GESTÃO DE RISCO EM PROJETOS: ENTENDA OS BENEFÍCIOS DESSA AÇÃO NA SUA EMPRESA!

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1 GESTÃO DE RISCO EM PROJETOS: ENTENDA OS BENEFÍCIOS DESSA AÇÃO NA SUA EMPRESA!

2 Introdução 3 O que é e quais os benefícios da gestão de riscos? 6 Processos do gerenciamento dos riscos do projeto 10 O papel do gestor de riscos 17 Os cuidados e ferramentas disponíveis 22 Conclusão 28 Sobre o Artia 31

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Independentemente do segmento ou do porte da sua empresa, riscos podem comprometer o escopo, o tempo e o orçamento dos seus projetos e levá-los a uma direção bem diferente daquela planejada inicialmente e, às vezes, esse rumo pode ser o fracasso total. Reconhecendo que os riscos podem ter origem interna ou externa ao projeto, além de identificálos, o gerente de projeto deve, com apoio da equipe, desenvolver um plano de respostas eficiente e suficientemente claro. Esse plano deve fazer com que os riscos tenham baixa probabilidade de acontecer e, caso isso ocorra, tenham um impacto mínimo. 4

5 INTRODUÇÃO As ferramentas, técnicas e metodologias de gerenciamento de projetos, sobretudo, de gestão de riscos, podem ser utilizadas por todos os níveis da organização. Uma análise sistemática de riscos tende a ajudar o gerente do projeto a tomar decisões equilibradas, baseadas em cenários previamente estudados em vez de deixar o sucesso do projeto à sorte. Considerando a relutância de algumas organizações em implementar a gestão de riscos como parte do planejamento e execução dos projetos, é essencial trazer à luz alguns conceitos e benefícios gerados por essa disciplina. Eis o objetivo deste e-book. Boa leitura! 5

6 CARACTERÍSTICAS O QUE É E QUAIS ESSENCIAIS OS BENEFÍCIOS PARA UM PROFISSIONAL DA GESTÃO DE DE RISCOS? SUCESSO

7 O QUE É E QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE RISCOS? Os riscos são fatores que podem prejudicar (ameaças) ou situações que podem beneficiar o projeto (oportunidades). Contudo, é mais comum lidar com riscos do ponto de vista a prevenir eventuais prejuízos ao escopo, prazo e custo. Uma gestão de riscos adequada tende a reduzir os custos e atrasos, afinal, qualquer problema custa menos quando é identificado antes. 7

8 O QUE É E QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE RISCOS? As estimativas de recursos e de atividades que acontecem durante o planejamento também devem ser encaradas como riscos, afinal, podem não corresponder à realidade durante a execução. Para tanto, assim como aplicado nos demais riscos, um plano de resposta eficiente e claro é ideal para atenuar ou exterminar os impactos caso o dimensionamento previsto venha a prejudicar o projeto. Outro fator de risco para o prazo do projeto é a variação de escopo. A solicitação de mudança, tanto para mais quanto para menos, acarreta em retrabalho o que compromete o prazo do projeto. Isso porque o planejamento de tempo é estruturado com base no escopo inicial, e qualquer alteração nas entregas pode prejudicar a data de finalização do projeto. 8

9 O QUE É E QUAIS OS BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE RISCOS? Veja, a seguir, alguns dos benefícios da gestão de risco: Eleva a probabilidade de se atingir os objetivos e de demonstração de valor para os stakeholders (partes interessadas). Auxilia o planejamento estratégico quanto ao uso eficaz dos recursos. Diminui a ocorrência de surpresas desagradáveis e aumenta o aproveitamento de novas oportunidades. Melhora a comunicação e reduz o estresse das partes interessadas. Cultiva uma cultura interna de auditoria. A gestão de riscos fornece informações relevantes para o processo decisório. Por exemplo: o grau de risco do projeto é uma variável com alto peso na escolha e priorização dos projetos a serem executados. 9

