UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE DOCUMENTANDO CORRETAMENTE AS INFORMAÇÕES DE PROJETOS Por: Marcos Paulo Veit Orientador Prof. Nelsom Magalhães Niterói 2011

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE DOCUMENTANDO CORRETAMENTE AS INFORMAÇÕES DE PROJETOS Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Projetos. Por: Marcos Paulo Veit

3 3 AGRADECIMENTOS Aos amigos e familiares pelo incentivo dado.

4 4 DEDICATÓRIA Dedico à minha esposa Gisele e ao meu filho João por servirem de fonte de inspiração.

5 5 RESUMO Um dos maiores problemas encontrados atualmente no gerenciamento de projetos é a questão da documentação ser realizada adequadamente e de maneira eficaz. Por vários motivos esta questão é deixada de lado em prol da agilidade na entrega, mas este tipo de atitude gera uma série de consequências e a principal delas é a perda de qualidade do trabalho executado, além do custo do retrabalho e da perda de tempo. Algumas ações podem ser tomadas, como o uso de ferramentas (softwares) ou de ações ligadas a processos, de forma que tenhamos este risco minimizado e o trabalho final entregue da forma esperada pelo cliente.

6 6 METODOLOGIA Os métodos utilizados para a geração deste trabalho foram: Consulta a livros relativos a gerenciamento de projetos Consulta ao material didático da cadeira de Gerenciamento de Projetos da AVM Consulta a sites da Internet Pesquisa nos processos da empresa OI Buscou-se retratar a história dos processos de arquivamento, bem como a sua aplicação atual em projetos, buscando informar as soluções de software existentes.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I BASE HISTÓRICA - O ARQUIVISMO 10 CAPÍTULO II APLICAÇÃO A PROJETOS 16 CAPÍTULO III POR QUE DOCUMENTAR? 23 CAPÍTULO IV SOLUÇÃO MICROSOFT 28 CONCLUSÃO 33 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 34 ÍNDICE 35 FOLHA DE AVALIAÇÃO 36

8 8 INTRODUÇÃO Com o crescente aumento de profissionais ligados às áreas de gerenciamento de projetos e a também crescente quantidade de projetos sendo elaborados e executados nas empresas, se faz necessário um correto arquivamento de documentações inerentes aos projetos, bem como dos próprios projetos executados. A criação de um Repositório de Documentos é imprescindível para esta prática, mas muitas empresas não se preocupam com este aspecto, ficando o Gerente de Projetos com esta incumbência, mesmo que seja em um arquivo pessoal. Como os arquivos oficiais são de propriedade das empresas, protegidos pela legislação, deve-se tomar o cuidado para que informações confidenciais não constem neste arquivo. Qualquer projeto, sendo concluído ou até mesmo abandonado pode e deve servir como referência para trabalhos futuros, poupando tempo e evitando retrabalho. Isso deve fazer parte de um processo de aprendizado constante nas empresas, no qual os acertos são utilizados como parâmetro de excelência e os erros apresentados como um "atalho" para o sucesso, pois devem ser vistos como exemplos de caminhos que devem ser evitados, poupando tempo e dinheiro. Em tempo de retenção de recursos nas empresas, muitas vezes um projeto é iniciado ou uma prévia é realizada para que seja submetido à aprovação dos stakeholders e é cancelado por falta de recursos disponíveis. Nestes casos todo o trabalho realizado inicialmente em levantamentos e análises para se identificar possibilidades e pontos importantes do projeto pode ser desperdiçado se não for corretamente armazenado. Transcorrido algum tempo, em caso do projeto ser novamente levado à aprovação, se não houver uma preocupação na manutenção dos dados, todo o levantamento deverá ser realizado novamente, gastando-se tempo e consequentemente dinheiro.

