Sistemas de Apoio à Decisão - SAD (Sistema de Suporte à Decisão-SSD)

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1 Faculdade de Ciências Sociais e Tecnológicas FACITEC Bacharelado em Sistemas de Informação BSI 2B Disciplina: Fundamentos de Sistemas de Informação Professor: Paulo de Tarso Sistemas de Apoio à Decisão - SAD (Sistema de Suporte à Decisão-SSD) Componentes: Anderson Martins Anailson Ribeiro Diogo Lima Éder Dias Tharcisio Marcos Brasília, outubro de 2005

2 Sumário Objetivos do trabalho Resumo Palavras chaves Introdução Processo de tomada de decisão Características de um Sistema de Suporte à Decisão Recursos de Um Sistema de Suporte à Decisão Arquitetura de um Sistema de Suporte à Decisão Sistemas de Suporte à Decisão em Grupo-SSDG Características de um SSDG Recursos de um SSDG Motivação para Uso Tendências no Uso de SAD Conclusão Referências

3 Objetivos do trabalho Esse trabalho tem por objetivos explicar de forma clara e objetiva um dos mais poderosos sistemas que auxiliam gerentes e empresas no processo de tomada de decisão. Trata-se dos Sistemas de Apoio a Decisão, ou simplesmente SAD, cujos principais tópicos relacionados com esse sistema serão abordados ao longo do trabalho. Resumo A nível tecnológico Sistemas de Apoio à Decisão são sistemas de informação dotados de capacidades de modelagem científica, ferramentas de manipulação e de análise de dados, configurados para atender processos de tomada de decisão sobre problemas grandes e mal ou semi-estruturados. Seus objetivos gerais são melhorar a eficácia (ou qualidade) da decisão e eficiência do processo de tomada de decisão a nível de planejamento e gerência. A eficácia da decisão pode ser obtida através de um estudo formal do problema (parte estruturada do problema) representado por modelos matemáticos. Este estudo formal exige que o problema seja analiticamente estruturado. Além disso a tecnologia SAD pode assistir planejadores e gerentes na exploração de opções, avaliação de impactos potenciais, experimentar estratégias e descobrir novo conhecimento (Matthews, Sibbald & Craw, 1999). Palavras chaves Sistemas de Apoio a Decisão, Sistemas de informação, ferramentas de manipulação de análise de dados, processos de tomada de decisão, gerência. 2

4 1.Introdução A informação é algo que alguém deseja obter e está disposto a pagar por ela; não é tangível e nem mensurável, mas é um produto valioso no mundo contemporâneo, porque proporciona poder. A busca de informações é atualmente o alvo da maior parte dos governo e das empresas. É através da informação que é possível ter um melhor suporte ao processo decisório. É função das ferramentas, que vão dar suporte a este processo, levantar as informações necessárias de uma forma rápida, confiável e exibi-las de uma forma facilmente compreensível. Os primeiros Sistemas de Apoio à Decisão (SAD), que também são conhecidos como "Decision Support Systems" (DSS), surgiram nos anos 60 e 70, para dar suporte aos gerentes na solução de problemas gerenciais não estruturados. O aparecimento dos SAD foi resultado de vários fatores, de entre os quais se salientam a evolução tecnológica ao nível do hardware e do software, os avanços na investigação nas principais universidades, uma crescente preocupação com o suporte ao processo de tomada de decisão, um crescente ambiente econômico turbulento e um aumento das pressões competitivas. O grande problema, naquele período, era que as bases de dados dos sistemas computacionais não possuíam a arquitetura necessária para a realização de pesquisas típicas de Sistemas de Apoio à Decisão e, devido à falta de dados históricos, existia muita dificuldade para a criação de relatórios e para se realizar as análises necessárias ao gerenciamento dos negócios. Somente nos anos 80, quando surgiram os primeiros Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD), é que se tornou possível um melhor acesso aos dados disponíveis, à sua formatação e à construção de consultas e relatórios de uma forma mais prática, rápida e barata. Com a chegada ao mercado de novos softwares, como as planilhas eletrônicas e os programas de visualização gráfica dos dados, estas atividades se tornaram menos complexas. Com o surgimento das ferramentas date warehouse e OLAP, as consultas e os relatórios passaram a ser confeccionados pelos próprios usuários, sem um conhecimento profundo de tecnologias computacionais. A confecção dos mesmos é rápida, barata, confiável e facilmente adaptável aos modelos dos negócios. 3

