Escola Dr. Manuel Laranjeira. Manual de ITIC. Unidade 5: Criação de Apresentações

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1 Escola Dr. Manuel Laranjeira Manual de ITIC Unidade 5: Criação de Apresentações

2 Índice Introdução... 4 Iniciar o Microsoft PowerPoint Ambiente de Trabalho... 5 A Régua... 6 Linhas de Grelha... 6 As Barras de Deslocamento Horizontal e Vertical... 7 A Barra de Estado... 7 O Menu de Contexto... 7 Passos para a criação de uma Apresentação... 8 As Diferentes Vistas no PowerPoint... 9 Ecrãs de Abertura Nova Apresentação Esquema de Diapositivo Modelos de Apresentação Álbum de Fotografias Criar Apresentações através de Modelos Gravar uma Apresentação Fechar uma Apresentação Fechar o Microsoft PowerPoint Pré-visualizar uma Apresentação Impressão de Diapositivos Criação de Apresentações 2

3 Definir Cabeçalhos e Rodapés Modelo Global de Diapositivos Escolher um Fundo para o Diapositivo Preenchimento com Gradação de Cores Preenchimento com Imagem ou Textura Introdução e Edição de Texto Formatação de texto Inserção e Formatação de Objetos Caixas de Texto ClipArt e Imagens Importar imagens Dimensionar um Objeto Tabelas Formas Automáticas Botões de Ação Menu Apresentação de Diapositivos Configurar Apresentação de Diapositivos Ensaiar Intervalos Gravar Narração Animações Animação Personalizada Efeitos Transições entre Diapositivos Criação de Apresentações 3

4 Introdução O Microsoft PowerPoint 2007 é um dos programas do Office System 2007, que permite a realização de apresentações gráficas, através das ferramentas disponíveis, para criar diapositivos com as mais diversas cores, diferentes objetos e imagens, organogramas, tabelas e gráficos, inserção de sons e filmes multimédia, efeitos de animação nos diapositivos e nos objetos nestes inseridos. Para além de ser um programa para a criação de diapositivos, através do Microsoft PowerPoint, é também possível criar banners e folhetos. O PowerPoint, é um programa muito útil, uma vez que possibilita ao utilizador criar uma apresentação, sobre um determinado tema ou assunto, de uma forma simples mas muito profissional. Iniciar o Microsoft PowerPoint 2007 Embora possamos iniciar o Microsoft PowerPoint 2007 de várias maneiras, consideramos que se devem seguir os seguintes procedimentos, tal como fazemos para qualquer outro programa do pacote do Office: Clicar no menu Iniciar, comando Todos os Programas, opção Microsoft Office, Microsoft Office PowerPoint Criação de Apresentações 4

5 Ambiente de Trabalho Nesta rubrica iremo-nos debruçar sobre o Ambiente de Trabalho do PowerPoint A novidade que salta à vista é a inovação no sistema de menus. Agora, ao invés de cada item da barra de menus fazer aparecer uma lista de opções escritas, irão surgir botões coloridos para a realização da tarefa pretendida. A facilidade de interação com este friso de botões vai, sem dúvida, ajudar os utilizadores no desenvolvimento de algumas tarefas importantes como: inserir imagens, estruturar a apresentação, definir animações, entre outras. A barra de título indica não só o nome da apresentação que esta ativa/aberta, como também nos dá acesso aos botões para Minimizar (reduzir a janela à Barra de Tarefas), Maximizar (aumenta a janela por forma a ocupar toda a área do ecrã) ou Diminuir (restaura a janela à posição original aquando a sua abertura) e Fechar (fecha a aplicação). Criação de Apresentações 5

6 A barra de menus mostra-nos todos os botões da aplicação, sendo que para se ativar qualquer um deles deveremos clicar com o botão esquerdo do rato em cima do menu. Para além deste friso, existem outras áreas nesta atrativa janela de aplicação do PowerPoint 2007, das quais destacamos: A Régua Esta pode ser retirada/colocada através do menu Ver e serve essencialmente para definir os avanços/recuos da margem esquerda e direita de um determinado diapositivo. Linhas de Grelha Servem essencialmente para melhor colocação dos variados objetos no diapositivo. Criação de Apresentações 6

