Ensinamos o que PRATICAMOS no dia-a-dia.

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2 Somos uma empresa de treinamentos técnicos, gestão e comportamentais. Através de consistentes pesquisas de mercado desenvolvemos programas de capacitação para lhe ajudar a tornar-se mais competitivo. Atuamos na modelagem e implementação de treinamentos in company contribuindo com as iniciativas de crescimento da sua empresa. Atuamos nas seguintes áreas Gerenciamento de Projetos Informática Empresarial Metodologia Seis Sigma Gestão da Qualidade Empresarial Saúde Ocupacional Segurança do Trabalho Meio Ambiente Desenvolvimento de Pessoas Projetos e Desenhos Técnicos Ensinamos o que PRATICAMOS no dia-a-dia. Acreditamos na capacitação e no desenvolvimento como um diferencial competitivo e gerador de valor para seus colaboradores e sua empresa. Alguns dos nossos clientes 2

3 Sumário 1 - Uma Breve Abordagem Sobre Projetos O que é Gerenciamento de Projetos? Um histórico rápido do gerenciamento de projetos Visão geral Os primeiros anos: fim do século XIX Início do século XX Meados do século XX Hoje O triângulo do projeto Tempo + dinheiro + escopo = qualidade Conheça os elementos que não podem ser mudados Otimizar o cronograma Otimizar o orçamento Otimizar o escopo Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo) O Ambiente de Trabalho Project Informações sobre a Faixa de Opções do Project Guia Tarefa Guia Recurso Guia Projeto Guia Exibir Guia Formatar Configuração de Projetos com Project Visão geral: Configurar um projeto Etapa 1: Criar um projeto

4 Criar e agendar um novo projeto Definir propriedades de arquivo para seu projeto Etapa 2: Adicionar tarefas ao projeto Criar uma nova tarefa Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas Inserir uma tarefa entre tarefas existentes Adicionar uma tarefa ao modo de exibição Diagrama de Rede Criar várias tarefas Criar uma tarefa recorrente Aprender dicas para trabalhar com tarefas Exportar ou importar dados para outro formato de arquivo Exportar informações do projeto Importar informações do projeto Criar uma etapa Criar uma etapa com duração maior do que zero Alterar a duração de uma tarefa Refinando as tarefas Alterar a duração de uma tarefa Alterar a duração de uma tarefa Alterar as unidades padrão Permitir durações estimadas Fazer estimativas melhores Compreender o passado Compreender o presente: Quem e o quê Vincular tarefas no seu projeto Vincular tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt Vincular tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede Vincular tarefas no modo de exibição Calendário Ativar e desativar a vinculação automática

5 Sobre a vinculação de tarefas Sobre a vinculação de tarefas agendadas manualmente Desativar uma tarefa Desativar uma tarefa Etapa 3: Estruturar o projeto Organizar em estrutura de tópicos as tarefas em subtarefas e tarefas de resumo Escolher um método para organizar suas tarefas Criar tarefa de resumo e subtarefas Saber mais sobre como os valores de tarefa de resumo são calculados Por que os botões de estrutura de tópicos não estão funcionando? Use o planejamento hierárquico para criar tarefas de resumo (ou fases) Etapa um: criar uma tarefa de resumo (ou fase) Etapa 2: Adicionar tarefas abaixo da tarefa de resumo Etapa três: ajustar a agenda de cima para baixo Etapa 4: Criar calendários Definir períodos de trabalho, férias e feriados para o projeto Adicionar um dia de férias a um recurso Adicionar um feriado ao calendário de um projeto Definir os períodos de trabalho para recursos ou tarefas no projeto Alterar a disponibilidade do recurso sem usar um calendário Visão geral dos calendários do Project Etapa 5: Salvar e publicar Salvar um projeto Salvar seu projeto localmente Salvar um projeto como um modelo Salvar um plano em PDF ou XPS Gerenciamento de Recursos Etapa 1: Adicionar recursos Adicionar recursos ao projeto

6 Adicionar recursos da empresa ao projeto (somente Project Professional) Adicionar recursos genéricos da empresa ao projeto (somente Project Professional) Adicionar recursos genéricos não empresariais ao projeto (somente Project Professional) Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa Adicionar recursos individuais ao pool de recursos da empresa Adicionar vários recursos do Project ao pool de recursos da empresa Adicionar vários recursos do Project Server Remover ou substituir uma atribuição de recurso Remover uma atribuição de recurso Remover um recurso da empresa Substituir uma atribuição de recurso Inserir ou alterar informações de recurso da empresa Etapa 2: Gerenciar recursos Exibir o trabalho de sua equipe com o Planejador de Equipe Exibir o trabalho da equipe Mover uma tarefa para um horário diferente na agenda Ajustar a agenda usando o modo de exibição do Planejador de Equipe Personalizar o Planejador de Equipe Imprimir um modo de exibição ou relatório Imprimir um modo de exibição Otimizar um modo de exibição para impressão Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição Imprimir um relatório básico Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico Distribuir o trabalho do projeto uniformemente (redistribuir atribuições de recursos) Distribuir o trabalho do projeto por meio da redistribuição Modificar configurações de redistribuição Definir as prioridades da tarefa Definir as prioridades do projeto

7 Alterar formato de unidade padrão para atribuições Gestão de Custos Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto Introdução à inserção de custos para recursos Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto Inserir custos para um recurso de custo Inserir uma taxa para um recurso de material Inserir um custo por uso para um recurso de material Exibir custos do projeto Exibir custos por tarefa Exibir custos por recurso Exibir custos por atribuição Exibir custos de todo projeto Definir como os custos são acumulados Alterar o modo como os custos de recursos são acumulados Alterar o método de aumento de custo fixo para novas tarefas Alterar o método de aumento de custo fixo para tarefas existentes Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório Saber mais sobre linhas de base e planos provisórios Definir uma linha de base Definir um plano provisório Atualizar uma linha de base ou um plano provisório Analisar dados provisórios e de linha de base Comparar informações agendadas e de linha de base Analisar o andamento do cronograma Examinar diferenças de cronograma Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo

8 Identificar tarefas atrasadas Localizar margem de atraso no cronograma Etapa 2: Gerenciar custos Exibir custos do projeto Exibir custos por tarefa Exibir custos por recurso Exibir custos por atribuição Exibir custos de todo projeto Atualizando Status das Tarefas Atualizando status de tarefas do projeto Atualizando % concluídas Utilizando a janela Detalhes da Tarefa para fornecer informações precisas sobre atualizações das tarefas Gerenciamento e Monitoramento do Projeto Planejamentos dentro de planejamentos: projetos mestres e subprojetos Visão geral de projetos mestres Trabalhar com subprojetos em um projeto mestre Como os recursos são afetados quando você combina arquivos Outras maneiras de combinar arquivos Ocultar ou mostrar uma coluna (remover ou adicionar uma coluna) Ocultar uma coluna Mostrar uma coluna Alterar a escala de tempo no modo de exibição Alterar a escala de tempo em qualquer modo de exibição dividido em fases Alterar a escala de tempo no modo de exibição Calendário Exibir e controlar fatores de agendamento Verificar o que está orientando a data de término do projeto (caminho crítico) Saber mais sobre a análise do caminho crítico Realçar o caminho crítico

9 Mostrar apenas o caminho crítico Mostrar um único caminho crítico para diversos projeto Calcular vários caminhos críticos Analisar o andamento do cronograma Examinar diferenças de cronograma Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo Identificar tarefas atrasadas Localizar margem de atraso no cronograma Relatórios de Desempenho do Projeto Criar um relatório visual de dados do Project no Excel ou no Visio Relatórios visuais disponíveis Criar um relatório visual usando um modelo Editar um modelo de relatório visual existente Criar um novo modelo de relatório visual Exportar dados do relatório Impressão de Folhas de Projetos e Relatórios Imprimir um modo de exibição ou relatório Imprimir um modo de exibição Otimizar um modo de exibição para impressão Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição Imprimir um relatório básico Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico Salvar um plano em PDF ou XPS Mais informações sobre documentos PDF e XPS

10 1 1 - Uma Breve Abordagem Sobre Projetos O que é Gerenciamento de Projetos? Mais especificamente, o que é um projeto? é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias. O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico todos são projetos. E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos. O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio e, assim, melhor competir em seus mercados. do século XX. Ele sempre foi praticado informalmente, mas começou a emergir como uma profissão distinta nos meados Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) identifica seus elementos recorrentes: Os grupos de processos do gerenciamento de projetos são 5: Início Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de nove áreas: 1. Gerenciamento da Integração 2. Gerenciamento de Escopo 3. Gerenciamento de Custos 4. Gerenciamento de Qualidade 5. Gerenciamento das Aquisição 10

11 6. Gerenciamento de Recursos Humanos 7. Gerenciamento das Comunicações 8. Gerenciamento de Risco 9. Gerenciamento de Tempo É claro que todos os gerenciamentos dizem respeito a isso. Mas o gerenciamento de projetos traz um foco único delineado pelos objetivos, recursos e a programação de cada projeto. O valor desse foco é comprovado pelo rápido crescimento em todo mundo do gerenciamento de projetos: Um histórico rápido do gerenciamento de projetos É tentador pensar no gerenciamento de projetos como uma disciplina moderna, mas seus conceitos principais têm raízes no século XIX. Leia este artigo para saber como a teoria de gerenciamento moderno foi influenciada durante um século de metodologias científicas, sociais e comerciais. Visão geral O gerenciamento de projetos, em sua forma moderna, começou a se estabelecer somente há algumas décadas. No início dos anos 60, as empresas e outras organizações começaram a perceber o benefício de organizar o trabalho como projetos. Essa visão centralizada no projeto da organização evoluiu ainda mais, à medida que as organizações começaram a entender a necessidade crítica de seus funcionários se comunicarem e colaborarem ao mesmo tempo em que integram seu trabalho em vários departamentos e profissões e, em alguns casos, setores inteiros. Atualmente, os princípios básicos do gerenciamento de projetos são representados pelo triângulo do projeto, um símbolo popularizado por Harold Kerzner em seu trabalho, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Os primeiros anos: fim do século XIX Podemos viajar ainda mais, para a última metade do século XIX, quando o mundo comercial estava se tornando cada vez mais complexo, para saber como o gerenciamento de projetos evoluiu a partir dos princípios básicos de gerenciamento. Projetos governamentais de larga escala foram o ímpeto para a tomada de decisões importantes que se tornaram a base para a metodologia do gerenciamento de projetos. Nos Estados Unidos, por exemplo, o primeiro projeto governamental verdadeiramente grande foi a ferrovia transcontinental, que começou a ser construída na década de Repentinamente, os líderes empresariais se viram diante da tarefa assustadora de organizar o trabalho manual de milhares de trabalhadores e o processamento e a montagem de quantidades sem precedentes de matéria-prima. Início do século XX Perto da virada do século, Frederick Taylor ( ) iniciou seus estudos detalhados do trabalho. Ele aplicou raciocínio científico ao trabalho mostrando que a mão-de-obra pode ser analisada e aperfeiçoada com a ênfase em seus elementos fundamentais. Ele aplicou seu raciocínio às tarefas encontradas nas usinas, como coleta de areia e levantamento e mudança de peças. Antes disso, a única maneira de melhorar a produtividade era exigir trabalho mais árduo e mais horas dos trabalhadores. Taylor introduziu o conceito de trabalhar com mais eficiência, em vez de trabalhar mais arduamente e mais horas. A inscrição no túmulo de Taylor na Filadélfia comprova seu lugar na história do gerenciamento: "O pai do gerenciamento científico". 11

12 O sócio de Taylor, Henry Gantt ( ), estudou a fundo a ordem das operações no trabalho. Seus estudos sobre gerenciamento se concentraram na construção de navios para a marinha durante a Primeira Guerra Mundial. Os seus Gráficos de Gantt, completos com barras de tarefas e marcadores de etapas, destacam a sequência e a duração de todas as tarefas em um processo. Os diagramas do Gráfico de Gantt são comprovadamente uma ferramenta analítica avançada para os gerentes e permaneceram praticamente inalterados por quase cem anos. Somente nos anos 90 o Microsoft Office Project primeiro adicionou linhas de vínculo a essas barras de tarefas, descrevendo dependências mais precisas entre as tarefas. Com o passar dos anos, o Microsoft Office Project incluiu ainda mais informações nas linhas, como linhas de progresso em relação a uma linha de base, variações e linhas descrevendo o progresso do status em um determinado ponto no tempo. Hoje, o legado de Henry Gantt é lembrado por uma medalha oferecida em seu nome pela Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos. Taylor, Gantt, e outros ajudaram a tornar o gerenciamento de projetos uma função empresarial distinta que requer estudo e disciplina. Nas décadas que levaram à Segunda Guerra Mundial, métodos de marketing, psicologia industrial e relações humanas começaram a despontar como partes integrantes do gerenciamento de projetos. Meados do século XX Durante a segunda Guerra Mundial, projetos militares e governamentais complexos e uma mão-de-obra reduzida pela guerra exigiram novas estruturas organizacionais. Diagramas de rede complexos, denominados gráficos PERT e o método do caminho crítico foram introduzidos, proporcionando aos gerentes mais controle sobre projetos com muita engenharia e muito complexos (como os sistemas de armas militares com sua grande variedade de tarefas e numerosas interações em muitos pontos no tempo). Logo, essas técnicas se espalharam por todos os tipos de indústrias, à medida que os líderes empresariais buscaram novas estratégias de gerenciamento e novas ferramentas para lidar com o crescimento em um mundo em rápida evolução e altamente competitivo. No início dos anos 60, as empresas começaram a aplicar teorias de sistema gerais às interações comerciais. Em seu livro, A teoria e o gerenciamento de sistemas, Richard Johnson, Fremont Kast e James Rosenzweig descreveram como uma empresa moderna é como um organismo humano, com um esqueleto, um sistema muscular, um sistema circulatório, um sistema nervoso etc. Hoje Essa visão da empresa como um organismo humano significa que para que uma empresa sobreviva e prospere, todas as suas partes funcionais devem funcionar em conjunto na busca de metas ou projetos específicos. Desde a década de 60, esse método voltado para o gerenciamento de projetos começou se estabelecer em suas formas modernas. Embora vários modelos comerciais tenham evoluído durante esse período, todos compartilham uma estrutura básica comum: um gerente administra o projeto, reúne uma equipe e assegura a integração e a comunicação do fluxo de trabalho horizontalmente em vários departamentos diferentes. Nos últimos dez anos, o gerenciamento de projetos continuou evoluindo. Duas tendências significativas estão surgindo: Planejamento ascendente Essa tendência enfatiza projetos mais simples, ciclos de projeto mais curtos, colaboração eficiente entre os membros da equipe, participação mais sólida dos membros da equipe e tomada de decisões. Essa tendência é amplamente conhecida como gerenciamento de projetos ágil e inclui algumas metodologias relacionadas, como Scrum, Cristal, Programação Extrema, Processo Unificado e muitas outras. Planejamento e revisão hierárquico Esta tendência é caracterizada pela tomada de decisão empresarial sobre o portfólio de projetos que uma empresa deve ter, bem como pela habilitação das tecnologias de mineração de dados para tornar as informações no portfólio mais transparentes O triângulo do projeto Você pode ter um resultado bom, rápido ou econômico. Escolha dois. 12

13 Os engenheiros dizem isso aos gerentes de projetos há décadas. Usando termos um pouco diferentes, todo projeto faz o equilíbrio entre tempo, dinheiro e escopo em um triângulo; é impossível mudar um sem afetar pelo menos um dos outros. A função do gerente de projetos é impedir que o triângulo se desfaça. Como? Em primeiro lugar, quando um problema aparecer, localize-o no triângulo do projeto: ele se refere a tempo (cronograma), dinheiro (orçamento) ou escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo podem ser alterados e quais estão "fixos" em seus lugares. Em terceiro lugar, realize os ajustes possíveis para corrigir o problema e otimizar o projeto. Em quarto lugar, conclua o projeto e comemore! Tempo + dinheiro + escopo = qualidade O triângulo do projeto também é conhecido como "triângulo de ferro" ou, com tom menos poético, "triplas restrições". Sempre que você recorrer ao triângulo, ele fará a mesma constatação: não é possível alterar o orçamento, cronograma ou escopo de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras duas partes. Alguns exemplos de como ele funciona: Para reduzir a data de término (tempo), é possível investir mais recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais cedo ou retirar características (escopo) para que haja menos trabalho a ser feito antes da nova data limite. Para concluir o projeto abaixo do orçamento (custo), é possível cancelar horas extras e concluir o projeto mais tarde (tempo) ou retirar características (escopo). Para adicionar características a um projeto (escopo), é possível ampliar a data limite para concluir o novo trabalho a tempo (tempo) ou alocar mais pessoas para que o projeto seja concluído com mais rapidez (custo). Também é possível fazer as duas coisas. Qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ela fica no meio e é afetada por mudanças em qualquer lado. Por exemplo, se você estiver adiantado, poderá repor as características retiradas e dedicar mais tempo às tarefas existentes. Com tempo e escopo adicionais, o resultado final pode ser um produto melhor. Um aspecto essencial: não há padrão de qualidade universal. Em qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outras, colocá-lo no mercado a tempo é mais interessante. Um gerente de projetos deve saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico. No exemplo anterior, é possível simplesmente concluir o produto mais cedo, com menos características, colocando-o no mercado antes da concorrência. Em sua empresa, essa pode ser a definição de qualidade para esse projeto. 13

14 Conheça os elementos que não podem ser mudados Na maioria dos projetos, há pelo menos um lado do triângulo que é fixo. Não é possível mudá-lo. Talvez o orçamento não seja negociável (parece familiar?). Ou, possivelmente, a venda do produto deva iniciar em uma data específica. Talvez ambas suposições sejam verdadeiras. Ás vezes, os elementos fixos de um projeto são impostos por alguém acima do gerente de projetos, mas nem sempre. Em alguns casos, cabe a você decidir qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você dever ser muito claro em relação a isso para quando os problemas aparecerem (eles sempre aparecem). Quando o problema ocorrer em uma data fixa, o curso de ação geralmente fica claro. Por exemplo, se você perceber que o desenvolvimento do recurso de um software demorará mais do que o previsto e o contrato especificar que você fornecerá esse recurso (escopo), será necessário alterar a data de término ou adicionar recursos para conclui-lo a tempo. Se o lado fixo e o do problema forem diferentes, não desista. Essa é a beleza do triângulo do projeto: sempre há espaço para mudanças. Por exemplo, se for necessário concluir o projeto na data limite e o escopo tiver aumentado, você poderá ajustar o curso adicionando recursos. Se os três lados do triângulo estiverem paralisados, não entre em pânico. Embora o projeto esteja com problemas, ao menos você sabe disso e tem um bom ponto inicial para repensar sobre as metas do projeto ou os padrões de qualidade. Otimizar o cronograma Mais cedo ou mais tarde, você terá de encarar um projeto com tendência a ultrapassar uma data limite inflexível. A maneira mais eficiente para diminuir o cronograma é reduzir as tarefas que ocorrem no caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa é concluída na data de término do projeto. Modificar outras tarefas pode não diminuir o cronograma, mas mudar tarefas no caminho crítico sim. Para reduzir o caminho crítico, é possível: Reduzir as durações das tarefas (reduzir o escopo ou aumentar os recursos). "Acelerar" o cronograma: sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar nelas simultaneamente (aumentar os recursos). Essa tática é melhor utilizada mais perto do início de um projeto. "Quebrar" o cronograma: aumentar os recursos para concluir as tarefas com mais rapidez (dinheiro). Remover tarefas (reduzir escopo). Logicamente, alterar o cronograma desse modo pode causar efeitos drásticos sobre o orçamento, o escopo e a qualidade do projeto. Otimizar o orçamento Na maioria dos projeto, a maior parte do orçamento consiste de custos com recursos: os custos fixos e baseado em taxa de funcionários, equipamentos e materiais. Manter-se dentro do orçamento pode exigir que você faça escolhas difíceis: Reduzir o escopo do projeto para que os recursos sejam aproveitados em menos tarefas e tarefas mais curtas. Remover recursos. Garantir que as taxas, tarifas e horas extras sejam adequadas. Verificar se os recursos são os mais adequados para o trabalho. Substituir um recurso caro por um mais econômico. Manter os custos sob controle pode forçar a data limite ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se eliminar as horas extras das tarefas, a data de término poderá se estender para um mês adiante. Ou então, se você reduzir o escopo, a data de término poderá ser reduzida. 14

15 Otimizar o escopo Você pensaria em economizar dinheiro deixando uma ponte um pouco menor do que o rio sobre o qual ficará? É claro que não. Às vezes, o escopo do projeto não pode ser alterado. Por isso, é necessário tomar outras medidas: Aumentar os recursos para garantir o cumprimento de todas as tarefas (custo). Cortar as tarefas que não estão no caminho crítico, se houver (custo). Adicionar tarefas ou aumentar sua duração (custo). Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo). 15

16 2 2 - O Ambiente de Trabalho Project Informações sobre a Faixa de Opções do Project 2010 O que ocorreu com os menus e as barras de ferramentas? No Microsoft Project 2010, esses itens foram substituídos pela Faixa de Opções, que ajuda você a localizar rapidamente os comandos necessários para a conclusão de tarefas. Os comandos estão organizados em grupos lógicos que estão coletados juntos nas guias Guia Tarefa A guia Tarefa fornece botões para adicionar, formatar e trabalhar com tarefas. No grupo Tarefas, você pode marcar a porcentagem completa, vincular uma tarefa à outra e inativar uma tarefa. Você também pode converter as tarefas agendadas manualmente em tarefas agendadas automaticamente no grupo Agenda. Exemplo de uso: agendamento decrescente 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, adicione a tarefa de resumo acima das tarefas que você deseja incluir nela. 2. Selecione o conjunto de tarefas que você deseja colocar em uma tarefa de resumo. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique no botão Recuar. 16

