PROJETO- MANUAL DE PRATICAS JUDICIAIS E CARTORARIAS PARA O PROCESSO ELETRONICO. REVISTA ELETRONICA

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1 1 PROJETO- MANUAL DE PRATICAS JUDICIAIS E CARTORARIAS PARA O PROCESSO ELETRONICO. REVISTA ELETRONICA Nos dias atuais o Judiciário tem se visto às voltas com o número gigante de demandas, assoberbando o serviço forense com uma infinidade de ações, cujas pretensões se encontram arrimadas nos mais variados motivos, seja no âmbito do direito público, seja nas relações entre os particulares. O aumento da litigiosidade, contribui para a morosidade judicial. A Constituição cidadã de 1988, referendada pela EC-45, democratizou o acesso à Justiça. A sobrecarga do Judiciário e as dificuldades que comprometem a agilidade na tramitação de processos, levaram a adoção de uma série de medidas que contribuiram para dar celeridade à Justiça; uma delas foi a informatização do Judiciário, que se iniciou com o peticionamento eletrônico. A Justiça do nosso Estado está passando por um sistema de informatização, tanto na capital como no interior do Estado.. O Poder Judiciário do Estado do Amazonas compõe-se do primeiro e segundo graus de jurisdição, sendo o primeiro exercido pelos Juízes de Direito, nas Comarcas da Capital e do interior do Estado e o segundo, pelo Tribunal de Justiça. Sua organização e funcionamento estão definidos na Constituição do Estado, complementada pelo Código de Organização Judiciária Lei Complementar nº 17/97. o Tribunal é composto por 19 Desemarbargadores. Tendo como Presidente o ilustrado Desembargador Ari Jorge Moutinho da Costa. São 156 Juízes de Direito e 1606 servidores/serventuários, totalizando Desses apenas 10% são Juízes e desembargadores pessoas que decidem o processo. O restante é o aparato necessário para que estes 10% consigam decidir. 58% tem curso superior, diferente de industria, comércio ou até outros órgãos públicos. São 20 Varas Cíveis. A missão do Judiciário é resolver lides, fazer que desentendimentos não resolvidos entre os litigantes tenham uma solução jurídica. Se a resposta é demorada, além do descrédito do Judiciário, é possível o agravamento das situações levadas à Justiça.O Poder Judiciário do Estado do Amazonas, com base nos fundamentos da Constituição Federal e das Leis do País, tem como missão prestar a tutela jurisdicional à sociedade, buscando atender sua necessidade de justiça, com qualidade, eficácia, presteza e reduzido ou nenhum custo. Ao Poder Judiciário dentre os três Poderes representativos do Estado, cabe a função de administrar a Justiça, na forma estabelecida na Constituição Federal e nas leis do País, dirimindo as controvérsias e solucionando os litígios públicos e privados, individuais ou coletivos, que lhe são postos a exame e decisão.para o desempenho de suas funções nas áreas fins e meio, o Poder Judiciário conta com uma força de trabalho constituída por colaboradores do quadro, terceirizados (apoio, limpeza e vigilância), estagiários e voluntários. A prestação do serviço jurisdicional do Poder Judiciário do Estado do Amazonas apóia-se no desempenho profissional dos Desembargadores e Juízes, dos serventuários e servidores bem como das demais pessoas que integram a sua força de trabalho. 8 a. Vara Cível. A 8a. Vara Cível ainda é uma vara privatizada, que funciona com estrutura pertencente a um particular. Esse tipo de vara está em extinção, pois conforme a aposentadoria do escrivão titular, elas serão estatizadas. Nesses casos, não tem servidores do quadro do Tribunal de Justiça. Os servidores são contratados e pagos pelo Escrivão titular. Muitas vezes, o funcionário não tem a adequada qualificação, somando-se a isso a constante rotatividade, o que dificultava o serviço, com atraso na prestação jurisdicional. Conforme se pode ver, tínhamos prateleiras cheias de processos, com uma certa desorganização, principalmente porque os processos ficavam anos e anos sem uma