10 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO

11 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS RISCOS Planejar o gerenciamento de riscos corresponde ao processo de definição de como realizar as atividades de gestão dos riscos de um projeto. Definir quanto tempo será empregado no planejamento, quem estará envolvido e como a equipe vai atuar na própria gestão de riscos. Os procedimentos e modelos relacionados a riscos, como matrizes padrão de probabilidade e impacto pertencem a esse processo, e, posteriormente, podem ser adaptados às particularidades do projeto. IDENTIFICAR OS RISCOS Corresponde ao processo de levantamento dos riscos que podem interferir no projeto e consequentemente em adaptações do plano. Esse esforço, além do envolvimento das partes interessadas, pode contar com o estudo de bibliografia, pesquisas e conversas com especialistas no assunto. Geralmente, a equipe principal inicia o levantamento e, mais tarde, outros membros continuam o processo uma estratégia para tornar a identificação de riscos mais iterativa. 11

12 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO REALIZAR A ANÁLISE QUALITATIVA DOS RISCOS A análise qualitativa corresponde à priorização dos riscos por meio de uma avaliação sobre a probabilidade de ocorrência e impacto. Nem todos os riscos levantados precisarão um plano de resposta, pois isso seria um esforço muito oneroso em termos de tempo/custo. Por isso é que se deve analisar a probabilidade de ocorrência/impacto para elencar aqueles que realmente merecem uma resposta. 12

13 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO REALIZAR A ANÁLISE QUANTITATIVA DOS RISCOS O processo de analisar quantitativamente o efeito dos riscos serve para mensurar a importância e a atenção que devem ser dadas ao risco. Entre outras aplicações, serve para dimensionar o custo do risco e calcular o impacto no cronograma e no escopo. Analisar quantitativamente significa atribuir valores numéricos/monetários sobre o efeito dos riscos nos objetivos gerais do projeto. É claro que, dados os esforços envolvidos, essa análise é realizada nos riscos que foram priorizados durante a análise qualitativa de riscos, isto é, naqueles que têm o potencial de afetar significativamente as demandas mais importantes do projeto. Como produtos da análise quantitativa dos riscos, pode-se obter os seguintes documentos: análise probabilística do projeto; probabilidade de realização dos objetivos de custo e tempo; 13

14 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO lista priorizada de riscos quantificados e; tendências dos resultados da análise quantitativa de riscos. PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOS Planejar as respostas aos riscos significa desenvolver ações para potencializar as oportunidades e reduzir ou eliminar as ameaças aos objetivos do projeto. Nesse momento, são estipuladas as ações do que fazer caso o risco ocorra e que iniciativas devem entrar em ação quando risco se torna um fato. Quando se aborda a gestão de riscos no que tange o planejamento de respostas, pode-se gerenciá-los adotando uma das seguintes posturas: Aceitar o risco: é quando o gestor está ciente do risco, mas aceita a possibilidade de ocorrência passivamente. 14

15 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO Evitar o risco: é quando o gerente de projetos sabe do risco e estipula maneiras de fazer com que ele não cause danos à empresa. Mitigar o risco: é quando o gerente reconhece a existência de um risco iminente e busca fazer com que cause o mínimo impacto possível. Transferir o risco: é quando o gestor transfere o risco para um terceiro, por exemplo, ao contratar um seguro. CONTROLAR OS RISCOS Não basta planejar. Quando o plano de gerenciamento de riscos é estruturado, a execução deve ser monitorada. Logo, controlar os riscos implica na implementação de respostas aos riscos, no acompanhamento dos riscos identificados, no reconhecimento de novos riscos e na avaliação contínua da eficácia dos processos de respostas aos riscos ao longo de todo o projeto. 15

16 PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DOS RISCOS DO PROJETO É preciso dizer que esses processos interagem entre si e também com aqueles de outras áreas de conhecimento. Cada qual pode envolver o trabalho de uma ou mais pessoas, a depender das necessidades do projeto. Isto é, os processos são abordados como elementos distintos por finalidade didática, mas na prática eles se sobrepõem e interagem entre si. 16

