MANUAL DA QUALIDADE NÚCLEO DE GESTÃO DO PORTO DIGITAL MQ - REVISÃO 05

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1 MANUAL DA QUALIDADE NÚCLEO DE GESTÃO DO PORTO DIGITAL MQ - REVISÃO 05

2 Sumário 1 APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ESTRUTURA ORGANIZACIONAL SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE ESCOPO DO SGQ E EXCLUSÕES POLÍTICA DA QUALIDADE DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE RESPONSABILIDADE DA DIREÇÃO COMPROMETIMENTO DA DIREÇÃO FOCO NO CLIENTE PLANEJAMENTO RESPONSABILIDADE, AUTORIDADE E COMUNICAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO GESTÃO RECURSOS PROVISÃO DE RECURSOS RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUTURA E AMBIENTE DE TRABALHO REALIZAÇÃO DO PRODUTO PLANEJAMENTO DA REALIZAÇÃO DO PRODUTO PROCESSOS RELACIONADOS A CLIENTES PROJETO E DESENVOLVIMENTO AQUISIÇÃO PRODUÇÃO E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA MONITORAMENTO E MEDIÇÃO CONTROLE DE PRODUTO NÃO CONFORME ANÁLISE DE DADOS MELHORIA Página 2 de 17

3 1 APRESENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO O Núcleo de Gestão do Porto Digital (NGPD) é uma entidade de natureza privada sem fins lucrativos e qualificada como Organização Social (OS) pelo Governo do Estado de Pernambuco e pela Prefeitura da Cidade do Recife. Criado em dezembro de 2000, o NGPD tem o propósito de estruturar e promover a gestão sustentável do Porto Digital, atuando como agente de implementação de políticas públicas que estimulam o setor de TIC (Tecnologia da informação e comunicação) e Economia Criativa, em especial Games, Cine-Vídeo, Animação, Design, Fotografia, Música e Multimídia. As ações do NGPD se concretizam a partir da interação e articulação com o setor produtivo, poder público, academia e setores da sociedade civil envolvidos em ações de desenvolvimento sustentável, inovação e empreendedorismo. A partir desta interação e articulação são mobilizados recursos públicos e privados que financiam projetos de desenvolvimento do parque tecnológico Porto Digital. Estes projetos são norteados pela Política e pelo Plano Estratégico do Porto Digital que são compostos por: VISÃO Ser referência em gestão de ambientes de empreendedorismo e inovação, responsável por tornar o Porto Digital um vetor de desenvolvimento do Recife, um pilar da economia de Pernambuco e um modelo global de parque tecnológico. MISSÃO Promover condições de competitividade para criação, atração e fortalecimento de empreendimentos inovadores de Tecnologia da Informação e Economia Criativa no Porto Digital. VALORES Eficiência Austeridade Criatividade EIXOS ESTRATÉGICOS E AÇÕES 1.1 Estrutura Organizacional A estrutura organizacional do NGPD foi planejada para melhor execução dos objetivos e estratégias estabelecidos e está representada a seguir: Página 3 de 17

