BPMS e ERP. A convergência entre a tecnologia BPMS e o ERP. Um White Paper oferecido por: AuraPortal Brasil

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1 BPMS e ERP A convergência entre a tecnologia BPMS e o ERP. Um White Paper oferecido por: AuraPortal Brasil André Menezes, Sales Consultancy Coordinator AuraPortal Junho, 2011

2 Lista de Conteúdos Sumário Executivo 2 O BPMS Hoje 3 O ERP Hoje 6 A Convergência entre o BPMS e o ERP 8 BPMS ou ERP ou Ambos?... 9 Software BPMS é diferente do ERP? Orquestração de processos de negócio Visibilidade dos processos e do negócio Padronização versus Diferenciação Integrando BPMS e ERP na Prática 13 Um Exemplo: Caso Real de Integração com AuraPortal Conclusões 18 Sobre o Autor 19 Sobre AuraPortal 19. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 1

3 A convergência entre a tecnologia BPMS e o ERP permite alcançar a integração das áreas estratégicas do negócio representando uma oportunidade única de retorno consistente do investimento em TI. Sumário Executivo O propósito desse documento é demonstrar como os sistemas BPMS (Business Process Management Suite) e o ERP (Enterprise Resource Planning) se integram para proporcionar o alcance de um negócio definitivamente dirigido por processos interfuncionais e interligados. Explica-se como o BPMS pode orquestrar, automatizar e otimizar processos integrando pessoas, funções e sistemas isolados, de maneira a proporcionar uma visão mais exata do negócio e permitindo uma real redução de custos, aumento da eficiência e agilidade necessária nos tempos atuais. O enfoque do ERP como tecnologia chave que se encarrega de todas as transações de negócio e da visão única dos dados estratégicos da empresa é também discutido. Logo, a convergência entre as duas tecnologias é objeto de análise, onde se apresenta diferentes maneiras nas quais ambas estão intimamente ligadas. Finalmente, um caso prático da aplicação da integração entre o BPMS e ERP é apresentado, demonstrando todas as atividades concatenadas segundo o enfoque de processos e como ambas as soluções se comunicam, seguido das conclusões do estudo. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 2

4 O BPMS Hoje Gestão por Processos existe desde quando Frederick Taylor, em 1911, se empenhou em forjar o que ele denominou como a administração científica. O mercado está repleto de soluções de TI, onde o desafio é saber qual é o valor que realmente podem proporcionar, para que se aplica exatamente e como integrá-las ao portfolio atual da organização. A tecnologia BPM é disruptiva nesse sentido, representando um novo paradigma na gestão por processos.. A Gestão de Processos de Negócio (BPM) como disciplina, evidentemente não se trata de algo novo nas organizações, seguindo uma evolução notável, sobretudo pela evolução das Tecnologias da Informação (TI) dirigidas à automatização dos processos. Entre s Hammer e Champy deram especial atenção à gestão dos processos, reengenharia radical e gestão de workflow, houve um crescimento dos capacitadores de TI, TQM, computação distribuída, sistemas ERP, funções compartidas e aplicações distribuídas. A partir dos anos 2000s podemos destacar o foco da TI nos processos, validação de processos para execução, agilidade e alta capacidade de adaptação às mudanças constantes desse novo século. Em resumo, estaríamos falando de mudança incremental de processos, da mudança radical de processos até chegar ao que se define como o ciclo de vida dos processos, representados na Figura 1. Desde o ponto de vista puramente tecnológico, passamos dos sistemas de gestão de base de dados e distribuição de dados, chegando à computação distribuída e funções compartidas. Na atualidade, os Sistemas de Gestão dos Processos de Negocio (BPMS), envolvem processos compartidos e distribuídos. As soluções BPMS oferecidas atualmente incorporam tanto a Integração de Aplicações Empresariais (EAI) como a Integração de Processos de Negocio (BPI), ademais de agregar funcionalidades tais como a gestão de workflow, monitoramento da atividade de negócio, Web Services, regras de negócios e funcionalidades típicas dos portais de Internet. Em definitiva, os sistemas BPM são uma tecnologia crítica para a automatização de processos. É muito importante entender o papel das diferentes aplicações de negocio amplamente difundidas, comparado com os sistemas BPM. As empresas implantam ERPs, CRMs, SCMs para integrar funções de negócios tais como a gestão comercial, gestão de stocks ou o ciclo de vida do produto, com o objetivo de priorizar áreas e funções específicas e que são gerenciadas verticalmente, traduzindo-se em sistemas especialistas. O que as organizações estão agora buscando é a integração horizontal para satisfazer as necessidades dos processos que denominamos como interfuncionais e alcançar a verdadeira automatização dos processos, potenciar e melhorar a capacidade de processamento das transações de negocio. Os sistemas BPMS constituem-se no mais moderno e ambicioso esforço da técnica de software empresarial para abordar a automatização e otimização do funcionamento das empresas e organizações de toda classe, diante da necessidade de obter eficácia que permita sobreviver, prosperar e dar o serviço adequado ao cliente no mundo atual de intensa competição e continua mudança. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 3