17 Exemplo de uso: planejamento controlado pelo usuário 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione uma ou mais tarefas agendadas manualmente. 2. Na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Agendar Automaticamente. 3. O Project 2010 incorpora essas tarefas ao agendamento existente Guia Recurso Os botões na guia Recurso ajudam você com o negócio muitas vezes complexo de gerenciar os recursos que realizam o trabalho em seu projeto. Nessa guia, você pode adicionar recursos, designá-los para as tarefas e nivelar os recursos superalocados. Também é possível iniciar o poderoso planejador de equipe dessa guia. Exemplo de uso: planejador de equipe 1. Abra um projeto que tenha recursos designados para as tarefas. 2. Na guia Recurso, no grupo Exibir, clique em Planejador de Equipe. 3. O planejador de equipe é exibido Guia Projeto Use a guia Projeto para manipular as funções avançadas do projeto que envolvem propriedades, agendamento e geração de relatórios. Por exemplo, você pode adicionar campos personalizados, definir códigos WBS, inserir subprojetos e gerar relatórios visuais da guia Projeto. 17

18 Exemplo de uso: definir uma linha de base 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione as tarefas a serem incluídas no plano de linha de base. Para definir uma linha de base para todo o projeto, ignore esta etapa. 2. Na guia Projeto, no grupo Agenda, clique em Definir Linha de Base e em Definir Linha de Base novamente no menu que for exibido. 3. Na caixa de diálogo Definir Linha de Base, selecione a linha de base e os parâmetros correspondentes que você deseja definir Guia Exibir A guia Exibir é um ponto central para selecionar os vários modos de exibição disponíveis no Project 2010 e para personalizar o modo de exibição atual. Também é o local onde você pode adicionar uma linha do tempo à exibição. Exemplo de uso: adicionar linha do tempo a uma exibição 1. Selecione qualquer tipo de modo de exibição. 2. Na guia Exibir, no grupo Modo Divisão, marque a caixa de seleção Linha do Tempo. 3. O modo de exibição da linha do tempo aparece abaixo da Faixa de Opções. 4. Clique na guia Formatar a fim de acessar as opções para personalizar a linha do tempo. OBSERVAÇÃO Não é possível marcar as caixas de seleção Linha do Tempo e Detalhes ao mesmo tempo. Você deve escolher um modo de exibição ou outro Guia Formatar Os botões da guia Formatar ajudam você a personalizar o texto, as colunas, as cores e outros elementos de cada tipo de modo de exibição. Os grupos e os botões na guia Formatar são completamente diferentes para cada tipo de modo de exibição. Eles são automaticamente alterados quando você altera o modo de exibição. O gráfico a seguir mostra a guia Formatar para um modo de exibição Gráfico de Gantt. 18

19 Exemplo de uso: alterar a cor das barras de Gantt 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na guia Formatar, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique em um estilo na lista Estilo de Gráfico de Gantt. 3. As cores das barras de Gantt para todo o projeto são atualizadas instantaneamente. 19

20 3 3 - Configuração de Projetos com Project 2010 Visão geral: Configurar um projeto Quando você terminar o seu planejamento inicial ou se ainda não tiver começado! use o Microsoft Project 2010 para criar e configurar seu plano de projeto. Em seguida, você pode usar os recursos avançados do Project para gerenciar o projeto com mais eficácia Etapa 1: Criar um projeto Criar e agendar um novo projeto 1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Novo. 2. Verifique se a opção Projeto Vazio está selecionada e clique em Criar no painel direito. 3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. 4. Agende o projeto na caixa de diálogo Informações do Projeto: Para agendar da data de início, clique em Data de Início do Projeto na caixa Cronograma a partir de e selecione a data de início na caixa Data de início. Para agendar da data de término, clique em Data de Término do Projeto na caixa Cronograma a partir de e selecione a data de término na caixa Data de término. 20

21 DICA Agende a partir da data de término se precisar descobrir o atraso que você pode ter ao iniciar um projeto. No entanto, é recomendável alterar essa configuração para agendar a partir da data de início quando o trabalho no projeto começar. 5. Se você estiver usando o Project Professional 2010, poderá incluir campos personalizados da empresa no projeto. Na seção Campos Personalizados da Empresa, clique no campo Valor de um campo personalizado e selecione o valor. OBSERVAÇÃO Insira valores para os campos personalizados da empresa obrigatórios, marcados com um asterisco (*), ou você não conseguirá salvar o projeto. Se os seus planos mudarem, você poderá alterar essas informações iniciais sobre o projeto a qualquer momento na caixa de diálogo Informações do Projeto. No entanto, se você tiver aplicado dados reais, como datas de início ou de término reais, as tarefas não serão reagendadas com base nas informações atualizadas do projeto. Além disso, se você tiver colocado restrições em tarefas, mover a data de início ou de término do projeto não moverá, necessariamente, todas as tarefas relativas à nova data. Algumas observações para usuários do Project Professional 2010: Se você desejar salvar o projeto como um projeto da empresa, conecte-se ao Project Server antes de criar o projeto. Se você criar e salvar o projeto localmente e, em seguida, decidir salvá-lo no Project Server mais tarde, o projeto será atualizado com as configurações do modelo global da empresa. Seu projeto pode ser atualizado com diferentes modos de exibição, tabelas, campos e outros itens. Além disso, qualquer formatação que esteja inconsistente com o modelo global da empresa será perdida. Definir propriedades de arquivo para seu projeto 1. Abra o projeto. Saiba mais sobre como abrir um projeto. 2. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Informações. 3. No painel direito, clique em Informações do Projeto e, em seguida, clique em Propriedades Avançadas. 4. Na guia Resumo, digite informações importantes do projeto nas caixas. 21

22 5. Na guia Personalizado, digite as informações personalizadas nas caixas Nome, Tipo e Valor e clique em Adicionar. 6. Clique em OK Etapa 2: Adicionar tarefas ao projeto Criar uma nova tarefa Adicionar uma tarefa a uma lista de tarefas 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Em um campo Nome da Tarefa vazio, digite o nome da tarefa e pressione ENTER. Inserir uma tarefa entre tarefas existentes 1. Selecione a linha abaixo de onde você deseja que a nova tarefa apareça. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte superior do botão Tarefa. Digite o nome da tarefa na linha inserida. As identificações da tarefa são renumeradas automaticamente depois que você insere uma tarefa. Adicionar uma tarefa ao modo de exibição Diagrama de Rede 1. Para alternar para o modo de exibição Diagrama de Rede, na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Diagrama de Rede. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte superior do botão Tarefa. 22

23 3. Digite o nome da tarefa na caixa da nova tarefa. Você pode usar uma estrutura de tópicos para organizar seu cronograma à medida que insere tarefas, ou pode esperar até que todas as tarefas do projeto sejam inseridas. Ao criar uma estrutura de tópicos para um cronograma do projeto, você simplifica sua organização, facilitando a criação, o gerenciamento e a manutenção do projeto. Criar várias tarefas Se você estiver adicionando várias tarefas com atribuições de recurso e dependências de tarefas ao mesmo tempo, talvez seja útil inserir essas informações em seu projeto usando o modo de exibição Formulário de Tarefas. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na guia Exibir, no grupo Modo Divisão, selecione Detalhes. A janela é dividida para exibir o modo de exibição Gráfico de Gantt na parte superior e o modo de exibição Formulário de Tarefas na parte inferior. Não é possível exibir a linha de tempo durante a exibição desse modo divisão. 3. No modo de exibição Gráfico de Gantt (parte superior), clique na primeira linha vazia no final da lista de tarefas. 4. No modo de exibição Formulário de Tarefas (parte inferior), digite informações sobre a nova tarefa: Na caixa Nome, digite o nome da nova tarefa. Na caixa Duração, insira a duração da tarefa. Se desejar que a duração da tarefa permaneça fixa independentemente das atribuições de recursos, marque a caixa de seleção Controlada pelo empenho. Nas colunas do formulário, digite informações detalhadas sobre a tarefa (como os recursos atribuídos e as tarefas predecessoras). 5. Clique em OK para salvar a nova tarefa e clique em Avançar para passar para a próxima linha no modo de exibição Gráfico de Gantt. 23

24 OBSERVAÇÃO Não é possível usar o modo de exibição Formulário de Tarefas para inserir subtarefas no projeto. Para criar subtarefas, recue ou recue para a esquerda as tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt. Criar uma tarefa recorrente Se uma tarefa se repete em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa recorrente. Se ela não se repetir em intervalos definidos, insira-a como uma tarefa regular sempre que ela ocorrer. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Selecione a linha abaixo de onde deseja que a tarefa recorrente apareça. 3. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na parte inferior do botão Tarefa e clique em Tarefa Recorrente. 4. Na caixa Nome da Tarefa, digite o nome da tarefa. 5. Na caixa Duração, digite a duração de uma ocorrência única da tarefa. 6. Na seção Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente. 7. Marque a caixa de seleção ao lado de cada dia da semana em que a tarefa deverá ocorrer. 8. Na caixa Início, digite uma data de início e siga um destes procedimentos: Selecione Termina após e digite o número de ocorrências da tarefa. Selecione Termina em e digite a data em que deseja que a tarefa recorrente termine. OBSERVAÇÃO Se você não inserir uma data na caixa Início, o Project usará a data de início do projeto. 9. Na seção Calendário de agendamento desta tarefa, selecione um calendário de recursos na lista Calendário para aplicar à tarefa. Se não quiser aplicar um calendário, selecione Nenhum. DICA Se desejar aplicar um calendário, mas não vincular esse calendário ao agendamento da tarefa, marque a caixa de seleção O cronograma ignora calendários do recurso. Ao inserir uma tarefa recorrente, as identificações da tarefa são automaticamente renumeradas e um indicador de tarefa recorrente aparece na coluna Indicadores. 24

25 Se você atribuir recursos a uma tarefa de resumo recorrente digitando seus nomes no campo Nomes de Recursos, o recurso será atribuído ao total de trabalho na tarefa recorrente e não às tarefas individuais recorrentes à medida que ocorrerem. Aprender dicas para trabalhar com tarefas Para definir suas tarefas de modo mais eficaz, considere as seguintes diretrizes: Divida as tarefas no nível de detalhes que deseja controlar. Você deve dividi-las de forma mais detalhada nas áreas de maior risco. Verifique se os critérios de conclusão das tarefas estão claros. Defina as tarefas que sejam curtas quando comparadas à duração de todo o projeto. Será mais fácil estimar o tempo e os recursos de tarefas curtas. Evite definir itens como férias ou treinamento como tarefas. Em vez disso, defina calendários de recursos para contabilizar o tempo de folga (administrativo). Exportar ou importar dados para outro formato de arquivo Você pode exportar informações do Microsoft Project para outro formato usando um assistente. Veja a seguir uma lista dos formatos para o qual exportar ou do qual importar. Microsoft Excel (como uma pasta de trabalho ou um relatório de Tabela Dinâmica) somente texto (delimitado por tabulação) valores separados por vírgulas (CSV) Extensible Markup Language (XML) Ao definir ou editar os mapas de exportação ou importação desses assistentes, você pode facilmente transferir dados de e para os campos de tarefa, recurso ou atribuição desejados. Exportar informações do projeto 1. Clique na guia Arquivo e depois em Salvar como. 2. Na caixa Salvar como tipo, selecione o formato de arquivo para o qual você deseja exportar os dados. 3. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo exportado. 4. Clique em Salvar. 5. Siga as instruções no Assistente para Exportação para exportar os dados desejados para os campos apropriados no arquivo de destino. 6. Quando o assistente solicitar que você crie um novo mapa ou use um existente, siga um destes procedimentos: Clique em Novo mapa para criar um novo mapa de exportação do zero. Clique em Usar mapa existente para usar um mapa padrão ou um mapa que você tenha definido e salvado anteriormente. 7. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Exportação, verifique ou edite as suposições de mapeamento do Project ou crie um novo mapa: Para exportar informações específicas do projeto, digite ou selecione o campo desejado na coluna De e pressione ENTER. 25

26 Para adicionar todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições em seu projeto ao mapa de exportação, clique em Adicionar Tudo. Para adicionar todos os campos de tarefas ou recursos de uma tabela específica ao mapa de exportação, clique em Basear na tabela. Clique na tabela desejada e clique em OK. Para remover todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições de um mapa de exportação, clique em Limpar Tudo. Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha. Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha. Para excluir um campo, clique nele na coluna De e clique em Excluir Linha. Para alterar o nome do campo no arquivo de destino, clique no campo na coluna Para e digite um novo nome. 8. Para exportar certas tarefas ou recursos somente, clique no filtro desejado na caixa Filtro de exportação. 9. Para alterar a ordem dos campos no arquivo de destino, clique em um campo na coluna Para e clique nos botões Mover para mover o campo para a posição desejada. 10. Na última página do Assistente para Exportação, clique em Concluir para exportar os dados. OBSERVAÇÕES Você pode exportar somente um projeto inteiro para o formato XML. O Project mapeia os dados automaticamente, sem o Assistente para Exportação. Além disso, para minimizar o tamanho do arquivo, os campos que contêm valores nulos não são incluídos no arquivo XML exportado. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Exportação, em Visualizar, você pode examinar o layout do mapa de exportação. Você poderá salvar um mapa de exportação novo ou editado se quiser usá-lo novamente. Na última página do Assistente para Exportação, clique em Salvar Mapa e digite um nome na caixa Nome do Mapa. O novo mapa será adicionado à lista de mapas predefinidos. Você poderá usar um mapa de exportação existente de outro projeto se o mapa estiver disponível no arquivo global. Usando o Organizador, você pode copiar um mapa de exportação de um arquivo de projeto para o arquivo global. Quando você cria um mapa de exportação para salvar dados no formato de arquivo CSV ou TXT e define o delimitador de texto, o delimitador, não a extensão de arquivo, controla o tipo de arquivo. Por exemplo, se você salvar um arquivo denominado Meuprojeto.csv, mas especificar um delimitador de tabulação no mapa, o arquivo CSV terá tabulações, em vez de vírgulas, mesmo que a extensão de arquivo indique vírgulas. Importar informações do projeto Você pode importar informações para o Project usando qualquer campo inserido no formato de arquivo de outro aplicativo, como Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Extensible Markup Language (XML), valores separados por vírgulas (CSV) ou formato de texto delimitado por tabulação. 1. Clique na guia Arquivo e depois em Procurar. 2. Na caixa Arquivos do tipo, clique no tipo de arquivo do qual você deseja importar dados. 3. Navegue para a pasta que contém o arquivo que deseja importar e selecione o arquivo na lista. 4. Clique em Abrir. 26

27 5. Siga as instruções no Assistente para Importação para importar os dados desejados para os campos apropriados do Project. 6. Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Importação, verifique ou edite as suposições de mapeamento do Project: Para importar os dados de um campo no arquivo de origem para um campo diferente do Project, clique no campo da coluna Para, selecione um novo campo e pressione ENTER. Para alterar o nome de um campo de arquivo de destino, clique no campo na coluna Para e digite um novo nome. Para excluir um campo, clique nele na coluna De e clique em Excluir Linha. Para inserir um novo campo acima de outro campo, clique em um campo na coluna De e clique em Inserir Linha. Para remover todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições de um mapa de importação, clique em Limpar Tudo. Para adicionar todos os campos de tarefas, recursos ou atribuições do arquivo de destino para o mapa de importação, clique em Adicionar Tudo. DICA Na página Mapeamento de Tarefas, Mapeamento de Recursos ou Mapeamento de Atribuições do Assistente para Importação, em Visualizar, visualize o layout do mapa de importação. 7. Para alterar a ordem dos campos no arquivo de destino, clique em um campo na coluna Para e clique nos botões Mover para mover o campo para a posição desejada. 8. Na última página do Assistente para Importação, clique em Concluir para importar os dados. DICA Você poderá salvar uma mapa de importação novo ou editado se quiser usá-lo novamente. Na última página do Assistente para Importação, clique em Salvar Mapa e digite um novo nome na caixa Nome do Mapa. O novo mapa será adicionado à lista de mapas predefinidos. OBSERVAÇÕES Você poderá usar um mapa de importação existente de outro projeto se o mapa estiver disponível no arquivo global. Usando o Organizador, você pode copiar um mapa de importação de um arquivo de projeto para o arquivo global. Quando você cria um mapa de importação para incorporar dados de formato de arquivo CSV ou TXT e define o delimitador de texto, o delimitador, não a extensão de arquivo, controla o tipo de arquivo. Por exemplo, se você importa um arquivo denominado Meuprojeto.csv, mas especifica um delimitador de tabulação no mapa, o arquivo CSV terá tabulações em vez de vírgulas, mesmo que a extensão de arquivo indique vírgulas. Embora você possa inserir valores em alguns campos calculados, o Project pode recalcular esses valores automaticamente ou quando especificado por você. O Project só pode importar dados XML que possam ser validados em relação a seu esquema de intercâmbio de dados. Se você estiver usando o Microsoft Project Professional e quiser importar informações de outro formato de arquivo para um projeto da empresa que exija a inserção de informações específicas para tarefas, não será possível salvar o projeto até que todas as informações necessárias sejam inseridas. Se você estiver usando o Microsoft Project Professional, lembre-se que os campos de custo de recurso não poderão ser atualizados em um projeto da empresa. Você pode importar informações de custo de recurso apenas em projetos não empresariais ou para recursos não empresariais em um projeto. 27

28 3.3 - Criar uma etapa MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS Uma etapa é um ponto de referência que marca um evento principal em um projeto e é usada para monitorar o andamento do projeto. Qualquer tarefa com duração zero é exibida automaticamente como uma etapa. Você também pode marcar qualquer outra tarefa de qualquer duração como uma etapa. Você pode criar etapas em seu projeto para representar tarefas externas. Por exemplo, uma das tarefas do projeto exige um aplicativo que esteja sendo desenvolvido por outra empresa. Você pode criar uma etapa com duração zero no projeto para representar a conclusão desse aplicativo. DICA Você também pode controlar tarefas externas no projeto com dependências de tarefas. O Project 2010 oferece a capacidade de criar dependências entre projetos para rastrear etapas associadas a produtos externos. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Digite o nome da nova etapa no campo Nome da Tarefa para a primeira linha vazia na lista. Se estiver transformando uma tarefa existente em uma etapa, pule essa etapa. 3. Digite 0 no campo Duração da etapa e pressione ENTER. Quando uma duração igual à zero é digitada para uma tarefa, o Project 2010 exibe automaticamente o símbolo da etapa modo de exibição Gráfico de Gantt naquele dia. na seção de gráfico do Criar uma etapa com duração maior do que zero As etapas geralmente têm duração zero. No entanto, algumas etapas podem precisar de duração. Por exemplo, seu projeto tem uma etapa de aprovação no final de uma fase, e você sabe que o processo de aprovação levará uma semana. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Digite o nome da nova etapa no campo Nome da Tarefa para a primeira linha vazia na lista. Se estiver transformando uma tarefa existente em uma etapa, pule essa etapa. 3. Selecione a etapa e, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações da Tarefa. 28

29 4. Na caixa de diálogo Informações da Tarefa, clique na guia Avançada e digite a duração da etapa na caixa Duração. 5. Marque a caixa de seleção Marcar tarefa como etapa e clique em OK. O Project 2010 exibe o símbolo da etapa no modo de exibição Gráfico de Gantt no último dia da tarefa Alterar a duração de uma tarefa Quando você cria uma tarefa agendada automaticamente, o Project 2010 atribui a ela uma duração estimada de um dia, por padrão. É possível modificar essa duração em qualquer ocasião para refletir o tempo real exigido pela tarefa. OBSERVAÇÃO O que acontece quando você cria ou altera a duração de uma tarefa será diferente dependendo se você estiver trabalhando com uma tarefa agendada automaticamente ou uma tarefa agendada manualmente. Por padrão, novas tarefas são agendadas manualmente e não têm durações padrão. Para criar novas tarefas agendadas automaticamente, na guia Tarefa, no grupo Agenda, clique em Agendamento Automático. Refinando as tarefas Poderá ser necessário alterar parâmetros das tarefas para melhorar o seu comportamento frente ao planejamento. Para isto acesse as informações sobre a tarefa clicando duas vezes com o botão do mouse sobre a tarefa desejada e selecionando a aba Avançado. Prazo Final Tipo de Restrição Data final para conclusão do projeto As restrições permitem que você imponha limites quanto à maneira como o Microsoft Project calculará as datas de início e término das tarefas: 1. O Mais Tarde Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o mais tarde possível sem atrasar as tarefas subseqüentes. Não insira uma data de restrição com essa restrição. 2. O Mais Breve Possível: Agenda a tarefa para que ela inicie o quanto antes. Essa é a restrição padrão para tarefas. Não insira uma data de restrição com essa restrição. 3. Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para que ela 29

30 Tipo de Tarefa Controlada Pelo Empenho termine em uma data específica ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não terminará antes de uma data específica. 4. Não Terminar Depois De: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica ou antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não terminará após uma data específica. 5. Deve Terminar Em: Agenda a tarefa para que ela termine em uma data específica. Define as datas de término antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa na agenda. 6. Deve Iniciar Em: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica. Define as datas de início antecipado, agendado e atrasado com a data inserida, e fixa a tarefa na agenda. 7. Não Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou após essa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará antes de uma data específica. 8. Não Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para que ela inicie em uma data específica ou antes dessa data. Use essa restrição para se certificar de que uma tarefa não iniciará após uma data específica. Define o tipo de duração da tarefa 1. Duração fixa 2. Trabalho fixo 3. Unidades fixas Ao atribuir recursos adicionais a uma tarefa a duração será reduzida para refletir a adição dos recursos. Se desejar que a duração de uma tarefa permaneça a mesma independentemente dos recursos atribuídos, desmarque a caixa de seleção Com Empenho Alterar a duração de uma tarefa A duração de cada tarefa é determinada pela disponibilidade de recursos e, mais importante ainda, pela fórmula duração = trabalho/recursos. Se você atribuir recursos e o Microsoft Project utilizará essa fórmula como base para toda a programação. Vejamos os Tipos de Tarefas: - Fixed Units - Unidades Fixas (padrão) - Fixed Duration - Duração Fixa - Fixed Work - Trabalho Fixo Use os tipos de tarefas para tornar a programação mais exata e para obter as informações necessárias. Para escolher o tipo de tarefa correto, determine as informações fixas da tarefa. Por exemplo, se você encaminhasse uma proposta para uma análise de 5 dias, independentemente da quantidade de 30

