MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO TESOURARIA

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1 MANUAL DE PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO E TESOURARIA

2 ÍNDICE I. Introdução... pag.2 II. Procedimentos da Correspondência Recebida na Sede da Fundação AMI... pag.3 A. Correspondência recebida via CTT e Apartado... pag.3 B. Correspondência entregue em mão na Receção... pag.4 C. Correspondência Interna DAT... pag.4 III. Procedimentos de Tesouraria da Sede da Fundação AMI... pag.5 A. Caixa... pag.5 a. Horário da Tesouraria... pag.5 b. Despesas pagas por Caixa... pag.5 c. Pedido de Divisas efetuado pelos Departamentos... pag.6 d. Pagamentos e pedidos de reembolso efetuados por Caixa... pag.6 e. Pagamento de Subsídio de Alimentação dos voluntários dentro... Pag.6 e fora de Portugal Continental... pag.6 f. Pagamento Deslocações em Serviço em Portugal Continental... pag.6 g. Receitas incorporadas em Caixa... pag.6 h. Contagem física de Numerário... pag.7 B. Bancos... pag.7 a. Principais Pagamentos efetuados por Bancos... pag.7 b. Tratamento de cheques recebidos... pag.8 C. Mailings... pag.8 IV. Procedimentos da Receção da Sede da Fundação AMI... pag.8 A. Descrição das Tarefas da Receção... pag.8 B. Placard Interno da Receção... pag.9 C. Documentação Institucional disponível na Receção... pag.9 D. Material de Escritório disponível na Receção... pag.10 E. Venda de Artigos AMI... pag.10 F. Substituição Colaboradores Receção... pag.10 V. Anexos... pag.11 a 28 M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 1

3 I. INTRODUÇÃO Este manual de procedimentos tem como objectivo principal informar todos os colaboradores da Fundação AMI a respeito dos procedimentos internos e externos do Departamento Administrativo e Tesouraria. De referir que sempre que necessário, estas orientações, que servem de apoio a todos os elementos desta Instituição, poderão sofrer actualizações nomeadamente ajustes e alterações no sentido de uma maior eficiência, conformidade e profissionalismo. M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 2

4 II. PROCEDIMENTOS CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA NA SEDE DA FUNDAÇÃO AMI Toda e qualquer correspondência é entregue ao Departamento para se proceder ao seu registo diário (consultar anexo nº 1) sendo que só depois será reencaminhada para os diversos Departamentos. A. Correspondência recebida via CTT e Apartado No que diz respeito a esta correspondência, a mais urgente é de imediato encaminhada para os respectivos destinatários/departamentos nomeadamente: 1. Todos os cheques e numerário recebidos relativos a qualquer tipo de assunto são imediatamente retirados dos envelopes para posterior tratamento e depósito no BES e os Departamentos destinatários são de imediato informados sobre a sua chegada; 2. Todos os cheques e vales de correio recebidos indevidamente preenchidos são devolvidos ao destinatário com uma carta de acompanhamento a explicar o motivo e sugerir solução adequada conforme o caso; 3. Os documentos provenientes dos diversos Bancos são entregues aos Departamentos de Gestão Financeira e Contabilidade; 4. Toda a informação relativa a donativos esporádicos, donativos Amigos AMI, donativos Mailing é imediatamente entregue ao DIC (Filomena Esteves) para posterior emissão de recibo. Excepto os cheques, todos os outros tipos de comprovativos dos mesmos (talão multibanco e de transferência bancária) são do mesmo modo encaminhados para o DIC; 5. Toda a informação relativa a encomendas de venda de artigos é igualmente transmitida ao DIC; 6. A restante correspondência é diariamente entregue à Dr.ª Leonor Nobre, Diretora Geral Adjunta que tutela o Departamento. M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 3

5 B. Correspondência entregue em mão na Receção 1. Trata-se essencialmente de encomendas, vendas de artigos, donativos e pagamento de multas judiciais. Também nestes casos é tudo rececionado pelo Departamento e só depois encaminhado aos respectivos Departamentos. Saliento que no caso dos donativos e multas judiciais após receção de numerário ou cheque, a informação é dada aos Departamentos de Informação e Comunicação e Contabilidade para imediata emissão de recibo. A Fernanda Helena emite posteriormente a declaração do respetivo pagamento. Na sua ausência, as declarações são passadas pela Carla Jorge. C. Correspondência Interna DAT Toda a correspondência enviada pelo Departamento é registada diariamente (consultar anexo nº 2). M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 4

