UNIVERSIDADE DO EXTREMO SUL CATARINENSE - UNESC CURSO DE GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS FABIANA POTTMEIER

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1 UNIVERSIDADE DO EXTREMO SUL CATARINENSE - UNESC CURSO DE GRADUAÇÃO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS FABIANA POTTMEIER APLICAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS NO SETOR FINANCEIRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO COMÉRCIO VAREJISTA DE VESTUÁRIO CRICIÚMA, JULHO DE 2010

2 1 FABIANA POTTMEIER APLICAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS NO SETOR FINANCEIRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO COMÉRCIO VAREJISTA DE VESTUÁRIO Trabalho de Fim e de Conclusão de Curso apresentado para obtenção do grau de Bacharel no curso de Ciências Contábeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC. Orientador: Prof. Especialista Clayton Schueroff CRICIÚMA, JULHO DE 2010

3 2 FABIANA POTTMEIER APLICAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS NO SETOR FINANCEIRO DE UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE DO COMÉRCIO VAREJISTA DE VESTUÁRIO Trabalho de Fim e de Conclusão de Curso aprovado pela Banca Examinadora para obtenção do grau de Bacharel no curso de Ciências Contábeis da Universidade do Extremo Sul Catarinense, UNESC, com Linha de Pesquisa em Contabilidade Gerencial. Criciúma, Julho de BANCA EXAMINADORA Professor Especialista Clayton Schueroff Professor Especialista Adair Moro Professor Especialista Marcos Danilo Viana

4 3 Aos meus pais, Paulo e Celir, minha irmã Carol, meu amor Ivan e a todos os meus amigos que me acompanharam e me compreenderam.

5 4 AGRADECIMENTOS Agradeço primeiramente a Deus, por me possibilitar mais essa vitória. Aos meus grandes e maravilhosos pais, Paulo e Celir, pessoas íntegras que me ensinaram todos os valores de um ser humano digno e feliz. Família é para toda a vida e com toda a certeza, Deus não poderia ter me presenteado com uma melhor. Todos os problemas que temos ou que um dia enfrentamos, são esquecidos quando estamos juntos, unidos e felizes. Obrigada Senhor, por esse amor que recebo e carrego comigo, acima de qualquer defeito ou qualquer julgamento, para todo o sempre. Amo vocês! A minha irmã Carol, pela força, ajuda e claro, por existir em nossas vidas. Amor de irmão nunca se acaba, e o meu por você tata, é infinito. Perdão pelas vezes que abusei da sua pouca paciência e obrigada pelos petelecos. Amo-te! A minha segunda mãe, tia e madrinha Leonete, a quinta integrante da família Pottmeier que sabe o tamanho que ocupa em meu coração. Pela alegria, pela compreensão, pela ajuda imensa em todos os momentos. Nosso porto seguro. Amo muito! Carlos, Marli, Carol, Juliana e Vanessa, obrigada pela amizade, paciência e por toda a ajuda que me deram. Que o dia-a-dia seja sempre melhor e que eu tenha sempre vocês ao meu lado. A todos os meus amigos, a quem praticamente abandonei durante esses meses, obrigada pela força e compreensão. Ao Prof. Clayton Schueroff, pela orientação, empenho, dedicação e apoio. A minha grande mana do coração Jô, conquistando essa vitória junto a mim, um muito, muito obrigado. Pelas noites juntas em claro, pelos telefonemas e conselhos, pelas horas difíceis em que pensei em desistir, você estava ao meu lado. Não são apenas dez anos de convivência, mas sim dez anos de felicidade. Quem conheceu um amigo jamais morrerá, pois os amigos são um pedaço do céu. Obrigada anjo que me protege e me ilumina, minha amiga, minha irmã. E ao meu grande e eterno amor Ivan, que me aturou, apoiou, me deu seu abraço, seu ombro e seu colo quando precisei, obrigada. Já são sete anos ao seu lado, e com certeza, continuará sendo por toda a minha vida. Presente comigo nas horas difíceis, de choro, me fazendo sorrir e me sentir melhor. Te amo muito e te quero comigo pra sempre. Mosi, obrigada por me fazer feliz!!!

6 5 RESUMO POTTMEIER, Fabiana. Aplicação de controles internos no setor financeiro de uma empresa de pequeno porte do comércio varejista de vestuário p. Orientador Clayton Schueroff. Trabalho de Conclusão de Curso de Ciências Contábeis. Universidade do Extremo Sul Catarinense UNESC. Criciúma SC. O cenário do mercado atual, com acirrada concorrência, exige que as empresas se adaptem, sejam elas de grande ou pequeno porte. Mudanças ocorrem frequentemente, instigando a reciclagem dos procedimentos utilizados pela organização em todos os seus setores, para que esta possa acompanhar a globalização e tornar-se mais competitiva. Diante disso, tem-se como necessário um amplo gerenciamento sobre seus recursos financeiros, tendo em vista o crescimento da mesma perante o mercado, bem como sua saúde econômica. Para tanto, a empresa necessita de controles internos eficientes, a fim de proteger seus ativos e utilizar de forma correta seus recursos, tendo assim, maximização dos lucros. Os controles internos atuam como ferramentas de gestão, auxiliando na tomada de decisões. Desta forma, este estudo caracteriza-se por qualitativo, com a elaboração de revisão bibliográfica e com a observação das variáveis envolvidas e procedimentos descritivos sobre a utilização dos controles internos em uma empresa do comércio varejista de artigos do vestuário de pequeno porte. O objetivo deste trabalho consiste em apresentar à administração da entidade, formas de reorganizar seu departamento financeiro, através da utilização de controles internos. A partir das situações verificadas e do acompanhamento dos procedimentos até então realizados pela organização objeto de estudo, elaborou-se a descrição dos mesmos, e com a realização de análise desses procedimentos, foram elaboradas sugestões cabíveis para adequação dos controles internos. As recomendações apresentadas apontam grandes benefícios com a implantação das recomendações propostas, enfatizando as rotinas de trabalho no setor financeiro, das Disponibilidades (Caixa/Bancos), Contas a Receber e Contas a Pagar, observando a estrutura da empresa, com adaptações cabíveis ao seu porte, volume de operações e riscos envolvidos. Entende-se que os objetivos propostos foram alcançados, tendo em vista que as medidas apresentadas auxiliarão a administração da empresa objeto de estudo a reorganizar seu setor financeiro, de maneira simples, mas coerente, promovendo maior competitividade perante o mercado econômico atual, minimizando erros, corrigindo pontos falhos e mesmo facilitando os procedimentos já realizados internamente. Palavras-chave: Administração Financeira, Controles Internos, Disponibilidades, Contas a Receber, Contas a Pagar.