5 Integrar pessoas e sistemas numa visão de processos é o que a tecnologia BPMS tem como objetivo primordial e que constitui um passo fundamental para alcançar a visibilidade do negócio que permite dar maior agilidade num ambiente de caos na dinâmica dos negócios atuais. Cada dia surge uma nova sigla ou definição no mundo BPM. O mais importante para as empresas é contar com uma tecnologia capaz de ser administrada por pessoas de negócio, além da área de TI.. Ao repassar as características de um BPMS destacaríamos que se trata de uma suíte de ferramentas e serviços que dão suporte à interação humana e de aplicações, através dos diferentes departamentos e sistemas de uma organização. Permite descompor a atividade global de uma organização em seu conjunto de processos, que podem ser analisados com detalhe e cujas ações repetitivas possam ser automatizadas, tanto ao que tange a pessoas como às aplicações que intervém. Tem como objetivo otimizar tempos, oportunidades e custos, sem perder a capacidade de adaptação constante e rápida à mudança. Os sistemas BPM automatizam as tarefas manuais, eliminam as atividades que não agregam valor, tais como decisões de rotina, dados e transferência de formulários e controles específicos que não se realizam com os sistemas verticais tradicionais, mas através de controles manuais não integrados. Possibilitam a criação de uma série de tarefas específicas que seguem um workflow predefinido horizontal e que permite o controle das atividades de cada implicado no processo em tempo real. Os sistemas BPM representam uma oportunidade jamais vista antes no que se refere ao cumprimento de normas especificas dos distintos setores da indústria e serviços, como as normas ISO, TS, FSA, entre outras, já que se trata de uma ferramenta de valor na criação e publicação de procedimentos, controles de revisão e versão, aprovação e workflow de difusão. Uma suíte BPMS deve possuir uma gestão documental de altas prestações. No que se refere à integração da cadeia de valor, os sistemas BPM podem ser uma verdadeira opção de interação real com clientes, fornecedores e colaboradores, de sistemas e de pessoas, já que as plataformas de Internet permitem a criação de portais específicos e integrados em quanto aos processos, que extrapolam os limites internos da organização. Ou seja, através da criação dos portais B2B ou B2C se permite criar processos com geração automática de workflow, sendo que os eventos gerados deste workflow vão desde a compra de uma matéria-prima até a pós venda e serviços ao cliente. Tudo através do que chamamos de integração horizontal. Anteriormente comentamos que a gestão moderna dos processos de negócios significa também a gestão do ciclo de vida do processo. Este ciclo contém a estrutura principal que deve possuir uma suíte BPMS, conforme a Figura 1: a Modelagem, a Execução (Orquestração), o Monitoramento e a Otimização. A Modelagem (também chamada de BPM - Business Process Modeling, não confundir com BPM Business Process Management), analisa os processos e regras de negócio e utiliza um modelador gráfico para desenhar a estrutura e fluxo dos processos, utilizando padrões internacionais como por exemplo, o bastante difundido BPMN (Business Process Modeling Notation). Esta notação permite ser mapeada por BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services), também chamado de BPEL que é a linguagem XML padrão para a execução de processos. Entretanto, esta linguagem requereria programação pura para os usuários de BPMS U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 4

6 Uma característica crítica do BPMS que as empresas devem considerar é a capacidade de gerar o código de execução do workflow do processo diretamente desde o modelo sem uso de código, inclusive quando se aplicam as mudanças no ciclo de vida dos processos. gerar a execução automática dos processos. Aqui reside talvez a questão crucial que impacta diretamente nas variáveis de decisão para a escolha de uma solução BPMS: pouquíssimos fabricantes são capazes de oferecer uma geração automática de execução de processos e essa questão é capital quando se decide implantar um sistema dessa natureza. Não podemos transformar a iniciativa BPM em um sem fim de programação e reprogramação das gerações de execução de processos. O conceito de ciclo de vida, representado na Figura 1, é o aplicado nas diferentes fases de uma iniciativa de automatização de processos. A Execução ou Orquestração regula o início e fim dos processos que funcionam simultaneamente, controlando cada um com seu próprio motor de Execução. Os motores se baseiam nas Regras de Negócio (outra importante características dos BPMS) ativando o workflow dos usuários para que cada um receba a informação de realizar as tarefas pertinentes. Nesse momento entraria em ação o gerador automático dos motores de controle sem a necessidade de programação que comentamos antes. Figura 1: O ciclo de vida da automatização de processos de negócio. O Monitoramento (também chamado de BAM Business Activity Monitoring) se encarrega de registrar e mostrar aos responsáveis dos processos e a gerencia da empresa, as situações reais (tempos, atrasos, adiantamentos, desvios, padrões, custos, etc.) de todos os processos enquanto estes se executam. Essas informações se mostram em um Balanced Scorecard, que pode integrar-se também com aplicações específicas de BI. A Otimização é o conjunto de ações que formam um plano de otimização baseado nos resultados do Monitoramento e determinam as mudanças a realizar nos processos para sua melhora. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 5

