Microsoft Project Server 2010 Integração com o SAP

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1 Microsoft Project Server 2010 Integração com o SAP Alavanque o potencial do Project Server para fornecer soluções de Business Intelligence de previsão de recursos rentáveis e apropriadas através da integração com o SAP e outros Sistemas ERP! Tim Runcie, MCTS, MCP, MVP, PMP Doc Dochtermann, PMP, PMI-SP, MCTS Chetan Patel, MCP, PMP Janeiro de 2012

2 Este documento é fornecido no estado em que se encontra. As informações e exibições expressas neste documento, incluindo URLs e outras referências a sites da Internet, podem ser alteradas sem aviso prévio. As informações e exibições expressas neste documento, incluindo URLs e outras referências a sites da Internet, podem ser alteradas sem aviso prévio. Alguns exemplos apresentados aqui são fornecidos exclusivamente para fins ilustrativos e são fictícios. Não há qualquer intenção de associação ou conexão real, nem assim deve ser inferido. Este documento não oferece a você quaisquer direitos legais sobre propriedade intelectual em qualquer produto da Microsoft. Este documento pode ser copiado e usado para fins internos e de referência Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 2

3 Resumo executivo Este white paper traça os benefícios e cenários para integrar o Microsoft Project Server 2010 com o ERP da SAP, em particular integrando o sistema de relatórios em tempo real da SAP com o poder de planejamento e previsão de recursos divididos ao longo do tempo do Project Server Esta integração é rentável e permite que a origem de registro Reais (relatórios de Custo e Tempo) traga o realizado para as atividades de planejamento para as quais escritórios de Projeto/Programa ou grupos de Agendamento usam o Project Server Esta conexão e este processo permitem que uma grande empresa nacional reduza drasticamente o tempo gasto no planejamento e tenta mapear o realizado diretamente com a forma em que o calendário da organização funciona. Além disso, permite recursos de relatórios avançados do Microsoft Project Professional, Project Server e SharePoint Server e coloca o planejamento e os relatórios diretamente nas mãos dos usuários finais. Este white paper não é um documento de sistema técnico detalhado ou de programação, mas um estudo de caso de soluções de cliente com foco no valor da integração de sistemas de uma Organização de Planejamento de Projetos e Recursos. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 3

4 Sumário Resumo executivo... 3 Sumário... 4 Quem deve ler este white paper?... 6 Visão geral das necessidades do negócio... 7 Requisitos do Cliente Gerenciamento de recursos: Contabilidade e Planejamento de Custos: Planejamento e Previsão: Análise do Usuário Final / Necessidades de Relatórios & Trabalho: Negócios de Alto Nível / Requisitos de Custos:... 8 Abordagem da Solução, Etapas, Problemas & Resoluções Sistemas e Deficiências Existentes do Cliente: Sistemas Técnicos e Principais Produtos Usados: Etapas da Solução Planejada: Armadilhas e Problemas Descobertos e Soluções: Solução Final do Cliente Diagrama da Integração Project Server / SAP: Detalhes das Principais Etapas da Integração: Integração Project Server / SAP: Infraestrutura do Servidor: Visual/Relatórios para o Usuário Final: Resultado do Cliente e Benefícios da Solução Opções de Integração com o SAP Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 4

5 Soluções de Terceiros: Outros Recursos a serem verificados: Resumo dos Pontos Principais Glossário Referências Informações da Empresa Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 5