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5 1.1.1 Conselho de Administração O Conselho de Administração é a entidade máxima do NGPD e exerce a função deliberativa e de fiscalização no que diz respeito ao estabelecimento de objetivos, metas e diretrizes para o funcionamento do Porto Digital, sendo composto por representantes: do poder público (37%), do setor produtivo (31%), da academia (16%) e de outros setores da sociedade (16%) Diretorias A Diretoria é formada por um Diretor Presidente, um Diretor Executivo e um Diretor de Inovação e Competitividade Empresarial, que são nomeados pelo Conselho. Compete ao Diretor Presidente definir as estratégias da organização; definir a equipe técnica e administrativa; distribuir responsabilidades; prestar contas e manter um bom relacionamento com o Conselho de Administração; autorizar despesas, assinar convênios e contratos conjuntamente com os demais Diretores ou procuradores do NGPD; representar o Porto Digital, dentre outras atividades. Ao Diretor Executivo compete gerenciar a infraestrutura física, ativos e de serviços da organização; gerenciar a área administrativo-financeira; gerenciar as atividades de planejamento urbano da área do Parque Tecnológico; autorizar despesas, assinar convênios e contratos conjuntamente com os demais Diretores ou procuradores do NGPD; representar o Porto Digital; gerenciar os recursos próprios do NGPD; gerenciar a equipe que faz parte da Diretoria Executiva, dentre outras atividades. O Diretor de Inovação e Competitividade Empresarial tem como atribuições conceber e elaborar projetos de programas do Porto Digital; captar recursos públicos e privados; gerenciar os recursos dos contratos e convênios; autorizar despesas; assinar convênios e contratos conjuntamente com os demais Diretores ou procuradores do NGPD; gerenciar a equipe da Diretoria de Inovação, dentre outras atividades Assessorias A Assessoria de Comunicação ocupa-se de conceber e executar a estratégia de comunicação do Porto Digital, de forma a garantir a presença do Parque nos principais veículos de comunicação do país e do mundo com o propósito de projetar uma imagem positiva do ambiente de inovação. A Assessoria de Cooperação e Mercado responsabiliza-se pela prospecção, instituição e manutenção de parcerias nacionais e internacionais. Assim como pelo relacionamento e representação institucional, gerenciamento de informações sobre empresas do Parque, Captação de empresas e o Programa de internacionalização. As iniciativas citadas fazem parte da estratégia de promoção e gestão da imagem institucional do Porto Digital Superintendências A Superintendência de Projetos e Inovação tem como atribuições liderar as atividades de concepção de projetos e captação de recursos; gerenciar o orçamento e o plano de trabalho dos contratos de gestão e convênios; garantir o correto uso dos recursos de terceiros; substituir a diretoria quando necessário. A Superintendência de Empreendedorismo tem a finalidade de conceber e gerir as estratégias de apoio ao desenvolvimento econômico e social das áreas de atuação do Porto Digital. Essa superintendência fez a gestão das ações que vão proporcionar a geração, atração e consolidação de empreendimentos competitivos nos territórios de atuação do Parque Tecnológico. A Superintendência de Infraestrutura e Obras é responsável por gerir as ações que garantam à melhoria da infraestrutura física do Parque Tecnológico, assim como sua manutenção; gerenciar a rede de fornecedores responsáveis pelas obras e pelos serviços de manutenção; substituir a diretoria quando necessário; dentre outras atividades. Página 5 de 17

6 A Superintendência da ARIES é uma unidade criada para gerenciar o projeto de concepção e estruturação da Agência Recife de Inovação e Estratégia conforme Contrato de Gestão assinado com a Prefeitura da Cidade do Recife Gerências A Gerência de Economia Criativa tem como missão planejar, desenvolver e acompanhar ações estruturadoras e de suporte ao mercado de economia criativa do estado de Pernambuco que contemplem as áreas de audiovisual, game, multimídia, música, design e fotografia, através de projetos com foco em inovação e tecnologia a partir do uso de uma plataforma estruturada por quatro pilares: Educação, Empreendedorismo, Experimentação e Exibição. A Gerência de Captação de Recursos tem como objetivo prospectar oportunidades específicas de captação de recursos para apoio a projetos e programas do Porto Digital e garantir o atendimento dos requisitos do cliente; coordenar a produção dos projetos de captação de recursos; acompanhar a aprovação dos projetos, assinatura dos contratos e convênios e a liberação dos recursos; coordenar a comunicação entre os Clientes e o NGPD. A Gerência de Execução e Monitoramento tem como atribuições gerenciar todo o ciclo de vida dos projetos; gerenciar a distribuição dos recursos para os projetos; desenvolver e padronizar os instrumentos de gestão de projetos; controlar e garantir o correto uso dos recursos dos projetos; acompanhar a execução do cronograma e atendimento das metas. As Gerências de Fomento (Recife, Caruaru e Petrolina) têm por objetivo estimular o desenvolvimento econômico e fortalecimento de mercado, focando nas vocações de cada localidade; gerenciar os programas e projetos e apoio ao empreendedorismo e inovação. A Gerência de Projetos e Obras é responsável por gerenciar as atividades relativas à elaboração de projetos arquitetônicos e complementares de requalificação de imóveis do NGPD; acompanhar a execução de obras e serviços de melhoria da infraestrutura física do Parque Tecnológico. Compete à Gerência de Tecnologia gerir os hardwares e softwares que equipam o parque tecnológico do Porto Digital; coordenar os trabalhos de suporte e operação realizados pelas equipes dos Núcleos de Tecnologias Criativas e Tecnologias Corporativas; realizar pesquisa e especificações de novos laboratórios e instalações, colaborando nos desenvolvimento de projetos de expansão e atualização tecnológica. A Gerência Administrativo-Financeira é responsável pela gestão financeira e administrativa do NGPD contemplando a gestão de capital humano, de ativos, contábil, de manutenção predial, de contas a pagar e a receber, tesouraria, tributária e fiscal, serviços gerais, de arquivos e documentos, de locações e patrimonial de mobiliário Núcleos O Núcleo de Sustentabilidade e Desenvolvimento de Cidades tem como foco a realização de ações voltadas para promoção e fortalecimento da Responsabilidade Social Empresarial nas organizações embarcadas no Parque. Também ficará a cargo de promover discussões e desenhar projetos com atores relevantes da sociedade pensando na melhoria e desenvolvimento da infraestrutura da cidade. O Núcleo de Aquisições é responsável por garantir que as aquisições realizadas estejam alinhadas com os princípios básicos da moralidade, da probidade, da economicidade e da busca permanente pela qualidade, durabilidade e adequação às normas e legislação de referência, de forma a manter um bom relacionamento com os fornecedores e atender aos requisitos dos clientes. Página 6 de 17

