QUESTOR EMPRESARIAL MANUAL SUMÁRIO

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1 MANUAL SUMÁRIO 1 INSTALAÇÕES e CONFIGURAÇÕES º Passo: INSTALAÇÃO DE COMPONENTES Verifique se o.net Framework Instale também o Windows Installer Informações Complementares º Passo: INSTALAR BANCO DE DADOS SQL º Passo: INSTALAR O GERENCIADOR BANCO DE DADOS SQL º Passo: INSTALAR O QUESTOR EMPRESARIAL CONFIGURAÇÃO DA DATA º Passo: CONFIGURAÇÃO DO BANCO DE DADOS SQL ANEXO BANCO DE DADOS (attach) º Passo: CONEXÃO DO QUESTOR COM A BASE INSTALAÇÕES DE AUXILIARES Cliente DDNS Outros Instaladores NOÇÕES BÁSICAS ACESSO AO SISTEMA (LOGIN) TECLAS DE ATALHO E BARRA DE FERRAMENTAS JANELAS DE CADASTROS / MOVIMENTAÇÃO CONSULTAS DE REGISTROS E DADOS PARA CADASTRO / MOVIMENTAÇÃO INFORMAÇÕES PARA CADASTRO / MOVIMENTAÇÃO Campos Obrigatórios e Facultativos Nomenclaturas Abreviaturas BACKUP E RESTORE (CÓPIA DE SEGURANÇA) Backup (Cópia de Segurança).bak Restore (Restaurar) ROTEIRO DE IMPLANTAÇÃO Rotinas para o primeiro acesso ao sistema º Passo CADASTRAR A ENTIDADE CLIENTE º Passo CADASTRAR EMPRESAS º Passo CADASTRAR FILIAIS Rotinas para o primeiro acesso ao sistema e Também Posteriores º Passo CONFIGURAÇÃO DE IMPOSTOS º Passo CONFIGURAÇÃO DE CME (Código Movimentação Estoque) º Passo DEFINIÇÃO DAS TABELAS CONTÁBEIS º Passo CADASTRAR CLIENTES º Passo CADASTRAR FORNECEDORES º Passo CADASTRAR VENDEDORES º Passo CADASTRAR TRANSPORTADORES º Passo CADASTRAR VEÍCULOS º Passo CADASTRAR GRUPO E SUBGRUPOS º Passo CADASTRAR PRODUTOS º Passo CADASTRAR SERVIÇOS º Passo CADASTRAR FORMAS DE PAGAMENTO º Passo ELABORAÇÃO DE PLANO DE CONTAS e 1

2 17º Passo CADASTRAR CONTAS CORRENTES º Passo LANÇAMENTO DE SALDO INICIAL NO CAIXA º Passo LANÇAMENTO DE MOVIMENTOS BANCÁRIOS º Passo LANÇAMENTO DE CONTAS A RECEBER º Passo LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR º Passo CONFIGURAÇÃO DE NOTAS FISCAIS DOCUMENTAÇÃO PASSO-A-PASSO LINKS ÚTEIS e 2

3 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES 1 INSTALAÇÕES e CONFIGURAÇÕES Os instaladores serão disponibilizados via internet, a url para download é informada via para a revenda. Uma observação importante para usuários do Windows VISTA, todo o instalador deve ser inicializado da seguinte forma: Botão auxiliar sobre o executável e clicar na opção EXECUTAR COMO ADMINISTRADOR Recomenda-se seguir exatamente os passos descritos abaixo, pois em alguns casos ocorre que alguns instaladores são pré-requisitos para outros. E, reinicie seu computador apenas no final de todas as instalações. 1º Passo: INSTALAÇÃO DE COMPONENTES 1.1 Verifique se o.net Framework 3.5 Vá em painel de controle Adicionar e remover programas (windows XP) ou Programas e Recursos (Windows vista) e veja se o Framework está instalado. Caso não esteja ou, a versão seja inferior, instale o net Framework Instale também o Windows Installer Instale o Power Shell 1.0 (somente para SQL Server 2008 para versões ) 1.4 Informações Complementares Nas instalações dos tópicos 1.1, 1.2 e 1.3, apenas siga as instruções do wizard de instalação. 2º Passo: INSTALAR BANCO DE DADOS SQL Caso haja alguma instalação do BANCO DE DADOS, apenas pule esse passo da instalação e vá para o item 5.1. Caso não tenha siga os passos abaixo. Execute o arquivo BD SQL Server 2005 Express Edition SP2, ele é o instalador do SQL Server. Siga os passos abaixo: As primeiras telas são básicas e basta você ir clicando em Próximo. Observe quando chegar na tela na próxima página: e 3