7 6 LISTA DE ILUSTRAÇÕES Figura 01: Estrutura financeira Figura 02: Estrutura organizacional Figura 03: Características que diferenciam a auditoria interna da auditoria externa. 33 Figura 04: Sistemas contábeis e de controles internos Figura 05: Estrutura organizacional da empresa em estudo... 52

8 7 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CPF = Cadastro de Pessoas Físicas RG = Registro Geral SC = Santa Catarina SERASA = Centralização dos Serviços dos Bancos S.A. SPC = Serviço de Proteção ao Crédito

9 8 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Tema e Problema Objetivos da Pesquisa Justificativa Metodologia FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Empresa Comercial Varejista de Pequeno Porte Porte de Atuação das Empresas Administração Financeira Função da Administração Financeira Administrador Financeiro Estrutura da Administração Financeira Auditoria Causas do Surgimento da Auditoria no Exterior e no Brasil Tipos de Auditoria Auditoria Externa Auditoria Interna Diferença entre Auditoria Interna e Auditoria Externa Controles Internos Definições e Objetivos dos Controles Internos Classificação dos Controles Internos Importância dos Controles Internos Limitações dos Controles Internos Controles Internos na Área Financeira Disponibilidades (Caixa e Bancos) Contas a Receber Contas a Pagar Estoques ESTUDO DE CASO Caracterização da empresa Histórico Produtos/Serviços... 51

10 Planejamento Estrutura Organizacional Equipe de Dirigentes Análise de Mercado Pontos Fortes e Fracos Estrutura Contábil e Forma de Tributação Descrição dos Procedimentos Adotados nos Setores sob Estudo Disponibilidades (Caixa / Bancos) Contas a Receber Estoques Contas a Pagar Proposta para Adequação dos Controles Internos Disponibilidades (Caixa / Bancos) Contas a Receber Estoques Contas a Pagar CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS... 70

11 10 1 INTRODUÇÃO O presente capítulo está subdivido em quatro seções. A primeira apresenta o tema e o problema a ser pesquisado, focando na contribuição de um sistema de controles internos no setor financeiro da empresa objeto de estudo, que compreende as atividades de Contas a Receber, Contas a Pagar e Disponibilidades (Caixa / Bancos). Na sequência, são descritos os objetivos geral e específico do estudo. A terceira seção expõe a justificativa, sendo evidenciadas as contribuições em nível teórico, prático e relevância social. Por último, aborda-se a metodologia adotada para elaboração desta pesquisa. 1.1 Tema e Problema O crescente ambiente de negócios traz um cenário de exasperada competitividade e expansão no mercado econômico, levando muitas empresas, especialmente de pequeno porte, à baixa lucratividade, com valores de produtos e/ou serviços fora do ideal. Este fato induz os administradores a buscarem mecanismos visando minimizarem custos e otimizarem sua situação financeira, utilizando novos procedimentos ou aperfeiçoando os que já existem em todos os departamentos, tendo em vista que os setores, juntamente com seus respectivos colaboradores, formam o complexo empresarial. Cada segmento desse conjunto, com suas funções e objetivos determinados, indicam de certa forma, o futuro da organização, pois o trabalho em equipe, a organização e distribuição das tarefas refletem diretamente no bom andamento ou não da entidade. Diante disto, os gerenciadores devem analisar constantemente fatores relevantes para o bom funcionamento da engrenagem empresarial, para identificar os pontos falhos e posteriormente corrigi-los, garantindo uma melhor utilização de recursos, sendo que estes são administrados pela setor financeiro da organização. Este setor é de grande importância para o equilíbrio entre as demais atividades, já que uma sólida estrutura financeira contribui para o desenvolvimento da empresa, bem como seu sucesso e sustentação no mercado.