9 9 Mesmo depois de finalizado um projeto deve servir como fonte de consulta para os colaboradores da empresa, pois se pudermos partir de um patamar mais alto na elaboração de um novo projeto todos tem a ganhar. Pontos conflitantes e de discórdia podem ser identificados, bem como melhores práticas na execução de determinadas tarefas, se levadas em consideração particularidades das empresas. Causas de fracasso de projetos anteriores seriam identificadas e serviriam de alerta para os novos projetos, principalmente se forem consequência de uma cultura empresarial ou de atos de determinado setor da empresa. Toda informação deve ser levada em consideração para a realização dos estudos preliminares de um projeto.

10 10 CAPÍTULO I BASE HISTÓRICA O ARQUIVISMO Trata a história da humanidade e a sua necessidade transmitir os conhecimentos adquiridos para as gerações futuras. 1.1 A definição de arquivo É o conjunto de documentos, independentemente da sua data, da sua forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoal, ou por qualquer organismo público ou privado no exercício da sua atividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas necessidades ou transmitidos a instituições responsáveis por mantê-los. 1.2 A História Desde o início dos tempos, juntamente com o desenvolvimento da humanidade, havia a vontade e a necessidade de se registrar o dia a dia e passar estas informações para as gerações futuras. A humanidade passou a sentir necessidade de armazenar de forma organizada as informações de épocas anteriores e atuais para passar para as gerações futuras, independente do meio de armazenamento. Vários autores defendem que a História dos Arquivos não pode ser considerada à margem da História Geral e sim que formam parte integrante,

11 11 tanto que a sociedade condiciona a sua existência, a sua organização, os seus critérios de conservação e, mesmo, a sua finalidade. A evolução histórica dos arquivos e do seu conceito como veremos é paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas. Assim, os arquivos surgem desde que a escrita começou a estar ao serviço da sociedade, e teriam nascido no seio das Antigas Civilizações do Médio Oriente há cerca de seis milénios atrás. Estes arquivos tiveram grande importância e constituíam já um complexo sistema de informação, não sendo concebidos como simples depósitos de placas de argila, mas como complexas estruturas organizativas e funcionais. Os primeiros registros de arquivos datam de 4000 anos A.C., na região do Vale do Nilo e da Mesopotâmia. Foram encontradas placas de argila dispostas em grandes estantes de madeira, contendo informações diversas, desde cartas, sentenças judiciais, etc. Estes arquivos situavam-se nesta época em Templos e Palácios, para estarem mais próximos das classes dirigentes. Por gerações a fio os processos de arquivamento de informações foram sendo desenvolvidos e aprimorados. Atribui-se a Efíaltes, cerca de 460 a. C., a criação do primeiro arquivo do mundo grego. Também aqui os arquivos se situavam em templos e em dependências do Senado, tanto a Sul da Ágora como em Atenas. Da Grécia Antiga destacam-se os arquivos de GEA e PALAS ATENEN, por se encontrarem importantes depósitos de documentos, como leis e decretos, atas judicias, decretos governamentais, inventários, etc. Por volta de 509 a.c. foi criado o primeiro arquivo da Roma Antiga, pelo cônsul Valerius Publicoa. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas, continuando a funcionar em templos, em Roma no Templo de Saturno, junto ao erário público, onde se guardavam as Tabulae

12 12 Publicae, que depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no Capitólio. O Tabularium desempenhava a função de Arquivo Central do Estado, já com a importância de um grande serviço público. Os documentos diplomáticos eram conservados no Templo de Júpiter e os testamentos no de Vesta. No âmbito da Organização Arquivística, tivemos grandes progressos, pois os romanos tinham um grande sentido prático e concediam à administração do Império uma grande importância, tanto que muitos dos critérios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia válidos, como por exemplo as linhas orientadoras da profissão de arquivista e a configuração da sua rede de arquivos. No período da Idade Média, passou-se a considerar Arquivo como um local para depósito para preservação de documentos de valor (prova ou memória de atos ocorridos no passado). A gestão de documentos esteve fundamentalmente nas mãos da Igreja, detentora do Saber e da Cultura, concentrados em Catedrais e Mosteiros. Os Arquivos Eclesiásticos vão assim ter a função de guardar e gerir os títulos de propriedade, seja da Igreja ou de outras instituições públicas e particulares. Apesar disto os Arquivos nesta época recuperam a importância que tinham na Antiguidade, sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano no Século XII, entramos numa nova fase da história dos arquivos. Então, a partir do século XIII, começa a ser introduzida a prática dos registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por uma autoridade ou entidade, nas Chancelarias e outras instituições. Nesta época, as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se em secções orgânicas, com funcionários especializados (arquivistas) e normas a serem seguidas.

