Noções Básicas de Administração

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2 Noções Básicas de Administração Capítulo I Noções Básicas de Administração Sumário 1. Conceitos Básicos: 1.1. O que é Administração? 1.2. O que é Administração Pública? 1.3. O que são as organizações? 1.4. Importância da Administração; 1.5. Convergências entre a iniciativa pública e a privada; 1.6. Divergências entre a iniciativa pública e a privada 2. Principais funções administrativas 3. Papéis gerenciais 4. Habilidades gerenciais: 4.1. Habilidades gerenciais gerais; 4.2. Habilidades gerenciais específicas 5. Missão e visão organizacional: 5.1. Princípios e valores organizacionais; 5.2. Objetivos e metas; 5.3. Estratégias; 5.4. Políticas organizacionais 6. Cultura e clima organizacional 7. Clientes internos e externos 8. Públicos de interesse (stakeholders) 9. Centralização e descentralização 10. Eficiência, eficácia e efetividade organizacionais 11. Níveis organizacionais: Nível estratégico (NE); Nível tático (NT); Nível operacional (NO) 12. Questões: Questões comentadas; Questões de concursos. 1. CONCEITOS BÁSICOS 1.1. O que é Administração? De acordo com Lacombe, administração, em seu conceito tradicional, é definida como um conjunto de atividades, princípios, regras, normas que têm por objetivo planejar, organizar, dirigir (coordenar e liderar) e controlar os esforços de um grupo de indivíduos que se associam para atingir um resultado comum 1. Administrar uma empresa é integrar o conjunto dessas funções mencionadas anteriormente (planejar, organizar, dirigir e controlar), de maneira a conseguir uma maior eficiência dos recursos a disposição (pessoas, materiais, máquinas, tecnologia, capital, etc.) para fazê-la sobreviver, crescer e progredir no mercado. Veja o conceito de acordo com Antonio Maximiano: Administrar é o processo de tomar, realizar e alcançar ações que utilizam recursos para alcançar objetivos. Embora seja importante em qualquer escala de aplicação de recursos, a principal razão para o estudo da administração é seu impacto sobre o desempenho das 1. LACOMBE, Francisco. Administração Princípios e Tendências. 2a. ed. Saraiva 2008 p

3 Giovanna Carranza organizações. É a forma como são administradas que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos 2. Existem três palavras importantes em comum nesses conceitos: ações, recursos e objetivos. Maximiano explica, ainda, que o estudo da administração é importante para as organizações. Ou seja, para uma organização alcançar sucesso, é necessário que ela realize as melhores ações possíveis, com os recursos que são disponíveis, para alcançar os objetivos definidos. O conceito de Administração em si é bastante abrangente. Para concursos é necessário também estudar: 1º) Conceito: A Administração (do latim administratione) é o conjunto de atividades voltadas à direção de uma organização, utilizando-se de técnicas de gestão para que alcance seus objetivos de forma eficiente e eficaz, com responsabilidade social e ambiental. 2º) Conceito: Administração é o nome dado ao conjunto de dirigentes de uma organização. Exemplo: O que é que você faz na empresa? Faço parte da Administração. 3º) Conceito: Administração é o local onde as decisões são tomadas. Exemplo: Onde está Maria? Na administração. 4º) Conceito: Administração é a área de estudo, ciência, disciplina que estuda as organizações e elabora ferramentas para poder auxiliá-la a alcançar os objetivos O que é Administração Pública? De acordo com Di Pietro, Administração Pública, em sentido subjetivo (formal) é o conjunto de entes (pessoas jurídicas, órgãos e agentes públicos) que tem a incumbência de exercer uma das funções do Estado: a função administrativa, ou seja, é o conjunto de órgãos instituídos para consecução dos objetivos do governo. 2. Maximiano, Introdução à administração, 6.ª Edição, Atlas 2011 p

