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1 Tutorial: Gestão da Central de Serviços Orientação para acesso e edição de conteúdos de ofertas de serviços da Central de Serviços da UFABC Novembro de 2014 Autor: Nilson José Zoccaratto Versão 2

2 Conteúdo Descrição Entrar no Sistema Usando as permissões de Administrador Entrando no espaço exclusivo de sua Área de Serviço Criando uma Categoria de Serviços Criando um Tipo de Serviço Continuando com a criação do Serviço Descrição das cinco opções de campo Texto: Texto Longo: Menu Drop-Down: Menu CheckBox: Campo Oculto: Enviado para um específico: Enviado para uma Fila do RT: Glossário de Termos: Fim

3 Descrição A proposta da Central de Serviços é juntar num mesmo lugar as ofertas on line de serviços das Áreas prestadoras da UFABC, aos usuários da nossa comunidade. Inicialmente usada apenas pelo NTI, estará contando com o ingresso de Áreas prestadoras de serviços como Biblioteca, Proex, Prefeitura e UAB. Esses novos entrantes, também precisarão acessar o Sistema e editar as suas próprias ofertas de serviços, incluindo a formatação do formulário de requisição para cada serviço e manter atualizada a lista dos s dos seus prestadores. Conforme a disposição acima, os componentes editáveis e customizáveis de cada ambiente em que será organizada a Central, não serão responsabilidade do NTI (exceto o seu próprio) e sim de cada Área prestadora. O representante da Área que executará essa tarefa, chamaremos de administrador da área, cujo login e senha que possui atualmente, terá permissões especiais para editar e manter a sua Área específica. Nesse sentido vemos a necessidade de uma pequena capacitação para familiarização com os padrões de edição do sistema e desenvolvimento de habilidades de edição e gestão de sua Área específica na Central. Para ajudar nessa tarefa, estamos oferecendo este Tutorial. OBS.: Qualquer outra Área prestadora da UFABC que queira ser incluida, deve manifestar seu interesse ao NTI, que criará e nomeará o seu espaço de Área na Central, a partir de um acordo de serviço e uso. 2

4 1- Entrar no Sistema. Para acessar a Central de Serviços, digite este endereço no seu navegador: A tela inicial é apresentada a seguir Figura 1, por onde você entra no sistema, colocando nome de usuário e senha (o mesmo utilizado no ) e clicando no botão verde Login : Figura 2 - Tela inicial única para usuários de serviços e administradores das áreas OBS.: Quando em treinamento, estaremos usando um ambiente de teste, que é cópia exata da atual Central de Serviços e onde poderemos experimentar as funcionalidades, fazendo todos os tipos de edição, sem medo de quebrar o Sistema. O link para a Central de treinamento é o seguinte: 3

5 2- Usando as permissões de Administrador. Como você está cadastrado pelo NTI como administrador de sua Área, a tela seguinte Figura 3 te oferece um botão extra, para entrar como administrador: botão amarelo Administrar Serviços, no canto superior direito. Clicando nele você será remetido para o espaço da Central, referente à edição dos conteúdos de sua Área. Se você não estiver com o botão habilitado (visível), solicite essa permissão ao NTI. Figura 4 - Tela em que o Administrador de Área escolhe administrar os serviços de sua Área OBS.: Para cadastrar esse Administrador, a Área prestadora deve fornecer ao NTI, o nome (ou nomes) da pessoa escolhida, isto é, aquele nome de login (username) usado para acessar o da UFABC. 4

6 3- Entrando no espaço exclusivo de sua Área de Serviço. Por exemplo, eu estou como administrador da Área do NTI e fui remetido ao espaço da minha Área NTI Núcleo de TI, como pode ver na figura abaixo Figura 5. Aqui você pode observar exemplos de Área Prestadora, Categoria de Serviços e Tipo de Serviço. Uma Categoria contempla vários Tipos de Serviços. A função [Editar] na frente de uma Categoria ou um Tipo de Serviço, serve para reeditar esses elementos posteriormente. Agora, clicando no botão amarelo Adicionar categoria de serviço, no canto superior direito da tela, inicia a função de criação de uma Categoria de Serviços dentro da sua Área a Área já foi criada pelo NTI--, como veremos adiante. Figura 6 - Espaço exclusivo de uma Área, com exemplos de elementos já criados 5

