Microsoft Project 2003 Professional. 12/2006 Versão 1.2

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1 Microsoft Project 2003 Professional 12/2006 Versão 1.2

2 Todos os direitos reservados para Alfamídia LTDA. AVISO DE RESPONSABILIDADE As informações contidas neste material de treinamento são distribuídas NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRAM, sem qualquer garantia, expressa ou implícita. Embora todas as precauções tenham sido tomadas na preparação deste material, a Alfamídia LTDA. não tem qualquer responsabilidade sobre qualquer pessoa ou entidade com respeito à responsabilidade, perda ou danos causados, ou alegadamente causados, direta ou indiretamente, pelas instruções contidas neste material ou pelo software de computador e produtos de hardware aqui descritos. 03/2008 Alfamídia LTDA Processor Alfamidia LTDA 2

3 Microsoft Project 2003 Professional Introdução ao Treinamento de Project 8 Sobre o Curso 8 Formato do Curso 8 Objetivos do Curso 8 Pré-requisitos do Curso 8 Estrutura do Curso 8 Unidade 1: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos 10 Objetivos da Unidade 10 Tópicos da Unidade 10 O que é Projeto? 10 O que é Gerenciamento de Projetos? 11 Características de um Projeto 11 Benefícios 12 Fases do Ciclo de Vida de um Projeto 12 Resumo da Unidade 14 Unidade 2: Novidades do Microsoft Project 2003 Professional 16 Objetivos da Unidade 16 O que há de Novo no Microsoft Project 2003? 16 Aprimoramentos do Microsoft Project 2003 Professional: 16 Resumo da Unidade 20 Unidade 3: Ambiente de trabalho do Microsoft Project 21 Objetivos da Unidade 21 Tópicos da Unidade 21 Interface do Software 21 Elementos da Interface 22 Barras de Ferramentas Processor Alfamidia LTDA 3

4 Indicadores 47 Tabelas 48 Laboratório 3: Ambiente de trabalho do MS Project 49 Unidade 4: Operações Básicas 1 Objetivos da Unidade 1 Tópicos da Unidade 1 Iniciando o Microsoft Project Abrindo um Projeto 3 Salvando um Projeto 4 Excluindo um Projeto 6 Unidade 5: Trabalhando com Tarefas 8 Objetivos da Unidade 8 Tópicos da Unidade 8 Informações Básicas de Projeto 9 Calendários 11 Alterar os Padrões de Agendamento de Tarefas 16 Criar um Novo Calendário 17 Criar Novo Calendário Base 19 Atribuir um Calendário ao Projeto 19 Atribuir um Calendário a Tarefa 20 Editar o calendário do recurso 20 Inserir Tarefas 21 Tarefas recorrentes 21 Selecionar, Mover e Excluir Tarefas 22 Criar uma Estrutura de Divisão de Trabalho EDT 22 Mover ou Excluir tarefa resumida 23 Criar Código de EDT 24 Criar um Gráfico de EDT no Visio 25 Inserir Durações nas Tarefas 26 Estimar Durações usando Análise PERT 27 Criar Etapas no Projeto Processor Alfamidia LTDA 4

5 Vincular Tarefas 28 Dependências entre Tarefas 29 Tipos de Relacionamentos 30 Definir Restrições às Tarefas 31 Tipos de Restrições: 31 Resolver Conflitos de Restrições 34 Gerenciar Caminho Crítico 34 Tipos de Tarefa 39 Unidade 6: Trabalhando com Recursos 45 Objetivos da Unidade 45 Tópicos da Unidade 45 Recursos 45 Criar recursos 53 Detalhes dos recursos 54 Visualizar conflitos de recursos 55 Resolver conflitos de recursos 56 Redistribuir os recursos 57 Unidade 7: Analisando Custos do Projeto 65 Objetivos da Unidade 65 Tópicos da Unidade 65 Custos do projeto 65 Exibir Variações de Custos 66 Unidade 8: Controlando o Projeto 70 Objetivos da Unidade 70 Tópicos da Unidade 70 Configurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo 70 Linha de Base do Projeto 75 Acompanhamento do Progresso das Atividades 79 Análise de Valor Agregado 81 Resumo da Unidade 89 Laboratório 8: Controlando o Projeto Processor Alfamidia LTDA 5

6 Objetivos 90 Etapas 90 Unidade 9: Relatórios 91 Objetivos da Unidade 91 Tópicos da Unidade 91 Relatórios 91 Tipos de Relatórios 92 Criar um Relatório Personalizado 93 Imprimir um Relatório 95 Resumo da Unidade 95 Laboratório 9: Relatórios 96 Objetivos 96 Etapas 96 Unidade 10: Consolidando Projetos e Pool de Recursos 97 Objetivos da Unidade 97 Tópicos da Unidade 97 Consolidando Projetos 97 Pool de Recursos 101 Unidade 11: Personalizando o Microsoft Project Objetivos da Unidade 106 Tópicos da Unidade 106 Classificar Tarefas, Recursos 106 Filtrar Tarefas, Recursos 107 Agrupar Tarefas, Recursos 109 Criar ou Modificar Tabelas 111 Criar e Modificar Modos de Exibição 113 Modificar Formatações 115 Unidade 12: Tópicos Avançados 119 Objetivos da Unidade 119 Tópicos da Unidade 119 Copiar Imagens do Project para outro Programa ou Página da Web Processor Alfamidia LTDA 6

7 Copiar Figura para um Programa do Office 120 Exportar Projetos 121 Importar Projetos 123 Campos Personalizados 124 Organizador 128 Importar uma Lista de Tarefas do Microsoft Office Outlook Processor Alfamidia LTDA 7

8 Introdução ao Treinamento de Project Sobre o Curso O Curso Microsoft Project 2003 Professional oferece ao aluno não apenas as informações sobre quais os botões devem ser pressionados e onde as datas do projeto devem ser digitadas, mas tabém a estrutura conceitual para fazer com que o trabalho computatorizado de gerenciamento de projetos funcione. Formato do Curso Esse curso é dividido em 12 unidades, a maioria delas apresentando novas informações e contendo demonstrações, tutoriais e um laboratório. Objetivos do Curso Após completar esse curso, você será capaz de: Navegar no Microsoft Project 2003 Professional. Elaborar um Projeto no Microssoft Project 2003 Professional. Identificar vários componentes do projeto como eventos, recursos, tarefas, datas de início e término, rede de predecência, caminho críticos e outros. Criar um cronograma de projeto realista. Gerenciar o projeto e ajustar as mudanças. Comunicar os resultados e progresso do projeto. Pré-requisitos do Curso Para obter o máximo desse treinamento, você deve já estar familiarizado com: O sistema operacional Windows 2000 ou superior. Microsoft Office System. Estrutura do Curso Esse curso inclui: 2008 Processor Alfamidia LTDA 8

9 Unidade 1: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos. Unidade 2: Novidades do Microsoft Project 2003 Professional. Unidade 3: Ambiente de trabalho do Microsoft Project. Unidade 4 Operações Básicas. Unidade 5: Trabalhando com Tarefas. Unidade 6: Trabalhando com Recursos. Unidade 7: Analisando os Custos do Projeto. Unidade 8: Controlando o Projeto. Unidade 9: Relatórios. Unidade 10: Consolidando Projetos e Pool de Recursos. Unidade 11: Personalizando o Microsoft Project Unidade 12: Tópicos Avançados Processor Alfamidia LTDA 9

10 Unidade 1: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Descrever o que é um Projeto. Descrever o que é Gerenciamento de Projetos. Descrever as carasterísticas de um Projeto. Decrever os benefícios do Gerenciamento de Projetos. Descrever as fases do ciclo de vida de um Projeto. Tópicos da Unidade O que é Projeto? O que é Gerenciamento de Projetos? Características de um Projeto. Bebefícios do Gerenciamento de Projetos. Fases do Ciclo de Vida de um Projeto. O que é Projeto? Segundo o Guide PMBOK é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidades Processor Alfamidia LTDA 10

11 O que é Gerenciamento de Projetos? É um processo que exige várias atividades, incluindo planejar, colocar em ação o plano do projeto e acompanhar o progresso e o desempenho. Mas antes de iniciarmos o processo de planejamento, devemos examinar algumas habilidades necessárias para executar as funções do gerenciamento de projetos e algumas restrições comuns a todos os projetos. Todo o projeto deve trabalhar sob a combinação de três restrições: tempo, custo e qualidade. Como gerente de projetos, uma de suas principais funções é equilibrar o trio de restrições, além de atender ou exceder as expectativas dos stakeholders. Na maioria dos projetos, você precisará equilibrar apenas uma ou duas restrições. Por exemplo, se o objetivo do projeto for um produto de alta qualidade, valerá o ditado: Posso fazer rapidamente ou posso cobrar barato, mas não posso fazer rápido e barato. Stakeholders: São as pessoas que investem no projeto. São as pessoas que tem algo a ganhar ou perder, como conseqüência do projeto. O patrocinador do projeto. Tipos de Stakeholders participante de um projeto: Gerente de Projeto, Patrocinador do Projeto, Cliente, Diretoria, Gerentes Executivos, Gerentes de Departamentos, Fornecedores e Distribuidores. Características de um Projeto As principais características dos projetos são a temporariedade e a individualidade do produto ou do serviço a ser desenvolvida pelo projeto, as complexidades e as incertezas. Temporariedade: significa que todo projeto tem início e fim definidos, ou seja, é um evento com duração finita, determinada em seu objetivo. Individualidade: significa realizar algo que ainda não tenha sido realizado antes. São únicos. A partir dessas duas principais características, pode-se descrever as demais: Empreendimento não repetitivo: É um evento que não faz parte da rotina da empresa. Algo novo. Início, meio e fim: Todo projeto respeita um ciclo de vida, isto é, tem uma característica temporal. Um projeto que não tem término não é um projeto, é rotina. Objetivos claros e definidos: Todo projeto tem metas e resultados bem estabelecidos a serem atingidos em sua finalização. Conduzido por pessoas: Um projeto sem um o ser humano, não existe, mesmo que disponha de equipamentos modernos de controle e gestão. Projetos utilizam recursos: Todo projeto utiliza recursos especificamente alocados a determinados trabalhos Processor Alfamidia LTDA 11

12 Microsoft Project 2003 Professional Parâmetros pré-definidos: Todo projeto necessita ter estabelecidos valores para prazos, custos, pessoal, material e equipamentos envolvidos, bem como a qualidade desejada para o projeto. Todos eles serão identificados e qualificados no decorrer do planejamento do projeto. Entretanto, os parâmetros iniciais vão atuar como referências para o projeto e sua avaliação. Benefícios Evita surpresas durante a execução; Permite desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas, uma vez que toda a metodologia está sendo estruturada; Antecipa as situações desfavoráveis; Adapta os trabalhos ao mercado consumidor e ao cliente; Disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos; Agiliza as decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas; Aumenta o controle gerencial de todas as fases a serem implementadas devido o detalhamento ter sido realizado; Facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto; Otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários; Documenta e facilita as estimativas para futuros projetos. Fases do Ciclo de Vida de um Projeto Todos os projetos são divididos em fases e, sejam grandes e pequenos, têm um ciclo de vida parecido. No mínimo, um projeto terá uma fase inicial, uma intermediária e uma fase final. O número de fases depende da complexidade do projeto e do setor de indústria. Todas as fases coletivas que o projeto avança em conjunto são denominadas ciclo de vida do projeto. As fases para um projeto de desenvolvimento de um aplicativo de informática podem caracterizar como: Criação, Levantamento, Design, Programação, Testes, Implantação e Encerramento, ressaltam que esta não é a única opção existente. O término de cada fase concede ao gerente do projeto, aos stakeholders e ao patrocinador do projeto a oportunidade de determinar se o projeto deve avançar para a fase seguinte. Geralmente, a fase final de uma fase marca o início da outra. O término de cada fase também permite ao gerente do projeto descubra, trate e aplique uma ação corretiva contra os erros relevados no seu decorrer. Abaixo demonstramos o fluxo do ciclo de vida de um projeto. Lembrando que para cada processo abaixo, aplicamos o mesmo fluxo. Iniciação Planejamento Ms Project 2008 Processor Alfamidia LTDA 12

13 Execução Controle Ms Project Finalização Fig 1. CICLO DE VIDA DE UM PROJETO 2008 Processor Alfamidia LTDA 13

14 Resumo da Unidade Nesta unidade foram apresentados os conceitos básicos sobre: O que é um Projeto? O que é Gerenciamento de Projeto? Cararcterística de um Projeto. Benefícios do Gerenciamento de Projetos. Fases do Ciclo de Vida de um Projeto. Laboratório 1: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Conceituar Projeto, Gerenciamento de Projetos. Descrever alguns Benefícios e Características. Conceituar as Fases do Ciclo de Vida de um Projeto. Etapas 1. Podemos conceituar um Projeto como? 2. Cite os três elementos fundamentais de um Projeto. 3. Qual o objetivo do Gerenciamento de Projetos. Cite 4 benefícios. 4. Em que fase(s) de um projeto o Microsoft Project 2003 Professional é utilizado? 2008 Processor Alfamidia LTDA 14

15 2008 Processor Alfamidia LTDA 15

16 Unidade 2: Novidades do Microsoft Project 2003 Professional Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Identificar as novidades da versão 2003 do Microsoft Project 2003 Professional e Server. O que há de Novo no Microsoft Project 2003? O Microsoft Office Project 2003 oferece uma sofisticada coleção de novas funcionalidades especialmente projetadas para aprimorar a capacidade de agendamento, colaboração com recursos, controle do andamento e comunicação do status dos projetos. Existem duas edições do Microsoft Office Project 2003: Microsoft Project Standard, que oferece suporte ao gerenciamento de projeto com colaboração de equipe on-line, e Microsoft Project Professional, que oferece suporte ao gerenciamento de projeto no nível da empresa. Aprimoramentos do Microsoft Project 2003 Professional: Copiar Imagem para o Assistente do Office: O Microsoft Office Project Standard 2003 e o Microsoft Office Project Professional 2003 oferecem o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office para exibir facilmente dados do projeto como uma figura estática em outros aplicativos do Microsoft Office System, como o Microsoft Office PowerPoint Você pode localizar o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office na barra de ferramentas Análise. Imprimir um modo de exibição como relatório: Com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003, ficou mais fácil imprimir um modo de exibição do jeito que você gostaria. Um assistente para ajudá-lo a imprimir o modo de exibição como um relatório está disponível no painel de tarefas Relatório do Guia do Projeto Processor Alfamidia LTDA 16

