigo 45º - Conferência dos Documentos 1 A Secção de Compras de Bens e Serviços procede à conferência das facturas com a guia de remessa e a requisição externa ou o contrato ou o documento de cabimentação, bem como ao lançamento no respectivos centros de custo. 2 Caso existam facturas recebidas com mais do que uma via, será aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de "Duplicado". 3 Após os procedimentos descritos nos pontos 1 e 2, os documentos serão remetidos à Secção de Contabilidade, devidamente informados, a fim de se proceder ao seu lançamento e posterior envio ao Sector Financeiro e de Tesouraria para a emissão das respectivas ordens de pagamento. 4 Não poderão ser lançadas na contabilidade facturas ou documentos equivalentes, que não estejam acompanhadas da respectiva requisição externa, que não tenham por base um contrato de fornecimento ou que não estejam devidamente autorizadas. 5 Os juros dos empréstimos bancários deverão ser conferidos, por um funcionário designado por despacho do Presidente da Câmara Municipal, de acordo com o contrato existente e com as disposições legais aplicáveis. Artigo 46º - Reconciliações 1 Mensalmente, o funcionário designado por despacho do Presidente da Câmara Municipal, deverá fazer a reconciliação entre os extractos das contas-correntes dos fornecedores com as respectivas contas da autarquia. 2 Semestralmente, o funcionário designado por despacho do Presidente da Câmara Municipal, deverá fazer a reconciliação entre os extractos das contas-correntes dos clientes com as respectivas contas da autarquia. 24

25 3 Anualmente, o funcionário designado por despacho do Presidente da Câmara Municipal deverá: A) Efectuar reconciliações na conta de devedores e credores B) Efectuar reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito C) Efectuar reconciliações nas contas de "Estado e outros entes públicos" CAPÍTULO VI - IMOBILIZADO Artigo 47º - Fichas do Imobilizado As fichas do imobilizado deverão ser mantidas permanentemente actualizadas, competindo tal tarefa ao Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial. Artigo 48º - Fonte A gestão do imobilizado relativo a bens móveis e imóveis do município baseia-se nas disposições definidas na presente norma, bem como nas demais disposições legais em vigor. Artigo 49º - Aquisições 1 As aquisições do imobilizado efectuam-se de acordo com o plano plurianual de investimentos e com base nas deliberações dos órgãos, de acordo com as respectivas competências em matérias de autorização de despesas para a aquisição de bens. 2 As aquisições do imobilizado deverão ser feitas através de requisição externa ou documento equivalente, designadamente contrato, outorgado pelos respectivos responsáveis funcionais, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e de fornecimentos. Artigo 50º - Conferência A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos, quanto aos montantes de aquisições e das amortizações acumuladas, será feita, trimestralmente, no Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial. 25

26 Artigo 51º - Verificação Física 1 O Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial fará, semestralmente, a verificação física dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades. 2 Para cumprimento do disposto no número anterior, o Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial poderá enviar aos diversos serviços as folhas de carga respectivas, solicitando a sua actualização, que deverá ser feita no prazo de 15 dias. 3 Em Janeiro de cada ano, o Sector de Gestão Orçamental e Patrimonial enviará a cada unidade orgânica do Município da Praia da Vitória um inventário patrimonial actualizado dos bens afectos a essa unidade, que deverá ser subscrito pelo respectivo dirigente. CAPÍTULO VII - EXISTÊNCIAS Artigo 52º - Armazenagem Para cada local de armazenagem de existências será nomeado pelo Presidente da Câmara Municipal um responsável pelos bens aí depositados. Artigo 53º - Entrada e Saída de Bens 1 A entrada e a saída de bens dos armazéns apenas poderá ser feita mediante a apresentação da respectiva guia de remessa (no caso de entrada) ou requisição interna (no caso de saída), documentos que deverão estar devidamente autorizados por um dirigente de serviço. 2 As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada. Artigo 54º - Fichas de Existências 1 As fichas de existências do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no mesmo armazém. 2 Os registos nas fichas de existências deverão ser feitos por funcionário designado pelo Chefe da Divisão de Aprovisionamento e Armazém, que não proceda ao manuseamento físico das existências em armazém. Artigo 55º - Controlo das Existências 1 As existências são sujeitas a inventariação física trimestralmente, por utilização de métodos de amostragem. 2 Anualmente, até 31 de Dezembro, será efectuada obrigatoriamente a conferência física de todas as existências, sob coordenação da Divisão de Aprovisionamento e Armazém. 3 Os funcionários que procedem à inventariação física nos termos do número anterior são indicados por despacho do Presidente da Câmara Municipal, mediante proposta do Chefe da Divisão de Aprovisionamento e Armazém. 26

27 4 Sempre que for o caso, proceder-se-á prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento das responsabilidades. CAPÍTULO VIII - DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 56º - Norma Revogatória É revogado o anterior Sistema de Controlo Interno e o Sistema de Inventário e Cadastro, bem como todas as normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor, na medida em que forem contrárias ao estabelecido no presente diploma. Artigo 57º - Remessa de Documentos A presente norma deverá ser remetida à Inspecção Geral de Finanças, à Direcção Regional da Organização e Administração Pública, à Inspecção Administrativa Regional e ao Tribunal de Contas, no prazo de 30 dias após a sua aprovação. Artigo 58º - Entrada em vigor Esta norma entrará em vigor no dia 1 de Janeiro de