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1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA BACHARELADO EM CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO Márcio Wolfgang Neubrand UTILIZAÇÃO DE UMA FERRAMENTA DE WORKFLOW PARA O AUXÍLIO NO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS INTELIGENTES Trabalho de conclusão de curso submetido à Universidade do Estado de Santa Catarina como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Bacharel em Ciência da Computação. Débora Cabral Nazário Orientadora Joinville, Dezembro/2005

2 ii UTILIZAÇÃO DE UMA FERRAMENTA DE WORKF LOW PARA O AUXÍLIO NO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS INTELIGENTES Márcio Wolfgang Neubrand Este Trabalho de Conclusão de Curso foi julgado adequado para a obtenção do título de Bacharel em Ciência da Computação Área de Concentração Sistemas de Computação e aprovada em sua forma final pelo Curso de Ciência da Computação Integral do CCT/UDESC. Roberto Silvio Ubertino Rosso Jr. Banca Examinadora Débora Cabral Nazário Ricardo Ferreira Martins Omir Correa Alves Jr.

3 iii No mundo existem mais pessoas que desistem do que pessoas que fracassam Henri Ford

4 iv A todos os acadêmicos que cursam Ciência da Computação na UDESC ou cursos relacionados.

5 v Agradeço este trabalho imensamente a minha professora orientadora Débora Cabral Nazário pelo aprendizado e orientação recebidos.

6 vi SUMÁRIO LISTA FIGURAS...viii LISTA TABELAS...ix LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS... x RESUMO...xi ABSTRACT...xii INTRODUÇÃO GED (GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS) TECNOLOGIAS RELACIONADAS AO GED Document Imaging (DI) Document Management (DM) Workflow COLD/ERM Forms Processing RIM Records and Information Management WORKFLOW PARTES CONSTITUINTES DE UM SISTEMA DE WORKFLOW CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE WORKFLOW Modelo de componentes para ferramentas de Workflow BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) Aplicação de BPM ao trabalho DOCUMENTOS INTELIGENTES ESTRUTURA DO DOCUMENTO HOLÔNICO Gerência de Configuração Gerência de Falhas Gerência de Segurança DOCUMENTOS INTELIGENTES NO TRABALHO XML Estrutura de um documento XML Aplicação do XML ao trabalho FERRAMENTAS DE WORKFLOW... 22

7 vii 4.1 TIKIWIKI TYPO OPENWFE PROJETO DO SISTEMA VISÃO GERAL DO FLUXO DO PROJETO DE PESQUISA STATUS DO PROJETO DE PESQUISA VISÃO DO DEPARTAMENTO VISÃO DO DAPE VISÃO DO CONCENTRO VISÃO DE RECURSOS DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA REQUISITOS MÍNIMOS FUNCIONALIDADES IMPORTANTES DO SISTEMA Monitoramento de atividades Atividades do usuário Novo Projeto de Pesquisa Encaminhar para o relator Parecer do relator Resposta Aprovar Projeto Encaminhar para o relator de vistas Resposta de vistas Parecer de vistas Projeto Aprovado Projeto Finalizado DOCUMENTOS HOLÔNICOS CONCLUSÃO REFERÊNCIAS ANEXOS ANEXO A PROJETO DE PESQUISA (NOVO) ANEXO B MODELO ENTIDADE RELACIONAMENTO ANEXO C DEFINIÇÃO DAS TABELAS DO SISTEMA... 59

8 viii LISTA FIGURAS Figura 1 Ciclo de Vida da Informação (ATSOLUTIONS, 2005)... 4 Figura 2 Modelo de referência definido pela WfMC para ferramentas de workflow.. 11 Figura 3 Estrutura do documento holônico Figura 4 Tela de administração de Workflow do TikiWiki Figura 5 Tela de demonstração da ferramenta TYPO Figura 6 Tela de demonstração do OpenWFE Editando um workitem Figura 7 Visão geral do fluxo do projeto de pesquisa Figura 8 Status do projeto de pesquisa Figura 9 Visão do Departamento Figura 10 Visão do DAPE Figura 11 Visão do CONCENTRO Figura 12 Visão de Recursos Figura 13 Monitoramento das atividades Figura 14 Atividades do usuário Figura 15 Projeto de Pesquisa Novo Figura 16 Projeto de Pesquisa Encaminhar para o relator Figura 17 Projeto de Pesquisa Parecer Figura 18 Projeto de Pesquisa Resposta Figura 19 Projeto de Pesquisa Aprovar Projeto Figura 20 Projeto de Pesquisa Encaminhar para o relator de vistas Figura 21 Projeto de Pesquisa Resposta de vistas Figura 22 Projeto de Pesquisa Parecer de vistas Figura 23 Exemplo de documento holônico gerado pela aplicação... 46