7 A área de edição do diapositivo fica com este aspeto: As Barras de Deslocamento Horizontal e Vertical Estas funcionam através do uso do botão esquerdo do rato nas setas das extremidades e permitem um deslocamento fácil ao longo de um determinado documento. A Barra de Estado Esta barra tem uma importância relativa, informa quantos diapositivos compõem a apresentação, entre outras informações. O Menu de Contexto Este menu surge quando é premido o botão direito do rato; tem o nome de contexto porque nos dá uma lista das tarefas possíveis de realizar naquele local. Pode ter várias opções, consoante o local onde é premido. Damos como exemplo o mais comum, ou seja, pressionar o botão direito do rato na área de edição. Criação de Apresentações 7

8 Podemos verificar através deste exemplo que são possíveis de realizar várias operações, como: Cortar, Copiar, Colar, Formatar Fundo, etc... As funcionalidades do Menu de Atalho, mudam em função do texto ou dos objetos que estiverem selecionados. Passos para a criação de uma Apresentação Para criar uma nova apresentação há que seguir algumas regras, como por exemplo: Organizar a informação com "cabeça, tronco e membros", ou seja, definir um início, meio e um fim, para que o tema apresentado faça sentido; Nunca inserir muito texto num diapositivo, apenas os tópicos necessários, para que o orador/apresentador possa desenvolver e falar sobre o tema; Não utilizar cores berrantes; Usar cores de contraste, por exemplo: fundo do dispositivo a azul e cor de letra a amarelo; O tamanho da letra deve ser suficientemente grande para que quando se realizar a apresentação, seja possível a todos os espectadores lerem e visualizarem a informação que lhes é apresentada; No que diz respeito às animações, efeitos e sons, utilizar apenas os que são necessários. Muitos efeitos retiram a atenção dos espectadores do conteúdo da apresentação, para os efeitos e sons. Se todas estas regras forem respeitadas, o utilizador terá uma apresentação de PowerPoint ideal e perfeitamente visível a todos os espectadores. Depois de se abrir o programa PowerPoint, surge esta janela. É através dela que se começam a criar os diapositivos. Criação de Apresentações 8

9 As Diferentes Vistas no PowerPoint No menu Ver, existem 4 opções diferentes das Vistas disponíveis no PowerPoint. As vistas podem, também, ser acedidas no canto inferior direito da Vista Normal. Normal Organização de Diapositivos Página de Notas Apresentação de Diapositivos A vista de Apresentação de Diapositivos permite ao utilizador visualizar a sua apresentação maximizada. Para navegar entre os diapositivos, premir a tecla ENTER ou as setas do teclado. Outra forma de visualizar a sua apresentação é premindo a tecla F5. Criação de Apresentações 9

10 As figuras que se seguem, mostram a diferença entre estas várias vistas: Ecrãs de Abertura Nova Apresentação Ao clicar em Novo, surge esta janela, onde se pode escolher como dar início à realização da apresentação. Assim é possível escolher entre as seguintes hipóteses: Em branco e recentes; Modelos instalados; Temas instalados; Os meus modelos; Novo a partir de existente. Criação de Apresentações 10

11 Esquema de Diapositivo Através do Esquema, o utilizador cria uma estrutura para a sua apresentação, se escolher criar uma Apresentação em Branco. Para definir ou alterar o esquema de diapositivos, aceder ao menu Base e escolher Esquema. Criação de Apresentações 11

12 O Esquema de diapositivo possui os seguintes tipos de diapositivos: Caixas de texto; Caixas de texto com Marcas e Numeração predefinida (embora se possa modificar quer as marcas quer a numeração; Tabelas, Gráficos; Imagens do ClipArt, WordArt; Imagens do ficheiro, Organograma; Filmes e Sons. Para aplicar um esquema de diapositivo, devem-se seguir alguns passos: Depois de se inserir um novo diapositivo (onde já foi possível definir qual o esquema a usar), é possível escolher para o mesmo diapositivo, um esquema diferente. Quando se escolhe um esquema com vários objetos possíveis como este, clicar sobre o objeto pretendido. Por exemplo, se pretender inserir uma tabela, clicar sobre o botão da tabela e de seguida escolher o número de células, etc. Modelos de Apresentação Nesta janela de Temas, o utilizador poderá escolher diferentes tipos de modelos, o que significa que qualquer um que escolha tem já formatado, o fundo, os tipos de letras para os diferentes títulos, etc. Mas também é possível alterar as cores de um modelo, basta para isso, clicar sobre o modelo pretendido e aceder à opção Cores, de seguida clicar na cor pretendida ou então em Criar Novas Cores do Tema, onde poderá escolher em maior detalhe as cores. Criação de Apresentações 12

