Projeto Churrasco dos Sonhos

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1 Projeto Churrasco dos Sonhos Introdução ao MS Project 2007 Alexandre Paiva de Lacerda Costa, PMP, MCTS, ITIL

2 Sumário GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO... 4 Processo 6.1 Definir atividades... 5 Processo 6.2 Seqüenciar atividades... 5 Processo 6.3 Estimar recursos para as atividades... 7 Processo 6.4 Estimar duração para as atividades... 8 Processo 6.5 Desenvolver cronograma... 8 Processo 6.6 Controlar o cronograma CRONOGRAMA DINÂMICO MS PROJECT COMO BANCO DE DADOS RELACIONAL INTERFACE DO MS PROJECT CRIANDO UM NOVO PROJETO Utilizando a Barra de Menu Utilizando a barra de ferramenta padrão Utilizando a Guia do Projeto (Project Guide) DEFININDO PROPRIEDADES DO NOVO PROJETO CONFIGURANDO FERRAMENTA OPÇÕES Configurando opções na Guia Cronograma Configurando opções na Guia Cálculo Configurando opções na Guia Exibir Configurando opções na Guia Geral Configurando opções na Guia Calendário Configurando opções na Guia Segurança Configurando opções na Guia Editar Configurando opções na Guia Ortografia Configurando opções na Guia Salvar Configurando opções na Guia Colaborar Configurando opções na Guia Interface

3 AJUSTE DE RECURSOS E NIVELAMENTO SALVANDO UM NOVO PROJETO Tipos de arquivo CHECKLIST DE VERIFICAÇÃO PARA A CRIAÇÃO DE UM NOVO PROJETO

4 GERENCIAMENTO DO TEMPO DO PROJETO Antes de começarmos o entendimento da ferramenta MS Project, convido vocês a analisar o que diz o PMBoK 4ª Edição no que se refere ao Gerenciamento de Tempo do Projeto (capítulo 6). O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto. Temos os seguintes processos envolvidos: 4

5 Processo Definir atividades Identificar ações específicas que precisam ser realizadas para produzir as entregas do projeto (pacotes de trabalho). Figura: Processo 6.1 definir atividades O principal insumo para este processo é a linha de base do escopo, que pode ser representada pela EAP Analítica do projeto As saídas produzidas são: Lista de Atividades e atributos: todas as atividades necessárias no projeto, identificadas por um identificador (Nível da EAP), uma descrição do trabalho envolvido em cada atividade, predecessoras e sucessoras principais, riscos identificados e tudo mais que pode ser mapeado neste momento. Esta descrição pode ser feita utilizando o próprio dicionário da EAP e o objetivo é assegurar que todos os membros do projeto entendam o que deva ser feito com aquela atividade. Lista de Marcos: eventos significativos no projeto. Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término da definição das atividades, uma lista de atividades, marcos e atributos serão gerados. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando o registro das saídas deste processo (Lista de atividades, marcos e atributos). Processo Seqüenciar atividades Identificar e documentar os relacionamentos (dependências) entre as atividades do projeto. Cada atividade e marco, com exceção do primeiro e do último normalmente marcos de início e término do projeto são conectados a pelo menos um predecessor e um sucessor. Uso de leads (antecipações) e lags (atrasos) podem ser necessários entre atividades para refletir a realidade do projeto. 5

6 Figura: Processo 6.2 seqüenciar atividades Os principais insumos para este processo são aqueles gerados no processo de definição de atividades; ou seja. A lista de atividades, marcos e atributos. A principal saída produzida é: Diagrama de rede do projeto: são desenhos esquemáticos das atividades do cronograma e as relações lógicas entre elas (dependências). Figura: Diagrama de rede do projeto com as atividades representadas nos nós e relações lógicas entre elas representadas pelas flechas, além das antecipações e atrasos. Importante: Verificar que a única atividade que não possui predecessora é o marco de início do projeto e a única atividade que não possui sucessoras é o marco de término do projeto. 6

