NAVIGATOR - e-shipping Instruction

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1 Guia rápido utilizando NAVIGATOR - e-shipping Instruction Av. Paulista, º andar Bela Vista CEP São Paulo - SP - Brasil

2 2 SUMÁRIO 1 ACESSANDO A FERRAMENTA Criar um novo draft General Informações Gerais Customer Route Container Package & CLP Remarks HOUSE BL s Criar um novo draft a partir de uma S/I Jáexistente Criar um modelo de draft 19 2 VISUALIZANDO SEU DRAFT NO NAVIGATOR VISUALIZANDO O STATUS DE SEU DRAFT ENVIO DO VGM DEPOIS DO ENVIO DO DRAFT CONSULTA DO ENVIO DO VGM.26 6 CORREÇÕES CARACTERES INDEVIDOS... 29

3 3 1 ACESSANDO A FERRAMENTA Acesse em seu navegador e clique em login. Insira sua identificação e senha e pressione login. 1.1 Criar um novo draft Na opção Documentation selecione Create from booking. Insira o número do seu booking e clique no Create.

4 General Informações Gerais Nesta opção você irá selecionar as seguintes informações: B/L Type: Selecione a opção OCEAN. Issue type: Selecione a opção LADEN ON BOARD. Draft Receiver (s): Aqui você poderá inserir mais de um endereço separado por, (virgula). Não há limitação de caracteres. Os campos com asterisco (*) são campos mandatórios. Quanto ao campo Issue Office, não há necessidade de preechimento, uma vez que informações relacionadas a intruções de emissão devem ser inseridas na aba Remarks (última aba). House B/L Count: somente inserir a quantidade de HOUSE B/L nos casos em que o mesmo for manifestada pela MOL (AMS CSI ACI AFR) Customer Nesta aba serão preenchidos os campos referentes as partes do B/L, selecionando as opções ao lado direito do navegador:

5 5 Shipper: dados do exportador/embarcador. Gentileza atentar à necessidade da informação do CNPJ item mandatório. Consignee: dados do importador/consignatário. First Notify: dados de quem deverá ser notificado quando a carga chegar ao destino. Second / Third Notify: dados de quem deverá ser notificado (além do First Notify) quando a carga chegar aodestino. IMPORTANTE: Quando o destino da carga for China/Vietnã/Indonésia/Malásia/ Paquistão/Sri Lanka/Tanzânia/Tailândia/Dubai é obrigatório que os campos Consignee e Notify estejam completos, inclusive com as informações de telefone/fax/ . Caso contrário a Alfândega local aplicará multa devido ao manifesto incompleto. ATENÇÃO Cargas destinadas e ou passagem pelos países USA / CAN / JPN, favor preencher os campos abaixo. NVOCC Customs Initiation Informações relacionadas a transmissão de MBL e HBL. Yes, Does not file: House BLs Transmitidos pela MOL Files Directly: House BLs Transmitidos pelo cliente Obs: JAPAN (AFR) sempre deverá estar como Files Directly.

6 Route Todas as informações são preenchidas automaticamente a partir do booking, entretanto se desejar você poderá ajustar a nomenclatura dos portos: Port of Loading / Place of Receipt / Ocean Vessel / Port of Discharge / Place of Delivery Container Aqui aparecerão todos os containers que estão atrelados ao seu booking. Nessa seção você deverá preencher os dados do container clicando nas opções Harmonised Code - Details e no botão Edit. Como preencher: Harmonised Code - Details: No campo Description devem ser inseridos os 5 (cinco) primeiros dígitos do NCM. Aparecerão algumas opções de NCM com sua respectiva descrição para que possa ser selecionado o NCM desejado. Caso queira incluir mais de um NCM, clique

7 7 no +. Quando todos os NCM s tiverem sido inclusos clique no botão Save. Caso seu draft tenha mais de um container, existe a possibilidade de copiar os NCM s para outros containers, ou para todos os containers do draft, conforme exemplo abaixo: Botão Edit : Aqui você deverá inserir pelo menos 1 lacre para cada container. Para salvar as informações clique no botão Update. Exemplo MOL1234 IMPORTANTE: Quando houver container próprio, ou seja, que não for a unidade liberada pela MOL, deve-se selecionar o item Own. Nesses casos deve-se sempre informar as unidades com antecedência antes mesmo do preenchimento do Draft ao nosso departamento de Atendimento ao Cliente (contato no fim do tutorial) para que eles possam atrelá-las ao booking.

