GRUPOS TEMÁTICOS: I - Monitoramento & Avaliação dos Programas do

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1 GRUPOS TEMÁTICOS: I - Monitoramento & Avaliação dos Programas do Governo e II - Plano de Governo / Planejamento Estratégico 1. Em que situação encontra-se o produto em seu Estado? Em contratação; Em construção / Em desenvolvimento; Em implantação; Em produção / Em funcionamento. Se em produção ou funcionamento, há quanto tempo? Menos de 2 anos; De 2 a 4 anos; De 4 a 6 anos; De 6 a 10 anos; Acima de 10 anos. 2. Qual o escopo do produto? O Sistema Integrado de Monitoramento - SIM é uma ferramenta corporativa inovadora na gestão de projetos do governo do Acre que, de forma integrada e descentralizada, possibilita a modernização e melhoria do processo de gerenciamento e maior transparência na administração. Customizado a partir da plataforma do Enterprise Project Management EPM / Project Server 2007 da Microsoft, incluindo recursos de Flash, HTML, Report Service entre outros. A base de dados é alimentada diretamente pelas equipes setoriais (gerentes de projeto e equipe técnica), de qualquer ponto conectado a intranet do Governo ou via web. As informações alimentadas no SIM são automaticamente sistematizadas em demonstrativos gráficos e relatórios dinâmicos que podem ser gerados conforme a demanda de cada gestor, através de um sistema de filtros e agrupamentos.

2 O sistema possui segurança e controle de acesso as informações, através do sistema de login e senha com diferentes níveis de permissão. Além da área administrativa, o SIM é composto por 6 (seis) módulos gerenciais: (i) Portal Executivo; (ii) Planejamento; (iii) Central de Projetos e Obras; (iv) Indicadores; (v) Relatórios; e (vi) Geomonitoramento. Outros módulos específicos de Programas financiados pelo BIRD e BNDES estão em fase de conclusão. 3. Descrição dos principais objetivos. Promover o alinhamento do planejamento estratégico, gestão, monitoramento e apoio as Secretarias Setoriais no tocante ao gerenciamento de projetos; Promover a excelência funcional e gerencial e a melhoria da qualidade dos produtos e serviços públicos; Promover a descentralização de ferramentas e metodologias de planejamento e gerenciamento de projetos; Contribuir com a eficiência nos investimentos públicos e equilíbrio fiscal; Estabelecer diretrizes, normas gerais, orientação técnica e apoio necessário ao melhor desempenho dos Programas e Projetos prioritários; Disponibilizar indicadores de resultado, para acompanhamento e avaliação da eficiência, eficácia e efetividade dos Programas; Assessorar a elaboração de estudos e pesquisas, que visem o aperfeiçoamento dos programas e Projetos prioritários; Monitorar, analisar e avaliar o desempenho físico-financeiro dos programas estruturantes e Projetos prioritários, bem como avaliar e aprovar alternativas de correção e redimensionamento das metas estabelecidas no Planejamento Estratégico das Secretarias Setoriais; Identificar os desvios e/ou problemas na execução dos Programas e construir medidas para os ajustes e readequação, em articulação com a Secretaria Setorial competente; Produzir relatórios executivos de eficiência, eficácia e efetividade dos Programas e Projetos prioritários;