7 Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término do seqüenciamento de atividades, um diagrama de rede representando graficamente todas as atividades e a relação lógica entre elas será gerado. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando o registro de informações importantes como predecessoras, sucessoras, tipos de dependências, leads e lags. Processo Estimar recursos para as atividades Estimar tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. Figura: Processo 6.3 estimar recursos para as atividades Os principais insumos para este processo são a lista de atividades e atributos (não estimo recurso para os marcos por possuírem duração; ou seja, nenhum trabalho será realizado no marco). Além disso, é interessante observar o calendário dos recursos que fazem parte da equipe do projeto, pois um período de indisponibilidade de um recurso por motivo de férias pode afetar o planejamento do projeto. As principais saídas para este processo são: Requisitos do recurso das atividades: identificar os tipos e quantidades de recursos necessários para cada atividade do pacote de trabalho, determinando a estimativa de recursos para cada pacote de trabalho. Estrutura Analítica dos Recursos (Organograma ORG): organizar hierarquicamente os recursos identificados por categoria e tipo de recurso (mão de obra, material, equipamento e suprimentos). Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término da estimativa de recursos para as atividades, uma atribuição de recurso na atividade é definida, resultando em uma estrutura analítica de recursos do projeto. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando a atribuição dos recursos às atividades e a geração da ORG do projeto. 7

8 Processo Estimar duração para as atividades Estimar o número de períodos de trabalho (durações) que serão necessários para terminar as atividades dos pacotes de trabalho com os recursos estimados no processo anterior. Figura: Processo 6.4 estimar duração para as atividades Os principais insumos para este processo são a lista de atividades e atributos (não estimo duração para os marcos por já possuírem duração zero conceitualmente). Além disso, é interessante observar o calendário dos recursos que fazem parte da equipe do projeto, pois um período de indisponibilidade de um recurso por motivo de férias pode afetar o planejamento do projeto, e a declaração de escopo do projeto. A principal saída para este processo é: Estimativa de duração das atividades: avaliar quantitativamente o número provável de períodos de trabalho que serão necessários para completar uma atividade. Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término da estimativa de duração para as atividades, uma definição do prazo de execução das atividades é definida. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando a estimativa de duração para cada atividade envolvida nos pacotes de trabalho. Processo Desenvolver cronograma Utilizar as saídas dos processos de definição das atividades, o seqüenciamento e estimativa dos recursos e durações das mesmas em combinação com a ferramenta de elaboração de cronograma (MS Project) que o produz. O cronograma finalizado e aprovado possui a sua linha de base gerada, que será utilizada no processo Controlar o cronograma. 8

9 Figura: Processo 6.5 desenvolver o cronograma Os principais insumos para este processo são como já dissemos anteriormente, as saídas dos processos anteriores como lista e atributo de atividades, diagrama de rede, recursos e calendários dos recursos, duração das atividades e declaração de escopo do projeto. Com estas entradas, faremos alguns ajustes (desenvolvimentos) no cronograma do projeto como: Análise da rede do projeto Métodos de caminho crítico e corrente crítica Nivelamento de recursos (ajustes nos recursos super alocados) Compressão do cronograma (paralelismo de atividades e inclusão de novos recursos em uma atividade com o objetivo de encurtar o prazo de execução) As principais saídas para este processo são: Cronograma do projeto ajustado com a aplicação das ferramentas e técnicas acima: apresentar as datas de início e término planejadas (linha de base) para cada atividade. Importante ressaltar que podemos utilizar outras formas de apresentar este cronograma final aprovado como gráfico de marcos ou de Gantt. Linha de base de cronograma aprovada Importante: perceba que em momento algum definimos datas para as atividades. É este o paradigma que precisa ser quebrado; ou seja, no planejamento de um cronograma dinâmico definimos atividades, relacionamento lógico entre essas atividades, estimativa de recurso e duração para cada atividade. Como 9

