Sistema de Gerenciamento de Workflow para Processos Legislativos

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1 Sistema de Gerenciamento de Workflow para Processos Legislativos Cristiane Ligabue Chemello, Fábio Zschornack Faculdade de Informática Centro Universitário Ritter dos Reis (UniRitter) CEP Porto Alegre RS Brasil cristiane.chemello@gmail.com, fabiozs@uniritter.edu.br Abstract. One of the roles attributed to the Legislative Assembly of Rio Grande do Sul is defining which laws will be applicable to the organization, planning and execution of public functions of common interest to the population [Rio Grande do Sul 2008]. During the implementation of this process, many people are involved (such as members, advisors, employees) making it a complex management work, what brings an imbalanced division of labor. Thus, this paper presents a solution to systematize the work and information flows at the Legislative Assembly of the RS, and automatizing the process of pre-defined business. As a tool for process automation, we use the workflow, which aims to support the cooperative work, emphasizing not only the interaction user/system, but also the interaction between users, [WfMC 1996]. Resumo. Uma das atribuições da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul é a de definir leis para integrar a organização, o planejamento e a execução de funções públicas de interesse comum para a população [Rio Grande do Sul 2008]. Durante a execução deste processo muitas pessoas são envolvidas (deputados, assessores, funcionários) tornando complexo o gerenciamento do trabalho, o que traz um desequilíbrio na divisão das tarefas. Desta forma, este trabalho propõe uma solução que permita sistematizar de forma consistente fluxos de trabalho e informação da Assembleia Legislativa do RS, fazendo a automação do processo de negócio pré-definido. Como ferramenta de automação de processos utilizamos o workflow, cujo objetivo é o suporte ao trabalho cooperativo, onde se enfatiza a interação entre usuários, e não apenas a interação usuário/sistema [WfMC 1996]. 1. Introdução De acordo com Brasil (2008), o processo legislativo estadual é desempenhado pelas Assembleias Legislativas Estaduais visando a normatização de etapas para a produção legislativa. Além disso, define leis para integrar a organização, o planejamento e a execução de funções públicas de interesse comum para a população, conforme define Rio Grande do Sul (2008). Durante a execução desse processo, muitas pessoas são envolvidas (deputados, assessores, funcionários), fazendo com que o tempo gasto para aprovação de uma lei seja grande, tornando complexo o gerenciamento do trabalho, o que traz um desequilíbrio na divisão das tarefas. Visando organizar eletronicamente esse 1

2 processo legislativo, desenvolveu-se uma ferramenta para solucionar e sistematizar, de forma consistente, as atividades ou fluxos de trabalho e informação da Assembleia Legislativa, de maneira a torná-los simples e transparentes aos envolvidos no processo. Este trabalho apresenta uma solução baseada em workflow que sistematiza o processo legislativo da Assembléia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul. Para tanto, foram necessárias as seguintes tarefas: i) estudos sobre workflow, seus tipos e suas ferramentas (motores de workflow); ii) análise, mapeamento e modelagem do processo legislativo do Estado do Rio Grande do Sul; iii) programação das regras de negócios do workflow; e iv) testes/validações desta ferramenta. Este artigo continua como segue: a seção 2 apresenta um referencial teórico sobre workflow, suas técnicas, tipos, e formas de funcionamento; a terceira seção descreve o processo legislativo estadual para o qual a ferramenta foi desenvolvida; a seção 4 descreve a ferramenta desenvolvida, com sua modelagem e implementação; a quinta seção apresenta os testes e validações realizados na ferramenta; e a sexta e última seção apresenta as conclusões e possíveis trabalhos futuros. 2. Referencial Teórico Um sistema de workflow pode ser definido como a automação de um processo de negócio, total ou parcialmente, durante o qual, informações e tarefas são passadas entre os participantes do processo. Entenda-se por processo como sendo um conjunto de atividades e seus relacionamentos, critérios para indicar o início e o término do processo e informações sobre cada atividade, tais como participantes, dados e aplicativos associados. Os processos também podem ser decompostos em subprocessos. [WfMC 1999]. A Figura 1 apresenta esquema dos caminhos e relacionamentos existentes nos conceitos de workflow. Este esquema foi proposto pela Workflow Management Coalition WfMC. Figura 1: Esquema de conceitos de workflow (WfMC 1999). 2

3 Atividade é a descrição de um fragmento de trabalho que contribui para o cumprimento de um processo [WfMC 1996]. Atividade é a menor unidade de trabalho que é manipulada por uma máquina de Workflow (Workflow engine) durante a execução de um processo. Uma atividade de workflow exige recursos humanos e/ou computacionais para ser executada; onde recursos humanos forem necessários, a atividade será alocada para um participante de workflow, também chamado de ator, agente ou usuário, segundo definição de Casati (1995). Do ponto de vista do participante (ator) do Workflow, o trabalho é representado por uma coleção de itens de trabalho. O item de trabalho é o resultado da instanciação de uma atividade. Em geral o item de trabalho é composto pela descrição textual da atividade, podendo ainda possuir documentos, formulários e aplicações anexadas, se assim a atividade o exigir. Um sistema de workflow ao iniciar um processo, em resposta a um evento externo, cria uma instância de processo. Cada instância de processo corresponde a instâncias de atividades. O sistema que permite a definição, o gerenciamento e a execução de workflows é denominado Workflow Management System WFMS. Um WFMS é capaz de interpretar a definição do processo, de interagir com os participantes do workflow e, quando necessário, de invocar ferramentas e aplicativos de sistemas de informação [WfMC 1995]. O WFMS possui, assim, a responsabilidade de controlar o andamento do processo definido, seguindo rigorosamente a ordem determinada pelas dependências entre as atividades, e fazendo sobre ele toda série de controles e consistências especificados [Barthelmess 1996]. Os itens de trabalho a serem executados pelo participante são apresentados a ele, através de uma interface, em uma lista de trabalho, individualizada por participante. Esta lista é obtida a partir de consultas ao WFMS, realizadas por um módulo de software denominado gerenciador de lista de trabalho. Este módulo é também responsável pela manipulação e atualização desta lista. Uma máquina de workflow (Workflow Engine) é um serviço de software que oferece um ambiente de execução para instâncias de processos. Um ou mais engines formam um domínio com ambiente homogêneo de execução. O engine de Workflow tem como principais funções: interpretar a definição de um processo; controlar as instâncias dos processos; navegar entre as atividades de um processo; efetuar o login/logout dos usuários; identificar os itens de trabalho; manter os dados de controle e repassar os mesmos para os sistemas e usuários; intermediar chamadas a aplicações externas; realizar ações de supervisão, para auditoria e administração do Workflow. [WfMC 1999]. Os sistemas de workflow possuem em comum um conjunto de funcionalidades. As principais, segundo Khosafian and Buckiewicz (1995) e Silver (1995), são: Priorização do Trabalho, Acompanhamento do Trabalho, Roteamento do Trabalho, Invocação Automática de Aplicativos, Distribuição Dinâmica do Trabalho e Monitoramento do Trabalho. Segundo a BPMI (2009), atualmente as ferramentas de workflow estão incorporadas em outro conceito, o BPM - Business Process Management. BPM pode ser definido como uma combinação de gerenciamento de fluxos de trabalho, WfMS, com tecnologia de integração de aplicativos, conhecidas como EAI (Enterprise 3

4 Application Integration), aliado a recursos para acompanhamento gerencial dos processos incorporando aplicações de BI - Business Intelligent. Isto tudo para apoiar a interação humana e possibilitar uma ampla integração entre sistemas e o acompanhamento dos processos de negócio. O BPMI - Business Process Management Initiative, formado por um grupo de empresas, visa à padronização da notação de modelagem de processos. Existem, entre os padrões já definidos, os seguintes: BPMN - Business Process Modeling Notation: linguagens específicas para reaproveitamento na fase de desenvolvimento de software; BPML - Business Process Modeling Language, linguagem para desenvolvimento de processos, baseada em XML; BPMA - Business Process Modeling and Analysis: contendo as técnicas de análise de processos. 3. Processo Legislativo Estadual Conforme Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo (2009), o Processo Legislativo é o conjunto de atos realizados pela Assembleia, visando a elaboração das leis de forma democrática, ordenados conforme as regras definidas em acordo pelas partes, expressas na Constituição e no Regimento Interno. O Processo Legislativo é a atividade que garante a publicidade das decisões e dos processos de construção de acordos políticos, que ocorrem na Assembleia. Reúne as regras definidas em acordo pelas partes e expressas na Constituição e no Regimento Interno. Segundo Rio Grande do Sul (2008), o procedimento legislativo para a tramitação de proposições em geral é o seguinte: Recebimento, Pauta, Exame pelas Comissões Técnicas, Apreciação pelo Plenário, Sanção, Promulgação e Publicação das Leis. A Figura 2 identifica o fluxo de uma proposição dentro da Assembleia Legislativa Estadual. Todos esses procedimentos de proposições na Assembleia Legislativa Estadual são realizados de forma não interligada, as diferentes etapas podem ocorrer concomitantemente sem que haja acompanhamento por parte de todos os envolvidos no processo. Para que possíveis falhas e interferências nesse fluxo (Figura 2) sejam minimizadas sugere-se a sistematização desse processo. 4

5 Figura 2: Fluxo de uma proposição. 4. Ferramenta Desenvolvida Por ser um fluxo de trabalho padrão, regulado pela Constituição Federal e pela Constituição Estadual juntamente com o Regimento Interno da Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul, foi possível automatizar o processo legislativo através de uma ferramenta de workflow. 4.1 Modelagem da Ferramenta O diagrama de atividades apresentado na Figura 3 define o processo de negócio do sistema, identificando de forma gráfica quais atividades devem ser executadas e quem irá executá-las (pessoas e sistemas). 5

6 Figura 3: Diagrama de Atividades do Processo Legislativo. O processo legislativo definido no diagrama de atividades (Figura 3) pode ser descrito como segue: Inicialmente o deputado inclui uma minuta de proposição, que é protocolada pelo Departamento de Assessoramento Legislativo e encaminhada para publicação no Diário Oficial da Assembleia para dar conhecimento da matéria proposta. A comissão competente julga a proposta e expede parecer favorável ou contrário para a mesma. A proposição do deputado é encaminhada ao plenário juntamente com o parecer da comissão para ser apreciada e votada pelos parlamentares. Se a proposição for aprovada ela é encaminhada para redação final, onde é redigido o texto que será publicado no Diário Oficial da Assembleia Legislativa. Assim a proposição votada entra em vigor. O diagrama de Casos de Uso mostrado na Figura 4 caracteriza o comportamento das principais funções do sistema e identifica os processos de negócio, representados por um caso de uso de workflow. Deputado Elaborar Proposta Protocolar Proposta Verificar Assinatura Assessoramento Legislativo Gerar Redação Final Diário Oficial Publicar Matéria Workflow Encaminhar Parecer e Emendas Arquivar Proposição Votar Parecer e Emendas Encaminhar Proposta Protocolada Comissão Incluir Parecer e Emendas Plenário Encaminhar Proposição Votada Figura 4: Diagrama de Casos de Uso do Processo Legislativo. 6

7 A figura 5 ilustra o modelo E-R (Entidade-Relacionamento) do banco de dados do sistema são apresentadas as entidades envolvidas, com seus atributos, e os relacionamentos existentes entre as entidades. Figura 5: Modelo E-R do Sistema de Workflow para Processo Legislativo. 4.2 Protótipo da Ferramenta A partir da modelagem da aplicação, definiu-se o escopo do sistema em relação ao Processo Legislativo, determinando-se que o protótipo da aplicação implementa a tramitação de proposições. As regras da base de conhecimento foram definidas para o escopo escolhido e transferidas para um banco de dados. Para tanto, utilizou-se o Sistema Gerenciador de Bancos de Dados Microsoft SQL Server Express Edition. Utilizou-se a linguagem de programação orientada a objetos Visual Basic.Net, que integra a plataforma.net da Microsoft, para implementar o sistema e o Visual Studio 2008 como ambiente de programação. Desenvolveram-se as rotinas de workflow utilizando o Windows Workflow Foundation (WWF), da Microsoft. O WWF é uma API que possibilitou integrar as funcionalidades do workflow implementado à aplicação que o dispara. A Figura 6 mostra a modelagem gráfica do workflow para Processo Legislativo. 7

8 Figura 6: Desenho gráfico do workflow para Processo Legislativo gerado no WWF. A seguir apresentam-se as funcionalidades desenvolvidas no Sistema de Gerenciamento de Workflow para Processos Legislativos. Devido ao grande número de atividades, são mostradas algumas telas da aplicação. A tela de logon solicita a inserção do nome de usuário (login) e senha para acesso. A Figura 7 apresenta a interface para acesso ao sistema identificando o papel do usuário que está logando na aplicação. Figura 7: Tela de Logon 8

9 Após o login bem sucedido o sistema identifica o papel do usuário que está acessando a aplicação e mostra apenas as telas que o mesmo tem permissão de acesso. A Figura 8 mostra o acesso de um usuário com o papel de Deputado. Um deputado apenas pode criar minutas de proposição. Figura 8: Tela de Inclusão de Minuta Depois de incluída a minuta de deputado, a proposta fica na lista de minutas a serem protocoladas pelo departamento de assessoramento legislativo (DAL), que decide se deve ou não dar continuidade ao projeto do deputado; a partir de seu protocolo a minuta ganha um novo número e se torna uma proposição de lei. Caso seja rejeitada, a instância de workflow é encerrada e a proposta não vai a diante. A proposição aceita e protocolada é encaminhada ao setor de comissões para receber um parecer, favorável ou contrário, dependendo da interpretação do relator da comissão. Independente do parecer, a proposta é publicada em ordem do dia, e está apta a entrar em plenário para ser votada. O DAL recebe as matérias publicadas em ordem do dia e decide em qual Ordem do Dia da Sessão (Plenário) esta proposição será votada. Depois de sua votação, caso seja rejeitada pela maioria do plenário, a proposta de lei é arquivada e o workflow encerrado. Se for aprovada, a proposição é encaminhada para sanção, se for sancionada a proposta aguarda promulgação e após é publicada, o que encerra a instância de workflow e todo o fluxo de trabalho de um processo legislativo para projeto de lei. Se não for sancionada, encerra-se o workflow e a lei não entra em vigor. Optou-se por não implementar a atividade Arquivar Lei por ser uma ação que é executada somente a cada final de legislatura, ou seja, de quatro em quatro anos, pois com isso a instância ficaria em execução até o final do mandado, e não permitiria um controle eficaz das minutas que viraram lei. 9

10 Outro papel previsto pela aplicação é o de gerenciador de workflow, que possui uma visão de todas as instâncias iniciadas pelo sistema, estando elas em execução ou concluídas. A Figura 9 apresenta a interface de gerenciador, com a relação de instâncias de workflow que estão armazenadas no sistema. Figura 9: Tela de Lista de Instâncias de Workflow O gerenciador, ao acessar uma instância de workflow abre-se nova janela com informações detalhadas. Na aba Geral tem-se a data de inicialização, onde se iniciou a instância do processo legislativo; a descrição da proposta de lei e o número da proposta que iniciou a instância do processo, conforme mostra a Figura 10. Na aba Histórico (Figura 11) são listadas as atividades realizadas por esta instância de workflow. Figura 10: Tela de Detalhamento da Instância de Workflow 10

11 Figura 11: Tela de Atividades da Instância de Workflow 5. Testes e Validações Durante a implementação do sistema de gerenciamento de workflow, foram realizados testes em vários módulos da aplicação, em duas fases: a primeira, durante o desenvolvimento do projeto, para verificar o funcionamento adequado dos módulos. Nesta etapa, um analista de sistemas que conhece as regras de negócio da Assembleia Legislativa, acompanhou todo o desenvolvimento do projeto validando suas etapas. A segunda fase consistiu em dois testes finais na aplicação para validação do workflow. O primeiro foi feito pelo o analista de sistemas que presta serviços para a Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul, como mencionado acima, conhecendo as etapas deste fluxo de trabalho. Conforme sua avaliação o workflow implementado mostrou-se condizente com o processo legislativo. O sistema de workflow segundo sua análise foi eficaz na execução das atividades realizadas conforme simulação feita. O segundo teste foi realizado por um funcionário do setor administrativo que exerce cargo de coordenadora do Departamento de Assessoramento Legislativo da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul, também validando o sistema de workflow e determinando sua equivalência com o processo legislativo para projetos de lei realizados pelo referido Órgão Estadual. 6. Conclusões e Trabalhos Futuros Este artigo apresentou uma ferramenta para gerenciamento de workflow para processo legislativo. A partir dos estudos apresentados determinaram-se os métodos e técnicas de automação de processos utilizados para a construção e implementação do Sistema de 11

12 Gerenciamento de Workflow para Processos Legislativos, proporcionando uma compreensão geral do processo legislativo, demonstrando eficácia no mapeamento de suas atividades e relacionamentos, conforme os testes e validações mostraram. O Windows Workflow Foundation utilizado no ambiente de desenvolvimento Visual Studio.NET e integrado ao sistema de gerenciamento de banco de dados SQL Server Express, permitiu o desenvolvimento do sistema, determinando o fluxo de trabalho, onde os usuários puderam interagir com o esse fluxo. Dentre as dificuldades encontradas, a principal delas foi mapear o processo legislativo da Assembleia Legislativa do Rio Grande do Sul, pois trata-se de um fluxo de trabalho complexo e que envolve distintas etapas e recursos. Esta ferramenta foi validada por um analista de sistemas que analisou a utilização do Windows Workflow Foundation e sua integração com a aplicação desenvolvida em.net. Durante a implementação acompanhou o desenvolvimento do sistema e sugeriu ajustes que foram acrescentados à solução. Após realizar testes o analista considerou o software aplicável ao cliente Assembleia Legislativa, por estar condizente com a realidade de trabalho da mesma. Além disso, um funcionário da Assembleia Legislativa do RS, que trabalha no setor administrativo da mesma, realizou testes na aplicação, conforme seus conhecimentos administrativos dos trâmites da Assembleia, sugerindo ajustes pertinentes aos processos de aplicação da ferramenta, adequando-se ao trabalho realizado na Casa Legislativa. Estas sugestões foram implementadas posteriormente exigindo uma nova fase de testes demonstrando, em conformidade com a primeira validação, que o workflow apresentou compatibilidade com as normas administrativas da Assembleia. Como trabalhos futuros, propõe-se fazer uma análise do tempo de execução de uma instância de workflow do processo legislativo, mostrando o real ganho com a utilização deste sistema em comparação com o fluxo de trabalho empregado atualmente na Assembleia. Além disso, sugere-se a utilização de técnicas de ECM (Enterprise Content Management) para armazenamento, controle e pesquisa dos documentos gerados pela aplicação durante o processo. References Assembleia do Estado do Rio Grande do Sul (2008) Regimento Interno : Resolução nº 2.288, de 18 jan e alterações até dez. 2008, Diário Oficial da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul, December. Assembleia do Estado de São Paulo (2009) Processo Legislativo, May. Brasil. Constituição. (2008) Constituição da República Federativa do Brasil : Texto constitucional de 5 de outubro de 1988 com as alterações adotadas pela Emenda Constitucional de nº 57 de 18 dez Diário Oficial da União, Brasília, December. Barthelmess, P. (1996) Sistemas de Workflow: Análise da Área e Proposta de Modelo, Dissertação de Mestrado, Instituto de Computação, Universidade Estadual de Campinas, Campinas, São Paulo. 12

13 Business Process Management Initiative. (2009), April. Casati, F., Ceri, S., Pernici, B. and Pozzi, G. (1995) Conceptual Modeling of Workflows : Proceedings of OO-ER Conference, Gold Coast, Australia. Khosafian, S. and Buckiewicz, M. (1995) Workflow: Computer-Supported Collaborative Work-Processing, In: Introduction to Groupware, Workflow and Workgroup Computing, Edited by John Wiley & Sons, New York. Chap.5, p Rio Grande do Sul (2008) Constituição do Estado do Rio Grande do Sul : Texto constitucional de 3 de outubro de 1989 com as alterações adotadas pelas Emendas Constitucionais de nº 1, de 1991, a 57, de 2008, Diário Oficial do Estado do Rio Grande do Sul, May. Silver, B. (1995) Automating the Business Environment In: New Tools for New Times: The Workflow Paradigm. Lighthouse Point: Future Strategies, p Workflow Management Coalition (1996) The Workflow Reference Model, Bruxelas, June. Workflow Management Coalition (1996) Terminology & Glossary, Bruxelas, June. Workflow Management Coalition (1999) Terminology & Glossary, Hampshire, UK, February. 13

14 DECLARAÇÃO Declaro, para os devidos fins, que validei o workflow para processo legislativo implementado por Cristiane Ligabue Chemello, para seu Trabalho de Conclusão do Curso de Sistemas de Informação, do Centro Universitário Ritter dos Reis, e considerei o fluxo de trabalho de acordo com a tramitação de um projeto de lei padrão, nos termos das normas vigentes. Porto Alegre, 07 de dezembro de Carmen Suzana Rocha Santos Matrícula Consultora Técnica Legislativa da Assembleia Legislativa do Estado do Rio Grande do Sul 14

15 DECLARAÇÃO Declaro, para os devidos fins, que validei o workflow para processo legislativo implementado por Cristiane Ligabue Chemello, para seu Trabalho de Conclusão do Curso de Sistemas de Informação, do Centro Universitário Ritter dos Reis, e considerei o fluxo de trabalho de acordo com a tramitação de um projeto de lei padrão, nos termos das normas vigentes. Porto Alegre, 07 de dezembro de Carmem Regina Strapasson Rohloff Matrícula Analista de Sistemas Cia. De Processamento de Dados do Estado do RS 15