[Documentação de Utilização Correio Electrónico dos Funcionários da ESTG]

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1 [Documentação de Utilização Correio Electrónico dos Funcionários da ESTG] Unidade De Administração de Sistemas Serviços Informáticos Instituto Politécnico de Leiria

2 Controlo do Documento Autor Revisor Aprovação Adail Oliveira Carlos Canudo Carlos Canudo DATA DATA Histórico de Revisões Data Pessoa Revisões Efectuadas Set-2005 Adaíl Oliveira Elaboração do documento Set-2005 Carlos Canudo Alterações e revisão Jul-2009 Helena Carvalho Alteração Jul-2009 Carlos Canudo Alterações e revisão Junh-2010 Helena Carvalho Alteração

3 INDICE CORREIO ELECTRÓNICO... 2 CONFIGURAÇÃO DO CLIENTE DE CORREIO ELECTRÓNICO... 2 WEBMAIL... 3 UTILIZAÇÃO... 3 PERGUNTAS E RESPOSTAS SOBRE WEBMAIL... 3 O que é e para que serve o WebMail?... 3 Quem pode usar o WebMail?... 4 Como faço para aceder ao meu correio electrónico?... 4 Como faço para ler mensagens?... 4 Posso usar o WebMail para consultar o meu correio electrónico e depois recebê-las num programa de correio electrónico (Outlook, Eudora, etc)? 4 Sim. Quando se utiliza o WebMail apenas se exibe a mensagem sem que esta seja transferida para o computador. O que significa que se ler algumas mensagens em qualquer computador, quando tentar usar o programa de correio electrónico, irá conseguir visualizar as mensagens já lidas através do WebMail Para que serve a opção Mover mensagens antigas para Guardadas ao sair?... 5 Posso redireccionar o meu correio electrónico usando o WebMail?... 5 O que significa a opção Resposta Automática dentro das preferências?... 5 É possível mudar a minha palavra chave através do WebMail?... 5 Posso criar uma assinatura automática no WebMail?... 6 Existe alguma forma de o WebMail ir buscar mensagens a outros servidores de correio electrónico?... 6 O WebMail possui algum histórico?... 6 Para que serve a opção WebDisk?... 6 Qual o tamanho máximo permitido para fazer upload no WebDisk?... 6 Qual o tamanho máximo permitido para enviar como anexo no correio electrónico?... 7 Qual a máxima de cota que pode ser usada no correio electrónico?... 7 PROBLEMAS DO WEBMAIL... 7 O que acontece se a cota no servidor de correio electrónico for atingida?... 7 Entrar no WebMail faz com que as mensagens por ler passem sejam lidas e... 7 libertem o espaço?... 7 Apesar de conseguir entrar no WebMail já algum tempo não recebo mensagens apesar de me enviarem mensagens?... 7 Quanto tento entrar no Webmail dá a seguinte mensagem o que posso fazer?... 8 Quanto tento ler uma mensagem aparece uma mensagem com caracteres esquisitos ou outra mensagem completamente diferente?... 8 CONFIGURAÇÃO DO CLIENTE DE CORREIO ELECTRÓNICO ( ) OUTLOOK XP/ Serviços de Informática do IPLeiria 1

4 Correio Electrónico Para os funcionários (docentes e não docentes) o endereço de correio electrónico é constituído pelo primeiro.ultimonome do funcionário seguido Para o caso de existir algum endereço igual ao a criar, usa-se primeironome.inicialdonomedomeio.ultimonome do funcionário seguido Enquanto o funcionário (docente e não docente) se encontrar ao serviço da Escola/IPLeiria a conta de correio electrónico mantêm-se. Quando o funcionário deixar de exercer funções na Instituição esta conta será extinta. Configuração do cliente de Correio Electrónico As configurações necessárias para utilização de qualquer cliente de (ex: Outlook Express, Microsoft Outlook, Eudora) são as seguintes: Nome de Utilizador Palavra Passe Endereço de Palavra Passe usada para entrar nos computadores Servidor de correio a enviar SMTP Mail.estg.ipleiria.pt Servidor de correio a receber POP3/IMAP Mail.estg.ipleiria.pt Serviços Informáticos do IPLeiria 2

