Palavras-chave: Controles gerenciais, Informações, Informatização.

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1 DESENVOLVIMENTO DE CONTROLES GERENCIAIS EM LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO DELPHI UM ESTUDO DE CASO Jazmín Figari de la Cueva (G-UEM) Vitor Nogame (G-UEM) José Braz Hercos Junior (UEM) Resumo A Adecon-Empresa Júnior de Consultoria foi procurada por um empresário do ramo de artes visuais que faz produtos sob encomenda, produtos personalizados como banners, troféus, placas entre outros. O empresário demonstrou preocupação com a carência de controles gerenciais em seu empreendimento, especialmente em relação a orçamentos realizados aos clientes, compras de matéria-prima, vendas de produtos, contas a pagar e a receber. De acordo com o empresário, esses controles eram realizados manualmente, o que dificultava a visualização da situação da empresa. Sendo assim, o objetivo deste trabalho foi implementar na empresa controles gerenciais informatizados, que propiciem ao empresário informações oportunas, facilitando assim suas decisões. Com base em seus objetivos, o estudo caracterizou-se como sendo descritivo., sendo uma de suas características, mas significativas à utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados. Será Foram realizadas pesquisas bibliográficas. O trabalho enquadrou-se como Estudo de caso. Para o desenvolvimento desta ferramenta gerencial, as premissas básicas foram a facilidade de manuseio aliada a riqueza de informações geradas. Porém, houve a necessidade de desenvolver junto ao empresário trabalho de conscientização sobre a importância de se alimentar o sistema diariamente, de forma confiável e com a todas as operações ocorridas no período. Nas visitas realizadas à empresa, após desenvolvimento da consultoria, observou-se efetividade na utilização do software implementado. Palavras-chave: Controles gerenciais, Informações, Informatização. Introdução Atualmente, presencia-se cenário de globalização, com desenvolvimento acelerado nos meios de informação e comunicação. As inovações são constantes e a concorrência é acirrada; isto implica no surgimento contínuo de oportunidades às empresas, porém, representa também ameaça permanente a sobrevivência das mesmas. Há consenso na sociedade sobre a importância das empresas no tocante a geração de empregos, renda, recolhimento de tributos, dentre outros. E, o enfraquecimento das mesmas, implica, naturalmente, no empobrecimento das regiões em que estão inseridas. Esta importância acentua-se para o caso das micro e pequenas empresas, que são a maioria no cenário brasileiro (IBGE, 2001) 1, contribuem significativamente para o desenvolvimento econômico de regiões 2 e propiciam uma melhor distribuição dos benefícios gerados (renda, emprego, ). 1 Segundo o IBGE, no Brasil existem 4,6 milhões de empresas. Desse total, 99% são micro e pequenas empresas-mpes (SEBRAE-NA 2001). 2 56% dos empregados com carteira (RAIS/TEM-2002); 28% do faturamento do setor privado (SEBRAE-NA- 2000); 20% do PIB (SEBRAE-NA-1991); 2% no valor das exportações (SEBRAE-SP/FUNCEX-1998).

2 2 Porém, observa-se nos últimos anos um alto índice de mortalidade 3 para este tipo de empresa, explicado por vários motivos, dentre eles, a falta de preparo gerencial dos empreendedores e, consequentemente, a ausência de controles gerenciais adequados para estes empreendimentos. A Adecon-Empresa Júnior de Consultoria foi procurada por um empresário do ramo de artes visuais que faz produtos sob encomenda, produtos personalizados como banners, troféus, placas entre outros. O empresário demonstrou preocupação com a carência de controles gerenciais em seu empreendimento, especialmente em relação a orçamentos realizados aos clientes, compras de matéria-prima, vendas de produtos, contas a pagar e a receber. De acordo com o empresário, esses controles eram realizados manualmente, o que dificultava a visualização da situação da empresa. Portanto, neste primeiro contato, foi identificada a necessidade de implementação de controles gerenciais informatizados dentro da empresa. Sendo assim, o objetivo deste trabalho foi implementar na empresa controles gerenciais informatizados, que propiciem ao empresário informações oportunas, facilitando assim suas decisões. Este trabalho foi organizado em mais quatro seções além desta de caráter introdutório a saber: (2) São apresentados aspectos conceituais; (3) Contemplam os procedimentos metodológicos adotados ; (4) Contempla o Estudo de Caso: onde é apresentada a empresa, bem como analisados os dados; (5) São apresentadas as conclusões e recomendações, seguidas das referências pesquisadas. Metodologia Com base em seus objetivos, o estudo caracterizou-se como sendo descritivo, por haver a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis (GIL, apud Morais 2002, p , p. 42).., Com base nos procedimentos técnicos utilizados, sendo uma de suas características, mas significativas à utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados. Será foram realizadas simultaneamente: Pesquisa bibliográfica em livros, e artigos científicos e internet; 3 Das empresas paulistas, 29% fecham em seu primeiro ano de atividade e 56% não completam o quinto ano de vida. (SEBRAE )

