MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO PORTAL CONTRACT

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1 MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO PORTAL CONTRACT 1

2 BERNHOEFT AUDITORES GESTÃO DE RISCOS COM TERCEIROS MANUAL DO PORTAL: CONTRACT SÃO PAULO

3 SUMÁRIO I. PORTAL: CONTRACT... 4 II. PÁGINA INICIAL... 5 CARREGAMENTO DE MOBILIZAÇÃO... 6 Etapa A. Confirmar prestação de serviço B. Informar que não houve prestação de serviço Etapa A. Adicionar Trabalhadores Etapa A. Excluir Trabalhadores Etapa A. Atualizar dados dos Trabalhadores: Etapa A. Resumo dos trabalhadores: Etapa A. Anexar documentos da Empresa B. Inserir comentário Etapa A. Anexar documentos do trabalhador B. Processo de Carregamento Etapa A. Concluir carregamento Informações Adicionais Regularizar Pendências Anexos Fluxograma do processo de envio de documentação e análise: Modelo de declaração de competência sem medição: enviado após a atualização de trabalhadores: Solicitação de documentos enviada após a atualização de Trabalhadores: Recebimento de documentos:

4 I. PORTAL: CONTRACT O Portal Contract é um sistema informatizado via web, que funciona como meio de troca e consulta de informações e relatórios entre as Contratadas e a Bernhoeft. O sistema disponibiliza uma ferramenta de carregamento de arquivos (upload) para que as empresas Contratadas enviem de forma digital todas as documentações solicitadas á Bernhoeft (documentos iniciais, mensais e de pendências). Tudo inicia com a atualização mensal dos funcionários do contrato, em seguida as empresas contratadas realizam o upload de documentos previamente solicitados. A Bernhoeft recebe estes arquivos e realiza a análise dos mesmos, para que posteriormente possa emitir o relatório de pendências e enviá-lo às empresas contratadas, que terão a possibilidade de realizar uma nova carga de documentos ou justificar a pendências no próprio portal. Para um melhor entendimento, consultar o anexo 1 (FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE ENVIO DE DOCUMENTAÇÃO E ANÁLISE). 4

5 II. PÁGINA INICIAL Para acessar o sistema Contract basta utilizar o link abaixo: Na primeira tela do sistema o operador deve inserir o seu login ( completo) e senha. O cadastro dos Trabalhadores responsáveis pelas atualizações das contratadas será realizado previamente pela Bernhoeft após o envio da planilha de responsáveis que deverá ser encaminhada. É importante informar que as empresas contratadas ficarão responsáveis pela atualização no portal de seus documentos e também das empresas subcontratadas e cessionárias vinculadas a seus contratos. Após preencher o Login e a Senha, clique em enviar para dar início à navegação no portal. 5

6 CARREGAMENTO DE MOBILIZAÇÃO O carregamento de mobilização serve para que uma nova competência possa ser gerada e sua documentação analisada de forma previa ao carregamento de documentações mensal. Clicar para gerar uma nova mobilização. 1º Deve-se selecionar o contrato. 3º A mobilização é inserida junto às outras competências. 2º Selecionar a contratada e salvar. 6

7 Etapa 1 A. Confirmar prestação de serviço. No Menu Confirmar prestação de serviço a contratada deverá informar se houve ou não prestação de serviço. 7

8 B. Informar que não houve prestação de serviço. Nas competências em que não ocorreu prestação de serviços o operador deverá clicar no ícone NÃO para justificar esta situação. O operador deverá anexar uma declaração assinada pelo responsável pela empresa informando o motivo pelo qual não ocorreu prestação de serviços, para um melhor entendimento baixar modelo disponível. Confirmar prestação de serviço 8

9 Segue o passo a passo para inserir declaração de não prestação de serviço: - Clicar na opção Clique aqui para baixar o modelo da declaração; - Após preenchimento dos dados salvar a declaração. - Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a declaração para que a mesma possa ser carregada. Confirmar prestação de serviço Informar que não houve prestação de serviço na competência Carregar a declaração Selecionar o arquivo Realize a busca em seus arquivos da declaração assinada pelo representante da empresa justificando a não prestação de serviços. Clicar em Abrir 9

10 Etapa 2 A. Adicionar Trabalhadores Caso na competência houver alocação de novos Trabalhadores, esta etapa servirá para inserir as informações referentes a esses trabalhadores. Na medida em que as informações para determinado colaborador for concluída, caso queira adicionar outro colaborador, clicar na opção Adicionar Colaborador, caso deseje excluir clicar na opção Excluir colaborador. Clicar para adicionar novo colaborador Visualizar os colaboradores adicionados Excluir colaborador Visualizar os dados dos colaboradores As Informações dos novos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo sistema. 10

