Proposta para o 1º Plano de Comunicação do CCNH

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1 Proposta para o 1º Plano de Comunicação do CCNH 1. Resumo: Este plano pretende nortear as ações de comunicação do CCNH com o estabelecimento de uma política e programas de comunicação e com a criação de uma Equipe de Gestão da Comunicação EGC. 2. Premissas / Justificativa: Realizou-se uma primeira análise sobre a atual situação da comunicação no CCNH. A partir desta, constatou-se que existe uma crescente necessidade de melhora da comunicação. O diagnóstico foi dividido em duas partes: como: Na primeira, foram encontrados problemas na comunicação entre os servidores do Centro, - existir certa deficiência em não enxergar o Centro como um todo, o que ocasiona problemas de comunicação entre as diversas áreas do Centro; - haver insuficiência de procedimentos oficiais de comunicação do Centro, o que gera dúvidas, quanto à maneira apropriada de se comunicar, e causa, por vezes, desvios, demoras e transmissão de informações não pertinentes à rotina de trabalho; - o site do Centro não ser visto, por parte dos servidores, como um canal importante de comunicação oficial; - o fato de algumas informações não chegarem aos devidos destinatários, ou chegarem de forma incorreta, por existirem ruídos que atrapalham a comunicação. Um exemplo de ruído ocorre no uso dos s institucionais, onde são veiculadas informações irrelevantes em demasia, o que diminui a capacidade de visualização de informações importantes. Outro exemplo é o fato deste canal de comunicação não ser visto com a devida importância por alguns usuários. Assim, há tanto problemas ocasionados pelos emissores quanto pelos receptores destas mensagens; - o crescente uso dos grupos de s institucionais para envio de informações incompletas e de caráter administrativo causar inúmeros desentendimentos, transtornos, e erros. Na segunda parte, foi diagnosticado que a divulgação do CCNH está incipiente, tendo em vista a quantidade de informações relevantes que poderiam estar sendo direcionadas a um público

2 externo. Como exemplo, temos o fato do site do CCNH ainda não ser muito conhecido externamente, não ser utilizado por todos servidores do Centro, de ainda estar pouco desenvolvido e ter um caráter mais corporativo. Outra deficiência é a falta de identidade visual do Centro. Ainda, deve-se buscar explorar alternativas que possam ser alicerces de uma maior visibilidade e prestígio do Centro, de seus cursos e professores. Assim, dada esta necessidade de melhorar a comunicação do CCNH, tanto internamente, entre os servidores, como externamente, diante da comunidade da UFABC e da sociedade, tornase essencial a adoção de um plano de comunicação, que norteará tanto os procedimentos de comunicação interna do Centro como os de divulgação oficial do CCNH. E, ao oficializar tais procedimentos, busca-se dar suporte para uma melhor realização da comunicação, que passará a ser respaldada por estudos, análises e apoio técnico. 3. Objetivos: Geral: Implantar uma política de comunicação no Centro que estabelecerá diretrizes a serem seguidas visando uma melhora neste processo, com programas e ações, e consequente evolução estrutural do Centro. Específicos: 1. Construir uma rede de comunicação interna eficaz entre os servidores docentes e técnicos administrativos do Centro; 2. Criar um programa de divulgação oficial para o Centro, que desenvolva sua imagem interna e externa, elevando o reconhecimento tanto do Centro como de seus cursos e professores. 4. Estratégia de comunicação: Para uma melhor eficácia do processo de comunicação do Centro será adotada a estratégia de dividir sua gestão em duas vias: a gestão da comunicação interna e a gestão da divulgação. A gestão de comunicação do CCNH terá sua implementação e desenvolvimento a cargo de uma equipe responsável, a ser criada. Esta equipe será nomeada como Equipe de Gestão da Comunicação e será formada por membros técnicos administrativos do CCNH e docentes colaboradores. Assim, o planejamento, a organização, a execução e o controle desta gestão serão de responsabilidade desta equipe.

3 A Equipe de Gestão da Comunicação (EGC) estabelecerá a melhor e mais viável abordagem a ser utilizada para a comunicação, orientando todas as áreas do Centro e seus servidores quanto a: quais deverão ser os suportes e canais de comunicação para transmitir eficazmente as mensagens, quais serão os melhores momentos para as suas transmissões e quais servidores podem ser os emissores destas mensagens, tendo o cuidado de transmiti-las de maneira completa e de forma que não ocasionem dúvidas. Será fundamental haver cumplicidade, ambiente de cooperação e confiança entre os servidores do CCNH, bem como que se tenha uma visão do Centro como um todo, para assim utilizar os recursos disponíveis (e os a serem criados) eficientemente, de forma a se chegar a um bom resultado através desta gestão. É preciso conscientizar os docentes, técnicos administrativos e alunos de sua importância na divulgação da imagem/mensagem do Centro e no uso da comunicação. 4.1 Gestão da Comunicação interna: Esta gestão terá como público-alvo todos servidores do Centro. Para se chegar eficazmente a este público, a gestão deverá estudá-lo com o intuito de garantir adequação dos canais de comunicação, que a princípio poderão ser: 1. Internet: Site, e grupos de , pastas compartilhadas, twitter e outros (criação de espaços alternativos); 2. Murais de recados/prazos; 3. Comunicações Internas; 4. Informativo online (newsletter) ou boletim de serviço do Centro; A variedade de canais será importante para adequar os objetivos de comunicação aos públicos, contudo, o maior enfoque será dado aos canais de internet, visto as facilidades advindas destes, seu custo mais baixo e o caráter dinâmico e atualizado em que a UFABC se insere. A busca pela criação de uma rede de comunicação interna eficaz passa pela sequência lógica: levantamento das necessidades/problemas, estudo/análise destes, desenvolvimento de alternativas e criação/estabelecimento oficial de procedimentos de comunicação, divulgação/treinamento/aceitação acerca destes, adequações à realidade e estabilização dos usos dos procedimentos. Esta sequência será detalhada em um programa de comunicação interna. 4.2 Gestão da Divulgação: A divulgação a ser desenvolvida deverá contemplar os seguintes públicos-alvo:

4 1. Servidores do CCNH; 2. Alunos do CCNH; 3. Comunidade UFABC; 4. Externo: novos alunos, meios acadêmicos, mídia e sociedade em geral. Será importante levar em consideração os pontos de contato com estes públicos, para garantir afinidade e evitar dispersão. Além de garantir que estes compreendam o papel da UFABC na sociedade. Assim, os canais de comunicação a princípio poderão ser: 1. Internet: Site, twitter, outros (criação de espaços alternativos); 2. Murais; 3. Mídias: jornais, revistas, rádios, redes de TV, etc (através do intermédio do setor de Comunicação da UFABC); 4. Eventos: importantes oportunidades de divulgação do Centro; 5. Informativo online (newsletter); A gestão da divulgação ficará responsável por difundir tecnologias e convênios de sucesso, para assim estimular a procura por projetos de desenvolvimento científico-tecnológico e a procura de alunos por cursos do CCNH, tanto os que já fazem o BCT quanto os que pretendem ingressar na UFABC. 4.3 Mensagem / mensagens-chave a se transmitir: O Centro deverá ser representado por uma imagem positiva, que associe alto grau de qualificação e produção científica de seus docentes à organização e inovação do Centro, para isso a comunicação deverá consegui transmitir eficientemente essa mensagem para os públicos internos e externos por seus canais de comunicação. A intenção é determinar funções bem definidas a cada ferramenta de comunicação atingindo seus objetivos e públicos; criando programas específicos para cada ação. Os canais de comunicação internos e externos divulgarão, através das mensagens-chave, valores e atividades da UFABC e serão pontes entre o CCNH e comunicação da UFABC. 4.2 Foco inicial: A princípio, pretende-se tratar da gestão da comunicação feita pela internet, tanto com os s (verificar eficácia e adequação aos públicos-alvos) como com o desenvolvimento do site do CCNH. Com o site em um nível avançado de desenvolvimento, será possível veicular a imagem do

5 Centro e seus cursos externamente e a partir daí focar também no desenvolvimento de outros canais de comunicação. Os programas a serem criados serão interdependentes, formando um todo complexo que é a gestão da comunicação. Assim, por exemplo, os programas sugeridos a seguir deverão estar de acordo com a estratégia citada neste plano, com os estudos, pesquisas e análises realizadas, com a política de comunicação e com os demais programas da gestão da comunicação, sempre relacionando os recursos empregados. Será importante, além de desenvolver a política e os programas de comunicação (os quais são trabalhos a médio e longo prazo), desenvolver planos de ações de curto prazo, visando uma maior dinâmica e não estagnação do trabalho da equipe, e consequente reconhecimento por parte dos servidores, o que ajudará na construção da imagem positiva visada pela EGC. 5. Programa de ações/ atividades iniciais: 1. EGC: Criação de uma Equipe de Gestão da Comunicação, que deverá ser formada por membros técnicos administrativos, contar com professores colaboradores e, futuramente, um estagiário de comunicação. A EGC será responsável pela implementação e desenvolvimento de todos os programas e ações sugeridos pelo plano de comunicação que forem aprovados, além daqueles que vierem a ser criados e incorporados ao longo do tempo. A equipe deverá conquistar uma imagem de credibilidade na mente de todos servidores e alunos da UFABC; 2. Adequação do Plano de Comunicação; A EGC deverá trabalhar em conjunto para ajustar e melhorar a proposta de plano, com o intuito de oficializá-lo e torná-lo público; 3. Estudo da comunicação: Realização de um estudo mais abrangente sobre a comunicação do Centro, com a realização de uma pesquisa para levantar as necessidades e problemas de comunicação, determinar o foco de comunicação a ser adotado e estabelecer os melhores canais de comunicação com os públicos-alvos; e uma análise situacional das comunicações existentes, pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Pretende-se, através deste estudo, chegar a conclusões que possam guiar a EGC às melhores soluções possíveis; 4. Falta de identidade visual / Logo:

6 Criação de um logo oficial do CCNH para veicular a imagem do Centro e criar uma identidade, formando uma associação rápida do logo com o Centro e sua imagem; 5. Estudar alternativas e buscar auxiliar a UFABC em um processo de adequação do uso dos e- mails institucionais, com o encaminhamento de informações de caráter administrativo pelo canal oficial para este uso, ou seja, o Boletim de Serviço da UFABC, o uso apropriado para divulgação de eventos com o site institucional e a criação de espaços alternativos (como fóruns de discussão) que contemplem as necessidades de comunicação não cabíveis ao institucional; 6. Política de Comunicação: Proposição e divulgação de uma política de comunicação do CCNH, que contará com orientações quanto aos procedimentos da comunicação. A criação da política deve ser feita de forma participativa e não terá, de forma alguma, o papel de censura; 7. PCI: Criação de um Programa de Comunicação Interna que deverá estabelecer as ações pertinentes para se obter melhores resultados desta comunicação. O PCI deverá abarcar ações como: - criação/adaptação dos procedimentos de comunicação interna; - criação de sistemas de melhora na utilização dos canais atuais e futuros de comunicação; 8. PDO: Criação de um Programa de Divulgação Oficial do CCNH que deverá estabelecer as ações pertinentes à divulgação do Centro. O PDO deverá explorar tópicos como: - definição do que é (mais) importante divulgar e de quais informações serão abertas ao público em geral; - criação de informes/artigos mensais ou quinzenais sobre professores e pesquisas, servindo também como um banco de dados/arquivo de informações úteis; - Divulgação das tecnologias que estão sendo desenvolvidas e das aplicações dos projetos e pesquisas, com explicações do conteúdo e diferenciais, traduzindo estas informações para uma linguagem comum e acessível aos diversos públicos, chamando a atenção com o uso de uma linguagem acessível, clara, solta e leve, mostrando dados consistentes; - Ações com ênfase em informações dos cursos do CCNH, tendo a percepção dos alunos, o

7 que incentivará tanto o interesse de alunos internos (do BCT) pelos cursos do CCNH, quanto o de estudantes em ingressar na UFABC com intenção de fazer um curso do CCNH pós BCT; - Ações para aplicação no site e nos outros canais de comunicação; - mapeamento dos principais grupos de pesquisa e criação de um banco de informações (ou laboratório de divulgação científica) que facilite e dê visibilidade às pesquisas geradas pelos docentes do CCNH. 9. Site: O site do CCNH será, a princípio, o principal canal de comunicação do Centro. O seu desenvolvimento abarcará ações tanto da gestão de comunicação interna quanto da gestão da divulgação, interagindo, dessa forma, com o PCI e PDO. Para que esta interação ocorra com sucesso, será definido um grupo de pessoas responsáveis pelo trabalho no site, que deverão seguir as orientações da EGC. É essencial realizar um trabalho de qualidade com o site do Centro, partindo do importante trabalho que começou com a iniciativa de alguns professores, por isso se faz necessária a capacitação de servidores para desenvolvê-lo, o que já vem ocorrendo, além de manter contato com os setores de NTI e Comunicação. A intenção é a de o site abrigar tanto o conteúdo externo como o interno, e neste último será possível ter áreas de acesso restrito aos servidores (Intranet). Haverá espaço para divulgação de informações pertinentes aos cursos do Centro, relacionadas ao meio científico, específicas dos servidores e gerais, tendo, portanto, um caráter público e corporativo ao mesmo tempo; A EGC indicará pessoas para compor o grupo responsável pelo desenvolvimento do site e sua atualização, definido sua periodicidade. Também buscará divulgar no site links afins, criar um fórum, disponibilizar mais informações dos docentes e dos cursos, incentivando os novos e futuros alunos das áreas, além de exibir fotos dos servidores a fim de facilitar a identificação dos mesmos. Será importante lembrar, no desenvolvimento do site, que esta ferramenta de comunicação é uma mão de via dupla, sendo um importante espaço para retorno de opiniões e sugestões. O site continuará sofrendo pequenas modificações para sua melhor eficácia, até o momento em que os servidores responsáveis consigam criar um site reformulado (provavelmente com o apoio do NTI-WEB), que contemple todas as ideias contidas nesse plano e mais aquelas que vierem a ser sugeridas e adotadas.

8 6. Controle e avaliação: A partir deste plano será criado um programa de controle da gestão da comunicação, com o intuito de mensurar os resultados obtidos. Para isso será realizada uma avaliação anual dos resultados do sistema de comunicação, que deverá ser composta de itens como: - medição dos impactos que o plano e os programas de comunicação geraram nos seus públicos-alvo; - medição da eficácia da mensagem e de sua adequada recepção; - levantamento de quais foram os recursos empregados, tanto humanos quanto físicos, além de seus custos; - avaliação do que poderia ser melhorado e efetuação dos ajustes necessários; - avaliação da melhora na identidade e imagem do Centro.

9 7. Cronograma/ Calendário de comunicação previsto: 05/07/ Apresentação do plano na reunião do Conselho para discussão e apresentação da proposta de criação da EGC; Outubro de Formação da EGC; Outubro e novembro de 2010: Planejamento dos trabalhos da equipe; Dezembro de 2010: Realização de pesquisa exploratória junto aos servidores e alunos e elaboração do concurso para elaboração do logo do CCNH; Janeiro de 2010: Análise de dados de pesquisa e formulação de pesquisa conclusiva; Fevereiro de 2011 Aplicação de pesquisa, planejamento para o ano e reformulação do site do CCNH.

10 Elaboração: Equipe de Gestão da Comunicação do CCNH: Renato da Silva Correa secretário executivo; Ana Lúcia Crivelari secretária executiva; Elias Ferreira Tavares administrador; Juliana Yukiko Akisawa da Silva - assistente administrativo; Luciene Dias Fernandes Cafer técnica de laboratório. & Prof.ª Dr.ª Graciela de Souza Oliver Colaboração: Marilane Angélica Chaves dos Passos estagiária Reflexão Final: Orientações práticas para aumentar o êxito na comunicação: - desenvolver ambiente de confiança; - cuidar das palavras empregadas; - ser breve e preciso com relação aos fatos e ao conteúdo; - exercitar a capacidade de ouvir e perceber as reações do outro; - buscar coerência entre a mensagem explícita e o que está implícito através da linguagem não verbal, expressão corporal e gestos. (TEIXEIRA 2010) Referências: KOTLER, P.; ARMSTRONG, G. Princípios de Marketing. 12ª. ed. São Paulo: Prentice Hall, MALHOTRA, Naresh K. Pesquisa de Marketing: uma orientação aplicada. Porto Alegre: Bookman, 2001 MAXIMIANO, Antonio César Amaru, Teoria Geral da Administração, Da Revolução Urbana à Revolução Digital, São Paulo, Editora Atlas, 6ª edição, TEIXEIRA, Hélio Janny; SALOMÃO, Sérgio Mattoso e TEIXEIRA, Clodine Janny. Fundamentos de Administração: Em Busca do Essencial. Editora Campus Elsevier,

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