13 13 Durante o século XIV surgem vários Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragón em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em Nesta época assistimos ao primeiro grande movimento de nomeação de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento faz com que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribuindo, a partir do século XV, com o surgimento de grandes cronistas oficiais, juntamente com o aparecimento dos primeiros cultores da crítica filológica e textual. Com o século XVI, surge um novo sistema administrativo, o Estado Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, ele contribuirá para a concentração dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que resultam de novas concepções de administração e reformas institucionais. A criação do Arquivo de Simancas em 1540, na Espanha por ordem de Carlos V, considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, é de fato um sinal bastante significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo é considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde, iremos assistir à criação do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na Espanha o Arquivo das Índias, em Será importante referir que esta centralização dos documentos provocará ajustes metodológicos, sendo frequente a elaboração de normas, regulando os preceitos de rotina do Arquivista. Segundo autores como Jean Favier, a noção de Propriedade dos Arquivos foi substituída pela de Arquivos Públicos depositários dos documentos do Estado e cuja conservação era ou podia ser de interesse público. O arquivo se converte então num elemento fundamental da administração e adquire uma função predominantemente jurídico-politica. Estado. Este período da História é conhecido como a época dos Arquivos de

14 14 Com a Revolução Francesa vieram inúmeras modificações na Europa e no mundo e consequentemente no mundo arquivista. Com o advento do Estado de Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste contexto, nascem os princípios de responsabilidade, de garantia, eficácia e justiça da atuação da Administração perante os cidadãos. Associado a isto, o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidadãos, e Jurisprudência da atuação do Estado. Um dos grandes marcos para a História dos Arquivos é a fundação, em 1789, dos Archives Nationales de França, e com eles a Lei de 7 Messidor, que proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representação nacional eram um depósito central para toda a República. Esta Lei traz um conceito moderno e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilégio dos órgãos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nação aberto ao cidadão comum. No século XIX, a política de concentração dos Arquivos vai ser continuada um pouco por toda a Europa, à exceção da Grã-Bretanha, onde o processo vai ser mais tardio. No início deste século, perante o desenvolvimento do Positivismo, que preconizava a verificação documental ao serviço da análise histórica, os arquivos adquirem uma posição instrumental relativa à Paleografia e à Diplomática. Já na segunda metade deste mesmo século e agora sob os auspícios do Historicismo os arquivos vão se transformar em verdadeiros laboratórios do saber histórico. Na Época Contemporânea os arquivos vão adquirir dupla dimensão, onde por um lado são garantia dos direitos dos cidadãos, por outro conservam e gerem a memória do passado da nação e por isso vão ser objeto da investigação histórica. No século XX vamos assistir à consolidação do conceito e função de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma

15 15 e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa ou por qualquer organismo público ou privado no exercício da sua atividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas próprias necessidades ou transmitidos a instituições de Arquivos. Os Arquivos irão recuperar a sua dimensão administrativa, que se irá acentuar nos Anos 30, e se consolidará mais tarde nos anos 50, onde a Arquivística irá desenvolver um sistema para facilitar a Administração nos momentos mais difíceis, como por exemplo a Segunda Guerra Mundial. É precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimensões tradicionais da Arquivística, a História e a Administração. Surge então no âmbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta à necessidade de coordenação a nível internacional da Arquivística. Com o CIA, teremos a intensificação da cooperação entre países, na Organização de Congressos, Mesas Redondas, bem como o aumento da publicação de literatura especializada, como a revista Archivium (criada em 1951). Vemos surgir também as Conferências Internacionais da Table Ronde des Archives. Os Anos 60 são envolvidos por preocupações de ordem prática, dando-se uma acentuação na vertente técnica da Arquivística. O grande marco desta época acontece em 1964, ano em que é publicado o Elsevier s Lexicon of Archive Terminology. A Arquivística nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande preocupação era e ainda é, nos dias de hoje, a importância da Informática como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivística afirma-se definitivamente como uma Ciência da Informação e se clarificam o seu objeto e o seu método.

16 16 CAPITULO 2 APLICAÇÃO A PROJETOS 2.1 Os Repositórios Na aplicação em Gerenciamento de Projetos os documentos devem ser depositados em um Repositório, de forma que fiquem a disposição dos membros da equipe e de qualquer interessado. Quando falamos neste assunto logo vem à mente o conceito de documento em formato digital. Normalmente tratamos desta maneira, visto a enorme quantidade de documentos a serem tratados por mais de uma pessoa ou equipe. É este aspecto que trataremos a seguir, sem esquecer da importância dos processos de armazenamento físico de documentações importantes, como por exemplo um Termo de Abertura assinado pelos patrocinadores. Como mencionado anteriormente, em um repositório devem ficar as versões de documentos e a situação atual dos projetos. Infelizmente nem sempre é assim, pois muitas vezes os documentos ficam registrados apenas nos computadores pessoais dos membros da equipe ou do Gerente de Projeto. Um repositório do projeto armazena todos os diretórios e arquivos gerenciados pela ferramenta de gerenciamento do projeto. Ele é um recurso global que precisará ser acessado pela maioria dos "clientes" da equipe do projeto. Dependendo do tamanho de um projeto, pode haver vários repositórios, cada um deles com milhares de diretórios e arquivos. O número

17 17 de arquivos contido em cada repositório dependerá do tamanho da máquina em que o servidor do repositório está sendo executado e do número de usuários que acessarão os dados simultaneamente. O servidor do repositório manipula o tráfego de leitura/gravação no repositório do projeto. No caso em que um repositório mais simples possa atender as necessidades, em empresas menores e voltadas para pequenos projetos, outras soluções podem ser aplicadas, sem a implantação de uma grande infraestrutura. As soluções vão desde um micro utilizado como servidor, com uma pasta compartilhada, ligado em rede até a soluções disponíveis na Internet, por vezes gratuitas. Google e Yahoo tem soluções deste tipo que comportam perfeitamente este tipo de solução. Devemos sempre atentar que este tipo de solução não tem a confiabilidade de uma solução corporativa, mas em boa parte dos casos supre a necessidade. Voltando aos casos de maior porte, como em qualquer equipamento de armazenamento de informações (servidor) um equipamento que sirva de repositório do projeto deve ser confiável, tolerante a falhas e escalonável. Em termos de desempenho nunca deve ser o gargalo no acesso aos dados e não deve impactar o andamento das atividades deve permitir múltiplos acessos simultâneos. Não somente o repositório deve ser bem planejado, mas toda a estrutura ao seu redor também deve ser tratada. Não adianta ter um servidor que atenda às necessidades se o acesso (Rede) não estiver bem dimensionado.

