O que é captura, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação GED e ECM?

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2 O que é GED/ECM?

3 O que é GED e ECM? GED é um grupo de atividades com tecnologias divididas em cinco funcionalidades básicas: captura, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. O GED está ligado à gestão de documentos de departamentos, trata apenas do documento em si. ECM, é um conceito de GED aprimorado. É um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para captura, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação. O ECM está ligado à gestão da empresa e não apenas do documento, pois envolve coisas como BPM, RM, Workflows, etc.

4 Captura Gerenciamento Armazenamento Distribuição Preservação

5 Siglas mais usadas

6 Captura Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios com workflows precisos.

7 Document Imaging É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Document Imaging significa Digitalização de Documentos

8 Document Management System É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades estão: Controle (Autoria, Versão, Revisão, Datas, etc.) Segurança Pesquisa Colaboração Assíncrona (Check-in e Check-out) Versionamento DMS significa Gerenciamento de Documentos

9 Workflow BPM Workflow significa fluxo de trabalho mas é amplamente usado o termo para determinar automação de processos de uma empresa. BPM é sigla para Business Process Management Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

10 Forms Processing Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres. Processamento de Formulários

11 RIM É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre. É através do RIM que se cria por exemplo uma tabela de temporalidade. RIM é acrônimo para Records and Information Management

12 CONFUSO?

13 Quantas funções você utiliza?

14 Simples e Funcional

15 Precisa disso tudo?

16 Simples e Funcional

17 Precisa preencher todos esses campos?

18 Simples e Funcional

19 Simplicidade nos modelos comerciais

20 TV Telefone Internet Sistema ERP Softwares Suporte Equipamentos Manutenção Insumos Assinatura Mensal Tecnologias diferentes no mesmo pacote Locação Serviços + Software Outsourcing Serviços + Hardware

21 Soluções simples. Isso é a nova tecnologia.

22 E existe Solução Simples para o GED?

23 Hoje em dia é assim...

24 PROCESS WORKFLOW PPM BPM PPM CAPTURE COLD STORAGE ECM DPI

25 Ok. O assunto parece complexo... Com quem eu falo?

26 DESENVOLVEDOR DE SOFTWARE? GALPÃO PARA GUARDA FÍSICA? FABRICANTE DE SCANNER E IMPRESSORAS? ESCRITÓRIO DE DIGITALIZAÇÃO? CONSULTOR? DEPARTAMENTO DE TI

27 Talvez o Departamento de TI pode me ajudar.

28 Temos que abrir um projeto; Criar um ROI; Temos que ter orçamento; Precisa especificar melhor; A segurança da informação precisa validar; Importante passar pelo conselho de mudança; Temos que aprovar no comitê executivo da empresa...

29 6 meses depois...

30 Será que a vale a pena?

31 Nota Fiscal Eletrônica Governo já é digital Certificado Eletrônico Processo Judicial Eletrônico Prontuário Médico Eletrônico

32 Por que GED ainda não é popular?

33 Caro Complexo Para pequenas e médias empresas Para grandes empresas

34 A Solução é Simplificar

35 Assinatura mensal para Pequenas e Médias Empresas Software Suporte

36 Scanner Software Armazenamento em Cloud Pacotes integrados para Grandes Empresas Implantação Suporte

37 Assinatura Mensal Pacote Integrado Solução com custo acessível Para Escritórios de Contabilidade Concessionárias Agências de Turismo ONGs Cliente não precisa de conhecimento técnico TI só homologa Segurança Garantida Agilidade na Implantação

38 IBSGED faz crescer sua base de conhecimento.

39 Acesse pelo seu Tablet, Smartphone ou Notebook

40 Fornecedores Simplifiquem o discurso e modelo comercial, além de integrarem as tecnologias

41 Clientes Para garantir o sucesso do seu projeto, busquem soluções simples e funcionais.

42 O que é o IBSGED?

43 Sobre o IBSGED A principal proposta do IBSGED da IBSolution é ser SIMPLES e otimizar os processos que giram em torno de documentos físicos. IBSGED é um serviço baseado no software Microsoft SharePoint.

44 Sobre o IBSGED Tornar a integração de documentos mais rápida em torno de um processo. Acelerar o fluxo de documentos e respostas dentro de uma empresa. Acelerar a recuperação de um documento dentro de uma empresa. Facilitar o dia a dia de uma empresa E mais intens à seguir...

45 Números

46 +25 Milhões Documentos Gerenciados em 2012

47 99.6% Uptime

48 <2 Segundos Tempo médio para indexação de 1 arquivo.

49 R$ Milhares Economizados com o uso do IBSGED

50 Benefícios do IBSGED

51 Benefícios Mobilidade Segurança Produtividade Sustentabilidade Simplicidade

52 Benefícios Acesso remoto a todos os seus documentos, 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer dispositivo (computadores, laptops, tablets e smartphones) Mobilidade Documentos em seu servidor e publicado na internet - sincronizado.

53 Benefícios Segurança Seus documentos armazenados em seu servidor com banco de dados criptografados para acesso exclusivo de usuários autorizados e sem risco de invasão aos dados.

54 Benefícios Produtividade Feito sob medida para sua necessidade com objetivo de aumentar sua produtividade. Compatível com todos os navegadores.

55 Benefícios Sustentabilidade Digitalize seu negócio e economize dinheiro e espaço eliminando arquivos, papéis e documentos duplicados ou versões diferentes. Evite desperdícios de papel, armazenamento e dinheiro!

56 Benefícios Tenha todos os documentos de sua empresa em uma estrutura organizada de acordo com o que você precisa. Simplicidade Modelos pré-formatados para Advocacia, Seguradoras, Contabilidade, Laboratórios, Recursos Humanos, Concessionárias e entre outros.

57 Algumas Vantagens 1. Extrema velocidade e precisão na localização de documentos. Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas). 2. Total controle no processo de negócio, cada passo com 100% de precisão. 3. Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas, pois tem ilimitadas possibilidades de indexaçao e recuperaçao de documentos. 4. Documentos tornam-se multi-usuários e não mono-usuários, permitindo colaboração entre pessoas e equipe. 5. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. 6. Melhoria no processo de tomada de decisões. 7. Maior velocidade na implementação de mudanças em processos. 8. Melhor aproveitamento de espaço físico, aproveitamento da base de informática já instalada na empresa, obtendo redução de custos. 9. Evita extravio ou falsificação de documentos. 10. Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.

58 Aplicações do IBSGED

59 Construção Educação Finanças Governo Recursos Humanos Saúde Jurídico Logística & Transportes

60 Automatiza a gestão de processos Alinhamento com o governo eletrônico Redução de perdas com processos trabalhistas Jurídico Contabilidade RH Redução de Fraudes Segurança na liberação de crédito Telecom Mercado Financeiro

61 Por que uma empresa precisa de GED?

62 Ter um sistema de GED em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletronicamente, significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. A empresa ganha tudo que ela não pode perder.

63 twitter.com/ibsolutionbr facebook.com/ibsolutionbr youtube.com/ibsolutionbr

64 VOCÊ SABIA?

65 Embarcado: * * Através de Plugin: Hardware Externo: Gerenciamento de impressão, cópia, fax, scanner e USB*.

66 Integrado com Active Directory, LDAP ou Base de Usuários Proprietária.

67 Cotas Restritivas e Informativas. Cotas Cor e PB. Cotas por franquia global contratada separando Tamanho, Cor e PB.

68 Relatórios por .

69 Defina o custo da página colorida Coloque o desconto para impressão mono Custo diferenciado por Tamanho, Cor e PB. Gestão de plotters e jato de tinta.

70 Conversão automática de simplex para duplex Conversão automática de colorido para mono Regras customizadas

71 Alertas e notificações via ou SMS

72 Detectar e deletar jobs duplicados Bloqueio de nomes e extensões Prevenção para não impressão de grandes trabalhos em equipamentos lentos Restrição de acesso por grupo do domínio, custo máximo, cor, tamanho e muito mais Filtros Avançados e Restrições.

73 Suporte a banco de dados externos.

74 Captura de Mainframe e MS-DOS, SAP, AS400 e Citrix.

75 Estou ocupada! Não posso imprimir. :( Fique tranquilo. Vou enviar seu trabalho de impressão para uma impressora disponível. job1.doc (10 páginas) Impressora A job2.doc (2 páginas) job3.doc (2 páginas) Impressora B job4.doc (1 página) Load Balancing

76 Reenvio de dados após falha de conexão/queda de link

77 Spooler do Windows Impressora ou Multifuncional Contador de Impressão Físico = Contador de Impressão Lógico Bilhetagem Reversa / Confirmação de Impressão

78 Gestão de impressão em dispositivos ios (Apple ipad e iphone) através do AirPrint.

79 Mostre uma mensagem em popup se o usuário esquecer de selecionar o modo duplex em trabalhos grandes de impressão. Alerta sobre o impacto ambiental do trabalho de impressão. Descontos em horários específicos. E muito mais. Invente! Confirmação de trabalhos grandes de impressão. Roteamento de grandes trabalhos para equipamentos de menor custo/página. Scripts Avançados (Crie seus próprios recursos)

80 Relatório de impacto ambiental e widget.

81 Suporte à cluster de servidores Windows

82 Tablets Embarcado no painel do equipamento Totens Touch Impressão segura e estação de liberação

83 Cartão de aproximação, Código de Barras e Leitores de Rede para impressoras. Todos utilizados para liberação via CRACHÁ.

84 Cartão de aproximação com Leitores de Rede para impressoras. Todos utilizados para liberação via CRACHÁ.

85 Mobile Release Iphone Impressão segura e estação de liberação

86 Mobile Release Ipad Impressão segura e estação de liberação

87 Follow-me Print

88 Web Print

89 Múltiplas Contas Pessoais

90 Recarga de créditos via Cartão Pré-pago, Gateway de Pagamento Online, Dispositivo de Pagamento em Dinheiro ou Carteirinha da Universidade.

91 Web Cashier Cobre por serviços de impressão, como encadernação, laminação, além de depósito de créditos, em contas de usuários, para impressão.

92 Histórico de transações utilizando créditos

93 Marca d água

94 Contas compartilhadas por departamento. Lista de contas preferidas, Recentes, Inclusão de Comentário, Habilidade de não cobrar um trabalho específico

95 Seleção de contas no painel (pop-up)

96 Proxies suportados Cobrança por tempo de acesso à internet Cotas controladas de internet por usuário Monitoramento silencioso dos usuários no uso da internet Bloqueio de uso da internet ao término dos créditos/cota Cobrança baseada em tempo de uso da internet ou por transferência de dados. Opcionalmente não cobra por dados em cache ou dados de uma lista de sites Uso controlado da internet

97 Interface Amigável Painel Geral

98 Customizável

Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382.

Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382. Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382.3858-99712845 GED - ECM Estatísticas: Gasta-se 400 horas por ano procurando

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