10 resultado disto e da definição da data de início do projeto, todas as datas são definidas automaticamente. Resumindo, data é resultado do trabalho feito nas etapas de gerenciamento de tempo do projeto. Processo Controlar o cronograma Monitorar o andamento do projeto para atualização do seu progresso e mudanças na linha de base do cronograma. Figura: Processo 6.6 controlar o cronograma Os principais insumos para este processo são o plano do projeto e o cronograma com a linha de base gravada; além das informações de desempenho dos recursos nas atividades coletadas nas reuniões de medição do projeto Uma análise de desempenho e variação é feita considerando, por exemplo, as datas de início e término reais versus as datas de início e término da linha de base gravada (situação original do projeto), os registros de durações reais e restantes e percentual previsto e realizado. A análise de valor agregado com seus indicadores pode ser útil nesta análise de desempenho do projeto Estes desvios observados poderão produzir ações corretivas no projeto A principal saída deste processo inclui: Medidas de desempenho do trabalho: documentar e comunicar às partes interessadas os valores de VP e IDP calculados para os pacotes de trabalho. Resumindo, é importante que o gerente de projeto perceba que ao término do controle do cronograma, medidas de desempenho do projeto e solicitações de mudança são geradas. Na ferramenta MS Project, trabalharemos com um modo de exibição ajustado para esta etapa, com a interface possibilitando a atualização do andamento do projeto (durações e trabalhos reais, durações e trabalhos restantes e/ou % concluído). 10

11 CRONOGRAMA DINÂMICO Um paradigma importante e que precisa ser quebrado, como disse anteriormente, é o de que durante o planejamento de cronogramas, o gerente de projeto define as datas para as atividades do projeto. Este é um conceito equivocado e que necessita ser revisto. Cronogramas dinâmicos são planejados e gerados com base nos processos de gerenciamento do tempo do projeto de tal forma que as datas são resultados (outputs) deste trabalho. Na etapa de controle do cronograma, a mudança promovida em uma atividade é automaticamente refletida para as demais atividades do projeto. O cronograma dinâmico então permite responder as seguintes perguntas: 1. O que precisa ser feito? Definição de Atividades e entregas (marcos) 2. Em quanto tempo deverá ser feito? Estimativa de duração 3. Em que ordem as atividades devem ser executadas? Relacionamento lógico entre atividades 4. Quando são forçadas a acontecer? Restrições 5. Quem executará as atividades? Recursos e atribuições Definindo as respostas para as perguntas acima, o MS Project definirá automaticamente as respostas para as perguntas abaixo: 1. Quando serão realizadas? As datas de início e término das atividades 2. Quanto custará? Taxa de atribuição do recurso O gerente de projeto deverá responder sempre as cinco primeiras perguntas e o MS Project automaticamente responderá as duas últimas. Em outras palavras, o gerente de projeto fornecerá durações, recursos e dependências entre atividades e o MS Project então calculará as datas de início e término do projeto baseado nessas definições. O conceito de cronograma dinâmico é este; ou seja, um cronograma bem planejado, com atividades listadas, dependência entre atividades determinada e estimativa de duração e recursos realizada, é aquele que se mostra flexível e dinâmico, pois sabe como atualizar as demais atividades automaticamente quando atualizações nas atividades predecessoras são promovidas. 11

12 MS PROJECT COMO BANCO DE DADOS RELACIONAL Pense no MS Project como um banco de dados relacional, com várias tabelas diferentes relacionadas através de um campo em comum. No MS Project este campo é a ID Exclusivo (e não o campo ID como muitos costumam achar). O campo ID faz referência apenas ao número da linha enquanto que o ID Exclusivo é a chave do banco de dados do MS Project. Figura: banco de dados relacional do MS Project Ainda pensando no conceito do MS Project como um banco de dados relacional, temos 3 (três) fatores a considerar: Tipos de dados: No MS Project existem, basicamente, 3 (três) tipos de dados: atividades (tasks), recursos (resources) e atribuições (assignments) Os dados são relacionais: estes 3 (três) tipos de dados são relacionais através do campo ID Exclusiva Cada dado possui sua tabela: Atividades e recursos possuem modos de exibição específicos (Uso da Tarefa e Uso do Recurso). Atribuições são encontradas dentro de cada um desses modos de exibição. O MS Project Server possui outra tabela que também é importante para o entendimento do MS Project como base de dados relacional. A tabela Projetos é onde o Project Server armazena todos os dados do Projeto como nome do projeto, gerente do projeto e datas de início e término do projeto. Esta tabela de projetos está relacionada com as tabelas de atividades, recursos e atribuições. INTERFACE DO MS PROJECT O MS Project possui vários elementos visuais e é preciso saber identificar os nomes de cada parte que compõe a interface da ferramenta. 12