9 ix LISTA TABELAS Tabela 1 Lista de ferramentas e versões utilizadas... 35

10 x LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS BPM Business Process Management BSD Berkeley System Distribution CMS Content Management System COLD Computer Output to Laser Disk DI Document Imaging DLL Dynamic Link Library DM Document Management DTD Document Type Declaration ERM Enterprise Report Management FAQ Frequently Asked Questions GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos GLP General Public Licence HMS Holonic Manufacturing Systems ICR Intelligent Character Recognition OCR Optical Character Recognition ORB Object Request Broker PHP Hypertext Preprocessor RIM Records and Information Management XML extensible Markup Language W3C World Wide Web Consortium WWW World Wide Web

11 xi RESUMO O presente Trabalho de Conclusão de Curso tem por objetivo estudar, adaptar e implantar uma ferramenta de GED e workflow no Centro de Ciências Tecnológicas da UDESC, visando a uma maior dinâmica nos processos internos, redução de custos e aumento da produtividade. O produto do presente TCC é a implementação de um protótipo de fluxo de trabalho adaptado à realidade da UDESC. Primeiramente é apresentado um embasamento teórico das tecnologias relacionadas ao tema, GED, XML e Workflow e posteriormente é apresentado o protótipo desenvolvido.

12 xii ABSTRACT The purpose of this work of conclusion covers studying, adapting and to implementing an EDM\Workflow tools in the Center of Technological Sciences of UDESC, seeking for a faster internal processes, reduction of costs and increase of the productivity. The product of the present work of conclusion will be the implementation of a prototype adapted to the reality of UDESC. Firstly will be presented a theoretical study of the technologies related to the theme, EDM (Electronic Document Management), XML and Workflow and later the developed prototype.

13 INTRODUÇÃO O objetivo geral deste trabalho é aumentar a eficiência e a produtividade da gestão de Projetos de Pesquisa na UDESC, através do uso de ferramentas baseadas em software livre que serão estudadas no decorrer do trabalho. Neste trabalho foi desenvolvido um fluxo de Workflow para os Projetos de Pesquisa, adaptado à realidade do processo atual garantindo agilidade, sigilo e segurança no acesso aos documentos. Os sistemas de Workflow auxiliam na automação do trabalho cooperativo nas organizações. Atualmente, diversas corporações estão adotando sistemas de Workflow, auxiliando a melhorar a eficiência organizacional de processos internos e de negócios. Os sistemas de GED possibilitam a gestão do conteúdo de uma organização por intermédio de ferramentas que realizam a publicação, pesquisa, revisão e indexação de documentos. Esses sistemas possuem métodos de controle de acesso aos documentos, garantindo a segurança dos mesmos. Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa (CENADEM, 2005). Com a união entre as tecnologias de workflow e GED, é possível construir um ambiente de trabalho virtual, pois todas as informações necessárias para realizar as atividades estarão disponíveis em meio digital, facilitando a participação de equipes que estejam geograficamente distantes, ou não, agilizando e permitindo a abertura de novas possibilidades de trabalho e a integração das decisões. (INDUSPLACE, 2005). Neste trabalho é aplicado o conceito de documentos holônicos, ou documentos inteligentes, que juntamente com as tecnologias de Workflow e GED proporcionam imensos benefícios já vistos hoje em dia na área de manufatura, como por exemplo, os Sistemas Holônicos de Manufatura (HMS). O trabalho emprega tecnologias como Workflow, GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e documentos inteligentes, usando como base uma ferramenta já desenvolvida, baseada em software livre. Os objetivos específicos do trabalho são citados a seguir:

14 2 Estudo de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Pesquisa das tecnologias relacionadas ao tema o Workflow o XML o Documentos holônicos Estudo de ferramentas de Workflow baseadas em software livre, como por exemplo, Tikiwiki e TYPO3. Projeto e implementação de um protótipo para um processo interno do Centro de Ciências Tecnológicas da UDESC. o Modelagem do fluxo de trabalho envolvido o Banco de dados o Segurança o Adaptação necessária para a realidade da UDESC o Integração com os documentos holônicos O trabalho foi desenvolvido tendo em vista uma organização, que assim se apresenta: O capítulo 1 aborda o histórico, evolução e conceitos relacionados ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Já no capítulo 2 são estudados os sistemas Workflow, apresentado seus conceitos formais e sua aplicação no desenvolvimento deste trabalho. O capítulo 3 aborda a teoria sobre os documentos inteligentes, apresentando, em linhas gerais, os conceitos sobre a tecnologia XML e a integração dos documentos holônicos ao projeto desenvolvido. O capítulo 4 apresenta as ferramentas de Workflow estudadas para o desenvolvimento do trabalho, assim como a justificativa da ferramenta escolhida. Para finalizar o estudo, o capítulo 5 apresenta uma descrição do desenvolvimento do sistema proposto, o qual foi implementado utilizando uma das ferramentas estudadas.

15 3 1. GED (GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS) Neste capítulo são abordados os conceitos de tecnologias relacionados ao GED, assim como a sua evolução até os dias atuais. A quantidade de informação gerada pela humanidade vem aumentando a cada dia e estima se que nos próximos anos ela duplicará a cada 11 horas (CENADEM, 2005). As empresas acompanham este crescimento, investindo em tecnologias que auxiliam na produção, coleta, processamento, armazenamento e disseminação das informações. Neste contexto, um conjunto de tecnologias que tem merecido destaque é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com o ritmo acelerado da evolução tecnológica, a informação tornou se mais acessível, contribuindo para um aumento da participação do conhecimento na geração de riqueza para as organizações. "O conhecimento passa a ser o novo motor da economia." (BALDAM et al., p.24). De fato, o conhecimento tornou se fator essencial no processo de produção, visto que "a competição é cada vez mais baseada na capacidade de transformar informação em conhecimento e conhecimento em decisões e ações de negócio." (LOPES, p. 25). Sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são ferramentas que permitem publicar e recuperar documentos, sejam eles documentos de texto, planilhas de cálculo, imagens, apresentações, documentos digitalizados, entre outros, permitindo organizar e indexar esses documentos de forma a facilitar sua recuperação por meio de uma busca. Conforme o CENADEM 1 (2005), O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.. 1 Fundado em 1976, é uma organização voltada ao desenvolvimento e aplicação de programas de treinamento na área de Tecnologia e Sistemas de Imagem e Informação, Organização Sistemas e Métodos, Arquivologia, Documentação, Informática, Administração e Workflow. Promove a Infoimagem, sendo o segundo maior evento mundial em sua área de atuação.

16 4 Observa se então uma evolução no conceito de GED, que deixa de ser uma forma de transformar documentos em meio analógico (papel) para o meio digital e passa a ser uma forma mais ampla que abrange tanto os documentos analógicos quanto aqueles que já nascem em meio digital, a exemplo de uma planilha de cálculo, de um documento de processador de texto, um e mail entre outros. O GED também proporciona uma organização dos documentos por meio de indexação por palavras chave, segurança para os documentos, categorização, histórico, além de controlar todo o ciclo de vida da informação, conforme a Figura 1. Segundo a ATSolutions (2005), Sistemas GED oferecem os recursos necessários ao gerenciamento do ciclo de vida de um documento num ambiente colaborativo, em que profissionais distribuídos por espaços físicos distintos participam do processo de criação de forma organizada. Figura 1 Ciclo de Vida da Informação (ATSOLUTIONS, 2005) Os documentos, de uma maneira geral, possuem um ciclo de vida, chamado ciclo de vida da informação (Figura 1). O processo inicial desse ciclo dá se na criação do documento, que pode ser de diversas formas, como digitalização de um documento analógico (papel), digitação, e mail, fonte de conhecimento, entre outros. Seguindo o fluxo, o documento receberá uma revisão e, em seguida, uma edição. Se aprovado, irá direto para a sua versão final; caso contrário, será gerada uma nova versão do