18 18 O repositório do projeto deve estar em um servidor exclusivo. Isso significa que o servidor do repositório do projeto não deve ser usado para: compilações, builds ou testes executar outras ferramentas de terceiros servidor de servidor Web Existem atualmente softwares de gerenciamento de projetos que contém a solução para um repositório, que veremos mais à frente. Neles há estruturas distintas para cada finalidade, como servidor web, distribuidor de arquivos, etc. Como em qualquer processo de tratamento de banco de dados, outra questão de suma importância é o tratamento dado aos processos de backup. Devem ser realizados periodicamente, de acordo com a política da empresa e de acordo com o porte dos projetos. 2.2 Armazenamento de dados em Projetos Quanto maior o projeto, mais difícil será para compartilhar, sem transtorno, as informações entre todos os membros da equipe e as parte interessadas. Isso se aplica especialmente nos casos em que mais de uma pessoa trabalha na mesma entrega. Se o gerente do projeto não pensar com antecedência nos processos de gerenciamento de documentos, a equipe do projeto terá muita dificuldade para encontrar informações relevantes e em consequencia disso ficará frustrada ao ter que lidar com formatos inconsistentes. Isso geralmente resulta em confusão e esforço extra para refazer o trabalho que já está concluído. Se você estiver criando um repositório de documentos, você necessita estabelecer algumas regras e processos para proteger a integridade dos documentos que serão armazenados. Por exemplo, normalmente todos os

19 19 membros da equipe necessitam de acesso aos seus próprios documentos. Entretanto, você necessita decidir se qualquer membro da equipe poderá atualizar documentos criados por outros membros da equipe. Em alguns projetos isto seria perfeitamente aceitável, enquanto que em outros projetos isso seria considerado uma brecha na segurança. O arquivista também pode ter a incumbência de retirar os documentos não relevantes ao projeto, de forma a termo sempre as informações importantes ou as mais atualizadas armazenadas. Também, você deverá decidir se qualquer um dos membros da equipe poderá adicionar documentos no repositório do projeto, ou se esse processo será designado a uma pessoa especifica, como um arquivista. Isso poderá ser considerado como uma burocracia ou uma despesa desnecessária, mas se você tiver uma grande quantidade de documentação, é importante que os documentos que forem adicionados ao repositório sigam um processo consistente e tenham uma boa qualidade. A qualidade do repositório poderá degradar se todos tiverem a liberdade para adicionar, remover e modificar os documentos arquivados. Para termos este controle precisamos de ter em mãos um gerenciador, uma ferramenta para que tenhamos todos os processos sob nossa gestão. Em um projeto de maior porte temos diversos tipos de documentos que precisam ser armazenados e compartilhados por exemplo, os documentos do Termo de Abertura do projeto, a Declaração de Escopo, os Requisitos do Negocio, o Plano de Testes, etc. Depois que os documentos forem criados, os membros da equipe necessitarão saber aonde os mesmos serão armazenados. Dependendo do seu software e da sofisticação da sua organização em relação ao armazenamento, os documentos poderão ser armazenados dentro de um arquivo de Rede, em um arquivo dentro do disco rígido do seu computador, em um pacote de software para gerenciamento de

20 20 documentos, etc. Além disso, você deverá criar um nome padronizado para os documentos iniciais e para todas as revisões dos mesmos. Por exemplo, se você atualizar o documento Termo de Abertura do projeto, que processo você deverá seguir? Você acha que será necessário substituir a versão antiga? ou, salvar o documento original e chamar este novo documento de Termo de Abertura do projeto - Versão 2. Tudo isso faz parte dos procedimentos de gerenciamento de documentos. Os relatórios de acompanhamento deverão ser determinados com antecedência, seguindo as orientações do PMBOK, com a definição dos nomes padrões para os relatórios de andamento (Status). Se cada membro da equipe emitir um relatório de andamento (Status) ao gerente do projeto, logo o gerente do projeto terá dúzias ou centenas de relatórios de andamento (Status) Dados Estruturados e Não Estruturados Os dados podem ser armazenados em dois estados - estruturados e não estruturados. Os dados estruturados referem-se à informação que é armazenada no formato repetitivo e estruturado. Também referem-se às pastas, às tabelas, às bases de dados, aos armazéns de dados, etc. Este tipo de dados é facilmente armazenado e acessado por um programa de computador. Por outro lado, os dados não estruturados estarão tipicamente em um formato que seja mais fácil para o ser humano compreender. Os dados não estruturados incluem documentos, imagens, gráficos, vídeos, áudios, etc. Os dados não estruturados podem ser cada vez mais manipulados através de um computador, mas a compreensão básica do conteúdo ainda é melhor que seja executada por humanos.