12 11 O crescimento da economia, o aumento da concorrência, os avanços tecnológicos, a exigência do mercado, provocaram mudanças na administração financeira das empresas de pequeno porte, com a difusão e sofisticação de seus processos, deixando de ser apenas o setor destinado a pagar e receber, mas também, além disso, fonte de informação aos administradores, interferindo muitas vezes no processo decisório e possibilitando à organização acompanhar a expansão econômica. Ao tratar da área contábil e financeira da empresa, deve-se pensar nos controles necessários para seu bom funcionamento, que em última análise, transformam-se em lucros aos sócios e proprietários, tendo em vista a direta ligação destes aos resultados da entidade. O controle é uma ferramenta de gestão e tem seu desempenho entrelaçado às demais funções do processo administrativo, já que planejar, organizar e nortear, fatores esses aliados a bons controles, proporcionam avaliar e mensurar de forma segura o desempenho da ação empresarial. Controle interno é uma expressão utilizada para delinear as medidas adotadas pela administração da empresa para dirigir e controlar seus setores e colaboradores, procedimentos, rotinas, promovendo a eficiência das atividades efetuadas, com intuito de atingir os objetivos da entidade. O sistema de controles internos no setor financeiro é de extrema relevância em qualquer tipo de organização, independente do seu porte ou área de atuação, visto que é este setor que controla as disponibilidades financeiras necessárias às operações da empresa, bem como demonstra seus resultados e a possibilidade de maiores investimentos. Logo, para uma empresa de pequeno porte do ramo do vestuário, isso não é diferente. Diante do exposto, levanta-se a seguinte questão problema: como os controles internos auxiliam a gestão na reorganização do setor financeiro de uma empresa de pequeno porte do ramo do vestuário, localizada na cidade de Criciúma SC?

13 Objetivos da Pesquisa O objetivo geral desse trabalho consiste em apresentar como os controles internos podem auxiliar a gestão na reorganização do setor financeiro de uma empresa de pequeno porte do ramo do vestuário, localizada na cidade de Criciúma. Diante disso, têm-se os seguintes objetivos específicos: através de levantamento bibliográfico, apresentar os conceitos de administração financeira e seus objetivos na organização; caracterizar os trabalhos de auditoria, controles internos, suas vantagens e relevância na área financeira e contábil; descrever disponibilidades, contas a receber, contas a pagar, estoques, bem como funções e importância de ambos para o negócio; propor, através do conhecimento dos controles internos possíveis e cabíveis especificamente à empresa em questão, sugestões a serem futuramente implantadas. 1.3 Justificativa A relevância deste estudo pode ser reconhecida diante dos benefícios oferecidos pelo uso dos controles internos dentro de um setor específico da organização, o financeiro, que é o foco dessa pesquisa. Os controles internos permitem identificar, minimizar e extinguir falhas, sendo elas fraudulentas ou não intencionais, além de implementar melhorias nos procedimentos já realizados na empresa. Para Attie (1984, p. 111), o controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.

14 13 Os registros contábeis, bem como as demonstrações financeiras, devem refletir a real situação da organização. Para tanto, a utilização dos controles internos auxiliam na tomada de decisões diante de situações que surgem com o dia-a-dia e com a oscilação do mercado, dando maior veracidade às informações indispensáveis a continuidade da empresa. O presente trabalho contribui de forma teórica para a melhor compreensão do tema controles internos, bem como sua implementação e benefícios para organizações de pequeno porte, observado o fato de que estes empreendimentos, geralmente não adotam esse tipo de sistema para melhor gerir sua administração financeira. A utilização das políticas e procedimentos explícitos neste estudo pela entidade pesquisada, permite a adequação de medidas corretas e oportunas, visando aprimorar o funcionamento do setor financeiro com a utilização dos controles internos, propondo assim a contribuição prática desta pesquisa. A relevância social deste estudo pode ser percebida na adoção de procedimentos eficientes por parte dos empreendimentos de pequeno porte, visto que tais também contribuem com o crescimento da economia, tanto em pequenas comunidades ou em grandes pólos comerciais. Com o intuito de impulsionar a continuidade do negócio, a utilização de controles internos no setor financeiro da empresa, permite alcançar objetivos traçados com resultados satisfatórios, seguros e com a mínima utilização de recursos. Assim, essa empresa do ramo do vestuário, poderá manter-se competitiva e sólida no mercado de atuação, com resultados positivos advindos da boa gestão do setor financeiro e demais departamentos, como os estoques e consequentemente, a área comercial. 1.4 Metodologia A identificação dos procedimentos metodológicos é de suma importância para a elaboração de um trabalho científico, pois se faz necessárias indicações e instruções que dirigirão a pesquisa. De acordo com Alves (2007, p. 61),

15 14 considera-se a metodologia um instrumento do pesquisador, uma vez que é através da especificação dos caminhos a serem adotados que se torna possível delimitar a criatividade e definir o como, onde, com quem, com que, quanto e de que maneira se pretende captar a realidade e seus fenômenos. A tipologia da pesquisa adotada neste estudo quanto aos objetivos caracteriza-se como descritiva, pois visa a obtenção de dados e esclarecimentos sobre o tema abordado, de modo a contribuir na elaboração da pesquisa, proporcionando uma maior compreensão e análise qualificada do assunto. Segundo Cervo e Bervian (1996, p. 49), a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos (variáveis) sem manipulá-los. Procura descobrir, com a precisão possível, a freqüência com que um fenômeno ocorre, sua relação e conexão com outros, sua natureza e características. Quanto aos procedimentos, o trabalho classifica-se como pesquisa bibliográfica, documental e estudo de caso. A pesquisa bibliográfica reúne informações acerca de obras já publicadas, proporcionando ao leitor a base de tudo o que foi escrito sobre determinado assunto. Para Alves (2007, p. 55), a pesquisa bibliográfica é aquela desenvolvida exclusivamente a partir de fontes já elaboradas livros, artigos científicos, publicações periódicas, as chamadas fontes de papel. Tem como vantagem cobrir uma ampla gama de fenômenos que o pesquisador não poderia contemplar diretamente. Em relação à pesquisa documental, são utilizados dados da empresa objeto de estudo, como relatórios, documentos, informações sobre os procedimentos internos que a entidade utiliza em sua atividade financeira, enfim, tudo o que for relevante para atingir o objetivo proposto pelo autor deste estudo. Gil (1996, p. 51) explica que, a pesquisa documental assemelha-se muito a pesquisa bibliográfica. A diferença essencial entre ambas está na natureza das fontes. A pesquisa documental vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, como documentos conservados em arquivos de órgãos públicos e instituições privadas, tais como associações científicas, igrejas, sindicatos, partidos políticos, etc., ou, materiais que podem ser reelaborados de acordo com os objetos de pesquisa como relatórios de pesquisa, relatórios de empresas, tabelas estatísticas, etc.