17 Tipos de reserva de recursos: Para especificar atribuições de recursos como propostos (por exemplo, nos projetos ainda em fase de proposta) ou comprometidos, você pode atribuir tipos de reservas aos recursos no Project Professional Um novo campo de recurso contém o tipo de reserva (comprometido ou proposto) que pode ser aplicado a todas as atribuições de recurso do projeto. Os tipos de reserva também são usados no Microsoft Office Project Web Access 2003, onde um gerente de recursos pode usá-los para montar equipes de projeto, usando o novo recurso Criar Equipe, ou para acessar capacidade versus demanda, no Gráfico de Disponibilidade de Recursos. Várias qualificações de recursos: O Project Professional 2003 fornece campos Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV) para incluir conjuntos adicionais de qualificações de recursos. Os campos ERMV podem ser usados nos modos de exibição de recursos para manter o inventário de qualificações dos recursos da empresa no recurso Criar Equipe, para pesquisar os recursos com várias qualificações, e no Assistente de Substituição de Recursos ou no Modelador do Portfólio, para considerar as várias qualificações de um recurso. Bloqueio de informações da linha de base: No Project Professional 2003, você pode evitar que outras pessoas substituam as informações da linha de base. Na página Administração do Project Web Access 2003, o administrador do servidor pode especificar quem pode ou não salvar uma linha de base no Project Professional Suplementos COM instalados: Os seguintes suplementos COM (Component Object Model) do Project, que antes eram implantados via download, agora são instalados automaticamente com o Project Standard 2003 e o Project Professional 2003: Assistente de Gráficos de EDT do Visio. Assistente de Relatórios XML. Comparar versões de projetos. Conversor de Euro. Utilitário de Atualização de Banco de Dados Você pode localizar o Assistente de Gráficos de EDT do Visio e o Assistente de Relatórios XML na barra de ferramentas Análise. Os outros suplementos COM têm suas próprias barras de ferramentas separadas. Copiar Imagem para o Assistente do Office: O Microsoft Office Project 2003 oferece o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office para simplificar a exibição de dados do projeto como uma figura estática em outros aplicativos do Microsoft Office System, como o Microsoft Office PowerPoint Você pode encontrar o recurso Copiar Imagem para o Assistente do Office na barra de ferramentas Análise. Integração com o Outlook: Quando usarem o suplemento COM (Component Object Model) para integração de Microsoft Office Project e Outlook, fornecido com o Microsoft Office Project Web Access 2003, os integrantes da equipe poderão exibir as tarefas do projeto publicadas para eles no Project em seus calendários do Outlook, juntamente com seus outros compromissos. Em seguida, poderão atualizar o andamento do projeto nas entradas de calendário e informar o status do andamento no Microsoft Office Project Server 2003, diretamente do Outlook. No Calendário do Outlook, as tarefas podem ser exibidas como horário disponível ou ocupado. Observe que a integração com o Outlook permite que os integrantes da equipe exibam as atribuições de tarefas no Outlook apenas como entradas de calendário, não como tarefas do Outlook Processor Alfamidia LTDA 17

18 Atualizando a partir do Microsoft Project 2000 ou anterior Instruções e controles passo a passo Guia do projeto: As instruções e os controles do assistente estão sempre à mão no painel esquerdo para ajudá-lo a criar um novo projeto, gerenciar tarefas e recursos, especificar e alterar o período útil, acompanhar o projeto e reportar informações do projeto. Marcas inteligentes: Receba comentários e conselhos sobre ações alternativas enquanto exclui nomes de tarefas ou recursos, e altere atribuições de recursos, datas de início e término, trabalho, unidades ou durações. Aprimoramentos nos modos de exibição Funcionalidade adicional no modo de exibição Diagrama de Rede: Agrupe tarefas e exiba indicadores gráficos. Funcionalidade adicional nos modos de exibição de uso: Agrupe atribuições, acumule as informações divididas em fases agrupadas nesses modos de exibição e inclua os totais ao imprimir os modos de exibição de uso. Aprimoramentos na escala de tempo: Exiba até três escalas de tempo no Gráfico de Gantt e em outros modos de exibição de gráfico e uso. Agendamento e controle de aprimoramentos Atribuir os recursos certos: Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, agora você pode pesquisar e filtrar os recursos e gráficos apropriados e suas disponibilidades. Controle aprimorado de dados efetivos: Você pode usar a data de status para exibir o andamento do projeto com mais eficiência. Isso reduzirá o número de etapas quando inserir dados efetivos, especialmente quando inserir a porcentagem concluída e a porcentagem de trabalho concluído. Reagendar o trabalho não concluído: As restrições permanecem conforme definidas originalmente quando você reagenda o trabalho não concluído. Escolha qualquer data de agendamento desejada. Várias linhas de base: Configure até 11 linhas de base para um único projeto. Acúmulo de dados na linha de base: Controle a forma como os dados da linha de base são acumulados até as tarefas de resumo. Aprimoramentos no valor acumulado O conjunto de valores acumulados agora inclui o Índice de Desempenho de Agendamento (IDA), o Índice de Desempenho a Concluir (IDAC), o Índice de Desempenho de Custo (IDC), a Porcentagem da Variação de Custo (%VC) e a Porcentagem da Variação de Agendamento (%VA). Escolha entre 11 linhas de base para calcular os dados do valor acumulado. Integração com outros produtos Provedor de banco de dados OLE: O provedor de banco de dados OLE do Microsoft Office Project 2003 foi aprimorado com dados divididos em fase e tabelas adicionais. Formato XML: Agora, o XML está disponível como um formato de arquivo para importação, exportação e salvamento de arquivos Processor Alfamidia LTDA 18

19 Integração aprimorada com o Microsoft Office Excel 2003: Importe com facilidade dados do Excel. Você pode usar o novo modelo Lista de Tarefas do Excel para iniciar uma lista de tarefas no Excel e, em seguida, importá-la tranqüilamente no Microsoft Office Project 2003, sem ter de mapear qualquer campo. Integração com o Microsoft Office Outlook 2003: Importe com facilidade uma lista de tarefas do Outlook no Project. Recursos de gerenciamento de projetos da empresa Observação: Todos os recursos de gerenciamento de projetos da empresa requerem o Microsoft Office Project Professional 2003 e o Microsoft Office Project Server Menu Colaboração: Com o Project Professional 2003, você pode acessar com facilidade as páginas e os recursos do Project Server 2003 para colaborar com sua equipe diretamente do Project. Recursos da empresa: Todas as atribuições de recursos da empresa podem ser vistas pelos gerentes de projeto, gerentes de recursos e outros participantes autorizados. Isso fornecerá informações precisas sobre a disponibilidade dos recursos. Os recursos podem ser submetidos a check-out, editados e submetidos a check-in novamente. Assistente de substituição de recursos: Esta funcionalidade analisa as qualificações necessárias a um projeto, inclusive os recursos genéricos, as compara com as qualificações dos recursos da empresa e determina a disponibilidade. Isso permite a criação de uma equipe otimizada para as atribuições de um projeto. Funcionalidade Criar Equipe da Empresa: Localize os recursos da empresa com as qualificações certas e disponibilidade para trabalhar no projeto. Filtre e consulte o banco de dados de recursos da empresa para ajustar o projeto aos recursos corretos. Gráficos de disponibilidade de recursos: Os gráficos de disponibilidade de recursos permitem que os gerentes de projeto identifiquem rapidamente quando e porque os recursos podem estar subalocados ou superalocados. Modelo global da empresa: Os campos, calendários, modos de exibição, módulos personalizados e outros elementos consistentes do Project são aplicados em todos os projetos por meio do modelo global da empresa. Os modelos de projeto individuais também estão disponíveis no banco de dados da empresa. Campos personalizados da empresa: O administrador de projeto da sua organização usa os campos personalizados da empresa para criar fórmulas, estruturas de tópicos e listas de seleção (para códigos de qualificação, por exemplo). Os esforços de gerenciamento de projeto podem se destinar aos processos específicos da organização. Criar cenários hipotéticos com o Modelador de Portfólio: Use o Modelador de Portfólio para criar várias versões do mesmo plano, a fim de comparar, analisar e experimentar diferentes versões. Gerenciamento de documentos: Implementada com o Microsoft Windows SharePoint Services, a biblioteca de documentos serve como valioso repositório no Project Server para documentos gerados ao longo do ciclo de vida do projeto. Você pode acessá-la usando a página Documentos no Project Web Access. Controle de questões: Insira questões, atribua propriedades, acompanhe o andamento, registre resoluções e crie relatórios relacionados, e armazene tudo no Project Server. Você pode acessar o controle de questões usando página Questões no Project Web Access Processor Alfamidia LTDA 19

20 Resumo da Unidade Nesta unidade foi apresentado a principais novidades que foram implantadas no Microsoft Office Project 2003 Professional Processor Alfamidia LTDA 20

21 Unidade 3: Ambiente de trabalho do Microsoft Project Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Navegar no aplicativo e identificar os comandos do Microsoft Project 2003 Professional. Tópicos da Unidade Interface do software. Elementos da interface. Barra de ferramentas. Indicadores. Tabelas. Interface do Software O MS Project 2003 é um software da família Microsoft Office System e possui uma série de ferramentas padronizadas que facilitarão para quem já trabalha com algum dos aplicativos deste pacote. Para quem não tem experiência nos programas do Microsoft Office o ambiente de trabalho do Project será de fácil entendimento Como todos os aplicativos para Windows, o Project possui controles como: botão fechar, maximizar e restaurar barra de título barra de ferramentas, etc Processor Alfamidia LTDA 21

22 Fig 2. ÁREA DE TRABALHO DO MS PROJECT 2003 Obs.: As interfases apresentadas nesta apostilas foram tiradas com a aparência Clássica do Windows. Elementos da Interface Microsoft Office Project Barra de divisão A barra de divisão divide um modo de exibição único horizontalmente para criar um modo de exibição combinado, fecha um modo de exibição combinado para criar um modo de exibição único ou dimensiona as partes verticais de um modo de exibição. A imagem a seguir mostra a barra de divisão e a caixa de divisão. Fig 3. CAIXA DE DIVISÃO E BARRA DE DIVISÃO DO MS PROJECT Processor Alfamidia LTDA 22

23 Barra de divisão horizontal Arraste a barra de divisão para cima ou para baixo a fim de movê-la ou pressione SHIFT+F6 e use as teclas de direção para ajustar a divisão entre os dois modos de exibição. Clique em Dividir no menu Janela para dividir um modo de exibição. Se você dividir um modo de exibição de tarefas, o modo de exibição Formulário de Tarefas será exibido no painel inferior; se dividir um modo de exibição de recursos o modo de exibição Formulário de Recursos será exibido no painel inferior. Nos modos de exibição combinados, o modo de exibição do painel inferior exibe informações sobre as tarefas ou os recursos selecionados no modo de exibição do painel superior. Barra divisória Os modos de exibição Gráfico de Gantt, Gráfico de Recursos, Uso de Recursos e Uso da Tarefa têm uma barra divisória vertical. No modo de exibição Gráfico de Gantt, a barra divisória separa a tabela e partes do gráfico do modo de exibição. No modo de exibição Gráfico de Recursos, a barra divisória separa a legenda do gráfico. Nos modos de exibição Uso de Recursos e Uso da Tarefa, a barra divisória separa a tabela do gráfico. Fig 4. BARRA DE DIVISÃO VERTICAL DO MS PROJECT 2003 Arraste a barra divisória vertical para a esquerda ou para a direita para movê-la. Barra de entrada Use a barra de entrada para inserir ou editar informações nos campos. Fig 5. BARRA DE ENTRADA DO MS PROJECT 2003 Para inserir ou substituir informações em um campo, selecione o campo, digite as informações e pressione ENTER Processor Alfamidia LTDA 23

24 Microsoft Project 2003 Professional Se a seta da barra de entrada estiver visível, você poderá clicar em um valor para o campo selecionado em uma lista. Clique na seta da barra de entrada para exibir a lista da barra de entrada. Para editar informações em um campo: Selecione o campo e ative a barra de entrada clicando nela ou pressionando F2. Digite as alterações e, em seguida, pressione ENTER. Selecione o campo e, em seguida, clique no campo novamente. Para cancelar as alterações enquanto estiver na barra de entrada, pressione ESC. Para mostrar ou ocultar a barra de entrada, clique em Opções no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Exibir. Na caixa Mostrar, marque ou desmarque a caixa de seleção Barra de entrada. Barra de menus A barra de menus é usada para selecionar menus e comandos para execução de ações no Project. Você pode adicionar, excluir e modificar os menus da barra de menus e os comandos dos menus. E também pode criar e exibir as próprias barras de menus. A barra de menus é exibida abaixo da barra de título na janela do Project. Fig 6. BARRA DE MENUS DO MS PROJECT 2003 ABAIXO DA BARRA DE TÍTULOS A seleção de um nome de menu na barra de menus exibe um menu que contém uma lista de comandos relacionados. Para selecionar um nome de menu na barra de menus, clique no nome do menu ou pressione ALT+ a letra sublinhada no nome. Os comandos exibidos nos menus podem variar em função do modo de exibição em que você se encontra e das ações que executou no Project. Os nomes de comando seguidos de reticências exibem uma caixa de diálogo. Os nomes de comando seguidos de uma seta exibem um menu em cascata que contém uma lista de comandos relacionados. Alguns nomes de comando são seguidos de uma combinação de teclas que você pode usar para executar rapidamente o comando. Para procurar um comando que não está sendo exibido, clique nas setas, na parte inferior do menu, ou clique duas vezes no nome do menu. O menu se expande para exibir mais comandos Processor Alfamidia LTDA 24

25 Barra de modos A Barra de Modos é exibida na borda esquerda da janela do Project e oferece um meio conveniente de alterar modos de exibição com um simples clique nos ícones exibidos na Barra de Modos. Se o modo de exibição desejado não aparecer na Barra de Modos, clique em Mais Modos de Exibição na Barra de Modos, depois selecione o modo de exibição na caixa de diálogo Mais Modos de Exibição. Se não quiser que o Project exiba a Barra de Modos, clique em Barra de Modos no menu Exibir. Por padrão, a Barra de Modos contém ícones dos seguintes modos de exibição. Calendário: Um calendário mensal que mostra tarefas e durações. Use este modo de exibição de tarefas para exibir as tarefas agendadas em uma determinada semana ou intervalo de semanas. Gráfico de Gantt: Uma lista de tarefas e informações relacionadas e um gráfico que mostra tarefas e durações ao longo do tempo. Use este modo de exibição de tarefas para inserir e agendar uma lista de tarefas. Diagrama de rede: Um diagrama que mostra todas as tarefas e dependências entre as tarefas. Use este modo de exibição de tarefas para criar e ajustar o cronograma no formato de fluxograma. Uso da Tarefa: Uma lista de tarefas que mostra os recursos atribuídos agrupados sob cada tarefa. Use este modo de exibição de tarefas para verificar quais recursos estão atribuídos a tarefas específicas e para definir delimitações de trabalho. Gantt de Controle: Uma lista de tarefas e informações relacionadas e um gráfico que mostram a linha de base e as barras de Gantt agendadas para cada tarefa. Use este modo de exibição de tarefas para comparar o cronograma da linha de base com o cronograma real. Gráfico de Recursos: Um gráfico mostrando a alocação de recursos, o custo ou o trabalho ao longo do tempo. Use este modo de exibição de recurso para exibir informações sobre um único recurso ou grupo de recursos ao longo do tempo. Planilha de Recursos: Uma lista de recursos e informações relacionadas. Use este modo de exibição de recurso para inserir e editar informações sobre recursos em um formato de planilha. Uso de Recursos: Uma lista de recursos mostrando informações sobre alocação, custos ou trabalho para cada recurso ao longo do tempo. Use este modo de exibição de recurso para mostrar informações de alocação de trabalho ou custos para cada recurso e para definir delimitações de trabalho para as atribuições. Barra de rolagem Use a barra de rolagem para rolar o conteúdo do modo de exibição e ver outras partes do projeto ou janela. As barras de rolagem podem ser verticais ou horizontais Processor Alfamidia LTDA 25