8 8 Caso o número do container não apareça automaticamente, você poderá incluí-lo clicando no botão Add New Container. Posteriormente você deverá preencher todos os itens obrigatórios (destacados com asterisco) do campo Add New Container. Type: Selecione o tipo de container que deseja incluir de acordo com a tabela abaixo: Meu Devo escolher 20 Dry foot dry 40 Dry foot dry 40 High foot dry reefer 40 High Flat 20 FLAT RACK 40 Flat 40 FLAT RACK 20 Open 20 Open Top 40 Open 40 Open Top 20 Tank TANK Container No (4 letras e os 6 primeiros números do container): Exemplo MARI Check Digit (último dígito do container): Exemplo MARI Seal: Exemplo MOL1234 Caso você queira enviar as informações de VGM enquanto envia seu draft, isso poderá ser feito clicando na opção VGM - Details.

9 9 Clicando nessa opção, uma nova tela será exibida para que seja feito o preenchimento, conforme tela abaixo: Itens mandatórios para preenchmento: VGM Weight: O peso somado da tara do container e carga.

10 10 Unit of Measure: unidade de medida utilizada na informação do peso. Date Time: informação do momento da realização da pesagem. Signature: Identificação do responsável pelo envio das informações. Notar que precisamos da informação de Método (Method) selecionada de acordo. Método 1: quando a pesagem é realizada com o container já estufado com toda a carga que será embarcada. Método 2: quando a pesagem da carga é realizada separadamente do container e depois somada com o mesmo para a informação Package & CLP Aqui você inserirá os dados da sua mercadoria clicando no botão Add New Package para adicionar o tipo de mercadoria. IMPORTANTE: Será necessário incluir 1 Package para cada número de despacho (DDE/DSE/SD) ou quando for carga IMO clicando na opção Add New Package, e as informações relativas a peso e quantidade de volumes devem ser inclusas conforme cada Despacho/ cada IMO. Obs: Há países que não aceitam mais de 1 DDE por B/L. Portanto, o ideal é se certificar que a Alfandega no destino aceitará o documento.

11 11 Os campos com asterisco (*) são campos mandatórios. Como preencher os dados mandatórios: Marks & Nos: Caso necessite insira as informações de marcas e números neste campo. Caso não haja informação a ser incluída, insira um asterisco (*) nessecampo. Goods Description: Este é o campo onde você inserirá as informações que serão visualizadas na descrição da mercadoria do seu B/L. IMPORTANTE: Devido a exigência da Alfândega Tailandesa, caso não haja Marks e Nos a serem inclusos nesse campo, quando o destino da carga for Tailândia deve-se incluir nesse campo No Mark or N/M. Obs¹: Para cargas parte-lote, favor inserir a identificação BL Part Lot. Obs²: Note que você deve inserir somente a descrição da mercadoria junto com as informações complementares relacionadas a ela, pois o restante das informações o sistema preenche automaticamente na descrição dob/l. Wooden Material Condition: Devido a nova demanda dos sistemas da Receita Federal Brasileira (Mercante e SISCOMEX Carga) e Autoridades Portuárias (Porto sem Papel), os exportadores devem fornecer as informações referentes a embalagem de madeira do processo em questão (caso seja utilizada). Dessa forma, o NAVI-Gator tem um novo campo para permitir que os clientes nos enviem as informações no momento em que criar a SI (instrução de