5 WebMail Utilização A utilização deste serviço é bastante intuitivo, tal como os serviços de WebMail intuitivos comercias, caso de IOL, Sapo, Hotmail entre muitos outros. Enviar uma nova mensagem Ir para as pastas existentes. Permite criar, apagar, alterar e exportar pastas. Permite realizar todas as tarefas relacionadas com o livro de endereços Configuração de filtros de correio. Vai verificar se existe alguma mensagem a puxar do servidor de pop configurado Permite fazer uma pesquisa avançada sobre as mensagens existentes nas diversas pastas Actualiza o WebMail Permite visualizar o calendário e agendar compromissos no calendário Acede ao WebDisk. Permite realizar tarefas de criação de pastas, download e upload de ficheiros entre outros Permite realizar todas as tarefas de configuração possíveis no Webmail Sair do Webmail Perguntas e Respostas sobre WebMail O que é e para que serve o WebMail? O Webmail é um conjunto de páginas de Internet que tem como finalidade permitir aos utilizadores o acesso ás suas caixas de correio de qualquer parte do mundo. Para isso é apenas necessário possuir uma ligação á Internet e um programa de navegação (Browser), não sendo necessário configurar nenhum programa. Com o WebMail os utilizadores podem receber, responder, encaminhar ou apagar mensagens de correio electrónico sem a necessidade de copiar as mensagens para o computador. Serviços Informáticos do IPLeiria 3

6 Quem pode usar o WebMail? O WebMail foi criado com objectivo de permitir aos funcionários da ESTG aceder ao correio electrónico de forma simples e rápida, utilizando apenas o programa de navegação (Browser). Para conseguir usar o WebMail basta apenas ser funcionário matriculado na ESTG. Como faço para aceder ao meu correio electrónico? Para aceder ao correio electrónico basta visitar o sitio com a seguinte morada: ou então através do sitio da ESTG (http://www.estg.ipleiria.pt) aceder á secção de funcionários e escolher a hiper ligação Webmail Funcionários existente do lado direito. Surgirá uma página identificada por Webmail Funcionários, onde terá que ser introduzido o utilizador e a senha (palavra passe, password) e carregar depois no botão Entrar. Em segundos surgirá uma página com as suas mensagens (se possuir algumas). Como faço para ler mensagens? A utilização do WebMail disponibilizado aos funcionários é exactamente a mesma como qualquer outro tipo de WebMail (Hotmail, Sapo, IOL, etc). Para ler uma mensagem basta carregar com o botão do rato em cima da mensagem que pretende. A mensagem aparecerá no ecrã principal apresentando o seu conteúdo. Posso usar o WebMail para consultar o meu correio electrónico e depois recebê-las num programa de correio electrónico (Outlook, Eudora, etc)? Sim. Quando se utiliza o WebMail apenas se exibe a mensagem sem que esta seja transferida para o computador. O que significa que se ler algumas mensagens em qualquer computador, quando tentar usar o programa de correio electrónico, irá conseguir visualizar as mensagens já lidas através do WebMail. Se utilizada a opção POP3 as mensagens que estão na pasta de entrada são descarregadas para o programa de correio electrónico que está a utilizar e deixam de estar disponíveis no Webmail. Com esta opção não tem acesso às pastas guardadas e enviadas existentes no Webmail. Ao descarregar as mensagens para um programa de correio electrónico utilizando a opção POP3 liberta espaço na cota atribuída. Se utilizada a opção IMAP consegue visualizar todas as pastas existentes no Webmail. Com esta opção as mensagens continuam disponíveis no Webmail. Serviços Informáticos do IPLeiria 4

7 Para que serve a opção Mover mensagens antigas para Guardadas ao sair? Esta opção tem com funcionalidade mover uma mensagem depois de lida para uma pasta denominada Guardadas no Webmail. Mensagens movidas para a pasta Guardadas não são visualizadas pelos programas de leitura de correio electrónico. Posso redireccionar o meu correio electrónico usando o WebMail? Sim. Uma das funcionalidades e vantagens de usar o WebMail, é o facto do utilizador poder realizar diversas operações de configuração, que nos programas de correio electrónico não são possíveis de realizar. Uma destas opções é redireccionar o correio electrónico sem a intervenção de um administrador. Para tal basta aceder ao WebMail e dentro das preferências usar o campo Encaminhar para. Neste campo colocar o endereço para o qual se pretende encaminhar o correio electrónico. Para guardar uma cópia das mensagens redireccionadas no endereço original basta seleccionar a opção Guardar uma cópia. A partir do momento que seja feito o redireccionamento do correio electrónico, as mensagens recebidas serão encaminhadas para o endereço escolhido. Se a opção Guardar uma cópia estiver seleccionada, ficará também uma cópia da mensagem no endereço de destino original. O que significa a opção Resposta Automática dentro das preferências? Quando um utilizador se encontra ausente, de férias, ou por qualquer outro motivo vai estar impossibilitado de ler o seu correio electrónico, pode criar uma resposta automática. Ao receber uma mensagem, se a pessoa tiver a reposta automática activa, será enviada para o remetente uma mensagem com a informação que o utilizador desejar colocar como resposta automática. Para activar basta seleccionar a opção Resposta Automática nas preferências. O texto que se encontra em Texto para Resposta automática (500 caracteres ou menos) é o texto que vai na mensagem para o remetente. É possível mudar a minha palavra chave através do WebMail? Não. A mudança da palavra chave através do WebMail neste momento não é possível. Para alterar a palavra chave do correio electrónico tem que alterar a palavra chave de acesso aos computadores na rede interna, visto ser a mesma. Serviços Informáticos do IPLeiria 5