7 O Núcleo de Qualificação exerce atividades voltadas para a capacitação de pessoas e fortalecimento das empresas do Porto Digital através de projetos e programas de melhoria empresarial, treinamentos, consultorias e assessorias. Compete ao Núcleo de Incubação exercer atividades que promovam um ambiente propício ao surgimento e desenvolvimento de empreendimentos nas áreas de TIC e EC no Parque Tecnológico com foco em solução de problemas através inovação. Além de oferecer infraestrutura física, este núcleo proporcionará o acesso a treinamentos, assessorias e consultorias, participação e promoção de eventos relevantes para os empreendedores e apoio nas relações de networking dentro e fora do ambiente do Porto Digital. O Núcleo de Apoio à Gestão da Inovação promove capacitações, assessorias e consultorias focadas em proporcionar um serviço personalizado que visa tratar os problemas e atender as necessidades individuais de empresas já estabelecidas em quatro áreas de atuação (Tecnologia da Informação e Comunicação; Confecção; Economia Criativa; Metal Mecânico) por meio de projetos de inovação. O Núcleo de Informações e Conhecimento tem como objetivo pesquisar tendências tecnológicas e de mercado dentro das áreas de atuação do Porto Digital e produzir conteúdos de interesse empresarial de forma a apoiar o desenvolvimento de negócios inovadores no ambiente do parque tecnológico. Da mesma forma, este núcleo é responsável por trazer um olhar integrado com o ambiente externo para os projetos e ações do NGPD com a finalidade de manter o Porto Digital como um local pioneiro e à frente do seu tempo. O Núcleo de Tecnologias Corporativas é responsável pela manutenção, suporte e segurança da infraestrutura tecnológica e de comunicação da organização NGPD. Está sob sua incumbência a gestão dos softwares de escritório, do parque de computadores e periféricos, de toda a estrutura de rede e comunicação, assim como pelo backup dos dados produzidos pela organização. O Núcleo de Tecnologias Criativas é responsável pela manutenção, suporte e segurança da infraestrutura tecnológica dos laboratórios e estúdios geridos diretamente pelo Porto Digital. Está sob sua incumbência a gestão dos softwares e do parque de máquinas e periféricos, assim como organização e utilização dos mesmos por parte do público-alvo interessado. 1.2 Sistema de Gestão da Qualidade O sistema de gestão da qualidade do NGPD, descrito neste documento, foi desenvolvido para atender aos requisitos determinados pelos seus clientes, ou seja, pelas organizações financiadoras dos seus projetos (concedentes). Entretanto, vale ressaltar, que o NGPD realiza ações e projetos voltados para o aumento sustentável da competitividade das empresas embarcadas no Porto Digital, a fim de garantir o desenvolvimento social e econômico do parque tecnológico. Assim, Núcleo de Gestão do Porto Digital determinou: Os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação por toda organização; Critérios e métodos necessários para assegurar que a operação e controle desses processos sejam eficazes; A sequência e interação desses processos. Os processos determinados estão apresentados a seguir. Processos de Captação de Recursos: P.CR.01 (Prospecção e análise de oportunidades e captação de recursos) P.CR.02 (Elaboração e submissão de propostas) Processos de Gestão de Projetos: P.GP.01 (Abertura de novo projeto) P.GP.02 (Iniciação de projetos) Página 7 de 17