7 Finalmente podemos perguntar por que usar um sistema BPM, onde as respostas se relacionariam com a redução de custos pela automatização das atividades e tarefas de todos os colaboradores da empresa, eliminando as atividades que não signifiquem valor, reduzir tempos pela mudança rápida dos processos em função dos requerimentos de competitividade, governamentais, ou tecnológicos, uma vez que a mudança se dissemina e se comunica em tempo real. Outra razão é a transformação real da empresa em uma organização de gestão por processos, onde os clientes participam diretamente dessa interação, se busca reduzir os tempos de reposta e proporcionar um serviço de alto nível. Finalmente podemos afirmar que na maioria das empresas os processos já estão bastante pensados, ainda que não todos estejam automatizados. O ERP Hoje Os sistemas ERP automatizam atividades transacionais em base às melhores práticas. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) foram desenhados para solucionar atividades como a cadeia de abastecimento, gestão de pedidos ou gestão de armazéns, em base às melhores práticas generalizadas de cada setor numa visão funcional do negócio, deixando em segundo plano a natureza interfuncional da atividade empresarial, ou seja, processos que Figura 2: Visão modular dos componentes do ERP. vão mais além dos departamentos, pessoas e funções. Consequentemente, podemos já introduzir que os sistemas BPMS são a chave para definitivamente preencher os vazios que possam existir como fruto da natureza em si do ERP ou de qualquer outra solução vertical transacional dedicada a solucionar atividades específicas das diferentes áreas do negócio, onde o BPMS permite que todas as aplicações, pessoas e departamentos U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 6

8 trabalhem baixo o enfoque de processos definidos de ponta a ponta e com objetivos comuns. Os sistemas ERP exigem recursos importantes para a implementação adequada. A aderência da solução é fator crítico, já que ao não havê-la, a customização pode supor maiores tempos para implementar e maiores custos para manter os sistema. A Figura 2 mostra as facetas do ERP como aplicação transacional para o mercado. Nela se vê o ERP cobrindo áreas de negócio como a gestão financeira e contabilidade, gestão da produção e gestão comercial. Os módulos de planificação ampliam a capacidade de explorar os dados únicos e visão unificada, facilitando as previsões e análises para tomada de decisão com os módulos analíticos. A implantação de um sistema ERP implica em esforços importantes em quanto a recursos e o investimento necessário, já que pretende em certa medida, organizar toda a arquitetura de transações das empresas concentrando os dados e informação em um único banco de dados, dando uma visão única de cada elemento organizacional crítico, como os clientes, por exemplo. Por essa razão é um grande desafio eleger o sistema adequado e aglutinar os recursos chave para a perfeita sintonia entre áreas funcionais durante a implantação. Os sistemas ERP implantados com sucesso, oferecem benefícios que se concentram na otimização de recursos, redução de inventário e melhora substancial da quantidade e qualidade dos dados gerenciados no dia-a-dia da empresa. Pode-se alcançar uma maior padronização e maior eficácia na resposta ao cliente em quanto aos resultados das transações que se realizam. Os sistemas ERP requerem um esforço importante de investimento, já que se trata de uma tecnologia que possui certo nível de complexidade. Sua customização inclusive, pode levar a desenvolvimentos tradicionais de software com problemas de integração resultante da necessidade de manter versões de diferentes aplicações comunicando-se sem falhas. Por isso, dispor de consultores especialistas e um projeto de implantação muito bem definido são mais críticos do que nunca para o sucesso do ERP. Outra consequência da complexidade da implantação do ERP é o fato de que muitas empresas consideram que não exploram o suficiente o seu sistema. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 7

9 A Convergência entre o BPMS e o ERP O BPMS não apenas complementa o ERP, mas promove a integração de pessoas e sistemas, com total visibilidade do negócio e sem fissuras. Não é nada novo que as soluções BPMS e ERP caminham de mãos dadas no dia-a-dia das organizações. Dentro de um projeto de implantação de um ERP, o tema BPMS será recorrente e vice-versa. Talvez para os CIOs, a questão do papel de ambas as tecnologias está bastante clara e por outro lado, para os CFOs e CEOs, é comum surgir a dúvida: se nós já temos um sistema de informação (por exemplo, um ERP) que gerencia todos os processos da companhia, porque necessitaríamos um BPMS? Ao deixar de lado qualquer apelo ou ênfase a uma tecnologia ou outra, nos propomos a avaliar com detalhes a importância de ambas as soluções para a total integração de todas as atividades do negócio. Figura 3: A convergência entre o BPMS e o ERP. O BPMS vai preencher os vazios deixados pelas aplicações transacionais, como o ERP, que pelo seu carácter generalista e muitas vezes específico, é natural que não cubra todas as áreas de negócio e todos os processos em si. A Figura 3 é a representação da convergência entre o BPMS e o ERP. Nela fica refletido aquelas áreas de negócio onde tanto o BPMS como o ERP estarão mais presentes. Pode-se observar que os processos de negócio que buscam atender ao cliente são processos que por sua natureza dinâmica, com mudanças constantes em função da demanda do cliente, são mais factíveis de ficar baixo o domínio do BPMS como tecnologia que dará apoio a essas atividades críticas. De mesmo modo se observa na outra ponta a questão dos fornecedores. O BPMS se comunica permanentemente com os módulos transacionais do ERP, onde existe uma coordenação, através de um workflow de processos, algo que se pode ver com claridade na seção que trata de uma aplicação prática dessa convergência, onde o BPMS passa ser um orquestrador. As U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 8