13 Em Animações, podem ser aplicados efeitos de animação aos diapositivos e aos objetos nele inseridos (as animações de diapositivos serão analisadas em pormenor mais adiante neste manual). Álbum de Fotografias Através deste assistente, pode-se criar um Álbum de Fotografias. É possível inserir fotografias do ficheiro, de Scanner/Câmara, Caixas de Texto. No que diz respeito às imagens, podem ser formatadas na rotação, cor, luminosidade. Criação de Apresentações 13

14 Criar Apresentações através de Modelos Ao criar uma nova apresentação, surge também, a possibilidade de criar uma apresentação de diapositivos através de Modelos, escolhendo uma destas opções apresentadas: Modelos Instalados; Os meus modelos; Microsoft Office Online. Criação de Apresentações 14

15 Gravar uma Apresentação Para gravar uma apresentação de PowerPoint deve aceder ao botão do Office e clicar em Guardar Como, para guardar uma apresentação pela primeira vez ou para alterar o local; ou Guardar, quando se guarda pela primeira vez ou simplesmente para guardar as alterações realizadas na apresentação. Outra forma de guardar uma apresentação é clicando sobre o botão Guardar, à direita do botão do Office, quer seja para guardar pela primeira vez ou para guardar as modificações realizadas na apresentação. Fechar uma Apresentação Quando se pretende fechar uma apresentação de PowerPoint, acede-se ao botão do Office e escolhe-se a opção Fechar. De referir que quando se fecha uma apresentação, não se fecha o PowerPoint. Fechar o Microsoft PowerPoint No que diz respeito a fechar o programa, clicar no botão X, na barra de título, do lado direito. Criação de Apresentações 15

16 Pré-visualizar uma Apresentação Antes de imprimir, é fundamental Pré-visualizar a apresentação de diapositivos. Desta forma, o utilizador pode verificar e analisar uma vez mais se os seus diapositivos estão bem formatados e organizados. Criação de Apresentações 16

17 Impressão de Diapositivos Para imprimir uma apresentação de PowerPoint, ou apenas alguns diapositivos, aceder ao botão do Office, Imprimir. Nesta parte da janela de impressão, é possível escolher a impressora para a qual se pretende imprimir, bem como aceder às suas Propriedades. Definir se pretende imprimir todos os diapositivos (Tudo), o Diapositivo Atual, os dispositivos selecionados (Seleção), ou inserir os números dos diapositivos que se pretendem imprimir (Diapositivos). Quantas cópias se pretendem imprimir (Número de Cópias), e se pretende Agrupar essas cópias. Clicar sobre o que pretende Imprimir: Diapositivos; Folhetos; Criação de Apresentações 17

18 Páginas de notas; Vista de destaques. Escolher entre imprimir a: Cor; Tons de cinzento; Preto e branco puro. Depois de tomar todas as decisões quanto à impressão clicar em OK, Se pretender poderá também Cancelar. Definir Cabeçalhos e Rodapés Para definir Cabeçalho e Rodapé, aceder ao menu Inserir. No Rodapé podem ser inseridas informações como a data atualizada, número de diapositivo, etc. Depois de se escolher a opção de Cabeçalho e Rodapé, é esta a janela que surge. Data e hora permite definir/inserir Data e/ou Hora, bem como escolher o formato da mesma. Se escolher a opção Atualizar automaticamente, sempre que abrir a apresentação a data e/ou hora serão atualizadas automaticamente. Determinada(o) para inserir texto a gosto do utilizador. Número do diapositivo inserir o número de diapositivo. Criação de Apresentações 18