12 12 embarque). O envio da informação não dispensa a responsabilidade do exportador em cumprir todas as obrigações perante alfândega brasileira, em conformidade com a regulamentação brasileira e Ministério da Agricultura. Informação sobre madeira condição material de embalagem tem abaixo divisão: Not-treated and not-certified Processed Treated and certified Favor notar que a informação se refere ao material de embalagem de madeira - Exemplo: Pallets. Para os casos que embalagem de madeira não foi utilizada, o responsável pelo envio da SI deve selecionar "Not applicable". Abaixo você pode ver o campo do NAVI-Gator para adicionar tal informação: Count: Quantidade de pacote(s). Type: Tipo de pacote (Bag, pallet, etc) Gross Weight: Peso bruto da sua mercadoria. Note que você deve também selecionar o tipo de unidade como Quilograma (Kilogram). Obs.: Casas decimais deverão ser separadas por símbolo de ponto (.). Exemplo: mil quilos e duzentos gramas = Kilogram Gross Measure: Capacidade volumétrica bruta da sua mercadoria. Note que você deve também selecionar o tipo de unidade como metragem cúbica M³ (Cubic Meter). Obs.: Casas decimais deverão ser separadas por símbolo de ponto(.). Exemplo: setenta metros cúbicos e duzentos = Cubic Meter

13 13 IMPORTANTE: O sistema considera 3 casas decimais após a vírgula. Caso queira incluir 4 ou mais casas decimais é necessário preencher a informação desejada no campo Goods Description. Após incluir as informações acima você deverá adicionar as informações de DDE/INCOTERM/RE da mercadoria que acabou de adicionar clicando em Customs Ref. Detail. Como preencher as informações de DDE, INCOTERM e RE: DDE: preencher com o número da DDE/SD/DSE. Caso seja DDE posteriori, clicar em Customs Reference N/A. Caso seja DSE, no campo RE deve ser inserido 00/ INCOTERM: selecionar o tipo de Incoterm. RE: Inserir o número da RE. Caso a DDE tenha mais de 1 RE, clique no botão + para incluí-las uma a uma. Obs: Caso necessário que a DDE seja incluída na Descrição da carga, a mesma deve ser inserida no campo Goods Description. A informação não será adicionada automaticamente. IMPORTANTE: Essas informações são muito importantes, pois iremos utilizá-las para inserção de dados no sistema SISCOMEX.

14 14 Após incluir as informações quanto ao desembaraço da carga, caso sua carga seja IMO, clicar em Haz Detail e checar se todas as informações necessárias foram extraídas do booking adequadamente. Lembrando que caso haja mais de uma carga IMO sendo embarcada, conforme informamos anteriormente, deve-se adicionar 1 Package para cada IMO e distribuir os dados de acordo. Sendo RE/DDE/INCOTERM iguais para diferentes IMOs basta apenas repetir os dados em cada Package criado. Como preencher as informações de carga perigosa: Informar o UN No. e clicar em LOV. Selecionar o tipo de carga conforme IMO Class e Pkg Group e clicar em Select.

15 15 As demais informações serão inseridas nos campos corretos automaticamente e para finalizar a inclusão clicar em Save. É possível completar as informações nos demais campos também caso deseje. Caso não saiba o UN No. da carga é possível fazer uma busca clicando diretamente em LOV que aparecerão as opções de tipo de carga. Após incluir as informações da sua mercadoria, devemos prosseguir com o CLP - Container Loading Plan (Incluir as cargas dentro doscontainers). Caso seu draft tenha apenas 1 container, será possível clicar na opção Auto CLP. Caso contrário, clicar em Add New CLP e informar em qual container está alocando o Package que acabou de ser incluso. Selecione o container e preencha com as informações da carga (quantidade da mercadoria correspondente) e clique em Update.