6 Quem deve ler este white paper? Este não é um documento técnico e, ao contrário, descreve a história de um cliente sobre uma integração bemsucedida de relatórios em tempo real do SAP com o planejamento e previsão de recursos divididos ao longo do tempo para os quais Escritórios de Projeto/Programas ou grupos de Agendamento usam o Project Server 2010 para gerenciar. Este white paper detalha abordagens e soluções que funcionam usando ambos Microsoft Project Server 2010 e Microsoft Project Professional 2010 para o desenvolvimento de relatórios e para gerenciar a Projeção do Realizado, Capacidade de Recursos e Demanda. O documento é destinado para os seguintes públicos principais: - Gerentes de TI que procuram maximizar a integração de relatórios com sistemas - CFOs que investiram pesado em sistemas ERP mas desejam o poder do Project Server e de Relatórios Profissionais do Project - Organizações de projeto que gostariam de escalar e implementar o Project Server sem abandonar fluxos de trabalho existentes e funcionalidades de sistemas ERP existentes. - Parceiros que desejam compreender as armadilhas e o caminho da solução para ajudar seus clientes a alavancar a integração do Project Server com o SAP e outros Sistemas de RH e Previsão de Recursos - Fornecedores de Soluções que procuram resolver abordagens de integração para trazer custos, trabalho e o planejamento do realizado de outros sistemas Os leitores conhecerão o poder da integração do Project Server 2010 com um ERP existente ou sistemas legados e maximizarão as capacidades do desenvolvimento de relatórios de gerenciamento de demanda e recursos. As armadilhas e o caminho da solução que ajudaremos a identificar podem auxiliar organizações a adotar rapidamente um ambiente do Project Server 2010 sem desistir ou iniciar um corte de sistemas existentes / legados. A abordagem descrita neste White Paper habilita as primeiras etapas e ROI rápido para organizações que possuem orçamentos menores ou desejam mostrar rapidamente o poder do Project Server e Project Desktop Com as soluções e arquitetura ricas e poderosas conectadas no Project Server, Project Professional e SharePoint Server, isso é mais possível do que nunca. O PPM da Microsoft recebeu a avaliação mais alta possível no recém lançado Gartner Project and Portfolio Applications MarketScope; relatório completo: A Microsoft é avaliada no Gartner Project and Portfolio Applications MarketScope. O Microsoft Project Server 2010 auxilia organizações a tomar melhores decisões de capacidadeplanejamento com o Portfolio Project Management (PPM). A integração com um ERP e outros sistemas de Linha de Negócios (LOB) também economiza tempo para os funcionários através de processos automatizados e uma interface mais automatizada mais simples, ganha mais visibilidade em projetos e gerenciamento de recursos aprimorado. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 6

7 Visão geral das necessidades do negócio O estudo de caso em que este projeto está baseado aconteceu para um cliente que é a maior concessionária de distribuição de propriedade do investidor do Canadá, fornecendo mais energia do que qualquer outra concessionária na província - aproximadamente 21 por cento do total da energia consumida na Colúmbia Britânica. A empresa emprega mais de pessoas e atende mais de 1,1 milhão de clientes em 135 comunidades. O principal desafio apresentado para a Advisicon Inc (um parceiro Microsoft Gold Certified Project Management) era como fornecer soluções de Business Intelligence de previsão de recursos rentáveis e apropriadas através da integração com o ERP corporativo e com outros sistemas de Linha de Negócio (LOB). O cliente usa o SAP como sistema corporativo, onde o Realizado do Quadro de Horários (Timesheet Actuals) e a Carga de Trabalho Planejada (Planned Workload) estão reunidos de forma centralizada. Este cliente também incentiva planejamento externo adicional e sistemas de agendamento de previsão (ClickSoftware) para ajudar a identificar a carga de trabalho de atribuições e disponibilidade de recursos dos funcionários. Os sistemas ERP e LOB não estavam conectados e não atendiam suas necessidades de previsão de carga de trabalho, planejamento de demanda de recursos e agendamento detalhado. O Microsoft Project Server 2010 foi introduzido para fornecer recursos de Trabalho e Recursos abrangentes às equipes de agendamento e planejamento. Ele foi visto como uma solução de software que poderia abrir caminho na complexa e difícil tarefa de relatar, acompanhar e mapear o realizado para o trabalho e os recursos agendados. Requisitos do Cliente Os requisitos do cliente a seguir foram críticos para o sucesso da Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP. Eles foram agrupados em categorias. 1. Gerenciamento de recursos: É importante gerenciar os Requisitos de Recursos de forma proativa e reativa ao longo do ciclo de vida do Projeto. Os Gerentes de Projeto e de Recursos precisam compreender as capacidades a curto prazo e a longo prazo da organização. Os principais requisitos nesta área incluíam: Integrar o Project Server 2010 com o SAP R3 (CATS), SAP CO e outros sistemas de RH e Agendamento de Recursos (ou seja, o ClickSoftware) Traduzir a Disponibilidade de Recursos/Calendário (do SAP R3) para o Calendário do Project, Disponibilidade de Recursos (que mudava mensalmente) Habilitar análises do tipo e se e recursos de relatórios que permitissem aos usuários finais e planejadores alavancar o Project Professional 2010 novo e aprimorado no balanceamento de recursos semanal, planejamento e sessões de previsão Trazer informações de disponibilidade e capacidade de pico dos recursos que mudavam mensalmente Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 7