3 3 Estudo de caso, por estar circunscrito a uma empresa e ter caráter de profundidade e detalhamento. Para dar suporte ao desenvolvimento dos controles gerenciais, a Adecon contou com o apoio de um professor-orientador do quadro da Universidade Estadual de Maringá, além de realizar um curso sobre programação na linguagem Delphi para melhor atender as necessidades do cliente. Assim, após várias visitas a empresa, desenvolveu-se um aplicativo gerencial por meio da linguagem de programação Delphi. Desenvolvimento do estudo de caso Caracterização da empresa A empresa analisada atua no setor de artes visuais, trabalhando com produtos personalizados feitos sob encomenda, como troféus, banners, placas, entre outros. É uma empresa de pequeno porte que está dividida basicamente em dois setores, o setor administrativo que possui três funcionários e o setor de produção que possui três funcionários. O setor administrativo é o responsável pela realização de orçamentos e encaminha os pedidos para o setor de produção que processa os produtos. A empresa está localizada na cidade de Maringá e atende a toda a região, assim como algumas cidades próximas. Desenvolvimento do aplicativo Ao identificar que o desenvolvimento de controles gerenciais, mediante criação de software em linguagem de programação Delphi, proporcionaria melhores resultados, os membros da equipe participaram de um curso com especialista na linguagem. Antes de começar a desenvolver o software, foi necessário realizar a modelagem de negócio, que é uma abstração da organização e ajuda a entender os processos de negócios da empresa. Nesta fase, foi descrito o fluxo de trabalho dentro da empresa, que tem o seu ponto de partida quando o cliente chega e solicita um orçamento do produto que deseja; se o orçamento atende suas expectativas, o mesmo faz o pedido, que é encaminhado para a confecção. O cliente pode realizar o pagamento no ato do pedido ou a prazo. Após a modelagem de negócios, foi necessário realizar a Gerência de Requisitos, onde foram especificadas as ações que o sistema deveria executar. Os requisitos do software são: Cadastro de Cidades Cadastro de Clientes/Fornecedores

4 4 Cadastro de tipo de pagamento Cadastro de Produtos Realizar Orçamento Realizar Pedidos Controle de contas a Pagar e Contas a Receber Controle do Fluxo de Caixa Emitir relatórios de cidades, clientes e produtos. O fluxo de eventos também foi especificado, ou seja, a seqüência que o usuário deve seguir na utilização do software; este fluxo é definido tendo como base a modelagem de negócios. Nesta fase foi definido o layout do sistema. Esta interfase gráfica foi desenvolvida com a participação do empresário, a fim de que o manuseio fosse o mais familiar possível. A próxima fase do projeto é o planejamento do banco de dados, onde foram gravados todos os dados do sistema e realizados os cruzamentos de dados, sendo a base da programação do software; devido a isto, foi dada grande ênfase a esta etapa. O Banco de dados foi desenvolvido utilizando-se a linguagem SQL* e o software IBCONSOLE. Com o Banco de Dados estruturado, a programação do sistema na linguagem Delphi é iniciada. O sistema passou por vários testes, a fim de garantir a integridade dos dados. Apresentação do software Ao executar o aplicativo, perceba que a tela inicial se compõe da barra de títulos, onde é especificado o nome da empresa e a barra de menus, que permite acesso aos módulos do software. Observe que o aplicativo divide-se basicamente em 3 módulos: Cadastro, Financeiro e Relatórios. Figura 1 Tela inicial contendo barras de título e de menus. Cadastros A disposição dos menus está de acordo com a seqüência de utilização do usuário. Inicialmente, ele efetua todos os cadastros necessários (cidades e estados, clientes/fornecedores, produtos, formas de pagamento, orçamentos e pedidos), de acordo com a figura.