5 2. Processo de tomada de decisão Um Sistema de Suporte a Decisão SSD, ou SAD, é um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos utilizados para dar suporte a tomada de decisões especificas de um problema. O foco de um SSD esta na eficácia da tomada de decisões em face de problemas comerciais nãoestruturados ou semi-estruturados. Os sistemas de suporte a decisão oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e serviços. Os sistemas de suporte a decisão, embora sejam parcialmente destinados aos níveis mais elevados de gerencia, são utilizados em todos os níveis. Isso ocorre porque, ate certo ponto, os gerentes de todos os níveis defrontam-se com problemas um pouco menos estruturados, não-rotineiros. A quantidade e a magnitude dessas decisões aumentam à medida que um gerente galga níveis mais elevados na organização. Além disso, devido a inerente flexibilidade dos sistemas de suporte a decisão, os gerentes de todos os níveis são capazes de usar sistemas de suporte a decisão para auxilia-los em algumas decisões relativamente rotineiras e programáveis em lugar de suportes mais formalizados de informações gerenciais. Os sistemas de suporte a decisão muitas vezes também são ligados a tomadas de decisões gerenciais relacionadas com processos empresariais de valor adicionado. Por exemplo, um SSD pode ser utilizado para prever como um aumento no preço do papel poderia afetar o lucro global de um jornal. As informações fornecidas pelo sistema de suporte a decisão podem levar o editor do jornal, e o gerente de marketing a aumentarem o espaço para anúncios no jornal em vez de aumentarem o preço para o leitor. Figura. 1 Papel de um SSD Estratégico Apoio às estratégias para vantagem competitiva Tático SSD Apoio à tomada de decisão empresarial Operacional Apoio às operações e aos processos 4

6 Figura. 2 Modelo de um SSD 2.1 Características de um Sistema de Suporte à Decisão Os sistemas de suporte a decisão apresentam algumas características que lhes proporcionam o potencial para serem eficazes ferramentas de apoio gerencial. De modo geral, um sistema de suporte a decisão pode: Manipular grandes volumes de dados. Por exemplo, sistemas avançados de gerenciamento de bancos de dados permitem que tomadores de decisões busquem informações em bancos de dados quando utilizam um SSD. Um SSD também e bastante flexível para resolver problemas onde e necessário apenas um pequeno volume de dados. Obter e processar dados de fontes diferentes. Algumas fontes de dados podem residir em bancos de dados de computadores pessoais; outras podem estar localizadas em diferentes sistemas em computadores de grande porte ou em redes.os SSD têm a capacidade de acessar dados externos a organização e integrar esses dados com os dados internos. 5

7 Proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentacão. Enquanto outros sistemas de informações emitem, sobretudo relatórios de formato fixo, os SSD possuem formatos muito variados.alem disso, a saída pode ser apresentada em telas de vídeo ou produzida de forma impressa, dependendo das necessidades e preferências dos solucionadores de problemas. Possuir orientação tanto textual quanto gráfica. Alguns tomadores de decisões preferem uma interface de texto direta, enquanto outros querem um sistema de suporte a decisão que os ajude a preparar apresentações gráficas atraentes e informativas na tela do computador e em documentos impressos. Executar análises e comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de mercado, por exemplo, podem ser analisadas de diversas maneiras utilizando-se programas de analise que fazem parte de um SSD. Muitos programas analíticos associados a um SSD são na verdade programas independentes. O SSD proporciona um meio de reuni-los. Dar suporte as abordagens de otimização, satisfação e heurística. No caso de problemas menores, os sistemas de suporte à decisão têm a capacidade de encontrar a melhor solução (solução ótima). No caso de problemas mais complexos, são utilizadas abordagens de satisfação ou heurística. Com a satisfação e a heurística, o sistema de computador pode encontrar uma solução muito boa não obrigatoriamente a melhor. Executor análise de simulações e por metas. A analise de simulações processo de fazer modificações hipotéticas aos dados do problema e observar os impactos nos resultados. Consideremos uma aplica0o de controle de estoques. Dada a demanda por produtos, automóveis, por exemplo, o computador pode determinar as pecas e componentes necessários, incluindo motores, transmissões, janelas etc. 6

