Sua empresa já se adequou? Jussara Duarte Consultoria Trabalhista e Previdenciária. Herculano Swerts Gestão de Processos e Controles Internos

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1 Sua empresa já se adequou? Jussara Duarte Consultoria Trabalhista e Previdenciária Herculano Swerts Gestão de Processos e Controles Internos

2 Contexto geral, novos prazos e quem deve se adequar às regras O esocial é um projeto que atenderá às necessidades da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como da Justiça do Trabalho, em especial, no módulo relativo ao tratamento das reclamatórias trabalhistas. O esocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), integrante do sistema SPED, será obrigatório em 2018 e representará um avanço na sistemática de obrigações acessórias. Todas as empresas que tenham empregados, serão obrigadas a utilizar o referido sistema para informar sobre toda a relação de trabalho relacionada à contratação de mão de obra com ou sem vínculo de emprego.

3 O principal objetivo desta ferramenta é de receber e armazenar todas as informações no Ambiente Nacional do esocial e que poderão ser acessadas por todos os órgãos participantes do projeto (Ministério do Trabalho, Previdência Social, Receita Federal). Ao mesmo tempo em que simplifica o envio das informações aos diversos órgãos governamentais, o esocial também facilita a fiscalização das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais por meio do cruzamento eletrônico e da verificação de dados.

4 POR QUE SE ADEQUAR? O esocial, após várias prorrogações, agora se torna obrigatório a partir de janeiro de 2018 para empresas com faturamento acima de 78 milhões e em junho de 2018 para todas as outras. O projeto do esocial já está em andamento há algum tempo, mas devido a sua complexidade e complicações para implantação do sistema o prazo foi revisto e ampliado, mas o objetivo do Governo é de que até janeiro de 2018 todas as empresas já tenham se adequado a nova ferramenta que facilitará o cruzamento de dados sobre as empresas e, consequentemente aumentará a fiscalização nas empresas. O esocial obrigará a todas as empresas se adaptarem de forma documental, através de ajustes de sistemas; e de forma cultural, caso contrário, caso contrário não atenderá as exigências do programa.

5 O modelo do esocial é mais um projeto do SPED, do qual já faz parte outros sistemas como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal, dentre outros. O sistema estabelece o envio de forma digital por parte das empresas das informações cadastrais de todos os empregados. CUIDADOS A TOMAR E RISCOS ENVOLVIDOS O empregador poderá acessar o site para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do esocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. O sistema substituirá o envio de pelo menos nove obrigações acessórias que hoje são feitas mensal e anualmente como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Guia de Recolhimento do FGTS e informações a Previdência Social (GFIP). Informações equivocadas serão facilmente identificadas através do novo sistema, o que deixará as empresas vulneráveis a fiscalizações.

6 QUE INFORMAÇÕES FARÃO PARTE DO ESOCIAL? Eventos iniciais: dados para alimentar tabelas referentes aos cadastros da empresa, tais como: cadastro de empregados e dependentes, tabela de rubricas classificadas e agrupadas no padrão SRF, tabelas de lotações/departamentos, tabelas de escalas e jornadas, entre outras relacionadas ao controle do histórico do trabalhador. 1 2 Eventos trabalhistas: informações resultantes da relação jurídica entre o mpregado/trabalhador e o empregador / contratante, tais como admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, etc. Eventos mensais: folha de pagamento, remuneração, lotação, 3 ações judiciais, contribuição previdenciária (inclusive retenções), cooperativas de trabalho e prestação de serviços com cessão de mão de obra. Outras informações: contribuição previdenciária incidente sobre a comercialização da produção rural, espetáculos desportivos, patrocínios a associações desportivas que mantenham equipes de futebol profissional, etc. 4

7 Ressaltamos que as informações para o esocial serão compostas por 44 arquivos individuais organizados por tipo de movimentação, por este motivo as empresas deverão revisar e adequar os seus sistemas, pois deverá haver o controle das informações alteradas e enviadas, bem como das informações alteradas pendentes de atualização perante os órgãos competentes. Todos os eventos trabalhistas deverão se transmitidos nos prazos pré-estabelecidos pela legislação, e deverão alimentar a base de dados de todos os órgãos envolvidos. Com o esocial se busca principalmente: Reduzir as fraudes na concessão de benefícios previdenciários e seguro desemprego, e Ampliar a base de fiscalização e arrecadação dos tributos incidentes sobre a remuneração, por meio de métodos seguros de transmissão e cruzamento de informações.

8 Reforçamos que esta é uma boa oportunidade para rever seus processos de pessoal, folha de pagamentos e alinhamento com obrigações trabalhistas. Uma boa revisão de processos pode ser a diferença entre a necessidade de pequenos ajustes ou o estouro de orçamentos para evitar multas e punições dos órgãos envolvidos. Recomendamos que a sua empresa procure entender e se adequar as exigências do esocial, evitando assim riscos de autuações, envolvendo os seguintes Órgãos.

9 Sobre a Premiumbravo A marca Premiumbravo reune empresas multifuncionais voltadas para Auditoria (Independente, Interna, Sistemas, Operacional) e Consultoria (Gerenciamento de Riscos Empresariais, Corporate Finance e Consultoria Tributária) que oferecem soluções diversificadas ao mercado, contando com a qualificação de seus sócios e equipe. A Premiumbravo Riscos & Controles é uma empresa especializada em projetos de Controles Internos, Gestão de Riscos, Mapeamento de Processos e Gestão Patrimonial. Sobre os autores Jussara Duarte é advogada e MBA em Direito Empresarial (Ibmec-RJ) possui experiência de 25 anos em Consultoria Tributária, com larga experiência em serviços de consultoria trabalhista e previdenciária e também em processos de due dilligence. É oriunda da Deloitte Touche Tohmatsu, onde respondia nacionalmente pela área de Consultoria Trabalhista e Previdenciária. Em 2004 desenvolveu e coordenou a área de Consultoria Tributária da BDO Trevisan Rio de Janeiro, onde atuou como Sócia-Diretora até julho de 2007, quando ingressou para a Premiumbravo. Jussara possui experiência no atendimento a empresas dos mais variados segmentos, desde Oil & Gas, Educacional, Indústrias e Serviços. jussaraduarte@premiumbravo.com.br Herculano Swerts, CRISC, CISA, CGEIT, PMP, é contador, administrador e MBA em Gestão de Negócios (Ibmec-RJ), oriundo da Deloitte Touche Tohmatsu, com 24 anos de experiência em projetos de consultoria em gestão de riscos, auditoria de sistemas, terceirização de auditoria interna, atendimento às exigências Sarbanes Oxley, dentre outros. Membro do ISACA como Certified Information Systems Auditor, Certified in the Governance or Enterprise IT e também Certified in Risk and Information Systems Control. Adicionalmente é membro do Project Management Institute - PMI como Project Management Professional. herculano@premiumbravo.com.br

10 Premiumbravo Riscos & Controles Av. Paisagista José Silva de Azevedo Neto, 200 Bloco 5 sala 122 Centro Empresarial O2 Barra da Tijuca - Rio de Janeiro - RJ CEP Tel: (21) / (21) Premiumbravo Auditoria / Tax Avenida João Cabral de Mello Neto, 610 salas 201 a 204 Península Office, Barra da Tijuca Rio de Janeiro - RJ CEP tels.: (21) / (21) Premiumbravo Corporate Finance Rua Arandu, 281 Conjunto 31, Brooklin - São Paulo - SP CEP tel.: (11) / (11) herculano@premiumbravo.com.br contato@premiumbravo.com.br