10 Importante: O ERP oferece alguma possibilidade de gerenciamento de workflow, mas que não se aproxima às possibilidades do BPMS que vão mais além das áreas funcionais e integração de sistemas. O BPMS é mais ágil que o ERP, onde geralmente se requer, para implementações complexas uma média de 3 meses, enquanto os ERPs requerem até 20 meses, como se especifica na Tabela 1, por exemplo. O ERP necessita o BPM para ajudar a realizar e potencializar todo o seu valor esperado. Todos os provedores BPMS ou ERP já dispõe desde sempre dos mecanismos de integração, o que indica o quão consolidado está a necessidade do seu uso conjunto. Um BPMS válido, por exemplo, oferece arquitetura orientada a serviços (SOA), como filosofia de integração, dando todas as ferramentas para tanto. tecnologias mais modernas deixam toda a lógica de negócio, do desenho à execução, passando pela melhoria contínua dos processos, na mão das pessoas que de forma rotineira, estão mais próximas do processo, enquanto a área de TI se encarrega de gerenciar essa orquestração baixo a ótica da integração e arquitetura orientada a serviços (Service Oriented Architecture SOA), onde define os pontos de integração, cria e mantém os serviços webs encarregados de realizar ações entre ambos os sistemas, entre outras atividades de missão crítica. Está claro que o ERP é importante e as empresas devem considerá-lo de maneira estratégica no seu portfolio de TI. Porém, devido às dificuldades e complexidade em si da adoção de um ERP, as empresas olham com cuidado ambas as tecnologias. Muitas vezes, demonstrar um BPMS é mais fácil que explicá-lo, daí a necessidade de conhecer melhor essa categoria de software, algo que foi introduzido na seção BPMS Hoje. Inclusive processos que estão baixo a dinâmica de um ERP podem ser mais interessante automatizá-lo com um BPMS devido a que os ciclos de implantação são muito menores e a total aderência entre negócio e a solução de TI, que é tão demandada pelas empresas para evitar qualquer trabalho fora do sistema, ou realizado de forma manual. O BPMS é capaz de integrar-se completamente com o ERP proporcionando uma visão única do negócio, tanto internamente quanto para os clientes e fornecedores. BPMS ou ERP ou Ambos? As questões típicas que surgem quando falamos dessas duas tecnologias incluem: Qual é o valor do BPM para o meu negócio? Como o BPM se compara com o ERP? O BPMS compete como ERP, substitui o ERP ou convive com o ERP? Qual dos dois adotar primeiro? O BPMS pode ser adotado como alternativa ao ERP, sobretudo naquelas áreas de negócio, onde se exijam uma alta flexibilidade da tecnologia adotada. O setor ou tipo de negócio influi nessa eleição, diferentes iniciativas BPM são desenvolvidas em praticamente qualquer setor da indústria incluindo a administração pública. Nesse caso, o conceito ERP é parte de um enfoque mais abrangente que seria o da coexistência e integração de qualquer aplicação transacional de qualquer tipo de negócio. A Tabela 1 resume essa natureza distinta de cada tecnologia e a complexidade exigida quando da sua adoção e implementação. Fica evidenciado, nessa Tabela, a característica interfuncional do BPMS, que liga todas as áreas de negócio, departamentos e funções e se compõe de U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 9

11 ferramentas orientada à automatização de processos, enquanto o ERP se concentra nas transações através de módulos implementados em cada área funcional. O BPM também cobre processos que dificilmente entram no escopo do ERP, como exemplo, a gestão de um Help Desk, Gestão de Contratos ou Gestão de Projetos. O que tem sido visto na prática? - Empresas que implementaram um ERP estão agora centrados na integração, orquestração e otimização dos seus processos através da tecnologia BPMS. - Empresas que não implementaram um ERP, também já vão implementando BPMS para processos estratégicos. Tabela 1 Comparando BPMS x ERP BPMS Enfoca uma estrutura organizacional orientada a processos Englobam processos de negócio de toda a organização, ademais de processos padrão, prontos para usar, tanto a nível funcional como de toda a corporação. Automatiza processos de negócio interligados e definidos de início a fim (interfuncionais) Caracteriza-se pela agilidade e flexibilidade com 100% de aderência à realidade do negócio em cada momento. ERP Orientado a estruturas organizacionais funcionais Alguns fluxos de trabalho (workflow) embebidos na aplicação a nível funcional Automatiza transações e integra funcionalidades específicas do negócio. É mais rígido, não permite mudanças na lógica de negócio sem passar por desenvolvimento tradicional. Os componentes básicos são: ferramentas de modelagem e simulação, editor de Hformulários web, sistema de regras de onegócio independentes e de processo, ferramentas de integração, gerador de wportais de colaboração, um gerenciador de workflow (BPMS Engine), gestão de conteúdo, Online Commerce, entre outros. i stempo implementação médio: 3 meses Divide-se em módulos básicos: Contabilidade/Finanças, Gestão Comercial, Planificação/Gestão Produção, Gestão de Estoques, entre outros. Tempo implementação médio: 20 meses Software BPMS é diferente do ERP? Um BPMS moderno permite a automatização de processos de negócio complexos sem a necessidade de desenvolver código. Um argumento que poderia ser utilizado a favor do ERP seria o fato de que os sistemas ERP, ao estar baseado nas melhores práticas e permitirem certo nível de parametrização em base a essas, não requer desenvolvimentos e recursos de longo prazo para materializar um projeto. Esse argumento é válido apenas para aquelas tecnologias BPM que seguem requerendo grandes esforços de programação, já que atualmente, tecnologias como a de AuraPortal BPMS, por exemplo, permite a automatização dos processos de negócio sem qualquer geração de código, onde a partir do modelo do processo, todo o código do workflow de execução é automaticamente gerado pelo seu motor BPM. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 10