31 analisadores, crie uma tarefa de duração fixa. Deixe o Project calcular as informações necessárias à tarefa. Por exemplo, vamos supor que "Pintar as paredes" seja uma tarefa de 5 dias, de duração fixa, com três recursos atribuídos, mas você precisa remover um deles. Quando você remover o recurso, o Project recalculará as unidades dos recursos restantes e mostrará o período extraordinário em que eles precisarão trabalhar para pintar as paredes em 5 dias. 1. Fixed Units - Unidades Fixas Nesse tipo de tarefa, as unidades determinam a alocação de um recurso para uma tarefa: em unidades de 100%, uma pessoa trabalha em tempo integral; em unidades de 50%, a pessoa trabalha meio-período e assim, sucessivamente. Como padrão, as unidades são fixas, significando que a alocação permanecerá com o valor unitário definido por você. Quando você altera as atribuições de recursos, o Project ajusta a duração. Por exemplo, vamos supor que você atribua dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Se você atribuir posteriormente outros dois pintores em tempo integral, o Project reduzirá a duração para 2 dias. Se você ajustar o trabalho para recursos individuais, o Project recalculará e modificará a duração total para a tarefa. 2. Fixed Work - Trabalho Fixo Quando você define uma tarefa para um Trabalho Fixo, o Project não calcula o trabalho para a tarefa ou recursos. Em vez disso, à medida que você alterar as atribuições de recursos, o Project calculará a duração. Por exemplo, se você atribuísse dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias e depois atribuísse à tarefa outros dois pintores em tempo integral, o Project reduziria a duração para 2 dias. Se você ajustar a duração da tarefa, o Project ajustará as unidades de cada recurso. Por exemplo, se você aumentar agora a duração, de 2 dias para 4 dias, o Project definirá as unidades de cada recurso com 50%, de modo que cada recurso trabalhe somente meio-período. 3. Fixed Duration - Duração Fixa Quando a duração é fica, ela permanece com o valor que você inserir, e o Project calculará as unidades de recursos à medida que você alterar o trabalho das atribuições. Por exemplo, vamos supor que você atribua dois pintores em tempo integral para pintar as paredes em 4 dias. Posteriormente, você atribui outros dois pintores em tempo integral O Project defini as unidades para cada pintor com 50%, porque quatro pintores só precisam trabalhar meio-período para terminar as paredes em 4 dias. Se você ajustar a duração da tarefa, o Project calculará o trabalho. Em nosso exemplo de pintura, o trabalho total para a tarefa é de 64 horas (4 pintores * 4 dias * 4 horas por dia). Se você alterar a duração da tarefa para 2 dias, o Project recalculará o trabalho total: quatro pintores trabalhando meio-período durante 2 dias são 32 horas. Alterar a duração de uma tarefa 1. Se necessário, adicione a tarefa ao plano do projeto. Consulte Criar tarefas únicas e recorrentes para obter todas as instruções. 2. Na coluna Duração para a tarefa, digite a duração em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (w) ou meses (mo). OBSERVAÇÃO O Project não converterá as unidades se você alterá-las. Por exemplo, se a duração for de 1 dia e se você quiser expressá-la em horas, primeiro será preciso calcular o número de horas de trabalho em um dia e depois inserir o novo valor em horas. 3. Se a nova duração for uma estimativa, digite um ponto de interrogação (?) depois dela. 31

32 4. Pressione ENTER. OBSERVAÇÃO No Project 2010, você pode alterar a duração de uma tarefa de resumo (também chamada de "tarefa de rede") sem alterar suas subtarefas. Se a duração da tarefa de resumo ficar diferente da duração total de suas subtarefas, a diferença aparecerá como uma linha vermelha na parte gráfica do modo de exibição. Alterar as unidades padrão 1. Clique em a guia Arquivo e clique em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agenda no painel esquerdo. 3. Na caixa Duração inserida em, selecione uma unidade de duração. Permitir durações estimadas Alguns projetos podem não usar durações estimadas para tarefas agendadas automaticamente. Se o seu projeto não usar durações estimadas e se você digitar um ponto de interrogação na coluna Duração, o valor não será considerado como uma estimativa. Para habilitar durações estimadas em seu projeto, siga este procedimento: 1. Clique em a guia Arquivo e clique em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agenda no painel esquerdo. 3. Marque a caixa de seleção Mostrar que tarefas agendadas têm durações estimadas. Fazer estimativas melhores Compreender o passado Para aumentar a exatidão das suas estimativas de duração de tarefas, use sua própria experiência e a de pessoas que trabalharam em projetos e tarefas similares. Faça perguntas como estas: Quanto tempo a tarefa levou? Quais foram os desafios encontrados? O que você faria diferente se tivesse que fazer isso de novo? Observe quaisquer diferenças entre a nova tarefa e as tarefas anteriores e leve-as em consideração ao estiver a duração de uma tarefa. DICA Para entrar em contato com outros gerentes de projeto, consulte grupos de gerenciamento de projeto em sites de redes sociais como o Facebook ou o Twitter. Compreender o presente: Quem e o quê Inclua as considerações a seguir para fazer uma estimativa das durações da tarefa: As durações podem depender da experiência da pessoa que executa a tarefa. Uma pessoa altamente experiente, às vezes, pode concluir determinadas tarefas mais rapidamente do que uma pessoa menos experiente. Revise as estimativas quando o trabalho for iniciado. Você saberá mais sobre as tarefas nesse momento. Usar PERT Você também pode obter suas estimativas comparando as durações otimistas, pessimistas e esperadas. Às vezes, isso é conhecido como análise PERT. 32

33 3.5 - Vincular tarefas no seu projeto Depois que tarefas são criadas em um projeto, é necessário vinculá-las para mostrar as relações entre elas. Vincular tarefas cria dependências entre tarefas. DICA Você também pode mostrar as relações entre vários projetos vinculando as tarefas entre os projetos ou usando dependências interprojetos. Vincular tarefas no modo de exibição Gráfico de Gantt 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da Tarefa, selecione duas ou mais tarefas que deseja vincular, na ordem que deseja vinculálas. Para selecionar tarefas próximas entre si, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na primeira e na última tarefa que deseja vincular. Para selecionar tarefas não próximas entre si, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas tarefas que deseja vincular. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique no botão Vincular Tarefas. O Project cria um vínculo de tarefa término-ao-início, por padrão. Você pode alterar esse vínculo de tarefa início-ao-início, término-ao-término ou início-ao-término. Vincular tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Diagrama de Rede. 2. Posicione o ponteiro no centro da caixa de tarefas predecessoras. 3. Arraste a linha até a caixa de tarefas sucessoras. Vincular tarefas no modo de exibição Calendário 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Calendário. 33

34 2. Posicione o ponteiro na barra de calendário da tarefa predecessora. 3. Arraste a linha até a barra de calendário da tarefa sucessora. Ativar e desativar a vinculação automática Você pode configurar o Project 2010 para que, ao inserir uma tarefa entre tarefas vinculadas, a nova tarefa seja vinculada automaticamente às tarefas próximas. Isso se chama vinculação automática. Por exemplo, se você tem três tarefas com vínculos término-ao-início e adiciona uma nova tarefa entre elas, a nova tarefa recebe um vínculo término-ao-início com as tarefas acima e abaixo dela. Por padrão, a vinculação automática está desabilitada. Siga estas etapas para ativá-la. 1. Clique na a guia Arquivo e clique em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar e role até a seção Opções de agendamento neste projeto. 3. Para ativar a vinculação automática, marque a caixa de seleção Vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas. Para desativar a vinculação automática novamente, desmarque essa caixa de seleção. Sobre a vinculação de tarefas Quando você vincula tarefas no Project, o tipo de vínculo padrão é término-ao-início. No entanto, um vínculo término-ao-início não funciona em todos os casos. O Project fornece os seguintes tipos adicionais de vínculos de tarefas para você poder modelar seu projeto de maneira realista: TIPO DE VÍNCULO Término-a- Início (TI) EXEMPLO DESCRIÇÃO A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a tarefa da qual ela depende (A) não for concluída. Por exemplo, se você tiver duas tarefas, "Cavar fundação" e "Despejar concreto," a tarefa "Despejar concreto" não poderá ser iniciada até "Cavar fundação" ser concluída. Início-a- Início (II) A tarefa dependente (B) não poderá ser iniciada enquanto a tarefa da qual ela depende (A) não for iniciada. A tarefa dependente poderá ser iniciada a qualquer momento depois que a tarefa da qual ela depende for iniciada. O tipo de vínculo II não exige que as duas tarefas sejam iniciadas ao mesmo tempo. Por exemplo, se houver duas tarefas, "Despejar concreto" e "Nivelar concreto," "Nivelar concreto" não pode iniciar enquanto "Despejar concreto" não for iniciada. 34

35 Término-a- Término (TT) Início-a- Término (IT) A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a tarefa da qual ela depende (A) seja concluída. A tarefa dependente poderá ser concluída a qualquer momento depois que a tarefa da qual ela depende for concluída. O tipo de vínculo TT não exige que as duas tarefas sejam concluídas ao mesmo tempo. Por exemplo, se houver duas tarefas, "Instalar fiação" e "Inspecionar parte elétrica," "Inspecionar parte elétrica" não pode ser concluída enquanto "Instalar fiação" não for concluída. A tarefa dependente (B) não pode ser concluída até que a tarefa da qual ela depende (A) seja iniciada. A tarefa dependente poderá ser concluída a qualquer momento depois que a tarefa da qual ela depende for iniciada. O tipo de vínculo IT não exige que a tarefa dependente seja concluída ao mesmo tempo em que a tarefa da qual ela depende é iniciada. Por exemplo, as estruturas do telhado de seu projeto de construção são construídas fora do local. Duas tarefas de seu projeto são "Entrega de estrutura" e "Montar telhado". A tarefa "Montar telhado" não pode ser concluída até que a tarefa "Entrega de estrutura" seja iniciada. Sobre a vinculação de tarefas agendadas manualmente Quando você vincula uma tarefa agendada manualmente a outra tarefa, o Project respeita o tipo de vínculo e coloca a tarefa agendada manualmente em relação à outra tarefa. Por exemplo, a tarefa sucessora com um vínculo término-ao-início é mostrada como se estivesse começando quando a predecessora é concluída. Entretanto, você pode configurar o Project 2010 para que uma tarefa agendada manualmente não se mova ao ser vinculada a outra tarefa: Clique na a guia Arquivo e clique em Opções. 1. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar e role até a seção Opções de agendamento neste projeto. 2. Desmarque a caixa de seleção Atualizar tarefas Agendadas Manualmente ao editar vínculos Desativar uma tarefa O Microsoft Project Professional 2010 permite cancelar uma tarefa, mas mantém um registro dela no plano de projeto. Isso se chama desativar a tarefa. Ela permanece no plano de projeto, mas não prejudica a disponibilidade dos recursos, a agenda do projeto ou a maneira como outras tarefas são agendadas. OBSERVAÇÃO A desativação de tarefas é um recurso disponível somente no Project Professional. Por que você quer desativar uma tarefa? Em primeiro lugar, ela pode ajudá-lo a modelar os efeitos das restrições de agenda ou de recurso no projeto sem excluir as tarefas permanentemente. Além disso, tarefas inativas permanecem no plano de projeto, oferecendo um registro das tarefas canceladas e permitindo reativá-las se as circunstâncias mudarem. 35

36 OBSERVAÇÃO A desativação não é uma boa maneira de arquivar as tarefas concluídas, porque pode ter efeitos imprevistos na agenda restante. Em vez disso, marque as tarefas como concluídas. Desativar uma tarefa 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na parte de tabela do modo de exibição, selecione o número da tarefa que deseja desativar. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Desativar. A tarefa inativa fica na lista de tarefas, mas o texto é esmaecido e tachado. Para reativar uma tarefa, selecione a tarefa inativa e clique em Desativar Etapa 3: Estruturar o projeto Para tornar a lista de tarefas mais organizada e legível basta recuar e recuar para a esquerda as tarefas do projeto para criar uma estrutura das tarefas de resumo e das subtarefas. Ao contrário das versões anteriores, o Project 2010 permite começar com uma lista de tarefas de resumo e criar subtarefas para elas, em vez do contrário. Organizar em estrutura de tópicos as tarefas em subtarefas e tarefas de resumo Você pode dividir a lista de tarefas para que ela fique mais organizada e legível apenas recuando e recuando para a esquerda as tarefas do projeto para criar uma estrutura de tópicos das tarefas de resumo (também conhecidas como "tarefas de rede") e subtarefas. Escolher um método para organizar suas tarefas Ao organizar as tarefas para um projeto, você pode agrupar aquelas que compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de tempo em uma tarefa de resumo. Em algumas ocasiões, gerentes de projeto referem-se a tarefas de resumo como "tarefas de rede". É possível usar as tarefas de resumo para mostrar as fases e subfases importantes do projeto. As tarefas de resumo resumem os dados de suas subtarefas, que são as tarefas agrupadas abaixo delas. Você pode recuar as tarefas em quantos níveis for necessário para refletir a organização de seu projeto. Existem dois métodos para organizar sua lista de tarefas: Com o método de cima para baixo, você identifica as fases importantes e divide as fases em tarefas individuais. O método de cima para baixo fornece a você uma versão do plano assim que você decide sobre as fases importantes. OBSERVAÇÃO Se você conseguir pensar em tarefas que não se encaixam nas fases definidas, provavelmente estará pulando uma fase. 36

37 Com o método de baixo para cima, você lista todas as tarefas possíveis primeiro e depois agrupa essas tarefas em fases. Depois que escolher um método para organizar as tarefas, você poderá começar a organizá-las em estrutura de tópicos, em tarefas de resumo e subtarefas no Project. Criar tarefa de resumo e subtarefas Crie uma estrutura de tópicos para suas tarefas recuando ou recuando para a esquerda as tarefas para criar as tarefas de resumo e as subtarefas. Por padrão, as tarefas de resumo estão em negrito e recuadas para a esquerda, e as subtarefas são recuadas abaixo delas. Lembre-se de que uma tarefa de resumo também pode ser uma subtarefa de outra tarefa acima dela. 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique na linha da tarefa que deseja recuar como uma subtarefa ou recuar para a esquerda como uma tarefa de resumo. 2. Na Faixa de Opções, no grupo de tarefas, clique em Recuo para recuar a tarefa e transformá-la em uma subtarefa. DICA Você pode, rapidamente, recuar ou recuar para a esquerda uma tarefa com o mouse. Aponte para a primeira letra do nome da tarefa. Quando o ponteiro se transformar em uma seta com duas pontas, arraste a tarefa na direção em que deseja recuá-la: para a direita ou para a esquerda. AVISO A atribuição de recursos a tarefas de resumo pode criar durações e valores de atribuição imprevisíveis. Se você tiver o mesmo recurso atribuído à tarefa de resumo e à sua subtarefa, não poderá resolver uma superalocação caso a tarefa de resumo seja agendada automaticamente.além disso, campos como %Conc são normalmente usados em tarefas de resumo para indicar o andamento de todas as subtarefas. No entanto, se também houver uma atribuição na tarefa de resumo, %Conc será usado para controlar o andamento feito em subtarefas *e* o andamento a partir da atribuição de resumo. Sob essas circunstâncias, o Project pode não conseguir controlar o andamento específico de forma precisa. OBSERVAÇÕES Para desfazer a estrutura de tópicos, recue para a esquerda todas as subtarefas e tarefas de resumo de nível inferior, até que todas as tarefas fiquem no mesmo nível na estrutura de tópicos. É fácil reorganizar as fases do projeto em seu cronograma com estruturas de tópicos. Quando você move ou exclui uma tarefa de resumo, todas as subtarefas associadas a ela também são automaticamente movidas ou excluídas. Quando você exclui uma tarefa de resumo, o Project exclui automaticamente suas subtarefas. Para excluir uma tarefa de resumo e manter suas subtarefas, primeiro será necessário recuar as subtarefas para a esquerda até o mesmo nível da tarefa de resumo. Quando você reorganiza uma lista de tarefas, os números de estruturas de tópicos dos itens listados são alterados. Esses números são atualizados automaticamente quando você move, adiciona ou exclui tarefas, uma vez que refletem a estrutura atual da lista de tarefas. Se você estiver usando um sistema de numeração personalizado que foi inserido manualmente, seus números não serão atualizados automaticamente. Você precisa ajustar manualmente os números para refletir o novo local da tarefa se ela for movida. A organização das tarefas em uma ordem hierárquica não cria automaticamente dependências entre tarefas. Para criar dependências entre tarefas, as tarefas deverão estar vinculadas. Depois que você reorganizar as tarefas vinculadas no cronograma de estrutura de tópicos, as dependências entre tarefas definidas anteriormente poderão não ser mais relevantes, e talvez seja preciso atualizá-las. 37

38 Saber mais sobre como os valores de tarefa de resumo são calculados Nem todos os valores da tarefa de resumo mostram o total combinado dos valores de suas subtarefas. Embora alguns valores da tarefa de resumo (como custo e trabalho) representem os valores totais das subtarefas, outros (como duração e linha de base) não. Por exemplo, o Project calcula a duração de uma tarefa de resumo como o período útil total entre a data de início mais antiga e a data de término mais recente de suas subtarefas. Estas informações sobre a tarefa resumem o período entre a data de início mais antiga e a data de término mais recente de todas as subtarefas inclusas. Não mostram a soma de todas as durações das subtarefas. Uma vez que o Project calcula os valores das tarefas de resumo, a maioria deles não pode ser editada. Se for necessário alterar os valores de uma tarefa de resumo, como a duração, atualize as subtarefas individuais. Os valores da tarefa de resumo serão, portanto, recalculados. Por que os botões de estrutura de tópicos não estão funcionando? Pode haver vários motivos para que os botões de estrutura de tópicos aparentemente não estejam funcionando corretamente. Você pode estar tentando recuar para a esquerda uma tarefa que já tenha sido recuada para a esquerda até o máximo possível (ou que seja de primeiro nível). As tarefas no primeiro nível da estrutura de tópicos não podem ser recuadas para a esquerda. Recue as tarefas que deseja incluir como subtarefas na tarefa de resumo de primeiro nível. Você pode estar tentando mover uma tarefa contida em um projeto consolidado (ou projeto mestre). Ao trabalhar com projetos consolidados, você não pode recuar para a esquerda uma tarefa além do nível da subtarefa de uma tarefa de resumo. Você pode estar tentando recuar ou recuar para a esquerda atribuições, não tarefas Os modos de exibição Uso de Recursos e Uso da Tarefa exibem atribuições de tarefa e recurso com recuos semelhantes aos das subtarefas. Embora as atribuições possam ser mostradas ou ocultas juntamente com as subtarefas, não podem ser recuadas ou recuadas para a esquerda. Você pode estar trabalhando em um modo de exibição que não use os botões de estrutura de tópicos Os botões de estrutura de tópicos só funcionam quando Gráfico de Gantt, Planilha de Tarefas ou Uso da Tarefa for o modo de exibição ativo. Se você estiver usando um desses modos e os botões de estrutura de tópicos não funcionarem, verifique se as suas tarefas de resumo estão visíveis. Clique em a guia Arquivoe clique em Opções. Na página Opções do Project, selecione Avançado. Em Exibir opções deste projeto, marque a caixa de seleção Mostrar tarefa de resumo do projeto. Você pode ter suas tarefas classificadas sem manter sua estrutura de tópicos Se as suas tarefas estiverem atualmente classificadas sem sua estrutura de tópicos, os botões de estrutura de tópicos não estarão disponíveis. Para manter a estrutura de tópicos ao classificar suas tarefas, na guia Exibir, clique em Classificar no grupo Dados e selecione Classificar Por. Na caixa de diálogo Classificar Por, verifique se a caixa de seleção Manter a estrutura de tópicos está marcada. 38

39 Você pode agrupar as suas tarefas Para remover o agrupamento, na guia Exibir, no grupo Dados, clique em Nenhum Grupo na caixa Agrupar Por. Use o planejamento hierárquico para criar tarefas de resumo (ou fases) Com o método de planejamento hierárquico, você identifica as fases importantes (ou tarefas de resumo) primeiro e divide as fases em tarefas individuais, em vez do contrário. Às vezes você precisa do panorama de um projeto para planejar suas etapas. O importante a lembrar ao criar tarefas de resumo hierárquicas no Project 2010 é que quando uma tarefa de resumo é manualmente agendada, ela não acumula automaticamente as durações das tarefas individuais (às vezes chamadas de subtarefas). Etapa um: criar uma tarefa de resumo (ou fase) A primeira etapa do planejamento hierárquico é criar tarefas de resumo de alto nível (ou fases) com uma estimativa de quanto tempo essas tarefas de resumo durarão. Por exemplo, a estimativa pode ser um orçamento para o tempo que o departamento pode dedicar a uma fase específica de um projeto maior sem conhecer os detalhes das tarefas que estão abaixo das fases. 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Insira uma nova tarefa. Essa tarefa será a tarefa de resumo desta fase do projeto. 3. Siga um destes procedimentos: No campo Duração desta tarefa, digite uma duração (por exemplo, 20d). Insira a data de início ou de término de uma fase se você não souber exatamente quanto tempo ela irá durar. Se não inserir uma duração, data de início ou de término, você não poderá criar uma fase hierárquica. Porém, depois de criar uma tarefa de resumo sem duração, data de início ou de término, você pode adicionar essas informações posteriormente para tornar a tarefa de resumo uma fase hierárquica. OBSERVAÇÃO Esse tipo de agendamento hierárquico é um novo recurso do Project Nas versões anteriores do Microsoft Project, você não pode adicionar duração, horas de início e de término a tarefas de resumo. Etapa 2: Adicionar tarefas abaixo da tarefa de resumo 1. Insira tarefas abaixo da tarefa de resumo (ou fase) que você criou na primeira etapa. 2. Selecione todas as tarefas abaixo da tarefa de resumo e crie um recuo. Quando você cria tarefas de resumo hierárquico, as tarefas que estão abaixo da tarefa de resumo não são resumidas. A barra de resumo da tarefa de resumo é dividida, com a barra inferior acumulando os valores de duração de subtarefas para comparação com a forma em que a duração da tarefa de resumo foi criada inicialmente. 39