17 5 documento, sendo revisado e editado novamente. Já na versão final, o documento será publicado em alguma base de conhecimento, que pode ser uma coleção de PDF, um portal corporativo, CD ROM, impresso, ou qualquer outro meio de divulgação. Naturalmente, o documento entra em seu uso inativo e posteriormente é arquivado. Quando o documento não é mais significante para a organização ele será destruído, encerrando o seu ciclo de vida. Sistemas de GED então podem ser descritos como sistemas que permitem o gerenciamento, armazenamento, recuperação, intercâmbio e arquivamento de documentos de forma segura e ágil. Esses sistemas podem ter outros sistemas anexos, como por exemplo um sistema de Workflow, que atua de forma complementar ao GED, aumentando sua capacidade, no sentido de criar novas funcionalidades como um fluxo de trabalho que utiliza os documentos do GED em seu processo. 1.1 TECNOLOGIAS RELACIONADAS AO GED Um sistema GED é uma união de diversas tecnologias que foram sendo incorporadas à medida que suas necessidades surgiram dentro das empresas. As tecnologias que compõem um sistema GED são Document Imaging (DI), Document Management (DM), Workflow, COLD/ERM, Forms Processing, Records and Information Management (RIM), que são descritos a seguir: Document Imaging (DI) Foi a primeira tecnologia GED que surgiu e seu foco é a digitalização de documentos de meio analógico (papel ou microfilme) em meio digital. A tecnologia antecessora ao DI foi a microfilmagem, que ainda é utilizada por algumas empresas hoje em dia. É importante ressaltar que um documento digitalizado gera uma imagem e geralmente ocupa dez vezes mais espaço que um documento textual gerado através de um processador de texto. Um documento digitalizado também não pode ser processado, seja por um processador de texto ou por um sistema de processamento de dados, a não

18 6 ser que ele passe por um processo conhecido como reconhecimento de caracteres. Existem dois tipos de tecnologias para o reconhecimento de caracteres, de acordo com sua aplicação: OCR (Optical Character Recognition), que serve para o reconhecimento de caracteres padronizados, como os documentos impressos, e o ICR (Intelligent Character Recognition), que é aplicado sobre documentos manuscritos. (CENADEM, 2005) Document Management (DM) A tecnologia conhecida como Document Management (DM) gerencia o documento durante todo o seu ciclo de vida. O DM possui funções como o controle de versões de documentos, o uso de modelos predefinidos ou formulários eletrônicos, integração com programas geradores de novos documentos, gerenciamento, fluxos e suporte a diversos tipos de documentos. Seu objetivo é controlar o documento que esteja em uso, sendo modificado ou referenciado por outros documentos. Aplica se o DM na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia, sendo inclusive uma das exigências da ISO (CENADEM, 2005) Workflow O Workflow foi incorporado ao GED como uma forma de automatizar o trâmite de documentos, de maneira a gerar diversos benefícios ao processo de negócio das empresas. Detalhes sobre a tecnologia de Workflow estão descritos no capítulo 2 deste estudo. (CENADEM, 2005) COLD/ERM A tecnologia COLD (Computer Output to Laser Disk), também conhecida como ERM (Enterprise Report Management), permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Veio em substituição à tecnologia COM (Computer Output to Microfilm), que gerava relatórios em microfilme, devido às grandes vantagens no armazenamento em discos ópticos em relação ao microfilme. (CENADEM, 2005).

