Tribunal Regional Eleitoral do Ceará. ProjeTRE: sistema de informações para gestão de projetos

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1 Tribunal Regional Eleitoral do Ceará ProjeTRE: sistema de informações para gestão de projetos Tema: Gestão Estratégica Luthiano Sande Lima Vasconcelos Escritório Corporativo de Projetos Delimitação da Ação O ProjeTRE é o sistema de informações adotado pelo Escritório Corporativo de Projetos do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará com o intuito de organizar as informações dos projetos realizados na instituição e oferecer uma visão estratégica do portfólio de projetos corporativos. Objetivos e Metas Sistematizar procedimentos e dados para gerenciamento de projetos; Fornecer uma ferramenta para gestão estratégica do portfólio de projetos; Favorecer o cumprimento das metas 1 e 6 do CNJ para o ano de 2011; Viabilizar um ambiente colaborativo para integração das áreas institucionais envolvidas em projetos a baixo custo.

2 Introdução No 4 Encontro Nacional do Judiciário, promovido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em dezembro de 2010, foram definidas as metas do Poder Judiciário para o ano de Durante o evento, foram escolhidas por votação, pelos presidentes de todos os 91 tribunais brasileiros, quatro metas para todo o Judiciário e uma meta específica para cada segmento de Justiça Eleitoral, Federal, Militar e Trabalhista, com exceção da Justiça Estadual. A Meta 1 desafia todos os segmentos de Justiça a criar unidade de gerenciamento de projetos nos tribunais para auxiliar a implantação da gestão estratégica. A definição dessa meta trouxe uma nova perspectiva para as instituições judiciárias, visto que, ao abraçar as práticas de gerenciamento de projetos, ampliam-se as oportunidades para inovação, obtenção de resultados, ganhos de eficiência e saltos qualitativos. Porém, a realização da meta não é trivial. A implantação de um Escritório de Projetos - como os autores especializados referem-se frequentemente a unidade de gerenciamento de projetos - não consiste na mera criação de um departamento ou setor na estrutura orgânica da instituição. A materialização de uma unidade de gerenciamento de projetos, no entendimento do CNJ, requer o estabelecimento de uma área capaz de promover as seguintes ações: O gerenciamento do portfólio de projetos estratégicos; O alinhamento do portfólio de projetos estratégicos aos objetivos estratégicos do tribunal; A elaboração e a implantação de uma metodologia de gerenciamento de projetos; A padronização de documentos e procedimentos de gerenciamento de projetos; O assessoramento da alta administração nas decisões acerca dos projetos estratégicos; O assessoramento da alta administração na escolha de ferramentas de gerenciamento de projetos; O fornecimento de suporte aos proponentes de projetos para a elaboração de propostas de projetos à instituição; A orientação dos gestores na condução de todas as etapas de execução dos projetos; A disponibilização permanente de informações sobre os projetos em andamento para o público interno e/ou externo; A medição e a divulgação do desempenho na execução dos projetos para o público interno. O cumprimento de todos os quesitos em um tribunal da Justiça Eleitoral sem o uso de um sistema de informações apropriado é inviável, especialmente porque é da natureza desse segmento da Justiça lidar com projetos de alta complexidade, como é o caso das Eleições. A questão da adoção de um sistema de informações para o gerenciamento de projetos eleitorais se torna ainda mais premente quanto considerada a Meta 6, também colocada pelo CNJ para a Justiça Eleitoral: Disponibilizar nos sites dos Tribunais Regionais Eleitorais (TREs) até dezembro de 2011 o sistema de planejamento integrado das eleições. No âmbito da Justiça 2

3 Eleitoral já há um forte direcionamento para que as práticas de gerenciamento de projetos sejam aplicadas pelas áreas responsáveis pelo planejamento das Eleições, portanto é razoável entender que um sistema de informações para gerenciamento de projetos é o instrumento apropriado para documentar os planejamentos de pleitos e, posteriormente, acompanhar o progresso e medir o desempenho das atividades. Sistemas de Informações do Gerenciamento de Projetos (SIGP) O Guia PMBOK, uma das principais referências sobre gerenciamento de projetos, reconhece a importância do Sistema de Informações do Gerenciamento do Projeto (SIGP), tanto para desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, como para monitorar e controlar o trabalho do projeto. O uso de um sistema automatizado auxilia a produção das informações, especialmente de cronogramas e orçamentos, com um maior grau de consistência. Além disso, a adoção de um SIGP viabiliza um repositório centralizado para registrar os detalhes de planejamento e acompanhamento dos projetos. O Gartner, uma das principais empresas de consultoria e pesquisa no segmento de Tecnologia da Informação, publicou em junho de 2011 um estudo do mercado de SIGP, chamado MarketScope for Project and Portfolio Management Applications, com o intuito de orientar instituições interessadas em automatizar os processos de gerenciamento de projetos e portfólios. Nesse estudo foram classificados 30 produtos de software que atendem aos requisitos definidos pela equipe de avaliação: O fornecedor oferece produtos que suportem a tecnologia necessária para gestão no nível de execução de projetos e/ou de portfólios; O produto deve fornecer as funcionalidades de gerenciamento de projetos e portfólios nativamente e independentemente de acordos ou parcerias com terceiros; O fornecedor deve atuar no segmento e fornecer produtos ou serviços para o mercado de software de gerenciamento de projetos há pelo menos três anos; O produto deve estar disponível para o mercado desde antes de 1 de junho de 2008; O fornecedor deve estar apto a evidenciar a adoção efetiva de seus produtos como sistemas de gerenciamento de projetos; O fornecedor deve oferecer como opções de implantação do sistema de gerenciamento de projetos o uso da infraestrutura do cliente ou de uso de infraestrutura própria (modalidade SaaS Software como Serviço). Uma característica frequente nos produtos de software classificados é o elevado custo de implantação. Por exemplo, o Microsoft Project Server 2010, que é o produto com maior penetração no mercado global, foi cotado para o Tribunal Regional Eleitoral do Ceará por R$ ,23, sendo: 3