19 Rodapé inserir informação adicional no rodapé, por exemplo, o nome do trabalho ou nome do autor do trabalho, etc. Não mostrar no diapositivo de título permite que no diapositivo de título, não apareça o número de diapositivo. Escolher para primeiro diapositivo, o de Título, para que esta opção funcione. Aplicar a todos aplicar estas definições a todos os diapositivos da apresentação. Aplicar aplicar estas definições apenas ao diapositivo selecionado (em concreto). Cancelar cancelar todas as definições modificadas. Pré-visualização - pré-visualizar todas as definições antes de clicar em aplicar (a todos) ou cancelar. Modelo Global de Diapositivos Tal como já foi estudado, o PowerPoint, possui vários modelos que facilitam o trabalho do utilizador, mas existe a possibilidade de ser o utilizador a definir e criar o seu próprio modelo. Para isso, deve aceder ao menu Ver, escolher Modelo Global de Diapositivos. Através deste Modelo Global, pode-se criar um modelo a ser utilizado cada vez que se inserir um novo diapositivo. Depois de se escolher a opção Modelo Global, surge o seguinte diapositivo. Criação de Apresentações 19

20 No diapositivo de Modelo Global, o utilizador define o tipo de letra, o tamanho, o estilo, o alinhamento, o preenchimento do fundo das caixas de texto, o fundo do diapositivo, quer das caixas de texto onde irá inserir a informação, quer nas caixas de texto onde se define o Cabeçalho e Rodapé. Depois de todas as formatações estarem bem definidas, clicar no botão Fechar a vista do modelo global. Sempre que se inserir um novo diapositivo, as formatações do modelo serão aplicadas. Escolher um Fundo para o Diapositivo O utilizador pode necessitar ou gostar de dar um toque mais pessoal na sua apresentação. Uma das formas de o fazer é escolhendo ou alterando o Fundo dos seus diapositivos. Para realizar esta ação deve, no menu Estrutura, escolher a opção Estilos de Fundo. Esta janela surge logo depois de clicar em Formatar Fundo. Poderá optar por qualquer cor já visível, por Mais Cores ou escolher um preenchimento mais elaborado. Padrão Para definir cores padrão para o fundo. Personalizar Permite personalizar as cores, ou seja, escolher mais pormenorizadamente as cores. Criação de Apresentações 20

21 Preenchimento com Gradação de Cores Cores predefinidas; Tipo, Direção; Ângulo; Posição da marca de gradação Definir a percentagem de Transparência; Preenchimento com Imagem ou Textura Como opção de fundo, existem ainda as Texturas. Para aplicar uma, basta selecionar a textura pretendida e modificar os seus atributos. De seguida o utilizador pode optar entre estes três botões: Repor Fundo: para cancelar as modificações; Fechar: para fechar a janela, ficando aplicadas as modificações no diapositivo atual; Criação de Apresentações 21

22 Aplicar a Todos: o fundo escolhido será aplicado a todos os diapositivos. Introdução e Edição de Texto Visto que as apresentações eletrónicas têm como principal objetivo servir de apoio a uma apresentação oral, devem ser usadas frases curtas e objetivas pois, em princípio, servem de tópico para o discurso do apresentador. Vamos agora aprender a inserir texto num diapositivo e também a formatá-lo de forma atrativa. 1. Selecione a opção Apresentação em Branco. 2. Escolha um dos Esquemas de texto. Para digitar texto em qualquer das áreas definidas, basta colocar o cursor no seu interior e iniciar a escrita. Criação de Apresentações 22

23 Poderá formatar o texto escrito como quiser, pode alterar o tipo de letra, tamanho, cor, alinhamento e muito mais, como veremos a seguir. Formatação de texto Para alterar um texto, é necessário primeiro selecioná-lo. Para selecionar um texto ou palavra, basta clicar com o botão esquerdo sobre o ponto em que se deseja iniciar a seleção e manter o botão pressionado, arrastar o rato até o ponto desejado e soltar o botão esquerdo. Com o texto selecionado basta clicar nos botões para fazer as alterações desejadas. Criação de Apresentações 23