8 2.2 Recursos de Um Sistema de Suporte à Decisão Os sistemas de suporte à decisão procuram ser mais flexíveis do que os sistemas de informações gerenciais e tem o potencial de auxiliar os tomadores de decisões em uma grande variedade de situações. Eles podem auxiliar em todas ou na maioria das fases: da solução de um problema, freqüências de decisões e diferentes graus de estrutura de problemas. Suporte nas fases da solução de problemas. O objetivo da maioria dos sistemas de suporte a decisão é assistir os temas decisões nas fases do processo decisório. Um determinado SSD só pode dar suporte a uma ou a poucas fases da solução de problemas. Suporte nas diferentes freqüências de decisão. As decisões variam desde decisões únicas a decisões repetitivas. Muitos dos pacotes modernos de software de suporte à decisão são capazes de prestar auxílio nesses tipos de decisão. AS decisões únicas são tratadas por um SSD ad hoc. Um SSD ad hoc cuida de situações ou decisões que surgem apenas algumas vezes durante a existência de uma organização. As decisões repetitivas são tratadas por um SSD institucional. Um SSD Institucional lida com situações ou decisões que ocorrem mais de uma vez, geralmente várias vezes em um ano, ou mais. Suporte para diferentes estruturas de problemas. As decisões variam de altamente estruturadas e programadores à não-estruturadas e não-programadas. Problemas altamente estruturados. São os problemas diretos, que requerem fatos e relacionamentos conhecidos. Os dados requeridos para tomar a decisão também são conhecidos e prontamente disponíveis. Problemas semi-estruturados ou não-estruturados. Uma das principais funções de um SSD é reunir diversos dados de variados formatos em um único e utilizável conjunto de informações relevantes. Ao fazer isso, os programas de suporte à decisão podem auxiliar os tomadores de decisões a manipular problemas semi-estruturados e não-estruturados. Suporte para diversos níveis na tomada de decisão. Os sistemas de suporte à decisão podem oferecer ajuda aos gerentes em diferentes níveis da organização. 7

9 3. Arquitetura de um Sistema de Suporte à Decisão Um SSD é composto por um banco de dados, um banco de modelos e um gerador de SSD. Um SSD típico, além disso, contém uma interface com o usuário, uma conexão para banco de dados externos e acesso a outros sistemas baseados em computadores. Banco de dados Banco de modelos A interface com o usuário de um SSD, chamada de gerenciados de diálogo, possibilita que os tomadores de decisões acessem e manipulem com facilidade o SSD e permite a utilização de termos e expressões comerciais comuns. O acesso à banco de dados externos propicia que o SSD percorra vastos volumes de informações contidas no banco de dados corporativo, permitindo que o SSD recupere informações sobre estoques, vendas, pessoal, produção, finanças, contabilidade e outras áreas. 8

10 O acesso a outros sistemas baseados em computadores permite que o SSD seja ligado a outros sistemas poderosos, ou subsistemas de função específica. O banco de modelos O propósito do banco de modelos de um SSD é proporcionar aos tomadores de decisões acesso a uma variedade de modelos e auxilia-los no processo decisório. O banco de modelos pode incluir um software de gerenciamento de modelos (SGM), que coordena o uso de modelos em um SSD. Modelos financeiros. Fornecem análises de fluxo de caixa, taxa interna de retorno e outras análises de investimento. Modelos de análises estatísticas. Podem fornecer resumos estatísticos, projeções de tendências e testes de hipóteses entre outros. Modelos gráficos. São pacotes de software que auxiliam os tomadores de decisões a projetar, desenvolver e utilizar apresentações gráficas de dados e informações. Modelos de gerenciamento de projetos. São usados para manipular e coordenar grandes projetos e para se descobrir atividades ou tarefas críticas que podem atrasar, ou por em perigo todo um projeto se não forem completadas em tempo hábil e de modo econômico em termos de custo. 4. Sistemas de Suporte à Decisão em Grupo-SSDG A abordagem SSD tem proporcionado uma melhor tomada de decisões em todos os níveis de usuários isolados. Entretanto, muitas abordagens e técnicas SSD não são adequadas a um ambiente de tomada de decisões em grupo. Um sistema de suporte à decisão em grupo (SSDG), também chamado de um sistema de trabalho colaborativo computadorizado, consiste em hardwares, softwares, pessoal, banco de dados e procedimentos necessários para fornecer suporte efetivo na tomada de decisões em grupo. Esses sistemas procuram utilizar as vantagens dos sistemas de suporte individual, embora admitam que são necessárias novas e adicionais abordagens em um ambiente de tomada de decisões em grupo. 9