8 P.GP.03 (Planejamento de projetos) P.GP.04 (Execução e controle de projetos) P.GP.05 (Encerramento de projetos) P.GP.06 (Gestão de convênios) P.GP.07 (Gestão de Mudança) Processos de Gestão Administrativa: P.GA.01 (Seleção e contratação de colaboradores) P.GA.02 (Treinamento e desenvolvimento de colaboradores) P.GA.03 (Solicitação para aquisição) P.GA.04 (Seleção e contratação de fornecedores) P.GA.05 (Validação de bens, materiais e serviços) P.GA.06 (Elaboração de prestação de contas) P.GA.07 (Controle de patrimônio) P.GA.11 (Suporte em Tecnologia da Informação e Comunicação) Processos de Gestão da Qualidade: P.GQ.01 (Controle de documentos internos e registros) P.GQ.02 (Controle de documentos externos) P.GQ.03 (Auditoria Interna e externa) P.GQ.04 (Controle de produto não conforme) P.GQ.05 (Ação corretiva, preventiva ou de melhoria) P.GQ.06 (Avaliação de satisfação dos clientes) Página 8 de 17

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10 2 ESCOPO DO SGQ E EXCLUSÕES O escopo do sistema de gestão da qualidade do Núcleo de Gestão do Porto Digital é Gestão de Projetos para criação, atração e fortalecimento de empreendimentos inovadores de Tecnologia da Informação e Economia Criativa no Porto Digital, abrangendo a sua sede situada na Rua Cais do Apolo, n 222, 16 andar, Bairro do Recife, Recife, Pernambuco. As práticas de gerenciamento de projetos do NGPD têm como referência a NBR ISO 9001:2008 e o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), 4ª Edição. Quanto às exclusões, os requisitos (Validação dos processos de produção e prestação de serviço) e 7.6 (Controle de equipamento de monitoramento e medição) da NBR ISO 9001:2008 foram considerados não aplicáveis ao SGQ do NGPD, já que a organização não entrega os produtos sem a devida verificação e não utiliza equipamentos e instrumentos de medição que necessitem de calibração, respectivamente. 3 POLÍTICA DA QUALIDADE A Política da qualidade é uma declaração da organização sobre seus princípios e valores relacionados à gestão da qualidade. A Política da qualidade do NGPD está registrada no documento D.GQ. 07 (Política da Qualidade). A Alta Direção do NGPD assegura que a Política da Qualidade seja apropriada ao propósito da organização, declare o comprometimento com o atendimento aos requisitos e com a melhoria contínua da eficácia do SGQ e proveja uma estrutura para o estabelecimento e análise crítica dos objetivos da qualidade. A Política da Qualidade do NGPD é comunicada e entendida por toda a organização (Política de comunicação - D.GQ.03) e é analisada durante a reunião de análise crítica pela Diretoria, a qual ocorrerá semestralmente, para a continuidade de sua adequação. 4 DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE O Sistema de Gestão da Qualidade é um conjunto de políticas, objetivos, procedimentos, instruções e registros que devem ser documentados para que o SGQ seja implementado e suas práticas consolidadas. A estrutura documental do NGPD está representada a seguir. Documentos que definem como fazer Documentos que comprovam Os documentos necessários para o planejamento e operação do sistema de gestão da qualidade devem ser controlados. Os controles necessários estão estabelecidos nos procedimentos Controle de documentos internos e registros (P.GQ.01) e Controle de documentos externos (P.GQ.02). Os registros são um tipo especial de documento e servem para prover evidência da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Os registros devem permanecer legíveis, identificáveis e recuperáveis. Os controles necessários para os registros estão estabelecidos no procedimento Controle de documentos internos e registros (P.GQ.01). Página 10 de 17