12 Outro fator importante a favor do BPM é sua habilidade de proporcionar análise antes e depois de que os processos são executados, devido as suas capacidades analíticas e de simulação, promovendo a capacidade de dar um passo atrás no dia-a-dia do negócio e analisar gargalos, ineficiências, o que culmina na busca e realização real de um retorno de investimento esperado desse tipo de iniciativa de TI. Orquestração de processos de negócio Somente uma tecnologia BPMS flexível e dinâmica, pode ser capaz de gerenciar tanto as atividades de negócio repetitivas, como aquelas baseadas no conhecimento das pessoas e que portanto, não são passíveis de predicção. Um sistema BPMS executa processos de negócio tanto repetitivos como aqueles baseados no conhecimento, que se apoiam em modelos (templates), sendo capaz de dar alternativas às exceções que vão surgindo em qualquer momento, ao mesmo tempo em que mantendo controle das políticas de negócio a serem cumpridas, que no BPMS se define como regras de negócio. Um exemplo seria o caso de um processo de pós-vendas de apoio/ajuda ao cliente, se o atendente recebe o contato do cliente com uma consulta de um produto o serviço adquirido, as possíveis incidências já estão cadastradas, os passos orientativos para solução estão definidos, com maior o menor rigor e repetitividade e dão total flexibilidade para o atendente atuar segundo o seu conhecimento e perspectiva, como resultado de um caso único onde se origina a consulta. Num ERP, esse tipo de gestão é bastante mais rígido, onde o atendente teria que seguir usando outros sistemas e ferramentas para poder completar seu trabalho, promovendo um rompimento dessa sequencia de atividades, já que não existe uma conexão direta entre os fatos, ou seja, se o atendente usa o , porque necessita mais informação do caso, ao departamento técnico, esse ou bem seguirá isolado do sistema que o controla, perdendo toda a conexão dos fatos, ou o atendente pode usar outro sistema separado para registrar ou atuar na solução do caso. Todas essas ações estão integradas numa solução BPMS moderna, na qual permite tanto a gestão daquelas atividades repetitivas, como aquelas que são únicas e característica de trabalhadores do conhecimento. A informação está sempre disponível em todo o momento para todos os implicados, com acompanhamento em tempo real das ações. Os fluxos de trabalho permitem a orquestração das atividades diárias de todos os participantes dos processos. Dessa maneira, cada participante sempre conhece exatamente as tarefas que deve realizar e quando devem realizá-las, já que se dispõe também de um sistema automático de controle da carga de atividades segundo regras e expectativas de tempo previamente definidas. O ERP, nesse sentido é passivo e depende dos participantes atuar, não coordena as atividades, já que seu enfoque está mais orientado ao processamento de transações entre funções e não nessa orquestração em si. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 11

13 Visibilidade dos processos e do negócio Com a visibilidade em tempo real do negócio, a tomada de decisão se realiza de forma rápida e precisa. Nos tempos atuais, essa capacidade é crucial para os líderes da empresa conseguir a agilidade do negócio e é fator chave para medir o retorno do investimento na tecnologia de informação que dá apoio aos processos de negócio estratégicos. Processos tanto rígidos como abertos que não são executados através de um BPMS não permitem obter visibilidade em tempo real nem para os participantes, nem para os responsáveis dos mesmos. De mesmo modo que tanto participantes como responsáveis de processos sabem em cada momento as tarefas a realizar, existe também a capacidade de monitoramento tanto dos processos a nível global como de cada caso ou instância em questão, onde se estabelecem indicadores de tempos, custos e os que refletem ou impactam nos objetivos ou metas estratégicas do negócio. As decisões sempre serão tomadas de maneira proativa quando se usa um BPMS: equilibrar cargas de trabalho, alertas sobre atividades, rotas alternativas ao fluxo das tarefas, redução ou eliminação de gargalos, controle de atrasos ou qualquer exceção em todas as fases do processo em execução. No ERP, essa proatividade é mais complexa, já que a concepção em si dessa tecnologia não está desenhada para esse propósito. Com o qual, normalmente se atua de forma reativa como quando o cliente contata reclamando um atraso na entrega, ou atraso em pagamentos a terceiros. O ERP confia inteiramente nos usuários, qualquer ação sobre os resultados das transações. Padronização versus Diferenciação O ERP está enfocado às transações, como já mencionado anteriormente em várias ocasiões. Ele se centra no controle das transações de estoques, vendas, contabilidade/finanças e produção, por exemplo. Normalmente estão baseados nas melhores práticas de cada setor da indústria, com o qual se pode dizer que não dá a oportunidade de diferenciar-se dentro de um setor 1. Como consequência, não há espaço para uma diferenciação em quanto aos processos de negócio. Com o BPMS é totalmente ao contrario, cada empresa dispõe da capacidade de plasmar de forma exata a lógica do seu negócio dentro da tecnologia BPM, onde os processos de negócio considerados estratégicos e diferenciadores são parte fundamental da solução final automatizada com o BPMS. O que permite, sem esforço de customização, alcançar uma 1 Thomas Davenport, em seu livro Missão Crítica: Promessas e Riscos dos Sistemas Empresariais de Informação (2000), afirma que em suas análises, ao adotar as melhores práticas do setor disponíveis no ERP do fabricante, essa se estendia a todo o setor, não representando o ERP uma vantagem competitiva, nesse caso. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 12