16 16 IMPORTANTE: Você deve criar um CLP para cada Package que foi incluso, e para isso deve selecionar o Package e clicar no botão Add New CLP. Note que a somatória do peso e quantidade de pacotes inseridos no campo CLP devem estar condizentes com o peso e quantidade de pacotes inseridos no campopackage Remarks B/L Instructions: Nesta área você inserirá as informações do CNPJ do pagador das taxas locais e outras observações relacionadas a emissão de seu B/L. Essas informações devem estar em língua INGLESA e expressas de maneira clara e objetiva. Exemplos de instrução que constam no campo REMARKS: - FREIGHT AS PER AGREEMENT (=B/L SEMVALORES) - WEIGHT MUST BE RATED PER CONTAINER (=PESOS DEVEM SER RATEADOS POR CONTAINER) - LOCAL PAYER CNPJ: XX.XXX.XXX/XXXX-XX (=CNPJ DO PAGADOR DAS TAXASLOCAIS) - EXPRESS RELEASE - SEA WAY BILL IMPORTANTE: As cláusulas SHIPPED ON BOARD DATADO E ASSINADO e CLEAN ON BOARD não são permitidas. Agente no destino: Caso necessite da informação sobre os dados do agente no destino, será preciso inserir os dados junto à descrição da carga. Informações de nossos agentes estão disponíveis em nosso site: > contact > MOL OFFICE.

17 17 Após o preenchimento do documento clicar em Save as Draft, que suas informações ficarão gravadas de acordo. Caso deseje submeter direto então clicar em Submit to MOL HOUSE BL s Caso tenha inserido alguma quantidade de HOUSE B/L em seu B/L ao clicar em Submit to MOL a seguinte janela aparecerá. Ou seja você deverá finalizar e submeter o seu HOUSE BL primeiro e após enviar o(s) HOUSE BL você poderá enviar o seu MASTER BL. Diferenças de passo a passo/procedimentos de HOUSE BL s transmitidos pela MOL: Primeiramente o MB/L deve ser criado entretanto o documento não poderá ser submetido a MOL até que os HB/L s sejam criados. Após clicar em OK a tela a seguir irá exibir os números dos HBL s, conforme abaixo:

18 18 Voltando a tela principal My Shipping Instructions você poderá identificar seus Draft s note que o HBL terá uma numeração de referencia maior. B B Sendo assim você deverá completar o HBL primeiramente e logo após enviar o MBL para completar a operação. 1.2 Criar um novo draft a partir de uma S/I Já existente Na opção Documentation selecione Create From Existing S/I. Insira o número do seu booking atual e da referência de um draft já criado que você gostaria de copiar as informações e clique em Create.

19 19 IMPORTANTE: O número inserido no campo S/I Reference não deve mencionar a barra (/) e o número posterior a ela. Exemplo: Caso você não tenha em mãos a S/I anterior, pode-se selecionar a opção Find your shipping instructions. Para uma procura melhor detalhada clique na Advance Search. Os passos seguintes para preenchimento do draft são os mesmos que a opção Criar um novo draft, no entanto muitas informações já estarão preenchidas, extraídas da S/I que você selecionou. 1.3 Criar um modelo de draft Na opção Documentation selecione Create Template S/I.

20 20 Insira o número do seu booking atual clique em Create. Os passos seguintes para preenchimento do draft são semelhantes que a opção Criar um novo draft, no entanto essa opção servirá de modelo para que você possa gerar novas S/Is a partir do documento salvo. Após o preenchimento do documento clicar em Save, que suas informações ficarão gravadas de acordo. Na opção Documentation selecione My S/I Templates. Selecionando o template salvo você poderá optar por: View: Visualizar o documento preenchido. Edit: Editar o documentopreenchido. Create S/I From Template: Criar uma nova SI a partir do modelo salvo. Cancel S/I: cancelar o documento salvo.

21 21 2 VISUALIZANDO SEU DRAFT NONAVIGATOR Acesse em seu navegador e clique em Login. Insira sua identificação e senha e pressione Login. Na opção Documentation selecione Shipping Instruction e posteriormente My Shipping Instruction. Insira o número do seu booking e clique em Search. Nesta opção você selecionará o draft salvo e clicará na opção View.