4 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Install). Aqui iniciaremos o processo de configuração do SQL Server. Clique em Instalar (ou Na tela seguinte teremos um processo importante, onde serão analisados os recursos disponíveis na sua máquina. Se tudo estiver OK, clique em Avançar (ou Next). e 4

5 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Selecione todos os recursos para instalação. Clique em Avançar (ou Next). Aqui deve-se informar o modo de autenticação. Duas alternativas são possíveis. A alternativa a ser marcada é a Modo misto (Mixed Mode Windows Authentication and SQL Server Authentication). Ao usar o modo Misto será usado um usuário padrão e administrador do SQL Server. O nome do usuário é SA e nos campos abaixo você deverá informar a senha do usuário. O usuário SA é o super usuário do SQL Server, e devemos definir a senha na instalação, é altamente recomendado colocar uma senha com letras e números intercalados. Para acesso ao sistema pode-se usar o usuário SA com a devida senha informada, ou ainda pode cadastrar outro usuário no banco de dados do SQL Server. Digite a senha (Enter password): Informe a senha desejada. Confirmar a senha (Confirm password): Informe a senha desejada. e 5

6 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES As telas seguintes não representam grande importância, portanto, pode clicar em Avançar (ou Next) em todas sem alterar nada. Depois de concluído todas as telas será feito a instalação propriamente dita. Após todos os recursos instalados clique em Avançar de depois em concluir. O SQL Server está instalado 3º Passo: INSTALAR O GERENCIADOR BANCO DE DADOS SQL Antes de iniciar a instalação é necessário certificar-se de que não há uma versão anterior instalada, se houver desinstale e faça a seguinte verificação: Execute o arquivo BD SQL Server 2005 Manager, ele é o instalador do Gerenciador do SQL Server. Siga os passos: Nessa tela inicial clique em Next. e 6

7 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Aqui, há o contrato de licença, apenas clique na opção I ACCEPT THE TERMS IN THE LICENSE AGREEMENT e após no botão Next. Nesta tela é necessário, entrar com o usuário e empresa e clique em Next. Neste ponto da instalação é informado os recursos a serem instalados. Seleciona-se o recurso Management Studio Express. Após clique no botão Next. Pronto. Configurações feitas, na próxima tela que segue clique em Install e aguarde o final da instalação. O Gerenciador gráfico do SQL, estará instalado e pronto, para ser utilizado para dar manutenção na base de dados SQL. e 7

8 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES 4º Passo: INSTALAR O QUESTOR EMPRESARIAL Execute o arquivo SETUP, o instalador do Sistema Questor Empresarial. Para isso, siga os passos da próxima página: Ao executar o SETUP, abrirá a janela abaixo, onde deve-se simplesmente clicar em AVANÇAR. A próxima janela nos permite: 1 Escolher a pasta onde será instalado o programa. Padrão em C:\nQuestorEmp\ 2 Marque a opção Todos. Após isso clique em Avançar. Seguindo o wizard de instalação, clique em Instalar. E, ao término da instalação clique em Concluir. Pronto. Instalação do Questor está pronto para uso! e 8

9 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES 4.1 INSTALAÇÃO RUN TIME DO CRYSTAL PARA EXIBIÇÃO DE RELATÓRIOS Sem essa Run Time o QUESTOR Empresarial, não executa os relatórios, então para instalá-la basta ir à pasta c:\nquestoremp e apenas executar o arquivo CRRedist2008_x86.msi e nada mais. Ele irá 4.2 CONFIGURAÇÃO DA DATA Vá ao Painel de Controle, Opções Regionais e de Idioma: na guia Opções Regionais clique em Personalizar e após na guia Data. Vá ao campo: Formato de Data Abreviada e selecione a opção: DD/MM/AAAA (Dia / Mês / Ano, usado em datas normais). Feito isso, clique em Aplicar e OK. 5º Passo: CONFIGURAÇÃO DO BANCO DE DADOS SQL Inicialmente, é necessário habilitar os protocolos de rede, para que outras instâncias se conectem a base do sql. Vá, ao menu Iniciar, Programas, Microsoft SQL Server 2005 Configuration Tools SQL Server Configuration Manager e veja a tela abaixo: Na opção SQL Server 2005 Services, clique com o botão auxiliar sobre a Instância em execução e clique em propriedades. Clique na guia Log On e confira se a opção marcada é a Built-in account, e deixe selecionado LOCAL SYSTEM, como mostra figura abaixo. e 9