11 Sempre utilizar as opções das linhas suspensas das colunas. Segue o passo a passo para importação da planilha de Trabalhadores: - Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas; - Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva; - Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada; - Ao clicar no botão Escolher arquivo, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em ABRIR para realizar o upload da planilha. Procure a planilha de Trabalhadores em seus arquivos. Ao encontrá- lá selecione o arquivo e em seguida clicar Abrir para concluir a operação. Selecione a Planilha Clicar em Abrir 11

12 Etapa 3 A. Excluir Trabalhadores Se na competência houver Trabalhadores demitidos ou que mesmo não tendo sido demitido não faz mais parte do projeto, esta etapa servirá para que esses possam ser informados. Excluir trabalhadores Informar se houve ou não demitidos na competência. Caso haja, inserir os dados do funcionário. As Informações dos trabalhadores desligados também poderão ser informadas através de uma planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo sistema. 12

13 Sempre utilizar a opção das linhas suspensas das colunas Segue o passo a passo para importação da planilha de Trabalhadores demitidos: - Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas; - Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva; - Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada; - Ao clicar no botão Escolher arquivo, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em ABRIR para realizar o upload da planilha. 13

14 Etapa 4 A. Atualizar dados dos Trabalhadores: Nesta etapa será possível editar a relação de funcionários, retificando os campos lançados anteriormente. Após todas as alterações clique SALVAR, para atualizar a lista de Trabalhadores no sistema. Sempre que a atualização de Trabalhadores for realizada, o sistema irá enviar um para o operador e os responsáveis da contratante para que ocorra a confirmação das informações registradas no portal. Portanto, caso a empresa contratada realize uma atualização incorreta, a contratante poderá informá-la e solicitar a retificação dos dados registrados. Atualizar dados dos trabalhadores 14

15 As Atualizações dos dados dos trabalhadores também poderão ser informadas através de uma planilha disponível em nosso sistema, que irá conter as mesmas informações solicitadas pelo sistema. Segue o passo a passo para inserir a planilha com atualização dos dados dos Trabalhadores: Alterar dados do colaborador e clicar em salvar Sempre utilizar a opção das linhas suspensas das colunas - Após baixar a planilha, preencher os campos com as informações solicitadas; - Após preenchimento dos dados a mesma deverá ser salva; - Em seguida clicar em carregar arquivo, para selecionar a planilha para que a mesma possa ser carregada; - Ao clicar no botão Escolher arquivo, realize a busca da planilha atualizada em seus arquivos. Clique em ABRIR para realizar o upload da planilha. 15

16 Etapa 5 A. Resumo dos trabalhadores: Em seguida será disponibilizado um resumo em gráficos de todas as informações de trabalhadores inseridas/alteradas. 16

17 Etapa 6 A. Anexar documentos da Empresa Nesta etapa deverão ser anexados os documentos da empresa referente à competência. Os documentos deverão estar salvos em PDF e serem anexados conforme solicitado. Observação: 1. Essa etapa só é liberada após a atualização das informações referentes aos trabalhadores. 2. Só serão permitidos uploads de arquivos com a seguinte extensão: PDF 3. O tamanho máximo do arquivo anexado não deve exceder 30MB. 4. É preferível utilizar o acesso ao portal da Bernhoeft pelo navegador Google Chrome por ser compatível com o nosso sistema. Desmarcar para visualizar as cobranças sanadas. Anexar documentos da empresa Clicar na opção adicionar arquivo Verificar o documento que está sendo solicitado Após clicar na opção adicionar arquivo, deverá ser selecionado o documento que será carregado, e em seguida clicar em abrir. 17

18 Documento solicitado Documento que será anexado Clicar em abrir para enviar Em seguida o sistema mostrará o processo de carregamento do documento até a sua conclusão, informando dados como: tamanho, data e hora do envio. Se o documento apresentado estiver incorreto o mesmo poderá ser excluído. Veja o exemplo na página a seguir. Desmarcar para visualizar as cobranças sanadas. Processo de carregamento Detalhes do arquivo Opção para excluir o documento 18

19 Após a conclusão do carregamento do documento, o operador terá a possibilidade visualizar a documentação, para identificar se a mesma foi anexada de forma correta, clicando no nome original do arquivo. B. Inserir comentário As empresas contratadas em algumas situações necessitam enviar declarações para justificar determinadas situações quando existem particularidades no envio ou na análise dos documentos. O Contract disponibiliza aos seus usuários a opção de incluir observações sobre cada documento anexado, viabilizando a troca de informações e diminuindo o apontamento de não conformidades. Cada comentário anexado reduz o número de documentos não anexados e conta como documento. Documento que receberá comentário Inserir comentário 19