19 Forms Processing Forms Processing ou Processamento de Formulários é a tecnologia que permite reconhecer as informações textuais em formulários por meio das tecnologias de reconhecimento óptico de caracteres e adicioná las em campos de um banco de dados. O objetivo desse processo é preparar o formulário para colher seus dados e enviá los a um sistema que tratará de forma adequada as informações colhidas. São aplicadas em formulários de repartições públicas, pedidos de clientes, ordens de pagamento, documentos padronizados de recursos humanos, formulários bancários, entre outros. O melhoramento das tecnologias de reconhecimento de caracteres (OCR e ICR) viabilizou a tecnologia de Forms Processing de maneira a substituir a digitação manual por sistemas digitais que realizam um processo automático. (CENADEM, 2005) RIM Records and Information Management Trata se da tecnologia de gerenciamento de arquivos e informação. De acordo com o CENADEM (2005), RIM É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.

20 2. WORKFLOW Conforme a WFMC 2 (1995) workflow está associado com a automação dos processos onde documentos, informações ou tarefas são passadas entre participantes de acordo com um conjunto de regras definidas para atingirem uma meta ou contribuírem com um resultado de negócio. Já Guerrero (1999) define que workflow é a tecnologia que engloba um conjunto de ferramentas que permitem a automação do fluxo de trabalho. A principal função de um sistema workflow no contexto de Workgroup Computing é a automação de um processo estruturado e a eliminação de tarefas improdutivas. Como foi conceituado, workflow consiste em automatizar os processos de negócio de uma organização, com o objetivo principal de aumento na produtividade. A seguir faz se uma exposição da constituição de um sistema de workflow e de como pode ser classificado, em seguida é apresentado de forma sucinta os conceitos de BPM (Business Process Management) que representa uma integração dos fluxos de workflow para permitir ao nível gerencial uma rápida tomada de decisão. 2.1 PARTES CONSTITUINTES DE UM SISTEMA DE WORKFLOW Um sistema de workflow é constituído de atividades, papéis, tarefas e documentos. Estas partes são descritas a seguir: Atividades: É o conjunto de eventos que ocorrem sobre a responsabilidade de um ator. Essa definição permite que uma atividade seja realizada por mais de uma pessoa, contanto que um ator seja responsável pela atividade. Uma atividade requer recursos humanos ou automatizados para suportar a execução do processo. Sempre que um recurso humano é necessário, uma atividade é alocada para um participante do workflow. Existem dois tipos de atividade que podem fazer parte de um workflow: 2 WfMC (Workflow Management Coalition) é uma entidade sem fins de lucro, criada em 1993 por cerca de 90 empresas como Coca Cola, HP, IBM, Microsoft, Novell, Oracle, Price Waterhouse, SAP, Siemens e Xerox e tem por objetivo o desenvolvimento de padrões e terminologia para tecnologia de workflow.

21 9 Atividades manuais incapazes de automação e saem do escopo do sistema de gerenciamento do workflow. Tais atividades podem ser incluídas na definição do processo, por exemplo, para suportar a modelagem do processo, mas não fazem parte do resultado de um workflow. Atividades automatizadas capazes de serem automatizadas por meio de um computador, usando um sistema de gerenciamento de workflow para gerenciar a sua execução. Papéis: são os profissionais envolvidos no fluxo de trabalho. Também podem ser chamados de atores. Por exemplo, um aprovador pode ser um papel que pode ser desempenhado por qualquer pessoa que possua esse papel pré definido. Tarefas: são as regras aplicadas ao fluxo de trabalho. Preencher um formulário, aprovar um documento ou solicitar uma revisão são exemplos de tarefas. Documentos: é a base de conhecimento que tramita no fluxo. Podem ser formulários, planilhas de cálculo, documentos de processadores de texto ou qualquer outro tipo de documento que faça parte das informações pertinentes ao fluxo em que está ligado. 2.2 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE WORKFLOW Conforme Nicolao (1998) soluções de workflow podem ser classificadas em quatro categorias: sistemas ad hoc, sistemas de coordenação, sistemas administrativos e sistemas de produção. A descrição das categorias encontram se a seguir: Sistemas ad hoc: adequado para um processo executado uma única vez, cada pessoa atuando sobre o mesmo e roteando o para o próximo agente interventor, tipicamente baseado em ferramentas de correio eletrônico. Sistemas de coordenação: concebidos para facilitar ações de coordenação de processos continuamente desenvolvidos na empresa, onde pessoas ou grupos trabalham em colaboração para atingir um determinado objetivo.