10 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Na opção SQL Server 2005 Network Configuration, existem 4 protocolos: Clique com botão auxiliar em: Named Pipes (para S.O. Windows 98 abaixo) e TCP/IP e habilite na opção Enabled, como ilustra a seguir: Fazendo isso, vá até o protocolo TCP/IP, Propriedades e mude as portas para 391 na guia IP Address, como ilustra a seguir: Após, clique em OK, vá em SQL Server 2005 Services, clique com o botão auxiliar sobre o serviço ativo (SQL Server (SQLExpress), e selecione a opção RESTART. Feito isso acesse menu Iniciar, Programas, Microsoft SQL Server 2005, Configuration Tools -> SQL Server 2005 Surface Area Configuration. Acesse a opção Surface Area Configuration for Services And Connections e confira se a opção Remote Connections está configurada conforme ilustra figura abaixo. e 10

11 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Continuando na tela do SQL Server 2005 Surface Area Configuration, acesse a segunda opção Surface Area Configuration for Features e na opção XP_CMDSHELL selecione o componente ENABLE XP_CMDSHELL. 5.1 ANEXO BANCO DE DADOS (attach) Antes disso, certifique-se de que dentro da pasta c:\nquestoremp\database, existe os arquivos da base de dados. Acesso o programa de gerenciamento de Banco indo ao menu Iniciar, Programas, Microsoft SQL Server 2005 SQL Server Management Studio Express e, veja a tela abaixo: e 11

12 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Server Name: digita-se, onde está o servidor de dados. A sintaxe é: Computador (ou dns)\instância,391 <porta> (Como ilustra a figura ao lado). Authentication: Modo de autenticação do SQL. Selecione a opção SQL Server Authentication, no Login coloque sa e no Password coloque a senha que foi defina no passo 2, na etapa de instalação do BD. Feito isso, click em Connect. A próxima etapa é anexar a base de dados propriamente dita. Para isso na tela em que se abre, vá com o botão auxiliar na opção Databases Attach. Veja a tela baixo. Nessa tela, clique no botão Add... e localize a pasta BD que está em C:\nQuestorEmp. Nesta pasta encontra-se o nosso banco de dados. Fazendo isso, clique no banco, e sem seguida no botão OK. Ao retornar a tela de Attach Databases, no campo Attach As (Anexar como), renomeie para ngestao e clique em OK. e 12

13 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Pronto, base anexada e pronta para o trabalho. Para substituir o processo de anexo da base realizado manualmente, pode-se utilizar o programa UTIL. Veja os dois passos processo de trabalho na próxima página: Figura. Janela para atualizar senha do banco. 1 digita-se a senha 123. Está senha é definida no 2º passo, na tela de Modo de Autenticação. 2 digita-se a nova senha para acesso ao banco. Cada qual terá sua senha. 3 digita-se o nome do computador\nome da instância, porta. Ex: Movel2\SQLEXPRESS,391 4 marque a opção Atualizar Usuário Banco de Dados, e Clique em Confirmar. Seguindo o wizard, clique em SIM, e pronto, senha atualizada. e 13

14 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Figura. Janela para anexar banco. 1 digita-se o nome do computador\nome da instância, porta. Ex: Movel2\SQLEXPRESS,391 2 clicando no botão das pesquisas,, localize onde está a pasta de com a base de dados. No padrão, está em c:\nquestoremp\bd. 3 clicando no botão das pesquisas,, localize onde está a pasta de com o LOG. No padrão, está em c:\nquestoremp\bd. 4 marque a opção Anexar Banco de Dados, e Clique em Confirmar. Seguindo o wizard, clique em SIM, e pronto, base anexada e sistema pronto para uso. 6º Passo: CONEXÃO DO QUESTOR COM A BASE Feito todas as instalações e configurações de bancos e executáveis dos programas, é hora de conectar a base do SQL ao trabalho operacional do Questor. Acesse o Questor Empresarial no ícone já configurado que está na área de trabalho. Para poder unir o banco ao Questor, basta clicar no botão de conexões (1). Será aberto uma janela para Configuração de Conexões que será preenchida, conforme ilustração acima: e 14

