FLUXO DE RECEBIMENTO DE BENS NOVOS NAS MANTIDAS

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1 FLUXO DE RECEBIMENTO DE BENS NOVOS NAS MANTIDAS RECEBIMENTO DE BENS E CONTROLE PATRIMONIAL O controle e a gestão dos bens patrimoniais será responsabilidade de cada Mantida. Considerando esse aspecto, o fluxo de processos a ser executado nas unidades, para o recebimento e registro dos bens novos no sistema Sapiens Patrimônio deverá adotar as definições a seguir descritas. O registro dos bens novos no sistema Sapiens Patrimônio será executado pelo setor de contabilidade da Mantenedora. Etapa 1: Aquisição do(s) bem(ns) Etapa 2: Recebimento Conferência Etapa 3: Fixar a plaqueta no(s) bem(ns) Foi fixada a plaqueta? Não Fixar a plaqueta no bem antes do envio das Notas Fiscais para a Mantenedora Sim Etapa 4: Anotar no verso da Nota Fiscal o número da(s) plaqueta(s), o nº série e o centro de custos (biblioteca, laboratório, Descrever as características do bem (cor, tamanho, tipo de material, etc.) Anotações OK? Não Informar dados descritos na etapa 4 antes do envio da NF para a Mantenedora Sim Etapa 5: Enviar Notas Fiscais dos bens para Mantenedora 1

2 Etapa 1: Aquisição do(s) bem(ns) O processo de aquisição do bem é de iniciativa da direção de cada Mantida, conforme normas internas ou emitidas pela Mantenedora. A partir da aquisição do bem é que efetivamente o processo de controle patrimonial se inicia, mais especificamente a partir do instante em que ocorre o recebimento da mercadoria. Etapa 2: Recebimento / Conferência No recebimento da mercadoria deve ser realizada uma conferência a fim de confrontar os dados do pedido com a nota fiscal emitida pelo fornecedor, bem como efetuar a conferência física da mercadoria que está recebendo. Nas unidades que utilizam o módulo de Contas a Pagar do sistema Sapiens, a nota fiscal recebida deverá ser lançada no módulo de suprimentos Nota Fiscal de Entrada. As demais unidades deverão utilizar seu procedimento contábil e financeiro habitual (GVCollege). Etapa 3: Fixar a plaqueta no(s) bem(ns) Para o controle dos bens que fazem parte do patrimônio de cada Mantida, passou a ser utilizada uma plaqueta de identificação (modelo abaixo) contendo um número de controle e o código de barras. Essa plaqueta deverá ser fixada na maioria dos bens adquiridos, exceto em algumas situações específicas (em destaque na tabela a seguir), para as quais será utilizado um número de patrimônio fictício gerado diretamente pelo sistema. Para que um bem seja classificado como ativo e passe a fazer parte do controle patrimonial da Rede La Salle, deverá atender as seguintes situações: a) o custo de aquisição individual do bem deve ser maior do que R$ 326,61 conforme instrução da Receita Federal, e; b) a vida útil do bem deve ser superior a um ano. Atenção: O custo de aquisição de um bem é resultante da soma do valor do produto mais todo e qualquer custo agregado até que o bem esteja a disposição na Mantida e em condições de uso. Por exemplo: se um bem foi adquirido por R$ 300,00 e teve gastos com frete de R$ 30,00 e ainda gastos de instalação de R$ 150,00 o custo de aquisição deste bem é de R$ 480,00. Esse valor de R$ 480,00 é que será lançado como ativo (bem do patrimônio) e, portanto, receberá a plaqueta. Para os bens que necessitarem de instalação (p. exemplo, ar condicionado sistemas de áudio gerador, etc.), deverá ser informada a nota fiscal do produto (ar condicionado, sistema de áudio, etc.) e a nota fiscal da instalação vinculada ao respectivo bem. Essa informação é essencial para todos os bens que tiverem outros custos, como a instalação. Todos os bens que não satisfazerem tais condições deverão ser lançados como despesa na conta Bens de Baixo Valor, contas contábeis 3735 (grupo Educação) ou 3755 (grupo Assistência Social). A Rede La Salle adota esse critério para fins de registro dos bens no seu patrimônio. Portanto, 2