20 Após clicar no ícone para inserir o comentário surgirá uma caixa para que o mesmo seja inserido e em seguida clicar em ok para concluir. Clicar em ok para concluir 20

21 Etapa 7 A. Anexar documentos do trabalhador Nesta etapa deverão ser inseridos os documentos trabalhistas da competência. Para inserir documentos por trabalhador, clicar em cima do nome do funcionário para que possa ser visualizada a relação de documentos. Para inserir o documento, clicar na opção adicionar, ou caso queira inserir um comentário, clicar na opção inserir. Nome do funcionário Anexar documentos dos trabalhadores Adicionar o documento Relação dos documentos Inserir comentário 21

22 O lançamento de documentos Trabalhistas no sistema possibilita ao operador anexar um documento por trabalhador ou um único arquivo que contemple um grupo de Trabalhadores. EX.: Existe um único arquivo em PDF que contemple dois Cartões de Ponto, um para o Funcionário 1 e outro para o Funcionário 2, neste caso deve-se escolher o documento Cartão de ponto, em seguida buscá-lo em seus arquivos. Para concluir, selecione os Trabalhadores contemplados no arquivo e clique em OK. Documento que será carregado Selecionar os funcionários Carregar arquivo Após carregar o arquivo, o sistema irá listar quais os documentos e de quais funcionários foram carregados. Para conferir se o upload foi realizado corretamente, clique no nome do documento anexado para visualizá-lo. 22

23 B. Processo de Carregamento O sistema mostrará todo o processo de carregamento, que após ser concluído trará informações sobre o arquivo que está sendo anexada, velocidade do upload, tempo previsto para a conclusão, percentual de carregamento do documento e quantidade carregada. Processo e informações do documento carregado. 23

24 Etapa 8 A. Concluir carregamento Nesta etapa o sistema disponibilizará um resumo com a situação dos documentos solicitados, representada em gráficos. Após a verificação, clicar em Finalizar para concluir o carregamento do mês. Concluir carregamento Resumo com a situação dos documentos solicitados Clicar em Finalizar 24

25 Informações Adicionais Incluir finalizados Quantidade de documentos que ainda não foram importados Quando toda a documentação estiver anexada à competência migrará para a página Incluir finalizados. 25

26 Campo utilizado para pesquisar o contrato e verificar suas competências. Selecionar o número do contrato, a contratada e clicar em Pesquisar. O Sistema exibirá o Status da competência e sinalizará sua situação, informando se está: pendente, concluído ou em análise. Situação da competência O sistema informará a etapa do carregamento Ícone para acessar carregamento 26

27 Quando o ícone estiver com a cor amarela significa que a documentação está em processo de análise. Caso esteja com a cor Vermelha após a realização da análise foram detectadas pendências e deverão ser regularizadas. Se estiver com a cor Verde a competência está concluída, ou seja sem pendências. Alteração das cores 27

28 Regularizar Pendências Nesta tela o operador terá a possibilidade de visualizar todas as não conformidades apontadas pela Equipe da Bernhoeft referente aos documentos analisados. Nesta página é possível também identificar todos os documentos pendentes, a não conformidade identificada em cada um e a forma de regularização destas. Nessa mesma tela poderão ser anexados os documentos retificados ou não apresentados e inserir comentários para cada ponto não conforme, se for necessário. A competência pendente estará sinalizada de cor Vermelho, devendo operador clicar na opção do carregamento e inserir o documento ou a justificativa conforme solicitado. Competência pendente Após clicar no ícone o sistema disponibilizará a relação com os documentos pendentes, o operador irá clicar no documento para inserir utilizar o ícone: Carregar arquivo, para inserir comentário clicar no ícone: Comentário e para visualizar a regularização e relevância clicar em: Pendências. 28

29 Adicionar documento pendente Visualizar a recomendação da pendência Documento Pendente Justificar documento pendente Para visualizar a pendência com detalhes, o operador deverá clicar no ícone pendências destacado de vermelho, neste campos estará disponivel informações como: não conformidade, regularização e a relevância. Não conformidade Regularização Relevância Para regularizar a pendência a contratada deverá anexar o documento solicitado pela equipe de auditoria. 29

30 Anexos 1. Fluxograma do processo de envio de documentação e análise: 30

31 2. Modelo de declaração de competência sem medição: 31

32 3. enviado após a atualização de trabalhadores: 32

33 4. Solicitação de documentos enviada após a atualização de Trabalhadores: 33

34 5. Recebimento de documentos: 34

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