13 Figura: Interfaces do MS Project. Barra de ferramentas e menus 1. Barra de Menu: Barra de acesso rápido às opções de comando Arquivo (File), Editar (Edit), Exibir (View), Inserir (Insert), Formatar (Format), Ferramentas (Tools), Projeto (Project), Relatório (Report), Colaborar (Collaborate), Janela (Window) e Ajuda (Help) Além das opções de comando acima, a Barra de Menu também pode apresentar comandos de plug ins instalados no sistema como, por exemplo, o Adobe PDF, o WBS Chart Pro, Mindjet MindManager e outros. 2. Barra de ferramenta padrão: Possui os ícones dos comandos mais utilizados pelo usuário. Colocando o ponteiro do mouse sobre o ícone e um popup aparecerá com a descrição deste ícone. 13

14 ícones Ação verificada Novo Projeto, Abrir, Salvar Imprimir, Visualizar Impressão, Verificar Ortografia Recortar, Copiar, Colar, Ferramenta Pincel (Copia Formatação) Desfazer e Refazer a ação executada Inserir Hyperlink Vincular Tarefas, Desvincular Tarefas, Dividir Tarefa Informações da Tarefa Ativa, Anotações da Tarefa, Task Drivers, Atribuir Recursos Agrupar por Aumentar Zoom, Diminuir Zoom, Ir para a Tarefa Selecionada Copiar Figura, Assistente do Office Tabela: Ícones da Barra de Ferramenta Padrão e suas ações 3. Barra de Modos (de Exibições): Permite ao usuário selecionar de que modo (modo de exibição) as informações serão colocadas na interface. Veremos que para cada processo dentro de cada uma das etapas do ciclo de vida dos projetos, faremos uso de modos de exibição específicos com o objetivo de auxiliar o trabalho do gerente de projeto no input e utilização das informações. Barra de Modos Modos de Exibição nativos do MS Project Calendário: As atividades são exibidas em formato de agenda Gráfico de Gantt: Modo que combina uma tabela que relaciona as atividades e o gráfico de Gantt. Diagrama de Rede: exibe o diagrama de rede do projeto, com o relacionamento lógico e atributos das atividades. 14

15 Uso da Tarefa: Mostra a distribuição de custos e de trabalho para cada recurso em um período de tempo. Gantt de Controle: Mostra o previsto (linha de base) x realizado Gráfico de Recursos: Mostra a carga de esforço dos recursos em formato de gráfico de barra Planilha de Recursos: A tabela Recurso mostrando a informação sobre cada recurso (Nome, Tipo, Iniciais, Grupo, Unidades de atribuição, Taxa padrão do recurso, etc.) Uso dos Recursos: Mostra os recursos com suas atribuições, a carga de trabalho ou custos no tempo Tabela: Modos de Exibição do MS Project Figura: Modo de Exibição Calendário 15

16 Figura: Modo de Exibição Gráfico de Gantt Figura: Modo de Exibição Diagrama de Rede Atividades sumárias são representadas por paralelogramos Atividades são representadas por retângulos Marcos são representados por hexágonos 16

17 Figura: Modo de Exibição Gráfico de Recursos Figura: Modo de Exibição Uso das Tarefas 17

18 Figura: Modo de Exibição Gantt de Controle Figura: Modo de Exibição Planilha de Recursos 18

19 Figura: Modo de Exibição Uso dos Recursos A Barra de Modos pode ser ativada em Exibir Barra de Modos. 4. Barra de Entrada: Utilizada para input da informação nos campos e tabelas específicas. Possui botões de confirmação e cancelamento da inserção. Figura: Barra de Entrada 5. Área de Visões e Cronograma: Serve tanto para a entrada de dados como para a visualização deles, definidas através dos modos de exibição selecionados, por exemplo, através da Barra de Modos. 19

20 Figura: Área de Visões e Cronograma 6. GUIA DO PROJETO (Project Guide): É uma barra das barras de ferramentas disponíveis na interface do MS Project. Além disso, apresenta um painel que funciona como uma espécie de wizard, interagindo com o usuário e auxiliando no cumprimento das diversas etapas do planejamento como definir o projeto, definir períodos úteis gerais, listar as tarefas do projeto, etc. Figura: Barra de Ferramentas Guia do Projeto (Project Guide) 20