4 R$ ,23 para licenciamento, por três anos, de produtos da Microsoft necessários para a implantação (SQL Server, SharePoint Server, Project Server, Project Professional, Windows Server e Office Standard); R$ ,00 para aquisição de equipamentos servidores; e R$ ,00 para contratação de mão-de-obra especializada para manutenção do ambiente por três anos. O alto valor de investimento para instalação e a falta de previsão orçamentária podem inviabilizar a contratação de um produto maduro para automatização dos processos de gerenciamento de projetos e, conseguintemente, limitar a capacidade dos Escritórios de Projetos implantados ou em implantação no âmbito do Poder Judiciário. Contudo, é importante observar que entre os 30 produtos classificados pelo Gartner há uma alternativa que pode reduzir significativamente os custos de implantação de uma solução automatizada para o gerenciamento de projetos: o Project.net Project.net e ProjeTRE O Project.net é um produto desenvolvido na modalidade de software livre, ou seja, pode ser usado e modificado sem custos de licenciamento. Esse produto é mantido por um pequeno, porém confiável, fornecedor há mais de 10 anos e, que na avaliação do Gartner, merece destaque no rol de produtos avaliados pois oferece um conjunto abrangente de recursos para gerenciamento de projetos a um baixo custo. Além de não exigir a aquisição de licenças de software, o Project.net adota uma plataforma tecnológica compatível com a infraestrutura já disponível no Tribunal Regional Eleitoral do Ceará: Servidor de aplicações Java: Apache Tomcat; Servidor de banco de dados: Oracle; Servidor LDAP: Active Directory; Servidor SMTP: Sendmail. Essa compatibilidade técnica para uma ferramenta de gerenciamento de projetos é um requisito importante pois não cria dependências exógenas ao ambiente atual, facilitando a incorporação e reduzindo custos de implantação. No caso do Microsoft Project Server, além das licenças do próprio produto, seriam necessárias a aquisição de outros produtos da Microsoft para atender os prérequisitos técnicos, como é o caso do servidor de banco de dados SQL Server e do servidor de gerenciamento de portais SharePoint Server, o que tornaria o custo da solução muito elevado e que demandaria a contratação de mão-de-obra especializada nesses produtos complementares. Outro custo derivado que merece atenção é aquele relacionado a aquisição de equipamentos, visto que a instalação de novos produtos implicaria na necessidade de servidores adicionais. Apesar do Project.net estar relacionado entre os sistemas de informações de gerenciamento de projetos bem avaliados pelo Gartner e ser aderente tecnicamente 4

5 ao ambiente tecnológico disponível no Tribunal Regional Eleitoral do Ceará, há algumas barreiras para sua adoção como, por exemplo, a limitação de que o Project.net está disponível exclusivamente em língua inglesa. Porém, o Project.net é mantido sob os termos da GNU General Public License versão 3.0 (GPLv3), uma forma de licenciamento que permite o uso e a alteração do código-fonte do software para criação de versões personalizadas. Seguindo essa abordagem, o Escritório Corporativo de Projetos do Tribunal Regional Eleitoral do Ceará decidiu usar a base de código-fonte do Project.net para criar um novo produto, mais adequado às necessidades da instituição: o ProjeTRE. Visão Geral do ProjeTRE O ProjeTRE surgiu com o intuito de maximizar o desempenho das equipes envolvidas em projetos da Justiça Eleitoral do Ceará. Para viabilizar isso, foram realizados algumas modificações no Project.net para facilitar o uso dos líderes de projetos. Essa ação resultou na disponibilização de uma ferramenta bastante intuitiva, totalmente em idioma português, e aderente a metodologia de gerenciamento de projetos adotada no TRE-CE, viabilizando o acompanhamento de um único projeto ou de um portfólio de projetos, não apenas pelos membros das equipes, mas também de todos os interessados: gestores da Alta Administração, coordenadores de programas e responsáveis pelas áreas envolvidas e/ou impactadas. O principal benefício percebido na adoção de um sistema de informações de gerenciamento de projetos é a facilidade em obter-se o status preciso e atualizado de todos os projetos da instituição. Essa funcionalidade já justificou o esforço necessário para customizar a base de código-fonte original do Project.net para criar um produto mais aderente às necessidades do TRE-CE. A Figura 1 exibe uma visão de alto nível do portfólio de projetos, na qual é possível identificar o status de cada projeto individualmente, como também acompanhar indicadores gráficos que ajudam a identificar a saúde do portfólio. Figura 1 - Visão do Portifólio de Projetos no ProjeTRE 5