8 2. Contabilidade e Planejamento de Custos: Realmente capturar estimativas de custo realistas e rastrear o realizado permite que a gerência avalie o desempenho financeiro ao longo do ciclo de vida do projeto. A equipe de Gerenciamento de Projetos e Planejadores de Recursos precisam obter dados financeiros precisos de forma rápida e fácil a partir dos sistemas LOB adequados. Os principais requisitos financeiros incluíam: Utilizar o Trabalho Realizado (Work Actuals) e Custo Realizado (Cost Actuals) para Projetos, Regiões e Departamentos de Recursos Utilizar o Project Server 2010 e o Project Professional 2010 para clientes para modelar e planejar, analisar impactos de previsão de custos e testar soluções de recursos rentáveis Estabelecer a habilidade de ter várias alterações de taxa de custo ao longo do tempo 3. Planejamento e Previsão: Planejamento e Previsão de Capacidades para as habilidades certas no momento certo é uma necessidade crítica para Gerentes de Projetos e de Recursos. Planejamento de trabalho e previsão de recursos melhores aumenta a precisão de entregas e conclusão de projetos. A habilidade de atender aos seguintes requisitos de planejamento: Alavancar o poder do Project Server 2010 para fornecer Business Intelligence de Previsão de Recursos em tempo hábil e rentável Gerenciar milhares de atribuições de tarefas para recursos e equipes de trabalho e permitir organização rápida por regiões, territórios, distritos e municípios Maximizar o ROI do Planejamento de Capacidades de Recursos Estratégicos para o Project Server através da integração rentável com o SAP Criar visões divididas ao longo do tempo de realizados planejados e recursos sobre/sob alocação Pré-carregar cenários de nivelamento de recursos que resolvessem 80% das tarefas de nivelamento de recursos normais que estavam sendo executadas manualmente em outros sistemas 4. Análise do Usuário Final / Necessidades de Relatórios & Trabalho: Um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações é como coletar, analisar, relatar e tomar decisões com um volume imenso de dados localizados em vários sistemas e formatos. Os requisitos do usuário final que eram críticos para esta solução incluíam: Exportar dados do Project Professional e Project Server diretamente para os aplicativos do Office 2007 e Office 2010 Recursos de pivoteamento em relatórios para análises do SharePoint Server e do Excel Exportação de dados do Project Server para análises cruzadas e auditoria de GQ de rastreamento e relatórios de tempo do SAP 5. Negócios de Alto Nível / Requisitos de Custos: Principais requisitos do negócio e de custos que ajudaram a orientar e criação desta solução: Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 8

9 Custos de Licenciamento adicional zero o Outros programas de software (não Microsoft) exigiam licenciamento adicional para criar cenários ou para adicionar recursos (em seu pool). O Project Server habilitava ao cliente adicionar e usar mais Recursos Corporativos em seu pool. Esta alteração, a custo adicional zero para incluir recursos, permite o planejamento de cenário com recursos e usar a ferramenta para previsão de demanda e de recursos. o Centralizar recursos e padronizar metadados sobre o pool de recursos da empresa como uma etapa chave para obter visibilidade e controle sobre que está disponível, o que podem fazer e onde estão localizados. A capacidade de integrar o gerenciamento destes recursos pelos sistemas usando a integração do Active Directory era um requisito crítico. o Um requisito / benefício principal era que não houvessem custos incrementais para adicionar recursos ao pool de recursos (real ou genérico). Esta também era uma vantagem principal sobre a abordagem de consolidação manual não integrada. Tempo de Comercialização para a solução necessário para ter a configuração do Sistema Corporativo modelada e a integração do SAP e outros Realizados pronta e em execução dentro de 1 ciclo de planejamento A manutenção do sistema precisava ser quase zero, visto que os usuários finais seriam os proprietários dos dados Analisar a capacidade do Project Server de ajudar a eliminar gradativamente sistemas mais caros e menos funcionais, sem efetivamente desativar estes produtos ou módulos Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 9