15 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES 2 Nome da Conexão: Digite padrão Questor. 3 IP Conexão: Nome do Computador, Endereço DDNS\SQLEXPRESS,391 ou IP Fixo Externo. 4 Nome Banco de Dados: Digite padrão ngestao. (nome da database anexada) 5 Usuário Banco Dados e Senha: digite aqui 6 Testar Conexão: Fará uma verificação se os dados estão corretos para acessar o banco. 7 Caminho Atualizador: Onde está o atualizador do sistema. Por padrão vai na pasta de instalação do questor. 6.1 Passo: CONEXÃO DO SERVIDOR DE APLICAÇÃO COM A BASE 1 Segue-se os mesmos passos que estão no passo 6. 2 Preenchem-se os seguintes campos: CNPJ/CPF - coloca-se o CNPJ/CPF da empresa a qual irá ser licenciada a base. Técnico que Licenciou nome do técnico que licenciou a base. e 15

16 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES 7 Passo: ATUALIZAÇÃ O DO SISTEMA e 16

17 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES INSTALAÇÕES DE AUXILIARES Cliente DDNS Conexões do tipo ADSL, Cable Modem, e outras formas de banda larga, apesar de muito velozes, têm o inconveniente de fornecer um endereçamento com IP Dinâmico. Ou seja, a cada conexão, o computador terá um IP diferente da conexão anterior. Isto inviabiliza a utilização de servidores web, sistemas de webmail, VPN, controles externos e outros serviços que necessitam saber o endereço IP da conexão. Como solução para este problema, a Winco desenvolveu o serviço de DDNS, que significa: Servidor DNS Dinâmico. Uma vez instalado, o DDNS verifica e informa o endereço IP da conexão. Sua instalação e configuração são muito simples, basta inserir os dados solicitados e o processo de configuração será concluído rapidamente. Para Instalar e configurar o Cliente DDNS, siga os passos abaixo: 1 Execute o arquivo Cliente DDNS20 (o instalador encontra-se no site - Downloads), e apenas siga o wizard de instalação clicando na opção Avançar e ao final em Concluir. Agora vamos a configuração. 2 Execute agora o Programa instalado e automaticamente irá aparecer a tela abaixo. Siga os passos: 2.1 Escolha a primeira, das três opções abaixo e clique em Avançar. 2.2 Escolha a primeira, das três opções abaixo e clique em Avançar. e 17

18 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Nome: digite o CLIENTE. digite um válido, pois será enviado uma senha de liberação. Domínio: digite o CLIENTE novamente, sem espaçamentos, e na caixa de seleção(como mostra ilustração ao lado em destaque vermelho)selecione o domínio da ddns.com.br. 2.3 SEM FECHAR ESTA JANELA, acesse a conta de , cujo qual foi inserida no segundo campo da tela anterior, copie a senha enviada pela Winco e cole-a no campo abaixo descrito depois clique em Concluir. 2.4 Ao terminar, abrirá uma janela intitulada Agente DDNS (que após fechada irá ficar no systray do computador). Execute as configurações a seguir: Domínio: digite o domínio digitado conforme etapa 2.2. Senha: digite a senha de liberação que recebida no indicado na etapa 2.2. Configurações: Deixe as duas opções selecionadas e clique em OK. Pronto! Instalação e Configuração concluídas com sucesso. e 18

19 INSTALAÇÕES E CONFIGURAÇÕES Outros Instaladores Antí-Vírus utilize o de sua preferência, indicamos o AVAST. Mensagens Instantâneas Skype. Faça o download no site Procure sempre deixar um antí-virus instalado e o skype para poder manter seu cliente informado ou mesmo para tirar dúvidas. e 19