21 Figura: Painel Guia do Projeto (Project Guide) Para exibir a guia de projetos na barra de ferramentas, coloque o ponteiro do mouse sobre a área das barras de ferramenta e clique com o botão direito. Feito isto, selecione a opção Guia de Projeto. Figura: Selecione a exibição da barra de ferramentas Guia do Projeto 21

22 CRIANDO UM NOVO PROJETO Para criar um novo projeto, o usuário poderá utilizar três recursos básicos da ferramenta: a barra de menu, a Barra de ferramenta padrão e a Guia do Projeto. Utilizando a Barra de Menu 1. Clique em Arquivo Novo Figura: Barra de Menu Figura: Barra de Menu Opção Novo O painel Novo Projeto será exibido na interface do MS Project. Nele, temos duas opções para criação de novos projetos: Novos e Modelos (templates). Vamos entender como criar um novo projeto do zero (from scratch). O uso de modelos (templates) será detalhado em outro capítulo. 22

23 3. Selecione a opção Projeto vazio 4. Forneça as Informações sobre o projeto Figura: Painel de Novo Projeto 5. Clique em Ok Figura: Painel de Novo Projeto 23

24 Utilizando a barra de ferramenta padrão 1. Clique no ícone Novo ( ) 2. Forneça as Informações sobre o projeto (passo 4 do item anterior) 3. Clique em Ok Utilizando a Guia do Projeto (Project Guide) 1. Verifique se a Guia do projeto está ativada na barra de ferramentas; 2. Clique Definir projeto no painel da Guia do Projeto; Figura: Guia do Projeto Definir o projeto 3. Siga as 3 (três) etapas básicas para criação do novo projeto utilizando a Guia do Projeto. 24

25 Etapa 01: Inserir Informações sobre o projeto Etapa 02: Colaborar no projeto Etapa 03: Inserir Informações adicionais (Salvar e Concluir) DEFININDO PROPRIEDADES DO NOVO PROJETO Para ajudar a organizar ou localizar os projetos, o usuário pode inserir propriedades de arquivo para eles, como um título descritivo, um assunto, um gerenciador de projeto ou um comentário. Para inserir propriedades básicas de arquivo, siga os passos abaixo: 1. Na Barra de Menu, clique no menu Arquivo, clique em Propriedades e na guia Resumo; 2. Digite as informações relevantes sobre o projeto nas caixas de propriedades do arquivo; 25

26 Melhores Práticas: É recomendável que o gerente do projeto forneça o máximo de informações possíveis (Título, Assunto, Autor, Gerente, Empresa, etc). Essas informações serão utilizadas no cabeçalho e rodapé dos relatórios. 3. Para adicionar propriedades personalizadas de arquivo para o projeto ativo, clique em Personalizar. 26

27 CONFIGURANDO FERRAMENTA - OPÇÕES Aqui vamos aprender a configurar o MS Project 2007 para que a ferramenta faça exatamente o que pretendemos dela em todas as fases do ciclo de vida de um projeto. Para acessar as opções do MSP, basta acessar a barra de ferramentas e escolher a opção Ferramentas > Opções. 27

28 Figura: acesso a configuração de Opções Existem 11 (onze) guias de configuração do MS Project e vamos entender cada uma delas e como elas atuam e interferem no plano de projeto. Configurando opções na Guia Cronograma A guia de opções de cronograma fornece informações que interferem no tratamento das atividades, permitindo ajustes de comportamento e métricas de recursos e atividades utilizadas pelo MS Project. 28

29 A guia de opções de cronograma possui as seguintes configurações genéricas: 1. Mostrar mensagens de agendamento: esta opção, que já vem habilitada como padrão da ferramenta, fornece dicas a respeito de eventuais problemas como, por exemplo, alocação de recursos após a data de término de uma determinada atividade, entre outros. Configuração indicada: marcada 2. Mostrar mensagens de atribuição como: esta opção configura o padrão de alocação de unidade de recursos; ou seja, o tempo disponível do recurso no projeto. Configuração indicada: decimal A guia de opções de cronograma possui as seguintes configurações específicas para o projeto: 3. Novas tarefas: Esta opção configura o referencial de início das atividades do projeto. Configuração indicada: Iniciar na data de início do projeto 29