11 4.1 Características de um SSDG Projeto especial. A abordagem de SSDG reconhece serem necessários procedimentos, dispositivos e abordagens especiais na tomada de decisões em grupo. Esses procedimentos devem favorecer o raciocínio criativo, comunicações e eficazes e boas técnicas de tomada de decisões em grupo. Facilidade de uso. Assim como um SSD individual, um SSDG deve ser fácil de aprender e de usar. Os sistemas complexos e de operação difícil raramente serão utilizados. Flexibilidade. Dois ou mais tomadores de decisões trabalhando no mesmo problema podem ter diferentes estilos e preferências na tomada de decisões. Apoio específico e geral. A abordagem SSDG deve fornecer soluções para os problemas específicos e gerais. Entrada anônima. Muitos SSDG permitem entradas anônimas, quando a pessoa que envia os dados não é conhecida pelos demais componentes do grupo. Isso permite que os tomadores de decisões do grupo se concentrem na qualidade da entrada sem considerar quem entra com os dados. Redução do comportamento de grupo negativo.uma característica importante de qualquer SSDG é a capacidade de inibir ou eliminar comportamentos grupais contraproducentes ou prejudiciais às tomadas de decisões eficazes. Apoio ao comportamento grupal positivo. Algumas abordagens positivas e altamente eficazes de tomada de decisões em grupo apresentaram como resultados tomados,de,decisões,globais,superiores. 10

12 4.2 Recursos de um SSDG Os recursos de um SSDG incluem o fornecimento de auxílios à tomada de decisão, processamento e manipulação de textos, manipulação de bancos de dados e de arquivos, capacidade de lidar com planilhas eletrônicas e recursos de comunicação e ajuda. Auxílios para a tomada de decisões. Os auxílios para a tomada de decisões incluem programas de computador que podem ajudar na enumeração de alternativas, na análise de possíveis soluções, na incorporação de informações subjetivas em decisões e na classificação das alternativas com a utilização de diversos métodos. Processamento e manipulação de textos. Os membros do grupo precisam ter acesso e suporte de pacotes de programas de processamento e de manipulação de textos. Esses pacotes devem possibilitar que múltiplos membros do grupo acessem arquivos de uso comum. Manipulação de banco de dados e de arquivos. Possibilitam que os tomadores de decisões obtenham as informações necessárias para tomar decisões de grupo eficazes. Podem ser necessários relatórios que acessem múltiplos bancos de dados. Recursos de planilhas eletrônicas. Deve possibilitar o acesso simultâneo dos componentes do grupo a diferentes pacotes de planilhas eletrônicas. Recursos de comunicações. A efetiva possibilidade de comunicação entre os membros do grupo é fundamental em um ambiente superior de tomada de decisões em grupo. Muitos SSDG dão suporte á teleconferências e videoconferências. Recursos de ajuda. O nível de ajuda necessário depende dos conhecimentos e da experiência dos membros do grupo. Além disso, o facilitador do grupo pode dar assistência durante as sessões de tomada de decisões em grupo. 11