20 NOÇÕES BÁSICAS 2 NOÇÕES BÁSICAS Com uma visão simples e dinâmica, esse tópico visa focar os conceitos básicos do sistema, o qual irá auxiliar no desenvolvimento de seu trabalho pelo Questor Empresarial. 1 ACESSO AO SISTEMA (LOGIN) 1 Selecione qual conexão com o banco de dados deseja para conectar-se. (tópico relacionado: Instalação e Configuração: 6º Passo Conexão do Questor com a Base) 2 Informe o nome do usuário que está fazendo o login no módulo (ex. nome do funcionário). Este usuário não é o mesmo do banco de dados. É recomendável ter um usuário para cada funcionário, a fim de controlar a produção dos mesmos. 3 Informe a senha do usuário. 4 Visualiza a versão instalada no Questor Empresarial. OBS.: Inicialmente para conectar-se ao software, digita-se como padrão: usuário: ADMIN senha: ADMIN. e 20

21 NOÇÕES BÁSICAS 2 TECLAS DE ATALHO E BARRA DE FERRAMENTAS As teclas de atalho devem ser configuradas no cadastro de usuário que encontra-se no menu Gerenciador Empresas. Estando nos usuários, clique em Menu). (Configurar Teclas de Atalho do Figura. Barra de ferramentas Figura. Definição das teclas de atalho por usuário. CTRL + TAB Alterna entre Janelas. e 21

22 NOÇÕES BÁSICAS 3 JANELAS DE CADASTROS / MOVIMENTAÇÃO 1 Na barra de título da janela identifica-se qual o cadastro/movimentação ativo. 2 Na barra de menu encontra-se as opções para trabalho, de acordo com a operação desejada. 3 Barra de ferramentas com as operações básicas.(inclusão, Alteração, Exclusão, Consulta) 4 Parte da janela onde é realizada a entrada de dados. Quando a quantidade de controle for maior que o tamanho da janela, é exibido a barra de rolagem (para movimentar a barra de rolagem você pode usar o Mouse Roller). 5 Nesta parte da barra de status você identifica um texto auxiliar sobre o campo e seu conteúdo, ou em telas de movimentação (como Nota Fiscal), aparece o status da operação. O texto é alterado quando o controle do campo recebe o foco. 6 Nome da Empresa. 7 Usuário que está logado ao software. 8 Versão do Software. e 22

23 NOÇÕES BÁSICAS 4 CONSULTAS DE REGISTROS E DADOS PARA CADASTRO / MOVIMENTAÇÃO Figura. Exemplo de consulta com o método iniciado em. 1 Na barra de título da janela identifica-se qual é a pesquisa ativa. 2 No campo, identifica-se qual será o índice de pesquisa. Conforme a pesquisa, muda-se os índices. 3 O método é utilizado para instrução de pesquisa: Iniciado em: Permite a pesquisa dos dados pelos valores informados nos parâmetros, considerando as informações dos registros desde o início. Contendo: Permite a pesquisa dos dados pelos valores informados nos parâmetros, considerando as informações dos registros de qualquer parte. 4 Neste campo, digita-se a informação que servirá para filtro. 5 Resultado da Pesquisa, conforme informações dos parâmetros. Figura. Exemplo de consulta com o método contendo. e 23

24 NOÇÕES BÁSICAS 1 Método utilizado Contendo, ou seja, irá pesquisar em qualquer parte do campo informado. 2 Parâmetro informado é a palavra SAO. 3 Resultado da Pesquisa, trazendo todas as cidades que possuem em seu nome a palavra SAO. e 24

25 NOÇÕES BÁSICAS 5 INFORMAÇÕES PARA CADASTRO / MOVIMENTAÇÃO 5.1 Campos Obrigatórios e Facultativos 1 Quando estiver em um cadastro ou movimentação (nota fiscal, financeiro...) e, no campo aparecer!(exclamação), significa que esse campo necessita do preenchimento da informação. Para que não ocorra isso, olhe sempre os descritivos dos campos, quando estiverem em Negrito, significa que é obrigatório, caso contrário são facultativos (como mostra os campos no nº. 4). 2 O campo ativo aparece com uma cor azulada, o que melhora sua visualização na tela ativa. 3 Todo o campo que tiver esse botão, possui uma consulta de dados para auxiliar no cadastro. 4 Campos facultativos, não estão em negrito. 5.2 Nomenclaturas Recomendado para CTE e NFE, deve-se ter o cuidado de digitação de nomes em todas as telas de cadastro. Para uma digitação saudável, utilize apenas LETRAS e NÚMEROS tendo o cuidado também com os espaçamentos entre palavras que devem ser simples. Para cadastros automaticamente quando é digitado mais que um espaço, ao pressionar enter para o próximo campo, ele corrige os dados. Veja os exemplos abaixo: Figura. Cadastros maneira errada. e 25