16 15 Quanto ao estudo de caso, segundo Cervo e Bervian (1996, p. 50), é a pesquisa sobre um determinado indivíduo, família, grupo ou comunidade para examinar aspectos variados de sua vida. Neste trabalho, o estudo de caso se dará numa instituição de pequeno porte do ramo comércio varejista de artigos do vestuário e acessórios, localizada em Criciúma, Santa Catarina, utilizando como instrumento de pesquisa a observação. No que se refere à abordagem do problema, a pesquisa será qualitativa, pois esta [...] não busca a generalização. Assim, a análise dos dados terá por objetivo simplesmente compreender um fenômeno em seu sentido mais intenso [...] (APPOLINÁRIO, 2006, p. 155). Serão utilizados, não dados numéricos, mas as variáveis envolvidas e procedimentos descritivos sobre a utilização dos controles internos em uma empresa de pequeno porte do comércio varejista de vestuário. Com a identificação dos procedimentos metodológicos, pretende-se alcançar os objetivos propostos e, por consequência, responder a pergunta de pesquisa.

17 16 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A fim de atingir o propósito deste trabalho, entende-se por necessário, primeiramente, conceituar tópicos relacionados ao tema em estudo, como a caracterização do que consiste uma empresa comercial varejista de pequeno porte. Em sequencia, abordar a administração financeira, sua função e estrutura, para uma maior compreensão da área a ser estudada. Posteriormente, serão abordados aspectos relativos a auditoria, como as causas do seu surgimento e os tipos existentes, para, em subsequência, explanar sobre os controles internos, objetivos, classificação, limitações e importância, e, como tema central deste estudo, controles internos no setor financeiro: disponibilidades, contas a receber, contas a pagar e estoques. 2.1 Empresa Comercial Varejista de Pequeno Porte As organizações existem basicamente para comercializar, produzir ou prestarem serviços. Com intuito de atingir esses objetivos, vários procedimentos são adotados no dia-a-dia das organizações, reunindo assim, recursos produtivos. Uma empresa comercial tem por objeto o exercício de uma atividade econômica de mercado, com produtos adquiridos de seus fornecedores para revenda, sem qualquer alteração dos mesmos. Dessa forma, as empresas comerciais são aquelas que cultivam atividades mercantis, consistindo na compra e venda de mercadorias. Diferenciando este segmento dos demais, Megliorini (2007, p. 171) afirma que, as empresas comerciais se diferenciam das empresas industriais pelo fato de comprarem as mercadorias já prontas de seus fornecedores e revendelas também prontas, caracterizando-se como intermediarias, sem ampliar nem modificar sua utilidade, enquanto as empresas industriais adquirem matérias-primas e modificam sua utilidade após realizar nelas determinadas operações, caracterizando-se como transformadoras.

18 17 Seguindo este contexto, as atividades comerciais podem ser segmentadas nos ramos de varejista e atacadista, sendo que no primeiro,as vendas são efetuadas diretamente ao consumidor. Já no segundo, a aquisição é realizada na indústria para que seja efetuada a venda ao comerciante varejista Porte de Atuação das Empresas Atualmente a legislação tem como opção, o porte de microempresa, de empresa de pequeno porte e a grande empresa. Segundo Carlin (2008, p. 77), a Lei Complementar 123 de 15/12/2006, foi elaborada com objetivo de unificar os mais diversos assuntos relacionados às micro e pequenas empresas, visando facilitar abertura e baixa das empresas, a tributação, o acesso ao crédito e ao mercado, a participação em licitações ou associativismo etc. As entidades podem ser qualificadas ainda pelo seu porte, número de colaboradores, proporção de negócios, etc. De maneira, a empresa pode se classificar em: microempresa, empresa de pequeno porte e empresa de grande porte. a) Microempresa e empresa de pequeno porte São estabelecidas normas gerais sobre o tratamento diferenciado dado às microempresas e empresas de pequeno porte no âmbito dos poderes da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, através das Lei Complementar 123 de 14/12/2006, chamada de Lei Complementar do Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte. De acordo com a referida Lei, considera-se microempresa ou empresa de pequeno porte, a sociedade empresária, a sociedade simples e o empresário a que se refere o art. 966 da Lei , de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil Brasileiro),

19 18 devidamente registrados no registro de empresas mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, desde que: 1 - no caso das microempresas, o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, auferir, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ (duzentos e quarenta mil reais); 2 - no caso das empresas de pequeno porte, o empresário, a pessoa jurídica, ou a ela equiparada, que auferir, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ ,00 (duzentos e quarenta mil reais) a igual ou inferior a R$ ,00 (dois milhões e quatrocentos mil reais). Uma das principais vantagens de uma microempresa ou empresa de pequeno porte é a opção pelo recolhimento unificado de tributos, tratando-se do regime de tributação simplificado, Simples Nacional que consiste no recolhimento mensal, mediante documento único de arrecadação, dos seguintes impostos e contribuições: IRPJ, IPI, CSLL, COFINS, PIS, CPP, ICMS e ISS. (Lei Complementar 123, 2006, artigo 13) Estes tributos e contribuições são calculados mediante aplicação de alíquota única sobre a receita bruta, em um único documento de arrecadação, nomeado DAS. b) Empresa de grande porte A organização de grande porte aufere tratamento diferenciado por possuir uma estrutura com ampla capacidade de produção. Comumente a diferença pode ser verificada pelo faturamento ou quantidade de empregados. O referido tratamento diferenciado pode ser caracterizado por cobrança de mais impostos ou incentivos fiscais específicos. Segundo a Lei n , de 28 de dezembro de 2007, em seu artigo Art. 3 fica estabelecido que: Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ ,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ ,00 (trezentos milhões de reais).