13 5. Motivação para Uso Quando uma organização não possui sistemas de informação que auxiliem o processo de tomada de decisão, as decisões são baseadas em dados históricos e em experiências individuais. Quando existe um SAD apoiando esse processo, as informações fornecidas por ele são incorporadas aos dados históricos e experiências individuais, possibilitando melhores condições para a tomada de decisão. Partindo do princípio de que um SAD auxilia o processo de tomada de decisão, é importante que seus conceitos retratem a cultura da organização e façam parte integrante dela, não servindo apenas para atender às necessidades específicas de um usuário. Este é o principal motivo para que as empresas implantem SI que auxiliam o processo de tomada de decisão. O sucesso de um SAD, a sua continuidade, e, principalmente, a motivação para que as pessoas responsáveis pela tomada de decisão o utilizem dependem dos seguintes fatores: O modelo construído deve atender às necessidades gerais da organização e não somente às necessidades específicas de um usuário; eventuais mudanças no sistema devem ser feitas rapidamente pelo analista de sistemas para atender a novas necessidades de informação para apoio à decisão; a obtenção das informações, internas e externas à organização, deve ser imediata. 6. Tendências no Uso de SAD À medida que a informática vai evoluindo dentro das empresas (os sistemas transacionais já estão implantados, já existem sistemas que fornecem informações gerenciais, etc.), a tendência natural é que aumente a demanda por SAD. O grande incentivo para a utilização de SAD se dará, porém, quando a eles forem incorporadas algumas importantes tecnologias de informação, já disponíveis ou emergentes, como as seguintes: Groupware ou CSCW (Computer-Supported Cooperative Work) Essa tecnologia permitirá que duas ou mais pessoas trabalhem em tarefas comuns, em ambientes computacionais completamente diferentes, 12

14 mesmo que estejam localizadas em locais geograficamente distantes, interagindo, discutindo e tomando decisões sobre um mesmo assunto. Simulação As alternativas de decisão poderão ser analisadas e validadas através de simulação antes que a decisão seja tomada. Multimídia Multimídia possibilitará que um SAD possa guardar e buscar informações contidas em gerenciadores de banco de dados através de hiperdocumentos, ou seja, documentos computadorizados que contenham diagramas, imagens, sons, animação, vídeo e texto, disponibilizados através de formas de acesso totalmente. Expert Systems Através da área da inteligência artificial, que se ocupa da construção de sistemas que manipulam informações armazenadas em bases de conhecimento e que retratam o raciocínio de especialistas, será possível guardar as decisões tomadas e o raciocínio que foi utilizado para se chegar a elas. Os SAD poderão buscar informações nessas bases de conhecimento para auxiliar futuras decisões. Interfaces Amigáveis O acesso às informações oferecidas por um SAD poderá ser feito através de ícones acionados por mouses ou tocados com os próprios dedos. Os teclados e mesmo os mouses futuramente deverão ser substituídos pela voz humana. A representação da informação será exibida através de várias mídias (voz, sons, imagens, animação, texto, etc.). Isto tornará a interface bem mais agradável. Redes de Comunicação O avanço das redes de comunicação permitirá a transmissão simultânea e sincronizada de sons, imagens, vídeos, dados e textos em alta velocidade, com informações totalmente digitais e com alto grau de segurança. A obtenção das informações para auxílio à decisão será instantânea. 13

15 7. Conclusão Para competir no mercado global de hoje, as empresas precisam deter mais conhecimento do que antigamente e, ainda, para obter sucesso, elas precisam saber mais sobre seus clientes, mercados, tecnologias e processos, e precisam ter essas informações antes que seus concorrentes. Dessa forma, concluí-se que a partir do uso destas ferramentas de apoio à decisão, faz com que os gerentes gastem um tempo menor manipulando dados e construindo os modelos necessários para suas análises, permitindo-lhes usar melhor seu tempo para as análises necessárias e a geração de soluções para seus problemas. Ferramentas clássicas de SAD compreendem componentes para gerenciamento de sofisticados bancos de dados, poderosas funções de modelagem e poderosos, embora simples, projetos de interface com o usuário, que permitem trabalhar interativamente com questões, relatórios e funções gráficas que garantem resultados mais específicos de um determinado assunto. 14

16 Referências STAIR, JAMES A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da informática. São Paulo: Saraiva,2004 Norton, Peter. Introdução à Informática. Ed. Makron Books. Cabral, Pedro da Costa Brito. Tese de Mestrado tese/tesemaio2001_pedrocabral.pdf Acessado: 10/09/ Acessado: 10/09/ Acessado: 13/09/2005 Bispo, Carlos Alberto Ferreira. Dissertação sobre SAD Acessado: 15/09/