4 Noções Básicas de Administração No sentido objetivo (material), designa a natureza da atividade exercida pelos referidos entes; nesse sentido, a Administração Pública é a própria função administrativa que incumbe, predominantemente, ao Poder Executivo; é o conjunto das funções necessárias aos serviços públicos em geral; em acepção operacional, é o desempenho perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade; numa visão global, a Administração Pública é, pois, todo o aparelhamento do Estado preordenado à realização de seus serviços, visando à satisfação das necessidades coletivas O que são as organizações? O nome ORGANIZAÇÃO aparece em dois sentidos: como a função de organizar (distribuir, alocar, empregar, atribuir recursos, objetivos e tarefas entre os funcionários da empresa) e no sentido de empresa, instituição. Uma organização é o produto da combinação de esforços individuais, visando à realização de propósitos coletivos. Por meio de uma organização, é possível perseguir ou alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Organizações são, portanto, empreendimentos coletivos, com um fim comum. No sentido clássico da Administração Geral, podem ser analisados como organizações: as empresas (uma lanchonete ou a Microsoft), os órgãos públicos, partidos políticos, igrejas, associações de bairro e outros agrupamentos humanos. Uma característica essencial das organizações é que elas são sistemas sociais, com divisão de tarefas. Lacombe (2003, p.4) diz que a essência do trabalho do administrador é obter resultados por meio das pessoas que ele coordena. A partir desse raciocínio de Lacombe, temos o papel do Gestor Administrativo que, com sua capacidade de gestão de pessoas, consegue obter os resultados esperados. Drucker (1998, p. 2) diz que administrar é manter as organizações coesas, fazendo-as funcionar. Outros conceitos de Organização 3 : As organizações sociais são flagrantemente sistemas abertos porque o input (entrada) de energia e a conversão do produto em novo input de energia consiste em transações entre a organização e seu meio ambien- 3. BASTOS, A. V. et al. Conceito e perspectivas de estudos das organizações. In: BASTOS, A. V. (Ed.). Psicologia, organizações e trabalho no Brasil. Porto Alegre: Artmed, 2004.p

5 Giovanna Carranza 18 te. [...] Todos os sistemas sociais, inclusive as organizações, consistem em atividades padronizadas de uma quantidade de indivíduos. Além disso, essas atividades padronizadas são complementares ou interdependentes em relação a algum produto ou serviço comum; elas são repetidas, relativamente duradouras e ligadas em espaço e tempo Katz e Khan. Unidades socialmente construídas para atingir fins específicos Amitai Etzioni. A organização é uma unidade social, coordenada conscientemente, composta de uma ou mais pessoas e que funciona numa base relativamente contínua para atingir objetivos Robbins. Agregados de seres humanos em mútua integração. Representam na sociedade humana os maiores agregados [...]. Contudo, a alta especificidade da estrutura e coordenação que se vê nas organizações [...] destaca a organização como unidade sociológica comparável em importância ao indivíduo biológico March e Simon. A diversidade de conceitos é grande, mas não é necessário, para o aluno, decorar nenhum deles, apenas ter uma visão ampla para facilitar a compreensão do conteúdo. Resumindo: Em sentido geral, organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações. Mas, em Administração, organização tem dois sentidos, aqueles vistos anteriormente: 1) Grupo de indivíduos associados com um objetivo comum. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas. E um conceito relacionado a função de organizar: 2) Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho. Segundo Montana (2003, p. 170), organizar é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa. A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma.

6 Noções Básicas de Administração Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos (unidades administrativas). A forma de organizar esses órgãos chama-se de departamentalização (veremos esse assunto adiante) Importância da Administração A realidade das empresas de hoje é muito diferente da das empresas administradas no passado. Com o surgimento de várias inovações tecnológicas e com o próprio desenvolvimento intelectual do homem, é necessário muito mais do que intuição e percepção das oportunidades. A Administração necessita de um amplo conhecimento e a aplicação correta dos princípios técnicos até agora formulados, a necessidade de combinar os meios e objetivos com eficiência (otimizar recursos, fazer mais com menos) e eficácia (alcançar objetivos, resultados). Na nova economia não existem mais fronteiras significantes na definição dos limites de operação de uma organização, o mundo do trabalho mudou, e essa mudança é um desafio para a Administração e para os novos administradores. A população é caracterizada pela diversidade cultural, e cabe à organização atender às necessidades dos seus clientes de uma maneira personalizada através da compreensão dessas diferenças. As necessidades dos clientes conduzem e orientam o negócio. A responsabilidade social é aceita pela empresa na busca de uma maior integração entre a organização e a sociedade, já que essa é uma demanda da clientela atual. A tecnologia permite que as informações sejam buscadas, compreendidas, geradas, utilizadas e compartilhadas, garantindo à organização sobreviver em um ambiente mais complexo e mutável. Às vezes, em sala de aula os alunos questionam: Mas por que preciso estudar Administração se na verdade vou trabalhar em uma instituição pública? Na verdade, as instituições públicas e as privadas têm mais convergências do que divergências Convergências entre a iniciativa pública e a privada as duas têm recursos (humanos, materiais, financeiros, tecnológicos, administrativos, mercadológicos) para usarem corretamente, sem desperdícios; 19