8 Posso criar uma assinatura automática no WebMail? Sim. O WebMail de funcionários já vem configurado com uma assinatura por defeito. Esta encontra-se formatada da seguinte forma : Webmail funcionários ESTG de Leiria (http://webmail.estg.ipleiria.pt). Se o funcionário desejar alterar assinatura tem que aceder á secção de preferências dentro do WebMail e dentro do campo Assinatura alterar o texto para o desejado. Existe alguma forma de o WebMail ir buscar mensagens a outros servidores de correio electrónico? Sim. O WebMail tem uma funcionalidade que é ir puxar mensagens através de POP3 a qualquer outro servidor de correio, desde que este permita. Para tal é necessário aceder ao WebMail e configurar o mesmo para a recepção do correio através de outro servidor. Para realizar esta configuração acede-se ás preferências do WebMail, escolher o botão existente no canto superior esquerdo da janela do navegador denominado POP3 Setup. Introduz-se o servidor pop3 do servidor, utilizador, senha e adiciona-se através do botão Adicionar/Modificar. Para ir buscar as mensagens aos servidores pop3 configurados, é necessário usar o botão POP3 existente na página principal do Webmail. As mensagens puxadas através de pop3 de outros servidores, aparecerão no mesmo local que as mensagens de correio da ESTG. O WebMail possui algum histórico? Sim. O WebMail apresenta um histórico a onde se encontra um registo de maior parte das operações realizadas no WebMail, desde mensagens recebidas, apagadas, visualizadas, datas de login e logout. Para consultar o histórico tem que se aceder ás preferências, dentro das preferências existe um botão no canto superior esquerdo com o nome de History. Para que serve a opção WebDisk? O WebDisk permite dar acesso aos ficheiros do utilizador existentes no servidor (Webmail e www servidor de páginas pessoais). Através do WebDisk pode-se colocar ficheiros, retirar, apagar, criar pastas, entre outras diversas opções. O seu funcionamento é similar a um servidor de ficheiros para Web. O utilizador pode actualizar a sua página pessoal de qualquer, fazendo uso da opção webdisk. Qual o tamanho máximo permitido para fazer upload no WebDisk? O tamanho máximo para upload usando o WebDisk é de 50 Mbytes. Serviços Informáticos do IPLeiria 6

9 Qual o tamanho máximo permitido para enviar como anexo no correio electrónico? O tamanho máximo permitido para anexos é de 20 Mbytes. Qual a máxima de cota que pode ser usada no correio electrónico? A cota atribuída a cada utilizador é de 500MB. Problemas do WebMail O que acontece se a cota no servidor de correio electrónico for atingida? A cota da Home do utilizador serve de repositório de todas as mensagens de correio electrónico lidas, contactos, definições do WebMail assim como outros. Ao encher o espaço máximo permitido por utilizador neste espaço, dificilmente o utilizador conseguirá utilizar o WebMail. Em algumas situações não é possível nem entrar no WebMail. A resolução deste problema pode ser através de limpeza de espaço no servidor (\\ww2) ou então deslocando-se aos Serviços Informáticos. Entrar no WebMail faz com que as mensagens por ler passem sejam lidas e libertem o espaço? Não. Quando um utilizador entra no WebMail não faz com que as mensagens não lidas passem para o servidor como se tivessem sido lidas. Apenas quando um utilizador move a mensagem para outra pasta é que esta liberta o espaço da cota de mensagens não lida e move a mensagem para a pasta do webmail que se encontra na Home do utilizador. Apesar de conseguir entrar no WebMail já algum tempo não recebo mensagens apesar de me enviarem mensagens? O que está acontecer é que a cota de mensagens por ler se encontra cheia. Para isso o utilizador tem que aceder ao WebMail e ler as mensagens não lidas ou move-las para algum lado. Se não conseguir resolver o problema o utilizador deve-se deslocar aos Serviços Informaticos. Serviços Informáticos do IPLeiria 7