26 NOÇÕES BÁSICAS 1 O nome do cliente está com acento e 3 espaços entre as palavras. Figura. Cadastros maneira correta. 1 O nome do cliente está sem acento e 1 espaço entre as palavras Abreviaturas Outro cuidado que se deve ter com as nomenclaturas, são as abreviações. Siga um padrão. Por exemplo, vamos abreviar a palavra SAO, da lista de cidades abaixo: SAO MIGUEL DOS CAMPOS SAO MIGUEL DO OESTE SAO DOMINGOS SAO BENEDITO SAO MATEUS Se começar utilizando S devemos utilizar sempre S. e não lá no meio dos cadastros utilizar SÃO ou apenas S, isso é errado. S MIGUEL DOS CAMPOS S MIGUEL DO OESTE SAO DOMINGOS S BENEDITO SAO MATEUS Esse tipo de cadastro, dificulta na hora das consultas por não haver um padrão. Veja a maneira correta: S MIGUEL DOS CAMPOS S MIGUEL DO OESTE S DOMINGOS S BENEDITO S MATEUS Essa maneira, deixa sua consulta rápida e sem possibilidades de duplicidades de cadastro, deixando seu software dinâmico e eficiente. e 26

27 NOÇÕES BÁSICAS 6 BACKUP E RESTORE (CÓPIA DE SEGURANÇA) Os dados da sua empresa podem ser seu recurso mais valioso. Quanto trabalho seria necessário para recriar os dados perdidos? Sem cópias de segurança, a empresa não poderia sobreviver ao desastre. Eventualmente, todos os computadores podem falhar - a única questão é saber quando. Todo Hard Disk, sem exceção, podem apresentar algum tipo de problema um dia. Quedas e picos de energia podem fazer você perder ou danificar seus dados. O uso impróprio de utilitários do Windows, assim como vírus, pode fazer você perder seus dados. Por isso manter uma Cópia de Segurança atualizada tornou-se indispensável. Dependendo do volume de informações pode-se realizar uma cópia duas vezes ao dia, (recomendado: ao meio dia e a noite). Vale lembrar que no Questor Empresarial são movimentados e cadastrados inúmeros registros diariamente. Informações essas que são a vida da empresa; uma vez perdidos e sem cópia de segurança se perde também a história da empresa e com isso, a expressão melhor prevenir do que remediar tem muita importância nesse contexto. 6.1 Backup (Cópia de Segurança).bak Para realizar a cópia de segurança no Questor Empresarial, basta ir ao menu ADMINISTRAÇÃO, Gerar Backup e: 1º - Clicar na opção GERAR NOVO BACKUP. 2º - Executar. 3º - Selecione o local onde irá salvar o arquivo de backup ou apenas clique em OK. e 27

28 NOÇÕES BÁSICAS 6.2 Restore (Restaurar) 1º - Clicar na opção RESTAURAR BACKUP. 2º - Localizar o arquivo de backup o qual desejo restaurar, clicando no botão de pesquisa. 3º - Executar. OBS.: A base é restaurada em seu local de origem, ou seja, no seguinte caminho: C:\nQuestoremp\Database. e 28