10 Abordagem da Solução, Etapas, Problemas & Resoluções Esta seção discute a abordagem que foi adotada pela Advisicon para entregar a solução personalizada, detalhando a situação atual, incluindo o sistema existente e quaisquer deficiências. Produtos técnicos e principais que foram usados na solução final do cliente serão descritos. As etapas da implementação planejada também serão apresentadas, juntamente com quaisquer problemas que tenham sido descobertos ao longo do caminho, incluindo como foram superados. Sistemas e Deficiências Existentes do Cliente: O sistema ClickView estava sendo usado para registrar a disponibilidade e não-disponibilidade de recursos por dia. A captura de dados era por recurso e não por função (dentro distrito e grupo da cidade). O sistema SAP estava sendo usado para capturar dados reais e não tinha qualquer dado planejado. Planilhas do Excel eram usadas para capturar dados planejados manualmente no começo do ano. Os dados não poderiam ser mapeados entre os sistemas devido à diferente estrutura dos dados e a elementos de rastreamento. A alteração de elementos de dados no SAP era pesada e demorada e alterações em outros sistemas ERP eram caras e inflexíveis para adaptação rápida e para criar cenários do tipo e se. Somente o fornecedor do software poderia fazer alterações nele e cada modificação era muito cara e demorada. A tecnologia da informação era um departamento terceirizado, assim alterações ou relatórios solicitados demoravam dias ou semanas para serem obtidos, enquanto que alterações poderiam ser feitas em minutos com o Microsoft Project se encaixou no plano de roteiro de TI e foi uma oportunidade fácil de continuar a envolvêlo no Microsoft SharePoint Server. Relatórios de previsão existente não existiam ou não estavam acessíveis para as equipes de planejamento e previsão de recursos. Dados provenientes do realizado não estavam mapeados para o planejamento de trabalho que os planejadores de recursos usavam a partir do Excel e do ClickSoftware e levaria um mês ou mais para converter e revisar o realizado. A conversão de dados do realizado do SAP levou dias para obter e transformar, porque o cliente não tinha um sistema de agendamento que refletisse tarefas. Deficiências na natureza dinâmica das ferramentas de planejamento de recursos no SAP e em outros produtos não permitiam a interface simples e fácil de usar que o Project Professional fornece. Decisões que levaram à utilização do Project Server com a Conexão de Módulo do SAP: Com o Project Server é fácil capturar todos os elementos de dados devido à estrutura bem definida de projetos, tarefas, recursos e atribuições. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 10

11 o Esta estrutura abriu caminho para a solução para ambos, o planejamento de recursos e de Gerenciamento de Demanda A infraestrutura no Project Server para capturar a linha de base e dados reais era nativa e intuitiva e poderia ser facilmente atualizada e muitas vezes ao longo de vários ciclos de planejamento. As visões e recursos de relatórios no Project Server são todas baseadas no SharePoint Server e os dados expostos poderiam ser usados no Excel, Excel Services, PerformancePoint Services e outras Ferramentas de Relatórios de Business Intelligence fornecidas com o Microsoft Office e o sistema do SharePoint Server. A infraestrutura do Project Server e a implementação do Project Server Interface (PSI) facilitaram a implementação e a interface gráfica do Project Professional permitia o uso do planejamento de recursos e a visualização com as opções Planejador de Equipes, Uso de Recursos e Gráfico de Recursos. Sistemas Técnicos e Principais Produtos Usados: A integração de várias tecnologias e aplicativos de negócios foi crítica para o sucesso da solução do cliente, para fornecer Business Intelligence de Previsão de Recursos em tempo hábil e rentável através da integração do Project Server 2010, SAP e outros aplicativos LOB. Um programa de console em.net foi escrito usando PSI, LINQ e a tecnologia Microsoft Project OLE para trazer dados do SAP, ClickView e Excel. Tabelas de transformação foram usadas para executar a alocação de recursos em vários níveis. A abordagem da solução foi primeiro identificar os componentes técnicos envolvidos no lado do cliente. Em seguida, depois de reunir os requisitos, avaliamos as abordagens da solução para criar ou impulsionar as tecnologias nativas ou soluções disponíveis. Abaixo está uma lista dos elementos funcionais que reunimos e usamos para ajudar a concluir a solução final do cliente. Como você pode ver, muitos deles são padrão em uma implementação do Project Server ou SharePoint Server, bem como os ambientes pré-existentes que trouxemos ou a partir dos quais conectamos dados no site do cliente (incluindo o SAP). Passo a passo do fluxo de trabalho Regras de negócio para atribuir a equipe de recursos à tarefa foram capturadas em tabelas de configuração/transformação com lógica de atribuição multi-nível, no caso de superalocação de recursos. Tabelas de transformação foram usadas para capturar o mapeamento de dados entre diferentes sistemas devido a diferentes tipos de dados Project Server 2010 Fornece capacidades inovadoras por todo o ciclo de vida para ajudar as organizações a compreender a demanda e efetivamente iniciar, selecionar, planejar e entregar projetos a tempo e dentro do orçamento. Project Professional 2010 é o cliente baseado em PC que fornece capacidades de gerenciamento de recursos e agendamento e uma interface visual que fornece uma exibição gráfica sofisticada e configurável dos dados. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 11