30 Importante: Lembrar sempre que restrições são criadas quando optamos por novas atividades começando na data atual. 4. A duração é inserida em: esta opção configura a unidade que a variável a duração adotará (minutos, horas, dias, semanas, meses) Configuração indicada: dias (dependendo da duração do projeto) 5. Unidade padrão de trabalho: esta opção configura a unidade que a variável trabalho adotará. Configuração indicada: horas (dependendo da duração do projeto) 6. Tipo de tarefa padrão: esta opção configura o tipo padrão das atividades inseridas no plano: Configuração indicada: Duração fixa (fase de planejamento) 7. As novas tarefas são controladas pelo empenho: ao optarmos por uma atividade dirigida ao esforço, estamos dizendo ao MSP para ajustar automaticamente as variáveis duração, trabalho e unidade, de acordo com o tipo de atividade escolhida. Configuração indicada: desmarcada 8. Vincular automaticamente tarefas inseridas ou movidas: promove vínculos automáticos ao mover ou recortar atividades. Temos que tomar cuidado com esta opção marcada, pois pode gerar vínculos aleatórios não desejados. Configuração indicada: desmarcada 9. Dividir as tarefas em andamento: interrompe o trabalho agendado para uma atividade, criando um gap na linha do tempo. Com esta opção selecionada, podemos informar a data em que o trabalho parou para uma determinada atividade e a data em que o trabalho foi retomado. Desta forma, o MSP reagendará o trabalho restante. Configuração indicada: desmarcada 10. As datas impostas serão sempre respeitadas: informamos ao MSP que para qualquer alteração feita no cronograma, todas as restrições serão mantidas. Configuração indicada: marcada 30

31 11. Mostrar que as tarefas têm durações estimadas: Para as atividades inseridas no cronograma e que não tiveram sua duração planejada, o MSP insere um sinal de interrogação ao lado da duração. É interessante termos esta opção habilitada justamente para diferenciar àquilo que ainda não foi estimado. Configuração indicada: marcada 12. As novas tarefas têm durações estimadas: Para as atividades inseridas no cronograma e que não tiveram sua duração planejada, o MSP insere um sinal de interrogação ao lado da duração. É interessante termos esta opção habilitada justamente para diferenciar àquilo que ainda não foi estimado. Configuração indicada: marcada Configurando opções na Guia Cálculo 31

32 As duas primeiras opções são globais. São elas: 1. Modo de cálculo: toda vez que alteramos a informação de algum campo como alocação de recurso, estimativa de duração de uma atividade, o relacionamento entre atividades, o MSP automaticamente calculará as mudanças no plano. Importante: Dicas para módulo de cálculo manual Ao optarmos pelo modo manual, será necessário pressionar o botão calcular sempre que o cálculo do cronograma for necessário. Configuração indicada: automático 2. Calcular: define se os cálculos serão feitos apenas para o projeto ativo ou para todos os projetos abertos. Configuração indicada: Todos os projetos abertos As demais opções são específicas do projeto ativo. 3. A atualização da tarefa atualiza o status do recurso: toda vez que alteramos a informação de algum campo como alocação de recurso, estimativa de duração de uma atividade, o relacionamento entre atividades; o MSP automaticamente calculará as mudanças no plano. Configuração indicada: automático 4. Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status: Com esta opção selecionada, o MSP moverá a parte realizada da atividade após a data de status para até a data de status e a parte da atividade não executada será agendada para iniciar no futuro. A figura abaixo explica como o MSP simula esta situação Configuração indicada: desmarcada 5. E mover o início das partes restantes para antes da data de status: Com esta opção marcada, o MSP traz a data de início da parte restante (que ainda não foi executada) para a data de status. Configuração indicada: desmarcada 6. Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status: Com esta opção selecionada, se a atividade estiver agendada para antes da data de status e uma parte dela já foi executada, o MSP deixará a parte executada como agendada anteriormente, mas moverá a parte restante para a data de status. 32