29 ROTEIRO DE IMPLANTAÇÃO 3 ROTEIRO DE IMPLANTAÇÃO Para o auxílio na implantação do sistema, são apresentados 21 passos para configuração, cadastro e movimentação. Rotinas para o primeiro acesso ao sistema 1º Passo CADASTRAR A ENTIDADE CLIENTE (usuário do sistema) No menu Faturamento, Cadastros, Clientes. O código de número 1 é reservado sempre à entidade da empresa. Localize os dados da entidade Demonstração, altere com os dados da empresa atual e ao final Salve. 2º Passo CADASTRAR EMPRESAS Esse é o cadastro de sua empresa. No primeiro acesso ao sistema, vá ao menu Gerenciador de Empresas, Cadastro de Empresas. Localize o registro da empresa Demonstração e altere os dados da mesma. No campo Tributação, certifique-se junto ao contador da empresa qual é o regime de tributação ao qual ela está enquadrada. Ao final salve e pronto. As informações cadastradas neste módulo serão usadas nos relatórios, registros fiscais e na emissão de notas fiscais. 3º Passo CADASTRAR FILIAIS No menu Gerenciador de Empresas, Cadastro de Filiais. Localize o registro da filial demonstração e altere os dados da mesma. Caso e empresa possua mais que uma empresa, pressione F1 para cadastrar a(s) próxima(s) unidade(s). Também nessa opção pode-se: configurar CME padrão por filial, contas contábeis para recebimentos e pagamentos para situações de juros, descontos e variação. Rotinas para o primeiro acesso ao sistema e Também Posteriores Recomendamos que o 4º, 5º e 15º passo, sejam realizados juntamente com o contador da entidade cliente. Uma vez que esses passos tratam de questões fiscais e contábeis da empresa. 4º Passo CONFIGURAÇÃO DE IMPOSTOS No menu Gerenciador de Empresa, Configuração de Impostos, deve-se registrar as alíquotas dos impostos. 5º Passo CONFIGURAÇÃO DE CME (Código Movimentação Estoque) No menu Gerenciador de Empresa, CME Código de Movimentação de Estoque, será configurado toda a parte de CFO e os impostos que incidem sobre a operação em questão. Podem existir inúmeros CMEs, dependendo das operações mercantis da Entidade Cliente. 6º Passo DEFINIÇÃO DAS TABELAS CONTÁBEIS No menu Contabilidade, Tabela Contábil, defina as tabelas indicando como serão realizados os lançamentos contábeis. e 29

30 ROTEIRO DE IMPLANTAÇÃO 7º Passo CADASTRAR CLIENTES No menu Faturamento, Cadastro, Clientes, preencha a ficha com os dados do cliente. Ao final verifique senão houve inconsistência no cadastro e salve, pressionando F6 ou clicando no botão de Salvar. Para um novo registro pressione o botão e inicie o novo cadastro e assim sucessivamente até terminar a lista de cadastro. 8º Passo CADASTRAR FORNECEDORES No menu Estoque, Cadastro, Fornecedores, preencha a ficha com os dados do fornecedor. Ao final verifique senão houve inconsistência no cadastro e salve, pressionando F6 ou clicando no botão de Salvar. Para um novo registro pressione F1 e inicie o novo cadastro e assim sucessivamente até terminar a lista de cadastro. 9º Passo CADASTRAR VENDEDORES No menu Faturamento, Cadastros, Vendedores realize o cadastro dos vendedores/representantes. Preencha os dados e ao final salve pressionando F6. 10º Passo CADASTRAR TRANSPORTADORES No menu Faturamento, Cadastros, Transportadores realize o cadastro dos transportadores mais usados, ou se preferir deixe uma lista dos transportadores previamente cadastrados. Preencha os dados e ao final salve pressionando F6. 11º Passo CADASTRAR VEÍCULOS No menu Faturamento, Cadastros, Veículos realize o cadastro dos veículos por Transportadora. Preencha os dados, lembrando que os veículos são vinculados com a transportadora. Ao final salve pressionando F6. 12º Passo CADASTRAR GRUPO E SUBGRUPOS No menu Estoque, Cadastros, Grupos, cadastrem os Grupos de Mercadorias. Os grupos têm como objetivo separar o estoque em blocos de produtos, para que os procedimentos de conferências, configurações de impostos, relatórios fiquem mais fácil de manusear. Para detalhar ainda mais esses blocos, utilizamos os Subgrupos que estão no menu Estoque, Cadastros, Subgrupos. Essa opção é vinculada ao Grupo. 13º Passo CADASTRAR PRODUTOS No menu Estoque, Cadastros, Produtos preencha novos dados cuidando sempre a configuração dos impostos especifico (se houver) do produto. Caso contrário informe no campo CME Fora UF e CME Dentro UF, o código de movimentação que configura os impostos de saída da empresa. Ao final pressione F6 para salvar os dados. Para novo registro F1. Repita o processo e assim sucessivamente enquanto tiver produtos a cadastrar. 14º Passo CADASTRAR SERVIÇOS No menu Estoque, Cadastros, Serviços preencha novos dados cuidando sempre à configuração dos impostos do serviço. Ao final pressione F6 para salvar os dados. Para novo registro F1. Repita o processo e assim sucessivamente enquanto tiver serviços a cadastrar. 15º Passo CADASTRAR FORMAS DE PAGAMENTO No menu Financeiro, Cadastros, Formas de Pagamento, cadastrem as condições de pagamento que a empresa usualmente emprega nos faturamentos. Lembrando que, essas condições podem ser alteradas conforme a necessidade no momento da emissão da nota fiscal. e 30