22 10 Sistemas administrativos: concebidos para o roteamento inteligente de formulários através da organização. Tais formulários são baseados em textos e consistem de campos editáveis, sendo roteados automaticamente, de acordo com o tipo de informação nele inserido. Em complementação, tais sistemas podem notificar as pessoas a respeito de quando uma determinada ação é executada, permitindo o gerenciamento de prazos críticos. Sistemas de produção: concebidos para a automatização do fluxo de papéis na organização, transformando os em imagens digitais. Tais sistemas estão estreitamente associados com a tecnologia de processamento de imagens, podendo envolver também o roteamento inteligente de formulários e o acesso a bancos de dados corporativos. O sistema de workflow a ser utilizado neste trabalho será um sistema administrativo, que fará o roteamento inteligente dos formulários do protótipo proposto. Esse assunto será desenvolvido no capítulo Modelo de componentes para ferramentas de Workflow A WFMC (1995) define um bom e abrangente modelo de referência com a seguinte estrutura e componentes para produtos que utilizam a tecnologia de workflow, mostrados na Figura 2. A seguir estão descritos os componentes que formam o modelo proposto pela WfMC: 1. Ferramenta para Definição de Processo (Process Definition Tool): usada para criar definições de processo que possam ser manipuladas em computador. Ela pode ser baseada em uma linguagem formal de definição de processos, em um modelo de objetos e seus relacionamentos, ou ainda em um conjunto de instruções para roteamento de informações. 2. Definição do Processo (Process Definition): contém todas as informações necessárias para o seu processamento, tais como condições de início e término, atividades, regras de navegação entre as atividades, dados relevantes para o workflow etc.

23 11 Figura 2 Modelo de referência definido pela WfMC para ferramentas de workflow 3. Motor de Workflow (Workflow Engine): parte central de um sistema de workflow, responsável por coordenar as listas de trabalho, através das definições do processo e gravar esses dados para a aplicação. 4. Dados Relevantes para o Workflow e para a Aplicação (Workflow Relevant Data and Application Data): os dados relevantes ou dados do caso são usados pelo workflow para decidir a seqüência e condições de atividades; os dados da aplicação não são manuseados pelo workflow. 5. Listas de Trabalho (Worklists): conjunto de itens que necessitam da atenção de um usuário. 6. Cliente (Worklist Handler & User Interface): responsável pela interação com o usuário e com o Serviço de Coordenação de Workflow, através das Listas de Trabalho.

24 12 7. Aplicação (Exposed and Embedded Interfaces): permite o desenvolvimento de aplicações que queiram se relacionar diretamente com os componentes de software de workflow. Atualmente, quando exposta, esta interface é proprietária. A proposta da WfMC é a de criação de uma WAPI (Workflow Application Programming Interface). 8. Serviço de Coordenação de Workflow (Workflow Enactment Service): responsável pela interpretação da descrição de um processo e gerência das suas instâncias, incluindo controle da seqüência de suas atividades, manutenção das listas de trabalho dos usuários e ativação de outros programas e aplicações. 9. Operações de Supervisão (Supervisory Operations): permite que usuários privilegiados possam alterar características dos processos em andamento, definir papéis, acompanhar o histórico das atividades de uma instância de processo, consultar métricas e outras estatísticas etc. 2.3 BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) Conforme Silver (2002) a integração tem tomado o lugar da automação como fator crítico no melhoramento dos processos. Onde o workflow tentou retirar a ineficiência automatizando alguns gargalos isolados, o software de BPM concentra se em interconectar essas ilhas isoladas de automatização e integrá las aos processos dos parceiros de negócio. Na verdade, o BPM é responsável por um novo conjunto de valores de negócio: Agilidade: A habilidade de trazer novos produtos e serviços ao mercado mais rapidamente e adaptar processos mais eficientemente para atender as mudanças de demanda do mercado. Flexibilidade: Acomodar sistemas diferentes e exceções às regas de negócios dinamicamente. Visibilidade: Prover um gerenciamento de indicadores de desempenho dentro dos processos. (SILVER, 2002)

25 Aplicação de BPM ao trabalho Conforme apresentado, o BPM não fica muito distante dos conceitos já apresentados de Workflow, acrescentando a integração do ambiente organizacional, tornando o mais ágil, flexível e dinâmico. A aplicação de BPM ao trabalho proposto encaixa se no uso dos documentos holônicos e das tecnologias de PHP e XML. A utilização destes conceitos fará com que o fluxo tramite com maior confiabilidade e segurança. A confiabilidade será garantida através do uso de gerência de falhas, fazendo cópias de segurança dos documentos, podendo ser restauradas assim que alguma anomalia for detectada e a segurança será garantida pelo uso de gerências de segurança, que permitem que o usuário confie que as informações ali contidas realmente foram criadas pelo seu autor, através do uso de assinaturas digitais. Mais detalhes sobre as gerências e os documentos holônicos são explicados na sessão 3.1 deste trabalho.

26 3 DOCUMENTOS INTELIGENTES Neste capítulo serão apresentados os conceitos relacionados aos documentos inteligentes ou documentos holônicos, a estrutura do documento holônico e a utilização de documentos inteligentes no trabalho. A origem do termo holônico, vem de Holon, que é uma palavra Grega derivada de holos, que quer dizer conjunto, com o sufixo on que significa partícula ou parte. Portanto, holônico representa um conjunto de partes menores que simplificam a maneira de resolver determinados problemas, quebrando os em partes menores. Hoje em dia, esse conceito já é aplicado à área de manufatura, onde existem os HMS (Holonic Manufacturing Systems) ou sistemas holônicos de manufatura. (SUGIMOTO, 2003). A idéia deste trabalho é estudar esses conceitos e aplicá los ao fluxo de workflow proposto. O conceito de documentos holônicos idealizado por Romão (2005) 3 consiste no desenvolvimento de um modelo completamente novo de documento eletrônico, onde ele possa ter a capacidade de se auto gerenciar, autonomia para tomar decisões de acordo com a situação do ambiente, e tem como objetivo garantir a disponibilidade e gerenciar a segurança as informações contidas no documento. Utilizando o conceito de documentos holônicos, os documentos terão mais mobilidade e agilidade, garantindo uma maior confiabilidade, segurança e rapidez no acesso as informações dos documentos. (ROMÃO, 2005) 3 Este trabalho aplica os conceitos de documentos holônicos aos processos de workflow, através do uso da tecnologia de documentos XML descritos neste capítulo. 3 ROMÃO, Luiz Melo. Aplicação do conceito de sistemas holônicos adaptado em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Dissertação (Mestrado em Ciência da Computação) Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2005.

27 ESTRUTURA DO DOCUMENTO HOLÔNICO O documento holônico contém informações referentes ao comportamento do documento e funções de gerência, para que os gerentes possam iniciar as ações de controle e gerenciamento do documento. Estes gerentes é que darão aos documentos holônicos, a autonomia para realizarem todas as funções de suporte para as informações do documento. Segundo Romão (2005), os documentos XML (a linguagem XML será descrita com mais detalhes neste capítulo) possuem uma estrutura semelhante, composta de um cabeçalho, e do restante do documento chamado de instância. O cabeçalho do documento contém informações que o identificam como sendo XML, tais como a versão da linguagem utilizada e documentos ao qual ele está relacionado. A instância do documento vem logo abaixo do cabeçalho, contendo as informações do documento, organizados em uma hierarquia. Apresenta se na Figura 3 a estrutura do documento holônico, que é dividida em duas partes. Na primeira, está a camada de dados, onde as informações do documento ficarão guardadas. Na segunda parte está a camada de aplicação, que possui as informações de controle para o gerenciamento. (ROMÃO, 2005) Figura 3 Estrutura do documento holônico

Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382.

Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382. Luciano Rocha Diretor Técnico Enial Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES www.al.es.gov.br - luciano@al.es.gov.br Tel.: 027 3382.3858-99712845 GED - ECM Estatísticas: Gasta-se 400 horas por ano procurando

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