2 2 resposta. Havia uma situação de congestionamento processual, com aproximadamente processos em curso nessa Vara. O problema residia na falta de equipamentos, de um sistema eficaz de controle dos processos, pois muitos eram levados em carga e ficavam ausentes da vara, até extrapolando os prazos processuais. A falta de padronização das rotinas e meios que facilitassem o gerenciamento dos processos, resultavam no quadro de pilhas e pilhas de processos nas prateleiras, manuseados a critério do Escrivão e seus funcionários, como ocorre ainda em muitas Varas convencionais. A forma manual de tramitação dos processos não mais atendia a urgência conclamada pelo ordenamento jurídico e pela sociedade. O gasto de papel, a falta de higienização e o manuseio inadequado dos processos, que poderiam até desencadear doenças respiratórias e dermatologicas, a superlotação do espaço físico com os altos volumosos e extravio dos mesmos, além dos danos e a dificuldade de gerenciamento do acervo, foram fatores essencias para a informatização da 8a. Vara Cível, que além de proporcionar grande economia, reduziu em números signiticativos o tempo de tramitação dos processos. No ano de 2011, foi o inicio da informatização da 8.ª Vara Cível, a qual despontou como uma das pioneiras, dentre as Varas com igual competência, na digitalização dos processos. A informatização permitiu acabar totalmente com os processos físicos existentes na Vara, além de por fim a questão do manuseio de papel velho e advogado levando processo de carga com as dificuldade de se controlar tais situações. A informatização permitiu o controle absoluto e gerenciamento dos processos pelo magistrado, os quais, hoje, são virtuais, em vários formatos eletronicos e se encontram nos servidores do Tribunal de Justiça com respectivos backups. A seguir vou apresentar alguns slides com numeros que comprovam a melhoria do gerenciamento dos processos. Excelência dirigida ao cidadão. A necessidade de mudança por melhoria da prestação do serviço já tinha sido percebida pelo Judiciário. Em 2001, o TJAM implantou o Programa de Gestão pela Qualidade total dos serviços judiciários do Estado do Amazonas - PGQJ-AM.associando suas observações e uma série de elementos que identificados vieram caracterizar os maiores entraves de uma justiça mais eficiente e eficaz, nos fazendo refletir sobre a necessidade premente de ampliar os serviços aos jurisdicionados e fazer uma justiça célere e cidadã, possibilitando um avanço em qualidade sempre procurando observar a missão institucional que estabelece a prestação da tutela jurisdicional à sociedade, buscando atender a sua necessidade de justiça, com qualidade, eficácia, presteza e reduzido ou nenhum custo. Tecnologia- aliada na implementação de novo projetos como SAJ. O projeto teria que atender não apenas as necessidades intrínsecas da Instituição, mas que também obedecessem aos critérios que compõem o modelo de excelência em gestão pública, com o objetivo de alcançar aqueles que são seus principais critérios; LIDERANÇA; ESTRATÉGIAS E PLANOS; CLIENTES OU USUÁRIOS; INFORMAÇÃO; PESSOAS; PROCESSOS e RESULTADOS. Daí, foi desenvolvido um projeto para implementação deste programa, o qual foi executado em quatro fases: SENSIBILIZAÇÃO PARA QUALIDADE; DIAGNÓSTICO; TREINAMENTO EM QUALIDADE e IMPLEMENTAÇÃO PELA QUALIDADE. Com esse propósito lançamos mão de alguns conceitos que compõem o modelo de excelência em gestão pública, dirigidos ao cidadão, tais como agilidade, como resposta rápida a solução do litigio. Já dizia Rui Barbosa. Justiça tardia é injustiça. Inovação mudanças para melhorar os serviços, como celeridade no trâmite dos processos, redução de custos; gestão participativa, aprendizado instrumental, eficiência e Foco em resultados. Tais fatos, levou-me a implantação de um modelo de gerenciamento de processo, chamado Revista eletronica, buscando a padronização de atividades e eficiência na prestação jurisidicional;