12 SharePoint Server 2010 fornece a habilidade de criar sites Web para compartilhar informações, colaboração sobre documentos, gerenciar listas como Riscos ou Problemas e fornecer Business Intelligence e Relatórios para toda a empresa. SAP (CATS) O Cross Application Time Sheet (CATS) é usado para rastrear as horas de trabalho dos funcionários. Dados de tempo são registrados e podem ser transferidos para os aplicativos e componentes correspondentes do SAP Business Suite. SQL Server Um servidor de banco de dados relacional cuja principal função é armazenar e recuperar dados conforme solicitados por outros aplicativos de software, executando em outro computador pela rede (incluindo a Internet). Project Server Interface aplicativos cliente para o Microsoft Project 2010 usam o Project Server Interface (PSI), um conjunto de serviços Web construídos no Microsoft.NET Framework 3.5 e no Windows Communication Foundation (WCF). O PSI, com o Project Server Eventing Service, expõe as funcionalidades e dados que desenvolvedores podem usar para estender o Project Server e para integrar outros aplicativos com o Project Server. Project Server Web Services O Microsoft Project Server 2010 é um sistema multi-camadas que estende a arquitetura introduzida no Microsoft Office Project Server A arquitetura do Project Server inclui clientes do Microsoft Project Professional 2010 e do Project Web App na camada de front-end. Os aplicativos front-end só se comunicam com a camada intermediária por meio de Serviços Web do PSI (Project Server Interface) que, por sua vez, se comunicam com a camada de objetos de negócio..net Framework/SQL Server Integration Services (SSIS) O pacote SSIS foi criado para trazer dados do sistema ClickView. Um programa em.net 4.0 com tecnologia LINQ foi usado para executar a integração entre dados do ClickView, dados do Planejado e dados do Realizado. ClickSoftware Um provedor de soluções de gerenciamento e otimização de força de trabalho automatizada do ramo de serviços de campo. Fundada pelo Dr. Moshe BenBassat, anteriormente um professor de universidade, o ClickSoftware tem suas raízes no mundo acadêmico e é usado por organizações de expedição e agendamento de pessoas. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 12

13 Etapas da Solução Planejada: Depois de mapear o fluxo de trabalho e os requisitos da solução do negócio, avaliamos a configuração do SAP e de outros sistemas ERP que o cliente desejava trazer para o Project Server. Criamos um processo do fluxo de trabalho que permitiria que os Serviços Web, a subscrição e a publicação dos dados fossem usados não somente por nosso conector, mas também por outros sistemas. Para qualquer organização que deseje experimentar esta abordagem de solução versus a compra de um módulo pré-construído, as etapas a seguir são importantes para que uma organização traga, transforme e integre os dados externos com o Project Server. 1. Mapeie a Configuração de 2010 (Servidor & Desktop) e a integração/migração dos dados & relatórios o Essencialmente certifique-se de que compreende os campos do Project Server e suas localizações (dados de nível de Tarefa, Recurso, Projeto e Atribuição). o Ao identificar estes locais, você pode alavancar o PSI e garantir visões e relatórios corretos com as informações que trouxer. 2. Liste os algoritmos e a automação do trabalho excedente de atribuição automática para diferentes recursos o Ao identificar qualquer transformação de dados que esteja a caminho, você poderá aplicar limpeza automática, pré-nivelamento e corrigir a atribuição de dados antes de mudar para o Project Server. o Criamos algumas rotinas com nosso módulo conector que ajudam a acelerar isso, mas em essência, isso poupou o cliente de qualquer manipulação manual e garantiu a integridade de dados bons da informação proveniente de outros sistemas 3. Crie o agente de Extração e Validação: o Este é o coração e a alma do Serviço Web e é onde a atividade de publicação e subscrição acontece o É importante observar que ao ter este agente de publicação e subscrição em funcionamento, outros sistemas da linha de negócio podem ser usados para utilizar dados do Project para relatórios e para suas necessidades 4. Impulsione o PSI para mover dados para o Project Server o Você sempre deve promover que o PSI trabalhe com dados e garantir a liberação e população corretas da informação nas tabelas do banco de dados 5. Faça com que Project Professional2010 estabeleça linhas de base e relatórios, visões e modelagem divididos ao longo do tempo o O Project Professional2010 permite que você crie linhas de base e execute outras atualizações e transformações vitais para visualizar e verificar erros o Descobrimos que tê-lo instalado no servidor evitou um volume significativo de programação simplesmente promovendo o comportamento nativo do Project Professional com automação em VBA. 6. Conclua e estabeleça o módulo do código de automatização que executa o processo sem intervenção humana Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 13