14 aderência total entre o sistema de informação e a lógica de negócio. Ao mesmo tempo, essa lógica requer uma dinâmica da mudança, típica, em todos os setores da indústria, onde a empresa poderá modificar sua solução também de forma dinâmica em todo o momento segundo a necessidade. É importante entender que a forma de trabalhar com um BPMS é muito mais efetiva do que tradicionalmente vem sendo preconizado. O BPMS não impõe nenhuma mudança radical na forma de trabalhar da organização, já que se comunica e integra com as aplicações atuais, ademais de tosos os benefícios que justificam sua adoção. Ao estender os processos de negócio fora dos limites da empresa, aumenta a necessidade de aplicações que automatizem as atividades e que sejam ao mesmo tempo dinâmicas, onde os próprios responsáveis do processo possam realizar e manter as modificações. Integrando BPMS e ERP na Prática 2 O funcionamento de uma empresa fica definido por suas Atividades, sendo os Processos, a sequência de Atividades que se realizam para conseguir um determinado objetivo. Assim, o alcance de um BPMS (que é a plataforma de software empresarial para executar a automatização dos processos) cobre todas as atividades de uma organização. Onde encaixam então as demais aplicações que a organização utiliza? Em um BPMS essas atividades dentro dos Processos são realizadas por pessoas (Tarefas Pessoais), mas existem várias que estão perfeitamente definidas e são o suficientemente repetitivas para sua automatização mediante Tarefas de Sistema, que são executadas diretamente por um BPMS através dos Motores dos Processos, sem intervenção humana. Vê-se claramente que quanto mais atividades possam estar baixo o controle de mecanismos automáticos, maior redução de tempos e custos se obtém, ao mesmo tempo em que se eliminam os erros. A iniciativa de automatização alcança também as Tarefas de Processo. Cada usuário recebe suas tarefas assignadas, em uma mesa de trabalho que incorpora todos os elementos de gestão, organização e controle dos trabalhos que se devem realizar. Assim, a maneira de trabalhar com um BPMS simplifica substancialmente os trabalhos e ademais proporciona um controle exaustivo através de suas ferramentas de Inteligência de Processos denominada BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Dashboards, KPIs (Key Performance Indicators), etc. É necessário considerar que as empresas já dispõem de suas aplicações com as quais realizam seu trabalho atualmente e, na maioria dos casos, não podem prescindir delas. A fórmula ideal é integrar essas aplicações num BPMS para realizar a maior quantidade de trabalhos possíveis desde BPMS. Dessa forma, quando um determinado evento dá início a um processos, as ações a realizar até a 2 Este exemplo prático é uma cortesia de AuraPortal, fruto de um trabalho publicado por Manel Orovio, Diretor Técnico de AuraPortal, disponível também em: U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 13

15 Dado as características do BPMS, é natural pensar que essa tecnologia seja a primeira opção quando as empresas migram seus sistemas legados ou melhoram as capacidades do portfolio atual de aplicações existentes. sua completa resolução se fará de forma automática (Tarefas de Sistema) ou manual (Tarefas Pessoais) incluídas as que correspondem as entradas e consultas das demais aplicações. Por exemplo, numa tarefa onde a tomada de decisão envolve a consulta aos dados contábeis (conteúdos em uma aplicação financeira), esses se encontrarão ali mesmo sem a necessidade de realizar uma ação manual ou desconectada com a sequência do processo causando a rotura do mesmo. Se um cliente reclama um cobro excessivo, o próprio BPMS comprovaria se é correta sua solicitação (com os dados do ERP, por exemplo) e enviaria uma notificação com os detalhes do caso e o parecer procedente, ou bem realizaria as ações como a notificação ao cliente, criação automática de uma Não Conformidade do Sistema da Qualidade, entre outras ações coordenadas. Nesse caso, o processo completo se resolveria em segundo e sem intervenção humana, contando com os dados das aplicações integradas. De qualquer forma, ainda que os processos dentro do BPMS possam ser gerenciados de maneira simples e integrados com as aplicações existentes na organização, se prevê que as organizações irão gradualmente modelando através de processos BPMS as atividades das aplicações ERP, sistemas legados, e outros sistemas dedicados existentes, onde essas aplicações serão substituídas por processos modelados e conseguindo assim maior automação, flexibilidade, segurança e capacidade de resposta, ademais da unificação global da operativa empresarial. Um Exemplo: Caso Real de Integração com AuraPortal No Seguinte modelo (Figura 4), se apresenta um caso real de integração com diversas áreas de uma empresa. Trata-se de um processo completo de Pré-Venda, Vendas, Compras, Entrega e Faturamento de produtos a clientes. Pode-se ver 10 pontos de integração, numerados de 1 a 10, marcados com um círculo azul o número vermelho dentro. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 14