40 Por exemplo, no gráfico abaixo, a parte inferior da barra de resumo da fase de Desenvolvimento mostra que todas as três subtarefas estão dentro do orçamento original para a fase. A metade superior da barra mostra a estimativa hierárquica original. Etapa três: ajustar a agenda de cima para baixo Uma vez criadas as tarefas de resumo e suas subtarefas, inevitavelmente você terá de ajustá-las. Felizmente, ajustar um agendamento ou fase com o método hierárquico é tão fácil quanto arrastar e soltar tarefas até que estejam em conformidade com o plano inicial ou orçamento da fase. Considere as seguintes dicas para ajustar o agendamento hierárquico: PARA FAZER ISTO Agendar por data de término Agendar por data de início Mover uma tarefa agendada além da tarefa de resumo Ajustar a tarefa de resumo Aumentar o orçamento Outros problemas de agendamento Ajustar a cor das barras EXECUTE ESTA AÇÃO Especifique apenas uma data de término para a tarefa de resumo. O Project tentará alinhar as tarefas vinculadas ou pretendidas à data de término da tarefa de resumo. Especifique apenas uma data de início para a tarefa de resumo. O Project tentará alinhar as tarefas vinculadas ou pretendidas à data de início da tarefa de resumo. Tarefas agendadas além da tarefa de resumo fazem uma barra vermelha ser exibida abaixo da barra da tarefa de resumo para informar que a fase está acima do orçamento. Você pode arrastar a tarefa acima do orçamento para um ponto anterior ao início da tarefa de resumo para solucionar o problema. Se tarefas se estenderem além do orçamento original da tarefa de resumo, arraste a borda direita da barra de resumo. Se estiver usando a tarefa de resumo para definir um orçamento simples para uma fase, você pode usar o mouse para mover a data de início ou a duração. O Project põe um sublinhado vermelho sob todos os problemas de agendamento. Mova o ponteiro em cima de qualquer tarefa sublinhada para saber mais sobre o problema de agendamento. Na guia Formato, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique em um estilo Etapa 4: Criar calendários Depois que você tiver uma ideia melhor do que precisa ser feito e de como todas as partes se relacionam em seu projeto, você poderá começar a ajustar a agenda. Você pode definir calendários para o projeto inteiro, tarefas específicas e recursos que funcionam no projeto. Definir períodos de trabalho, férias e feriados para o projeto Você pode usar o calendário do projeto para refletir os dias e as horas úteis gerais do seu projeto, além de períodos de folga regulares (como finais de semana e noites) e folgas especiais (como feriados). 40

41 Adicionar um dia de férias a um recurso 1. Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. 2. Na caixa de diálogo Alterar Período de Trabalho, clique no recurso cujo calendário você deseja alterar na lista Para o calendário. 3. Clique na guia Exceções. 4. Digite um nome descritivo para a exceção, como Dia de férias e as horas de início e de término para o horário em que a exceção ocorrerá. 5. Se a exceção tiver de ser repetida durante um período da agenda, clique em Detalhes. 6. Em Padrão de recorrência, selecione a frequência entre Diariamente e Anualmente e selecione detalhes adicionais sobre o padrão de recorrência. OBSERVAÇÃO Os detalhes do padrão de recorrência são alterados, dependendo se você quiser criar um padrão diário, semanal, mensal ou anual. 7. Em Intervalo de recorrência, escolha a hora de início da exceção usando a caixa Início e selecione Termina após ou Termina em. 8. Digite ou selecione as informações apropriadas, com base na sua seleção de hora de término. Se você tiver selecionado Terminar após, digite ou selecione o número de ocorrências da tarefa. Se tiver selecionado Terminar em, digite ou selecione a data em que você deseja que a tarefa recorrente termine. Qualquer tarefa a qual este recurso for atribuído será agendada próxima ao dia de férias ao, tipicamente, estender o número de dias necessários para a conclusão da tarefa. Adicionar um feriado ao calendário de um projeto OBSERVAÇÃO O Project não inclui um calendário de feriados predefinido. Para adicionar os feriados da sua organização a um projeto, especifique um de cada vez no calendário do projeto. Se você planeja usar essa agenda de feriados para vários projetos, considere transformar o projeto em um modelo ou adicionar o calendário ao arquivo global. Se estiver usando o Project Professional, solicite ao seu administrador do servidor a adição do calendário ao modelo global da empresa. 1. Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. 2. Na lista Para o calendário, clique no calendário que você deseja alterar. O calendário do projeto atual é seguido por (Calendário do Projeto). O padrão é Padrão (Calendário do Projeto). Também é possível escolher 24 Horas ou Turno da Noite. 3. Na caixa de diálogo Alterar Período de Trabalho, clique na guia Exceções. 41

42 4. Digite um nome descritivo para a exceção, como Feriado da Empresa e as horas de início e de término para o horário em que a exceção ocorrerá. 5. Se a exceção tiver de ser repetida durante um período da agenda, clique em Detalhes. 6. Em Padrão de recorrência, selecione a frequência entre Diariamente e Anualmente e selecione detalhes adicionais sobre o padrão de recorrência. Os detalhes do padrão de recorrência serão alterados, caso você queira criar um padrão diário, semanal, mensal ou anual. OBSERVAÇÃO Os detalhes do padrão de recorrência são alterados, dependendo se você quiser criar um padrão diário, semanal, mensal ou anual. 7. Em Intervalo de recorrência, escolha a hora de início da exceção usando a caixa Início e selecione Termina após ou Termina em. 8. Digite ou selecione as informações apropriadas, com base na sua seleção de hora de término. Se você tiver selecionado Terminar após, digite ou selecione o número de ocorrências da tarefa. Se tiver selecionado Terminar em, digite ou selecione a data em que você deseja que a tarefa recorrente termine. Qualquer tarefa agendada em torno do feriado será automaticamente reagendada para levar em consideração o período de folga do feriado. Definir os períodos de trabalho para recursos ou tarefas no projeto O procedimento a seguir se aplica à alteração de qualquer calendário em seu projeto, incluindo o projeto padrão, um calendário de recursos específico ou um calendário da tarefa. OBSERVAÇÃO O Project não inclui um calendário de feriados predefinido. Para adicionar os feriados da sua organização a um projeto, especifique um de cada vez no calendário do projeto. Se você planeja usar essa agenda de feriados para vários projetos, considere transformar o projeto em um modelo ou adicionar o calendário ao arquivo global. Se estiver usando o Project Professional, solicite ao seu administrador do servidor que o adicione ao modelo global da empresa. 1. Clique na guia Projeto e, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. 2. Na lista Para o calendário, clique no calendário que você deseja alterar. O calendário do projeto atual é seguido por (Calendário do Projeto). O padrão é Padrão (Calendário do Projeto). Também é possível escolher 24 Horas ou Turno da Noite. OBSERVAÇÃO Se quiser criar um novo calendário em vez de alterar o padrão, clique em Criar Novo Calendário, digite um nome para o calendário e decida se deseja criar um novo calendário base ou criar um calendário baseado em uma cópia de outro calendário. É possível usar esse recurso para personalizar o calendário do seu projeto de acordo com as necessidades da sua empresa (como a criação de uma semana de trabalho que inclua dias de final de semana). 3. Para alterar a semana de trabalho padrão para o calendário do projeto, para o calendário do recurso ou para um novo calendário criado, clique na guia Semanas de Trabalho. 4. Na guia Semanas de Trabalho, você poderá escolher ou criar uma agenda de semana de trabalho adicional para um intervalo de dias que diferem do dia útil padrão, como uma agenda de verão para trabalhos externos ou uma semana de trabalho que inclua dias de final de semana. Na tabela Períodos de trabalho, digite um 42

43 nome descritivo na coluna Nome para a nova agenda da semana de trabalho, como Estrada em Obras e insira as horas de início e de término para o período em que o agendamento adicional ocorrerá. 5. Clique em Detalhes. 6. Na caixa de diálogo Detalhes de, selecione um dia de cada vez que você deseja alterar de dia útil para dia não útil, ou vice-versa, e selecione uma das opções a seguir: Usar períodos de trabalho Padrão para estes dias Escolha os dias que devem usar os períodos de trabalho padrão, que são de segunda-feira a sexta-feira, das 8h às 12h e das 13h às 17h, e o período de folga nos fins de semana. Definir dias para o período de folga Escolha os dias em que nenhum trabalho pode ser agendado. Por exemplo, se ninguém em sua organização trabalha na sexta-feira, selecione Sexta-feira e Definir dias para o período de folga. Definir dias para os períodos de trabalho específicos Para definir os períodos de trabalho para os dias selecionados em toda a agenda, digite os horários em que deseja que o trabalho comece nas caixas De e os horários em que deseja que o trabalho termine nas caixas Para. Por exemplo, se houver pessoas em sua organização que trabalhem aos sábados, selecione Sábado e selecione Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos. OBSERVAÇÕES Se você estiver usando o Project Professional para fazer alterações nas informações da agenda para um recurso da empresa, primeiro deverá fazer o check-out do recurso. Também é possível atualizar as alterações feitas nos calendários do recurso usando o Project Server. Calendários de período de trabalho não se aplicam a recursos materiais. Calendários da tarefa e do recurso substituem o calendário do projeto. Dessa forma, você pode escolher o período de férias para diferentes recursos cujos calendários se baseiem no mesmo calendário do projeto. Ao mesmo tempo, se você precisar fazer a mesma alteração no calendário de todos, como um feriado, poderá aplicar o calendário do projeto em vez de alterar o calendário de cada recurso. Você pode usar as horas de trabalho no calendário do projeto para ajudar a acomodar trabalho em tarefas não relacionadas ao projeto. Se membros da equipe puderem dedicar seis horas por dia em tarefas do projeto de forma realística, com as outras duas horas dedicadas a reuniões e tarefas administrativas, você poderá refletir isso indicando a disponibilidade do recurso como seis horas por dia no calendário do projeto. Alterar a disponibilidade do recurso sem usar um calendário Se você estiver trabalhando com tarefas agendadas automaticamente, poderá alterar a disponibilidade de um recurso sem alterar o calendário desse recurso. Com exceção dos efeitos do calendário do projeto, a disponibilidade também é refletida por período de trabalho de um recurso, datas de disponibilidade de início e de término e qualquer disponibilidade de unidade que varie em períodos de tempo diferentes. O Project usa essas informações para determinar se um recurso está superalocado. Isso será útil se você souber que um recurso estará disponível para trabalhar por um determinado período em uma tarefa específica, mas não quiser alterar a disponibilidade do recurso para outras tarefas do projeto. Se você estiver usando o Project Professional para alterar informações da agenda para um recurso da empresa, primeiro deverá fazer o check-out do recurso. Também é possível atualizar as alterações feitas nos calendários do recurso usando o Project Server. 1. Clique na guia Exibir e, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de recursos. 43

44 2. Clique com o botão direito do mouse no nome do recurso e clique em Informações sobre o Recurso. 3. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Geral. 4. No campo Disponível de, insira a data de início do recurso no projeto. 5. No campo Disponível até, insira a data de término do recurso no projeto. 6. No campo Unidades, digite o número de unidades máximas com o qual este recurso está disponível durante este período de tempo. Você pode inserir unidades máximas como uma porcentagem (por exemplo, 50%, 100% ou 300%) ou como um número decimal (por exemplo, 0.5, 1 ou 3). Para ajustar a atribuição de um único recurso a um esforço de tempo integral, no campo Unidades para o recurso desejado, digite ou selecione 100%. Para ajustar a atribuição de um único recurso ao esforço de meio período, digite ou selecione uma porcentagem menor do que 100 para refletir o nível de esforço de meio período em que esse recurso trabalhará. Por exemplo, se o recurso irá trabalhar nessa tarefa em meio período, digite 50%. Para ajustar a atribuição de unidade de um grupo de vários recursos, digite uma porcentagem que represente o nível de esforço para esse grupo de recursos. Por exemplo, se o grupo de recursos for Operadores, com três recursos nesse grupo, e se você desejar atribuir todos eles em período integral, digite 300%. OBSERVAÇÕES Embora a tabela Disponibilidade do Recurso da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso altere as unidades máximas de um recurso durante a vida de um projeto, não altere taxas de recurso com o tempo. Você pode inserir taxas diferentes para um recurso em uma tabela de taxas de custo. A tabela Disponibilidade do Recurso ajusta a disponibilidade de unidade máxima em um projeto e as delimitações do trabalho ajustam os níveis de variação de trabalho em uma atribuição específica. Você pode inserir uma data no campo Disponível até sem inserir uma data no campo Disponível de. Visão geral dos calendários do Project O Project usa vários calendários para determinar a disponibilidade do recurso e a maneira como as tarefas são agendadas. Calendário do projeto Esse é o calendário usado para designar a agenda de trabalho padrão para todas as tarefas de um projeto. Calendário de recursos Para cada recurso inserido, o Project criará calendários de recursos individuais baseados nas configurações do calendário Padrão. Você pode modificar esses calendários clicando em Alterar Período de Trabalho na guia Geral da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. Você também pode criar e atribuir calendários de recursos para recursos individuais ou grupos de recursos para indicar horas de trabalho específicas. Por exemplo, você pode atribuir um recurso ao turno de plantão ou ao turno da noite. Você pode editar os calendários dos recursos para indicar o período de folga, como férias e licenças. 44

45 OBSERVAÇÃO Se você estiver usando o Project Professional, primeiro deverá fazer o check-out do recurso. Calendário de tarefas As tarefas são agendadas com base nos períodos de trabalho no calendário do projeto. No entanto, você pode personalizar os períodos de trabalho a partir do calendário do projeto em um calendário de tarefas se tiver tarefas que tenham de ser concluídas em períodos diferentes, especialmente aquelas que são independentes de recursos. Um calendário de tarefas é especialmente útil para o equipamento que executa e conclui tarefas à noite e nos finais de semana, designados como período de folga no calendário do projeto. Calendário base Um calendário base é usado como modelo em que o calendário do projeto, o calendário de recursos e o calendário de tarefas se baseiam. O Project oferece três calendários base: Padrão (dias da semana, das 8h às 17h, com uma hora de almoço) 24 Horas Turno da Noite OBSERVAÇÃO Se você estiver usando o Project Professional com o Project Server, não poderá editar o calendário do projeto de forma direta, nem poderá definir qualquer período de folga, como períodos de férias. Nesse caso o calendário do projeto é definido pelo modelo global da empresa. Somente alguém com permissões administrativas (por exemplo, o seu administrador do servidor) pode fazer o check-out de itens e alterá-los no modelo global da empresa. Lembre-se de que os calendários de período de trabalho e a disponibilidade do recurso não se aplicam a recursos materiais. DICA Se você configurar o mesmo calendário sempre que cria um novo projeto, considere salvar um projeto concluído como um modelo ou adicionar o calendário ao arquivo global Etapa 5: Salvar e publicar Periodicamente, você precisará salvar o projeto para preservar as alterações feitas, fazer uma cópia de backup ou criar um modelo que possa usar em outro projeto ou, até mesmo, publicar seu projeto no Project Server. Salvar um projeto Você pode salvar um plano de projeto em formatos de arquivo muito úteis, incluindo versões anteriores do Microsoft Project, pastas de trabalho do Microsoft Excel e modelos que podem ser usados para projetos futuros. Salvar seu projeto localmente 1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Salvar Como. 2. Na caixa de diálogo Salvar no Project Server, clique em Salvar como Arquivo. 3. Na caixa de diálogo Salvar Como Arquivo, siga um destes procedimentos: Para salvar todos os itens do modelo global da empresa, exceto para os campo personalizados, clique em Todos os campos personalizados e itens globais da empresa. Para salvar apenas os itens do modelo global da empresa que são usados neste projeto, clique em Apenas campos personalizados da empresa e itens globais da empresa carregados no momento. 4. Selecione um local para salvar o arquivo e clique em Salvar. Você pode salvar seu projeto em um formato de arquivo diferente. 1. Clique no a guia Arquivo. 2. Clique em Enviar e Salvar. 3. Em Tipos de Arquivo, clique em Salvar Projeto como Arquivo. 45

46 4. À direita, em Tipos de Arquivo do Project ou Outros Tipos de Arquivo, selecione o tipo de arquivo no qual você deseja salvar. Há dois métodos para salvar o arquivo de projeto em outro formato. Clique duas vezes no tipo de arquivo no qual você deseja salvar. Clique uma vez no tipo de arquivo que você deseja salvar e clique em. 5. Digite um nome para o arquivo. 6. Clique em Salvar. Você pode salvar um projeto nos seguintes formatos de arquivo: Project 2007 Project PDF (Portable Document Format) XPS (XML Paper Specification) Pasta de trabalho do Excel Texto delimitado por tabulação Delimitado por vírgula (CSV) XML Salvar um projeto como um modelo Para reutilizar um projeto existente como base de um novo projeto, é possível salvá-lo como um modelo. 1. Clique em a guia Arquivo e, em seguida, clique em Salvar como. 2. Usuários do Project Professional: Se o projeto que você deseja salvar como um modelo estiver salvo no Project Server, faça o seguinte: 1. Na caixa de diálogo Salvar no Project Server, clique em Salvar como Arquivo. 2. Na caixa de diálogo Salvar como Arquivo, clique em Apenas campos personalizados da empresa e itens do modelo global da empresa carregados no momento para salvar apenas os itens do modelo global da empresa usados nesse projeto. 3. Selecione a unidade e a pasta em que deseja salvar o modelo. 4. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo. 5. Na caixa Salvar como tipo, clique em Modelo (*.mpt) ou Modelos do Microsoft Project 2007 (*.mpt). 6. Clique em Salvar. 7. Marque as caixas de seleção dos dados que você deseja remover de seu arquivo de projeto e, em seguida, clique em Salvar. 46

47 OBSERVAÇÃO Você pode remover os dados da linha de base, os dados efetivos protegidos, as taxas de pagamento de recursos, as informações de custo fixo e o status de publicação da tarefa. Salvar um plano em PDF ou XPS Os formatos de arquivo PDF e XPS são uma forma popular de salvar e exibir um plano de projeto para que outras pessoas vejam, sem que elas precisem ter o Project instalado em seus computadores. 1. Clique em a guia Arquivo e em Compartilhar. 2. Clique em Criar Documento PDF/XPS e, em seguida, no lado direito, clique em Criar um PDF/XPS. 3. Na caixa de diálogo Procurar, selecione um nome e um local para o documento. 4. Na lista Salvar como tipo, selecione Arquivos PDF ou Arquivos XPS e clique em OK. 47

48 4 4 - Gerenciamento de Recursos Sem recursos, um projeto não poderia ser concluído. Os recursos, normalmente, são pessoas incluídas no plano de projeto, com ou sem tarefas atribuídas. No entanto, um recurso também poderia incluir algo que é usado para concluir um projeto, como equipamentos ou outros materiais (como cimento ou servidores Web) Etapa 1: Adicionar recursos Para poder gerenciar pessoas e outros recursos, primeiro, você precisa adicioná-los ao seu projeto. Lembre-se de que adicionar pessoas não é o mesmo que atribuir-lhes tarefas. Essa diferença costuma causar confusão quando se trabalha com qualquer gerenciamento de projeto de software. Adicionar recursos ao projeto Os recursos normalmente são pessoas incluídas no plano de projeto, com ou sem tarefas atribuídas. Entretanto, um recurso também poderia incluir qualquer item usado para concluir um projeto, incluindo equipamentos e outros materiais (como cimento ou servidores Web). Se você estiver usando o Project Professional que é conectado ao Project Server, terá acesso a outros tipos de recursos. Recursos da empresa Um recurso da empresa faz parte da lista de recursos para toda a organização. Dessa forma, cada um desses recursos pode ser compartilhado entre diversos projetos. Normalmente, a lista de recursos da empresa é gerenciada por um administrador, e cada gerente de projetos adiciona recursos a seus projetos conforme a necessidade. Recursos não empresariais Um recurso não empresarial, ou recurso local, não faz parte da lista de recursos para toda a organização. Nenhum outro gerente de projetos pode usar seus recursos não empresariais em seus projetos. Recursos genéricos Recursos genéricos são usados para especificar os requisitos de equipe para um projeto, como carpinteiros e desenvolvedores, ou uma equipe de recursos. 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. No campo Nome do Recurso, digite um nome para o recurso de trabalho, material ou genérico. 3. Se quiser designar grupos de recurso, no campo Grupo para o nome do recurso, digite o nome do grupo. 4. Especifique o tipo de recurso. Para especificar se esse recurso é um recurso de trabalho, no campo Tipo, clique em Trabalho. Para especificar se esse recurso é um recurso material, no campo Tipo, clique em Material. No campo Unidade do Material, digite a unidade (por exemplo, metros, toneladas ou caixas) para o recurso. Para especificar se esse recurso é um recurso de custo, no campo Tipo, clique em Custo. 48