17 O PAPEL DO GESTOR DE RISCOS

18 O PAPEL DO GESTOR DE RISCOS O papel do gestor é o de manifestar um gerenciamento de riscos não reativo, mas proativo. A ideia de antecipação ao erro deve ser propagada para as equipes, incentivando um ambiente de colaboração em torno da identificação e da mitigação dos riscos. Cabe ao gerente de projetos analisar os aspectos inerentes aos riscos, ameaças e deficiências para aumentar a segurança durante os esforços e decisões em todo o ciclo de vida do projeto. Dentre os papéis exercido pela gestão de riscos, destacam-se: 18

19 O PAPEL DO GESTOR DE RISCOS O PAPEL ORIENTATIVO Corresponde à análise dos cenários e compatibilização com iniciativas que ofereçam proteção, orientando a empresa em como agir diante de cada situação. Esse papel é muito importante, pois é a partir dele que começa a gestão de riscos propriamente dita. O PAPEL EDUCATIVO No exercício desse papel, a gestão de riscos trabalha próxima aos colaboradores, conscientizando-os das melhores práticas de segurança frente aos riscos analisados e existentes na empresa. Assim como no papel anterior, tem grande significado, pois é por meio do comprometimento das pessoas que se atinge o engajamento necessário para o sucesso dos planos. 19

20 O PAPEL DO GESTOR DE RISCOS O PAPEL ADMINISTRATIVO O papel administrativo corresponde à postura de administrador propriamente dito, o gestor zela pela difusão, atualização e manutenção da gestão de riscos. Assim como os demais, esse é um papel importante, pois resguarda os poderes de apresentar, determinar, cobrar, enfim, de realizar todas as funções administrativas frente aos riscos listados pela organização e as medidas estruturadas para a sua gestão. De forma prática, existem empresas nas quais todos os novos colaboradores passam por uma integração, na qual são informados sobre o papel da segurança na empresa: quais são as normas internas e a postura profissional esperada pela organização frente aos riscos. Esse é parte do papel educativo sendo desenvolvido. Já no tocante à análise preventiva de riscos de instalações, recursos, processos, procedimentos, pessoas e terceiros, o papel é de ordem orientativa. Nesse tipo de trabalho, o gestor analisa contextos, ameaças, carências e riscos e estabelece medidas de proteção que tornarão a organização capaz de controlar e gerir os seus riscos adequadamente. 20

21 O PAPEL DO GESTOR DE RISCOS Sob a ótica administrativa, cabe ao gestor de projetos exercer o papel de protetor das normas, zelando pela sua aplicabilidade dentro da organização. Sendo assim, ele atua junto aos colaboradores no desenvolvimento e execução de treinamentos de conscientização e comprometimento, políticas de segurança, diretrizes, normas e procedimentos etc. Em síntese, o papel do gestor de projetos é proporcionar segurança, bem-estar e conforto para a empresa. Para tanto, ele deve exercer os vários papéis acima descritos, todos eles essenciais e complementares entre si. 21

22 OS CUIDADOS E FERRAMENTAS DISPONÍVEIS

23 OS CUIDADOS E FERRAMENTAS DISPONÍVEIS Abaixo, recomendamos ferramentas e técnicas para auxiliar no processo de gestão de riscos. Cabe ao gestor identificar qual é a melhor prática ou ferramenta a ser adotada conforme a necessidade e as especificações do projeto. Contudo, os benefícios apresentados são percebidos de maneira geral: WHAT IF Essa técnica simples é baseado em indagações do tipo: what if ( e se, em português) a entrega dos tijolos atrasar?. Uma excelente ferramenta para a identificação riscos e as suas causas. OS 5 PORQUÊS É um método que propõe 5 perguntas para se alcançar a causa básica de um problema no entanto, esse não é um número mandatório. Podem ser feitas mais ou menos perguntas para a identificação da motivação de uma eventual falha. 23