7 4- Criando uma Categoria de Serviços. No exemplo seguido, estamos na Área NTI Núcleo de TI e estamos criando uma Categoria de serviços para essa Área: na caixa de texto embaixo do rótulo (label) Título *, digitamos o nome da Categoria que estamos criando: Criação ou Modificação de Sistemas ou Aplicações. Clicando no botão verde Criar - a Categoria estará criada. Ver abaixo na Figura 7. Figura 8 - Criando uma Categoria de serviços. 6

8 5- Criando um Tipo de Serviço. Estamos dentro da Área NTI Núcleo de TI, dentro da Categoria Criação ou Modificação de Sistemas ou Aplicações e estamos criando um Serviço cujo título é Desenvolvimento de novos sistemas ou aplicações. Digitamos esse nome na cx. Título. Logo abaixo da definição do Título (do Serviço), temos um editor de texto com formatação para Descrição --, onde podemos digitar o acordo básico da prestação deste serviço, com todas as informações de restrições, prazos e condições de operação que se considere necessárias. Veja, também, no final, referências a documentos que podem ser exigidos do requisitante. Figura 9. 7

9 Figura 10 - Iniciando a criação de um Tipo de Serviço 6- Continuando com a criação do Serviço. Em relação à criação de um Tipo de Serviço, vimos até agora, a edição do Título do Serviço; Descrição do Serviço; tornar ou não obrigatório o envio de algum documento, como um formulário padrão de requisição ou uma CI assinada pelo chefe da área, por ex., e a definição das extensões permitidas desses arquivos. Agora vamos ver os Campos Personalizados, que são funções que customizam a estrutura de um formulário online para o requisitante preencher. Esses campos e estruturas devem ser editados pelo Administrador da Área e são criados de acordo com o Tipo de Serviço e a conveniência do prestador do Serviço. Na figura abaixo apresentamos a mascara da qual podemos criar tantos campos quantos forem necessários. 8

10 Veja os três elementos principais de edição Figura 11: - Caixa de texto Nome do campo : identifica um nome ou controle como único no sistema. - Caixa drop-down Tipo do Campo : permite escolher a forma com que as informações serão recebidas do requisitante. - Caixa Label : informação que aparece antes do campo e que o identifica para o requisitante. Observe os botões amarelos: - Excluir Campo : depois de criado o campo, clique nele para excluí-lo se quiser. - Mover abaixo e Movendo acima : Depois de criados vários campos dentro do Serviço, permite reordená-los para uma boa apresentação ao requisitante, deslocando um campo para baixo ou para cima. Para editar o campo, observe a dica dos balões em vermelho. Esta função adiciona itens de um menu Drop-Down ou Lista de Checkbox Caso queira explicar sobre o campo Use esta função para criar mais Campos Personalizados Habilite esta função se quiser que o preenchimento seja obrigatório Figura 12 - Área de edição de um Campo Personalizado Para um melhor entendimento, mostramos, como exemplo, na figura abaixo, Figura 7, o resultado da configuração de Campos Personalisados, que fazem parte da oferta de um Serviço do NTI, na qual os campos já foram editados pelo Administrador da Área. Nas figuras seguintes, vamos ver a descrição das cinco opções de campo disponíveis. 9

11 Figura 7 - Exemplifica o resultado de uma edição de "Campos Personalizados" 10 Tutorial: Gestão da Central deserviços 2014

12 6.1 Descrição das cinco opções de campo. Pode-se escolher uma das opções de acordo com a informação que se pretende do requisitante do Serviço: Texto, Texto Longo, Campo Oculto, Menu Drop-Down e Lista de Checkbox: Texto: é um campo oferecido para colocar um texto bem curto, como um nome ou um CPF. Veja a figura abaixo Figura 8, quando estamos editando o Campo Siape, de Tipo Texto e compare com o campo Siape já editado, da Figura 7. Digite um nome interno para o campo Escolha o Tipo de Campo Figura 8 Editando o campo Siape, de tipo Texto. Digite o nome ou rótulo do campo, que quer visível no formulário 11