33 Configuração indicada: desmarcada 7. E mover o final de partes concluídas para depois da data de status: Com esta caixa marcada, o MSP moverá toda a atividade em torno da data de status para mostrar que o trabalho foi feito e concluído até a data de status, e que o trabalho ainda continua a partir da data de status. Configuração indicada: desmarcada 8. Valor acumulado: Especifica o método utilizado para calcular o valor agregado (acumulado) do projeto. Pode ser feito através do percentual concluído ou através do percentual físico concluído. Deve ser ajustada para % concluída e sempre referenciada a Linha de base Configuração indicada: % concluída e Linha de base 9. As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status: Quando você inserir o percentual concluído, o Project poderá ajustar o trabalho real e restante pela data de status atual. Ou seja, fará uma distribuição uniforme das alterações de percentual concluído das atividades, até a data de status Configuração indicada: marcada 10. Os projetos inseridos são calculados como tarefa de resumo: Define que as atividades externas ao projeto serão tratadas como atividades sumarizadas. Com isto torna possível uma melhor administração do caminho crítico do projeto principal. Configuração indicada: marcada 11. O Microsoft Project sempre calcula os custos reais: garante que os custos reais do projeto serão calculados automaticamente, de acordo com o percentual de trabalho realizado. Se estiver marcado o custo real de uma atividade só poderá ser informado depois que a atividade estiver 100% concluída. Configuração indicada: desmarcada 33

34 12. As modificações feitas no custo total se estenderão à data de status: Esta opção só estará disponível caso a opção acima permaneça desmarcada. O MSP fará uma distribuição uniforme das alterações no custo total das atividades, até a data de status. Se esta opção estiver desmarcada, o gerente de Projeto poderá fornecer manualmente os custos totais atuais. Entretanto, o fornecimento manual Configuração indicada: marcada 13. Acumulação padrão de custos fixos: define como será o padrão de distribuição de custos fixos ao longo do tempo. Pode ser INÍCIO, RATEADO ou TÉRMINO. Configuração indicada: rateado 14. Calcular caminhos críticos independentes: torna possível a visualização de mais de um caminho crítico. Configuração indicada: desmarcada 15. Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a: Configura a definição dos níveis das folgas para a classificação de tarefas críticas. Trabalha em conjunto com a opção anterior Configuração indicada: 0 dias (atividades não deverão ter folga no caminho crítico) 34

35 Configurando opções na Guia Exibir Figura 1.5 Guia de opções de Exibir Basicamente, nesta guia podemos definir o modo de exibição padrão quando criarmos um novo projeto, bem como elementos de tela, links externos, padrões de moeda, etc... As opções globais para a guia Exibir são: 1. Modo de exibição padrão: o MSP disponibiliza o modo de exibição Gráfico de Gantt como o modo de exibição padrão. Esta opção pode ser alterada pelo usuário a qualquer momento. Configuração indicada: Planilha de Tarefas 2. Tipo de Calendário: o MSP disponibiliza três opções nativas de calendário: Calendário Gregoriano, Islâmico e Tailandês Budista. Calendário Gregoriano: é o calendário utilizado na maior parte do mundo, e em todos os países ocidentais; porém, existem países que não aplicam como China, Israel, Irão, Bangladesh, Paquistão, 35

36 Argélia, etc. Foi promulgado pelo Papa Gregório XIII a 24 de Fevereiro do ano de 1582 para substituir o calendário Juliano. É dividido em 12 meses: Janeiro (31 dias), Fevereiro (28 ou 29 dias), Março (31 dias), Abril (30 dias), Maio (31 dias), Junho (30 dias), Julho (30 dias), Agosto (31 dias), Setembro (30 dias), Outubro (31 dias), Novembro (30 dias) e Dezembro (31 dias.) Calendário Islâmico: é um calendário lunar composto por 12 meses de 29 ou 30 dias com um total de 354 dias. Calendário Tailandês Budista: Configuração indicada: Calendário Gregoriano 3. Formato de data: o MSP disponibiliza várias opções de formato de data. O padrão da ferramenta é: <dia da semana> dd/mm/aa. O formato de data também é influenciado pelo tipo de calendário escolhido. Configuração indicada: <dia da semana> dd/mm/aa 4. Mostrar: Existe uma série de caixas de seleção sob a opção Exibir. Estas opções são utilizadas para habilitar e desabilitar elementos da interface do MSP como: 5. Barra de status: Com esta opção marcada, teremos a exibição da barra de status do MSP que mostra informações sobre o progresso de determinadas operações no MS Project A barra de status é apresentada na parte inferior da janela do MS Project. Importante: Se o gerente de projeto optar pelo cálculo manual, a barra de status indicará a necessidade de realizar o cálculo. 36

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