6 III. PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA DA SEDE DA FUNDAÇÃO AMI A. Caixa a. Horário da Tesouraria O horário de atendimento estipulado é das 9h00 às 13h00. Contudo abre-se exceção em situações de extrema urgência que possam ser necessárias ao longo do dia. Agradeço que este procedimento seja, o mais possível, cumprido. Diariamente todos os documentos de caixa são registados (consultar anexo nº 3 e nº 4), bem como é efetuada a contagem da mesma ao final da tarde. b. Despesas pagas por Caixa Todo e qualquer pedido de pagamento tem que ser entregue por escrito e com a autorização superior do respetivo Diretor e/ou Administrador, conforme o estipulado anteriormente. São pagas por caixa as despesas correntes e diárias da Sede a destacar: Fundos de maneio (consultar anexo nº 5) para missões de avaliação, desenvolvimento, de emergência e Aventura Solidária; Subsídios de Alimentação/Deslocação para o estrangeiro (consultar anexo nº 6); Despesas de deslocação em serviço em Portugal (consultar anexo nº 7 e nº 8); Despesas dos colaboradores da sede que vão em missão: vacinas, profilaxias, passaporte e fotos tipo-passe; Aquisição de bilhetes TAP milhas; Combustível; CTT; Portagens; Passes; Despesas logísticas e artigos de higiene e limpeza; Material de escritório; Material informático; Penhoras de Vencimento. M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 5

7 c. Pedido de Divisas efectuados pelos Departamentos Os pedidos de numerário podem ser feitos em Euros ou Dólares e obrigatoriamente por escrito e sempre com a autorização do respetivo Diretor do Departamento e/ou Administrador, no caso de somas elevadas. Euros O pedido tem que ser efectuado com uma antecedência mínima de 3 dias. USD Para esta moeda pede-se o pedido com uma antecedência mínima de 5 dias na medida em que os procedimentos bancários de levantamento também são mais demorados. d. Pagamentos e pedidos de reembolso efetuados por Caixa Para todo e qualquer pedido de pagamento por numerário é obrigatório por escrito, a autorização superior do Diretor do respetivo Departamento e/ou do administrador, caso sejam valores ou ocasiões não estabelecidas previamente. e. Pagamento de Subsídio de Alimentação dos voluntários dentro e fora de Portugal Continental Mensalmente é enviada para o DRH uma listagem com os Subsídios de Alimentação pagos por caixa. f. Pagamento Deslocações em Serviço (quilómetros/combustível) em Portugal Continental Neste item, o documento deverá ser preenchido e apresentado ao DAT. Este documento é exclusivo para deslocações em serviço efetuadas em viatura própria e deverá ter o número de quilómetros efetuado. Outros documentos poderão ser apresentados nomeadamente recibo de táxi e/ou de combustível. g. Receitas incorporadas em caixa No Geral as principais receitas da caixa provêm: Receitas dos Centros Portas Amiga da zona de Lisboa (Olaias, Apoio Domiciliário, Chelas, Almada, Cascais, Equipa de Rua e Abrigo da Graça); M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 6

8 Donativos (consultar anexo nº 9); Vendas de artigos. h. Contagem física de Numerário O DAT com o apoio do Departamento Logístico, procede à contagem física de verbas (notas e moedas) de cofres e mealheiros provenientes de algumas das diversificadas iniciativas da Fundação. B. Bancos Todo e qualquer pedido de pagamento seja por cheque ou por transferência bancária tem que ser entregue por escrito e com a autorização superior do respetivo Diretor e/ou Administrador, conforme o estipulado anteriormente. a. Principais pagamentos efetuados por bancos: Emissão de cheques relativos a: i. Pagamento de Fornecedores; ii. Pagamento da Segurança Social; iii. Pagamento às Finanças. Transferências relativas a: i. Pagamento de Fornecedores; ii. Fundos de Maneio dos seguintes Equipamentos Sociais; a) Centro Porta Amiga de Coimbra b) Abrigo do Porto c) Delegação Norte d) Centro Porta Amiga de Vila Nova de Gaia e) Delegação S. Miguel f) Residência Social S. Miguel g) Centro Porta Amiga de Angra do Heroísmo h) Centro Porta Amiga do Funchal iii. Diversos pedidos de Devoluções de verba dos Cursos de Socorrismo e Aventura Solidária; M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 7