16 Figura 4: Exemplo de um processo real de integração da plataforma AuraPortal BPMS com um sistema ERP. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 15

17 1. Serviço Importador de Dados: Se trata de um serviço Windows que realiza importações de dados desde programa externos à AuraPortal. Por um lado, O Serviço Importador se conecta com o banco de dados externo e por outro lado, AuraPortal através de um Web Services. Nesse exemplo se importam os cadastros de clientes desde o ERP à AuraPortal. 2. Web Services (SOA): AuraPortal dispõe de uma série de Web Services prontos para uso para integração SOA (Service Oriented Architecture) com aplicações externas. Neste exemplo, quando desde o ERP um usuário lança uma Pré-Venda, um Processo em AuraPortal é iniciado automaticamente invocando o Web Services desenhado especificamente para o Evento de Início. O enfoque de arquitetura orientado a serviços (Service Oriented Architecture SOA) ganha sentido quando se dispõe das ferramentas de integração embebidas na plataforma BPMS e ademais o manejo dessa dentro da plataforma BPMS. 3. AuraPortal Adapters Server: Com este sistema, desde os processos de AuraPortal pode-se consultar ou modificar dados armazenados no Banco de Dados externo (ERP; CRM e outros), sem a necessidade de desenvolvimento por código. Uma vez o Subprocesso Pré-Venda é concluído, uma decisão (DX.82) avalia se o saldo deste cliente é positivo ou não. Para tanto, através de AuraPortal Adapters Server, se consulta os dados no banco de dados do ERP e segundo o resultado obtido se direcionará o fluxo em um sentido ou outro. 4. AuraPortal Adapters Server: Ademais da funcionalidade descrita no ponto anterior, onde a Decisão utiliza Adapters Server para consultar dados em uma aplicação externa, também é possível utilizar Adapters Server para mostrar dados do programa externo em um Formulário de Tarefa Pessoal de AuraPortal. Quando o cliente tem um saldo devedor, uma Tarefa Pessoal é enviada a um colaborador responsável para que autorize ou refaça a venda. Para tomar a decisão correta, quando este colaborador abre a tarefa TP.124 (Vendas Autoriza?), poderá ver a lista de Notas Fiscais pendentes de pagamento do cliente, consulta que se realizará automaticamente através do Adapters Server ao ERP. 5. Tarefa de Sistema de Tipo Notificação ( ): AuraPortal dispõe de diversas tarefas de Sistema para realizar ações de forma automática, sem intervenção de usuários. Uma delas é a de envio de notificações através de a usuários que não possuem o acesso a AuraPortal (denominados Usuários Convidados). Se o cliente tinha um saldo devedor e não fosse autorizada a venda na Tarefa Pessoal TP.124 (Vendas Autoriza?), uma Tarefa de Sistema envia automaticamente um ao cliente notificando a anulação do seu pedido. 6. AuraPortal Adapters Server: De forma parecida ao ponto 3, quando a Venda foi autorizada, uma Decisão necessita conhecer se há Stock do produto vendido. Para tanto, através de AuraPortal Adapters Server se U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 16

18 realiza uma comprovação de disponibilidade de estoque, diretamente no ERP e assim se dirige o fluxo do workflow à entrega do material (TP.146, Entrega Material a Cliente) ou a realização de uma compra (TS, IM-Início por Mensagem - de Processo de Compras). O BPMS é o responsável de orquestrar todas as atividades envolvendo pessoas e sistemas, com tarefas pessoais e de sistema respectivamente. É importante contar com o poder de referenciar as integrações no modelo do processo e gerenciálas desde o desenho em si desse. 7. Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos): Através de uma Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos), desde um Processo de AuraPortal se pode desviar o fluxo a outro Processo para, por exemplo, inicia-lo. Desde uma Tarefa de Sistema do Processo principal, se inicia um Processo de Compra. O Processo principal fica em espera num Evento de Mensagem Intermediário (EM), em espera que o Processo de Compras finalize. 8. Tarefa de Sistema de Tipo Invocador (De Web Services): Através de uma Tarefa de Sistema de AuraPortal se pode invocar Web Services externos. Desde uma Tarefa de Sistema (TS.33, TS Invocar WS para comprar a Fornecedor) o Processo de compras realiza o pedido ao fornecedor invocando seus Web Services. 9. Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos): Através de uma Tarefa de Sistema de Tipo Desviador (Entre Processos), ademais de iniciar processos como já foi visto no ponto 7, também é possível ativar Eventos de Mensagem Intermediários de outros processos de AuraPortal. Neste exemplo, quando se recebe o material do fornecedor, uma Tarefa de Sistema (TS. 45, TS EM em Processo de Vendas) ativa o Evento de Mensagem Intermediário que estava em espera o Processo original, para que continue e se entregue o material ao cliente. 10. Tarefa de Sistema de Tipo Executor (De Script): Através de uma Tarefa de Sistema de Tipo Executor (De Script), se invocam Procedimentos Armazenados (Scripts) de MS SQL para executar Scripts ou aplicações externas. Uma Tarefa de Sistema (TS.29, TS-Execução de Script no ERP) invoca um Procedimento Armazenado de MS SQL que executa uma aplicação que envia informação do Processo de Vendas para criar a fatura no ERP. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 17