11 5 RESPONSABILIDADE DA DIREÇÃO 5.1 Comprometimento da Direção A alta Direção compromete-se com o desenvolvimento, implantação e melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade. A alta Direção evidencia seu comprometimento criando uma cultura de foco no cliente e atendimento aos requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis, elaborando a política da qualidade, garantindo o estabelecimento dos objetivos da qualidade, conduzindo análises críticas e assegurando a disponibilidade de recursos. 5.2 Foco no cliente A alta direção assegura que os requisitos do cliente sejam determinados e atendidos. O método para definição dos requisitos do cliente está determinado no procedimento Elaboração e submissão de propostas (P.CR.02). 5.3 Planejamento A alta direção assegura que os objetivos da qualidade sejam estabelecidos nas funções e níveis pertinentes. Os objetivos da qualidade do NGPD são mensuráveis e consistentes com a Política da Qualidade e estão estabelecidos no D.GQ.05 (Objetivos da qualidade). 5.4 Responsabilidade, autoridade e comunicação A alta direção do NGPD assegura que as responsabilidades e a autoridade sejam definidas e comunicadas em toda a organização. A Norma Interna n 01/2012 (Sistema de Remuneração, Cargos e Carreiras) e os processos organizacionais informam os responsáveis pelas atividades do sistema de gestão da qualidade. A alta direção do NGPD indicou Heraldo Ourem Ramos Neto para exercer a função de Representante da Direção (RD) que, independentemente das atividades desempenhadas no cargo em que ocupa, tem a responsabilidade e autoridade para: Assegurar que os processos necessários para o SGQ sejam estabelecidos, implementados e mantidos; Relatar à Alta Direção o desempenho do SGQ e qualquer necessidade de melhoria; Assegurar a promoção da conscientização sobre os requisitos do cliente em todo o NGPD; e Ser o elo com partes externas em assuntos relativos ao SGQ. Os processos de comunicação e a comunicação relativa à eficácia do sistema de gestão da qualidade estão determinados no D.GQ.03 (Política de comunicação). 5.5 Análise crítica pela Direção A Alta Direção realiza a reunião de análise crítica para assegurar a contínua adequação e eficácia do sistema de gestão da qualidade. A reunião é semestral e no primeiro semestre antecede a primeira reunião ordinária do Conselho de Administração. O RD tem a responsabilidade de coletar as informações necessárias e preparar a pauta da reunião. As entradas para a reunião de análise crítica incluem informações sobre: resultados de auditoria, realimentação de cliente, desempenho de processo e conformidade do produto, situação das ações preventivas e corretivas, ações de acompanhamento sobre as análises críticas anteriores, mudanças que possam afetar o SGQ do NGPD e recomendações de melhoria. Participam da reunião a Diretoria, Gerentes e Representante da Direção do NGPD. A Diretoria conduz a reunião e o RD deve registrá-la. As saídas da reunião de análise crítica incluem decisões e ações relacionadas à melhoria da eficácia do sistema de gestão da qualidade e de seus processos, melhoria do produto em relação aos requisitos do cliente e necessidade de recursos. Página 11 de 17

12 6 GESTÃO RECURSOS 6.1 Provisão de recursos O Núcleo de Gestão do Porto Digital determina e provê recursos necessários para implementar e manter o sistema de gestão da qualidade e aumentar a satisfação de clientes mediante o atendimento aos seus requisitos (Prospecção a análise de oportunidades de captação de recursos P.CR.01). 6.2 Recursos humanos Os colaboradores do NGPD que executam atividades que afetam a conformidade com os requisitos do produto são competentes com base em educação, treinamento, habilidade e experiência apropriados. O NGPD determina a competência necessária para os colaboradores (Norma Interna n 001/2012 e Requisitos de competências de capital humano D.GA.01), provê treinamento ou toma outras ações para atingir a competência necessária (Treinamento e desenvolvimento dos colaboradores P.GA.02), avalia a eficácia das ações executadas (Avaliação da eficácia de treinamentos - F.GA.03) e assegura que o seu pessoal está consciente quanto à pertinência e importância de suas atividades e de como elas contribuem para atingir os objetivos da qualidade. Os registros de educação, treinamento, habilidade e experiência são mantidos via Controle de registros (D.GQ.02). 6.3 Infraestrutura e ambiente de trabalho O Núcleo de Gestão do Porto Digital determina e gerencia a infraestrutura (edifícios, espaço de trabalho, equipamentos, serviços de apoio etc.) e o ambiente de trabalho (ruído, temperatura, iluminação, umidade etc.) necessários para alcançar a conformidade com os requisitos do produto. Em relação à infraestrutura, pode-se afirmar que o backup incremental dos arquivos eletrônicos necessários para garantir a conformidade com os requisitos do cliente é realizado em fita, diariamente e, todos os sábados, a partir das 15h, é feito o backup total desses arquivos. O monitoramento do backup total é realizado semanalmente pela área de suporte do Núcleo de Gestão do Porto Digital e o mesmo ocorre na Sala de Telecom, localizada no 1º andar do edifício CAIS do Apolo, situado na Rua do Apolo, nº 181, Bairro do Recife. 7 REALIZAÇÃO DO PRODUTO 7.1 Planejamento da realização do produto O Núcleo de Gestão do Porto Digital planeja e desenvolve os processos necessários para a realização do produto, representados no fluxo abaixo. Página 12 de 17