9 iv. Pagamentos de Formações dos colaboradores b. Tratamento de cheques recebidos: São todos registados informaticamente e posteriormente todos depositados no BES (consultar anexo nº 10). C. Mailings No caso dos Mailings são registados todas as receitas que cheguem em numerário e por cheque (consultar anexo nº 11). O valor é sempre atualizado e enviado para o Departamento de Gestão Financeira. IV. PROCEDIMENTOS DA RECEPÇÃO DA SEDE DA FUNDAÇÃO AMI O DAT é responsável pela Gestão da Receção bem como dos seus colaboradores. A. Descrição das Tarefas da Receção 1. Efectuar, receber e encaminhar todas as chamadas telefónicas para os respetivos Departamentos. Todas as chamadas recebidas e efetuadas são diariamente registadas (consultar anexo nº 12); 2. Atendimento ao Público; 3. Encomenda refeições ICA; 4. Registo de entradas de encomendas (consultar anexo nº 13); 5. Registo de visitas diárias (consultar anexo nº 14); 6. Registo de entradas de faxes (consultar anexo nº 15); 7. Pedido ao economato de material diverso de escritório para a receção e uso geral dos Departamentos; 8. Venda de Artigos AMI ao Público e a nível interno (consultar anexo nº 16); 9. Marcações de reservas de todas as salas de reunião da Sede e que deverão ser reservadas com antecedência (consultar anexo nº 17); 10. Receção de Currículos Vitae e carimbo de documentos de Procura Activa de Emprego; 11. Receção de encomendas efectuadas pelos colaboradores à Farmácia União; M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 8

10 12. Apoio diversificado a todos os Departamentos, sendo que uns são esporádicos e outros o ano todo: a) Departamento de Ambiente Apoio Envelopagem e envio de campanhas Apoio na BD contactos Reciclagem b) Departamento Contabilidade Carimbagem e envelopagem dos recibos de donativo c) Departamento Gestão Financeira Apoio actualização BD campanha IRS Impressão, envelopagem e envio da campanha do IRS d) Departamento Informação e Comunicação Apoio organização peditório nacional (fotocópias, telefonemas, envio de faxes ) Apoio Envelopagem de mailings e outras campanhas Apoio envio revista AMI e) Departamento Internacional Envios de Faxes Fotocópias material necessário para formações Apoio no Arquivo de Voluntários Internacionais f) Departamento de Marketing Carimbagem e envelopagem dos recibos de donativo das empresas g) Qualquer outro apoio necessário. B. Placard Interno da Receção Toda a Informação que seja necessária ser afixada na Receção será colocada no respetivo placard para o efeito e, terá que ter o prévio conhecimento da Diretora do DAT. C. Documentação Institucional disponível na Receção: Estão disponíveis os seguintes documentos: Ficha Voluntariado Nacional Ficha Voluntariado Internacional Folha de Férias M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 9

11 Requisição de artigos para o economato Folheto campanha IRS Folheto Reciclagem Folheto Cartão de Saúde Folheto Amigos AMI Folheto Acção Social Revistas AMI D. Material Escritório disponível na Receção: Envelopes pequenos com e sem janela Envelopes A4 Folhas A4 AMI 1ª Via Folhas A4 AMI 2ª Via E. Venda de Artigos AMI Toda a venda de artigos presencial é efetuada na Receção e os respectivos artigos disponibilizados mediante pagamento imediato que é entregue à Diretora do DAT. Todas as vendas são registadas em documento apropriado para o efeito. F. Substituição Colaboradores Receção Na ausência de colaboradores da receção, o DAT solicita autorização ao Diretor do Departamento Logístico para a colaboração da Maria da Luz. Na impossibilidade do mesmo se efetuar, existe um sistema de rotatividade para os restantes colaboradores dos outros Departamentos, do qual todos os Diretores têm conhecimento, no sentido de colmatar as ausências verificadas. M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 10