49 5. No campo Unid. Máximas do recurso, digite o número total de unidades disponível desse recurso para esse projeto. O valor máximo de unidades especifica quanto desse recurso está disponível para esse projeto por exemplo, meio período ou múltiplos. Por exemplo, se você possuir um recurso disponível para o seu projeto dois dias por semana, será possível inserir um valor de unidades máximas de 40%. É possível usar as unidades máximas para especificar várias disponibilidades da designação de um recurso. Por exemplo, suponha que você possui um recurso chamado Engenheiros, um único recurso que representa três engenheiros na sua equipe. Você pode inserir as unidades máximas em Engenheiros como sendo 300%. É possível agendar os três engenheiros para trabalhar em tempo integral em um determinado momento sem o recurso Engenheiros ser superalocado. É possível inserir unidades máximas como uma porcentagem (50%, 100%, 300%) ou como um número decimal (0,5, 1, 3). OBSERVAÇÕES Para criar um recurso de orçamento, selecione o recurso, clique com o botão direito do mouse no nome do recurso e clique em Informações. Marque a caixa de seleção Orçamento. É possível adicionar um recurso de trabalho e informações associadas usando seu catálogo de endereços de MAPI, a partir do Active Directory ou a partir do Microsoft Office Project Server. Clique na guia Recurso e, no grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos. Clique em Criar Equipe da Empresa (somente Project Professional), Active Directory ou Catálogo de Endereços, Adicionar recursos da empresa ao projeto (somente Project Professional) 1. Clique na guia Recursos. No grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos. 2. Clique em Criar Equipe da Empresa. 3. Na caixa de diálogo Criar Equipe da Empresa, na caixa Filtros existentes, clique no filtro que deseja aplicar. O filtro listado dos recursos empresariais é exibido na coluna Recurso da empresa. Os recursos já atribuídos à sua equipe de projetos são listados na coluna Recursos do projeto. 4. Para procurar recursos disponíveis para trabalhar um determinado número de horas durante um intervalo específico, marque a caixa de seleção Disponível para trabalhar. Insira a quantidade de tempo que um recurso precisa para estar disponível trabalhar e selecione o intervalo de datas usando a caixas De e Até. 5. Na coluna Recurso da Empresa, clique no recurso da empresa que deseja adicionar ao seu projeto e clique em Adicionar. Para selecionar diversos recursos, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto clica em cada recurso. Para encontrar recursos da empresa que correspondam às qualificações e a outros atributos de um dos recursos existentes da sua equipe, selecione o recurso ao qual deseja encontrar um correspondente em Recursos do Projeto e clique em Coincidir. Para substituir um recurso existente por um recurso da empresa, na coluna Recurso do Projeto, selecione o recurso ou o recurso genérico que deseja substituir. Em Recurso da Empresa, selecione o novo recurso da empresa e clique em Substituir. Ao substituir um recurso, o recurso substituído não é removido se tiver concluído qualquer trabalho real. O recurso substituto será atribuído ao trabalho restante. 49

50 6. Para adicionar um recurso proposto à equipe de projeto, na coluna Reserva, clique em Proposto. 7. Para exibir um gráfico da disponibilidade de um recurso selecionado, clique em Gráficos. 8. Clique em OK. OBSERVAÇÕES Adicionar um recurso da empresa ao seu projeto permite apenas que você atribua o recurso a uma tarefa no seu projeto. Não é possível fazer alterações aos atributos dos recursos da empresa, como taxas de pagamento ou disponibilidade. Se quiser adicionar recursos à lista de recursos da empresa disponíveis, será necessário importar os recursos. Adicionar recursos genéricos da empresa ao projeto (somente Project Professional) 1. Clique na guia Recursos. No grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos. 2. Clique em Criar Equipe da Empresa. Se houver mais de recursos da empresa, você poderá filtrar a lista de recursos usando os códigos da estrutura de tópicos da empresa. Os códigos da estrutura de tópicos são definidos com base nos requisitos da sua organização. 3. Na caixa de diálogo Criar Equipe, clique em para expandir Personalizar filtros. 4. Em Personalizar filtros, clique em Genérico na coluna Nome do Campo, clique em É igual a na coluna Teste e digite Sim na coluna Valores. 5. Clique em Aplicar filtro para aplicar as configurações do filtro à lista de recursos da empresa. 6. Para procurar recursos disponíveis para trabalhar um determinado número de horas durante um intervalo específico, marque a caixa de seleção Disponível para trabalhar. Insira a quantidade de tempo que um recurso precisa estar disponível para trabalhar e selecione o intervalo de datas usando a caixas De e Até. 7. Na coluna Recurso da Empresa, selecione o recurso genérico que deseja adicionar ao seu projeto e clique em Adicionar. Para selecionar diversos recursos, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto clica em cada um deles. Adicionar recursos genéricos não empresariais ao projeto (somente Project Professional) 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 50

51 2. Na coluna Nome do Recurso, digite um nome para o recurso genérico, como "marceneiro". 3. Clique com o botão direito do mouse no nome do recurso e clique em Informações. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Geral e marque a caixa de seleção Genérica 4. Selecione. 5. Na guia Campos Personalizados, em Campos Personalizados, insira os valores para quaisquer campos obrigatórios para esse recurso genérico. Uma vez que esses campos personalizados são exclusivos para cada organização, consulte seu administrador para obter respostas para perguntas sobre seu uso. OBSERVAÇÕES É possível adicionar qualquer recurso genérico à lista de recursos da empresa. Pode ser necessário especificar outros atributos para o recurso, como calendários e conjuntos de qualificações, dependendo das necessidades de sua organização. Posteriormente, quando estiver pronto para substituir um recurso genérico por um recurso da empresa que possui o conjunto adequado de qualificações, você poderá usar a caixa de diálogo Criar Equipe ou o Assistente de Substituição de Recursos. Adicionar recursos ao pool de recursos da empresa O pool de recursos da empresa contém pessoas e outros recursos compartilhados por grupos em toda a organização. No Microsoft Project Professional 2010, é possível adicionar recursos à lista de recursos da empresa contida no Project Server. Lembre-se de que um recurso precisa ser adicionado ao projeto para que você possa adicioná-lo ao pool de recursos da empresa com o Project Professional. Adicionar recursos individuais ao pool de recursos da empresa A adição de recursos ao Microsoft Project exige que você esteja conectado ao Project Server. 1. Clique na guia Recursos. No grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e em Pool de Recursos da Empresa. O Project Web Access é exibido no seu navegador da Web OBSERVAÇÃO O navegador da Web pode ter sido aberto por trás do Project. Verifique a barra de tarefas do Windows para ver se um novo navegador da Web foi aberto. 51

52 2. No Project Web Access, clique em Novos Recursos. 3. Espcifique os itens a seguir sobre o novo recurso: Tipo de Recurso Para alterar o tipo de recurso, na lista Tipo, selecione recurso de trabalho, recurso de custo ou recurso de material. Também é possível escolher se o recurso é um orçamento ou um recurso genérico marcando a caixa de seleção Orçamento ou a caixa de seleção Genérico. OBSERVAÇÃO Desmarque a caixa de seleção O recurso pode efetuar logon no Project Server se não quiser coletar informações sobre as tarefas em que o recurso trabalha ou se não quiser que o recurso faça logon no Microsoft Project Server. Nome do recurso e outras informações de identificação Isso inclui o nome real do recurso, bem como o endereço de e o valor EDR (Estrutura de Divisão de Recursos). Se esse recurso mantiver um site da equipe, digite o nome do hiperlink e o endereço URL nas caixas Nome do Hiperlink e URL do Hiperlink, respectivamente. Redistribuição Para excluir o recurso do processo de redistribuição, desmarque a caixa de seleção Pode Redistribuir. Gerente do quadro de horários e proprietário da atribuição padrão Se o recurso for um gerente de quadro de horários do recurso, na caixa Gerente do Quadro de Horários, digite ou pesquise o nome do gerente. Para especificar o proprietário da atribuição, na caixa Proprietário da Atribuição Padrão, digite ou pesquise o nome do proprietário da atribuição. Normalmente, o proprietário da atribuição é o recurso de trabalho que atribuiu inicialmente a tarefa, mas o proprietário da atribuição também poderia ser um gerente ou qualquer pessoa da equipe. Para especificar o calendário do projeto que deve ser aplicado ao recurso, na lista Calendário Base, clique no calendário. Você pode escolher se o recurso está comprometido ou proposto para trabalhar em um projeto marcando a caixa Tipo de Reserva Padrão. Informações da equipe Se o recurso for membro de uma equipe, marque a caixa de seleção Pool de Atribuições da Equipe e insira o nome da equipe na caixa Nome da Equipe. Também é possível procurar o nome de uma equipe clicando em Procurar. Disponibilidade Para alterar a disponibilidade do recurso nas caixas Primeira Disponível e Última Disponível, clique no Selecionador de Data e clique nas datas no calendário. Códigos de custo e de grupo Se a sua organização tiver criado códigos para fins de agrupamento e de custos, selecione esses códigos nas caixas Grupo, Código, Centro de Custo e Tipo de Custo. 4. Talvez sua organização necessite de informações adicionais sobre os seus recursos. Em Campos de Recurso Personalizados, insira as informações que sua organização exige para cada recurso. Esta seção não aparecerá se a sua organização não tiver definido campos de recurso personalizados. 5. Clique em Salvar. 52

53 Se quiser que um recurso da empresa funcione em uma tarefa do projeto, adicione o recurso de volta no seu projeto. Adicionar vários recursos do Project ao pool de recursos da empresa Para adicionar vários recursos ao pool de recursos da empresa, você precisa adicioná-los ao modo de exibição Planilha de Recursos. 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. Adicione os recursos que você deseja importar para o pool de recursos da empresa. Se já tiver recursos no projeto, os quais não fazem parte do pool de recursos da empresa, você poderá ignorar essa etapa.. 2. Clique na guia Recursos. 3. Clique em Adicionar Recursos e em Importar Recursos para Empresa. O assistente Importar Recursos é exibido à esquerda, com o modo de exibição Planilha de Recursos à direita, contendo os recursos do projeto atual. 1. Para cada recurso a ser adicionado ao pool de recursos da empresa, clique em Sim na correspondente coluna Importar. DICA O modo de exibição Planilha de Recursos apresentará uma coluna Erros para fornecer avisos referentes à ocorrência de qualquer erro na importação de recursos. 4. Para mapear os campos personalizados do projeto com os campos personalizados da empresa, os quais são definidos pela organização, clique em Mapear Campos de Recursos. Após o mapeamento dos campos de recursos, clique em OK na caixa de diálogo Mapear Campos Personalizados. 5. No assistente Importar Recursos, clique em Continuar na Etapa 2 para validar as informações sobre os recursos. Essa etapa garantirá que nenhum erro seja criado durante a importação de recursos para o pool de recursos da empresa. Qualquer erro será exibido ao lado do nome do recurso na coluna Erros, à direita. 6. Clique em Salvar e Concluir. Os recursos agora estão importados no pool de recursos da empresa. DICA Se quiser adicionar vários recursos ao mesmo tempo. Se quiser que um recurso da empresa funcione em uma tarefa do projeto, adicione o recurso de volta no seu projeto. OBSERVAÇÕES Você pode selecionar um plano do Project de uma versão anterior do Project para adicionar recursos. Isso será útil se você estiver atualizando do Microsoft Project 2007 ou do Microsoft Office Project Se quiser adicionar recursos que já existam em um banco de dados ou em uma lista do Microsoft Office Excel, use o Assistente para Importação que aparece quando você abre um arquivo que não seja MPP (Plano do 53

54 Microsoft Project) ou MPT (Modelo do Microsoft Project ), ou quando você clica em ODBC na caixa de diálogo Abrir. Adicionar vários recursos do Project Server Também é possível adicionar vários ao Project Server. 1. No Project Web Access, clique em Abrir. 2. O Microsoft Project será aberto. 3. No Project, adicione recursos ao modo de exibição Planilha de Recursos. 1. Feche e salve o projeto. OBSERVAÇÃO Sua organização talvez exija informações adicionais sobre os recursos. Em Campos de Recurso Personalizados, insira as informações exigidas pela organização para cada recurso. Essa seção só será exibida se a sua organização tiver campos de recurso personalizados. Os recursos adicionados ao projeto serão adicionados ao pool de recursos da empresa. Remover ou substituir uma atribuição de recurso Dependendo das necessidades do seu projeto, você pode remover ou substituir um recurso atribuído a uma tarefa no projeto. Por exemplo, a alteração da atribuição de um recurso pode ajudar você a considerar a superalocação ou subalocação, os custos de controle, o aumento da eficiência ou o aumento da qualidade. Remover uma atribuição de recurso A remoção de uma atribuição de recurso não é igual à remoção de um recurso de um plano de projeto. A remoção de uma atribuição de recurso removerá as obrigações do recurso para trabalhar em determinadas tarefas ou conjunto de tarefas, mas o recurso ainda poderá existir no projeto. DICA Para remover um recurso de um projeto, na guia Exibir, clique em Planilha de Recursos. Selecione o recurso e pressione a tecla DELETE. Para remover as obrigações de um recurso para trabalhar em um tarefa, faça o seguinte: 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na coluna Nome da Tarefa, selecione e clique com o botão direito do mouse na tarefa da qual deseja remover um recurso. 3. Selecione Atribuir Recursos. 54

55 4. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, selecione o recurso que você deseja remover. 5. Clique em Remover. OBSERVAÇÕES Quando você remove recursos atribuídos de tarefas, as durações dessas tarefas podem ser alteradas. O trabalho restante é redistribuído entre os recursos atribuídos restantes. Se você não quiser que as durações sejam alteradas, desative o agendamento controlado por empenho para a tarefa. Se você remover o único recurso de uma tarefa Unidades Fixas ou Duração Fixa, o valor do trabalho desaparecerá. Para manter o valor do trabalho, considere a substituição do recurso por um espaço reservado para recursos. Isso é particularmente importante se você usar valores de trabalho para construir o cronograma. Quando você remove um recurso de uma tarefa, os valores de trabalho reais associados à tarefa também são excluídos. Quando você remove um recurso de uma tarefa, quaisquer custos reais associados ao recurso são excluídos. Para manter os custos reais para a tarefa, defina o trabalho restante para o recurso como zero antes de remover esse recurso. Uma maneira fácil de remover um recurso de uma tarefa é desmarcar a caixa de seleção na coluna Nome do Recurso. Remover um recurso da empresa No Microsoft Project 2010, não é possível excluir recursos da empresa. Em vez disso, você desativa os recursos de que não precisa mais. Isso garante que quaisquer informações e histórico do projeto associados ao recurso sejam mantidos. A desativação de um recurso é feita por meio do Microsoft Project Web App. Somente um administrador do servidor pode desativar um recurso. Substituir uma atribuição de recurso 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na coluna Nome da Tarefa, selecione e clique com o botão direito do mouse na tarefa com o recurso que você deseja substituir. 3. Clique em Atribuir Recursos. 4. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do Recurso, selecione o recurso que você deseja substituir. 5. Clique em Substituir. 6. Na caixa de diálogo Substituir Recurso, clique no recurso que deseja substituir e clique em OK. Para substituir o recurso selecionado por vários recursos, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica no recurso que deseja adicionar. OBSERVAÇÃO O Project não removerá o recurso se o trabalho real tiver sido concluído na atribuição. O recurso de substituição é atribuído ao trabalho restante da atribuição original. É possível ajustar esses valores de trabalho, se necessário. 7. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna S/D, use a seta da lista suspensa para selecionar Solicitação ou Demanda. 8. Para especificar a quantidade de trabalho que o novo recurso realizará em uma tarefa, na lista Unidades do recurso, insira uma das seguintes opções: 55

56 Atribuir um único recurso de trabalho em tempo integral para a tarefa digitando 100%. Atribuir um grupo de recursos em tempo integral para a tarefa inserindo uma porcentagem maior que 100%. Por exemplo, digite 300% para um grupo de três operadores trabalhando em tempo integral na tarefa. Atribuir a taxa de consumo para um recurso de material digitando um número que indica a quantidade de material a ser usada para essa atribuição. Se a quantidade de material usado depender da duração da tarefa, insira a taxa de uso adicionando uma barra (/) e uma duração. Por exemplo, se 18 metros de madeira serrada forem usados por semana, digite 18/semana ou 18/s. OBSERVAÇÃO As informações de custo para a duração do tempo do recurso na tarefa são calculadas automaticamente e mostradas na coluna Custo. Clique duas vezes no campo da coluna Custo para inserir uma informação de taxa de custo diferente para o recurso. Inserir ou alterar informações de recurso da empresa Você pode usar a Central de Recursos do Microsoft Project 2010 para exibir e modificar as informações sobre os recursos da empresa, como qualificações ou custos. OBSERVAÇÃO Para exibir as informações na Central de recursos, você deve estar conectado ao Microsoft Project Server e o seu projeto deve ser um projeto empresarial. 1. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique na seta em Pool de Recursos e selecione Pool de Recursos da Empresa. A Central de Recursos é aberta no Internet Explorer, e uma lista de recursos da empresa aparece no modo de exibição. 2. Selecione o recurso cujas informações você deseja alterar marcando a caixa de seleção e clique em Editar Recurso. Para fazer as mesmas alterações para mais de um recurso ao mesmo tempo, selecione os recursos e clique em Edição em massa. 3. Faça as alterações nas informações sobre o recurso. Por exemplo, é possível alterar o nome do recurso, o tipo do recurso ou o proprietário da atribuição. 4. Clique em Salvar. Determinados tipos de informações para recursos da empresa como informações sobre o calendário de recursos, delimitações de disponibilidade e tabelas de taxa de custo podem ser alterados somente no pool de recursos da empresa. Para fazer alterações nessas informações, faça o seguinte: 1. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique na seta em Pool de Recursos e selecione Pool de Recursos da Empresa. 2. A Central de Recursos é aberta no Internet Explorer. Selecione os recursos cujas informações você deseja alterar marcando as caixas de seleção e, no grupo Edição, clique em Abrir. Um novo projeto será aberto, com os recursos selecionados exibidos no modo de exibição Ferramentas da Planilha de Recursos. 3. Atualize as informações sobre o recurso, como as informações sobre o calendário de recursos ou as tabelas de taxa de custo. 4. Clique na guia Arquivo e em Salvar. 56

57 4.2 - Etapa 2: Gerenciar recursos Depois de adicionar pessoas e outros recursos ao projeto, está na hora de gerenciá-los. Exibir o trabalho de sua equipe com o Planejador de Equipe Os gerentes de projeto sempre se empenharam em ver de maneira clara e rápida o que sua equipe está fazendo em determinado momento na agenda do projeto. Os gerentes de projeto também se empenham em encontrar uma maneira rápida e tranquila de tentar resolver os problemas que surgem. Seja bem-vindo ao Planejador de Equipe, um novo recurso do Project 2010 que permite aos gerentes de projetos ter maior visibilidade e controle do trabalho de sua equipe. Exibir o trabalho da equipe 1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir. 2. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planejador de Equipe. O Planejador de Equipe é exibido. Uma linha aparece para cada recurso no projeto. À esquerda, aparecem nomes de recursos. Todas as tarefas para as quais um recurso é atribuído aparecem na mesma linha à direita. As tarefas de recursos que não têm uma data de início ou uma data de término também aparecem à esquerda ao lado do nome do recurso. Tarefas que não foram atribuídas a ninguém aparecem na parte inferior. DICA Se você usar o gerenciamento ágil de projetos como metodologia de agendamento de projetos de sua organização, use as tarefas não atribuídas como "registro acumulado" de tarefas que estão aguardando serem atribuídas a recursos em procedimentos futuros. Uma tarefa concluída Esta tarefa é uma tarefa concluída com 100% de trabalho real. Ela não pode ser movida usando o Planejador de Equipe. Duas tarefas atribuídas à mesma pessoa A tarefa superior é agendada automaticamente e concluída parcialmente (o que é indicado pela alteração de cor na barra). A tarefa inferior é agendada manualmente. Ambas são agendadas simultaneamente à mesma pessoa. A superalocação resultante é indicada por linhas vermelhas. Qualquer uma dessas tarefas pode ser movida para um horário diferente na agenda (ou uma pessoa diferente) para resolver a superalocação. Uma tarefa não agendada Esta tarefa é atribuída a uma pessoa específica, mas não tem informações de agendamento suficientes para se tornar uma tarefa agendada. Para que uma tarefa seja agendada (e assim se mover para o lado direito do modo de exibição), ela precisa ter pelo menos duas das definições de agendamento configuradas. Por exemplo, se a duração e data de início estiverem configuradas (mas sem data de término), a data de término será configurada automaticamente e ela se tornará uma tarefa agendada. Da mesma maneira, se ela tiver uma data de início e uma data de término configuradas (mas sem duração), ela 57

58 também se tornará uma tarefa agendada. Se somente a data de início for configurada, ela continuará sendo uma tarefa não agendada. Uma tarefa não atribuída Esta tarefa não foi atribuída a ninguém. Ela pode ser atribuída arrastando-a para a agenda de uma pessoa na seção da direita. Para manter a tarefa não agendada porém atribuída a uma pessoa, arraste-a verticalmente até o nome de uma pessoa na seção superior esquerda. DICA A cor da tarefa fornece informações úteis sobre seu estado de agendamento. Por exemplo, partes da barra de cor azul-escuro indicam o trabalho real. Tarefas verdes são agendadas manualmente. Saiba como personalizar as cores da barra. Mover uma tarefa para um horário diferente na agenda Há vários motivos para não querer mover uma tarefa. Talvez a pessoa receba a atribuição de trabalho excessivo. Ou você queira reatribuir um trabalho para outra pessoa. Ou você descubra que ninguém está trabalhando em uma tarefa importante. O Planejador de Equipe lidará com todos esses problemas e muito mais. Usando o Planejador de Equipe, reagendar uma tarefa é tão simples quanto arrastá-la para outro lugar. 1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir. 2. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planejador de Equipe. Movendo uma tarefa verticalmente para resolver uma superalocação Antes de a tarefa ser movida, este recurso estava funcionando em duas tarefas ao mesmo tempo. Movendo uma tarefa verticalmente para atribuir novo trabalho a uma pessoa O trabalho não atribuído a uma pessoa pode ser atribuído a outra arrastando e soltando. Movendo uma tarefa horizontalmente Uma tarefa pode ser agendada para o trabalho em um horário posterior na agenda de uma pessoa. A seguir estão outras maneiras de usar o Planejador de Equipe. PARA Exibir período de folga Acumular informações de tarefa para ver mais EXECUTE ESTA AÇÃO O período de folga de uma pessoa aparecerá na forma de barras verticais cinzas. Clique duas vezes nas barras verticais para ver mais detalhes sobre o período de folga. Para obter mais detalhes sobre informações de projeto e tarefa, acumule as informações no Planejador de Equipe. Clique na guia Formato. No grupo Formato, 58