13 Texto Longo: é um campo que permite a colocação de muitas linhas de texto. Veja a figura abaixo Figura 9, quando estamos editando o Campo Descrição/ Justificativas, de Tipo Texto longo e compare com o campo Descrição/ Justificativas já editado, da Figura 7, como o último da lista. Digite um nome interno para o campo Escolha o Tipo de Campo Digite o nome ou rótulo do campo, que quer visível no formulário Figura 9 Editando o campo descrição, do tipo Texto longo 12

14 Menu Drop-Down: é um campo formado por uma caixa de opções onde apenas uma é escolhida. Na figura abaixo Figura 10, estamos editando o campo Unidade, usando o Tipo de Campo Menu Drop-down, que é aquele de oferta de opções que ficam guardadas e só aparecem para escolha quando o requisitante clica na seta ao lado. Compare com o campo Unidade já editado, da Figura 7. Itens criados conforme a necessidiade, usandose a função [Adicionar ítem] logo abaixo Cria itens funcionais apenas para os Tipos de campos Menu Drop-Down ou Lista de Checkbox Figura 10 - Editando o campo "Unidade", do Tipo Menu Drop-Down. 13

15 Menu CheckBox: é um campo de opções sempre visíveis, onde é possível escolher vários itens. Na figura abaixo Figura 11, estamos editando um campo com menu CheckBox, dentro de um outro exemplo de Serviço ( Capacitação para Administrador de Área na Central de Serviços ). O título do campo é ÁREA DEMANDANTE DO CURSO. Observe que, embora a estrutura seja a mesma da edição anterior, a escolha de Lista de chekbox como parâmetro de Tipo de campo, faz toda diferença (disponível para escolha pela seta ao lado da caixa). Confira na figura posterior Figura 12,em que mostramos o campo já editado. Para remover um item, clique em excluir ou deixe o nome em branco Cria itens funcionais apenas para os Tipos de campos Menu Drop-Down ou Lista de Checkbox Figura 11 - Editando o campo "ÁREA DEMANDANTE DO CURSO", do Tipo Lista de Checkbox 14

16 Figura 12 Exemplo de edição de "Campos Personalizados", enfatizando o campo editado pelo Tipo: Lista de Checkbox 15

17 Campo Oculto: Para que o Sistema encaminhe os dados dos formulários preenchidos pelos requisitantes, aos prestadores de serviços correspondentes e não os guarde em um local padrão, recomendamos usar a estrutura de edição de Campos Personalizados e criar um campo oculto para cada Serviço ofertado. Antes, uma explicação: os dados de um formulário de requisição de serviço serão enviados para a pessoa ou equipe que presta o serviço. Hoje há duas formas dessas requisições serem enviadas: para um específico, ou para uma Fila no RT (Request Tracker, o comunicador automático que é usado pelo NTI para gerenciar a comunicação com o requisitante). Para cada uma dessas formas, há uma configuração diferente de Campo oculto: - Enviado para um específico: adicionar um Nome de campo chamado X- -To, escolher Campo oculto em Tipo de campo e digitar o de destino, como conteúdo do Label, como por ex.: Ver Figura 13. Figura 13 - Editando Campo oculto para envio de requisição para o prestador do serviço, por específico. - Enviado para uma Fila do RT: adicionar um Nome de campo chamado X-RT- Queue, escolher Campo oculto em Tipo de Campo e no conteúdo do Label, colocar o nome de uma fila do RT (é um nome de grupo de pessoas criado pelo NTI para o RT funcionar) Figura 14, como por exemplo: 16