19 Conclusões Os sistemas BPMS e ERP continuarão crescendo cada um dentro do seu propósito, como explicado anteriormente. Atualmente, se calcula que os fabricantes líderes seguirão potenciando, por um lado, suas soluções BPMS e por outro os ERPs. Muitas empresas de todos os setores que adotaram o ERP começam a obter seus resultados depois de vários anos de uso e outras simplesmente não conseguiram. Os BPMSs representam a melhor ferramenta para otimizar os ERPs, pela sua concepção orientada a processos e por sua facilidade de implementação e integração. A agilidade do negócio e consequente retorno de investimento pelos ganhos obtidos com a redução de tempos e custos é potencializada por essa convergência entre as duas tecnologias, já que uma se concentra nas transações e consolidação de toda a natureza de dados e a outra se concentra na orquestração, através de um enfoque orientado a processos com tecnologias ágeis e voltadas ao usuário de negócio, que toma decisões e reflete as mesmas na lógica do BPMS, realizando mudanças de forma dinâmica na aplicação de processos resultante de sua automatização, em tempo real e sem a necessidade de código. Essas capacidades do BPMS devem ser evidentemente comprovadas pelas empresas que buscam preencher os vazios e evitar celeiros de aplicações isoladas que representam processos interrompidos que rompem qualquer possibilidade de agregar valor aos processos de negócio de forma sistemática e consistente. Ademais, a tecnologia BPMS dever ser flexível, orientada a gente de negócio e deve dispor de funcionalidade que permitam gerenciar não apenas os processos repetitivos, mas também aquelas atividades impossíveis de prever por sua natureza única e que no mundo da TI começa a ser definido como Case Management. Uma porcentagem significativa do trabalho de qualquer empresa hoje em dia está nas mãos de profissionais do conhecimento, cujo poder de atuação em cada caso, condiciona os passos a seguir num determinado processo e os BPMSs modernos são capazes de permitir essa mudança em tempo real e proporciona modelos a seguir como ponto de partida. O futuro poderia ser uma fusão das tecnologias BPMS e ERP, mas a dia de hoje é algo totalmente utópico e as empresas estão concentradas em atingir retornos de investimento com o seu portfolio atual de TI, onde o BPMS pode contribuir de forma decisiva sem implicar em uma mudança radical das estratégias desenvolvidas, já que o BPMS permite integrar, dar visibilidade em tempo real e reduzir tempos e custos segundo a disciplina de processos. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 18

20 Sobre o Autor André Menezes é licenciado em Administração de Empresas, com pósgraduação em gestão de negócio e marketing. No Brasil, ministrou cursos sobre gestão da Qualidade e Business Process Management (BPM), trabalhou como responsável da qualidade na indústria automobilística e atualmente trabalha em AuraPortal, onde tem sido responsável por importantes projetos com destacados clientes e supervisa a estreita colaboração e sinergia entre as ações comerciais e de consultoria. É professor colaborador no curso de mestrado da Universidad Politécnica de Valencia (UPV), na área de consultoria de TI e doutorando do programa ITIO (Integración de las Tecnologías de Información en las Organizaciones) dessa universidade.. Sobre AuraPortal AURA é um fabricante global de BPMS (Business Process Management Suite) que oferece uma plataforma, livre de desenvolvimento através de código, que cria automaticamente Motores de Execução de Workflow e Processos de Negócio a partir dos Modelos. AuraPortal é 100% Web e é complementário a sistemas ERP e CRM existentes. AuraPortal está presente em 50 países e conta com mais de 350 clientes como: Coca-Cola, PepsiCo, Frito-Lay, Toyota, Yamaha, Petróleos Mexicanos (PEMEX), ArcelorMittal, Eletrobrás, Royal KPN, Bristol-Myers Squibb, Sodexo, etc. Além disso, também está presente em diversas Agências e Departamentos Governamentais de vários países. Os Escritórios centrais de AuraPortal estão na América do Norte (Boston) e Europa (Holanda), com subsidiária no Brasil, China e Egito. O centro de desenvolvimento de software está localizado em Espanha e Índia. AuraPortal é amplamente conhecido pelas suas inovadoras funcionalidades, tais como a construção automática de Motores de Execução de Processos diretamente a partir do diagrama do modelo, sem a necessidade de intervenção através de código. Como resultado, AuraPortal permite às organizações construir, colocar em funcionamento e continuamente potenciar modelos de processo de negócio, de forma mais rápida em comparação com métodos tradicionais de desenvolvimento. As pessoas mais próximas aos processos são as encarregadas de desenvolver, gerenciar e controlar facilmente todas as atividades do negócio sem a necessidade de desenvolvimentos específicos. U m Wh i t e P a p e r P u b l i c a d o p o r Au r a P o r t a l B r a s i l 19

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