3 4. Quais os principais produtos e resultados obtidos com a implantação? Formação de capital humano especializado em Gerenciamento de Projetos, em 34 Secretarias Setoriais: 45 (Diretores, Assessores, Coordenadores de Plano e Gerentes de Projetos das Secretarias) especializados com MBA em Gerenciamento de Projetos da FGV/ISAE/IEL; 470 (coordenadores de plano, gerentes de projetos e técnicos) capacitados em fundamentos de gerenciamento de projetos e MS Project; 92% da Carteira Projetos do Governo do Acre (140 Projetos), com volume de investimentos finalísticos da ordem de R$ 3,4 bilhões ( ) monitorados; obras de pequeno, médio e grande porte, monitoradas; 01 Metodologia e 01 Guia Rápido de Gerenciamento de Projetos para Setor Público; 01 Sistema de monitoramento de projetos coorporativo desenvolvido e implantado; 1 Escritório de Gestão de Projetos funcionando como um Project Management Center of Excellent PMCoE; 34 escritórios setoriais funcionando como Project Suport Office (PSO); Escopo, tempo e custo dos Projetos, em todas as Áreas de Governo, melhorados; Ampliação dos impactos e transparências nas ações de governo e melhoria dos serviços monitorados (metas, indicadores e resultados) prestados à população; Eliminação de ações e investimentos sobrepostos, por diferentes Secretarias Setoriais, na mesma área de atuação; Credibilidade junto aos organismos financiadores (Governo Federal, BNDES, BID, Bird) ampliada; Relatórios executivos da execução física, financeira e resultados dos projetos, disponibilizados para alta cúpula de Governo, melhorando o processo de tomada de decisão. Criação de novas oportunidades de carreira no Estado do Acre, pois com a aimplantação do projeto, o mercado acreano e empresas do setor começaram a ofertar cursos relacionados a ferramentas de elaboração de cronograma (ex. MS Project, primavera e outras), as instituições de ensino superior iniciaram cursos de MBA e Especializações em Gerenciamento de Projetos e empresas de cursos de curta duração na área de projetos;

4 Termo de cooperação com outros Estados para troca de experiências na área do setor público (benchmarking) na área de gerenciamento de programas e projetos; Participação do Fórum Nacional de Gerenciamento de Projetos no Setor Público GPGOV idealizando a elaboração de um Livro com os principais casos de GP no Setor Publico no Brasil e Exterior, o qual está sendo publicado até dezembro de 2010, com participação em 02 capítulos (sobre ferramentas de planejamento e tecnologias de sistemas). 5. Quais as dificuldades encontradas durante a implantação do produto? Falta de suporte político de atores com funções importantes, no sentido de utilizar e fomentar o uso das ferramentas pelas suas equipes e, principalmente, oposição por parte de alguns atores da alta cúpula descredibilizando as ferramentas; Resistência a implementação de processos de modernização que impactam na mudança da cultura gerencial de grande parte dos atores, em todos os níveis hierárquicos e gerenciais: sensação de perda de poder por parte de alguns atores que ocupam posições estratégicas, exposição da sua vulnerabilidade no tocante a capacidade individual e coletiva (no âmbito de sua pasta) de liderar e realizar ações, sendo mais cômodo operar sob demandas emergenciais apagando incêndios ; Resistência de alguns gestores em preencher documentos da metodologia (Ex. Termo de Abertura, Declaração de Escopo, Cronograma, Matriz de Recursos Humanos, Matriz de Riscos e Lições Aprendidas) alegando sempre falta de tempo; Capacidade Operacional: recursos humanos com baixa qualificação técnica ocupando funções estratégicas e outros com alta qualificação acumulando várias funções (super alocados), em todas as Secretarias; recursos insuficientes para prestar assessoria adequada às equipes setoriais; estrutura de rede de governo com diferentes e precárias formas de acesso e níveis de segurança ocasionando lentidão na definição de soluções de problemas relacionados ao acesso; Ausência de uma política de remuneração por resultado, que reconheça funcionalmente e beneficie os gerentes com bom desempenho na condução dos projetos, diferenciandoos efetivamente daqueles que apresentam resultados pífios. Esse fato acaba desestimulando o maior envolvimento das equipes; Ausência de implementação formal da metodologia e das estruturas de gerenciamento de projetos no âmbito da coordenação geral e setoriais;

5 Dificuldade em instituir/formalizar, na estrutura administrativa do Estado, a função de Coordenador de Plano, Gerentes de Projeto e Analistas de Planejamento com autonomia e empoderamento para gerir o orçamento, financeiro além dos demais recursos do projeto prioritário e/ou obras; Frequentes substituições de atores importantes no processo, especialmente no corpo técnico responsável pela alimentação das informações; Falta de definição de prioridades para otimizar o monitoramento com foco nas áreas/ações mais vulneráveis/problemáticas. Dificuldade de implementar um programa de capacitação continuada nas disciplinas de gerenciamento e monitoramento de projetos e tecnologias de gestão. 6. Qual a tecnologia ou metodologia foi utilizada para o desenvolvimento deste produto? A metodologia utilizada pelo Governo do Acre está em plena consonância com o mapa estratégico e estrutura organizacional do Governo, baseando-se no PMBOK (Project Management Body of Knowledge), guia publicado pelo PMI, maior instituição mundial especializada em gerenciamento de projetos. Esta metodologia detalha os processos de gerenciamento de projetos, descrevendo as fases que constituem o ciclo de vida de um projeto. O propósito de se construir e aplicar esta metodologia de gerenciamento é aumentar a probabilidade de sucesso na entrega dos produtos dos projetos, respeitando as restrições de tempo, custos (programação e execução orçamentária e financeira) e garantindo que o escopo esteja efetivamente alinhado ao Planejamento Estratégico do Governo. 7. Este produto está inserido em qual ambiente tecnológico? O SIM foi customizado a partir da plataforma do Enterprise Project Management EPM / Project Server 2007 da Microsoft, incluindo recursos de Flash, HTML, Report Service entre outros.

6 Figura 1 Arquitetura do EPM (Enterprise Project Management) 8. Existem outros sistemas que fazem interface com este produto? SIM - SAFIRA (Sistema de Administração Orçamentária, Financeira e Contábil) 9. Quais as funcionalidades existentes no produto? O SIM, além da área administrativa, é composto por 06 (seis) módulos gerenciais: (i) Portal Executivo; (ii) Planejamento; (iii) Central de Projetos e Obras; (iv) Relatórios; (v) Indicadores e (vi) Geomonitoramento;.

7 Figura 2 Tela Inicial do Sistema Integrado de Monitoramento Portal Executivo: Este módulo dispõe de demonstrativos gráficos da situação física e financeira de projetos e obras do Estado, permitindo que os gestores tenham informações sistematizadas do Portfólio, em tempo real, partindo de uma visão global até o detalhamento dos projetos e obras por Secretaria. Planejamento: são criados ou atualizados os Termos de Abertura dos Projetos TAP (Prioritários e Complementares), descrevendo os: objetivos, resultados esperados, metas, atividades, orçamento por fonte, produtos, áreas de abrangência, riscos, matriz de responsabilidade dentre outras informações estratégicas para o Governo Estadual. Central de Projetos e Obras (Project Web Access PWA): possibilita ao gestor uma visualização do portfólio de projetos e de obras, incluindo indicadores de prazo e situação física e financeira, custos, início/término, duração, gerente responsável, percentual previsto e concluído, Secretaria executora etc. Indicadores: o módulo de indicadores permite monitorar o alcance de 22 objetivos gerais, definidos a partir das atividades e resultados esperados estabelecidos em cada projeto prioritário, mediante a evolução de 58 indicadores de resultado, que terão como o ano-base 2006 e como meta para 2010 o valor do melhor estado da região norte. Vale ressaltar que todos os indicadores foram definidos em parceria com o Instituto de Pesquisas Aplicadas - IPEA. Relatórios: os relatórios gerados pelo SIM estão agrupados em 04 (quatro) segmentos: (i) relatórios de planejamento e orçamento (ii) relatório de Projetos (iii) relatórios de Obras e (iv) relatório de Indicadores, permitindo uma visão executiva e gerencial da carteira de investimentos e estão organizados de forma gráficas e tabelas da situação física e financeira dos projetos. Todos os relatórios gerados pelo SIM são facilmente exportados em arquivos digitais para visualização e edição em outros aplicativos, como: Acrobat (PDF), Word, Excel, imagens etc.

8 Geomonitoramento: possibilita a distribuição geográfica do portfólio de projetos e obras, espacializado por município, regional e outras zonas estratégicas, podendo ainda aplicar diversas camadas de informações socioeconômicas do Estado através da base de dados do Zoneamento Econômico Ecológico - ZEE. 10. Este produto pode ser disponibilizado para outros Estados? Sim, sem custo e está com licença pública; Sim, sem custo; Sim, com custo, e a licença pertence ao Estado; Sim, com custo, e a licença pertence a Terceiros; Não pode ser disponibilizado. 11. Neste momento tem Estados interessados neste produto? SIM, estamos negociando - Estados: várias consultas já foram realizadas por outros Estados, mas até o presente apenas uma Secretaria do Estado de Sergipe e o Ministério do Desenvolvimento Agrário estabeleceram parceria para customizar alguns módulos;

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