20 19 Mediante os conceitos apresentados, e observado o fato de que a organização objeto de estudo ao qual o autor desta pesquisa se refere é uma empresa de pequeno porte, tem-se o entendimento que tal objetiva a venda de produtos, em pequenas proporções, feito diretamente a consumidor final, sem qualquer intermediário. Contudo, independente de volume de operações, porte ou faixa de faturamento, ambas as empresas almejam sucesso perante o mercado, solidez e prosperidade. Assim, estas buscam cada vez mais melhorias em seus métodos, trazendo segurança aos administradores e a terceiros interessados. 2.2 Administração Financeira A eficácia na gestão e controle das finanças é fundamental para todas as empresas que visam preservar e ampliar seu patrimônio e, além disso, promover a solidez perante o mercado econômico atual. Deste modo, no contexto de que cada organização funciona como um sistema, a fim de multiplicar os recursos que foram investidos, tem-se a administração financeira, cuja função compreende um conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos fundos movimentados por todas as áreas da empresa. (BRAGA, 1989, p. 23) Ainda, segundo Braga (1989, p. 23), essa função é responsável pela obtenção dos recursos necessários e pela formulação de uma estratégia voltada para a otimização do uso desses fundos. Encontrada em qualquer tipo de empresa a função financeira tem um papel muito importante no desenvolvimento de todas as atividades operacionais, contribuindo significativamente para o sucesso do empreendimento. A função financeira pode ser observada em todos os negócios, objetivando alcançar as metas traçadas pela organização, através de estratégias para obter recursos e como geri-los corretamente. Salienta Maximiano (2008, p. 9) que,

21 20 a função financeira cuida do dinheiro da organização. A função financeira de uma organização tem por objetivo a proteção e utilização eficaz dos recursos financeiros, o que inclui a maximização do retorno dos acionistas, no caso das empresas. Ao mesmo tempo, a função financeira busca manter certo grau de liquidez, para que a organização consiga cumprir seus compromissos. A boa administração financeira é primordial no funcionamento adequado de todas as atividades da empresa, pois controla os recursos financeiros necessários e maximiza seus resultados, possibilitando a continuidade da organização no mercado com competitividade e solidez. Conforme Lima (1975, p. 11), a administração financeira tem por objetivo, manter a empresa em permanente situação de liquidez, como condição básica ao desenvolvimento normal de suas atividades, obter novos recursos para planos de expansão, com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e a aos menores custos possíveis, assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. Como consequência da boa administração das finanças de uma empresa, com o nível de liquidez demonstrando uma estável situação financeira, tem-se a disponibilidade não somente da permanência no mercado, mas também a expansão dos negócios Função da Administração Financeira A administração financeira tem como função principal empregar esforços com o objetivo de definir formas que maximizem o retorno financeiro aos proprietários, ao mesmo tempo em que possa propiciar a manutenção das atividades da empresa e um grau razoável de liquidez. Para Lima (1975, p. 11), a administração financeira possui as seguintes funções: prever fluxos monetários; custos, receitas e resultados; investimentos e obtenção de recursos; Planejar operações de caixa para diferentes períodos, considerando as previsões de entradas, os compromissos certos e prováveis, as programações especiais, os financiamentos e outros elementos; Organizar os serviços financeiros, adotando sistemas e métodos

22 21 de trabalho adequados às características e necessidades da empresa; Coordenar e executar as operações e serviços financeiros; Controlar a execução das operações e serviços; contas e disponibilidades; documentos e valores; execução de orçamentos; custos financeiros. O controle das atividades financeiras possibilita observar antecipadamente as necessidades de caixa da empresa auxiliando na tomada de decisões, para que possíveis eventos de insolvência, como falta de capital de giro e até mesmo a falência, possam ser corrigidos ou evitados Administrador Financeiro O papel do administrador financeiro é de fundamental importância, pois este fornece as informações necessárias para auxiliar na tomada de decisões, sendo que de certa forma, acaba por se tornar o responsável pela situação financeira da organização. Pode ser chamado de administrador financeiro a pessoa ou grupo de pessoas interessados na aquisição de recursos necessários para a realização das atividades da organização e na sua expansão, analisando a forma correta de utilizar esses meios nos diversos setores e áreas de ação da empresa. (SANVINCENTE, 1978). A função de administrador financeiro proporciona ao colaborador responsável a obtenção de dados, informações e elementos necessários tanto em relação aos clientes, bem como as operações da organização. Neste contexto, Brigham e Houston (1999, p. 4) mencionam que, os administradores financeiros decidem as condições de crédito sob as quais os clientes devem comprar, quanto de estoques a empresa deve ter, quanto de caixa deve manter, se a empresa deve comprar outras ou não (análise de fusões) e quanto dos lucros da empresa devem ser reinvestidos no negócio, em vez de pagos como dividendos. O administrador financeiro possui então, função relevante dentro da organização, no sentido de promover as atividades da entidade, além de auxiliar a administração na tomada de decisões.