13 Os documentos para realização do produto e os registros que fornecem as evidências de que o produto resultante atende aos requisitos estão referenciados nos processos e seus objetivos da qualidade estão apresentados no documento Objetivos da qualidade (D.GQ.05). 7.2 Processos relacionados a clientes Com o objetivo de assegurar que as informações necessárias para o desenvolvimento dos projetos e planejamento dos processos estarão disponíveis, evitar que o NGPD assuma compromissos que não pode cumprir e assegurar o atendimento adequado ao cliente, os seguintes processos são contemplados em seu SGQ: PROCESSOS RELACIONADOS A CLIENTES Identificação de necessidades Análise crítica Comunicação Os requisitos relacionados ao produto são determinados durante o procedimento de Elaboração e submissão de propostas (P.CR.02). A Diretoria analisa criticamente todas as propostas de captação de recursos elaboradas, assim, avalia se os requisitos do produto estão definidos e se o NGPD possui capacidade de atendê-los. Quando os requisitos do produto são alterados, a documentação de projeto é atualizada e a equipe é conscientizada de acordo com as atividades previstas no procedimento de controle de produto não conforme (P.GQ.04). A comunicação com o cliente permeia todo processo de realização do produto. A Gerência de cooperação e captação de recursos envia relatórios de acompanhamento com informações referentes ao produto nos prazos estabelecidos na documentação de repasse de recurso. A avaliação quanto à facilidade na comunicação durante o projeto, qualidade das informações fornecidas pela equipe do NGPD, cordialidade dos colaboradores contatados e o tempo de resposta às solicitações do cliente são avaliadas e tratadas no procedimento de avaliação de satisfação dos clientes (P.GQ.06) durante as entregas parciais do projeto. Página 13 de 17

14 7.3 Projeto e desenvolvimento O Núcleo de Gestão do Porto Digital controla o planejamento e desenvolvimento dos projetos. Os estágios do planejamento e desenvolvimento dos projetos estão divididos em: Novos projetos (P.GP.01), Iniciação de projetos (P.GP.02), Planejamento de projetos (P.GP.03), Execução e controle de projetos (P.GP.04), Encerramento de projetos (P.GP.05), Gestão de convênios (P.GP.06), Gestão de Mudança (P.GP.07) e Elaboração de prestação de contas (P.GA.06). As entradas do planejamento e desenvolvimento dos projetos podem incluir requisitos de funcionamento e de desempenho e requisitos estatutários e regulamentares aplicáveis, determinados na documentação de repasse de recurso do convênio, assim como informações originadas de projetos anteriores semelhantes e outros requisitos essenciais para o projeto. Os registros das entradas de projeto e desenvolvimento são mantidos junto à documentação do projeto. As análises críticas, verificações e validações são apropriadas para cada estágio do projeto. As análises críticas avaliam a capacidade do planejamento e desenvolvimento dos projetos em atender aos requisitos e têm o objetivo de identificar problemas, propondo ações necessárias. As verificações e validações asseguram que as saídas dos projetos estejam atendendo aos requisitos de entrada do projeto. As análises críticas acontecem durante os processos de Solicitação para aquisição (P.GA.03), Seleção e contratação de fornecedores (P.GA.04) e Execução e controle de projetos (P.GP.04). As verificações e validações acontecem durante os processos de Validação de bens, materiais e serviços (P.GA.05) e Elaboração de prestação de contas (P.GA.06). Os registros dos resultados das análises críticas, verificações e validações dos projetos e quaisquer ações necessárias são mantidos via Controle de registros (D.GQ.02). As saídas de projeto são apresentadas em uma forma adequada para a verificação em relação às entradas de projeto. As saídas de projetos devem atender aos requisitos de entrada para projeto, fornecer informações apropriadas para aquisição, produção e prestação de serviços, conter ou referenciar critérios de aceitação do produto e especificar as características do produto que são essenciais para seu uso adequado e seguro. As saídas dos projetos são validadas durante o processo de Validação de bens, materiais e serviços (P.GA.05), pelo Gerente de projeto, e durante o processo de Elaboração de prestação de contas (P.GA.06), pelo cliente. As alterações de projetos são analisadas criticamente, verificadas, validadas e aprovadas antes da sua implementação. O controle de alterações do planejamento e desenvolvimento dos projetos é realizado por meio do procedimento Controle de produto não conforme (P.GQ.04). 7.4 Aquisição O processo de aquisição do Núcleo de Gestão do Porto Digital assegura que o produto adquirido está conforme com os requisitos especificados de aquisição. Os bens, materiais ou serviços a serem adquiridos são adequadamente e completamente especificados durante o processo de Solicitação para aquisição (P.GA.03), por meio dos instrumentos Solicitação para aquisição de bens, materiais e serviços (F.GA.04) ou Termo de Referência (F.GA.07). Os fornecedores são selecionados com base na sua capacidade de fornecer produtos de acordo com os requisitos estabelecidos pelo NGPD (Seleção e contratação de fornecedores - P.GA.04). Os critérios de seleção e qualificação de fornecedores estão estabelecidos no Termo de Referência da aquisição (F.GA.07). O NGPD verifica o produto adquirido durante o procedimento de Validação de bens, materiais ou serviços (P.GA.05), a fim de assegurar que o produto atenda aos requisitos de aquisição especificados. As avaliações de desempenho dos fornecedores críticos para o SGQ são realizadas conforme o documento de apoio Avaliação de fornecedores de bens, materiais e serviços (D.GA.03) durante os procedimentos de Validação de bens, materiais e serviços (P.GA.05) e Encerramento de projetos (P.GP.05). Os registros dos resultados das avaliações (F.GA.12) e de quaisquer ações necessárias provenientes da avaliação são mantidos via Controle de registros (D.GQ.02). Página 14 de 17