3 3 treinamento e implementação de boas práticas, para que fossem levados e disseminados nas outras varas e unidades do Tribunal de Justiça. Face ao modelo de gestão pública implantada mediante o Programa de Gestão pela Qualidade Total dos Serviços Judiciários no Estado do Amazonas PGQJ/AM, em 2001, o Tribunal de Justiça do Amazonas vem procurando uma postura pró ativa na busca de alternativas para a manutenção e o incremento das atividades no aprimoramento da sua estrutura funcional. A esse respeito, a organização tem a tecnologia de informação sua principal aliada na implantação de novos processos e melhoria de outros, merecendo destaque as seguintes tecnologias: - Sistema de Automação do Judiciário SAJ, projetado e dimensionado para a automação das atividades rotineiras na jurisdição de 1º e 2º graus; - Implementação do Processo Eletrônico, projetado para proporcionar drástica economia de tempo e material de expediente, reduzir o prazo de tramitação dos processos em números imensamente satisfatórios. - Totens de Auto Atendimento, disponibilizados em pontos estratégicos da cidade para fins de pesquisas, em tempo real a respeito dos processos em andamento no TJ/AM; - Internet e Intranet, como principais canais de divulgação e comunicação com sues clientes internos e externos; - Sistema de Controle de freqüência dos servidores/serventuários Ponto Eletrônico; - Sistema de Infração e Proteção da Infância e Juventude SIPIA, banco de dados nacional sobre adoção e menores em conflito com a lei; Grupos de trabalho vem sendo criados visando a prática de mutirões de conciliações e sentenças nos feitos nas diversas Varas da Capital, que exemplificamos: Em 2006 Mutirão de Conciliação/Cartas Precatórias/Matérias de Jurisdição Voluntária, no âmbito das Varas de Família e Registros Públicos da Comarca de Manaus, no qual foi solucionado, no prazo de 90 dias, cinco mil litígios. No período de janeiro 2007 a junho/2008, o Grupo Tarefa concluiu, com êxito, mais de (quatorze mil) processos das diversas Varas de Família da Comarca de Manaus, onde o volume de demandas processuais é demasiadamente grande. A partir da implantação do Programa de Gestão pela Qualidade Total dos Serviços Judiciários no Estado do Amazonas PGQJ/AM, o TJ-AM, vem participando de eventos ligados à qualidade, tendo obtido premiações e certificações, dentre as quais as seguintes: PRÊMIO PQA/2001 através da apresentação do projeto Implantação da Vara do Meio Ambiente e de Questões Agrárias ; ª MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE DO JUDICIÁRIO 2001, através da apresentação do projeto Implantação da Vara do Meio Ambiente e de Questões Agrárias ; PRÊMIO PQA/2002 através da apresentação do projeto Ampliação da Produtividade de Sentenças nos Juizados Especiais, através da implementação do Programa Conciliatório, mediante Programa de Treinamento ;

4 4 PRÊMIO PQA/ através da apresentação do projeto Redução do tempo de prolatação de sentenças de ações de investigação de paternidade, de três anos para três meses, através da implantação do programa: DNA SOLIDÁRIO AO CIDADÃO ; MOSTRA DO JUDICIÁRIO DE SANTA CATARINA/ através da apresentação do projeto Redução do tempo de prolatação de sentenças de ações de investigação de paternidade, de três anos para três meses, através da implantação do programa: DNA SOLIDÁRIO AO CIDADÃO ; PRÊMIO PQA/ através da apresentação do projeto Racionalização dos Processos de Trabalho na 4ª Vara de Família: Otimização e resposta rápida ao usuário ; ª MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE DO JUDICIÁRIO 2005, através da apresentação do projeto Racionalização dos Processos de Trabalho na 4ª Vara de Família: Otimização e resposta rápida ao usuário ; PRÊMIO IBAMA/2009, através da apresentação do projeto Oficina Ambiental. PRÊMIO PQA/2009, através da apresentação do projeto alusivo ao Processo Judicial Eletrônico na 9ª Vara e Família e Sucessões da Comarca de Manaus. Acervo da Vara. Em 2008 tínhamos processos. Em 2013, reduzimos para cerca de O que demonstra a eficácia na administração dos processos, agora eletronicos. REVISTA ELETRONICA DE PROCEDIMENTOS CÍVEIS: IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE MODERNIZAÇÃO DA JUSTIÇA PARA A CÉLERE RESPOSTA AO JURISDICIONADO. Os numeros são bons. Todavia, se os numeros melhoraram em razao do gerenciamento eletronico do processo, que permitiu ao juiz ter controle total sobre os processos da vara, eu com outros colegas sentimos a necessidade de treinar melhor, individual e coletivamente os funcionários da Vara, oportunidade que criamos e implantamos um fluxograma chamado de Revista Eletrônica, com confecção de modelos e padronização das rotinas antes longas e burocráticas nos antigos processos físicos. Esta ferramenta chamada Revista Eletrônica, com a qual estou concorrendo a este honrado prêmio, tem o proposito de apresentar um modelo que implique em definição de tarefas, padronização de atividades e rotinas de trabalho, bem como capacitação de servidores no manuseio dos processos eletrônicos. Esta ferramenta foi criada para que o servidor conhecesse todos os passos de um processo e todas as suas tarefas, buscando uma solução para cada situação e melhorando o seu manuseio processual, mostrando do inicio ao fim toda as atividades judicial e cartorária. Estamos tendo um avanço com a implatação da Revista Eletronica desde o inicio deste ano de 2013, a qual está sendo um sucesso.a busca pelo aprimoramento tem sido constante. Os números que estão se alcançado se mostram expressivos e decisivos na demonstração da eficácia da referida Revista, em face das metas dos CNJ, quais sejam: julgar mais processos que a demanda para acabar com o estoque de processos não julgados e julgar todos o processos de 2009 para traz, tais metas estão sendo cumpridas. A Revista Eletrônica é muito fácil seu manuseio, pois até os estagiários de direito sem experiência em processos são capazes de operá-la, haja vista a proposta de seu treinamento automático.

5 5 Como está funcionando a 8.ª Vara hoje. Temos uma visão da Vara sem as prateleiras, sem os processos físicos. Está se criando por meio da implantação da Revista Eletrônica uma conscientização da qualidade do serviço.após a implementação da mencionada Revista, a produtividade dos servidores da Vara, no manuseio do processo e na feitura dos expedientes determinados, cresceu grandemente. A limpeza e organização do ambiente de trabalho também é notória, pois não há mais papéis ou armários lotados de processos. A celeridade na tramitação do processo é motivo de satisfação das partes e do próprio servidor que ver sua carga de trabalho reduzida com qualidade.após a implantação da Revista eletrônica, destacam-se as facilidades trazidas por esse sistema. Pelo que se ver no ambiente de trabalho, houve grande melhoria tanto para o servidor como para o jurisdicionado, pois o tempo médio de tramitação dos feito reduziu-se e a satisfação daqueles que precisam da intervenção do Judiciário cresceu. Conclusão. A Revista Eletrônica é a ferramenta utilizada para atingir melhores resultados e prestar melhor serviço ao jurisdicionado (cidadão). A justiça atrasada não é justiça, senão injustiça qualificada e manifesta. Rui Barbosa A Revista Eletrônica é uma forma de agilizar a justiça. Manaus, 30 de setembro de Onilza Abreu Gerth. Juíza de Direito da 8.ª Vara Cível.