31 ROTEIRO DE IMPLANTAÇÃO 16º Passo ELABORAÇÃO DE PLANO DE CONTAS No menu Contabilidade, Plano de Contas, crie a conta conforme esboço de plano de contas previamente definido. Lembrando que todo o cadastro com CNPJ/CPF, irá ser gerado uma conta contábil. 17º Passo CADASTRAR CONTAS CORRENTES No menu Financeiro, Cadastros, Conta Corrente, preencham aqui os dados referentes às contas correntes. Lembre-se que o código número 1 é reservado ao LIVRO CAIXA. 18º Passo LANÇAMENTO DE SALDO INICIAL NO CAIXA No menu Financeiro, Tesouraria, Lançamentos Diários. Preencha da seguinte maneira: Entidade: 1 (código da entidade, realizado no primeiro passo) Conta corrente: 1 (LIVRO CAIXA) Valor (entrada ou Saída): saldo inicial do caixa (se o saldo for positivo digite em Valor Entrada, se o saldo for negativo digite em Valor Saída) Histórico Contábil: 237 (Saldo Inicial de Caixa) Número documento: 1 Referente: Saldo Inicial de Caixa em / / (digite a data da posse do saldo) 19º Passo LANÇAMENTO DE MOVIMENTOS BANCÁRIOS No menu Financeiro, Cheques Recebidos, cadastre os cheques recebidos de terceiros. No menu Financeiro, Cheques Emitidos, cadastre os cheques que a entidade cliente emitiu para pagamento de títulos 20º Passo LANÇAMENTO DE CONTAS A RECEBER No menu Financeiro, Contas a Receber, preencha os dados do título, somando todas as parcelas se houver, digitando o valor total das parcelas no Valor do Título. Em Detalhamento de Parcelas faça o parcelamento conforme necessário. 21º Passo LANÇAMENTO DE CONTAS A PAGAR No menu Financeiro, Contas a Pagar, preencha os dados do título, somando todas as parcelas se houver, digitando o valor total das parcelas no Valor do Título. Em Detalhamento de Parcelas faça o parcelamento conforme necessário. 22º Passo CONFIGURAÇÃO DE NOTAS FISCAIS No menu Faturamento, para emissão de Notas, o cliente pode ter algumas situações: Emite DANFE (Documento Auxiliar Nota Fiscal Eletrônica). Emite DACTE (Documento Auxiliar Conhecimento Eletrônico). Nessas duas situações, os layouts já estão definidos e prontos para emissão. NF em formulário contínuo, nessa situação deve-se ter em mãos: Modelo da NF do cliente Com isso, para realizar a configuração dos campos da NF corretamente utiliza-se o Crystal Reports. e 31

32 DOCUMENTAÇÃO PASSO A PASSO 4 DOCUMENTAÇÃO PASSO-A-PASSO 4.1 Menu EXPORTAÇÕES Integração Contábil e Fiscal Para realizar as exportações das movimentações fiscal (Entradas e Saídas) e contábil (Plano de Contas e Lançamentos). Figura. Geração de arquivos para exportação 1 Informe o período para exportação. 2 Qual é a empresa, e qual a filial. Por padrão vem a empresa e filial logada. Se necessário, mude clicando na pesquisa de filiais ou empresa. 3 Caminho onde ficará os arquivos gerados. Padrão é C:\Exp. 4 Selecione qual opção será exportada. 5 Informações resultantes dos arquivos gerados. Realizado esses passos, os arquivos com a movimentação do período estará pronta para ser integrada ao movimento da contabilidade e fazer assim, os fechamentos Interpretação do Arquivo de Layout (Importação e Exportação) Para entender os arquivos gerados, vejamos o que significa cada tipo de registro que está na primeira coluna de cada arquivo gerado. e 32

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