59 ou menos detalhes Selecionar vários itens Mover itens usando o teclado Mover itens além da janela Obter informações rápidas sobre tarefas selecione o nível de detalhes clicando em Acumular e um nível de estrutura de tópicos. Quando as tarefas forem acumuladas, a tarefa de mais alto nível aparecerá como uma barra única. Mantenha pressionada a tecla CTRL ao clicar em vários nomes de recurso ou de tarefa. Você também pode arrastar o mouse sobre vários itens para selecioná-los. Você pode navegar pelos itens no Planejador de Equipe usando as teclas de seta. Para mover uma tarefa realçada, use CTRL + seta. Para rolar o modo de exibição, use ALT + seta. Arrastar uma tarefa para a borda do Planejador de Equipe fará com que o modo de exibição role automaticamente. Dessa maneira, você poderá arrastar uma tarefa mais para o futuro (ou passado) sem precisar soltar o botão do mouse. Passe o mouse sobre uma tarefa para ler informações importantes e úteis sobre como ela está sendo agendada. Você saberá que as antigas e familiares dicas de ferramenta foram bem expandidas para ajudá-o a tomar importantes decisões de agendamento. Ajustar a agenda usando o modo de exibição do Planejador de Equipe Supondo que você tenha lido as outras seções deste artigo, agora você está bastante familiarizado com a maneira de mover tarefas no Planejador de Equipe. Esta seção trata de outras atividades que podem ser feitas no Planejador de Equipe para agilizar o trabalho. A maioria das atividades pode ser realizada no Gráfico de Gantt e, no caso dos outros modos de exibição, também é possível usar o Planejador de Equipe. Você descobrirá que o Planejador de Equipe é uma maneira mais simples de ajustar a forma como as tarefas são agendadas. PARA Alterar a maneira como as tarefas são agendadas Resolver automaticamente problemas de sobrecarga de trabalho Desativar uma tarefa Reatribuir uma tarefa Alterar informações de tarefas EXECUTE ESTA AÇÃO Para que uma tarefa não seja agendada automaticamente e passe a ser agendada manualmente, clique com o botão do mouse em uma tarefa e clique em Agendada Automaticamente ou Agendada Manualmente. Na guia Formato, clique em Evitar Superalocações. Quando essa configuração estiver ativada, se a movimentação de uma tarefa criar um conflito com outra, a segunda tarefa será movida automaticamente para evitar quaisquer superalocações. Clique com o botão direito do mouse na barra de tarefas para desativar uma tarefa. A desativação de uma tarefa não a exclui do projeto, mesmo que a tarefa desapareça do Planejador de Equipe. Ela evita que a tarefa tenha os dados efetivos informados nela. A maneira mais fácil de reatribuir uma tarefa é arrastá-la para outra pessoa. Você também pode clicar com o botão direito do mouse em uma tarefa e clicar em Reatribuir Para. Isso é útil principalmente se você deseja manter as mesmas datas. Para alterar o nome da tarefa ou de outras propriedades (como código de estrutura de tópicos do tipo de restrição, datas de prazo final ou tipo de tarefa), clique duas vezes nessa tarefa. Você também pode clicar duas vezes no nome do recurso para exibir e alterar as informações de recursos. 59

60 Dividir o modo de exibição Para gerentes de projetos avançados que se sentem confortáveis com o modo de exibição de divisão (ou combinação) tradicional, você pode mostrar mais detalhes em um painel inferior separado. Clique na guia Tarefa e, no grupo Propriedades, selecione Exibir Detalhes da Tarefa. O painel inferior exibirá informações detalhadas sobre a tarefa selecionada e os recursos atribuídos à tarefa. OBSERVAÇÃO Você não pode usar um modo de exibição de escala de tempo, como Uso de Recursos ou Uso da Tarefa, juntamente com o Planejador de Equipe em um modo de exibição de combinação. Para mostrar um modo de exibição de escala de tempo junto com o Planejador de Equipe, abra uma nova janela e organize as janelas horizontalmente. Para fazer isso, na guia Exibir, no grupo Janela, clique em Nova Janela e clique em Organizar Tudo. Personalizar o Planejador de Equipe Você pode alterar a maneira como o Planejador de Equipe aparece para atender às suas necessidades e tornar o modo de exibição mais atraente. 1. Na Faixa de Opções, clique na guia Exibir. 2. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planejador de Equipe. 3. Execute uma destas ações: PARA Alterar a cor das barras do Planejador de Equipe Expandir a altura das linhas para mostrar mais texto Exibir mais ou menos detalhes Alterar a aparência do período de folga Agrupar, filtrar ou classificar rapidamente Ocultar colunas desnecessárias Alterar o tamanho das seções no Planejador de Equipe EXECUTE ESTA AÇÃO Clique na guia Formato. No grupo Estilos, selecione o tipo de barra que deseja alterar e clique em Cor da Borda ou Cor de Preenchimento. Barras individuais também podem ser modificadas. Clique na guia Formato. No grupo Formato, selecione um número de linhas usando a lista Linhas de Texto. Use o Controle Deslizante de Zoom na parte inferior direita da janela Projeto para alterar o tempo exibido no lado direito do modo de exibição. Clique com o botão direito do mouse em uma área em branco do lado direito do modo de exibição (não em uma tarefa) e clique em Período de Folga. Clique na seta para baixo na coluna Nome do Recurso e clique em Classificar, Grupo, Filtros para filtros definidos ou personalizados. Você pode ocultar as colunas para tarefas não agendadas e não atribuídas. Clique na guia Formato. No grupo Mostrar/Ocultar, selecione o tipo de coluna que deseja mostrar ou ocultar do modo de exibição. Arraste as bordas vertical e horizontal entre as seções para alterar o tamanho das seções. DICA Se você personalizou o Planejador de Equipe consideravelmente, poderá salvar uma versão do modo de exibição personalizado em um modo de exibição separado. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique na parte inferior do botão Planejador de Equipe e clique em Salvar Modo de Exibição. 60

61 Imprimir um modo de exibição ou relatório Um modo de exibição impresso é mais do que uma maneira simples e agradável de apresentar informações do projeto. Às vezes, pode ser a maneira mais eficaz. Com o Project 2010, é possível imprimir modos de exibição que apresentam as informações exatas que você deseja compartilhar. Imprimir um modo de exibição 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso, clique no modo de exibição que você deseja imprimir. 2. Clique na guia Arquivo e clique em Imprimir. 3. Para examinar o modo de exibição ou fazer ajustes antes de imprimir, exiba o lado direito da página. DICA Para ver o tamanho real do modo de exibição do jeito que será impresso, clique em qualquer parte da área de visualização de impressão. 4. Clique em Imprimir para imprimir o modo de exibição. DICA Se um modo de exibição predefinido não atender às suas expectativas, você poderá aplicar tabelas ou filtros diferentes, ou alterar a maneira como tarefas, recursos ou atribuições são agrupados ou classificados. Otimizar um modo de exibição para impressão Para aumentar ao máximo a eficiência da impressão, especifique as opções desejadas. Por exemplo, você pode imprimir um intervalo de páginas (definido por números de página e datas), suprimir páginas vazias e imprimir várias cópias. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recurso, clique no modo de exibição que você deseja imprimir. DICA Para imprimir um resumo ou um modo de exibição sofisticado do projeto, primeiro filtre o modo de exibição mostrando tarefas de resumo ou um nível de contorno específico. Também é possível selecionar o modo de exibição de Linha do Tempo para obter um modo de exibição atraente para imprimir com rapidez e facilidade. 2. Clique na guia Arquivo e clique em Imprimir. 3. Na parte superior da página, especifique o número de cópias que serão impressas. DICA Especifique configurações adicionais para a impressora clicando em Propriedades de Impressora. Normalmente, é possível alterar o tipo de papel, a cor e outras configurações comuns de impressora, mas o tipo de configuração varia de acordo com o tipo de impressora usado. 4. Em Configurações, especifique quanto do projeto você deseja imprimir. Você pode especificar qualquer nível de detalhe desejado, desde datas específicas até o projeto inteiro. Também pode especificar se o projeto deve ser impresso com uma orientação de paisagem (horizontalmente) ou de retrato (verticalmente). 5. Clique em Imprimir. OBSERVAÇÃO Se as informações da última página (ou coluna de páginas) acabarem a 7,5 centímetros ou menos da margem esquerda da página, a escala de tempo do modo de exibição será reduzida de modo a se ajustar à página (ou coluna de páginas) anterior. Se as informações se estenderem a mais de 7,5 centímetros da margem esquerda da página, o modo de exibição será ajustado para preencher a página atual (ou coluna de páginas). 61

62 Adicionar um cabeçalho, rodapé ou legenda a um modo de exibição Os procedimentos a seguir se aplicam por igual, independentemente de você modificar um cabeçalho, rodapé ou legenda. 1. Clique em a guia Arquivo, depois em Imprimir e, por último, clique em Configurar Página. 2. Na guia Cabeçalho, Rodapé ou Legenda, clique na guia À Esquerda, Centralizado ou À Direita. 3. Na caixa de texto, digite ou cole o texto, adicione as informações do documento ou projeto, ou insira ou cole um elemento gráfico. DICA Você pode criar cabeçalhos, rodapés e legendas de várias linhas. Ao final da primeira linha de texto ou informações, pressione ENTER. Para adicionar linhas após uma imagem, clique na imagem, coloque o cursor após a imagem e pressione ENTER. Cabeçalhos podem ter até cinco linhas de informações. Rodapés e legendas podem ter até três linhas. Para adicionar números ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Número da Página, Inserir Contagem Total de Páginas ou nas duas opções. Para adicionar a data ou hora atual ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Data Atual, Inserir Hora Atual ou nas duas opções. Para adicionar o nome do arquivo ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Nome de Arquivo. Para adicionar um elemento gráfico ao cabeçalho, rodapé ou legenda, clique em Inserir Imagem. Para formatar as informações predefinidas, selecione o E comercial (&) ou selecione o texto que você deseja formatar, clique em Formatar Fonte do Texto e selecione as opções de formatação desejadas para o cabeçalho, rodapé ou legenda. Para adicionar informações específicas de projeto, clique nas informações desejadas nas caixas Geral e Campos do projeto e clique em Adicionar para cada entrada. DICA Use o menu de atalho para mover texto, informações ou uma imagem de uma guia para outra. Selecione o texto, as informações ou a imagem a ser movida, clique com o botão direito do mouse e clique em Recortar ou Copiar. Coloque o cursor na guia desejada, clique com o botão direito do mouse e clique em Colar. OBSERVAÇÕES O cabeçalho e o rodapé definidos aparecerão em todas as páginas. Não é possível especificar a exibição diferente desses itens na primeira página e nas páginas subsequentes, nas páginas pares e ímpares ou em páginas individuais. Você pode redimensionar um elemento gráfico após adicioná-lo a um cabeçalho, rodapé ou legenda selecionando esse elemento gráfico e arrastando sua borda. Para mover o elemento gráfico, selecione-o e arraste-o para outro local. Não é possível cortar um elemento gráfico. É possível personalizar os campos e barras exibidos na legenda usando a caixa de diálogo Estilos de Barra. Com o modo de exibição Gráfico de Recursos ou Gráfico de Gantt exibido, clique em Estilos de Barra no grupo Estilos de Barra. Na coluna Nome da caixa de diálogo Estilos de Barra, digite um asterisco (*) antes do nome do campo que você não deseja que apareça na legenda impressa. Imprimir um relatório básico Esta seção não trata sobre como imprimir relatórios visuais no Project Como os relatórios visuais são criados no Excel 2010 e no Visio 2010, use esses programas para imprimi-los. 62

63 1. Clique no grupo Projeto. 2. No grupo Relatórios, clique em Relatórios. 3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em um relatório e clique em Selecionar. 4. Na caixa de diálogo seguinte, selecione o tipo de relatório e clique em Selecionar novamente. O relatório aparecerá no modo Visualização de Impressão. 5. Clique em Imprimir. Adicionar cabeçalho ou rodapé a um relatório básico OBSERVAÇÃO Esta seção não trata sobre como criar cabeçalhos, rodapés ou legendas para o recurso Relatórios Visuais do Project Como os Relatórios Visuais são criados no Excel e no Visio, use esses programas para alterar o cabeçalho, rodapé ou legenda. 1. Clique no grupo Projeto. 2. No grupo Relatórios, clique em Relatórios. 3. Na caixa de diálogo Relatórios, clique em Personalizado e clique em Selecionar. 4. Na caixa de diálogo Relatórios Personalizados, selecione um relatório na lista Relatórios e clique em Imprimir. A lista de relatórios contém todos os relatórios que você pode imprimir. 5. Clique em Configurar Página. 6. Clique na guia Cabeçalho ou Rodapé. 7. Clique na guia À Esquerda, Centralizado ou À Direita. 8. Na caixa de texto, digite ou cole o texto, adicione informações do documento ou projeto ou insira ou cole um elemento gráfico. Para adicionar números de página, clique em Inserir Números da Página, Inserir Contagem Total de Páginas ou nas duas opções. Para adicionar a data ou a hora atual, clique em Inserir Data Atual, Inserir Hora Atual ou nas duas opções. Para adicionar o nome do arquivo, clique em Inserir Nome do Arquivo. Para adicionar um elemento gráfico, clique em Inserir Imagem. 63

64 Para formatar informações predefinidas, selecione o E comercial (&) ou selecione o texto que você deseja formatar, clique em Formatar Fonte do Texto e selecione as opções de formatação desejadas. Para adicionar informações específicas de projeto, clique nas informações desejadas nas caixas Geral e Campos do projeto e clique em Adicionar para cada entrada. Repita esta etapa para adicionar mais informações ao projeto. DICA Você pode criar cabeçalhos e rodapés de várias linhas. Ao final da primeira linha de texto ou informações, pressione ENTER. Para adicionar linhas após uma imagem, clique na imagem, coloque o cursor após a imagem e pressione ENTER. Cabeçalhos podem ter até cinco linhas de informações. Rodapés e legendas podem ter até três linhas. OBSERVAÇÕES O cabeçalho e o rodapé definidos aparecerão em todas as páginas. Não é possível especificar a exibição diferente desses itens na primeira página e nas páginas subsequentes, nas páginas pares e ímpares ou em páginas individuais. Você pode redimensionar um elemento gráfico após adicioná-lo a um cabeçalho, rodapé ou legenda selecionando-o e arrastando sua borda. Para mover o elemento gráfico, selecione-o e arraste-o para outro local. Não é possível cortar um elemento gráfico. Distribuir o trabalho do projeto uniformemente (redistribuir atribuições de recursos) Alguns dos seus recursos de trabalho possuem muito trabalho atribuído? É possível resolver conflitos de recursos ou superalocações usando o recurso de redistribuição de recursos no Project. A redistribuição funciona com o atraso de tarefas ou sua divisão, de tal modo que os recursos atribuídos a elas não fiquem mais sobrecarregados. Ao redistribuir, o Project não altera quem está atribuído para cada tarefa. O Project redistribui somente os recursos de trabalho, recursos genéricos e recursos comprometidos. Ele não redistribui os recursos materiais, recursos de custo ou recursos propostos. OBSERVAÇÃO Devido às alterações feitas nas tarefas, a redistribuição pode atrasar a data de conclusão de algumas tarefas e, consequentemente, a data de conclusão do projeto. DICA Os recursos superalocados são marcados em vermelho nos modos de exibição de recursos, incluindo o Planejador de Equipe. No Gráfico de Gantt, os recursos superalocados são indicados por uma figura vermelha na coluna Indicadores. Antes da redistribuição, convém modificar algumas configurações. Prioridades da tarefa, que são uma indicação da importância de uma tarefa e de sua disponibilidade para redistribuição. Prioridades do projeto, que determinam a disponibilidade do projeto para redistribuição. Opções de redistribuição, que ajudam a ajustar como o Project determina quais tarefas são redistribuídas e até que ponto. 64

65 Distribuir o trabalho do projeto por meio da redistribuição MS PROJECT 2010 NA GESTÃO DE PROJETOS OBSERVAÇÃO Escolha um alerta e insira o texto aqui. Você também pode definir a propriedade PosiçãoAlerta. 1. Clique na guia Recursos. 2. No grupo Nível, clique em uma das opções a seguir. Redistribuir Seleção Use para redistribuir somente as tarefas selecionadas. Para selecionar várias tarefas que estejam próximas umas das outras, selecione a primeira tarefa da seleção e mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto seleciona a última tarefa. Para selecionar várias tarefas que não estejam próximas umas das outras, selecione cada tarefa pressionando CTRL enquanto seleciona a tarefa. Isso é útil quando os recursos podem ser superalocados em determinadas tarefas no plano do projeto, mas os gerentes de projetos desejam resolver a superalocação para outras tarefas específicas. Redistribuir Recurso Use para redistribuir somente as tarefas com recursos específicos atribuídos. Clique em Redistribuir Recurso e selecione o recurso ao qual as tarefas estão atribuídas. Use CTRL para selecionar vários recursos. Se o recurso selecionado estiver trabalhando em tarefas com vários recursos, as outras atribuições não serão movidas. Redistribuir Tudo Use para redistribuir todos os recursos em todas as tarefas no plano do projeto. Opções de Redistribuição Use para modificar as configurações que o Project usa para redistribuição. Consulte a seção sobre como modificar configurações de redistribuição neste artigo. Limpar Redistribuição Use para desfazer os efeitos da distribuição anterior. Próxima Superalocação Use para ir para a próxima tarefa com recursos superalocados. Use para ver mais facilmente os efeitos da redistribuição em tarefas individuais. Modificar configurações de redistribuição Você pode modificar a redistribuição para ajudar a ajustar como o Project determina quais tarefas são redistribuídas e até que ponto. 1. Clique na guia Recursos, no grupo Redistribuir, clique em Opções de Redistribuição. 2. Na caixa de diálogo Redistribuição de Recursos, em Redistribuição de cálculos, selecione como você deseja que a redistribuição ocorra. Automática Se optar pela redistribuição automática, desmarque a caixa de seleção Limpar nivelamentos anteriores. Quando essa caixa de seleção é desmarcada, o Project redistribui apenas atribuições novas e não redistribuídas. Essa caixa de seleção está marcada por padrão, mas ao redistribuir automaticamente, deixá-la 65

66 marcada pode diminuir significativamente seu trabalho dentro do prazo porque todas as tarefas serão redistribuídas. Na caixa Procurar por superalocações em um, clique no período de tempo para sensibilidade com a qual a redistribuição reconhecerá as superalocações. Diariamente é o padrão. Essa configuração estabelece o ponto no qual você deseja que a redistribuição interfira: quando existe uma superalocação dentro de apenas um minuto, um dia, uma semana ou um mês. Manual A Redistribuição manual (padrão) ocorre apenas quando se clica em Redistribuir Tudo. A redistribuição automática ocorre instantaneamente sempre que você altera uma tarefa ou um recurso. Use a redistribuição automática se quiser reagendar tarefas sempre que os recursos receberem mais trabalho do que podem concluir. 3. Em Intervalo de redistribuição para, selecione para redistribuir todo o projeto ou apenas as tarefas que se encaixam em um intervalo específico de tempo. 4. Na caixa Ordem de redistribuição, selecione a ordem de redistribuição desejada: Selecione Nº da tarefa para redistribuir tarefas na ordem crescente de seus números de identificação antes de considerar qualquer outro critério. Selecione Padrão para examinar primeiro as dependências predecessoras, margem de atraso, datas, prioridades e restrições para descobrir se as tarefas devem ser redistribuídas e como isso deve ser feito. (Isso é uma configuração padrão.) Selecione Prioridade, Padrão para verificar primeiro as prioridades da tarefa e, depois, examinar o critério padrão. 5. Para impedir o atraso da data de conclusão do seu projeto, marque a caixa de seleção Redistribuir sem atrasar o projeto. OBSERVAÇÃO Se você marcar essa caixa de seleção, talvez sejam exibidas algumas mensagens de erro para indicar que o Project não pode redistribuir toda o cronograma. O Project talvez não redistribua o cronograma porque raramente existe margem de atraso suficiente em um cronograma para agendar novamente atribuições sem ficar sem esgotar a margem de atraso. 6. Para permitir que a redistribuição seja ajustada quando um recurso trabalhar em uma tarefa independentemente de outros recursos que trabalham na mesma tarefa, marque a caixa de seleção A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa. 7. Se você quiser que a redistribuição interrompa as tarefas criando divisões no trabalho restante nas tarefas ou nas atribuições do recurso, marque a caixa de seleção A redistribuição pode criar divisões no trabalho restante. Se um recurso for atribuído às tarefas que estão além do que o cronograma do recurso pode lidar, uma tarefa que possui trabalho restante pode ser dividida e executada quando o cronograma do recurso permitir. 8. Para incluir os recursos propostos, marque a caixa de seleção Redistribuir recursos com o tipo de reserva proposto. 9. Para permitir que a distribuição altere manualmente as tarefas agendadas, marque a caixa de seleção Redistribuir tarefas agendadas manualmente. 10. Se você quiser limpar os resultados de redistribuição anteriores antes de redistribuir novamente, clique em Limpar Redistribuição. 66

