Gestão Documental GED/ECM para Empresas Públicas. Ver Dez-2012

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1 Gestão Documental GED/ECM para Empresas Públicas Ver Dez-2012

2 AGENDA 1 A TECNOLOGIA DE GED/ECM 2 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS 3 MELHORES PRÁTICAS 4 RESUMO

3 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Conceitos Wikipedia Entende-se por gestão documental o conjunto de normas, técnicas e práticas usadas para administrar o fluxo de documentos de todo tipo em uma organização, permitir a recuperação de informação a partir destes, determinar o tempo que os documentos devem ser guardados, eliminar os que já não servem e assegurar a conservação indefinida dos documentos mais valiosos, aplicando princípios de racionalização e economia, AIIM (Association for Image and Information Management) O ECM são as tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para a captura, gestão, armazenamento, conservação e divulgação do conteúdo que suporta os processos de negócio de uma companhia, 2003.

4 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades

5 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Inserir Conteúdos Via Web ou Desktop Formulário Web Outlook/Lotus Notes Windows Explorer Definição Automática de Regras e Perfis Atributos de Documentos Regras de Segurança Indexação para Busca

6 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Capturar conteúdo Fax Impressora Multifuncional Birô de Digitalização Importação em Lote Captura via Web Servidor de Fax Servidor de Ferramenta de Captura Indexação Controle de Qualidade Repositório de Conteúdo

7 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Capturar documentos Captura para alto/baixo volume Importação de s, faxes e documentos eletrônicos Interface web para usuários remotos Indexação (OCR) do conteúdo Indexação a partir de dados do banco Definição de perfis de documento Recursos para refino da imagem Integração total com o repositório Configuração visual

8 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Capturar Informações através de Formulários Eletrônicos

9 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Suportar múltiplos formatos de documentos

10 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Repositório único Web Sites Portais GRPs Sistemas de Gestão Windows Explorer Outlook Lotus Notes GIS Aplicações Customizadas Processos de Negócio Sistemas de Workflow Repositório de Conteúdo Políticas de Retenção Criptografia Fluxos de Aprovação Conversão de Formatos Segurança / Auditoria Busca / Taxonomia

11 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Pesquisar conteúdo Busca Por palavra-chave Combinação de Atributos Busca Textual Navegação Estrutura de Pastas Pastas de Biblioteca Buscas Salvas

12 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Buscas, visualizações e gerenciamento através de sistemas

13 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Buscas, visualizações e gerenciamento através de Portais/Sites

14 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Buscas, visualizações e gerenciamento através de aplicações

15 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Busca nativa no software

16 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Visualização com funcionalidades de: Conversões Automáticas HTML, PDF, JPEG, etc. Web & wireless PDF com Marca D água Baseado em regras Dinâmico Com informações sobre o usuário/documento Imagens

17 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Visualizador Universal

18 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Automação da Tabela de Temporalidade Regras de Retenção

19 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Definição das Regras de Retenção Interface 100% Web Políticas Corporativas Retenção e Descarte Perfis Customizados Copie e Cole a partir do Explorer/ Auditoria/Aprovação Único Repositório

20 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Gestão de Conteúdo Físico

21 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Automação de Processos integrada aos sistemas de gestão Documento recebido e digitalizado Fluxo para revisão e aprovação Visualizador Web Inserção automática no Sistema Usuários finais buscam e visualizam documentos via Sistema

22 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Fluxos de Aprovação Roteamento Automático Pessoas Grupos Edição, Revisão, Notificações Notificações por Roteamento Ad-Hoc Automático ou definido pelo usuário (metadados)

23 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Gestão do Acesso à Informação Proteger e rastrear o uso de documentos e s sensíveis mesmo quando cópias estão fora da rede da empresa: Copy/Paste, Print, PrintScreen, Cliente Fornecedor Parceiro

24 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Criação e Gestão de Sites Conteúdo Web pode ser facilmente editado a partir do navegador, utilizando a edição in-place Políticas de segurança permitem que um editor faça alterações apenas em algumas páginas ou partes de páginas. Nenhum conhecimento de codificação é necessário os autores utilizam ferramentas visuais. Workflows podem ser utilizados para garantir que apenas conteúdo aprovado será publicado no site.

25 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Gestão de Imagens e Vídeos

26 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Gestão de Imagens e Vídeos Conversão de Formatos de Arquivo Formato Nativo Múltiplas Conversões Thumbnail PDF Website XML 26

27 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Funcionalidades de Web 2.0 Blog Wiki Chat Forum RSS Documents Discussions

28 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Documentos Compostos Permite montar um documento composto por diversos outros documentos Workflow / Subscrição Gera um único documento consolidado Permite o download dos documentos em um zip Porém os documentos mantém suas características: Metadados, políticas de retenção Permissões de acesso Conversões O mesmo documento pode ser reutilizado em diversos documentos compostos

29 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Funcionalidades Gestão do Conteúdo Auditoria do Conteúdo Ver histórico de acessos Ver quem acessou o quê, quando Relatórios de Usuário e Administrador Fluxos de Aprovação Ad-hoc ou pré-definidos Escalação, delegação

30 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Tipos de Aplicações de ECM Arquivo e recuperação Tramitação de Documentos: Com Fluxo de Aprovação Com Automação de Processos - BPM Image Enable

31 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Tipos de Aplicações de ECM Arquivo e Recuperação Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM de forma nativa Não há tramitação dos documentos Não há integração com aplicações existentes A interface de consulta é a solução de ECM

32 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Tipos de Aplicações de ECM Tramitação de Documentos fluxo de aprovação Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM Há tramitação simples dos documentos fluxo de aprovação feito pela própria solução de ECM Não há integração com aplicações existentes A interface de consulta é a solução de ECM

33 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Tipos de Aplicações de ECM Tramitação de Documentos automação de processos Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM USUÁRIO INÍCIO PAGTOS. SOLICITAÇÃO DE PAGTO. Há tramitação dos documentos fluxo de processo feito por solução de BPM CONTAS A PAGAR MALOTE, - DOC. DIGITAL PAGTOS. Pode ter integração com aplicações existentes A interface de consulta é a aplicação de automação de processos - BPM RECEBER SOLICITAÇÃO DE PAGTO. NF/FATURAS BOLETOS REEMBOLSOS ADIANTAMENTOS CONTRATOS CONFERIR DOCUMENTAÇÃO DE PAGTO. CADASTRAR PAGAMENTOS SAP EFETUAR PAGAMENTOS ARQUIVAR DOCUMENTOS CHEQUE ORDEM DE PAGTO. PAGTO. ELETRÔNICO FIM TI INÍCIO PAGTOS. SOLICITAÇÃO DE PAGTO.

34 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Tipos de Aplicações de ECM Image Enable Os documentos são arquivados e recuperados na solução de ECM Não há tramitação dos documentos Há integração com aplicações existentes A interface de consulta é a aplicação existente

35 A TECNOLOGIA DE GED/ECM Quem são os players de mercado?

36 AGENDA 1 A TECNOLOGIA DE GED/ECM 2 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS 3 MELHORES PRÁTICAS 4 RESUMO

37 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Características Visão Funcional Estrutura departamentalizada Processos Estruturados e Não Estruturados Processos baseados em documentos Tramitação de Documentos entre várias áreas Necessidade de Controle dos processos e dos documentos Muita geração e consulta de documentos

38 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Características Visão Tecnológica CIDADÃOS, USUÁRIOS E FORNECEDORES PESSOAS EMPRESA DOCUMENTOS EM PAPEL SISTEMAS

39 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Características Visão Tecnológica DADOS TAREFAS DOCUMENTOS MAIOR AUTOMAÇÃO MENOR AUTOMAÇÃO

40 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Características Visão Tecnológica CIDADÃOS, MERCADO USUÁRIOS E FORNECEDORES CLIENTES E FORNECEDORES ATIVIDADES AUTOMATIZADAS EMPRESA DOCUMENTOS DIGITAIS SISTEMAS

41 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Características Visão Tecnológica DADOS TAREFAS DOCUMENTOS MAIOR EQUILIBRIO

42 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Características Visão Tecnológica CLIENTE ATENDER REVISAR DECIDIR CONTROLAR ARQUIVAR SISTEMAS CORPORATIVOS (ERP) IMAGEM GED / ECM WORKFLOW/BPM COLD-ERM

43 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS Casos Reais GED/ECM Sistema Push STJ Consulta aos Acórdãos STF Processo Eletrônico TRF Aposentadoria em 10 minutos SAD- MT Despacho Virtual SAD-SC Crédito Imobiliário CAIXA Peticionamento Eletrônico TST-RS PAT Processo Administrativo Tributário SEFAZ-SP Hospital Sem Papel Hospital Sabará VIVO Paperless Company

44 AGENDA 1 A TECNOLOGIA DE GED/ECM 2 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS 3 MELHORES PRÁTICAS 4 RESUMO

45 MELHORES PRÁTICAS Estratégia Documental Comitê de Gestão Documental Plano de Implantação Célula de Gestão Documental Criação de um repositório corporativo

46 MELHORES PRÁTICAS Estratégia Documental Usuários PROCESSOS DE NEGÓCIO APLICAÇÕES DE NEGÓCIO Processos Documentos Protocolo Expedientes Ofícios Petições Compras e Licitação cadastro processo RH prontuários obrigações processos Pagamentos Solicitações Empenhos O.P. Jurídico Ofícios Processos Pareceres 6 Modelo organizacional Mapa Documental ESTRATEGIA DE GESTÃO DOCUMENTAL CORPORATIVA Política Documental Framework de serviços Gestor Documental INFRA-ESTRUTURA 5

47 MELHORES PRÁTICAS Estratégia Documental Definir os formatos de arquivo Definir o tratamento documental Migração do Legado

48 MELHORES PRÁTICAS Estratégia Documental Validade Legal Alta Microfilmagem Digitalização com Validade Legal Microfilmagem + Digitalização Convencional Guarda Externa CEDOC Interno Digitalização Convencional Baixa Alta Quantidade de Consultas

49 MELHORES PRÁTICAS Comitê de Gestão Documental Envolvimento da Alta Administração Assegurar a continuidade Decidir prioridades Prover verba para os projetos Analisar necessidades de mudanças de procedimentos e de legislação

50 MELHORES PRÁTICAS Plano de Implantação Criação de uma célula de ECM Definição dos objetivos Execução da Implantação Divulgação Geração das Demandas Priorização das Demandas Implantação das Soluções Capacitação dos Usuários Avaliação da Implantação Acompanhamento Tecnológico e da Legislação pertinente

51 MELHORES PRÁTICAS Célula de Gestão Documental Equipe multi-disciplinar: Processos Gestão Documental Jurídico Tecnologia Atua como consultor na: Definição da Demanda Implantação Gerenciamento da Mudança Acompanhamento da evolução tecnológica e da legislação Gestão Documental Processos de Negócio Legislação Tecnologia da Informação

52 MELHORES PRÁTICAS Criação de Um Repositório Corporativo APLICAÇÕES REPOSITÓRIO CORPORATIVO METADADOS BANCO DE DADOS DOCUMENTOS FILE SYSTEM

53 AGENDA 1 A TECNOLOGIA DE GED/ECM 2 GED/ECM NAS EMPRESAS PÚBLICAS 3 MELHORES PRÁTICAS 4 RESUMO

54 RESUMO A Tecnologia de GED/ECM GED/ECM nas Empresas Públicas Melhores Práticas Resumo

55 PERGUNTAS PERGUNTAS?

56 Obrigado

57 LEGISLAÇÃO LEGISLAÇÃO RELATIVA À PRODUÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS: DECRETO ESTADUAL /1.989 DECRETO ESTADUAL /2.004 LEI FEDERAL /2011 DECRETO ESTADUAL /2.012 RESOLUÇÃO CC-19, de RESOLUÇÃO CC-52, de e-arq Brasil

58 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /1.987: ALTERA A DENOMINAÇÃO, AMPLIA OS OBJETIVOS DA FUNDAÇÃO PARA O LIVRO ESCOLAR E APROVA OS ESTATUTOS DA FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO - FDE

59 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /1.989: DISPÕE SOBRE A CONSTITUIÇÃO DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO NAS SECRETARIAS DE ESTADO Artigo 1º - Em cada Secretaria de Estado deverá ser constituída, dentro de 45 (quarenta e cinco) dias, a contar da publicação deste decreto, uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo visando à elaboração de tabela de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da respectiva Pasta.

60 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /1.989: Artigo 7º - Concluídos os trabalhos, a Comissão elaborará relatório propondo a tabela de temporalidade a ser instituída, o qual, apreciado pelo órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, será submetido ao Titular da Pasta.

61 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /1.989: Artigo 11º - Ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP caberá o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a prestação de orientação técnica necessária ao fiel cumprimento deste decreto.

62 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: DISPÕE SOBRE OS ARQUIVOS PÚBLICOS, OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E SUA GESTÃO, OS PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO, DEFINE NORMAS PARA A AVALIAÇÃO, GUARDA E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO E DÁ PROVIDÊNCIAS CORRELATAS

63 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: SEÇÃO I - Dos Arquivos Públicos SEÇÃO II - Dos Documentos de Arquivo SEÇÃO III - Da Gestão de Documentos de Arquivo SEÇÃO IV - Dos Planos de Classificação de Documentos SEÇÃO V - Das Tabelas de Temporalidade de Documentos SEÇÃO VI - Da Eliminação de Documentos de Guarda Temporária SEÇÃO VII - Da Guarda Permanente de Documentos SEÇÃO VIII - Das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo SEÇÃO IX - Disposições Finais

64 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: Artigo 1º - Entende-se por arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos, autarquias, fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, empresas públicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e organizações sociais, definidas como tal pela Lei Complementar nº 846, de 4 de junho de 1998, no exercício de suas funções e atividades.

65 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: Artigo 3º - São documentos de arquivo todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades referidos no artigo 1º deste decreto.

66 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: Artigo 5º - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios: I - são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo do Estado, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública Estadual; II - são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser reservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

67 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: Artigo 10 - O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. Parágrafo único - Entende-se por classificação de documentos a seqüência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

68 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004: Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos ao Arquivo do Estado. Parágrafo único - Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo do Estado, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação, acesso e controle.

69 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004:

70 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004:

71 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.004:

72 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS PELA UNIÃO, ESTADOS, DISTRITO FEDERAL E MUNICÍPIOS, COM O FIM DE GARANTIR O ACESSO A INFORMAÇÕES

73 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS CAPÍTULO II - DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO CAPÍTULO III - DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Do Pedido de Acesso Seção II - Dos Recursos CAPÍTULO IV - DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I - Disposições Gerais Seção II - Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Seção III - Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas Seção IV - Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação Seção V - Das Informações Pessoais CAPÍTULO V - DAS RESPONSABILIDADES CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

74 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

75 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considerase: I informação II documento III - informação sigilosa IV - informação pessoal V - tratamento da informação VI disponibilidade VII autenticidade VIII - integridade IX - primariedade

76 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso

77 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;

78 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

79 LEGISLAÇÃO LEI FEDERAL /2011: Art. 24º. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.

80 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.012: REGULAMENTA A LEI FEDERAL N /2011, QUE REGULA O ACESSO A INFORMAÇÕES E DÁ PROVIDÊNCIAS CORRELATAS

81 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.012: CAPÍTULO I - Disposições Gerais CAPÍTULO II - Do Acesso a Documentos, Dados e Informações SEÇÃO I - Disposições Gerais SEÇÃO II - Da Gestão de Documentos, Dados e Informações SEÇÃO III - Das Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso SEÇÃO IV - Do Pedido SEÇÃO V - Dos Recursos CAPÍTULO IV - Das Restrições de Acesso a Documentos, Dados e Informações SEÇÃO I - Disposições Gerais SEÇÃO II - Da Classificação, Reclassificação e Desclassificação de Documentos, Dados e Informações Sigilosas

82 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.012: CAPÍTULO III - Da Divulgação de Documentos, Dados e Informações SUBSEÇÃO IV - Da Preservação e Eliminação SUBSEÇÃO V - Da Publicidade de Atos Administrativos SUBSEÇÃO VI - Da Credencial de Segurança SUBSEÇÃO VII - Da Reprodução e Autenticação SUBSEÇÃO VIII - Da Gestão de Contratos SUBSEÇÃO I - Da Produção, do Registro, Expedição, Tramitação e Guarda SUBSEÇÃO II - Da Marcação SUBSEÇÃO III - Da Criptografia CAPÍTULO V - Das Responsabilidades CAPÍTULO VI - Disposições Finais DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

83 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.012: Artigo 1º - Este decreto define procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, e pelas entidades privadas sem fins lucrativos que recebam recursos públicos estaduais para a realização de atividades de interesse público, à vista das normas gerais estabelecidas na Lei federal nº , de 18 de novembro de 2011.

84 LEGISLAÇÃO DECRETO ESTADUAL /2.012: Artigo 11 - As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, a que se referem os Decretos Nº /1989, e Nº /2004, instituídas nos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, passarão a ser denominadas Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA

85 LEGISLAÇÃO RESOLUÇÃO CC-19, de : Institui Grupo de Trabalho com o objetivo de promover estudos a fim de propor as diretrizes e os procedimentos necessários à integração dos documentos arquivísticos digitais na política estadual de gestão de documentos, e dá providências correlatas

86 LEGISLAÇÃO RESOLUÇÃO CC-19, de : Artigo 1º Fica instituida, junto ao Comitê de Qualidade da Gestão Pública, a Política de Uso de Software na Administração Pública Estadual nos seguintes termos: I A administração pública estadual deverá utilizar preferencialmente software livre em todos os seus equipamentos sistemas e processos de trabalho. II Novas aquisições de softwre proprietário serão admissiveis quando: Não existir software livre similar que contemple a contento os requisitos técnicos, funcionais e econômicos do objeto da aquisição Não for possível utilizar gratuitamente software proprietário similar já existente e em utilização na Administração Pública Estadual $1º - Para todos os casos seja na utilização de software livre ou proprietário, fica mantida a obrigatoriedade de obtenção de Licença de Uso, conforme legislação vigente

87 LEGISLAÇÃO e-arq Brasil : Institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos adotada pelo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos em Dezembro de 2.009

88 LEGISLAÇÃO e-arq Brasil PARTE I - Gestão arquivística de documentos 1 Considerações iniciais 2 O que é gestão arquivística de documentos? 4 Designação de responsabilidades 5 Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos 5.1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos 5.2 Metodologia do programa de gestão 5.3 Suspensão ou extinção do SIGAD 6 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais 6.1 Captura Registro Indexação Atribuição de restrição de acesso Arquivamento 6.2 Avaliação, temporalidade e destinação 6.3 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 6.4 Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança 6.5 Armazenamento 6.6 Preservação 6 e-arq Brasil 7 Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos 7.2 Tabela de temporalidade e destinação 7.3 Manual de gestão arquivística de documentos 7.5 Glossário 7.6 Vocabulário controlado e tesauro

89 LEGISLAÇÃO e-arq Brasil PARTE II - Especificação de Requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE 1 Organização dos documentos arquivísticos: 1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD 1.2 Classificação e Metadados das unidades de arquivamento 1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos 1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos 1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados 1.6 Gerenciamento de documentos e processos/dossiês arquivísticos convencionais e híbridos 2 Tramitação e Fluxo de Trabalho 2.1 Controle do Fluxo de Trabalho 2.2 Controle de versões e do status do documento 3 Captura 3.1 Procedimentos gerais 3.2 Captura em lote 3.3 Captura de mensagens de correio eletrônico 3.4 Captura de documentos convencionais ou híbridos 3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados 3.6 Estrutura dos procedimentos de gestão

90 LEGISLAÇÃO e-arq Brasil 4 Avaliação e destinação 4.1 Configuração da Tabela e Temporalidade e destinação dos documentos 4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos 4.3 Exportação de documentos 4.4 Eliminação 4.5 Avaliação e destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos 5 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 5.1 Aspectos gerais 5.2 Pesquisa e localização 5.3 Apresentação: visualização, impressão, emissão de som 6 Segurança 6.1 Cópias de segurança 6.2 Controle de acesso 6.3 Classificação da Informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação sensível 6.4 Trilhas de auditoria 6.5 Assinaturas digitais 6.6 Criptografia 6.7 Marcas d água digitais 6.8 Acompanhamento de transferência 6.9 Autoproteção 6.10 Alterar, apagar e truncar documentos arquivísticos digitais

91 LEGISLAÇÃO e-arq Brasil 7 Armazenamento 7.1 Durabilidade 7.2 Capacidade 7.3 Efetividade de armazenamento 8 Preservação 8.1 Aspectos físicos 8.2 Aspectos lógicos 8.3 Aspectos gerais 9 Funções administrativas 10 Conformidade com a legislação e regulamentações 11 Usabilidade 12 Interoperabilidade 13 Disponibilidade 14 Desempenho e escalabilidade METADADOS 1 Documento 2 Evento de gestão 3 Classe 4 Agente 5 Componente digital 6 Evento de preservação