24 Legenda: 1 Tipo de Letra 11 Alinhar o texto à Esquerda 2 Tamanho da Letra 12 Alinhar o Texto ao Centro 3 Estilo Negrito 13 Alinhar o texto à Direita 4 Estilo Itálico 14 Justificar o Texto 5 Estilo Sublinhado 15 Texto em Colunas 6 Rasurado 16 Marcas 7 Sombra de Texto 17 Numeração 8 Espaçamento Entre Carateres 18 Diminuir Nível da Lista 9 Maiúsculas/Minúsculas 19 Aumentar Nível da Lista 10 Cor do Tipo de Letra 20 Espaçamento Entre Linhas Criação de Apresentações 24

25 Inserção e Formatação de Objetos O PowerPoint 2007 possibilita a inserção e formatação de figuras juntamente com texto. A variedade de figuras, imagens e desenhos que se podem inserir é bastante grande. A finalidade é dar aos documentos um aspeto mais profissional e também mais agradável. Caixas de Texto As caixas de texto são usadas para a inserção de texto ou figuras dentro do documento. São uma espécie de "recipiente" que se pode posicionar num local exato do documento, paragrafo, margem ou página. Para inserir caixas de texto deve: Aceder ao menu Inserir e escolher a opção Caixa de Texto; O que o PowerPoint 2007 faz é criar uma área de desenho onde se podem criar tantas caixas de texto quantas se desejar. Esta área tem o nome de Tela de Desenho e permite a movimentação e o redimensionamento de todas as caixas de texto nela contidas, de uma só vez. No entanto, as caixas de texto podem ser criadas fora desta tela, funcionando assim como caixas de texto normais; Fazer clique com o botão esquerdo do rato onde pretende posicionar a caixa de texto e arrastar de forma a criar a caixa com o tamanho pretendido; O cursor ficará a piscar dentro da caixa de texto o que indica que poderá digitar o texto. Pode dimensionar uma caixa fazendo clique no seu interior para que a linha exterior seja mostrada. Num dos pontos que se apresentam, fazer clique e arrastar até à dimensão pretendida. Para posicionar uma caixa de texto: Clique dentro da caixa de texto para que a linha exterior seja mostrada juntamente com os pontos de redimensionamento; Criação de Apresentações 25

26 Mover o rato para a linha sombreada da caixa de texto, para que o cursor se transforme num símbolo de 4 setas; Clique e arraste a caixa de texto para onde pretende. Para apagar caixas de texto: Para apagar uma caixa de texto deve, em primeiro lugar, selecioná-la e premir a tecla DEL. Esta opção eliminará não só a caixa de texto como também o seu conteúdo. ClipArt e Imagens O PowerPoint 2007 disponibiliza uma enorme galeria de objetos renovada e mais atraente. Para inserir ClipArt, aceder ao menu Inserir e escolher o botão de ClipArt. O já habitual Painel de Tarefas é aberto, agora direcionado para a galeria de objetos. Na área Procurar, digitar o nome que se pretende inserir. Se se pretender pesquisar numa galeria especifica, há que escolher na caixa Procurar em, através da seta à direita de Todas as coleções. Existem as galerias: As minhas coleções, Coleções do Office, e Coleções da Web. Se se pretender que os resultados da pesquisa sejam de formatos específicos, há que escolher na caixa Os resultados devem ser. Exemplos de formatos específicos: Clipart (*.gif; *.wmf; *.cdr; etc.), Movies (*.wmp; *.avi; *.mpeg; etc.). Premir o botão Ir. O resultado da pesquisa irá surgir no próprio Painel de Tarefas. Para que o objeto seja inserido no documento deve selecioná-lo, como a imagem sugere, e escolher a opção Inserir do menu. Importar imagens Criação de Apresentações 26

27 Poderá importar imagens de outros programas acedendo ao menu Inserir e escolher o botão Imagem. Dimensionar um Objeto Se se pretender dimensionar um objeto, deve-se primeiro fazer clique sobre ele para que seja selecionado. Surgirão oito pequenos pontos à sua volta e é ativada a faixa de Ferramentas de Imagens. Poderá ainda, usando esta barra: alterar a cor original, aumentar ou diminuir o contraste ou a luminosidade, recortar, rodar, criar uma moldura, comprimir, posicionar, formatar, etc... Estas alterações poderão ser conseguidas, fazendo clique com o botão direito em cima do objeto para que a caixa de diálogo Formatar Imagem surja. Criação de Apresentações 27

28 Podemos ainda atribuir às imagens um sombreado, tendo que para isso, na barra Formatar, que surge quando a inserção da imagem, selecionar no item Estilos de Imagem o sombreado. Criação de Apresentações 28

29 Tabelas Para inserir uma tabela, ir ao separador Inserir e escolher o botão Tabela, ou então definir o esquema do diapositivo para que contenha um objeto, clicando no botão de conteúdo referente a Tabela. Introduz-se a dimensão da tabela (número de linhas e de colunas). Surgem duas barras de Ferramentas de Tabelas, Estrutura e Esquema. A barra de Estrutura permite alterar o aspeto da tabela, desde as cores de preenchimento, até aos estilos dos limites. Tudo isto pode ser feito manualmente, ao seu gosto, ou com o auxílio dos modelos já pré-definidos. Na barra de Esquema, é possível inserir/remover linhas/colunas à tabela, alterar a sua dimensão e a orientação do texto nas células. Criação de Apresentações 29

30 Formas Automáticas As Formas Automáticas são, muita das vezes, subestimadas. São das coisas mais simples que se pode colocar numa apresentação, mas, podendo ser altamente personalizadas, são uma fonte de criatividade e clareza para a apresentação. Estão disponíveis no botão Formas, no separador Inserir. Criação de Apresentações 30

31 Ao aplicarmos a criação das formas estas ficam com o aspeto que nos mostra a imagem. Podendo ainda aplicar a formatação da forma, cor, tamanho, posicionamento, espessura da linha, tendo que para isso escolher a barra Formatar. Botões de Ação Se pretender colocar botões de ação para usar durante a apresentação, poderá faze-lo através das Formas. Escolha um dos botões e de seguida clique na área onde pretende que o mesmo fique. Surgirá a seguinte caixa de diálogo seguinte: Deve escolher a opção que pretende através do comando Hiperligação a. Criação de Apresentações 31

32 Menu Apresentação de Diapositivos O menu Apresentação de Diapositivos, tem as opções próprias da aplicação em causa. A primeira opção, A Partir do Início, serve para que a apresentação "corra" do início, poderá usar a tecla de atalho F5 para mais rapidamente iniciar a sua apresentação. Configurar Apresentação de Diapositivos Esta opção dá acesso a um variado leque de opções: que tipo de apresentação pretendemos fazer; que slides irão ser mostrados; opções da apresentação como por exemplo: Repetir continuamente até premir a tecla Esc ; se o avanço da apresentação vai ser feita manualmente ou usando temporização pré-definida; são algumas das questões colocadas. Ensaiar Intervalos Possibilita a gravação de tempos precisos para que a apresentação "corra" sozinha, sem qualquer intervenção do utilizador. É através desta opção que as apresentações que vemos nas montras das lojas estão programadas. Criação de Apresentações 32

33 Refira-se que para que a apresentação faça looping é necessário que esteja selecionada a opção Repetir continuamente até premir a tecla Esc, no comando anteriormente referido. Gravar Narração Se pretender gravar uma narração, poderá faze-lo através da opção Gravar Narração, para tal será necessário a instalação de um microfone. Se, depois de ter gravado a narração, não quiser que se ouça, deverá escolher a opção Mostrar sem Narração. Animações São muitas as animações que se podem aplicar nos diapositivos, aconselhamos que não abuse deste tipo de aplicações, pois poderá fazer com que a plateia esteja mais atenta à mesma que à própria apresentação. De qualquer forma é bom conhecer toda a lista de animações disponíveis. Animação Personalizada Poderá personalizar cada objeto da sua apresentação através desta opção. Uma vez escolhida, o painel de tarefas toma esta forma: Criação de Apresentações 33

34 Efeitos Alguns dos efeitos possíveis a aplicar: Transições entre Diapositivos Este tipo de efeitos irá manifestar-se na transição entre diapositivos. No nosso entender deve ser escolhida uma ou duas transições durante toda a apresentação para que a mesma tenha alguma coerência. Neste tipo de opções, existe sempre a oportunidade de escolher determinado efeito para todos os diapositivos ou só para o diapositivo ativo. Criação de Apresentações 34