15 7.5 Produção e prestação de serviço O Núcleo de Gestão do Porto Digital planeja e realiza a produção e prestação de serviços sob condições controladas. O controle da qualidade dos seus processos envolve a padronização dos seus procedimentos e a inspeção dos resultados parciais do projeto conforme o procedimento de Validação de bens, materiais e serviços (P.GA.05), a fim de garantir o resultado planejado. As condições controladas incluem: a disponibilidade de informações que descrevem as características do projeto (documentação de repasse de recurso e documentações de projeto), instruções de trabalho (processos organizacionais do SGQ), implementação de monitoramento e medição (objetivos da qualidade) e implementação de atividades de liberação e entrega (Elaboração de prestação de contas - P.GA.06). A identificação e a rastreabilidade dos projetos do NGPD são mantidas por meio da gestão da configuração. O gerenciamento de configuração é realizado para controlar todas as mudanças na documentação de projeto que ocorrerão ao longo do ciclo de vida do projeto e garantir que todos os colaboradores saibam a versão mais recente dos documentos. O Núcleo de Gestão do Porto Digital identifica, verifica, protege e salvaguarda a propriedade do cliente fornecida para uso ou incorporação no produto, conforme o procedimento de Controle de patrimônio (P.GA.07). Caso a propriedade do cliente seja perdida, danificada ou considerada inadequada para uso, o NGPD informa ao cliente através de ofício e mantém os registros necessários. O NGPD preserva o produto durante o processamento interno e a entrega no destino pretendido, a fim de manter a conformidade com os requisitos. A documentação do projeto é digitalizada e backups periódicos são realizados. 8 MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA 8.1 Monitoramento e medição Para analisar a eficácia e eficiência dos processos organizacionais, o Núcleo de Gestão do Porto Digital realiza o monitoramento e medição da satisfação dos clientes, dos processos e do produto e realiza auditorias internas. O NGPD considera como uma das medições do desempenho do Sistema de Gestão da Qualidade a satisfação dos clientes sobre o atendimento aos seus requisitos pelo NGPD. O método para obtenção e uso das informações está determinado no procedimento de Avaliação de satisfação dos clientes (P.GQ.06). O monitoramento e medição dos processos do Sistema de Gestão da Qualidade é realizado através de indicadores de desempenho desdobrados a partir dos requisitos dos clientes, dos objetivos da qualidade e da política da qualidade. Os indicadores estão determinados no D.GQ.05 (Objetivos da qualidade). O NGPD realiza o monitoramento e medição das características do produto durante o procedimento de Elaboração de prestação de contas (P.GA.06) para verificar se os requisitos foram atendidos. A Diretoria é a responsável por liberar o produto para entrega ao cliente. A liberação do produto e a entrega do serviço ao cliente não devem ser realizadas até que todas as providências planejadas tenham sido satisfatoriamente concluídas, a menos que aprovado pelo cliente (concedente). Por fim, ainda para monitoramento e medição dos processos organizacionais, o NGPD realiza auditorias internas e externas a intervalos planejados. O método para realização das auditorias da qualidade está determinado no procedimento Auditorias internas e externas (P.GQ.03) e tem como objetivo determinar se o SGQ está em conformidade com as disposições planejadas e com os requisitos da ISO 9001:2008 e se está mantido e implementado eficazmente. Os registros das auditorias devem ser mantidos via Controle de registros (D.GQ.02). Página 15 de 17