21 21 Embora os documentos criados por um projeto sejam de interesse e preocupação dos membros das equipes dos projetos, o conceito do termo Gerenciamento de Documentos poderá ser estendido para incluir quaisquer tipos de dados não estruturados como descrito acima. Ou seja, se o seu projeto gerar pastas de áudios e vídeos, você poderá usar as mesmas técnicas de padrões de nomes que são utilizadas para os documentos do projeto, indexação, armazenamento no repositório, etc Dados Estruturados - Campos, registros, arquivos, tabelas - Códigos, modelos, scripts - Ferramentas de Códigos Fonte, bancos de dados - Difícil para organizar sem ferramentas ou estrutura Dados Não Estruturados - Documentos, fotos, gráficos, textos, vídeos, chat - Ferramentas de documentos, difícil para adquirir - Pode ser organizado sem ferramenta 2.3 Software de Gerenciamento de Projetos Abaixo temos alguns exemplos de softwares utilizados em Gerenciamento de Projetos: Mirax Project: Software para gerenciamento de projetos, com suporte a WBS, gráficos Gantt e alocação de recursos. Net Project: Ferramenta de gestão de projetos via web. Project Builder: Solução nacional 100% WEB para apoio ao gerenciamento de múltiplos projetos com enfoque no trabalho colaborativo. Possibilita a aproximação dos planos estratégico,

22 22 tático e operacional. Possui alinhamento com as boas práticas difundidas pelo PMI(PMBOK) e GTZ(ZOPP). Virgos: software para Gestão de Projetos que simplificada o acompanhamento de projetos, com acesso e manutenção via for Project: Ferramenta de análise de risco avançada para gerenciamento de projetos. Microsoft Project o Análises: TopTenReviews o IT Week o ZDNet.co.uk o Sites: MSProject.com o MPA o Microsoft Project MVP o Microsoft Project Management Software o John Dahlgren's MS Project Tools and Tips o Plug-Ins: projecttime Primavera Project Insight: Softwarre 100% baseado na web que permite que as equipes colaborem em projetos em tempo real. Seavus Project Viewer: Permite a visualização e impressão de arquivos do Microsoft Project.

23 23 CAPÍTULO III POR QUE DOCUMENTAR? Esta deve ser uma das perguntas mais realizadas no mundo de gerenciamento de projetos, principalmente pelos clientes. Para quê se preocupar em anotar tudo? Para quê perder tempo? A documentação feita de maneira correta e completa é uma das maiores ferramentas do gerenciamento de projetos para pouparmos tempo, dinheiro, tanto da equipe e do gerente quanto dos clientes. Com isso não há margens à dúvidas e em qualquer momento basta recorrer à documentação arquivada. Devemos levar em consideração duas questões em documentação: durante a vida do projeto e após o término do projeto. Durante a vida de um projeto vários fatores podem interferir no bom andamento das atividades e consequentemente causar atrasos no cronograma. Um deles é o problema da falta de documentação adequada aos processos e às atividades da equipe. Por quantas vezes gastamos tempo tentando relembrar algum assunto importante mencionado em uma reunião que não teve ata? E as consequências de uma conversa informal não oficializada com um cliente que acabou gerando uma alteração de escopo não dimensionada no cronograma? Para alguns pode parecer um preciosismo exagerado, mas para outros pode significar a diferença entre ter sua palavra desmentida ou ratificada perante um cliente, por exemplo.

24 24 É claro que se deve tomar cuidado para que apenas as informações relevantes para o projeto sejam documentadas, evitando assim o armazenamento de lixo no projeto. Outros motivos são: A memória das pessoas é limitada não somos máquinas, somos seres humanos susceptíveis a falhas e geralmente uma das consequências de problemas como o stress diário, quantidade de tarefas a serem cumpridas, etc. é a perda de memória. Informações claras são uma característica fundamental de um projeto de sucesso: distribuir informações documentadas ajuda a esclarecer atividades, decisões e objetivos. Identificar lacunas na comunicação terá impacto positivo direto nos resultados do projeto. Responsabilidades: mesmo que a boa vontade impere entre os membros da equipe, as responsabilidades sempre devem estar documentadas. Novamente, lacunas de compreensão podem fazer com que uma atividade fique esquecida, com impactos de tempo e custo em sua recuperação. Não confio em todos a meu redor: infelizmente o gerente de projeto nunca deve se esquecer que podem existir pessoas que desejam o fracasso do projeto, ou querem fugir do trabalho. Para estas pessoas, a falha no registro de informações é um prato cheio, já que elas poderão manipular suas próprias versões dos fatos sem que você tenha documentação adequada para expor a verdade. Distribuição: distribuir um ou um comunicado é muito mais prático do que ficar ligando para várias pessoas para passar uma informação.

25 25 Para reduzir custos, normalmente são cortados documentação e testes, justamente os dois pilares da qualidade. Ricardo Bicalho O segredo é achar a forma certa de fazer a documentação do projeto. Da mesma forma que as decisões mais importantes dos principais stakeholders não devem ficar apenas em uma nota de , uma informação do dia a dia que apenas interessa a uma ou duas pessoas não precisa se tornar um relatório em formato padronizado. Após o término de um projeto é importante termos toda a documentação arquivada e principalmente o item de lições aprendidas. Mesmo que o projeto seja cancelado houve um trabalho realizado que acabou gerando frutos. Qualquer levantamento realizado, proposta de solução para um determinado problema, qualquer dado gerado pode ser importante para a empresa. Seja um projeto semelhante ou o mesmo projeto sendo reaberto, estas informações podem ser reaproveitadas, ou pelo menos o processo de geração e levantamento pode ser o mesmo, de forma que o tempo necessário para a execução destas tarefas seja reduzido, acarretando assim em economia financeira e agilidade na entrega. Por quantas vezes somos perguntados a respeito de um antigo projeto que foi cancelado por falta de recursos financeiros e que será submetido novamente à aprovação porque não foram armazenadas as informações essenciais para este novo pleito? Todo o trabalho tem de ser refeito (retrabalho) para gerar novamente os dados necessários.

26 Guardar lições aprendidas Um dos mais importantes motivos de nos preocuparmos em armazenar de forma correta as informações dos projetos se refere a lições aprendidas. Afinal de contas, com a experiência adquirida ao longo de um trabalho é que conseguimos nos aprimorar e iniciar um próximo com a certeza de que será entregue com uma qualidade superior ao anterior. E com certeza esta é uma das etapas mais esquecidas em um projeto, por vários fatores: Pressões para cumprir prazos, que leva o gerente a se preocupar mais com as atividades diretamente relacionadas ao produto do projeto. Mudança de foco ao terminar um projeto. As pessoas e organizações acabam mais concentradas no próximo projeto do que no fechamento correto do projeto anterior. Falta de interesse da alta gestão neste tipo de documentos. Problemas culturais na empresa que levam o gerente a acreditar que documentar lições aprendidas é uma perda de tempo, já que não terá verdadeira influência sobre os próximos projetos da organização. Trata-se muito mais do que um documento para cumprir a formalidade do projeto. São as informações que permitirão que os erros passados não se repitam e os acertos possam ser feitos novamente. Por isso é importante registrar tanto as boas quanto as más experiências do projeto. Estes registros ajudarão a moldar as atividades e controles dos projetos futuros. Deve-se procurar criar uma base de dados simples e de fácil leitura, dinâmico e que leve diretamente ao ponto crítico, com informações relevantes para a empresa e para os próximos projetos.

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