5 5 Figura 2 Representação gráfica do menu Cadastro. Cidades e estados cidades. O cadastro de cidades possibilita filtrar os clientes/fornecedores pelas suas respectivas Clientes/Fornecedores Este cadastro possui um sistema de busca, que permite localizar rapidamente clientes/fornecedores que estejam cadastrados, bastando apenas digitar alguma informação que se tenha sobre os mesmos, como cidade, telefone, CPF, entre outros dados cadastrados. O cadastro permite ter um controle das informações de todos os cliente/fornecedores de forma rápida. Figura 3 Representação gráfica do Cadastro de clientes e fornecedores.

6 6 Produtos Como a empresa trabalha com produtos personalizados, são cadastrados somente os tipos de produtos, e as especificações do tipo de produto são detalhadas no momento da realização do orçamento. Este cadastro permite que se tenha um controle de todos os tipos de produtos que são elaborados na empresa. Figura 4 Representação gráfica do Cadastro de produto Formas de pagamento

7 7 A forma de pagamento permite que o empresário possa ter um maior controle sobre o tipo de pagamento efetuado, alguns deles são: boleto bancário, cartão de crédito, cheque, entre outros. Figura 5 Representação gráfica do Cadastro de formas de pagamento. Orçamentos O sistema permite realizar o orçamento para o cliente ou fornecedor cadastrado com os produtos, já definindo o preço que deve ser pago. Isto permite que o empresário tenha um controle de todos os orçamentos realizados. Figura 6 Representação gráfica do Cadastro de formas de pagamento.

8 8 Pedidos Após a realização do orçamento, caso aprovado, faz-se necessário o encaminhamento para confecção e concretização do pedido. Figura 7 Representação gráfico da Ordem de confecção.

9 9 Financeiro Figura 8 Representação gráfica do menu Financeiro. Neste módulo, realiza-se: Controle do fluxo de caixa É feito a partir da alimentação de informações diárias que o usuário realiza no cadastro de despesas ou receitas, destacando a diferença entre elas. Este controle possui um filtro onde

10 10 o cliente pode verificar as receitas e despesas para períodos de tempo desejados. Figura 9 Representação gráfica do Cadastro de despesas e receitas. Figura 10 Representação gráfica do Fluxo de caixa. Controle de Contas a Pagar/Receber

11 11 O sistema permite controlar contas a pagar e contas a receber através. Elas podem ser parceladas e as datas de vencimento definidas facilmente. As contas podem ser filtradas por períodos ou por tipos de parcelas, o que permite visualizar melhor as pendências da empresa. A baixa das contas permite que seja calculado se teve juros, multa, desconto, o que permite saber o que realmente foi pago/recebido. Figura 11 Representação gráfica de Contas a pagar. Figura 12 Representação gráfica de Pagamento de contas, com opção de filtros

12 12 ativada. Figura 13 - Representação gráfica de Pagamento de contas, com opção parcelas a pagar ativada.

13 13 Relatórios Figura 14 Representação gráfica do menu Relatórios. No módulo Relatórios, o empresário é capaz de gerar relatórios sobre orçamento, clientes, cidades e produtos, tendo a listagem de todos eles, permitindo que o mesmo tenha maior domínio sobre a empresa. Alguns usuários foram treinados para adequada utilização do sistema. Após treinamento, ainda houve acompanhamento por um período de tempo, objetivando identificar e solucionar possíveis dificuldades. Resultados alcançados Para o desenvolvimento desta ferramenta gerencial, teve-se como premissas básicas a facilidade de manuseio aliada a riqueza de informações geradas. Porém, houve a necessidade de desenvolver-se junto ao empresário trabalho de conscientização sobre a importância de se alimentar o sistema diariamente, de forma confiável e com a todas as operações ocorridas no período. Além disso, cabe ao empresário, à medida que se utiliza do aplicativo gerencial, municiar os consultores juniores sobre dificuldades advindas e/ou sugestões para o aprimoramento do software. Nas visitas realizadas à empresa, após desenvolvimento da consultoria, observou-se efetividade na utilização do software implementado. Referências GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, BEDÊ, Marcos Aurélio (Coord.). Sobrevivência e mortalidade das empresas paulistas 1 a 5 anos. Sebrae, São Paulo, outubro de Disponível em