22 22 Todas as informações preenchidas no draft serão apresentadas para visualização. Exceto o campo Customs Ref. o qual você incluiu a DDE/INCOTERM/RE. Essa visualização servirá, por exemplo, para conferência antes mesmo de submeter o draft. Após draft submetido você receberá por uma cópia para verificação já no layout do impresso da MOL. Lembramos que a visualização do draft, bem como edição ou cancelamento só será possível mediante draft salvo com sucesso. 3 VISUALIZANDO O STATUS DE SEU DRAFT Acesse em seu navegador e clique em LOGIN. Insira sua identificação e senha e pressione LOGIN.

23 23 Na opção Documentation selecione Shipping Instruction e posteriormente My Shipping Instruction. Insira o número do seu booking e clique em Search. Nesta opção você conseguirá visualizar os drafts elaborados e na segunda coluna chamada status estará o status propriamente dito de seu B/L.

24 24 Confirmed: Quando o B/L já tem seu processamento confirmado. Request sent: Quando o draft acabou de ser submetido, mas ainda não foi processado. Draft: Quando o documento está somente salvo, mas ainda não foi submetido. 4 ENVIO DO VGM DEPOIS DO ENVIO DO DRAFT Caso você queira enviar as informações de VGM depois de ter transmitido o draft, isso poderá ser feito na aba VGM, clicando na opção VGM Entry. Selecione o critério de busca que deseja utilizar, sendo possível selecionar por booking number ou container number, e clique no botão Search. Informações sobre o booking e número do container aparecerão na tela para que sejam validadas. Se estiver correto, clique no botão Add New.

25 25 Clicando nessa opção, uma nova tela será exibida para que seja feito o preenchimento, conforme abaixo: Itens mandatórios para preenchmento: VGM Weight: O peso somado da tara do container e carga. Unit of Measure: unidade de medida utilizada na informação do peso. Date Time: informação do momento da realização da pesagem. Signature: Identificação do responsável pelo envio das informações. Notar que precisamos da informação de Método (Method) selecionada de acordo. Método 1: quando a pesagem é realizada com o container já estufado com toda a carga que será embarcada. Método 2: quando a pesagem da carga é realizada separadamente do container e depois somada com o mesmo para a informação.

26 26 5 Consulta de envio das informações de VGM (Verified Gross Mass) utilizando a ferramenta NAVI-Gator. Certifique-se de ter feito o login no site MOLPower, e siga os passos indicados abaixo: Como consultar se o VGM foi submetido. 1º - Caso você queira consultar se as informações de VGM foram devidamente submetidas, isso poderá ser feito na VGM, clicando na opção VGM - Details.2º - Selecione o critério de busca por booking number clique no botão Search. 2º - Selecione o critério de busca por booking number clique no botão Search

27 27 3º - Informações sobre o booking e número do container aparecerão na tela para que sejam validadas. Clique no número do container ao qual gostaria de checar se o VGM foi submetido. 4º - Clicando nessa opção, a linha com o número do container ficará azul. Você deve usar a barra de rolagem para ir até o final da página, então conseguirá ver as informações preenchidas para o consultar que está sendo consultado. Se as informações destacadas nos retângulos vermelhos estiverem preenchidas, o VGM foi submetido com sucesso.

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29 29 6 CORREÇÕES NENHUMA CORRECAO DE B/L DEVE SER REALIZADA NO SITE Qualquer correção necessária no B/L deverá ser enviada no mesmo em que foi recebido o B/L para conferência. A solicitação da correção deve ser enviada no formato DE/PARA. Para mais detalhes sobre o procedimento de correção, acesse nosso site 7 CARACTERES INDEVIDOS Nosso sistema interno de processamento de B/Ls não aceita certos tipos de caracteres, como pontuações, acentuação e com isso acaba gerando o texto do documento incorretamente. Para que seja evitado esse tipo de erro aconselhamos que o preenchimento da Instrução de Embarque não contenha acentuação (Exemplos: agudo (,), circunflexo (^), til (~), aspas ( ), apóstrofo ( ), cedilha (ç) entre outros). Observação Após receber sua confirmação de booking e a devida confirmação de embarque seu BL será emitido de acordo. Sendo assim solicitamos que se registre nos websites abaixo para ter acesso aos valores do BL e procedimentos de pagamentos. ou (link e-services)