24 OS CUIDADOS E FERRAMENTAS DISPONÍVEIS Por exemplo: Problema: o cliente demonstra insatisfação com o acabamento do produto. Por que o cliente demonstra insatisfação com o acabamento do produto? Porque o nível de acabamento está diferente daquilo que foi acordado na última reunião. Por que o nível de acabamento está diferente do acordado na última reunião? Porque a operação está trabalhando com outros critérios de especificação. Por que a operação está trabalhando com outros critérios de especificação? Porque a operação segue uma instrução de trabalho determinada no inicio do projeto. Por que a operação segue uma instrução de trabalho determinada no inicio do projeto? 24

25 OS CUIDADOS E FERRAMENTAS DISPONÍVEIS Porque foi o único documento compartilhado pelo gerente de projetos. Por que foi o único documento compartilhado pelo gerente de projetos? Porque o gerente de projetos esqueceu de compartilhar a atualização da instrução de trabalho. Ou seja, o que causou o problema foi a falta de atualização da instrução de trabalho junto à operação. O DIAGRAMA DE ISHIKAWA O diagrama de Ishikawa busca, a partir de um risco determinado, identificar a causa por meio de 6 categorias de razões possíveis: máquina; meio ambiente; mão de obra; material; método; medida. 25

26 OS CUIDADOS E FERRAMENTAS DISPONÍVEIS A MATRIZ DE RISCO Além dos riscos possuírem consequências, cada risco também possui o atributo probabilidade. Isto é, a matriz de risco nada mais é do que uma ferramenta que relaciona esses 2 fatores, categorizando e priorizando os riscos. 26

27 OS CUIDADOS E FERRAMENTAS DISPONÍVEIS CHECKLISTS Depois que os riscos são identificados, que as medidas corretivas, preventivas, mitigadoras ou de controle são avaliadas, é preciso garantir que estas iniciativas foram, de fato, implementadas. O Checklist é uma lista de verificações para identificar desvios relacionados àquilo que foi determinado. 27

28 CONCLUSÃO

29 CONCLUSÃO O risco tem origem na incerteza presente em todos os projetos. Aqueles que foram identificados e analisados permitem o planejamento de respostas e a análise de riscos deve ocorrer durante todo o projeto pois novos riscos vão surgir e precisam ser endereçados. Para ter sucesso, a organização deve estar comprometida com uma abordagem proativa e consistente do gerenciamento dos riscos durante todo o ciclo de vida do projeto, ou seja, é preciso que haja uma postura consciente em todos os níveis da organização para buscar e identificar o gerenciamento eficaz dos riscos ao longo do projeto. 29

30 CONCLUSÃO É preciso entender que as ameaças existem tão logo quando o projeto inicia. Logo, prosseguir sem foco proativo no gerenciamento dos riscos aumenta o prejuízo que eles podem causar. Felizmente, o que se observa nas empresas dos dias de hoje é uma crescente conscientização da importância do gerenciamento de riscos. A gestão de riscos é mandatória nas boas práticas de gestão de projetos, ainda que nem todos a utilizem. 30

31 SOBRE O ARTIA O Artia é um software web para gerenciamento de projetos com implantação rápida e de baixo custo. Baseado em uma rede social corporativa, agrega funcionalidades de comunicação e colaboração em um software para sistematizar o trabalho e as rotinas das equipes. Rápido e fácil de usar, o Artia permite organizar atividades pessoais e profissionais, criar e gerenciar projetos, compartilhar tarefas com pessoas, empresas e equipes, apontar horas para administrar o tempo gasto durante o dia com cada demanda, comparar atividades planejadas e realizadas de forma simples e eficiente, obter gráficos para uma visualização mais abrangente do projeto e para apoiar a tomada de decisões, entre outras funcionalidades. As informações registradas no Artia podem ser acessadas e atualizadas a qualquer hora e de qualquer lugar, pois trata-se de um software web e, além disso, também está disponível para aplicativos móveis, como smartphones ou tablets. 31

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