14 Armadilhas e Problemas Descobertos e Soluções: Durante a concepção e a construção da solução e o ajuste fino do módulo de integração do SAP / CATS, encontramos vários problemas que precisaram ser resolvidos. Em qualquer projeto normal você passará por isso. Nossa esperança é que você seja beneficiado com a nossa experiência e evite situações similares, se tentar uma abordagem semelhante. A criação de linhas se base estava sendo substituída nas visões de Uso por informações de Trabalho Realizado e Custos ou não carregava sozinha nas visões divididas por tempo de que os planejadores precisavam. o Precisamos tratar a criação de linhas de base de trabalho, realizado e os problemas usando o Project Server Interface (PSI) e as visões/importação de dados divididas por tempo o A solução foi promover o Project Professional como parte da solução e automatizar quando as linhas de base fossem salvas No planejamento e arquivamento de dados, o agendamento existente do Project perderia informações se notas, linhas de base e outras decisões principais não fossem armazenadas e recuperadas. o Isso foi tratado na população do arquivo do Project Professional 2010 que se transformou no planejamento, previsão e necessidades do cenário do tipo e se do cliente. O cliente tinha dificuldades para entender que as visões (Tarefa, Projeto, Recurso e Uso) não estavam todas na mesma tabela. Eles queriam combinar elementos que normalmente não podem ser combinados. o Precisamos não só criar adicionalmente alguns campos corporativos atualizados o Também precisamos de treinamento para os usuários finais, para ajudá-los a promover as visões corretamente Trate as visões necessárias e as alterações de configuração para os dados que transformam o processo e a carga de dados para ajudá-los com as capacidades, demandas e realizados históricos o Construímos macros para ajudar a navegar entre os detalhes das tarefas ou recursos de uma visão para outra usando um ID de Tarefa ou ID de Recurso para recentralizar uma visão para a tarefa ou recurso apropriado dentro das diferentes visões A complexidade da capacidade dos recursos precisou ser configurada para ser inserida no Project Server, permitindo alterações mensais na disponibilidade, capacidade e trabalho planejado dos recursos. o o Novamente, uma boa compreensão do PSI e sobre como usar o Project Professional nos ajudou a superar este problema usando a funcionalidade nativa fornecida pelo software Usar tabelas de taxa de custos e a capacidade de recursos do Project de ter alterações de disponibilidades de recursos ao longo do tempo foi uma tabela de dados simples e rápida de popular tratando desta necessidade. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 14

15 Solução Final do Cliente O cliente analisou várias soluções diferentes e decidiu excluir outros sistemas de terceiros devido ao custo e à necessidade de manter o controle dos dados e aplicativos internamente à organização. Neste caso, devido à natureza confidencial do trabalho, o cliente preferiu gerenciar dos dados internamente e quis fazer uma tentativa rentável antes de procurar uma solução externa maior. Devido ao desejo de automatizar e fortalecer as equipes de planejamento de recursos, a solução final foi instalada, configurada e colocada em produção mais rápido do que o plano estimado original para implementar o Project Server. A próxima página detalha o diagrama da solução final juntamente com uma tabela que descreve os principais componentes e atividades da solução do módulo Recursos-para-Realizado da Advisicon implantado e configurado para este cliente canadense. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 15