7 Giovanna Carranza as duas têm objetivos e metas para alcançarem; precisam analisar a situação atual e estabelecer estratégias para alcançar os objetivos; enfrentam problemas no dia a dia; todas as entidades privadas e públicas utilizam técnicas administrativas como planejamento, organização, direção e controle, assim como técnicas relacionadas à motivação e avaliação de resultados; existem também funções idênticas como a orçamentária/financeira, a contábil, a de recursos humanos, recursos materiais, atendimento, etc. elas sofrem influência do ambiente em que atuam: fatores políticos, sociais, econômicos, ambientais e tecnológicos. E as características que diferenciam a Administração Pública da Privada? Quais são? 1.6. Divergências entre a iniciativa pública e a privada A gestão pública é geralmente orientada para o bem-estar da sociedade, enquanto na gestão privada os objetivos econômicos e financeiros são preponderantes. Nas instituições privadas os clientes pagam diretamente pelo serviço prestado; nas instituições públicas os cidadãos remuneram indiretamente por meio do imposto. Na instituição privada há simetria entre quantidade paga e quantidade recebida, se o cliente paga mais, ele recebe mais, na instituição pública não há simetria entre quantidade paga e quantidade recebida. Na gestão pública, o funcionamento e os resultados bons ou maus têm impacto político, inclusive você já deve ter visto que os políticos eleitos dão mais ênfase aos programas e projetos que podem terminar no seu mandato, para poder colher esses logros, no lugar de dar continuidade a projetos que estavam em andamento. Normalmente, as atividades públicas são monopolistas; na iniciativa privada a livre concorrência proporciona várias opções e incentiva uma maior eficiência. Na gestão pública, há um alto grau de interdependência entre as organizações, enquanto uma autoriza, outra executa e outra fiscaliza. Na gestão pública, as ordens e instruções estão concretizadas em leis e regulamentos. 20

8 Noções Básicas de Administração A ação governamental é difícil, complexa e gigante, e tem menos autonomia; a da iniciativa privada é menor, mais flexível e autônoma, mas, em compensação, vive em um ambiente hostil, de alta concorrência e competividade.. Cabe aos governos solucionar conflitos de interesse público; já na iniciativa privada é de interesse de um grupo limitado de indivíduos ou grupo. Eficiência (veremos o conceito mais aprofundado mais adiante) é medida pela instituição pública pelo cumprimento de sua missão, pelo aumento da quantidade de pessoas beneficiadas, pelo atendimento de qualidade aos cidadãos; já na instituição privada, pelo aumento do lucro, pois sendo eficiente os custos serão reduzidos. Então fica bem simples compreender a situação. O Governo parou para pensar e disse: A instituição privada tem recursos mais limitados que os meus, satisfaz as necessidades dos seus clientes, paga as suas contas e ainda consegue obter lucro. Já eu, não consigo atender as necessidades do meu cidadão (cliente), estou endividado e ainda tenho prejuízos. Tem alguma coisa errada nisso. Então, plim, veio uma ideia maravilhosa: Vou utilizar os conceitos, princípios e teorias da Instituição Privada na Instituição Pública. E é aí que entra a Administração em concurso. OBSERVAÇÃO: O gestor privado pode fazer tudo o que a lei não proíbe; o gestor público só pode fazer o que a lei permite. Na gestão privada, eventualmente, um acionista pode ser cliente dos serviços de sua própria organização; na gestão pública o cliente é sempre acionista da organização pública que lhe presta serviço. A gestão pública e a gestão privada têm, cada uma, uma missão, cuja finalidade é dar foco e coerência às ações dessas organizações e determinar o seu campo de atuação. 2. PRINCIPAIS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS Planejar (definir objetivos e metas, analisar, estabelecer estratégias, antecipar o futuro, prever, prevenir, programar, reduzir a incerteza); Organizar (distribuir, atribuir, empregar, alocar recursos financeiros, materiais, ambientais, humanos e tecnológicos); Dirigir (coordenar, liderar, comunicar e motivar as pessoas); Controlar (mensurar e avaliar). OBSERVAÇÃO: De acordo com Maximiano 4, são cinco as funções administrativas: 4. Maximiano, Introdução à administração, 6,ª Edição, Atlas 2011 p

9 Giovanna Carranza 1) Planejamento: compreende as ferramentas relacionadas com o futuro, com os objetivos que se deseja alcançar. 2) Organização: consiste em estruturar os recursos existentes de acordo com critérios pré-estabelecidos. 3) Liderança: Liderança é o processo de trabalhar com pessoas para possibilitar a realização de objetivos. 4) Execução: é a etapa em que aquilo que foi planejado é realizado. 5) Controle: são verificações que fazemos para saber se estamos no caminho certo, se estamos realizando, nos prazos e da maneira necessária, aquilo que planejamos. Cada função será detalhada e aprofundada nos capítulos seguintes. 3. PAPÉIS GERENCIAIS Mintzberg estabeleceu, após um cuidadoso estudo sobre o trabalho de cinco diretores executivos, dez papéis gerenciais diferentes, porém relacionados. Quadro 1: Papéis Gerenciais de Mintzberg PAPEL GERAL Decisorial Informacional Interpessoal PAPEL ESPECÍFICO 1) Empreendedor (iniciam e supervisionam novos projetos); 2) Controlador de distúrbios (resolvem problemas); 3) Alocador de recursos (distribuem os recursos humanos, materiais, financeiros, etc.); 4) Negociador (discutem e barganham); 5) Monitor (recebem e coletam informações); 6) Disseminador (transmitem informações); 7) Porta-voz (representam a organização); 8) Chefe (cumprem obrigações de caráter cerimonial e simbólico); 9) Líder (contratam, treinam, motivam e disciplinam os funcionários); 10) Ligação (contato com outros indivíduos tanto internos como externos da organização) 4. HABILIDADES GERENCIAIS As habilidades gerenciais são as competências, aptidões ou comportamentos que são fundamentais, básicas ao êxito num cargo gerencial. 22

10 Noções Básicas de Administração Robbins divide as habilidades gerenciais em duas categorias, as habilidades gerais e especificas Habilidades gerenciais gerais Conceituais estão relacionadas com a habilidade mais sofisticada do administrador, o aspecto cognitivo, ajuda o gerente na análise de situações, interpretação da Missão e Visão, estabelecimento de objetivos e estratégias; Interpessoais ou humanas estão relacionadas com a capacidade do gerente de lidar com as pessoas, comunicar, motivar, identificar as suas necessidades, delegar; Técnicas estão relacionadas com o conhecimento especializado ou experiência, entendimento geral dos processos e produtos da organização; Políticas estão relacionadas com o poder do gerente, ampliar a sua disposição, fazer os contatos corretos. Os gerentes com grande habilidade política tendem a ser melhores na obtenção de recursos para o seu grupo, além de serem mais bem avaliados e obterem mais promoções Habilidades gerenciais específicas controle do ambiente da organização e de seus recursos; organização e coordenação; tratamento de informações; previsão de crescimento e desenvolvimento; motivação de funcionários e administração de conflitos; solução de problemas estratégicos. 5. MISSÃO E VISÃO ORGANIZACIONAL As organizações não existem a esmo. Todas elas têm uma missão a cumprir. Missão significa uma incumbência que se recebe, a razão de existência de uma organização. A missão funciona como o propósito orientador para as atividades de uma organização e para aglutinar os esforços dos seus membros. 5. Robbins. Administração Mudanças e Perspectivas. 1.ª ed. São Paulo Saraiva 2003 p Luthans, F., Hodgetts, R. M. e Rosenkrantz, S. A. Real Managers. 1.ª. ed pp

11 Giovanna Carranza 24 Algumas definições: A missão é, em essência, o propósito da organização (Valeriano). A Missão é a projeção da organização na visão do mundo e o papel que ela exercerá (Pavani, Deutscher e Lopes). Missão: razão de ser da empresa. Conceituação do horizonte, dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar no futuro (Oliveira). Idalberto Chiavenato, estabelece que a missão organizacional contempla as seguintes características: 1) é a razão de ser, de existência da organização; 2) o papel da organização na sociedade; 3) a natureza do negócio da organização; 4) o valor que a organização constrói para seus públicos de interesse; 5) os tipos de atividades em que a organização deve concentrar seus esforços no futuro. Importância da missão 1) diminui o risco de propósitos conflitantes na elaboração e execução de um planejamento estratégico; 2) estabelece os principais compromissos da organização com a sociedade, permitindo aumentar o esforço dos funcionários naquilo que realmente é importante, permitindo uma atitude mais responsável na execução do trabalho; 3) dá base para a distribuição de recursos segundo o escopo dado pela missão; 4) alinha o estabelecimento de regras, políticas e normas à definição dos objetivos e metas organizacionais. OBSERVAÇÃO: A razão de ser da organização, a natureza dos negócios e os tipos de atividades em que a empresa deve concentrar os seus esforços são algumas das questões a serem interpretadas e analisadas pelo administrador na definição da missão. Afirmação de questão da FCC: No processo de diagnóstico organizacional, não basta conhecer o ambiente externo, é preciso conhecer as condições internas da empresa e, prioritariamente, definir a missão e a visão organizacional da empresa.