3 o controle de bens através das plaquetas deverá seguir rigorosamente tal critério de valor ou utilização a fim de que haja sintonia entre o controle patrimonial e a contabilidade. Para a fixação das plaquetas de identificação deverá ser obedecido rigorosamente um padrão de localização da plaqueta, conforme será descrito a seguir. Em caso de dúvida aonde fixar a etiqueta, recomenda-se verificar nos bens já inventariados o local que a plaqueta deve ser fixada. Etapa 4: Anotar no verso da Nota Fiscal o número da(s) plaqueta(s), o(s) número(s) de série, o centro de custos e as características do(s) bem(ns) Simultaneamente a colagem das plaquetas de identificação nos bens recebidos deverá, obrigatoriamente, ser informado o número da plaqueta utilizada, o número de série do bem (se houver), o centro de custos no qual o bem está alocado e uma breve descrição das características do bem (cor, tamanho, modelo, material, etc.). Essa informação será posta em uma etiqueta autoadesiva que será disponibilizada para as Mantidas. No caso de uma nota fiscal ter mais de um bem relacionado, para cada um dos bens constantes deverá ser utilizada uma etiqueta autoadesiva individual, pois o controle de bens é individualizado na grande maioria dos casos. Os centros de custos estão subdivididos em Biblioteca (destinado para itens do acervo bibliográfico), Laboratórios (destinado para bens pertencentes a laboratório de química, física, informática, etc.) e Administrativo (todos os demais bens não classificados como Biblioteca ou Laboratórios). Etapa 5: Enviar Nota Fiscal dos bens para a Mantenedora O envio das notas fiscais do patrimônio será realizado junto com a documentação mensal da contabilidade conforme processo já estabelecido e em vigência. TIPOS DE BENS E LOCALIZAÇÃO PARA FIXAÇÃO DA PLAQUETA DE IDENTIFICAÇÃO A seguir são apresentadas duas tabelas que demonstram os bens que devem ou não receber a plaqueta de identificação. Essa definição considerada o tipo de bem e sua forma de controle patrimonial tanto no aspecto contábil e patrimonial, quanto em função de aspectos legais em função de valor e uso. A primeira tabela relaciona os principais bens em que não será utilizada plaqueta de identificação, embora sejam bens registrados no patrimônio da Rede La Salle. A segunda tabela (página seguinte) relaciona os bens que deverão ser identificados por meio das plaquetas. Assim, foram relacionados os bens por espécie e conta contábil e a localização na qual deverá ser fixada a plaqueta de controle. Acervo bibliográfico, mobiliário escolar (carteiras e cadeiras escolares), manequim de enfermagem, câmera filmadora e fotográfica, instrumentos musicais, playground, brinquedos, softwares, terrenos, imóveis, veículos, bens de baixo valor. A T E N Ç Ã O!! Não haverá identificação com as plaquetas de controle Obs.: outras situações específicas consultar o departamento de contabilidade da Mantenedora. 3

4 ESPÉCIE CONTA CONTÁBIL BEM LOCALIZACÃO DA PLAQUETA MMFG Máquinas em geral Aparador e Cortador de grama, Roçadeira, Policorte, MAQUI Serras (circular, de fita, de bancada, para cerâmica), Máquinas em geral MMFG Máquinas agrícolas Arado, Enciladeira, Enfardadeira, Ordenhadeira, MAQUI Semeadeira, Pé de Pato, Pulverizador, etc. MMFG Motores em geral MOTOR Motores em geral, Motobombas. MMFG Ferramentas em geral FERAM Ferramentas em geral INST Instalações em geral Condicionador de ar Frontal INSTAL Bebedouro elétrico MOVEL MOVEL ELTDO ELTEL EDUC- MATDI Móveis em geral Armários, Arquivos, Baú, Bancos, Estantes, Frontal Superior Direita Gaveteiro, Altar, Genuflexório, Rack, Roupeiros. Beliche, berço, cabideiro, camas, cadeiras de Frontal Inferior Direita balanço, de elevação e de rodas. Balcões, Bancadas, Estação de trabalho, mesas (normais, de canto, de centro, de reuniões, de Frontal Dir/Sup/Estrutura do Tampo telefone, de desenho, de computador), oratório. Cômoda, Criado Mudo, Espaldário. Longarina, Maca, Catraca eletrônica, Quiosque. Estrutura Cadeira fixa e giratória. Embaixo Sofá, Poltrona, Suporte para mastros/bandeiras. Estrutura Embaixo Utensílio em geral Cofre, Central Telefônica, Central PABX. Frontal Superior Direita Tela de projeção Estrutura Frontal Direita Aparelho telefônico c/display/teclas e viva voz Estrutura Embaixo Aparador, Aquecedor de ar, Fac-símile, Fragmentadora de papel. Escada com rampa, Escada para hidroginástica, Purificador de água Eletrodomésticos Adega, Balcão refrigerado, Frigobar, Refrigerador, Centrifuga de roupas, Fritadeira elétrica, Grelha elétrica, Bebedouro elétrico, Forno de microondas. DVR, Exaustor, Máquinas (de café, de lavar, secar e Frontal Superior passar roupas) Cafeteira industrial Estrutura Fogão a gás, Fogão a lenha, Forno a lenha, Forno elétrico, Freezer horizontal e vertical, Modulo Frontal Superior Direita fogão/pia/refrigerador. Liquidificador indústria, Extrusora de massa Eletroeletrônicos Amplificador de áudio, aparelho de som, caixas (acústica, de som, equalizadora), Relógio ponto Frontal Superior Direita biométrico. Central de monitoramento, Controle de câmeras e de imagem, Gravador (de som, de VHS p/dvd, HD, Fita cassete duplo estéreo, DVD, CD player), Projetor multimídia, Quadro interativo. Mesa amplificadora (de áudio, de som, de iluminação), Micro projetor, Microfone, Rack de Superior Direita som, Rack de multimídia, Rádio, Painel/Placar eletrônico, Mixador. Televisor, Retroprojetor, Videocassete Direita Material Didático Equipamentos de laboratório (microscópios, kit de robótica, kit de ciências, telescópio, etc.). 4

5 EDUC- SPORT Material esporte Aparelhos de academia, Bicicleta ergométrica, Esteira ergométrica, Mesas de bilhar, pebolim, ping pong, Mini trambolim, Cama elástica, Casa infantil, COMPU IMPRE PERIF Computadores Microcomputador (desktop) Direita Microcomputador (torre) Superior Terminal de consulta, terminal de pesquisa. Direita Monitor de vídeo Direita (visto de trás) Notebook, Netbook, Servidor Impressoras Impressoras (de cartão, de cheques, jato de tinta, laser, multifuncional, térmica), Fotocopiadora Periféricos Bastidor selfix, conversor de mídia, Roteador, Router, Scanner. Distribuidor de cabos de fibra ótica, HUB, No break, Frontal Superior Direita Switch, Unidade de backup. Leitor de código de barras, óptico tipo pistola. Estrutura. Vídeo de Capacitação no uso do Módulo Patrimônio, Sistema SAPIENS: 5