10 Quanto tento entrar no Webmail dá a seguinte mensagem o que posso fazer? Este erro significa que a cota no servidor de se encontra cheia. Neste caso deve contactar aos Serviços Informaticos para resolver o problema. Quanto tento ler uma mensagem aparece uma mensagem com caracteres esquisitos ou outra mensagem completamente diferente? Para tentar resolver o problema pode seleccionar o botão Folders e seleccionar Refazer Indices na pasta onde o problema tiver ocorrido, caso não fiquem resolvido deve contactar os Serviços Informáticos para resolver o problema. Serviços Informáticos do IPLeiria 8

11 Configuração do cliente de correio electrónico ( ) Outlook XP/2003 Para configurar o programa de acesso ao correio electrónico Microsoft Outlook, necessita de efectuar as seguintes tarefas: Aceder ao programa Microsoft Outlook, uma das formas poderá ser a mostrada na figura abaixo: 1. Caso nunca tenha acedido ao Outlook, ou não tenha qualquer conta configurada surgirá a seguinte janela: Aqui deverá apenas pressionar o botão Seguinte (Next) para aceder à próxima caixa de diálogo: Serviços Informáticos do IPLeiria 9

12 Nesta janela deve prosseguir com a configuração da nova conta pressionando o botão Seguinte (Next): Serviços Informáticos do IPLeiria 10

13 Deve seleccionar a opção POP3 e pressionar o botão Seguinte (Next), para poder continuar a configuração (Ir para ponto 4 do manual). Note-se que a qualquer momento poderá voltar à janela anterior pressionando para tal o botão Retroceder (Back). 2. Caso tenha já configurado o seu Outlook, mas pretende criar uma nova conta de correio electrónico, deverá efectuar os seguintes passos: Depois de aberta a aplicação Outlook, deve aceder ao menu Ferramentas (Tools), opção Contas de correio electrónico ( accounts ): Seleccione a opção Adicionar uma nova conta de correio electrónico (Add a new account) da categoria Correio electrónico ( ), e clique em Seguinte (Next). Deve seleccionar a opção POP3 e pressionar o botão Seguinte (Next) para poder continuar a configuração (Ir para ponto 4 do manual). Serviços Informáticos do IPLeiria 11

14 3. Caso tenha já configurado o seu Outlook, e pretenda alterar as configurações de uma conta de correio electrónico, deverá efectuar os seguintes passos: Depois de aberta a aplicação Outlook, deve aceder ao menu Ferramentas (Tools), opção Contas de correio electrónico ( accounts ): Seleccione a opção Ver ou alterar contas de correio electrónico existentes (View ou change existing accounts) da categoria Correio electrónico ( ), e clique em Seguinte (Next). Serviços Informáticos do IPLeiria 12

15 Na janela seguinte, deve seleccionar a conta que pretende alterar e de seguida clicar no botão Alterar (Change ) mail.estg.ipleiria.pt Serviços Informáticos do IPLeiria 13

16 4. Configuração da conta no Outlook Nome mail.estg.ipleiria.pt mail.estg.ipleiria.pt nome_utilizador ****** Preencha os campos da forma indicada abaixo. Na secção Informações do utilizador (User Information) Na caixa O seu nome (Your Name) escreva o seu nome Em Endereço de correio electrónico ( Address) o seu Na secção Informações de inicio de sessão (Logon Information): Preencha o campo Nome de utilizador (User Name) com o seu nome de utilizador Em Palavra-passe (Password), escreva a sua senha de acesso Na secção Informações sobre o servidor (Server Information): No campo Serv. Recepção de correio (POP3) (Incomming mail server (POP3)) escreva "mail.estg.ipleiria.pt" Em Servidor de envio de correio (SMTP) (Outgoing mail server (SMTP)) preencha com " mail.estg.ipleiria.pt " Após ter preenchido correctamente os campos referidos, deverá clicar no botão Seguinte (Next), para concluir a configuração clique em Terminar (Finish). Serviços Informáticos do IPLeiria 14

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