67 11. Se você estiver redistribuindo manualmente, clique em Redistribuir Tudo. Se estiver redistribuindo automaticamente, clique em OK. OBSERVAÇÕES Para limpar a redistribuição imediatamente antes de fazer qualquer outra ação, clique em Desfazer Redistribuir. Se você não desfizer a redistribuição, também poderá clicar em Limpar Redistribuição para limpar os resultados da redistribuição anterior. Se você redistribuir tarefas em projetos agendados com base em uma data de conclusão, valores de atraso negativos serão aplicados a partir do fim da tarefa ou da atribuição, antecipando a data de conclusão da tarefa ou das atribuições do recurso. Para ver as alterações feitas nas tarefas pela redistribuição, na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na parte inferior do botão Gráfico de Gantt e clique em Mais Modos de Exibição. Clique em Gantt de Redistribuição e clique em Aplicar. Definir as prioridades da tarefa Definir as prioridades da tarefa permite especificar a importância de uma tarefa e sua disponibilidade para redistribuição. O valor de prioridade que você insere é um valor subjetivo entre 1 e 1.000, que indica a quantidade de controle que você tem sobre o processo de redistribuição. Por exemplo, se não quiser que o Project redistribua uma tarefa específica, defina seu nível de prioridade como Por padrão, os valores de prioridade são definidos como 500, ou um nível médio de controle. As tarefas que possuem uma prioridade menor são atrasadas ou divididas antes das que possuem uma prioridade maior. 1. No campo Nome da Tarefa, clique duas vezes no nome da tarefa cuja prioridade você deseja alterar e clique em Informações da Tarefa. 2. Clique na guia Geral e digite ou selecione uma prioridade na caixa Prioridade. Definir as prioridades do projeto É possível definir a disponibilidade de um projeto inteiro para redistribuição configurando a prioridade do projeto. Por exemplo, se estiver compartilhando recursos com outro projeto que serve como um pool de recursos e se não quiser redistribuir as tarefas em um dos arquivos compartilhados, defina o nível de prioridade do arquivo compartilhado como Clique na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. 2. Digite ou selecione uma prioridade na caixa Prioridade. Alterar formato de unidade padrão para atribuições Por padrão, o Project 2010 mostra as unidades de atribuição como uma porcentagem (exibindo 100% para uma atribuição de recurso de tempo integral), mas você pode optar por exibi-las em formato decimal. 1. Clique na guia Arquivo e em Opções. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Agendar. 3. Na lista Mostrar unidades de atribuição como, clique em Porcentagem ou Decimal. 67

68 5 5 - Gestão de Custos Objetivo do gerenciamento de projeto: Gerenciar custos e o orçamento Se o seu projeto contém informações de custos para orçamento e para acompanhamento do desempenho do projeto, essas informações não estão sendo muito úteis a menos que você possa vê-las e analisá-las. Sem um entendimento sólido sobre onde os custos estão sendo usados, o projeto pode falhar rapidamente e se tornar não rentável Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto O Microsoft Project 2010 calcula os custos dos recursos com base em inúmeros fatores e tipos de recursos. Introdução à inserção de custos para recursos O Microsoft Project calcula os custos para recursos com base em taxas regulares e de horas extras, em custos por uso, em custos fixos ou em custos para recursos de custo (por exemplo, tarifa aérea ou alimentação) atribuídos às tarefas. Para poder salvar as alterações nas informações de custo para um recurso da empresa, o recurso deve estar aberto para edição. Os vários tipos de custo operam de diversas maneiras, dependendo de o recurso ser um recurso de trabalho (uma pessoa), um recurso de material (como cimento ou vergalhão) ou um recurso de custo (como tarifa aérea ou alimentação). OBSERVAÇÃO Este artigo não trata de como criar um orçamento para o seu projeto usando recursos de orçamento. Encontre links para mais informações sobre recursos de orçamento na seção Consulte também. Inserir taxas de custo para um recurso de trabalho 1. Na guia Exibir, clique em Planilha de Recursos. 2. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso ou digite um novo nome do recurso. 3. Nos campos Taxa padrão e Taxa h. extra, digite as taxas padrão e de hora extra do recurso. Se esses campos não estiverem visíveis, pressione TAB para mover até eles. IMPORTANTE Há algumas situações em que um único conjunto de taxas de recursos não é suficiente para capturar esquemas de cobrança complexos, chamados taxas mescladas. Elas ocorrem quando o recurso tem taxas variáveis que dependem destes fatores: Tipo de trabalho Local de trabalho Descontos por volume decorrentes do trabalho Mudanças com o tempo Recursos usados, por exemplo, pessoal treinado ou talentoso. Você pode modelar esses esquemas de cobrança mais complexos usando recursos de tabela de taxas no Project: 1. Clique com o botão direito do mouse no recurso e, na lista, selecione Informações. 2. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos. 3. Nas Tabelas de taxas de custo, clique na guia A (Padrão). 68

69 4. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de taxa entra em vigor. 5. Nas colunas Taxa Padrão e Taxa de Horas Extras, digite as taxas de recurso. 6. Para inserir uma alteração de taxa que ocorre em outra data, nas linhas adicionais das tabelas de taxas de custo, digite ou selecione a nova data, além das novas taxas padrão e de horas extras. 7. Para inserir conjuntos adicionais de taxas de pagamento para o mesmo recurso, clique na guia B e repita as etapas de 3 a 5. OBSERVAÇÕES As tabelas de taxas de custo de recurso são criadas e mantidas nos aplicativos Project Standard e Project Professional. Use tabelas de taxas de custo para refletir as alterações de taxa ativadas após uma data especial. Isso evitará que a data antiga seja calculada. Se você estiver usando tabelas de taxas de custo periodicamente, poderá adicionar a coluna Tabela de Taxas de Custo ao modo de exibição Uso da Tarefa para ver e selecionar a tabela de taxas da atribuição. O Microsoft Project calcula os totais do custo quando os recursos baseados em taxas, os recursos que têm custos por uso e os recursos de custo são atribuídos a tarefas. A definição Acumular em do recurso terá impacto nisso. A alteração da taxa padrão para um recurso afeta o custo das tarefas que estão 100% concluídas e que têm o mesmo recurso atribuído a elas. Quando você inseriu várias taxas para um único recurso usando as tabelas de taxas de custo, é possível alterar as taxas desse recurso para qualquer atribuição usando uma tabela de taxas de custo diferente. Para alterar a tabela de taxas de custo para uma atribuição específica, no modo de exibição Uso da Tarefa, selecione o recurso atribuído à tarefa e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. Na guia Custos, na lista Tabela de taxas de custo, clique na tabela de taxas de custo que deseja usar. Inserir um custo por uso para um recurso de trabalho 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Entrada. 3. No campo Custo/Uso, digite um valor de custo. Se esse campo não estiver visível, pressione TAB para movê-lo. Você pode inserir mais de um custo por uso para cada recurso a fim de refletir os esquemas de taxas mescladas: 1. Selecione o recurso, clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos. 2. Nas Tabelas de taxas de custo, clique na guia A (Padrão). 3. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de taxa entra em vigor. 4. Na coluna Custo por Uso, digite o custo por uso. 5. Para inserir um custo por uso que ocorre em outra data, nas linhas adicionais das tabelas de taxas de custo, digite ou selecione a nova data, além do novo custo por uso. 6. Para inserir conjuntos adicionais de custos para o mesmo recurso, clique na guia B e repita as etapas de 3 a 5. DICA O valor Acumulação de Custo não é específico de nenhuma tabela de taxas de custo, porque se trata de uma propriedade de nível de recurso. 69

70 O Project pode calcular totais de custo quando os recursos baseados em taxa, os recursos que têm custos por uso e os recursos de custo são atribuídos a tarefas. OBSERVAÇÕES Quando você inseriu vários custos para um único recurso usando as tabelas de taxas de custo, é possível alterar os custos do recurso para uma atribuição usando uma tabela de taxas de custo diferente. Para alterar a tabela de taxas de custo para uma atribuição específica, no modo de exibição Uso da Tarefa, selecione o recurso atribuído à tarefa e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. Na guia Custos, na lista Tabela de taxas de custo, clique na tabela de taxas de custo que deseja usar. Se você estiver usando tabelas de taxas de custo periodicamente, poderá adicionar a coluna Tabela de Taxas de Custo ao modo de exibição Uso da Tarefa para ver e selecionar a tabela de taxas da atribuição. Inserir um custo fixo para uma tarefa ou para o projeto Os custos fixos são atribuídos a uma tarefa e são úteis para planejar e capturar um custo de tarefa que surge além daqueles que surgem dos recursos atribuídos. Os custos fixos são aplicados a uma tarefa, e não a um recurso. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. No grupo Dados, clique na seta para baixo em Tabelas e selecione Custo. 3. No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa para a qual deseja inserir um custo fixo. 4. No campo Custo Fixo, digite um valor de custo. DICA Você pode usar o valor Acumulação de Custo Fixo para controlar quando os custos fixos são realizados, e você pode usar as atribuições de Usar Recurso de Custo para apurar o controle de custos. Você também pode inserir custos fixos para o projeto inteiro, que talvez queira fazer se tiver interesse somente em custos de projeto gerais (e não em custos de nível de tarefa), ou se quiser adicionar custos indiretos de projeto (como o custo dos serviços públicos). 1. Na guia Formatar, no grupo Mostrar/Ocultar, selecione Tarefa de Resumo do Projeto. 2. No campo Nome da Tarefa, selecione a tarefa de resumo do projeto. 3. No campo Custo Fixo, digite um custo para o projeto. Inserir custos para um recurso de custo Um recurso de custo permite aplicar um custo a uma tarefa atribuindo um item de custo (como despesas de capital em equipamentos ou custos variáveis como tarifa aérea ou hospedagem) a essa tarefa. Diferentemente dos custos fixos, é possível aplicar qualquer quantidade de recursos de custo a uma tarefa. Os recursos de custo permitem ter mais controle ao aplicar vários tipos de custos às tarefas. Para inserir um custo para um recurso de custo, você precisa criar o recurso de custo: 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. No campo Nome do Recurso, digite um nome para o recurso de custo (como Hospedagem) e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. 3. Na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, na guia Geral, selecione Custo na lista Tipo. 4. Clique em OK. Depois que o recurso de custo é criado, você pode atribuir o recurso de custo a uma tarefa. Em seguida, pode inserir os custos para a atribuição de recursos usando o modo de exibição Uso da Tarefa. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa. 70

71 2. Selecione a tarefa à qual o recurso de custo está atribuído e clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações. 3. Na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa, clique na guia Recursos e digite um valor de custo no campo Custo. 4. Clique em OK. Quando um custo é aplicado usando um recurso de custo atribuído a uma tarefa, o valor do recurso de custo pode variar dependendo de como o recurso de custo é usado. OBSERVAÇÕES Diferentemente dos custos fixos, os recursos de custo são criados como um tipo de recurso e atribuídos a uma tarefa. Diferentemente dos recursos de trabalho, os recursos de custo não podem ter um calendário aplicado a eles. Entretanto, se você atribuir um recurso de custo a uma tarefa e adicionar um valor de moeda em uma data específica que recaia fora da data atual de início ou término da tarefa, o Project 2010 ajustará a data para incluir a data da atribuição do recurso de custo. Por exemplo, se você tiver uma tarefa que se inicia em 1º de agosto e termina 15 de agosto, e você atribuir um recurso de custo com um valor de $500 em 21 de agosto, a data de término da tarefa será ajustada para 21 de agosto, para refletir a atribuição de recurso de custo. Se você tiver estimado vários valores para um recurso de custo ao longo de um período de tempo, e os valores reais forem diferentes das estimativas, o Project 2010 substituirá os valores estimados pelos reais. Esse comportamento do recurso de custo é diferente de outros tipos de recurso porque os recursos de custo não são atrelados ao trabalho real. O valor de moeda dos recursos de custo não depende do valor do trabalho feito na tarefa à qual eles estão atribuídos. Os custos inseridos em uma agenda de projeto não são protegidos como aqueles inseridos em um sistema de contabilidade de projeto. Há situações em que os custos podem se alterar, com base em alterações na tarefa proprietária. Se a duração da tarefa for alterada, talvez a distribuição de custos seja alterada com o tempo. Inserir uma taxa para um recurso de material 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Entrada. 3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso de material ou digite um novo nome do recurso de material. 4. Se este for um novo recurso de material, siga este procedimento: 1. Selecione Material no campo Tipo. 2. Digite um nome de unidade de medida no campo Material, como L (para litros), m. c. (para metros cúbicos) ou ca (para cada). 5. No campo Taxa padrão, digite uma taxa. Se esse campo não estiver visível, pressione TAB para movê-lo. Você pode inserir mais de uma taxa por recurso de material: 1. Clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos. 71

72 2. Nas Tabelas de taxas de custo, clique na guia A (Padrão). 3. Na coluna Taxa padrão, digite uma taxa. 4. Na linha seguinte, digite uma alteração de valor ou porcentagem a partir da taxa anterior na coluna Taxa padrão. Por exemplo, digite +10% para indicar que a taxa aumentou em 10% a partir da taxa anterior. 5. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de taxa entra em vigor. 6. Para inserir conjuntos adicionais de taxas, clique na guia B e repita as etapas de 3 a 5. OBSERVAÇÕES Insira as taxas de recurso de material se desejar que o Microsoft Project calcule os custos de recurso de material com base nas taxas de recurso de material. Por exemplo, para atribuir uma tarefa a um recurso de material chamado cimento com um preço unitário de $100 por tonelada, no campo Tipo, selecione o tipo de recurso Material e digite ou selecione o nome de recurso Cimento, o rótulo Tonelada e a taxa padrão de $100. Insira várias taxas para um recurso de material se você trabalhar com várias categorias de material ou se precisar incorporar alterações de taxa de material em datas específicas. Por exemplo, você pode usar as guias de Tabela de taxas de custo para inserir taxas para várias categorias de tapete e incluir aumentos de custo ou descontos esperados em períodos específicos durante o projeto. Inserir um custo por uso para um recurso de material 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Entrada. 3. No campo Nome do Recurso, selecione um recurso de material ou digite um novo nome do recurso de material. 4. Se esse for um novo recurso de material, selecione Material no campo Tipo. 5. Se esse for um novo recurso de material, digite um nome de unidade de medida no campo Rótulo do Material, como L (para litros), m. c. (para metros cúbicos) ou ca (para cada). 6. No campo Custo/Uso, digite um valor de custo. Se esse campo não estiver visível, pressione TAB para movê-lo. Você pode inserir mais de um custo por uso para cada recurso: 1. Se esse for um novo recurso de material, selecione Material no campo Tipo. 2. Digite um nome de unidade de medida na caixa Material. 3. Clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos. 4. Clique na guia A (Padrão) nas Tabela de taxas de custo. 5. Na coluna Custo por Uso, digite um valor de custo. 6. Na linha seguinte, digite uma alteração de valor ou porcentagem a partir do custo anterior na coluna Custo por Uso. 7. Na coluna Data Efetiva, insira a data em que a alteração de custo entra em vigor. 8. Para inserir conjuntos adicionais de custos por uso, clique na guia B e repita as etapas de 5 a 7. 72

73 OBSERVAÇÕES Insira um custo por uso para um recurso de material se quiser inserir somente um custo por uso para esse recurso de material, mas não incorporar alterações de custo futuras. Insira vários custos por uso para um recurso de material se quiser inserir mais de um custo por uso para esse recurso ou para incorporar alterações futuras no custo por uso de material. Exibir custos do projeto Você pode exibir custos de diferentes itens no seu projeto. É possível analisar o custo de tarefas, atribuições ou recursos específicos por tarefa, e do projeto como um todo. Exibir custos por tarefa 1. Clique na guia Exibir. Clique na metade inferior de Gráfico de Gantt. 2. Clique em Mais Exibições. 3. Na lista Exibições, clique em Planilha de Tarefase, em seguida, clique em Aplicar. 4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo. 5. Analise a coluna Custo Total. Talvez você precise rolar o lado esquerdo do modo de exibição para ver a coluna Custo Total. 73

74 Exibir custos por recurso 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo. 3. Analise as colunas de custo. Exibir custos por atribuição Você pode analisar o custo de cada tarefa em termos de recursos atribuídos a essas tarefas. 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefas, clique em Uso da Tarefa. Neste modo de exibição, as tarefas são mostradas com os recursos atribuídos. 2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo. 74

75 3. Analise as colunas de custos. Os custos de cada tarefa em termos dos recursos atribuídos a elas são exibidos. Exibir custos de todo projeto 1. Clique na guia Projeto. No grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. 2. Clique em Estatística. 3. Analise os totais de custos do projeto na coluna Custo. Definir como os custos são acumulados Com o Microsoft Project 2010, você pode controlar quando os custos se acumulam em tarefas e suas atribuições. Essa configuração pode substituir a geração automática dos custos associados à utilização de recursos (que por padrão são rateados) e colocar a realização de custos no início ou término da tarefa. Isso pode ser útil para fins de alinhamento quando os custos são realizados por sistemas de cobrança e pode ajudar a gerenciar o fluxo de caixa no seu projeto. Você pode definir os métodos de aumento de custo para custos de recursos e os custos fixos para tarefas. Alterar o modo como os custos de recursos são acumulados 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. No campo Nome do Recurso, clique em um recurso. 3. Clique com o botão direito do mouse para selecionar Informações e, na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, clique na guia Custos. 4. Na lista Aumento de custo, selecione o método de aumento desejado. CUIDADO Recomendamos que a configuração do aumento de custo de recursos seja feita quando um recurso é criado e não seja modificado. As alterações podem deslocar os custos planejados e reais, o que poderia alterar os custos reais OBSERVAÇÃO Os custos de recursos por uso são contraídos no início ou término de uma atribuição, e não por meio do método de aumento rateado. DICA Uma maneira segura de alterar um valor de aumento definido incorretamente é criar e atribuir um novo recurso e transferir os custos remanescentes do recurso antigo para o novo. Alterar o método de aumento de custo fixo para novas tarefas 1. Clique na guia Arquivo. 2. No Modo de Exibição Microsoft Office Backstage, em Ajuda, clique em Opções. 75

76 3. A página Opções do Project será exibida. Clique em Agendar. 4. Na área Opções de cálculo para este projeto, na lista Acumulação de custo fixo padrão, selecione o método de aumento que deseja aplicar a todas as novas tarefas deste projeto. OBSERVAÇÃO Se você deseja aplicar esse método de aumento a todos os projetos futuros, no rótulo Opções de cálculo para este projeto, selecione Todos os Novos Projetos. Alterar o método de aumento de custo fixo para tarefas existentes 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Outros Modos de Exibição. 2. Na lista, selecione Mais Modos de Exibição e, na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, selecione Planilha de Tarefas e clique em Aplicar. 3. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Custo. 4. No campo Aumento de Custo Fixo, seleciona na lista um método de aumento que deseja aplicar a cada tarefa. OBSERVAÇÃO Essa configuração de custo afeta apenas como os custos fixos são acumulados. Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório Um projeto bem gerenciado normalmente envolve a comparação dele com uma versão anterior. Essa é uma parte crucial do controle do seu projeto. Entretanto, antes de começar a controlar a sua agenda, você precisa definir uma linha de base para poder compará-la à sua agenda atualizada mais adiante no projeto. À medida que o projeto avançar, talvez você queira também salvar um plano provisório periodicamente. Saber mais sobre linhas de base e planos provisórios Os planos de linha de base e provisórios são semelhantes no sentido de que comparam datas atuais com uma data inicial. Mas também apresentam diferenças importantes. Linhas de base Uma linha de base é um grupo de cerca de 20 pontos de referência principais (em cinco categorias: estimativas de datas de início, datas de término, durações, trabalho e custo) que pode ser definido para registrar o plano de projeto original quando o plano estiver concluído e refinado. À medida que o projeto avança, você pode definir linhas de base adicionais (até um total de 11 para cada projeto) para ajudar a medir alterações no plano. Por exemplo, se o seu projeto tiver diversas fases, você poderá salvar uma linha de base separada no final de cada fase para comparar valores planejados a dados reais. Como a linha de base oferece os pontos de referência aos quais você compara o progresso real do projeto, a linha de base deverá incluir suas melhores estimativas para duração da tarefa, datas de início e de término, custos e outras variáveis do projeto que você queira monitorar. A linha de base também pode representar uma obrigação contratual para o projeto. Informações da linha de base que estejam constantemente diferentes dos dados atuais podem indicar que o seu plano original não é mais exato, possivelmente porque o escopo precisa de revisão ou porque a natureza do projeto foi alterada. Se os participantes do projeto concordarem que a diferença justifica isso, você poderá modificar ou trabalhar novamente na linha de base em qualquer ocasião durante o projeto. Talvez você descubra que a configuração de várias linhas de base será especialmente útil para projetos longos ou para projetos nos quais a linha de base se torne irrelevante devido a alterações significativas feitas em tarefas ou custos agendados. Planos provisórios Em contrapartida, um plano provisório é um conjunto de dados de projeto atuais que são salvos depois do início do projeto e que você compara com a linha de base para avaliar o andamento do projeto. Um plano provisório salva somente dois tipos de informações: Datas de início atuais Datas de término atuais 76

77 Você pode configurar até 10 planos provisórios para um projeto. Se precisar manter registros de dados extensos do projeto durante a fase de planejamento, é uma boa ideia definir várias linhas de base em vez de usar planos provisórios. Por exemplo, é aconselhável definir uma linha de base em cada etapa do projeto principal de planejamento. Se você precisar salvar somente datas de início e de término de tarefas após o início do projeto, poderá definir diversos planos provisórios. Por exemplo, é possível definir um plano provisório mensal ou trimestral. Definir uma linha de base 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. Se você estiver configurando uma linha de base para tarefas específicas, selecione as tarefas, incluindo as subtarefas e as tarefas de resumo, que deseja incluir em seu plano de linha de base (se estiver configurando uma linha de base para todo o projeto, pule esta etapa). DICA Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na primeira e na última tarefas desejadas. Para selecionar tarefas não adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada tarefa desejada. É possível selecionar até 10 tarefas por vez. 3. Clique na guia Projeto. No grupo Agendar, aponte para Definir Linha de Base e clique em Definir Linha de Base. 4. Clique em Definir Linha de Base e selecione a linha de base que deseja definir. 5. Em Para, siga um destes procedimentos: Para definir a linha de base para todos os dados do projeto, clique em Projeto Inteiro. Para definir a linha de base somente para as tarefas selecionadas no modo de exibição Gráfico de Gantt, clique em Tarefas selecionadas. 6. Em Agregar linhas de base, selecione a forma como deseja acumular os dados de linha de base: Para todas as tarefas de resumo Marque essa caixa de seleção se desejar que os dados de linha de base atualizados para as tarefas selecionadas sejam acumulados para as tarefas de resumo correspondentes. Caso contrário, os dados de linha de base para tarefas de resumo poderão não refletir com exatidão os dados de linha de dados de subtarefas. De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s) Marque essa caixa de seleção se desejar que os dados de linha de base de tarefas de resumo selecionadas sejam atualizados para refletir exclusões de subtarefas e tarefas adicionadas para as quais valores de linha de base foram salvos anteriormente. OBSERVAÇÃO Se você selecionou subtarefas e suas tarefas de resumo, marque ambas as caixas de seleção. 77