26 Fig 7. BARRA DE ROLAGEM HORIZONTAL As barras de rolagem estão localizadas no lado direito e na parte inferior dos painéis roláveis. Um painel é uma seção de uma janela que contém um modo de exibição. Um modo de exibição combinado consiste em dois painéis, por exemplo, o modo Gráfico de Gantt no painel superior e o modo Formulário de Tarefas no painel inferior. A posição da caixa de rolagem na barra de rolagem indica a parte do projeto ou tópico que está sendo exibido na janela. Para rolar rapidamente para outra parte do projeto ou tópico, arraste a caixa de rolagem. Use a barra de rolagem horizontal para mover-se para a esquerda e para a direita. Use a barra de rolagem vertical para mover-se para cima e para baixo. Para rolar uma linha ou coluna em determinada direção, clique na seta localizada na extremidade apropriada da barra de rolagem. Para rolar uma janela inteira em determinada direção, clique na área sombreada da barra de rolagem no lado apropriado da caixa de rolagem. Para mostrar ou ocultar as barras de rolagem, clique em Opções no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Exibir. Marque ou desmarque a caixa de seleção Barra de rolagem. Barra de status A barra de status exibe informações na parte inferior da janela do Project sobre o modo ou atividade atual. A imagem abaixo mostra a barra de status. Fig 8. BARRA DE STATUS DO MS PROJECT 2003 O lado direito da barra de status mostra se os modos Estender Seleção, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock e Sobrescrever estão ativados. Para mostrar ou ocultar a barra de status, clique em Opções no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Exibir. Na caixa Mostrar, marque ou desmarque a caixa de seleção Barra de status. O centro da barra de status exibe as mensagens a seguir para condições especiais que se aplicam ao projeto ativo. Um campo calculado é um campo no qual o valor é determinado pelo Project com base nas informações de outros campos. O Project pode recalcular o valor automaticamente ou quando você especificar, dependendo das configurações de cálculo escolhidas Processor Alfamidia LTDA 26

27 O cálculo está definido como manual e você alterou informações sobre o projeto. Para calcular, clique em Opções no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Cálculo. Selecione Todos os projetos abertos ou Projeto ativo e clique em Calcular agora. Para cálculos automáticos, selecione Automático na guia Cálculo. Existe uma referência circular nas dependências entre as tarefas exibidas com a mensagem. Dependências entre tarefas: uma relação entre duas tarefas vinculadas por meio de uma dependência entre suas datas de início e de término. Existem quatro tipos de dependências entre tarefas: Término-a-Início [TI], Início-a-Início [II], Término-a-Término [TT], e Inícioa-Término [IT]. Altere a dependência predecessora (predecessora: uma tarefa que deve iniciar ou terminar antes que outra possa iniciar ou terminar.) ou a sucessora (sucessora: uma tarefa que não pode iniciar ou terminar até que outra tarefa inicie ou termine.) para que o Project possa calcular o cronograma do projeto completamente. Barra de título A barra de título exibe o título do programa ou projeto atual. As barras de título estão localizadas na parte superior das janelas. Fig 9. BARRAS DE TÍTULOS DO APLICATIVO E DAS JANELAS DO PROJETO Você pode arrastar a barra de título para mover a janela. E pode clicar em Mover, no menu Controle, e usar as teclas de direção para mover a janela. Você pode mover uma janela somente quando ela não está maximizada. Uma barra de título pode conter o seguinte: botão Maximizar. botão Minimizar. botão Restaurar. botão Fechar. nome do programa; nome do projeto atual. Borda da janela 2008 Processor Alfamidia LTDA 27

28 Arraste a borda da janela para aumentar ou diminuir o tamanho da janela. Fig 10. BORDAS DA JANELA A borda da janela só se encontra disponível quando a janela não está maximizada. Arraste a borda superior, inferior ou lateral para dimensionar a janela em apenas uma direção. Arraste um canto da borda para dimensionar a janela vertical e horizontalmente. Você também pode clicar em Tamanho no menu de controle e utilizar as teclas de direção para dimensionar a janela. Botão Selecionar tudo O botão Selecionar tudo é exibido no canto superior esquerdo das planilhas e seleciona todas as linhas e colunas de uma planilha. Fig 11. BOTÃO SLECIONAR TUDO DO MS PROJECT 2003 Depois de selecionar toda a planilha, clique no botão direito do mouse para exibir um menu de atalho com as tabelas que podem ser aplicadas à planilha. Caixa do menu de controle A caixa do menu de controle fica localizada no canto superior esquerdo da janela do Project e no canto superior esquerdo de todas as janelas de arquivo do projeto. Quando você clica na caixa do menu de controle, é exibido o menu Controle da janela ativa. Use o menu Controle para dimensionar, fechar ou manipular a janela. Em uma janela maximizada do projeto, a caixa do menu de controle será exibida à esquerda da barra de menus. Se isto não acontecer, ela será exibida no canto superior esquerdo da janela. A caixa do menu de controle do Project é exibida à esquerda da barra de título do programa. A caixa do menu de controle e os respectivos comandos de menu funcionam no Project. Por exemplo, quando você clica em Fechar no menu Controle do Project, o Project e todos os projetos e janelas abertos são fechados Processor Alfamidia LTDA 28

29 Microsoft Project 2003 Professional Clique duas vezes na caixa do menu de controle para fechar a janela. Se você clicar duas vezes na caixa do menu de controle do Project, o programa será fechado. Cada janela aberta no Project contém uma caixa do menu de controle que é exibida quando você ativa a janela. Para exibir o menu Controle do Project, clique na caixa do menu de controle ou pressione ALT+BARRA DE ESPAÇOS. Para exibir o menu de controle da janela ativa, clique na caixa do menu de controle ou pressione ALT+SINAL DE SUBTRAÇÃO. Caixa Objetos A caixa Objetos é uma área que você pode exibir em formulários e que armazena objetos vinculados ou incorporados. Objeto: em OLE, são informações, como por exemplo, um gráfico, compartilhadas entre documentos e programas diferentes. O programa usado para criar o objeto e o tipo de objeto determina os programas que podem ser usados para editá-lo e o modo como pode ser editado. Para exibir o modo de exibição Formulário de Tarefas ou Formulário de Recursos no painel inferior de um modo de exibição combinado, clique em Dividir no menu Janela. Para exibir a caixa Objetos em qualquer formulário de tarefas ou de recursos, clique no formulário no painel inferior do modo de exibição, clique em Detalhes no menu Formatar, depois clique em Objetos. Escala de tempo A escala de tempo é a faixa cinza que contém a legenda da escala de tempo na parte superior dos modos de exibição Gráfico de Gantt, Gráfico de Recursos, Uso da Tarefa e Uso de Recursos. A área abaixo da escala de tempo apresenta informações gráficas de tarefas ou recursos. Cada modo de exibição apresenta as informações de tarefas ou recursos de maneira diferente. A imagem abaixo mostra uma escala de tempo. Fig 12. ESCALA DE TEMPO NO MS PROJECT 2003 A escala de tempo é formada de uma camada superior, uma intermediária e uma inferior. Por padrão, são exibidas apenas as camadas intermediária e inferior. Para exibir a camada superior, no menu Formatar, clique em Escala de tempo, clique na guia Camada superior e, em seguida, desmarque a caixa de seleçãoocultar camada Processor Alfamidia LTDA 29

30 Microsoft Project 2003 Professional As camadas da escala de tempo podem exibir anos, semestres, trimestres, meses, períodos de dez dias, semanas, dias, horas e minutos. Por padrão, a camada superior exibe meses, a intermediária exibe semanas e a inferior exibe dias. No Gráfico de Gantt, as faixas cinzas verticais representam períodos não úteis. Para alterar a aparência dessas faixas, clique duas vezes na escala de tempo e clique na guia Período não útil. Para formatar um texto na escala de tempo, clique em Estilos de texto no menu Formatar. Para formatar linhas de grade em um Gráfico de Gantt, clique em Linhas de grade no menu Formatar. Linhas de grade: as linhas horizontais e verticais que aparecem em vários modos de exibição do Project. É possível alterar os padrões e as cores das linhas de grade e controlar o intervalo no qual padrões e cores diferentes ocorrem. Usando o botão direito do mouse, clique na escala de tempo para obter um menu de atalho que lista os comandos que você pode usar na escala de tempo. Indicador de painel ativo O indicador de painel ativo marca o painel ativo em um modo de exibição combinado. Modo de exibição combinado: um modo composto por dois modos de exibição. O modo do painel inferior exibe informações detalhadas sobre as tarefas ou recursos do modo do painel superior. Por exemplo, o modo de exibição Gráfico de Gantt pode aparecer no painel superior, e o modo Formulário de Tarefas, no painel inferior. Fig 13. MODOS DE EXIBIÇÃO DO MS PROJECT 2003 Para alternar entre os modos de exibição dos painéis superior e inferior, clique em qualquer parte do painel e pressione F6. A barra do indicador de painel ativo do modo de exibição ativo é exibida em cores (ou em preto), e não em branco. Janela Ajuda Área em que é exibida a Ajuda do Project. A janela Ajuda permanece aberta até que você a feche. Menus de atalho 2008 Processor Alfamidia LTDA 30

31 Você pode usar menus atalho para exibir e selecionar comandos rapidamente. Os menus de atalho são exibidos quando você clica com o botão direito do mouse sobre uma região da tela que fornece um menu de atalho. A melhor maneira de aprender a usar os menus de atalho é clicar com o botão direito do mouse onde imagina que haja um menu de atalho disponível. Clique nos comandos dos menus de atalho exatamente como clicaria nos comandos dos menus da barra de menus. Você pode clicar em comandos do menu de atalho usando o botão esquerdo ou direito do mouse. Não existem teclas de acesso para menus de atalho. Painel lateral Painel exibido à esquerda das interfaces do Project e do Microsoft Office Project Web Access No Project, o painel lateral contém informações do Guia do Projeto; no Project Web Access, o painel contém vínculos. Título da linha O título da linha é a área cinza à esquerda de cada linha. Os títulos de linha em planilhas de tarefas e de recursos geralmente contêm o número de identificação (Id) de cada tarefa ou recurso. Fig 14. TÍTULOS DE LINHAS E INDICADOR DE ANOTAÇÕES Clique em um título de linha para selecionar a linha. Usando o botão direito do mouse, clique em um título de linha para obter um menu de atalho que liste os comandos que podem ser usados na linha. Arraste a margem inferior do cabeçalho da linha para alterar a altura da linha. À medida que você aumenta a altura da linha, ela cria espaço para que o texto se ajuste. Para mover uma linha, clique no título da linha e arraste-a até a nova posição. Para alterar a aparência dos títulos de linha, clique em Estilos de texto no menu Formatar. Título do campo O título do campo (coluna) é a área cinza na parte superior de cada coluna dos modos de exibição de planilha do Project Processor Alfamidia LTDA 31

32 Formatado: À esquerda Títulos de campo O título do campo também é o local onde são exibidas as setas do AutoFiltro. O exemplo abaixo mostra o campo Nome da Tarefa com os AutoFiltros ativados. Para ativar os AutoFiltros, clique em AutoFiltro. A lista abaixo descreve as características dos títulos de campo (coluna) e a maneira como é possível interagir com eles usando o Project: Clique em um título de campo para selecionar a coluna. Clique em AutoFiltro para exibir os recursos ou tarefas que atendem aos critérios de filtro que você especificar. Usando o botão direito do mouse, clique em um título de campo para obter um menu de atalho com os comandos que podem ser utilizados no campo. Arraste o limite da coluna para alterar a largura do campo. Clique duas vezes na linha de limite do título do campo para que o Project dimensione o campo de maneira que as informações mais longas caibam nele. Para ocultar um campo, arraste o limite direito do campo até seu limite esquerdo. Clique duas vezes em um título de campo para exibir a caixa de diálogo Definição de coluna, que você pode usar para alterar o nome do campo, sua largura etc. Para alterar a aparência dos títulos de campos, clique em Estilos de texto no menu Formatar Processor Alfamidia LTDA 32

33 Barras de Ferramentas Barra de ferramentas: uma barra com botões e opções usada para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, aponte para Barras de Ferramentas no menu Exibir e clique na barra desejada. Para ver mais botões, clique em Opções da Barra de Ferramentas no fim da barra de ferramentas. estão disponíveis no Microsoft Office Project Para obter mais informações, clique no nome da barra de ferramentas. As seguintes barras de ferramentas estão disponíveis no MS Project 2003: Barra de ferramentas Análise A barra de ferramentas Análise fornece ferramentas para ajustar e avaliar o projeto. Dependendo dos programas suplementares que você tiver instalado, essa barra de ferramentas poderá exibir botões adicionais. Clique em Ajustar Datas Analisar os Dados de Escala de Tempo no Excel Copiar Imagem para o Assistente do Office Análise PERT Assistente de Gráficos de EDT do Visio Para Ajustar todas as datas do seu projeto em relação à nova data de início que você tiver fornecido quando solicitado. Iniciar o Assistente para Análise de Dados de Escala de Tempo que irá conduzi-lo pelo processo de exportação de representação gráfica de dados divididos em fases, do seu projeto para o Microsoft Excel. O arquivo Excel resultante exibirá as informações (como trabalho e custos) sobre cada tarefa ou recurso. Exibir informações sobre o projeto em um novo documento do PowerPoint, Word ou Visio. Exibir a barra de ferramentas Análise PERT, que você pode usar para avaliar perspectivas contendo o melhor cenário, o cenário esperado e o pior cenário para durações de tarefas, datas de início e de término. Exibir informações sobre o projeto em um gráfico do Visio da estrutura de divisão de trabalho (EDT). Assistente Relatórios XML de Criar um relatório personalizado em qualquer formato por meio da geração de um arquivo XML (Extensible Markup Language) a partir dos dados do projeto Processor Alfamidia LTDA 33

34 Barra de ferramentas Colaborar A barra de ferramentas Colaborar fornece ferramentas para troca de informações com outras pessoas da equipe de um projeto. Clique em Publicar Todas as Informações Publicar Atribuições Novas e Alteradas Para Enviar informações sobre a atribuição, informações resumidas sobre o projeto e um instantâneo de todo o plano do projeto para os recursos no plano do projeto. Notificar os recursos sobre alterações nas tarefas atribuídas ou sobre novas atribuições. As atribuições podem ser publicadas para todo o projeto, para o modo de exibição atual e para itens selecionados. As datas de início e de término se baseiam nas atribuições e não nas tarefas. Publicar Plano do Projeto Publicar o resumo ou o plano do projeto completo no servidor. Republicar Atribuições Atualizar Andamento do Projeto Solicitar Informações sobre o Andamento do Projeto Central de Projetos Central de Recursos Analisador de Republicar as atribuições e todas as informações sobre a atribuição para o Microsoft Office Project Server 2003, mas manter o real. Incorporar as alterações e atualizações que os recursos enviaram do Project Server Solicitar o status atual das tarefas atribuídas às equipes. Exibir uma página no Microsoft Office Project Web Access 2003 para poder visualizar todo o portfólio de projetos. Nessa página, você também poderá iniciar novos projetos, fazer check-in e check-out de projetos ou abri-los como somente leitura, editar valores de códigos de projetos e pesquisar informações. Exibir uma página no Project Web Access 2003 para poder editar valores de códigos e outras propriedades dos recursos, visualizar a disponibilidade deles e agrupá-los e filtrá-los. Nessa página, você também poderá abrir um recurso no Project. Exibir uma página no Project Web Access para poder usar o OLAP (processamento analítico online) e analisar dados do projeto e do recurso. O 2008 Processor Alfamidia LTDA 34