16 Diagrama da Integração Project Server / SAP: ilustra o diagrama dos principais componentes de integração nesta abordagem. 1 Dados Planejados 2 Dados Planejados do Pacote SSIS SQL Server 3 Dados de Recurso do Pacote SSIS Agendado Arquivo de Log 5 8 PWA Project Server WebService 6 Importar Cronograma Semanal do Programa 9 Servidor de Arquivos Arquivo de Dados Semanal Real do SAP 7 Pasta SAPFiles 4 Microsoft Project Macro Figura 1 - Solução Geral Módulo CAT Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 16

17 Detalhes das Principais Etapas da Integração: O Planejador de Recursos / Usuários Finais planejavam o agendamento para todos os funcionários de campo para o ano inteiro usando uma planilha do Excel. Os dados do Calendário de Trabalho Planejado consistiam de informações de tarefas por clientes, região e território, com unidades de trabalho e horas do recurso divididas ou estimadas para cada mês do ano inteiro. Promovendo o SSIS, criamos o Pacote de dados planejados a partir da planilha de Planejamento do Excel, que carrega dados em tabelas intermediárias do SQL Server. Esta é uma etapa muito importante, visto que criamos para o cliente uma carga de recursos personalizada padronizada, um procedimento de atribuição e transformação de nivelamento de superalocação que coloca dados na estrutura de tabelas de dados Planejados pronta para modelar no Project Server, Project Professional ou qualquer cubo OLAP conforme necessário. O pacote do SSIS traz os dados de recursos (Recurso, Agrupamento, Conjuntos de Habilidades, Calendário de Disponibilidade e Calendário de Feriados) do ClickView usando a tecnologia do Linked Server. O Pacote do SSIS está agendado via SQL Agent para trazer informações todas as noites. O módulo do SAP / CATS exporta dados do realizado em arquivos formatados e os coloca em uma pasta compartilhada usando FTP todas as noites. Os dados do realizado consistem de unidades e horas para cada mês desde o início do ano até hoje. Esta exportação foi programada para acontecer a intervalos definidos pelo cliente (diariamente, semanalmente, mensalmente). O programa de console em.net, executado sob o Agendamento de Tarefas semanalmente, traz dados do realizado da pasta Compartilhada e os importa para a estrutura de tabela de dados Realizados. O módulo do programa do console em.net executa as seguintes ações usando o Project Server Interface (PSI): Faz um backup de campos de observações, retendo comentários e outras ações de planejamento ou agendamento inseridas pelo usuário no projeto para que possam ser mantidas intactas após a recarga. Exclui projetos e recursos Adiciona todos os projetos no Project Server Adiciona Recursos no pool de recursos do Project Server e faz ajustes, conforme necessário, com recursos Ativos/Inativos Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 17

18 7 8 9 Atribui equipes e recursos locais ao Project Server e os associa às Atribuições de Tarefas Adiciona todas as atividades de trabalho de planejamento (tarefas) a um projeto usando dados e notas planejados (fazendo backup no início). Popula os dados do trabalho realizado e outros dados do Realizado do SAP em campos personalizados em tarefas ou em campos de realizado do Project Server. Executa a atribuição de tarefas usando regras do negócio (armazenadas em tabelas do SQL) com base nas disponibilidades dos recursos. Se um recurso estiver totalmente alocado em outras tarefas, a atribuição ou nivelamento de recursos vai para o próximo nível de recurso e atribuição remanescente do trabalho, com base em regras de nivelamento de recursos pré-determinadas pelo cliente. Atualiza campos personalizados no recurso para capturar capacidades remanescentes com base em férias, feriados ou horário livre agendados no sistema externo (ClickView) Verifica e publica o projeto. Usando uma classe de Automação em.net, promovemos o poder do Project Professional para ajudar a maximizar e padronizar o layout e visualizações na agenda do Projeto. A automatização abre e executa uma série de códigos de macro em VBA para o usuário final preparando as visualizações e o layout para relatórios solicitados no projeto usando uma classe de automação em.net. Cria e atualiza a linha de base do projeto usando um código de macro. Atualiza dados reais dos campos personalizados para os campos reais no projeto Verifica e publica o projeto Abre um projeto da instância do PWA usando o Internet Explorer e exibe informações da tarefa e da atribuição do recurso para executar o gerenciamento, relatórios, planejamento e gerenciamento de cenário normais no Project Server. Abre um projeto usando o Microsoft Project e exibe informações de tarefas e atribuição de recursos. Usa visualizações personalizadas na tarefa, atribuição e nível do recurso e faz planejamento localizado de recursos, análise de impacto estratégico do trabalho do recurso e previsão do projeto, mais relatórios e comunicação da equipe. Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 18

19 Integração Project Server / SAP: Figura 2 ilustra uma imagem de alto nível da integração entre o ClickView, o SAP e os componentes do Project Server Ligações de tabelas diretas ou relatórios de exportação do SAP são opções aceitáveis. Informações de TAREFA são provenientes do Excel (Dados Planejados) e do SAP/CATS (Dados Reais), embora ligar diretamente com o SAP/CATS seja uma opção. O cliente preferiu manter a solução simples e desenvolvemos os relatórios e as consultas para simplesmente criar as visões/extrair os dados para o Excel e tabelas do SQL. Informações de RECURSOS são provenientes do sistema ClickView via relatório de consulta direta e ligação com a informação de origem. Informações de ATRIBUIÇÕES são onde as regras de negócio são aplicadas usando um algoritmo de alocação de recursos de multi nível para atribuições de tarefas dos recursos e para esboçar a atribuição dividida ao longo do tempo. Também levamos a disponibilidade dos recursos e populamos esta disponibilidade para o ano inteiro (cada atualização ou sincronização) para que a capacidade para os recursos esteja atualizada com o que é mantido nos sistemas ERP externos. TASK PROJECT ASSIGNMENT Business Rules (.NET) RESOURCE Figura 2 Integração do Project Server, SAP e ClickView Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 19

20 Infraestrutura do Servidor: Existem três sistemas usados durante a integração do Project Server. O Project Server 2010 foi instalado em dois servidores: um servidor web e um servidor de banco de dados. Os sistemas ClickView e SAP estão conectados usando a tecnologia do Linked Server a partir do servidor de banco de dados. A Figura ilustra esta configuração. O ambiente é muito padronizado na maioria das organizações: estabelecer serviços web ou configurar o servidor web com sistemas ERP, com os usuários finais acessando a informação. Infrastructure Diagram Web Server 1 Project Server 2010 Farm Database Server Database Server Linked Server ClickView System Web Server 2 SAP/CATS System Figura 3 Infraestrutura do Servidor Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 20

21 Visual/Relatórios para o Usuário Final: O cliente desejava promover muitos dos recursos de planejamento, rastreamento e relatórios do Project Professional ao analisar slippage e overages e ao comparar o planejado com o realizado. Este relatório é um exemplo de onde o cliente analisou o trabalho do planejado e realizado e analisaria em caso de problemas de super ou subalocação de recursos. Observe que os dados aqui são provenientes de relatórios de planejamento, extrações do SAP/CATS e outros sistemas externos e então foram misturados com seus dados de planejamento e previsão. Cálculos foram executados para ajudar a identificar e alertar com indicadores gráficos visuais se algo estava acima ou abaixo do planejado e o cliente poderia usar o Planejador de Equipes e outras visualizações de Uso de Recursos para analisar e resolver estes problemas. Visualização n.º 1: Figura 4 Exemplo da Visão de Planejamento / Uso de Tarefas Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 21

22 É importante observar que o cliente usou todas as visualizações padrão no Projeto - Gantt, Calendário, Recursos e Uso de Tarefas - mas escolheu também criar algumas visualizações personalizadas que enfatizavam agrupamentos e filtros principais relacionados com seu planejamento organizacional. Os 99 níveis de Desfazer foram testados, visto que o cliente faria modelagens do tipo e se complexas para resolver diferentes cenários de recursos antes de publicar as alterações de volta no Project Server. Visualização n.º 2: Figura 5 Exemplo do Uso de Atribuições de Recursos / Planejamento & Rastreamento Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 22

23 O planejamento de recursos foi o principal condutor e ter todos os dados consolidados no Project Server (para a Análise de Recursos e outras visualizações do PerformancePoint e do Excel Services) ajudou a análise da gerência sênior. Os planejadores de recursos ainda preferiram o Project Professional para suas necessidades de planejamento e previsão. Existem visualizações adicionais, mas devido à confidencialidade do cliente, não nos foi permitido exibir mais. Visualização n.º 3: Figura 6 Exemplo de Linha de Base de Recursos para o Realizado / Planejamento e Previsão Integração do Microsoft Project Server 2010 com o SAP 23

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