18 . NTI-Suporte-BLA-Atend$$Bloco A ;. NTI-Desenv-Rails$$Bloco A ;. NTI-Desenv-Criacao$$Bloco A. Onde a 1ª linha é o nome do grupo do NTI que dá atendimento de suporte técnico no bloco A, cujos nomes contidos ( s), receberão e participarão da comunicação com o requisitante, pelas funcionalidades do RT. Da mesma forma, a 2ª linha é o nome do grupo do NTI que atende requisições de serviços referentes aos sistemas criados na linguagem Rubi on Rails. A 3ª linha segue a mesma lógica. Figura 14 - Editando Campo oculto para envio de requisição para o prestador do serviço, por uma Fila do RT. OBS.: Em caso de sua Área não ter optado pelo uso do RT (Request Tracker) para a comunicação com os requisitantes, e depois decidir fazê-lo, então o NTI deverá fornecer ao administrador da Área, os nomes das fila que foram inscritas no RT, para serem colocadas pelo administrador no Label do Campo oculto X-RT-Queue, para cada serviço ofertado. O nome de uma fila nada mais é do que um nome relacionado com um Serviço ou conjunto de serviços oferecidos. É uma associação mnemônica que identifica um grupo de pessoas com um grupo de serviços prestados por elas. Uma pessoa pode estar inscrita em mais de um grupo. E um grupo pode realizar mais de um Serviço dos que estão catalogados na lista de ofertas lembrando que essas configurações no RT, são tarefas, aí sim, exclusivas do NTI--. Continuando com um exemplo: se a Prefeitura optar por usar o RT como comunicador, então o específico que hoje é usado para direcionar requisições de serviços para a seção Copa da Prefeitura Universitária, dará origem a uma ou mais filas, como por exemplo: Prefeitura-Copa-BlocoA, Prefeitura-Copa-Catequese ou simplesmente Prefeitura-Copa, para que a requisição de Serviço encontre o seu prestador final, do local desejado. 17

19 7 Glossário de Termos: - Administrador da área: é uma pessoa pertencente a uma área prestadora de serviços, que tem permissões especiais para editar sua correspondente área virtual da Central. Por exemplo, pode criar e remover ofertas de serviços, atualizar informações como termos e acordos de serviços, etc. - Área [específica na Central]: área virtual da Central de Serviços, onde estão disponibilizadas as ofertas de serviços de uma área prestadora de serviços da UFABC, como Prefeitura, NTI, Bibioteca, etc. Possui uma interface para os usuários de serviços e outra para edição de conteúdos. - Área Prestadora: é uma área administrativas da UFABC, que presta serviços à comunidade acadêmica, serviços tais que podem ser ofertados e requeridos pela Central de Serviços. - Categoria de Serviço: é um agrupamento de tipos de serviços, identificados com as atividades assumidas pelas divisões e seções administrativas da UFABC. - Label: é um rótulo que aparece antes de um campo de dados de um formulário e que indica o tipo de informação que se quer do requisitante. - Nome do campo: é o nome interno de um campo de formulário que identifica um nome ou controle que deve ser único no sistema. - RT - Request Tracker, é um comunicador automático com várias funcionalidades, que é usado pelo NTI para gerenciar a comunicação entre os prestadores do Serviço e o seu requisitante. - Requisitante: é uma pessoas da comunidade acadêmica, que tem login e senha de rede / e que quer requisitar um serviço oferecido por alguma Área prestadora. - Tipo do Campo: é uma caixa drop-down que permite escolher a forma com que as informações serão recebidas do requisitante. - Tipo de campo Texto: é uma opção de edição do tipo de campo que significa um texto curto, como por ex. um , um nome, um CPF, etc. - Tipo de campo Texto Longo: é um opção de edição do tipo de campo, que significa que aceita um texto com muitas palavras. 18

20 - Tipo de campo Texto oculto: refere-se a um campo que não será apresentado ao requisitante depois de editado, mas tem uma função interna de orientar o destino da requisição de serviço. - Tipo de campo Menu Drop-Down: é uma lista de opções que ficam guardadas na cx. do menu e que aparece para escolha de uma delas, quando o requisitante clica na seta ao lado da caixa. - Tipo de Serviço: é uma unidade de serviço oferecido pela Central de serviços, que agrupa chamados e tarefas com características e métodos semelhantes. - X-RT-Queue: é um código interno que define a rota dos dados dos formulários passando pelo RT (Request tracker). - X- -To: é um código interno que define a rota dos dados dos formulários, diretamente para o do prestador. - Fim Santo André, 27 de novembro de

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