78 Definir um plano provisório 1. Clique na guia Projeto. No grupo Agenda, aponte para Definir Linha de Base e clique em Definir Linha de Base. 2. Clique em Definir plano provisório. 3. Na caixa Copiar, clique nos valores de início e de término ou de linha de base que deseja salvar (Os valores de início e de término e de linha de base atuais não são numerados). 4. Na caixa Para, clique no nome do plano provisório para o qual deseja copiar os valores. Os planos provisórios são armazenados nos campos de início e de término. OBSERVAÇÃO Se você selecionar uma linha de base na caixa Copiar e outra linha de base na caixa Para, salvará uma linha de base em vez de um plano provisório. Todos os dados de linha de base serão copiados. Se você selecionar uma linha de base na caixa Copiar e um plano provisório de início e de término na caixa Para, somente a data de início e a data de término da linha de base serão copiadas para o plano provisório. 5. Clique em Projeto Inteiro ou em Tarefas selecionadas para salvar a parte da agenda desejada. Atualizar uma linha de base ou um plano provisório Se houver alterações em seu plano inicial depois que você definir uma linha de base ou um plano provisório, será possível atualizar os dados salvos. DICA Se as alterações feitas no seu plano ocorrerem enquanto o projeto estiver em andamento, talvez seja útil salvar um segundo conjunto de dados provisórios ou de linha de base em vez de atualizar os dados salvos existentes. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 2. No campo Nome da Tarefa, selecione as tarefas, incluindo as subtarefas e tarefas de resumo, que têm dados provisórios ou de linha de base que você deseja atualizar (se estiver atualizando dados provisórios ou de linha de base para todo o projeto, pule esta etapa). DICA Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na primeira e na última tarefa desejada. Para selecionar tarefas não adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada tarefa desejada. É possível selecionar até 10 tarefas por vez. 3. Clique na guia Projeto. No grupo Agenda, aponte para Definir Linha de Base e clique em Definir Linha de Base. 78

79 4. Siga um destes procedimentos: Se estiver atualizando uma linha de base, clique em Definir linha de base e selecione a linha de base que deseja atualizar. Se estiver atualizando um plano provisório, clique em Definir plano provisório. Na lista Copiar, selecione a data que você está copiando. Na lista Para, clique no plano provisório que você deseja atualizar. 5. Em Para, siga um destes procedimentos: Para atualizar os dados provisórios ou de linha de base para todo o projeto, clique em Projeto Inteiro. Para atualizar os dados provisórios ou de linha de base somente para as tarefas selecionadas no modo de exibição Gráfico de Gantt, clique em Tarefas selecionadas. 6. Em Agregar linhas de base, selecione a forma como deseja agregar os dados de linha de base atualizados: Para todas as tarefas de resumo Marque essa caixa de seleção se desejar que os dados de linha de base atualizados para as tarefas selecionadas sejam acumulados para as tarefas de resumo correspondentes. Caso contrário, os dados de linha de base para tarefas de resumo poderão não refletir com exatidão os dados de linha de dados de subtarefas. De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s) Marque essa caixa de seleção se desejar que os dados de linha de base de tarefas de resumo selecionadas sejam atualizados para refletir as exclusões de subtarefas e as tarefas adicionadas para as quais valores de linha de base foram salvos anteriormente. OBSERVAÇÃO Se você selecionou subtarefas e suas tarefas de resumo, marque ambas as caixas de seleção. 6. Clique em OK. 7. Quando for solicitada a substituição dos dados salvos existentes, clique em Sim. Analisar dados provisórios e de linha de base Depois de definir dados provisórios e de linha de base, você poderá compará-los com os dados agendados e os reais para ver como o seu projeto está sendo controlado em relação às suas metas iniciais. Exibir informações de linha de base do projeto Depois de definir uma linha de base para todo o projeto, você poderá exibir os dados de linha de base lado a lado com os dados planejados atuais, os dados reais e a variação. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. 79

80 2. Clique em Estatísticas. Comparar informações agendadas e de linha de base Você pode comparar informações agendadas e de linha de base de uma destas duas formas: Para exibir informações de variação em um modo de exibição de planilha, clique na guia Exibir. No grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Variação. Para exibir as informações de variação graficamente, clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt e clique em Gantt de Controle. A tabela Variação mostra datas de início e de término para informações agendadas e informações de linha de base, possibilitando a avaliação da sua previsão de como seria o progresso do projeto (linha de base), comparando essa previsão com a forma como o projeto está realmente progredindo (real). Se a variação em seu projeto não mostrar os valores esperados, existem várias explicações possíveis: Talvez você não tenha definido uma linha de base. A variação é o valor da linha de base comparado ao valor real de um campo. Se não houver linha de base, o Project calculará a diferença usando um valor 0 para os campos de linha de base, resultando em variações do tamanho do próprio campo agendado. Por exemplo, suponha que você tenha um custo agendado de R$ 60 por tarefa. Se nenhuma linha de base for definida, o custo de linha de base será R$ 0. Dessa forma, o campo Variação de Custo mostrará R$ 60. Você pode ter definido várias linhas de base, mas o Project usará somente os valores de linha de base iniciais (ou seja, os valores do campo Linha de Base, e não os valores de Linha de Base1 até Linha de Base10) ao calcular a variação. Nesse caso, você poderá ver informações em campos de variação, mas elas parecerão desatualizadas e possivelmente muito grandes. Talvez você tenha adicionado novas tarefas a um projeto mas não as adicionou ao plano de linha de base. Nesse caso, poderão ser vistas variações iguais aos valores agendados. Talvez você não tenha atualizado valores reais para as tarefas concluídas ou em progresso. Nesse caso, as variações poderão ser iguais aos valores agendados ou, caso contrário, maiores do que o esperado. Talvez você tenha adicionado novas tarefas ou atribuído recursos e definido um plano de linha de base, mas as informações de linha de base para a tarefa de resumo ainda não foram atualizadas. Nesse caso, valores de variação precisos são mostrados para as tarefas individuais, mas não para tarefas de resumo. Comparar várias linhas de base Se você quiser manter registros de dados extensos de projeto durante a fase de planejamento, talvez seja melhor definir várias linhas de base, porque as linhas de base armazenam mais valores do que os planos provisórios. Para exibir informações de controle em várias linhas de base, use o modo de exibição Gantt com Várias Linhas de Base. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. 80

81 2. Clique em Mais Modos de Exibição. 3. Na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição, selecione Gantt com Várias Linhas de Base e clique em Aplicar. OBSERVAÇÃO Por padrão, o modo de exibição Gantt com Várias Linhas de Base mostra as três primeiras linhas de base (Linha de Base, Linha de Base1 e Linha de Base2). Para mostrar outras linhas de base, modifique os estilos de barra no gráfico de Gantt. Analisar o andamento do cronograma Conforme o andamento do projeto, você pode analisar como o trabalho em suas tarefas está afetando o cronograma geral. Examinar diferenças de cronograma Ao rastrear o andamento do projeto, é possível examinar as diferenças entre o trabalho real, o planejado e o agendado. Isso permite que você avalie se o trabalho no projeto está progredindo conforme o esperado. Você pode comparar valores de trabalho para tarefas como um todo, ou para recursos e suas atribuições individuais. O modo mais fácil de comparar valores de trabalho com o plano original é aplicar a tabela de trabalhos a um modo de exibição de planilha, como o modo Gráfico de Gantt ou Uso de Recursos. O valor no campo Trabalho representa o valor de trabalho programado atual, mostrando o valor total do trabalho real e do trabalho restante para as tarefas que foram iniciadas e mostrando o valor de trabalho projetado mais recente para as tarefas que ainda não foram iniciadas. Se você tiver salvado uma linha de base, os valores originais do trabalho planejado serão armazenados no campo Linha de Base. Com esse campo, é possível comparar valores de trabalho do seu plano original com os valores de trabalho programados atualmente. O campo Variação mostra a variação calculada entre o trabalho planejado e o trabalho programado, ou seja, a diferença entre os campos Linha de Base e Trabalho. Também é possível analisar os valores de trabalho real nos campos Real. Para tarefas concluídas, os campos Trabalho e Real contêm o mesmo valor. COMPARE... DESCRIÇÃO COMO? Trabalho da tarefa atual com o plano original É possível examinar se as tarefas estão usando mais ou menos trabalho que o planejado usando o Gráfico de Gantt com a tabela Trabalho aplicada. Na guia Exibir, clique em Gráfico de Gantt. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Trabalho. Compare os valores nos campos Trabalho e Linha de Base. Para verificar a variação entre os campos Trabalho e Linha de Base, analise o campo Variação. Para tarefas concluídas, essa variação representa a diferença entre o trabalho real e o trabalho planejado. Para tarefas em andamento, o campo Trabalho é o total do Trabalho Real e o Trabalho Restante. Para tarefas que ainda não foram iniciadas, o campo Trabalho é a projeção atual e, frequentemente, corresponde exatamente à Linha de Base. O campo Variação compara exatamente os campos Trabalho e Linha de Base; ele não compara outros campos de linha de base (como Linha de Base1, Linha de Base2 e assim por diante). 81

82 Tarefa atual e o trabalho de atribuição com o plano original Recurso atual e trabalho de atribuição com o plano original É possível examinar se as tarefas e seus recursos atribuídos estão utilizando mais ou menos trabalho do que o planejado, ativando o modo de exibição Uso da Tarefa com a tabela Trabalho aplicada. É possível examinar se os recursos e as atribuições estão usando mais ou menos trabalho do que o planejado usando o modo de exibição Uso de Recursos com a tabela Trabalho aplicada. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Trabalho. Analise os valores totais de trabalho na parte de planilha do modo de exibição. Além do campo Nome da Tarefa, a tabela mostra os campos Trabalho, Linha de Base, Variação, Real, Restante e % trab. concl. (percentual de trabalho concluído). As linhas de resumo mostram os valores totais de trabalho para cada tarefa, enquanto as entradas em itálico mostram os valores individuais de trabalho para cada atribuição. Examine os valores divididos em fases do trabalho para cada tarefa e atribuição na parte do quadro de horários do modo de exibição abaixo de cada intervalo de tempo. Na guia Exibir, clique em Uso de Recursos. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Trabalho. Analise os valores totais de trabalho na parte da planilha do modo de exibição. Além do campo Nome do Recurso, a tabela mostra os campos % Concl. (percentual concluído), Trabalho, Horas Extras, Linha de Base, Variação, Real e Restante. As linhas de resumo mostram os valores totais de trabalho para cada recurso, enquanto as entradas em itálico mostram os valores individuais de trabalho para cada atribuição. Examine os valores de trabalho divididos em fases para cada recurso e atribuição na parte do quadro de horários do modo de exibição em cada período de tempo. OBSERVAÇÃO Os dados de recurso formam a linha de base no nível de projeto. Como resultado, dados de recurso da linha de base podem variar amplamente dependendo de diversos fatores. Por exemplo, você tem um projeto com muitas tarefas e muitos recursos estão alocados para essas tarefas. Quando você salva uma linha de base, os dados de alocação de recursos são capturados no nível de projeto. Se você adicionar uma tarefa posteriormente e configurar a nova tarefa para acumular no nível de projeto, a linha de base da alocação de recursos não será alterada. Exibir o trabalho do projeto ao longo do tempo Ao exibir o trabalho que é dividido por períodos de tempo, você pode ver o trabalho em períodos que variam de um minuto a um ano. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa, ou no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso de Recursos. 2. No grupo Zoom, clique na seta abaixo de Escala de Tempo. Na lista, selecione Escala de Tempo e clique na guia Camada Superior, Camada Intermediária ou Camada Inferior. 82

83 OBSERVAÇÃO Você pode clicar em uma das opções na lista Escala de Tempo para definir a camada de escala de tempo inferior. 3. Na guia referente à camada da escala de tempo exibida, na caixa Unidades, clique na unidade de tempo que deseja usar. Por exemplo, para ver o trabalho dividido em semanas e, depois, em dias, clique em Semanas na caixa Unidades da guia Camada Superior e clique em Dias na caixa Unidades da guia Camada Intermediária. OBSERVAÇÃO Para mostrar menos de três escalas de tempo, em Opções de escala de tempo, selecione as escalas de tempo que devem ser exibidas na lista Mostrar. 4. Para formatar a aparência da escala de tempo, insira os valores desejados nas caixas Rótulo, Alinhar e Contagem. Marque ou desmarque as caixas de seleção Usar ano fiscal e Separadores verticais. Em seguida, clique em OK. 5. Na guia Formato, no grupo Detalhes, selecione Trabalho, Real Trabalho, Trabalho Cumulativo, Superalocação, Custo ou Disponibilidade Restante. OBSERVAÇÃO Para adicionar ou exibir mais opções, clique em Adicionar Detalhes. A caixa de diálogo Estilos de Detalhe é exibida. Na guia Detalhes de Uso, em Campos disponíveis, selecione os campos desejados. Clique em Mostrar. Por outro lado, para remover opções, você pode selecionar campos em Mostrar estes campos e clicar em Ocultar para remover as opções. Use as setas Mover para alterar a ordem em que os campos são exibidos. Clique em OK. OBSERVAÇÃO Também é possível exibir o trabalho associado a uma tarefa selecionada usando um modo de exibição dividido, às vezes conhecido como modo de exibição combinado. Para criar um modo de exibição dividido, selecione o modo que você deseja que apareça no painel superior do modo de exibição e, na guia Modo de Exibição, no grupo Modo de Exibição Dividido, selecione Detalhes. Na lista, selecione o modo de exibição desejado. O modo de exibição no painel inferior mostra as informações detalhadas sobre as tarefas ou os recursos no modo de exibição do painel superior. Por exemplo, quando você ativar qualquer modo de exibição de tarefas no painel superior e o modo de exibição Uso de Recursos no painel inferior, o modo de exibição no painel inferior mostrará os recursos atribuídos às tarefas selecionadas no painel superior juntamente com informações sobre esses recursos. As informações mostradas sobre o recurso se referem a todas as tarefas atribuídas a cada recurso, não apenas às tarefas selecionadas no painel superior. Identificar tarefas atrasadas Se tiver definido uma linha de base para o projeto, você pode verificar como as tarefas progridem ao longo do tempo e se as datas de início e término estão adiadas. É possível rastrear o andamento comparando a linha de base e as datas de início e de término agendadas ou reais. 1. Na guia Exibir, clique na seta em Gráfico de Gantt e selecione Gantt de Controle. 2. No grupo Dados, clique na seta em Tabelas e selecione Variação. Se os campos de variação não estiverem visíveis, ajuste o divisor do modo de exibição ou pressione TAB para mover-se entre os campos e exibi-los. O modo de exibição Gantt de Controle exibe duas barras de tarefas, uma em cima da outra, para cada tarefa. A barra inferior mostra as datas de início e de término da linha de base, enquanto a barra superior mostra as datas de início e de término programadas, de modo que você possa ver a diferença entre o seu plano e o cronograma atual. Além disso, na guia Formato das Ferramentas do Gráfico de Gantt, você pode clicar em Linha de Base para exibir as linhas de base de gráfico. Também é possível verificar se as datas de início e de término para atribuições de tarefa estão sendo adiadas, usando o filtro Atribuições Adiadas. Esse filtro mostra recursos atribuídos a tarefas que ainda não foram concluídas e que foram prorrogadas além da data de término da linha de base. Para usar esse filtro, é preciso ter salvado um plano de linha de base. 1. Na guia Exibir, clique em Uso de Recursos. 2. No grupo Dados, na lista Filtro, selecione Mais Filtros. 3. Na lista Mais Filtros, ao lado de Filtros, selecione Recurso. Na lista, clique em Atribuições Adiadas. 83

84 4. Se quiser mostrar apenas as atribuições adiadas, clique em Aplicar. Se quiser mostrar todas as atribuições com um realce colorido nas atribuições adiadas, clique em Realçar. Localizar margem de atraso no cronograma O valor da margem de atraso no cronograma indica o quanto as tarefas podem ser atrasadas antes que a data de término de outras tarefas ou do projeto seja afetada. 1. Na guia Exibir, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta em Gráfico de Gantt e selecione Mais Modos de Exibição. 2. A caixa de diálogo Mais Modos de Exibição será exibida. Na lista Modos de Exibição, clique em Gantt Detalhado e clique em Aplicar. 3. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na seta em Tabelas e clique em Agenda. Na parte de gráfico do modo de exibição, a margem de atraso aparece como barras finas à direita das tarefas, com os valores da margem de atraso próximos às barras de Gantt regulares. Pressione TAB para mover-se até os campos Margem de Atraso Permitida e Margem de Atraso Total, se eles não estiverem visíveis na parte de planilha do modo de exibição. OBSERVAÇÕES Se você souber onde existem margens de atraso em seu cronograma, você poderá mover tarefas quando determinadas fases do cronograma não tiverem margem de atraso e outras tiverem margem em excesso. Os valores de margem de atraso também podem indicar uma inconsistência do cronograma. Por exemplo, um valor negativo de margem de atraso ocorre quando uma tarefa tem uma dependência término-a-início com a tarefa sucessora, mas esta tem uma restrição Deve Iniciar em que é anterior ao final da primeira tarefa. A margem de atraso negativa também ocorre quando uma tarefa é agendada para terminar após sua data de prazo final Etapa 2: Gerenciar custos Exibir custos do projeto Você pode exibir custos de diferentes itens no seu projeto. É possível analisar o custo de tarefas, atribuições ou recursos específicos por tarefa, e do projeto como um todo. Exibir custos por tarefa 1. Clique na guia Exibir. Clique na metade inferior de Gráfico de Gantt. 2. Clique em Mais Exibições. 84

85 3. Na lista Exibições, clique em Planilha de Tarefase, em seguida, clique em Aplicar. 4. Na guia Exibir, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo. 5. Analise a coluna Custo Total. Talvez você precise rolar o lado esquerdo do modo de exibição para ver a coluna Custo Total. Exibir custos por recurso 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. 2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo. 85

86 3. Analise as colunas de custo. Exibir custos por atribuição Você pode analisar o custo de cada tarefa em termos de recursos atribuídos a essas tarefas. 1. Clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefas, clique em Uso da Tarefa. Neste modo de exibição, as tarefas são mostradas com os recursos atribuídos. 2. Na guia Exibições, no grupo Dados, clique na metade inferior de Tabelas e, em seguida, clique em Custo. 3. Analise as colunas de custos. Os custos de cada tarefa em termos dos recursos atribuídos a elas são exibidos. Exibir custos de todo projeto 1. Clique na guia Projeto. No grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. 2. Clique em Estatística. 3. Analise os totais de custos do projeto na coluna Custo. 86

87 6 6 Atualizando Status das Tarefas Quanto todo o planejamento estiver concluído e as atividades do projeto começarem a acontecer para valer, inicia-se o papel de atualização do status das tarefas do cronograma. Deve-se reportar a % concluída de cada tarefa, a duração real e as datas reais de início e término das atividades, além é claro de monitorar possíveis desvios e atuar na resolução destes. 6.1 Atualizando status de tarefas do projeto Atualizando % concluídas 1. Selecione na tabela de projeto aquela tarefa que deseja atualizar. 2. Escolha uma % concluída no grupo Cronograma da guia Tarefa. 3. Se as opções disponíveis não forem suficientes, dê duplo clique sobre a tarefa e altere a % manualmente na aba Geral da janela Informações sobre a tarefa. Somente atualizar informações de % concluídas pode não ser o suficiente para reportar o status de uma tarefa realizada. Utilize o campo de anotações para registrar informações sobre oque foi feito, os aprendizados adquiridos e os problemas enfrentados. Reporte também detalhes sobre os resultados atingidos e pendências criadas. Esta ação garante uma comunicação eficiente a cerca do projeto. Utilizando a janela Detalhes da Tarefa para fornecer informações precisas sobre atualizações das tarefas Atualizar uma tarefa que foi completada dentro do prazo previsto e na data programada é uma atividade fácil. No entanto se tiver havido algum desvio no planejamento este deverá ser reportado corretamente para manter a gestão eficiente do projeto. 1. Selecione na tabela de projeto aquela tarefa que deseja atualizar. 2. No grupo de Propriedades da aba Tarefa selecione Exibir Detalhes das Tarefas 3. A tela irá dividir-se em duas e na parte inferior aparecerá as informações sobre a tarefa 3 opções estarão disponíveis para seleção: 87

88 1. Atual: representa a situação atual da tarefa levando em consideração o replanejamento em função das variáveis a quais a tarefa esta submetida; 2. Linha de base: representa o planejamento inicial; 3. Real: representa a realidade da tarefa. 4. Selecione a opção Real. 5. Altere se necessário os campos: 1. Duração: com a quantidade de tempo real na qual a tarefa foi executada 2. % Concluída 3. Datas de início e término conforme a realidade 6. Vá selecionando as tarefas que deseja alterar na sequencia. As tarefas com status 100% concluídas são marcadas com o ícone na coluna de informações. 88