16 8.2 Controle de produto não conforme A definição de Controle de produto não conforme se encontra no procedimento Controle de produto não conforme (P.GQ.04), assim como a determinação dos controles, das responsabilidades e das autoridades para lidar com o mesmo. Os registros sobre a natureza das não conformidades e quaisquer ações subsequentes executadas, incluindo concessões obtidas, são mantidos via Controle de registros (D.GQ.02). 8.3 Análise de dados A análise de dados é realizada durante a reunião de análise crítica pela Direção. Com o objetivo de avaliar a adequação e eficácia do SGQ e quais os processos e áreas que precisam de ações de melhoria, o NGPD analisa os dados de satisfação dos clientes, a conformidade com os requisitos do produto, as características e tendências de processos e produto (inclusive oportunidades para ação preventiva) - informações presentes no D.GQ.05 (Objetivos da qualidade) - e desempenho de fornecedores - constante no D.GA.03 (Avaliação de fornecedores de bens, materiais e serviços). 8.4 Melhoria Com o objetivo de melhorar continuamente a eficácia SGQ, o Núcleo de Gestão do Porto Digital executa ações para eliminar as causas de não conformidade, de forma a evitar sua repetição (ação corretiva), assim como executa ações para eliminar as causas de não conformidades potenciais, de forma a evitar sua ocorrência (ação preventiva). O método necessário para a execução das ações está determinado no procedimento Ação corretiva, preventiva ou de melhoria (P.GQ.05). Página 16 de 17

17 CONTROLE DE REVISÃO E APROVAÇÃO Nº DA REVISÃO DATA DA APROVAÇÃO RESPONSÁVEL NATUREZA DE ALTERAÇÕES 00 01/11/2012 Isana Resende Emissão inicial do documento 01 19/02/2013 Isana Resende 02 30/01/2014 Jéssica Leite 03 17/03/2014 Jéssica Leite 04 03/12/2014 Jéssica Leite 05 19/03/2015 Heraldo Ourem Alteração no escopo do Sistema de Gestão da Qualidade do Núcleo de Gestão do Porto Digital, alteração no item 6.3, referente à infraestrutura, alteração no organograma da organização e acréscimo da imagem Fluxograma Geral de procedimentos. Alteração no endereço do Núcleo de Gestão do Porto Digital, no organograma da organização, no fluxograma geral de procedimentos, no fluxograma de Sequência e interação de processos e no fluxograma de realização de produto. Acréscimo do P.GP.07 (Gestão de Mudança) no grupo de Processos de Gestão de Projetos. Acréscimo do item (Validação dos processos de produção e prestação de serviço) da Norma NBR ISO 9001:2008 às exclusões do escopo do NGPD. Definição de frequência trimestral para a reunião de análise crítica pela Diretoria no item 3 (Política da Qualidade) do Manual. Acréscimo do P.GP.07 (Gestão de Mudança) no item 7.3 Projeto e desenvolvimento - do Manual. Revisão do Fluxograma Geral de Procedimentos. Retirada do P.GA.08 e P.GA.09 nos Processos de Gestão Administrativa. Mudança do Organograma do NGPD (Item 1.1) e acréscimo das descrições das áreas (Item a 1.1.6). Mudança na periodicidade da Reunião de Análise Crítica (Itens 3 e 5.5). Mudança no RD de Guilherme Calheiros para Heraldo Ourem (Item 5.4). Mudanças na apresentação da Visão, Missão e Eixos Estratégicos no Item 1. Acréscimo do P.GA.11 nos Processos de Gestão Administrativa. Modificação na sequência de interação dos processos da organização no item 1.2 Página 17 de 17