12 V ANEXOS M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 11

13 ANEXO Nº 1 Registo de Correspondência Externa Recebida Da ta Remetente Mora da Remetente Destina tá rio Priorida de Assunto Entregue a M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 12

14 ANEXO Nº 2 REGISTO DE SAÍDAS DE CORRESPONDÊNCIA INTERNA Nº de Saida Data Correspondência Nome Assunto CTT Fax PMP Banco Nº Cheque M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 13

15 ANEXO Nº 3 FOLHA DE CAIXA EUROS - N.º 1 Mês Ano N.º DATA DESCRIÇAO SAÍDA ENTRADA SALDO M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 14

16 ANEXO Nº 4 FOLHA DE CAIXA USD - N.º 1 Mês Ano N.º DATA DESCRIÇAO SAÍDA ENTRADA SALDO M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 15

17 SAÍDA DE CAIXA SAÍDA DE CAIXA Fundo de Maneio Fundo de Maneio Nome: Nome: Local Local Total Total (Assinatura) (Assinatura) Data: Data: ANEXO Nº 5 M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 16

18 ANEXO Nº 6 Subsídio de Alimentação/Deslocação Subsídio de Alimentação/Deslocação Nome: Local Nome: Local N.º Dias N.º Dias Total Total (Assinatura) (Assinatura) Data: Data: M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 17

19 ANEXO Nº 7 Folha de Despesas - Saídas em Serviço Ano Nome Colaborador(a): Entidade: Actividade Data Gasóleo Bilhete Alimentação Parque Estac. Portagem TOTAL * Nota: 1 Km = 0,25 Data: / / Assinatura colaborador(a): Assinatura Director(a): M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 18

20 ANEXO Nº 8 DESPESAS DE DESLOCAÇÕES DESPESAS DE DESLOCAÇÕES Nome completo: Nome completo: Departamento: Local: Departamento: Local: Matrícula: - - Matrícula: - - Itinerário: Itinerário: Motivo: Motivo: Quilómetros: X 0,25 = Quilómetros: X 0,25 = Data: / / Data: / / Assinatura: Assinatura: M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 19

21 Donativo em Numerário Nome: Nome: Montante: Montante: ASSINATURA RECEPÇÃO - DAT Donativo em Numerário ASSINATURA RECEPÇÃO - DAT Data: Data: ANEXO Nº 9 M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 20

22 ANEXO Nº 10 REGISTO DE SAÍDA DE CHEQUES DATA DO CHEQUE NOME DO DOADOR MORADA VALOR DE DONATIVO Nº DE CHEQUE BANCO DATA DE DEPÓSITO BES DONATIVO VENDA DE ARTIGO M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 21

23 ANEXO Nº 11 Contagem Cheques + Numerário Mailing Nº de chqs Data Depósito Montante Montante Cheques Numerário TOTAL M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 22

24 ANEXO Nº 12 REGISTO DE CHAMADAS TELEFÓNICAS RECEBIDAS EFECTUADAS DATA Nº DE TELEFONE NOME / FIRMA NOME / DEPT DATA Nº DE TELEFONE NOME / FIRMA NOME / DEPT M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 23

25 ANEXO Nº 13 REGISTO DE ENTRADA DE ENCOMENDAS EXTERNAS RECEBIDAS DATA ARTIGO FIRMA / REPRESENTANTE ASSINATURA RECEBIDO POR DESTINATÁRIO / DEPARTAMENTO M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 24

26 ANEXO Nº 14 DATA HORA DE CHEGADA REGISTO DE VISITAS DIÁRIAS NOME / FIRMA MARCAÇÃO AGENDADA NOME / DEPT SIM NÃO AMI HORA DE SAÍDA M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 25

27 ANEXO Nº 15 REGISTO DE ENTRADA DE FAXES PARA DE DEPARTAMENTO DATA ENTREGUE M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 26

28 Nome: Nome: Artigo: Artigo: Montante: Montante: ASSINATURA COMPRADOR VENDA ARTIGOS VENDA ARTIGOS ASSINATURA RECEPÇÃO - DAT ASSINATURA ASSINATURA COMPRADOR RECEPÇÃO - DAT Data: Data: ANEXO Nº 16 M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 27

29 ANEXO Nº 17 MARCAÇÃO SALA DE REUNIÕES DIA Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração Auditório Sala 1 Sala 2 Administração M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s Página 28