23 22 Segundo Hoji (2000), o administrador financeiro tem como funções: o planejamento, a análise, o controle financeiro, decisões de investimentos e financiamentos. De forma mais detalhada, Zdanowicz (2004, p. 29) afirma que o administrador financeiro desempenha as funções de, manter a empresa em permanente situação de liquidez; maximizar o retorno sobre o investimento realizado; administrar o capital de giro da empresa; avaliar os investimentos realizados [...]; estimar o provável custo dos recursos de terceiros a serem captados; analisar as aplicações financeiras mais interessantes para a empresa; informar sobre as condições econômico-financeiras atuais e futuras da empresa; interpretar as demonstrações financeiras da empresa; manter-se atualizado em relação ao mercado e às linhas de créditos oferecidas pelas instituições financeiras. O administrador financeiro é um membro que tem participação na direção da empresa, tendo em vista as informações que transmite, ações que determina e o auxílio aos gerenciadores na tomada de decisões com base em dados apresentados, análises, avaliações e previsões de ocorrências negativas para a organização. Sendo assim, sua principal função é orientar os administradores quanto à melhor forma de conduzir as atividades da empresa, levando em consideração cenários econômicos prováveis, mostrando caminhos a serem seguidos com o intuito de cultivar bons resultados financeiros Estrutura da Administração Financeira Qualquer organização necessita que sua estrutura do setor financeiro seja competente, ágil e organizada. Sendo que no Brasil a maioria das empresas são de micro, pequeno e médio porte, essa estrutura é mais enxuta, podendo muitas vezes, um único profissional assumir várias funções. Diante deste fato a estrutura da área financeira deve ser definida conforme o porte e a necessidade de cada empresa, com funções delegadas e profissionais qualificados, a fim de obter uma administração eficiente e especializada

24 23 desse setor, refletindo no bom funcionamento da organização e na transparência da real situação da mesma. A Figura 01 ilustra como podem ser estruturadas as atividades financeiras. Finanças Tesouraria Controladoria Administração de Caixa Contabilidade Financeira Créditos e Contas a Receber Contabilidade Gerencial Contas a Pagar Orçamentos Câmbio Administração de Tributos Planejamento Financeiro Sistemas de Informação Figura 01: Estrutura financeira Fonte: Hoji (2000, p. 24) A estrutura apresentada divide-se em duas áreas: a tesouraria e controladoria, sendo que na primeira existe uma maior preocupação com a obtenção de fundos, e a segunda tem o cuidado de analisar a eficiência com que os recursos alcançados são aplicados na empresa. A estrutura da função financeira pode variar de acordo com as circunstâncias detectadas, como o porte da organização, necessidades e disponibilidades de recursos, enfim, dependendo do quadro que a entidade apresenta.

25 Auditoria As empresas necessitam cada vez mais apresentar dados reais e confiáveis, auxiliando aos administradores nas tomadas de decisões, como também a fim de resguardar os interesses de terceiros que a elas se vinculam. Para tanto, utilizam-se da auditoria, como forma de efetuar a verificação das informações apresentadas, proporcionar confiabilidade aos registros da contabilidade, inibir possíveis fraudes e minimizar de erros. Para mensurar a adequação e confiabilidade dos registros e das demonstrações contábeis, a Contabilidade utiliza-se também de uma técnica que lhe é própria, chamada de auditoria, que consiste no exame de documentos, livros e registros, inspeções, obtenção de informações e confirmações internas e externas, obedecendo a normas apropriadas de procedimento, objetivando verificar se as demonstrações contábeis representam adequadamente a situação nelas demonstradas, de acordo com princípios fundamentais e normas de contabilidade, aplicados de maneira uniforme. (FRANCO e MARRA, 2001, p. 26) Seguindo o mesmo raciocínio, Crepaldi (2002, p. 23) menciona que, de forma bastante simples, pode-se definir auditoria como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas e das demonstrações financeiras de uma entidade. O mesmo autor (2002, p. 23) contempla ainda que a prática da auditoria consiste em controlar as áreas-chaves nas empresas a fim de evitar situações que propiciem fraudes, desfalques e subornos, por meio de testes regulares nos controles internos específicos de cada organização. A frequente busca por informações seguras e fidedignas, para construção de um patrimônio sólido, vem tornando os serviços de auditoria essenciais a qualquer tipo de organização, que tem por objetivo se manter viva perante a crescente expansão e exigência do mercado atual.

26 Causas do Surgimento da Auditoria no Exterior e no Brasil Os trabalhos de auditoria surgiram juntamente com o nascimento de grandes empresas, devido à necessidade da verificação dos seus registros e demonstrações contábeis. Essas organizações, compostas por capitais de vários indivíduos, tornaram imprescindível a confirmação dos dados apresentados, pois assim, seus investidores teriam a proteção ao seu patrimônio e melhor controle de seus negócios. Crepaldi (2002) acredita que a expressão auditar tenha surgido nos fins do século XIII, na Inglaterra, no reinado de Eduardo I. Franco e Marra (2001, p. 39) mencionam que a [...] Inglaterra, como dominadora dos mares e controladora do comércio mundial, foi a primeira a possuir as grandes companhias de comércio [...]. Desta forma, Basso (2005, p. 99) cita que, os serviços de auditoria tiveram origem na Inglaterra, no início do século XIV (mais precisamente em 1314), orientados para o exame das contas públicas da Coroa. Sua evolução também ocorreu nos países da Grã- Bretanha, com o surgimento das grandes corporações industriais e comerciais, entre os séculos XVII e XIX. Em 1854 surgem as primeiras associações de contadores ingleses, seguindo-se, 1894, com a criação do Instituto Holandês de Contadores Públicos. Em conformidade com essa idéia, Crepaldi (2002, p. 91) relata que, a Revolução Industrial, na Inglaterra, operada na segunda metade do século XVII, quanto à demanda de capital e a expansão das atividades, naturalmente, criou problemas contábeis mais complexos, mudou o eixo do desenvolvimento prático dessa disciplina para aquele país. [...] Os registros contábeis, a partir do momento que passam a ser auditados, pelo fato da complexidade trazida pela evolução empresarial, proporcionam maior proteção ao patrimônio, através da veracidade das informações e consequentemente, confiança aos administradores e terceiros. Argumentam Franco e Marra (2001, p. 39) que, as mesmas causas responsáveis pelo surgimento da auditoria são hoje determinantes de sua extraordinária evolução. A grandeza econômica e comercial da Inglaterra e da Holanda, em fins do século passado, bem

27 26 como dos Estados Unidos, onde hoje a profissão é mais desenvolvida, determinou a evolução da auditoria, como consequência do crescimento das empresas, do aumento de sua complexidade e do envolvimento do interesse da economia popular nos grandes empreendimentos. Assim, pode-se observar que a auditoria teve sua origem juntamente com o surgimento de grandes potências, tendo em vista a evolução dos procedimentos contábeis e a necessidade tanto por parte de investidores como também dos administradores, de obterem informações seguras acerca da situação da empresa, com intuito de certificarem-se do bom andamento e crescimento do negócio. No Brasil, apesar de não existirem publicações de pesquisas realizadas, podem ser encontrados documentos, datados no início do século XX, que demonstram evidências dos possíveis primeiros trabalhos de auditoria no país. Sabe-se, porém, que pela alteração contratual assinada em Londres, em 1911 por Sir Henry Thomas McAuliffe, Alfred Edward Maidlow e David Bell, a firma de auditoria MCAuliffe Davis Bell & Co., atualmente Arthur Andersen S/C, já mantinha estabelecimento no Rio de Janeiro desde 21 de outubro de 1909, do qual David Bell era sócio-presidente. (CREPALDI, 2002, p. 92) Portanto, o início da profissão no Brasil deu-se com a implantação de filiais de empresas estrangeiras, juntamente com o crescimento dos empreendimentos brasileiros, bem como a própria evolução do mercado de capitais. Crepaldi (2002, p. 93) menciona que o fortalecimento da atividade, todavia, ocorreu em 1972 por regulamentação do Banco Central do Brasil, do Conselho Federal de Contabilidade e pela formação de um órgão nacional para a congregação e autodisciplinação dos profissionais, o Instituto dos Auditores Independentes do Brasil. Com a instituição de leis e órgãos reguladores no Brasil, pode-se abrir maior espaço para a auditoria, impulsionando seu desenvolvimento e incentivando a utilização de práticas relacionadas a ela. Segundo Attie (1984, p. 34), no Brasil, o desenvolvimento da auditoria teve influência de: a) filiais e subsidiárias de firmas estrangeiras; b) financiamento de empresas brasileiras através de entidades internacionais; c) crescimento das empresas brasileiras e necessidades de descentralização e diversificação de suas atividades econômicas; d) evolução do mercado de capitais;

28 27 e) criação das normas de auditoria promulgadas pelo Banco Central do Brasil em 1972; e f) criação da Comissão de Valores Mobiliários e da Lei das Sociedades Anônimas em O progresso dos sistemas capitalistas, combinado a grande necessidade de melhores controles dos procedimentos realizados pelas empresas, fez com que a demanda por trabalhos de auditoria expandissem cada vez mais. Assim, as empresas, que a princípio eram em sua grande maioria de capital fechado e empresas familiares, sentiram a necessidade de expandir seus negócios, acirrando a concorrência, e por consequência, fazendo com que os proprietários investissem mais em mercadorias, qualidade, tecnologia e instalações. Porém, em certas situações, como em casos de empreendimentos familiares e de pequeno porte, ou até mesmo empresas maiores, com maiores investimentos, a captação desses recursos teve de ser efetuada junto a terceiros, com empréstimos de entidades financeiras, e ainda, disponibilizando o capital social para novos acionistas, transformando-as em empresas de capital aberto. Neste sentido Almeida (1996, p. 21) expõe que, no entanto, esses futuros investidores precisavam conhecer a posição patrimonial e financeira, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo efetuada a administração financeira dos recursos da empresa (natureza das fontes de recursos e aplicações destes). Essa necessidade de informação era para que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento. A melhor forma de o investidor obter essas informações era por meio das demonstrações contábeis da empresa, ou seja, o balanço patrimonial, a demonstração do resultado do exercício, a demonstração das mutações do patrimônio líquido, a demonstração das origens e aplicações de recursos e as notas explicativas. Surge então a necessidade do profissional de auditoria, que intervêm como uma medida de segurança para os novos investidores, através do exame das demonstrações e emissão de pareceres sobre tais, impondo maior confiabilidade as informações apresentadas e na prevenção de manipulações.

29 Tipos de Auditoria Por auditoria pode-se entender a análise e o estudo de registros, documentos e quaisquer informações relacionadas à parte contábil das empresas, bem como o domínio de seus patrimônios, com intuito de evidenciar a veracidade e exatidão das demonstrações contábeis e dados apresentados. Conforme Sá (2002, p. 25), auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração contábil, visando apresentar opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados. Desta forma, propõe-se a auditoria como uma técnica que avalia todos os procedimentos adotados pela empresa, com intuito de definir o grau de observância dos critérios adotados no cumprimento das tarefas e na elaboração das demonstrações contábeis e financeiras, emitindo uma opinião sobre tais, atentando ao patrimônio da empresa. Tomando a relação do auditor com a empresa auditada, Basso (2005, p. 108) entende que a relação contratual entre a entidade auditada estabelece a divisão fundamental dos serviços de auditoria, ou seja, o fator independência plena e independência relativa, pode-se dizer que é o divisor de águas entre a auditoria externa e interna. Têm-se então dois tipos de auditoria: interna e externa. Apesar de diferenciadas, ambas possuem características em comum. A seguir, esses dois gêneros de auditoria serão melhor detalhados, apresentado seus conceitos, diferenças e objetivos.

30 Auditoria Externa A auditoria externa caracteriza-se por sua independência, além da emissão de parecer. É realizada por profissional sem vínculo empregatício com a empresa auditada, sendo ele um profissional liberal. Os usuários das informações da organização, tanto financeiras como patrimoniais, necessitam de dados sólidos e seguros. É neste sentido que se atesta a importância do auditor externo, já que é ele quem comprova a veracidade das demonstrações contábeis e todos os procedimentos utilizados pela empresa. Crepaldi (2000, p. 52) afirma que, o auditor externo, pela relevância de seu trabalho perante o público, dada a credibilidade que oferece no mercado, constitui-se numa figura ímpar que presta inestimáveis serviços ao acionista, aos banqueiros, aos órgãos públicos governamentais e ao público em geral. Assim, a auditoria externa vem para atestar as informações apresentadas pela entidade em suas demonstrações contábeis, auxiliando na tomada de decisões por parte dos administradores, bem como contribuindo para atrair novos investidores no caso de empresa de capital aberto, pois o profissional independente eleva o grau de confiabilidade através da emissão de seu parecer. Oliveira e Diniz (2001, p. 15) exprimem que a auditoria externa é a técnica contábil que visa obter elementos de convicção que permitam julgar se as demonstrações de uma entidade, bem como os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade [...]. Segundo Crepaldi (2002, p. 46) a auditoria externa, constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do Patrimônio Líquido e as origens e aplicações de recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade. O mesmo autor (2002, p. 46) expõe ainda, sobre o auditor externo, que sua intervenção é ajustada em contrato de serviços. Os testes e indagações se espalham por onde haja necessidade de levantar questões elucidativas para conclusão do trabalho ajustado.

31 30 Conclui-se que a função do auditor externo é muito importante, pois é ele que fornece aos usuários das informações o parecer, que representa a sua opinião sobre as demonstrações contábeis, proporcionando maior confiabilidade aos mesmos Auditoria Interna Devido ao crescimento das necessidades de grandes corporações perante o mercado e a fim de se destacar da concorrência, a alta administração voltou-se para a verificação de suas informações e controles. Para tanto, seria necessário que a empresa dispusesse de um colaborador que acompanhasse as rotinas diárias, emitindo opiniões sobre tais, sobre os dados apresentados e a forma como isso ocorre. Almeida (1996, p. 25) cita que, a administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietário da empresa, não poderia supervisionar pessoalmente todas as atividades. Entretanto, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. A auditoria interna, como o próprio nome sugere, é efetuada por um funcionário da empresa, e tem por finalidade assessorar a administração, através da revisão de todas as operações realizadas, avaliando a eficácia dos controles internos dentro da organização. Segundo Oliveira e Diniz (2001, p. 16) a auditoria interna, é o instrumento de controle administrativo e de verificação sistemática da eficácia e eficiência das atividades operacionais. Enfoca a avaliação dos controles internos das atividades e processos administrativos e operacionais, analisando as deficiências e os riscos envolvidos. A auditoria interna é realizada por funcionário da entidade, através da avaliação dos controles internos realizados pela mesma, proporcionando o acompanhamento contínuo, constatando se medidas adotadas pela administração

32 31 quanto a procedimentos incorretos e pontos falhos estão sendo colocados em prática. Jund (2001, p. 26) cita que, a auditoria interna é uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas, em relação às atribuições e aos planos, às metas, aos objetivos e às políticas definidos para as mesmas. Desta forma, a auditoria interna torna-se uma ferramenta para os gestores, auxiliando na tomada de decisões, pelo fato de controlar minuciosamente as rotinas e operações da empresa, bem como apontar possíveis falhas ou descumprimentos de normas determinadas pela administração. O auditor interno realiza funções semelhantes ao auditor externo, sendo este fato que o qualifica profissionalmente. Porém, cabe a essa função, um profissional que possui vínculo empregatício com a empresa. A Auditoria Interna é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial. O auditor interno é pessoa de confiança dos dirigentes; está vinculado à empresa por contrato trabalhista continuado e sua intervenção é permanente. Sua área de atuação envolve todas as atividades da empresa; predominam a verificação constante dos controles internos, a manipulação de valores e a execução de rotinas administrativas. O objetivo da auditoria interna é auxiliar todos os membros da administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas. (CREPALDI, 2002, p. 39) A auditoria interna, então, é exercida por profissional da empresa, e seu trabalho é de caráter permanente. Mas, apesar de seu vínculo, este deve desempenhar seu papel com independência profissional, podendo a administração submeter-se ao controle e exames que o auditor aplicar. Cita ainda Almeida (1996) que o auditor interno não deve executar atividades que futuramente possa examinar, nem tão pouco estar subordinado à pessoa que tem seu trabalho examinado por este. Para melhor compreensão, apresenta-se na Figura 02, uma estrutura organizacional, a qual demonstra a posição deste profissional em uma companhia.