35 Portfólio analisador de portfólio exibe uma Tabela Dinâmica e um Gráfico Dinâmico que podem ser usados para analisar dados de várias maneiras. Modelador de Portfólio Documentos Questões Riscos Exibir uma página no Project Web Access para poder criar, editar e comparar os modelos que fornecem cenários hipotéticos para portfólios de projetos. É possível usar a modelagem de portfólio para determinar a melhor forma de priorizar projetos e recursos. Permitir que gerentes enviem documentos de apoio (Microsoft Word, Excel etc.) anexados a um projeto. Controlar questões e problemas para ajudar a melhorar a eficiência e a eficácia dos gerentes de projeto. Controlar problemas potenciais do seu cronograma e alerte os integrantes da equipe sobre problemas futuros. Barra de ferramentas Comparar Versões do Projeto A barra de ferramentas Comparar Versões do Projeto fornece ferramentas que podem ser usadas para realizar uma comparação personalizada entre duas cópias de um projeto e produzir um relatório detalhado. Clique em Para Comparar Versões do Projeto Iniciar o Assistente para Comparar Versões do Projeto. Ir para Tarefa/Recurso em Comparar informações sobre uma Versões do Projeto tarefa ou recurso específico. Selecionar as tarefas ou os recursos cujas informações deseja exibir no Selecionar tarefas/recursos a relatório de comparação. serem exibidos no relatório de comparação Selec. Col. a Serem Exib. no Rel. de Comparação Adicionar uma coluna (campo) ao modo de exibição Comparação para que você possa incluir informações específicas do projeto para fins de comparação Processor Alfamidia LTDA 35

36 Mais Informações Fornecer uma legenda detalhada dos símbolos usados e das instruções para interpretar o relatório de comparação. Barra de ferramentas Formulários Personalizados A barra de ferramentas Formulários Personalizados fornece ferramentas para inserir informações sobre tarefas ou recursos não incluídos nos formulários padrão. Essas informações variam desde muito genéricas até informações que tratam de custos, trabalho, valor acumulado e controle de cronograma. Clique em Entrada Controle de Custos Controle do Trabalho Para Exibir o formulário Entrada. Exibir o formulário Controle de Custos. Exibir o formulário Controle do Trabalho. Valor Acumulado da Tarefa Exibir o formulário Valor Acumulado da Tarefa Controle do Cronograma Relações entre Tarefas Controle Formulários Exibir o formulário Controle do Cronograma. Exibir o formulário Relações entre Tarefas. Exibir o formulário Controle. Exibir a caixa de diálogo Personalizar Formulários. Barra de ferramentas do Utilitário de Atualização de Banco de Dados Clique em Atualizar formato do banco de dados Para Atualizar projetos de banco de dados do Microsoft Project 98, Microsoft Project 2000 (MPD), Microsoft Project 2002, Microsoft Access (MDB) ou projetos compatíveis com ODBC para o formato de banco de dados do Microsoft Office Project Processor Alfamidia LTDA 36

37 Barra de ferramentas Desenho Clique em Para Trazer Frente Desenhar) para Inserir o objeto selecionado na frente dos demais objetos sobrepostos, (submenu inclusive barras de Gantt. Enviar para Trás Inserir o objeto selecionado atrás dos demais objetos sobrepostos, (submenu Desenhar) inclusive barras de Gantt. Avançar (submenu Mover o objeto ou o grupo selecionado uma etapa em direção à parte Desenhar) superior da pilha de objetos, incluindo as barras Gantt. Recuar (submenu Mover o objeto ou grupo selecionado uma etapa em direção à parte Desenhar) inferior da pilha de objetos, incluindo as barras de Gantt. Editar Pontos Exibir os vértices a fim de alterar a forma de um polígono. (submenu Desenhar) Linha Seta Retângulo Oval Arco Polígono Caixa de Texto Desenhar uma linha reta que você possa arrastar. Desenhar uma linha reta com uma ponta de seta que você possa arrastar. Desenhar um retângulo que você possa arrastar. Para desenhar um quadrado, mantenha pressionada a tecla SHIFT e arraste. Desenhar uma forma oval que você possa arrastar. Para desenhar um círculo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e arraste. Desenhar um arco que você possa arrastar. Para desenhar um segmento circular, mantenha pressionada a tecla SHIFT e arraste. Desenhar uma forma que seja uma combinação de linhas retas. Desenhar uma caixa de texto que você possa arrastar e na qual possa digitar um texto, como uma legenda, um texto explicativo ou uma pequena anotação. Modificar Cor do Alterar a cor de um objeto selecionado a partir da cor padrão (branco). A 2008 Processor Alfamidia LTDA 37

38 Preenchimento cor é alterada cada vez que você clica na ferramenta, nesta ordem: preto, vermelho, amarelo, verde-limão, azul-piscina, azul, fúcsia, branco, marrom, verde, verde-oliva, azul-marinho, roxo, azul-petróleo, cinza, prata, transparente e branco. Anexar à Tarefa Anexar um objeto selecionado a uma tarefa específica. Se você mover a tarefa, o objeto manterá o número de identificação da tarefa original à qual estava anexado. Barra de tarefas Câmbio do Euro Clique em Inserir Custo em Euro Assistente para Adicionar Nova Moeda Importar Moedas Personalizadas Editar Moedas Personalizadas Para Converter uma moeda em euro para exibir em euros os valores de custos e a moeda padrão do projeto. Adicionar uma nova moeda para que você possa exibir valores de custos em mais de uma moeda. Exibir os valores de custo do seu projeto em moedas personalizadas usadas em outro projeto. Modificar campos de moeda personalizada ou removê-los do projeto. Barra de ferramentas Formatação A barra de ferramentas Formatação fornece ferramentas que permitem alterar a aparência do texto nos modos de exibição. Clique em Recuo à esquerda Recuar Mostrar Subtarefas Para Recuar as tarefas selecionadas para a esquerda, um nível de cada vez. Recuar as tarefas selecionadas para a direita, um nível de cada vez. Exibir as subtarefas que estão um nível abaixo das tarefas de resumo selecionadas Processor Alfamidia LTDA 38

39 Ocultar Subtarefas Mostrar/Ocultar Atribuições Ocultar as subtarefas das tarefas de resumo selecionadas. Mostrar ou ocultar atribuições de recursos nas tarefas. Mostrar Menu Fonte Exibir o nível da estrutura de tópicos especificado. Listar as fontes disponíveis. Fonte Tamanho da Listar os tamanhos disponíveis para a fonte selecionada na caixa Fonte. Negrito Itálico Sublinhado Alinhar à Esquerda Centralizar Alinhar à Direita Aplicar a formatação de negrito ao texto selecionado. Aplicar a formatação de itálico ao texto selecionado. Aplicar sublinhado simples ao texto selecionado. Alinhar à esquerda o conteúdo dos campos selecionados. Centralizar o conteúdo dos campos selecionados. Alinhar à direita o conteúdo dos campos selecionados. Filtro AutoFiltro Exibir o nome do filtro aplicado ao modo de exibição ativo e listar os filtros disponíveis para o modo de exibição. Exibir ou ocultar o AutoFiltro dos títulos de coluna, os quais são exibidos nos modos de exibição de planilha. Assistente de Formatação do Gantt Iniciar o Assistente de Formatação do Gantt para personalizar a aparência do modo de exibição Gráfico de Gantt. Esse assistente irá orientá-lo nas diversas caixas de diálogo e modificará o modo de exibição Gráfico de Gantt de acordo com as respostas que você fornecer Processor Alfamidia LTDA 39

40 Barra de ferramentas Diagrama de Rede A barra de ferramentas Diagrama de Rede:fornece ferramentas para exibir e organizar caixas de tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede. Clique em Alinhar Mostras/Ocultar Tarefas de Resumo Mostrar/Ocultar Indicadores de Progresso Mostrar/Ocultar Quebras de Página Para Aplicar às caixas do Diagrama de Rede um alinhamento à esquerda, no centro, à direita, na parte superior, no meio ou na parte inferior da tela. Disponível apenas quando você usa o modo de posicionamento manual de caixas. Mostrar ou ocultar caixas de Tarefas de Resumo. Exibir ou ocultar indicadores de progresso nas caixas do Diagrama de Rede para indicar tarefas em andamento e concluídas. Exibir ou ocultar quebras de página para que você possa ver como as caixas do Diagrama de Rede serão impressas em cada página. Mostrar/Ocultar Unidades dos Vínculos Exibir ou ocultar unidades dos vínculo nas linhas de vínculo entre tarefas que têm dependências para indicar o tipo de dependência definido. Vínculos Retos/Retilíneos Mostrar/Ocultar Campos Layout Agora Fazer Layout da Seleção Agora Alterar a forma de linhas de vínculo entre as caixas do Diagrama de Rede, de linhas retilíneas para retas. Mostrar ou ocultar campos de informações sobre a tarefa nas caixas do Diagrama de Rede para exibir mais tarefas na tela. Organizar todas as caixas do Diagrama de Rede por meio das opções de layout que você seleciona na caixa de diálogo Layout. Para alterar o modo de posicionamento e os estilos de linha, clique em Layout no menu Formatar. Disponível apenas quando você usa o modo de posicionamento manual de caixas. Organizar as caixas do Diagrama de Rede selecionadas, usando apenas as opções de layout que você escolher na caixa de diálogo Layout. Para alterar o modo de posicionamento e os estilos de linha, clique em Layout no menu Formatar. Disponível apenas quando você usa o modo de 2008 Processor Alfamidia LTDA 40

41 posicionamento manual de caixas. Barra de ferramentas Análise PERT A barra de ferramentas Análise PERT fornece ferramentas de análise PERT para avaliar perspectivas com melhor cenário, pior cenário e cenário esperado para durações de tarefas, datas de início e datas de término. Clique em Gantt Otimista Gantt Esperado Gantt Pessimista Calcular PERT Formulário de Entrada PERT Definir Níveis de Importância PERT Planilha de Entrada para PERT Para Acionar o modo de exibição Gantt Otimista para AP do cronograma otimista do projeto. Acionar o modo de exibição Gantt Esperado para AP do cronograma esperado do projeto. Acionar o modo de exibição Gantt Pessimista para AP do cronograma pessimista do projeto. Executar a macro Calculate_PERT. Para cada tarefa, essa macro calcula a duração PERT da tarefa, extraindo a média ponderada das durações otimista, esperada e pessimista. Calcula também os cronogramas otimista, esperado e pessimista do projeto. Exibir o formulário personalizado de entrada PERT para poder inserir durações de tarefas otimista, esperada e pessimista. Executar a macro Set_PERT_Weights, que exibe o formulário personalizado Definir Níveis de Importância PERT. Essa macro oferece recursos para ajustar os níveis de importância usados para calcular a duração PERT de uma tarefa como a média ponderada das durações otimista, esperada e pessimista. Os níveis de importância padrão usados são 1 para duração otimista, 4 para duração esperada e 1 para duração pessimista. Exibir a Planilha de Entrada para PERT AP para poder inserir durações de tarefas otimista, esperada e pessimista. Barra de ferramentas Guia do projeto 2008 Processor Alfamidia LTDA 41

42 A barra de ferramentas Guia do Projeto exibe instruções e controles detalhados que ajudam a definir seu projeto, trabalhar com tarefas e recursos, controlar o andamento e reportar informações para sua equipe de projeto. Clique em Para Mostrar/Ocultar Guia do Projeto Exibir ou ocultar o painel lateral. Tarefas Recursos Controlar Relatório Exibir o painel lateral para obter instruções sobre como trabalhar com o projeto e suas tarefas. Exibir o painel lateral para obter instruções sobre como trabalhar com recursos. Exibir o painel lateral para obter instruções sobre como controlar o andamento do projeto. Exibir o painel lateral para obter instruções sobre como analisar e reportar informações sobre o projeto. Barra de ferramentas Gerenciamento de Recursos A barra de ferramentas Gerenciamento de Recursos fornece ferramentas que permitem solucionar superalocações de recursos e atribuir recursos. Clique em Modo de Exibição Alocação de Recursos Modo de Exibição Entrada de Tarefa Ir para Próxima Superalocação Atribuir Recursos Assistente de Para Exibir o modo de exibição Alocação de Recursos, composto pelo modo de exibição Uso do Recurso, no painel superior, e pelo modo de exibição Gantt de Redistribuição, no painel inferior. Exibir o modo de exibição Entrada de Tarefa, composto pelo modo de exibição Gráfico de Gantt, no painel superior, e pelo modo de exibição Formulário de Tarefas, no painel inferior. Ir para a hora seguinte em que ocorre uma superalocação. Abrir a caixa de diálogo Atribuição de Recursos para poder adicionar, alterar e remover atribuições de recursos. Substituir recursos nos projetos com base na disponibilidade e nas qualificações necessárias às atribuições Processor Alfamidia LTDA 42

43 Substituição de Recursos Recurso do Novo Adicionar recursos do Active Directory, Catálogo de Endereços, pool de recursos da empresa ou do Project Server. Detalhes do Recurso Exibir a caixa de diálogo Propriedades do recurso selecionado. Essas propriedades incluem as informações comerciais do recurso, o endereço de e quaisquer anotações que você tenha feito sobre o recurso. Conta de Usuário do Windows do Catálogo de Endereços Localizar uma conta de usuário do Windows que corresponda a um recurso selecionado e permitir que o gerente do projeto insira automaticamente, para o recurso selecionado, as informações sobre a conta de usuário do Windows no campo Conta de Usuário do Windows. Compartilhar Recursos Substituir recursos nos projetos com base na disponibilidade e nas qualificações necessárias às atribuições. Atualizar Pool de Recursos Atualizar o pool de recursos do projeto. Esse procedimento atualiza as informações sobre disponibilidade dos recursos para gerentes que estejam compartilhando alguns dos seus recursos. Renovar Pool de Recursos Exibir a caixa de diálogo Compartilhar Recursos para poder disponibilizar recursos (de seu próprio projeto ou os recursos que você especificar) para outros projetos. Utilização de Recurso Filtrar o modo de exibição por meio de Utilização de Recurso, um filtro interativo que solicita que você informe o recurso cujas tarefas deseja exibir. Esse filtro é particularmente útil para avaliar o progresso de determinado recurso. Ajuda da Redistribuição Exibir um conjunto de procedimentos que explicam como redistribuir os recursos. Barra de ferramentas Padrão A barra de ferramentas Padrão fornece as ferramentas usadas com maior freqüência, que você pode usar para executar uma grande variedade de tarefas comuns de gerenciamento de projeto. Clique em Para 2008 Processor Alfamidia LTDA 43

44 Novo Abrir Salvar Pesquisar Imprimir Visualizar Impressão Ortografia Recortar Copiar Colar Pincel Desfazer Inserir Hyperlink Vincular Tarefas Desvincular Tarefas Abrir um novo arquivo de projeto. Exibir a caixa de diálogo Abrir para que você possa abrir um arquivo de projeto existente. Salvar as alterações feitas no arquivo de projeto ativo. Localizar arquivos, páginas da Web e itens do Outlook com base nos critérios de pesquisa inseridos. Imprimir o modo de exibição ativo do projeto atual. Exibir cada página do modo de exibição ativo da maneira como será impressa. A barra de status, localizada na parte inferior da tela, mostra o número da página atual e a quantidade total de páginas do modo de exibição selecionado. Verificar a ortografia dos textos contidos no projeto. Excluir a seleção e colocá-la na Área de Transferência. Copiar a seleção e movê-la para a Área de Transferência. Colar o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção. Copiar a formatação dos campos selecionados e aplicá-la nos campos que você especificar. Reverter o último comando executado, se possível, ou excluir a última entrada digitada. Exibir a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para poder associar um hiperlink ao recurso ou tarefa atual. Vincular as tarefas selecionadas a uma dependência término-a-início. Desvincular as tarefas selecionadas Processor Alfamidia LTDA 44

45 Interromper Tarefa Informações Anotações Interromper uma tarefa. O ponteiro se transforma em um, que você deve posicionar na barra de tarefas que deseja dividir. Arraste a barra de tarefas para a direita para dividir a tarefa. Exibir informações sobre a tarefa, o recurso ou a atribuição, as quais deseja editar. Exibir a guia Anotações na caixa de diálogo Informações da tarefa, do recurso ou da atribuição, na qual poderá escrever anotações importantes sobre a tarefa, o recurso ou a atribuição. Atribuir Recursos Exibir a caixa de diálogo Atribuição de Recursos para poder adicionar, alterar e remover atribuições de recursos. Agrupar por Ampliar Reduzir Ir para Tarefa Selecionada Copiar Imagem Ajuda do Microsoft Project Exibir o nome do agrupamento aplicado ao modo de exibição ativo e listar os agrupamentos disponíveis para o modo de exibição. Mostrar um incremento de tempo menor na escala de tempo. Mostrar um incremento de tempo maior na escala de tempo. Mover para a área do Gráfico de Gantt que contém a barra da tarefas selecionada. Copiar as informações selecionadas como uma figura ou um arquivo de imagem GIF (Graphics Interchange Format). Exibir o Assistente do Office. Barra de ferramentas Controle A barra de ferramentas Controle fornece as ferramentas para exibir informações sobre o projeto e atualizar o cronograma. Clique em Para Estatísticas do Projeto Exibir a caixa de diálogo Estatísticas do Projeto, que mostra as datas de início e de término, a duração, o trabalho e o custo do projeto Processor Alfamidia LTDA 45

46 Atualizar como Agendado Microsoft Project 2003 Professional Atualizar as informações sobre o agendamento das tarefas selecionadas que iniciam antes da data atual. Reagendar Trabalho Agendar as durações restantes nas tarefas selecionadas para que continuem a partir da data atual. Adicionar Linha de Andamento Adicionar uma linha de andamento a um dos modos de exibição Gantt. O ponteiro se transforma em um. Arraste o ponteiro e clique na data desejada, na parte gráfica do modo de exibição para definir a linha de andamento. As linhas de andamento conectam as tarefas que estão atualmente agendadas como iniciadas, mas ainda não concluídas, a uma linha vertical do Gráfico de Gantt que representa a data de andamento. 0% Concluído 25% Concluído 50% Concluído 75% Concluído 100% Concluído Atualizar Tarefas Barra de ferramentas Colaborar Marcar as tarefas selecionadas como 0% concluídas. Marcar as tarefas selecionadas como 25% concluídas. Marcar as tarefas selecionadas como 50% concluídas. Marcar as tarefas selecionadas como 75% concluídas. Marcar as tarefas selecionadas como concluídas. A data de término agendada é inserida como a data de término real. Abrir a caixa de diálogo Atualizar Tarefas para poder atualizar as seguintes informações de uma ou mais tarefas: porcentagem concluída, duração real, duração restante, datas de início e de término reais, e anotações. Exibir ou ocultar a barra de ferramentas Colaborar Processor Alfamidia LTDA 46

47 Indicadores Os Indicadores representam informações de uma tarefa ou recursos e são exibidos no campo de indicadores. O campo de indicadores localiza-se à direita do campo ID e aparece em uma série de tabelas. Quando você aponta para um indicador, as informações adicionais a ele associadas são exibidas para lembrá-lo de detalhes importantes. Por exemplo, para anotações inseridas, você verá um indicador de anotações um indicador de hiperlink. Indicadores variados. Se houver um hiperlink anexado à tarefa ou ao recurso, você verá A tarefa, o recurso ou a atribuição têm uma anotação anexada. A tarefa, o recurso ou a atribuição têm um hiperlink associado. O recurso necessita de redistribuição. A tarefa termina em data posterior ao prazo. Indicadores de restrição A tarefa possui uma restrição inflexível. As restrições inflexíveis incluem: Deve terminar em (para projetos agendados a partir da data de início). Deve iniciar em (para todos os projetos). A tarefa possui uma restrição moderadamente flexível. As restrições moderadamente flexíveis incluem: Não terminar antes de (para projetos agendados a partir da data de início). Não terminar depois de (para projetos agendados a partir da data de término). Não iniciar antes de (para projetos agendados a partir da data de início). Não iniciar depois de (para projetos agendados a partir da data de término). A tarefa não foi agendada ou não foi concluída dentro do prazo determinado. Indicadores de tipo de tarefa A tarefa é uma tarefa recorrente. A tarefa foi concluída. A tarefa é um projeto inserido. A tarefa é um projeto somente leitura inserido Processor Alfamidia LTDA 47

48 Este projeto já foi inserido neste projeto ou em outro projeto mestre. A tarefa possui um calendário aplicado a ela. A tarefa possui calendários de recursos e tarefas sem interseção. Indicadores de grupo de trabalho A tarefa foi atribuída, mas o recurso não foi confirmado ainda. A tarefa foi alterada e o recurso deve ser informado. Foi solicitado um status da tarefa, mas o recurso ainda não respondeu. Indicadores de delimitação O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação crescente. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação de sino. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação de pico duplo. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação de pico inicial. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação editada. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação decrescente. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação de pico final. O trabalho da atribuição está distribuído de acordo com uma delimitação de tartaruga. Tabelas Tabelas são um conjunto de colunas que exibem informações específicas sobre tarefas, recursos e atribuições em um modo de exibição de planilha. Você pode usar tabelas predefinidas do Microsoft Office Project 2003 para mostrar somente os campos desejados ou pode criar suas próprias tabelas. Há dois tipos de tabela: tabelas de tarefas (que podem ser aplicadas a modos de exibição de tarefa) e tabelas de recursos (que podem ser aplicadas a modos de exibição de recurso). 1. Para escolher outra tabela ou criar/modificar uma tabela existente para tarefas, execute o seguinte comando: 2. No menu Exibir, selecione o comando Tabela: 3. Depois escolha uma das Tabelas mostras. 4. Caso queira criar ou modificar uma tabela, selecione a opção Mais Tabelas Processor Alfamidia LTDA 48

49 Fig 15. TABELAS DO MS PROJECT 2003 Para trabalhar com as tabelas dos Recursos siga o mesmo procedimento, sendo que o modo de exibição para os recursos deve ser correspondente: Ex.: Modo exibição Planilha de Recursos, Tabela Custo. Laboratório 3: Ambiente de trabalho do MS Project Neste laboratório você irá fixar alguns conceitos e tópicos que foram apresentados na unidade. Etapas 1. Qual barra de ferrametas que podemos utilizar par a fazer o controle dos recursos? 2. Para que serve o modo de exibição Gantt de Controle? 3. Quais modos de exibição que devemos utilizar para verificar quais recursos estão atribuídos a tarefas específicas e para definir delimitações de trabalho? 4. Que comando utiliza-se para dividir a janela, a fim de mostrar dois modos de exibição combinados. 5. Qual o nome do campo em que é mostrado no ícone Anotações. 6. O Microsoft Office Project 2003 possue dois grupos de tabelas. Quais são? 2008 Processor Alfamidia LTDA 49

50 2008 Processor Alfamidia LTDA 50

51 Unidade 4: Operações Básicas Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Abri um projeto no Microsoft Project Salvar um projeto no Microsoft Project Excluir um projeto no Microsoft Project Tópicos da Unidade Iniciando o Microsoft Project Abrindo um projeto. Salvando um projeto. Exluindo um projeto Processor Alfamidia LTDA 56

52 Iniciando o Microsoft Project 2003 Abordaremos alguns assuntos como iniciar o Project, abrir, fechar e salvar um projeto, deslocamento dentro de uma visualização, quais os principais modos de visualização e como alternar entre eles. Normalmente, quando é feita sua instalação, é criado um atalho para o Project no menu auxiliar Programas. Para iniciar neste caso é preciso clicar em: 1. Iniciar, clique em Todos os progrmas, clique em Microsoft Office Project 2003 Fig 16. MENU INICIAR, TODOS OS PROGRAMAS, MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003 Ao iniciar, o Project é aberto, automaticamente, um projeto vazio para que possamos usá-lo. Logo após irá aparecer a seguinte tela: Fig 17. TELA INICIAL DO MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL 2003 Aguarde o programa carregar Alfamidia LTDA 2

53 Abrindo um Projeto Microsoft Project 2003 Professional Quando queremos trabalhar com um projeto existente, é necessário abri-lo usando o comando Menu Arquivo, clique em Abrir ou a ferramenta Abrir que é equivalente. Quando acionamos o comando abrir, de uma ou de outra forma, precisamos informar: o nome do arquivo e o local onde ele se encontra. Fig 18. JANELA ABRIR Na caixa Nome do arquivo podemos informar o nome e o local se desejarmos, da seguinte forma: c:\histórico\....mpp O nome do arquivo não precisa ser digitado na caixa Nome do arquivo, basta clicar sobre ele na lista de arquivos disponíveis. Observação: Se não aparecer o nome do arquivo desejado na lista de arquivos, deve-se procurá-lo em outro local. Abrir um Projeto no MS Project Server Para abrir um projeto no banco de dados do Microsoft Office Project Server 2003, na caixa de diálogo Abrir do Microsoft Project Server, clique em Leitura/gravação para fazer check-out e, em seguida, clique duas vezes no projeto que deseja abrir. Para abrir um projeto que esteja armazenado no seu computador, clique em Abrir do arquivo. Na caixa Examinar, abra a unidade ou pasta que contém o projeto que deseja abrir e clique duas vezes no projeto. Para abrir um projeto como somente leitura, sem a possibilidade de fazer alterações, clique em Somente leitura para exibir. Dica: Para examinar rapidamente os projetos que deseja abrir, clique em Somente leitura para exibir. Esse procedimento ativa todos os projetos não disponíveis Alfamidia LTDA 3

54 Observações: Microsoft Project 2003 Professional Quando você abre um projeto existente no Project Server, seu check-out é realizado no servidor para evitar que alguém faça alterações no projeto enquanto você trabalha nele. Depois de abrir um projeto, ele aparece esmaecido na lista de projetos na caixa de diálogo Abrir do Microsoft Project Server, e seu status aparece como Sim na coluna Com check-out? O seu nome de usuário deve ser exibido na coluna Check-out feito por. Para abrir um projeto criado em outro programa, clique no formato de arquivo desejado, na caixa Arquivos do tipo e, em seguida, clique duas vezes no nome do arquivo na lista de pastas. Você também pode digitar a extensão na caixa Nome do arquivo (por exemplo, digite *.mpt para localizar os arquivos de Microsoft Office Project 2003 modelo). Para abrir um projeto armazenado em um banco de dados, na caixa de diálogo Abrir do Microsoft Project Server, clique em Abrir do Arquivo. Em seguida, na caixa Arquivos do tipo, selecione Banco de dados do projeto. Clique duas vezes no projeto. Note que os projetos da empresa não podem ser armazenados em um banco de dados local; primeiro, eles devem ser salvos localmente em um computador ou em uma rede. Para abrir um projeto que você usou recentemente, clique no nome do arquivo na parte inferior do menu Arquivo. Se a lista de arquivos usados recentemente não estiver exibida, clique em Opções no menu Ferramentas, clique na guia Geral e marque a caixa de seleção Lista de arquivos utilizados recentemente. Importante: Para abrir um Projeto no Microsoft Project Server, o Microsoft Project Professional tem que estar devidademente configurado. Para verificar tal configuração você deve no menu Ferramentas, clique em Opções, na caixa de dialogo Opções selecione a guia Colaborar. Salvando um Projeto Para salvar o projeto podemos usar a ferramenta Salvar, os comandos: 1. Menu Arquivo, clique em Salvar. A ferramenta Salvar e o comando Salvar são equivalentes (exatamente iguais) e diferam-se do comando Salvar como... por não poderem alterar as propriedades do arquivo (Unidade e caminho de salvamento, Nome e Tipo de Arquivo). Com o Microsoft Office Project 2003, você pode abrir e salvar arquivos de projeto nos seguintes formatos de arquivo. Alguns formatos permitem salvar todas as informações do projeto; outros permitem salvar apenas os dados contidos nos campos do Project. Plano do Microsoft Project (MPP) Arquivo do Microsoft Project 98 Modelo do Microsoft Project (MPT) Exchange do Microsoft Project (MPX) Microsoft Excel 2008 Alfamidia LTDA 4

55 Tabela Dinâmica do Microsoft Excel Banco de dados do Microsoft Project (MPD) Banco de dados do Microsoft Access (MDB) Conectividade aberta de banco de dados (ODBC) Somente texto ou ASCII Valores separados por vírgulas (CSV) Hypertext Markup Language (HTML) Extensible Markup Language (XML) Graphics Interchange Format (GIF) Salvar um projeto Microsoft Project Server 1. Clique em Salvar. 2. Se esta for a primeira vez que você salva o projeto, na caixa de diálogo Salvar no Microsoft Project Server, digite um nome para o projeto na caixa Nome. Você terá concluído esse procedimento se estiver apenas salvando as alterações em um projeto existente. 3. Para incluir campos ou códigos de estrutura de tópicos personalizados da empresa no projeto, clique em Valores para um campo ou código de estrutura de tópicos personalizado e, em seguida, selecione o valor. 4. Clique em Salvar. 5. Para verificar o projeto no Microsoft Office Project Server 2003, clique em Sair no menu Arquivo ou feche a janela do projeto. Observações Se fechar a janela do projeto ou sair do Microsoft Office Project 2003 sem salvar a última alteração, a caixa de diálogo Salvar e Fazer Check-in será exibida. Clique em Salvar alterações e fazer check-in para fazer check-in no seu projeto com as alterações. Clique em Fazer check-in apenas para fazer check-in no projeto sem alterações. O tipo de projeto padrão é Projeto. A versão padrão para todos os novos projetos é Publicada. Isso não pode ser alterado quando você salva o projeto pela primeira vez. O nome do projeto não pode ter mais que 200 caracteres e a extensão do nome da versão não pode ter mais que 50 caracteres Alfamidia LTDA 5

56 Se a sua organização tiver definido os códigos ou campos personalizados necessários da empresa, você será solicitado a selecionar um valor para eles. Se não souber os valores para um código de estrutura de tópicos ou campo personalizado, verifique isso com o administrador do gerenciamento do projeto. Na caixa de diálogo Informações sobre o Projeto, você pode selecionar apenas códigos de estrutura de tópicos e campos personalizados da empresa. Pode também atribuir, no nível do projeto, códigos e campos que não sejam parte do modelo global da empresa. Se não tiver definido uma linha de base para o projeto, quando for salvá-lo, você receberá uma mensagem perguntando se deseja definir uma linha de base. Em geral, a linha de base é definida quando o plano é concluído e você está pronto para começar a controlar o projeto nele. Após salvar o projeto, convém verificar se o status do projeto está como checked-in ou checked-out no Project Server. Clique em Abrir diálogo Abrir do Microsoft Project Server. e verifique o status na caixa de Excluindo um Projeto Para excluir um projeto acessamos o: 1. Menu Arquivo, clique em Abrir, Localize o arquivo do projeto que será excluído e em seguida com o botão direito do mouse selecione a opção Excluir ou aperte a tecla Delete do teclado. Confirme a exclusão clicando Sim. Observação: Para excluir um projeto no Microsoft Project Server, somente um usuário com permissão que poderá excluir o projeto no banco de dados. Fechando um projeto 1. No menu Arquivo, clique em Fechar. Observação: Se você fez alterações no projeto e ainda não as salvou, o Microsoft Project perguntará se deseja salvá-las. Resumo da Unidade Nesta unidade aprendemos as operações básicas do Microsoft Project 2003 Professional como: Iniciar o aplicativo através do comando Iniciar da barra de tarefas. Salvar um projeto espeficando o tipo do arquivo Alfamidia LTDA 6

57 Excluir um projeto. Fechar um projeto. Laboratório 4: Operações Básicas Neste laboratório iremos exerciatar os tópicos aboradados na unidade. Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Inicar o aplicativo. Abrir um arquivo novo e modelo. Salvar, Excluir e Fechar um arquivo. Etapas Fechar todas as janelas do seu desktop. Abrir o aplicativo Microsoft Projet 2003, através do Inicar, todos os programas. Abri um arquivo modelo, Construção de um Prédio. Salvar o arquivo aberto, com o nome Lab2 do tipo modelo. Fechar o arquivo Lab2. Abrir o aplicativo Microsoft Projet 2003, através do Iniciar, Todos os programas. Excluir o arquivo Lab2, de dentro da caixa de dialogo Abrir do Microsoft Project Alfamidia LTDA 7

58 Unidade 5: Trabalhando com Tarefas Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Esclarecer as informações básicas do projeto. Administrar calendários. Editar tarefas. Criar uma estrutura analítica de tópicos. Criar códigos de EDT. Criar um gráfico de EDT no Visio. Criar marcos no projeto. Vincular e atribuir relacionamentos às tarefas. Identificar e resolver caminhos críticos do projeto. Definir os tipos de tarefas. Tópicos da Unidade Informações básicas de projeto. Calendário. Alterar os padrões de agendamento de tarefas. Criar um novo calendário. Criar um novo calendário base. Atribuir um calendário ao Projeto. Atribuir um calendário a tarefa. Editar o calendário do recurso. Inserir Tarefas Alfamidia LTDA 8

59 Selecionar, Mover e Excluir Tarefas. Criar uma Estrutura de Divisão de Trabalho EDT. Criar um código de EDT. Criar um gráfico de EDT no Visio. Inserir Durações nas Tarefas. Criar Etapas no Projeto. Vincular tarefas. Dependências entre Tarefas. Tipos de relacionamentos. Definir Restrições às Tarefas Tipos de Restrições. Resolver conflitos de restrições. Gerenciar Caminho Crítico. Tipo de Tarefas. Informações Básicas de Projeto Ao criar um novo plano do projeto, especifique se deseja agendar seu projeto a partir da data de início ou da data de término e, em seguida, configure a data. 1. No menu Projeto, clique em Informações sobre o Projeto. Fig 19. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO 2008 Alfamidia LTDA 9

60 2. Para fazer o agendamento a partir de uma data de início, clique em Data de Início do Projeto na caixa Cronograma a Partir De. Para fazer o agendamento a partir de uma data de término, clique em Data de Término do Projeto na caixa Cronograma a Partir De. 3. Nas caixas Data de início ou Data de término, digite ou selecione uma data de início ou término para o projeto. Se você optar por fazer o agendamento a partir da data de término e quiser determinar até quando é possível iniciar o projeto e ainda concluí-lo na data especificada, convém retornar ao agendamento tendo-se em vista a data de início do trabalho no projeto. Demais campos da caixa de dialogo Informações sobre o Projeto: Data Status: Uma data que você define [em vez da data atual] para reportar as condições de tempo, custo ou desempenho de um projeto. Data Atual: Data de abertura do projeto. Calendário: Calendário base usado para o calendário do Projeto. Prioridade: Uma indicação da importância do Projeto. Que vai de 0 a 1000, sendo 1000 o valor com maior prioridade. Estatitisticas...: Abre a caixa de diálogo Estatísticas do Projeto do projeto atual, que pode ser usada para examinar as datas de início e de término, durações, trabalho e custos agendados e reais. Observações: Você pode alterar a data de início ou término do projeto a qualquer momento, mesmo depois de criar o plano do projeto. Por exemplo, você poderá antecipar a data de início se estiver tentando atender a uma data de término específica e sua agenda se estender além daquela data. Se a data de término não for alterada após você alterar a data de início, então, uma ou mais tarefas podem ter uma restrição de data aplicada. Analise as restrições do plano para certificar-se de que elas são necessárias e adequadas. Você também pode clicar em Ajustar Datas na barra de ferramentas Análise para alterar a data de início ou término. Quando você ajusta as datas, as tarefas que possuem restrições de data mudam para uma data relativa à nova data de início ou término inserida. Se a data de início não for alterada depois que você alterar a data de término, uma ou mais tarefas podem possuir um relatório do andamento real ou podem ter uma restrição de data aplicada. Analise as restrições de seu plano para certificar-se de que elas sejam necessárias e adequadas. O Microsoft Project arquiva também informações de resumo do projeto criado. Para inserir essas informações siga os comandos: 1. No menu Arquivo, clique em Propriedades; 2. Clique na guia Resumo; 3. Preencha as informações. Estas informações poderão ser utilizadas nos relatórios Alfamidia LTDA 10

61 Fig 20. INSERINDO PROPRIEDADES A UM PROJETO NO MS PROJECT 2003 Calendários O seu projeto tem que ser concluído no prazo. Para isso, você deve saber quando o trabalho nas tarefas do projeto pode ou não pode ser feito. O Microsoft Office Project 2003 usa calendários para determinar quando os recursos estão disponíveis para trabalhar e quando as tarefas podem ser agendadas. Você pode modificar estes calendários para definir os dias e as horas de trabalho do projeto, grupos de recursos, recursos individuais ou tarefas. Como os calendários são usados no Project? O Project usa calendários, assim como outras informações tais como dependências entre tarefas (dependências entre tarefas: uma relação entre duas tarefas vinculadas por meio de uma dependência entre suas datas de início e de término. Existem quatro tipos de dependências entre tarefas: Término-a- Início [TI], Início-a-Início [II], Término-a-Término [TT], e Início-a-Término [IT].), para criar uma agenda para um projeto e suas tarefas. Calendário base Calendário do projeto Calendário de recursos Calendário de tarefas Observação: Esses calendários são distintos do modo de exibição Calendário, que mostra a agenda do projeto em formato de calendário. O que é um calendário base? 2008 Alfamidia LTDA 11

62 Um calendário base define os períodos úteis e não úteis (período de folga: horas ou dias designados em um calendário de recurso ou de projeto nos quais o Project não deve agendar tarefas porque não são períodos de trabalho. O período de folga pode incluir intervalos de almoço, fins de semana e feriados, por exemplo.) usuais para o projeto ou para um grupo de recursos. Ele especifica as horas de trabalho para cada dia útil, os dias úteis para cada semana, assim como exceções, como feriados. Você pode selecionar qualquer calendário base como o calendário do projeto ou como a base para um calendário de recursos. Você também pode aplicar um calendário base à tarefas específicas. Padrão 24 horas Turno da noite O calendário base padrão é o calendário padrão para o projeto e é a base para os calendários de recursos. Esse calendário reflete uma agenda de trabalho tradicional: Segunda a Sexta-feira, de 8:00 às 17:00, com uma hora de intervalo. O calendário base de 24 horas reflete uma agenda apenas com períodos úteis. O calendário de 24 horas pode ser usado quando recursos e tarefas são agendados para diferentes turnos ou quando recursos de equipamentos trabalham em tarefas continuamente. O calendário base do turno da noite reflete uma agenda do turno da madrugada de segunda-feira à noite até sábado de manhã, de 23:00 às 8:00, com uma hora de intervalo. Você também pode criar seus próprios calendários base. A criação de calendários base próprios é particularmente útil se você tiver agendas alternativas para vários recursos. Por exemplo, você pode ter recursos trabalhando meio período, no turno da tarde, no turno de 12 horas ou no fim de semana. Observação: Se você usar o Microsoft Office Project Professional 2003, os calendários base são implementados para sua empresa no Microsoft Office Project Server Somente alguém com privilégios administrativos (por exemplo, o administrador de gerenciamento de projetos) para o Project Server 2003 pode fazer o check-out dos calendários base e alterá-los no modelo global da empresa. O que é o calendário do projeto? O calendário do projeto define os períodos úteis e não úteis para determinar quando as tarefas podem ser agendadas. O Project usa esse calendário para agendar tarefas que não possuem recursos atribuídos ou que possuem um tipo de tarefa de duração fixa. Tipo de tarefa: uma caracterização de uma tarefa baseada em qual aspecto da tarefa é fixo e quais são variáveis. Existem três tipos de tarefas: Unidades Fixas, Trabalho Fixo e Duração Fixa. O tipo de tarefa padrão do Project é Unidades Fixas Tarefa de duração fixa: uma tarefa na qual a duração é um valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita no trabalho ou nas unidades atribuídas [isto é, recursos]. É calculada da seguinte forma: Duração x Unidades = Trabalho Por padrão, o calendário base padrão é o calendário do projeto, mas você pode criar ou selecionar outro calendário base para ser o calendário do projeto para refletir agendas alternativas Alfamidia LTDA 12

63 Fig 21. CALENDÁRIOS DO PROJETO Quase todos os projetos devem ter períodos úteis e não úteis padrão contabilizados no plano do projeto. Quando um calendário de projeto é aplicado a um plano de projeto, o calendário de projeto especifica somente quando o trabalho do projeto pode ocorrer. Nesse caso, o calendário do projeto padrão especifica que o trabalho pode ocorrer somente nos dias de semana, de 8:00 às 17:00. Os dias e horas úteis no calendário do projeto refletem os dias e horas úteis para o projeto inteiro. Você pode especificar dias especiais de folga (tais como feriados da empresa). Você também pode indicar outros períodos não úteis para refletir períodos quando todo a equipe estará trabalhando em atividades fora do projeto (tais como reuniões da empresa ou encontros de departamentos). O que é um calendário de recursos? Os calendários de recursos asseguram que os recursos sejam agendados somente quando estiverem disponíveis para o trabalho. Eles afetam um recurso específico ou uma categoria de recursos. Todos os recursos de trabalho possuem seu próprio calendário de recursos, que você pode personalizar para mostrar informações de agenda individual, tais como férias ou tempo de manutenção de equipamento. Um calendário de recursos reflete o calendário base selecionado para esse recurso até que você altere o calendário de recursos. Por padrão, o calendário base padrão é selecionado para recursos. Assim sendo, as horas úteis e os dias de folga definidos no calendário base padrão são os períodos úteis padrão para cada recurso ou grupo de recursos. Na guia Períodos Úteis da caixa de diálogo Informações sobre o Recurso, você pode editar os calendários dos recursos para indicar período não útil, tais como férias e ausências. Você também pode criar ou atribuir diferentes calendários base para recursos individuais ou grupos de recursos para indicar horas úteis específicas; por exemplo, é possível atribuir um recurso para o turno da tarde ou da noite. Observação: Se você usar o Project Professional 2003, os calendários de recursos dos recursos da empresa estarão seguros no Project Server. Para fazer alterações nos períodos úteis e não úteis de um recurso da empresa, você deve primeiro fazer o check-out do recurso no Project Server Alfamidia LTDA 13

64 Quando o Project agenda o projeto, ele usa os calendários de recursos para agendar as tarefas que não possuem uma duração fixa e que possuem recursos atribuídos. Por exemplo, se um recurso possui uma semana de férias especificada no seu calendário de recursos, o Project não agendará a tarefa para essa semana. Fig 22. CALENDÁRIO BASE PADRÃO E CALENDÁRIO PERSONALIZADO Inicialmente, as configurações do calendário de recursos de cada recurso correspondem às do calendário base padrão. Depois que o calendário de recursos de um recurso for personalizado, ele irá refletir que esse recurso não está disponível para trabalhar no projeto neste mês nos últimos três dias da semana um ou nos primeiros quatro dias da semana dois. Se você tiver horários alternativos de trabalho para alguns recursos, como meio período, turno da tarde ou turno de 24 horas, pode definir e aplicar um calendário base separado. O calendário base que você cria define o período útil padrão para os recursos selecionados. Você pode depois personalizar os calendários individuais com os horários de cada recurso individual. Se você alterar os períodos úteis em um calendário de recursos e o recurso for atribuído a uma tarefa, a tarefa será agendada durante os períodos úteis no calendário de recursos. Se estiver trabalhando com os recursos de um pool de recursos compartilhado ou se estiver compartilhando recursos de outro projeto, é provável que haja diferentes calendários em vigor. Observe os calendários que estão em vigor ao compartilhar recursos. Pool de recursos: um conjunto de recursos que está disponível para ser atribuído a tarefas do projeto. Um pool de recursos pode ser usado exclusivamente por um projeto ou ser compartilhado por vários projetos. O que é um calendário de tarefas? Os calendários de tarefas possibilitam que as tarefas tenham um calendário diferente do calendário do projeto Alfamidia LTDA 14

65 O agendamento de tarefas é baseado nos períodos úteis estabelecidos no calendário do projeto e no calendário de recursos associado do recurso. Se tiver tarefas para serem concluídas em horários diferentes, especialmente tarefas que não estão atribuídas a recursos de trabalho, você pode definir um calendário de tarefas. Um calendário de tarefas é especialmente útil em situações nas quais você deseje agendar uma tarefa fora dos períodos úteis normais definidos pelo calendário do projeto ou por calendários de recursos atribuídos. Você pode criar um calendário de tarefas na caixa de diálogo Alterar o período de trabalho como um novo calendário base. Você pode aplicar o calendário base a uma tarefa usando a guia Avançado na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Se você tiver um calendário de tarefas aplicado e recursos atribuídos a uma tarefa, por padrão, a tarefa é agendada para os períodos úteis que o calendário de tarefas e os calendários de recursos têm em comum. Se você desejar agendar a tarefa usando o calendário de tarefas, marque a caixa de seleção O agendamento ignora calendários do recurso na guia Avançado na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Como as configurações da opção de calendário afetam os períodos úteis? As configurações da opção de calendário na guia Calendário na caixa de diálogo Opções não determinam quando o trabalho pode ser agendado. Essas configurações da opção não afetam os períodos úteis e não úteis dos calendários. Somente os calendários podem determinar os períodos úteis e não úteis. Na guia Calendário, você pode especificar as configurações padrão, como o mês no qual o ano fiscal inicia os horários de início e término e as horas por dia. Por exemplo, a opção Horário de início padrão especifica o horário de início que o Project atribui à tarefas por padrão quando você insere uma data inicial sem especificar uma hora. Além disso, a opção Horas por dia define o número de horas que o Project calcula para uma tarefa quando você insere uma duração em dias, como a configuração padrão de 8 horas por 1 dia. Se você inserir uma duração de 2 dias, será o equivalente a inserir 16 horas. Se você alterar os períodos úteis em um calendário, precisa ter em mente que o Project ainda utiliza a guia Calendário para determinar os horários de início e término padrão e quantas horas definem um dia, uma semana ou um mês. Por exemplo, se o período útil em um calendário for diferente das configurações de Horas por dia ou Horas por semana na guia Calendário, o campo Duração pode não exibir o valor esperado. Observação: É conveniente que você iguale as configurações do calendário ao período útil na guia Calendário da caixa de diálogo Opções (menu Ferramentas). Como os calendários do projeto, de recursos e de tarefas se inter-relacionam? Quando você abre um novo arquivo de projeto, o calendário base padrão é definido como o padrão para o calendário do projeto. O calendário base padrão reflete a semana de trabalho tradicional de segunda a sexta-feira, de 8:00 às 17:00. Você pode modificar o calendário base padrão para corresponder às necessidades específicas do calendário do projeto. Você também pode basear o calendário do projeto em um calendário base diferente, como o calendário do turno da noite ou o de 24 horas, ou em um calendário base que você tenha criado. Você pode definir o calendário do projeto na caixa de diálogo Informações sobre o projeto, disponível no menu Projeto Alfamidia LTDA 15

66 O calendário base padrão também é a base para o calendário de recursos padrão aplicado a cada recurso no seu projeto. Você pode aplicar um calendário base diferente a um grupo de recursos trabalhando em um turno diferente. Você também pode personalizar os períodos úteis da agenda de trabalho e das férias de um recurso individual. Se você aplicar um calendário base diferente aos recursos ou personalizar os períodos úteis de um recurso individual, as novas configurações substituem as configurações do calendário do projeto quando você agendar recursos para trabalhar em tarefas, a menos que as tarefas tenham um tipo de tarefa de duração fixa. Qualquer calendário base pode ser um calendário de tarefas. Quando você cria e aplica um calendário base específico a uma tarefa, suas configurações substituem as configurações do calendário do projeto quando a tarefa é agendada. Se forem atribuídos recursos à tarefa, ela será agendada de acordo com os períodos úteis que o calendário de tarefas e o calendário de recursos possuírem em comum. Você pode fazer com que a tarefa ignore as configurações no calendário de recursos marcando a caixa de seleção O agendamento ignora calendários do recurso na guia Avançado na caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Alterar os Padrões de Agendamento de Tarefas Você pode alterar os padrões de agendamento das tarefas, indicando quanto tempo constituirá um dia, uma semana e um mês, durante a inserção e a revisão das durações em um modo de exibição de tarefa. Este recurso também pode ajudá-lo a sincronizar o agendamento de tarefas com as definições que você estabeleceu nos calendários de período de trabalho para a disponibilidade dos recursos. Período de trabalho: horas designadas em um calendário de recurso ou de projeto durante as quais o trabalho pode ser realizado. Disponibilidade: quando e por quanto tempo um recurso pode ser agendado para um trabalho atribuído. A disponibilidade é determinada pelos calendários do projeto e do recurso, pelas datas de início e término do recurso ou pelo nível em que o recurso estará disponível para o trabalho. 1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Calendário. 2. Para alterar o período padrão de início ou de término das tarefas agendadas, altere o período nas caixas Hora de início padrão e Hora de término padrão. 3. Para alterar a quantidade de horas que o Microsoft Office Project 2003 agendará para um dia, insira o valor na caixa Horas por dia. Por exemplo, se quiser que o Project agende seis horas quando você inserir uma duração de um dia, digite ou selecione 6 na caixa Horas por dia Alfamidia LTDA 16

67 Fig 23. ALTERAR QUANTIDADE DE HORAS POR DIA 4. Para alterar a quantidade de horas que o Project agendará para uma semana, insira o valor na caixa Horas por semana. Por exemplo, se quiser que o Project agende 30 horas quando você inserir uma duração de uma semana, digite ou selecione 30 na caixa Horas por semana. 5. Para alterar a quantidade de dias que o Project agendará para um mês, insira o valor na caixa Dias por mês. Por exemplo, se quiser que o Project agende 24 dias quando você inserir uma duração de um mês, digite ou selecione 24 na caixa Dias por mês. Observação: As configurações definidas na guia Calendário não alteram o calendário do projeto nem os calendários de recursos. É possível alterar os calendários do projeto ou dos recursos através do painel lateral Períodos de Trabalho do Recurso. Na barra de ferramentas Guia do Projeto, clique em Recursos e, em seguida, clique em Definir períodos de trabalho para recursos. Também é possível clicar em Alterar o Período de Trabalho no menu Ferramentas. Criar um Novo Calendário Por padrão, as tarefas são agendadas com base no calendário do projeto. Para definir exceções exclusivas ou específicas, como uma máquina que funciona durante o período de folga você pode criar um calendário de tarefas para tarefas individuais. Exceção: uma instância em que um calendário de tarefa ou de recurso diferencia-se do calendário do projeto. Um exemplo é um recurso que deve trabalhar aos sábados, mas para o qual o calendário do projeto não inclui um período de trabalho que abranja essas instância Alfamidia LTDA 17

68 Período de folga: horas ou dias designados em um calendário de recurso ou de projeto nos quais o Project não deve agendar tarefas porque não são períodos de trabalho. O período de folga pode incluir intervalos de almoço, fins de semana e feriados, por exemplo. 1. No menu Ferramentas, clique em Alterar o Período Útil. 2. Clique em Novo. Observação: Se estiver conectado ao Microsoft Office Project Server 2003, você precisará de permissão para criar os calendários bases locais. Consulte seu Project Server administrador quanto às definições de permissões. Administrador: configura e gerencia contas de usuários, atribui permissões e ajuda os usuários com problemas de acesso à rede ou ao servidor. Esta pessoa também pode gerenciar e personalizar vários elementos no Project Professional e no Project Server. 3. Na caixa Nome, digite um nome para o novo calendário. 4. Para começar com um calendário padrão, clique em Criar novo calendário base. Para criar um novo calendário base a partir de outro existente, clique em Criar uma cópia do calendário e, em seguida, clique no nome do calendário na caixa de calendário. Calendário base: um calendário que pode ser usado como calendário de projeto e de tarefa que especifica os períodos padrão de trabalho e de folga para um conjunto de recursos. É diferente de um calendário de recurso, o qual especifica o período de trabalho e de folga de um recurso individual.) 5. Clique em OK. 6. Para selecionar dias adjacentes no calendário, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique no primeiro e nos último dias desejados. Para selecionar dias não adjacentes no calendário, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nos dias desejados. Para alterar um dia da semana no calendário inteiro, clique na abreviação desse dia na linha superior do calendário. 7. Em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como:, clique em Usar padrão, Período de folga ou Período de trabalho não padrão. 8. Para alterar o Período de trabalho não padrão, digite os horários em que o trabalho deverá ser iniciado nas caixas De e os horários em que o trabalho deverá terminar nas caixas Até. Observação: Depois de criar um calendário base, você deverá atribuí-lo a uma tarefa Alfamidia LTDA 18

69 Fig 24. CAIXA DE DIALOGO ALTERAR PERÍODO ÚTIL Criar Novo Calendário Base É possível criar novos calendários base através do comando Novo na caixa de diálogo Alterar Período Útil. Esse calendário pode ter as definições padrões ou ser a cópia de um já existente. Ele deve ser associado aos recursos através da caixa de diálogo Recursos Informações. Fig 25. CRIAÇÃO DE UM NOVO CALENDÁRIO BASE NO MS PROJECT 2003 Nota: através do botão opções na caixa de diálogo Alterar Período Útil podemos tribuir valores padrões ao calendário como hora inicial, hora final, primeiro mês etc. Os valores acima devem ser configurados após a configuração de um novo calendário base, visto que o Project realiza os cálculos com base nesses valores, quando incluímos a duração das tarefas em semanas, dias, meses, no campo duração. Atribuir um Calendário ao Projeto Para atribuir um calendário ao Projeto você deve: 1. No menu Projeto selecione a opção Informações sobre o Projeto 2. No campo Calendário, selecione um calendário, depois clique no botão OK Alfamidia LTDA 19

70 Fig 26. CAIXA DE DIALOGO INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO Atribuir um Calendário a Tarefa Para atribuir um calendário a tarefa você deve: 1. Selecione a tarefa para qual deseja atribuir um calendário. 2. Dê um duplo clique na tarefa. 3. Selecione a guia Avançado, e na caixa Calendário escolha o calendário a ser atribuído para tarefa, depois clique OK. Fig 27. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA Editar o calendário do recurso Para editar um calendário do recurso você deve: 1. Selecione o modo de exibição Planilha de Recurso 2. Selecione o recurso que terá o seu calendário modificado, dê um duplo clique no recurso. 3. Selecione a guia Período úteis, e na caixa Calendário base escolha o calendário a ser atribuído para recurso, depois clique OK Alfamidia LTDA 20

71 Fig 28. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE RECURSO Caso queria modificar o perído de trabalho do recurso, basta selecionar os dias e realizar as modificações nas caixas De: e Até. Inserir Tarefas O próximo passo é inserir uma lista de tarefas. 1. Clique com o mouse sob a coluna Nome da tarefa, onde a atividade será criada; 2. Digite o nome da atividade e pressione Enter. Assim você vai inserindo as atividades. Fig 29. MODO DE EXIBIÇÃO GRÁFICO DE GANTT, TABELA ENTRADA Observação: Você também pode utilizar o Menu, selecione o comando Inserir, clique em Nova Tarefa ou simplesmente pressionar a tecla INS (Insert). Este procedimento criará uma linha em branco para digitarmos a tarefa. Tarefas recorrentes Quando existe no projeto alguma tarefa que ocorre com alguma periodicidade podemos usar uma tarefa recorrente. Para acessar esse recurso devemos usar No Menu Inserir, clique em Tarefas Recorrentes, aparecerá à caixa de diálogo Informações sobre tarefas recorrentes, onde informaremos o nome da tarefa e sua periodicidade Alfamidia LTDA 21

72 Fig 30. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE TAREFAS RECORRENTES Selecionar, Mover e Excluir Tarefas Para selecionar várias tarefas podemos usar as teclas Ctrl ou Shift no momento de clicar sobre as tarefas que queremos que sejam selecionadas. A tecla Ctrl permite uma seleção descontínua de células enquanto a tecla Shift equivale-se a clicar e arrastar sobre as células, o que resulta em uma seleção contínua. Para mover uma tarefa é preciso selecioná-la clicando sobre o ID da tarefa e novamente clicar sobre o ID e arrastar. Aparecerá uma linha indicando a posição onde será reposicionada a tarefa. Para copiar uma tarefa devemos executar o mesmo procedimento acima descrito acrescentando a tecla Ctrl pressionada. Para excluir uma tarefa podemos usar o comando Menu Editar clique em Excluir tarefa ou simplesmente pressionar a tecla Del (Delete), a tarefa selecionada será apagada. Criar uma Estrutura de Divisão de Trabalho EDT Recuando Atividades O Microsoft Project permite a criação de tarefas (chamadas tarefas resumidas) contendo subtarefas que facilitam a organização do projeto. O gráfico da tarefa resumida é uma barra diferenciada sobre as tarefas subordinadas. Através das tarefas resumidas obtemos uma série de facilidades de edição como mover ou excluir as subtarefas. Também podemos ocultar os detalhes das tarefas resumidas obtendo um esboço do projeto, permitindo que os interessados no projeto vejam somente o que lhes convém. Criando uma tarefa resumida Para criar uma tarefa resumida usamos a ferramenta Recuo da barra de ferramentas Formatação ou o menu Projeto, clique em Estruturas de Tópicos, clique em Recuo. Esse comando transforma as tarefas selecionadas em subordinadas da tarefa imediatamente acima do bloco selecionado. As subtarefas ficam deslocadas para a direita em relação à tarefa resumida Alfamidia LTDA 22

73 Fig 31. BARRA DE FERRAMENTAS FORMATAÇÃO Manipulando as tarefas resumidas Como vimos a pouco usando a ferramenta recuo nós rebaixamos uma tarefa ou um grupo de tarefas. Existem outras operações de tarefas resumidas que podemos executar. Se usarmos o comando Recuo para esquerda elevamos a subtarefa selecionada. Ela passa para o mesmo nível da tarefa resumida que ela pertencia. Com as ferramentas Ocultar Subtarefa e Mostrar subtarefa ocultamos ou exibimos as subtarefa de uma resumida. Se houverem várias tarefas resumidas com seus detalhes ocultos a ferramenta Mostrar faz com que todas sejam expandidas. Ferramenta/Comando Recuo Descrição Rebaixa as tarefas selecionadas à subtarefa. Recuo esquerda para Eleva a subtarefa selecionada ao mesmo nível da tarefa resumida a quem pertencia. Mostrar Subtarefa Ocultar Subtarefa Mostrar Exibe as subtarefas da tarefa resumida selecionada. Oculta as subtarefas da tarefa resumida selecionada. Exibe as subtarefas de todas as tarefas resumidas. Mover ou Excluir tarefa resumida Mover ou excluir uma tarefa resumida é muito semelhante a mover ou excluir uma tarefa comum, o que muda é que a tarefa resumida age sobre todas as suas subtarefa movendo-as junto ou excluindo-as. Após listar as atividades do projeto, é preciso que elas sejam agrupadas de modo a tornar mais estruturada e racional a sua compreensão, organizando o projeto e adicionadno estrutura a ele através do recuo de atividades que compartilham Alfamidia LTDA 23

74 Criar Código de EDT Microsoft Project 2003 Professional EDT: É uma estrutura hierárquica usada para organizar tarefas para fins de relatório de agendas e controle de custos. Com o Project, é possível representar a Estrutura de Divisão de Trabalho usando identificações de tarefa ou atribuindo um código de EDT a cada tarefa. 1. No menu Exibir, clique em um modo de exibição de planilha como a Planilha de Tarefas. Para usar um modo de exibição que não esteja no menu Exibir, clique em Mais modos de exibição, clique no modo de exibição a ser usado na lista Modos de exibição e, em seguida, clique em Aplicar. 2. No menu Projeto, aponte para EDT e clique em Definir Código. 3. Para diferenciar as tarefas deste projeto das tarefas de outros projetos, digite um prefixo de código específico para o projeto na caixa Prefixo do Código do Projeto. Fig 32. CAIXA DE DIÁLOGO DEFINIÇÃO DE CÓDIGO DE EDT Observação: Se você trabalhar com vários projetos consolidados em um projeto mestre ou projetos que tenham vínculos com tarefas externas, o prefixo do código do projeto poderá ajudá-lo a distinguir as tarefas de diferentes projetos. 4. Para especificar a seqüência de códigos das tarefas de primeiro nível, na primeira linha da coluna Seqüência, clique no tipo de caractere que deseja usar para esse nível. Clique em Números (ordenados) para exibir um código de EDT numérico correspondente a esse nível. Clique em Letras Maiúsculas (ordenadas) para mostrar os códigos de EDT com caracteres alfabéticos maiúsculos (por exemplo, A, B e C para as três primeiras tarefas de resumo do projeto) Alfamidia LTDA 24

75 Microsoft Project 2003 Professional Clique em Letras Minúsculas (ordenadas) para mostrar os códigos de EDT com caracteres alfabéticos minúsculos (por exemplo, a,b e c para as três primeiras tarefas de resumo do projeto). Clique em Caracteres (não ordenados) para mostrar qualquer combinação de números, letras maiúsculas e minúsculas (por exemplo, Arch1, Const1 e Insp1 para as três primeiras tarefas de resumo do projeto). Esta opção proporciona o máximo de flexibilidade para a inserção de códigos de EDT personalizados. O Microsoft Office Project 2003 exibe um asterisco (*) no campo EDT até que você digite ou insira uma seqüência de caracteres para esse nível do código de EDT. 5. Na primeira linha da coluna Comprimento, digite ou selecione o número máximo de caracteres da seqüência do código do primeiro nível. 6. Na primeira linha da coluna Separador, digite ou selecione um caractere para separar a seqüência de códigos de um nível da seqüência de códigos do próximo nível. 7. Especifique uma seqüência de código para cada nível das tarefas recuadas de sua estrutura de tópicos. Para especificar seqüências de códigos para cada nível, clique na próxima linha da coluna Seqüência e repita as etapas de 3 a Para não atribuir um código de EDT a cada vez que uma nova tarefa for inserida, desmarque a caixa de seleção Gerar código de EDT para nova tarefa. 9. Para usar o mesmo código de EDT para tarefas diferentes, desmarque a caixa de seleção Verificar exclusividade dos novos códigos de EDT. Observações: Defina um conjunto de códigos de EDT por projeto. Se for necessário mostrar outra estrutura organizacional para as tarefas, você poderá criar ou aplicar outro conjunto de códigos, além dos códigos de EDT, usando os códigos de estrutura de tópicos. Para exibir os códigos de EDT, é necessário adicionar o campo EDT ao seu modo de exibição. Criar um Gráfico de EDT no Visio Se tiver o Microsoft Visio 2000 ou posterior instalado no seu computador, você poderá usar o Assistente de Gráficos de EDT do Visio para exibir informações sobre o projeto em um gráfico de estrutura de divisão do trabalho (EDT) do Visio. 1. Na barra de tarefas Análise, clique em Assistente de Gráficos de EDT do Visio. 2. Se a barra de ferramentas não estiver visível, no menu Exibir, aponte para Barra de Ferramentas e clique em Análise Alfamidia LTDA 25

76 3. Para criar um gráfico para uma seleção de tarefa específica, clique em Aplicar o Modo de Exibição Seleção de Tarefas. Fig 33. MODO DE EXIBIÇÃO SELEÇÃO DE TAREFAS NO MS PROJECT Para criar um gráfico com todas as tarefas ou com as tarefas baseadas em um nível da estrutura de tópicos, clique em Iniciar Assistente e continue na etapa No modo de exibição Seleção de Tarefas de Gráficos de EDT do Visio, selecione as tarefas que deseja incluir no gráfico. 6. Para selecionar uma tarefa, clique em Sim no campo Incluir no Gráfico de EDT dessa tarefa. 7. Na barra de ferramentas Gráfico de EDT do Visio, clique em Assistente de Gráficos de EDT do Visio e, em seguida, clique em Iniciar Assistente. 8. Siga as instruções para criar o Gráfico de EDT do Visio. Inserir Durações nas Tarefas Duração é extensão total do período de trabalho ativo necessário para concluir uma tarefa. Geralmente equivale ao tempo de trabalho desde o início até o término de uma tarefa, conforme definido pelo calendário do projeto e do recurso. Por padrão, é possível inserir uma duração precisa em uma tarefa ou uma nova duração estimada (duração estimada: uma duração sobre a qual você tem informações suficientes apenas para determinar um valor provisório. Para que o status fique imediatamente visível, uma duração estimada é claramente marcada com um ponto de interrogação logo depois da unidade de duração.) para substituir a duração estimada atribuída pelo Microsoft Office Project 2003 a cada tarefa. É importante observar que você pode agendar suas tarefas de forma mais eficaz inserindo uma duração e vínculos para cada tarefa, deixando que o Project calcule automaticamente as datas de início e de término. Para obter maior flexibilidade no agendamento, evite usar restrições inflexíveis (restrição inflexível: uma restrição que não pode ser alterada porque associa uma tarefa a uma data. As restrições inflexíveis são Deve Terminar Em, Deve Iniciar Em, Não Terminar Antes De, Não Terminar Depois De, Não Iniciar Antes De e Não Iniciar Depois.). 1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt Alfamidia LTDA 26

77 2. No campo Duração da tarefa a ser alterada, digite a duração que desejar. 3. Você pode inserir durações em minutos, horas, dias, semanas ou meses. Observação: Para atribuir à tarefa uma duração decorrida, digite um e antes da unidade de tempo. Por exemplo, para atribuir uma duração decorrida de 3 dias, digite 3ed. 4. Para indicar ou marcar a nova duração como uma estimativa, digite um ponto de interrogação depois dela. 5. Pressione ENTER Estimar Durações usando Análise PERT Você pode executar uma análise PERT (Program, Evaluation, and Review Technique) para estimar a duração de uma tarefa. Realizar uma análise PERT usando os níveis de importância padrão para estimativas de durações 1. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em Análise PERT. 2. Na barra de ferramentas Análise PERT, clique em Planilha de Entrada para PERT. 3. Em cada tarefa, insira as durações otimista, esperada e pessimista nos campos Dur. Otimista, Dur. Esperada e Dur. Pessimista, respectivamente. Se a previsão de duração de uma tarefa não variar, digite a duração esperada nos três campos. 4. Clique em Calcular PERT para calcular as durações estimadas. O Microsoft Office Project 2003 estima a duração de um único projeto com base em uma média ponderada dos três valores de duração de cada tarefa. 5. Para ver as durações otimista, esperada e pessimista na barra de ferramentas Análise PERT, clique em Gantt Otimista, Gantt Esperado ou Gantt Pessimista. 6. Para exibir as datas de término dos três cronogramas resultantes, no menu Ferramentas, clique em Opções. 7. Clique na guia Exibir e, depois, selecione a caixa Mostrar tarefa de resumo do projeto. Alterar o modo como o Microsoft Office Project 2003 avalia as estimativas de duração 1. No menu Exibir, aponte para Barras de ferramentas e clique em Análise PERT. 2. Na barra de ferramentas Análise PERT, clique em Definir Níveis de Importância PERT. 3. Altere o número contido em pelo menos dois dos seguintes campos - Otimista, Esperada e Pessimista - para que a soma dos três números seja igual a Na barra de ferramentas Análise PERT, clique em Planilha de Entrada para PERT Alfamidia LTDA 27

78 5. Em cada tarefa, insira as durações otimista, esperada e pessimista nos campos Dur. Otimista, Dur. Esperada e Dur. Pessimista. Se houver uma duração de tarefa que não deseja calcular, digite a mesma duração nos três campos. 6. Clique em Calcular PERT. O Project estima a duração de um único projeto com base em uma média ponderada dos três valores de duração de cada tarefa. 7. Para ver as durações otimista, esperada e pessimista na barra de ferramentas Análise PERT, clique em Gantt Otimista, Gantt Esperado ou Gantt Pessimista. 8. Para exibir as datas de término dos três cronogramas resultantes, no menu Ferramentas, clique em Opções. 9. Clique na guia Exibir e, depois, selecione a caixa Mostrar tarefa de resumo do projeto. Criar Etapas no Projeto Etapa do projeto, também conhecido como Marco ou Milestone é um ponto de referência que marca um evento importante em um projeto e é usado para monitorar seu andamento. Qualquer tarefa com duração igual a zero é exibida automaticamente como uma etapa; também é possível marcar qualquer outra tarefa com qualquer duração como uma etapa. 1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2. Digite 0 no campo Duração da tarefa a ser alterada. 3. Pressione ENTER. Quando se insere uma duração zero para uma tarefa, o Microsoft Office Project 2003 exibe o símbolo de etapa do projeto no Gráfico de Gantt daquele dia. Vincular Tarefas Após definida a data de início ou fim das tarefas e suas durações devemos informar os relacionamentos. Todos os tipos de relações serão discutidos na próxima seção. Para criar uma relação entre duas tarefas basta selecionar estas duas tarefas e clicar na ferramenta VINCULAR TAREFAS. Esta ferramenta cria um relacionamento do tipo Fim-para-Início. As tarefas que recebem uma vinculação a outra (recebem um predecessor) tem seu cronograma recalculado. Quando desejarmos remover a vinculação entre duas tarefas devemos selecionar a tarefa e clicar na ferramenta DESVINCULAR TAREFAS Alfamidia LTDA 28

79 Nota: a tarefa selecionada quando usamos o DESVINCULAR TAREFAS predecessores e todos sucessores perde todos os Dependências entre Tarefas Uma dependência entre tarefas é a relação entre duas tarefas na qual uma depende do início ou do término de outra para começar ou terminar. A tarefa que depende de outra é a sucessora e a tarefa da qual ela depende é a predecessora. Quando você cria um vínculo entre duas tarefas, o Microsoft Project calcula as datas de início e de término da sucessora com base na data de início ou de término da predecessora, no tipo de dependência e na duração da sucessora. No Microsoft Project, você pode vincular predecessoras e sucessoras com quatro tipos de dependências entre tarefas. A natureza da dependência entre a predecessora e a sucessora determina o tipo de dependência entre tarefas a ser usado: Fig 34. PARA EXIBIR A CAIXA DE DIÁLOGO ACIMA, BASTA DAR UM DUPLO CLIQUE SOBRE A TAREFA Fig 35. CAIXA DE DIÁLOGO DEPENDÊNCIA ENTRE TAREFAS Para exibir a caixa de dialogo acima, basta dar um duplo clique sobre a vínculo (seta) entre as tarefas no Gráfico de Gantt. Inserindo Folga ou Antecipação Os relacionamentos entre as tarefas podem ser estabelecidos através da tabela de Entrada na coluna Predecessoras, basta inserir o número de sua precedente seguido do tipo de relacionamento. Ex.: 3TT Alfamidia LTDA 29

80 Se quisermos informar uma folga ou antecipação basta adicionar seu valor. Ex1: Relacionamento Fimpara-Início com folga de 2,5d 5TI+2,5d; Ex2.: Relacionamento Início-para-Início com antecipação de 40% 6II-40%. Observação: Latência: Um atraso entre tarefas que apresentam uma dependência. Por exemplo, se precisar de um atraso de dois dias entre o término de uma tarefa e o início de outra, você poderá estabelecer uma dependência Término-a-Início e especificar dois dias de tempo de retardo. Insira o tempo de retardo como um valor positivo. Tipos de Relacionamentos 2008 Alfamidia LTDA 30

81 Definir Restrições às Tarefas Para conseguirmos uma precisão maior nas estimativas de prazos do projeto podemos usar restrições de datas em tarefas estratégicas. O Project permite vários tipos de restrições às tarefas, quase todos exigem que informemos a data de restrição. Podemos usar como parâmetro para a restrição a data inicial ou final da tarefa. Usar restrições para determinar limitações de tempo Fig 36. INFORMAÇÕES SOBRE TAREFAS DO MS PROJECT 2003 Restrição ou limitação que você ou o Microsoft Project impõe à data de início ou de término de uma tarefa. Por exemplo, você pode determinar que uma tarefa inicie em uma data específica ou termine no máximo até uma data específica. Quando você adiciona uma nova tarefa a um projeto agendado a partir da data de início, o Microsoft Project atribui automaticamente a restrição O Mais Breve Possível. Inversamente, quando você adiciona uma nova tarefa a um projeto agendado a partir da data de término, o Microsoft Project atribui automaticamente a restrição O Mais Tarde Possível. Tipos de Restrições: Tipo de restrição O Mais Breve Possível (OMBP) Impacto de agendamento Flexível Descrição Com esta restrição, o Microsoft Project agenda a tarefa o mais breve possível, dada outros parâmetros de agendamento. Nenhuma outra restrição adicional é imposta à tarefa. Esta é a restrição padrão dos projetos agendados a partir da 2008 Alfamidia LTDA 31

82 data de início. O Mais Tarde Possível (ALAP) Não Terminar Depois De (NTDD) Não Iniciar Depois De (NIDD) Não Terminar Antes De (NTAD) Não Iniciar Antes De Flexível Moderado Moderado Moderado Moderado Com esta restrição, o Microsoft Project agenda a tarefa o mais tarde possível, dada outros parâmetros de agendamento. Nenhuma outra restrição adicional é imposta à tarefa. Esta é a restrição padrão dos projetos agendados a partir da data de término. Esta restrição indica a data mais distante possível em que à tarefa pode ser concluída. A tarefa pode ser terminada na data especificada ou antes dela. Para os projetos agendados a partir da data de término, esta restrição se aplica quando você digita uma data de término para uma tarefa. Esta restrição indica a data mais distante possível em que à tarefa pode ser iniciada. A tarefa pode ser iniciada na data especificada ou antes dela. Para os projetos agendados a partir da data de término, esta restrição se aplica quando você digita uma data de início para uma tarefa. Esta restrição indica a data mais próxima possível em que à tarefa pode ser concluída. A tarefa não pode ser terminada antes da data especificada. Para os projetos agendados a partir da data de início, esta restrição se aplica quando você digita uma data de término para uma tarefa. Esta restrição indica a data mais próxima possível em que à tarefa pode ser iniciada. A 2008 Alfamidia LTDA 32

83 (NIAD) Deve Iniciar Em (DIE) Deve Terminar Em (DTE) Inflexível Inflexível tarefa não pode ser iniciada antes da data especificada. Para os projetos agendados a partir da data de início, esta restrição se aplica quando você digita uma data de início para a tarefa. Esta restrição indica a data exata na qual a tarefa deve ser iniciada. Outros parâmetros de agendamento como, por exemplo, dependências de tarefa, tempo de avanço ou de retardo, redistribuição de recurso e atraso tornam-se secundárias a este requisito. Esta restrição indica a data exata em que uma tarefa deve ser concluída. Outros parâmetros de agendamento como, por exemplo, dependências de tarefa, tempo de avanço ou de retardo, redistribuição de recurso e atraso tornam-se secundárias a este requisito. As restrições podem gerar conflitos entre as datas previstas em cada uma delas. O Assistente de Planejamento aparece informando o conflito (ou conflito potencial) que uma restrição poderia ter no projeto. Quando ele surgir você poderá seguir o seu conselho ou continuar com a modificação da restrição. Observação: Se ele não aparecer verifique se a opção Conselhos Sobre Erros (Guia Geral) no comando Menu Ferramentas, cliquem em Opções, está habilitado Alfamidia LTDA 33

84 Resolver Conflitos de Restrições Fig 37. CAIXA DE DIÁLOGO ASSISTENTE DE PLANEJAMENTO O Assistente de Planejamento aparece quando um conflito ocorre. Ele sugere que a restrição seja cancelada ou que continuemos mesmo assim. Se optarmos pela segunda possibilidade provavelmente o Link entre as tarefas será quebrado. Gerenciar Caminho Crítico Talvez você se pergunte: o que realmente determina a extensão do meu projeto? A resposta é: o caminho crítico. Caminho crítico é a série de tarefas que devem ser concluídas em dia para que o projeto termine no prazo. Cada tarefa no caminho crítico é uma tarefa crítica, que consiste em uma série de tarefas (ou mesmo em uma única tarefa) que determina a data prevista para término do projeto no Microsoft Office Project É necessário prestar muita atenção às tarefas do caminho crítico e aos recursos a elas atribuídos, para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo. O caminho crítico mostra que aspectos sobre o projeto? Conhecendo e controlando o caminho crítico de seu projeto, bem como os recursos atribuídos às tarefas críticas, você poderá determinar quais tarefas podem afetar a data de término do projeto e se ele terminará no prazo final Alfamidia LTDA 34

85 Fig 38. CAMINHO CRÍTICO NO MS PROJECT 2003 Essa seqüência de tarefas não possui margem de atraso Margem de atraso: o período de tempo pelo qual uma tarefa pode ser adiada sem afetar a data de término de outra tarefa ou do projeto. A margem de atraso permitida é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar outra tarefa. A margem de atraso total é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem atrasar o projeto., e portanto determinam a data de término do projeto. Todas as tarefas dessa seqüência encontram-se no caminho crítico, sendo denominadas tarefas críticas. No modo de exibição Gantt detalhado, as tarefas críticas são exibidas em vermelho. Essa seqüência de tarefas não determina a data de término do projeto e, portanto, essas tarefas não são consideradas críticas. No modo de exibição Gantt detalhado, as tarefas que não são críticas são exibidas em azul. A margem de atraso total é o tempo em que essa seqüência de tarefas pode se prolongar antes de afetar a data de término do projeto. No modo de exibição Gantt Detalhado, a margem de atraso total é exibida como uma linha fina em azul-petróleo. Se for importante que o projeto termine na data agendada, preste atenção às tarefas do caminho crítico e aos recursos atribuídos a elas. Esses elementos determinam se o projeto terminará no prazo final. Uma série de tarefas geralmente apresenta inter-relações determinadas pelas dependências de tarefas. