26º BPM Day Apresentação Disponibilizada pelo Palestrante 26 de Abril de Rio de Janeiro / RJ

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1 26º BPM Day Apresentação Disponibilizada pelo Palestrante 26 de Abril de Rio de Janeiro / RJ A ABPMP é uma associação internacional de profissionais da área de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), sem fins lucrativos, independente de fornecedores, e dedicada à promoção dos conceitos e práticas de BPM. É orientada e conduzida por praticantes de BPM. e 1

2 Atuação da ABPMP CONHECIMENTO -ABPMP CBoK - Grupos de Interesse SIGs - Comitê Educacional TREINAMENTO -Cursos Introdutórios, de formação, específicos e preparatórios - Pontos de Treinamento Certificados - Instituições de ensino -CBPP Certified Bussines Process Profesional - CBPP Recertification CERTIFICAÇÃO - Encontro de profissionais -BPM Day - BPM Congress EVENTOS Agenda 09:00 Case BNDES Projeto Agir 09:40 Case Oi: Escritório de Processos - Alteração 10:20 Case ABPMP Brasil Como Estamos Entregando Valor com BPM? 11:00 Intervalo 11:15 -Mesa Redonda com os CBPPsdo RJ 12:00 - Almoço (livre) 13:00 Dinâmica: Vanda Souza 13:40 Case Globosat: Gestão de Processos 14:20 Case Mellita: BPMS como Alavanca de Excelência 15:00 Case Mongeral Aegon: Escritório de Processos Alteração 15:40 Coffee-break 16:10 Case Bernek: Resultados da Implantação de BPM 16:50 Case Brasfanta: Gestão de Processos Comerciais 17:30 Mesa Redonda com Paul Dinsmore 2

3 Case Bernek Resultados da Implantação de ECM com Waldir Batista de Oliveira, CIO da Berneck CASO PRÁTICO: TOTVS ECM Enterprise Content Management Gestão de conteúdo empresarial 3

4 AGENDA TOTVS BERNECK CASOS DE USO ECM/BPM MATURIDADE PRÓXIMOS PASSOS Por que a TOTVS é a melhor escolha? Portfólio Completo 8 4

5 Obstáculos na Estruturação de Processos Integraçãocomplexa entre vários processos Mudançanos processos é trabalhosa e difícil Falta de rastreabilidade e visibilidade Processos não devidamente documentados Gargalosdiminuem a produtividade e eficiência Indicadores(KPIs) não estão definidos e controlados Fontes: AIIM 9 Obstáculos na Manipulação do Conteúdo 80%da informação empresarial não está estruturada em sistemas Uma empresa perde anualmente US$ 5 mil por funcionário com a busca ineficaz de documentos Executivos gastam 40% do tempo gerenciando documentos O Volumede Informação aumenta em 200% a cada ano 71%das pessoas acredita que é mais fácil encontrar a informação na WEB do que nos Sistemas Internos 15%do tempo é gasto para duplicar informação já existente Fontes: AIIM, Gatner, IDC, Forrester 10 5

6 Transpondo as barreiras com Gestão de Processos e Conteúdo Gestão de Processos e Conteúdo Potencializar as melhores práticas ao longo da organização Aumentar a velocidade de execução das atividades Viabilizar a colaboração das informações entre as pessoas Melhorar a acuracidade da tomada de decisão Monitorar e medir os processos visando melhoria contínua Diminuir os custos e riscos de operação dos processos Responder rapidamente às mudançasdemandas pelo negócio 11 Conceito O queé umasoluçãode Gestão de Processos e Conteúdo? 12 6

7 Conceito Gestão de Processos e Conteúdo / Enterprise ContentManagement (ECM) são estratégias, métodose ferramentasusados para capturar, gerenciar, armazenar, preservare entregarconteúdosintegrados aos processosde negócio. 13 CASO PRÁTICO: TOTVS ECM Enterprise Content Management Gestão de conteúdo empresarial 7

8 BERNECK Institucional GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Divulgação de Normas Contratos Publicação de Comunicados 8

9 Integração Equipamentos EMS com GED No cadastro de equipamentos no E.M.S é vinculado o documento ECM que corresponde a foto e manual do item. ao clicar no botão referente a foto, por exemplo, o sistema abre automaticamente o arquivo no ECM. Integração com Outlook Painel de integração com ECM direto no Outlook, facilitando ao acesso as tarefas (Workflow) ou documentos favoritos (GED). Utilizado principalmente pelas gerências. 9

10 Processos Workflow Recursos Humanos Principais processos Requisição de Pessoal Auxilio Educação Enquadramento e promoção Programação de Férias Treinamento Desligamento Todos os processos possuem uma hierarquia de aprovação pré-definida pelo RH, de acordo com a lotação do funcionário. RH Enquadramento e Promoção Gerente ou Supervisor inicia o processo informando a situação atual e proposta do colaborador. As áreas de Medicina e Segurança recebem uma notificação para avaliarem se o colaborador precisa fazer avaliação médica, e verificar os EPI s utilizados. RH preenche bloco de informações salariais de acordo com cargo e faixa proposta. Hierarquia de aprovação da lotação aprova ou rejeita a solicitação Caso aprovado o RH recebe novamente o processo e executa as alterações solicitadas. 10

11 Processo de Desligamento Integração com HCM Processo de desligamento integrado com sistema de Folha de pagamento, trazendo os dados do colaborador e hierarquia de aprovação. Processos Workflow Materiais Principais processos Solicitação de Cadastro de Itens Emissão de Nota Fiscal 11

12 Materiais Cadastro de Itens Toda solicitação de cadastro de item é realizada através de solicitação no ECM. Materiais Emissão de Nota Fiscal A emissão de todas as notas de remessa para conserto, envio de amostra, por exemplo, são solicitadas via processo no ECM. Encaminhando a atividade para grupos específicos de acordo com o estabelecimento (PR / SC) 12

13 Processo Workflow Oficina Central Controle de Manutenção de Equipamentos Controla todas as etapas de manutenção dos equipamentos das fábricas, para serviços realizados interna ou externamente. Controle Manutenção Equipamentos Trabalho externo - quando enviado para um prestador realizar o serviço -controla saída do equipamento da empresa, monitorando o tempo que ficou fora. Trabalho interno - quando o serviço é realizado dentro da empresa controla todas as etapas da manutenção: Inspeção elétrica, recursos necessário, programação e execução do serviço, lubrificação e inspeção geral. 13

14 Processos Workflow Informática Principais processos HelpDesk Chamados Sistemas Controle de Acesso de usuário Configuração de Ramal Controle de Acesso de usuário Toda liberação de acesso a rede ou sistemas é realizada somente através a abertura de solicitação via ECM. O processo passa pela aprovação da chefia, e por todas as áreas responsáveis pelos cadastros do usuário. Ao fim do processo, é iniciado automaticament e um processo de Helpdesk. 14

15 Helpdesk Todos os atendimentos da área de Helpdesk são realizados somente via abertura de solicitação de serviço. Helpdesk - Estatísticas Com base nos dados do processo de helpdesk, podemos gerar vários tipos de estatísticas. 15

16 Maturidade Processos TOP 10 Próximos Passos Rede Social Corporativa Interação social Comunidades Perfis Comunicação Interna Tópicos Respostas 16

17 CASO PRÁTICO: TOTVS ECM Obrigado!!! Realização, Apoio e Organização Realização Apoio Institucional Organização Organização 17

18 Patrocinadores Voluntários da ABPMP Paulo Cesar Barreto, CBPP Gestor Regional ABPMP RJ - Luiz Antonio Pereira, CBPP Delegado Regional RJ - Emerson Fernandes, CBPP Delegado Regional RJ - Janice Abdue - br.linkedin.com/pub/janice-abdue/24/844/97 Roberto Chiacchio, CBPP - Bruno Soares, CBPP - Rafael Faria, CBPP - Antonio Fantoni, CBPP - Leonardo Porto, CBPP - Nizi Salomão, CBPP

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