6 A Figura 2 exibe o Gráfico de Gantt, uma ferramenta fundamental para melhorar as relações de dependência entre as atividades de um projeto. Figura 2 - Plano de Projeto no ProjeTRE Resultados e Benefícios Alcançados Com a criação do Escritório Corporativo de Projetos e a institucionalização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólios da Justiça Eleitoral do Ceará, ocorreu um significativa mobilização para aplicar as práticas de gerenciamento de projetos às diversas iniciativas institucionais, dentre elas: Construção do Novo Edifício-Sede do TRE-CE um projeto plurianual envolvendo recursos financeiros de alta grandeza; Ações sociais promovidas pela instituição, como a Campanha de Alistamento Eleitoral nas Escolas e a Identificação de Eleitores com Deficiência e Mobilidade Reduzida no Cadastro Eleitoral; Programa Eleições, composto por onze projetos corporativos para a realização das Eleições Municipais de Essa nova perspectiva criou um abrangente e crescente portfólio de projetos estratégicos para a Justiça Eleitoral do Ceará e, consequentemente, um grande desafio para o Escritório Corporativo de Projetos, unidade responsável pela gestão desse portfólio. Para lidar adequadamente com o volume de informações de tantos projetos a adoção de um sistema de informações é essencial devido a necessidade de: 6

7 Escolher os projetos certos para executar, e executá-los no momento certo ; Equilibrar a oferta (recursos humanos e orçamentários) com a demanda (projetos, programas e ações diversas); Dar visibilidade ao progresso dos projetos; Tratar mudanças necessárias aos ajustamentos dos planos durante a execução dos projetos. Viabilizar uma sistemática distribuída de acompanhamento dos diversos projetos corporativos. Vale ressaltar que, como desdobramento do Planejamento Estratégico, foi criado o indicador institucional Execução do Planejamento de Eleições que tem como meta obter, no mínimo, 80% das atividades de eleição executadas conforme prazos finais estabelecidos no Planejamento de Eleições de Sem um repositório centralizado que pudesse armazenar as informações dos diversos projetos que compõem o Planejamento de Eleições não seria possível acompanhar esse indicador de forma ágil e precisa. Considerações Finais O ano de 2011 incorpora um marco importante para a implantação da Gestão Estratégica no Poder Judiciário: a criação de unidades de gerenciamento de projetos (Escritórios de Projetos) em todos os Tribunais, em atendimento a Meta 1 estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça. Essa iniciativa favorece a incorporação das práticas de gerenciamento de projetos nos Tribunais brasileiros, ampliando a capacidade de planejamento e de inovação. Contudo, é importante ter um claro entendimento de que o funcionamento ótimo dessas unidades depende de uma série recursos essenciais, dentre eles, do uso de um Sistema de Informações para Gerenciamento de Projetos (SIGP) para tratar consistentemente os dados dos projetos e viabilizar a gestão do portfólio de projetos estratégicos. O Escritório Corporativo de Projetos do TRE-CE realizou um estudo dos produtos de software disponíveis no mercado e concluiu que a melhor opção para a instituição seria a adaptação de uma ferramenta de código-fonte aberto chamada Project.net. Essa ação gerou um sistema customizado para o TRE-CE, o ProjeTRE, integralmente aderente a metodologia de gerenciamento de projetos adotada na instituição. O ProjeTRE foi implantado para a Justiça Eleitoral do Ceará a custo zero, pois todas as adaptações realizadas (tradução para o idioma português e produção de relatórios customizados) e capacitações de usuários estão a cargo da própria equipe do Escritório Corporativo de Projetos. Além disso, não foram necessários investimentos adicionais em software ou hardware, pois a plataforma tecnológica usada pelo ProjeTRE é exatamente a mesma usada para o desenvolvimento de sistemas no TRE-CE. Portanto, é razoável supor que o mesmo benefício pode ser ampliado para outros Tribunais da Justiça Eleitoral. 7

8 Referências BRASIL. Conselho Nacional de Justiça. Metas Disponível em: < jus.br/gestao-e-planejamento/metas/glossario-das-metas-2011>. Acesso em: 10 ago Tribunal Superior Eleitoral. Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio (MG3P) do Tribunal Superior Eleitoral. Versão 1.0. Brasília: TSE, FREE SOFTWARE FOUNDATION INC. GNU General Public License. Versão 3. Disponível em: < Publicado em: 29 jun Acesso em: 11 ago GARTNER INCORPORATED. MarketScope for Project and Portfolio Management Applications. Disponível em: < Acesso em: 11 ago PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos: PMBOK. Editora Project Management,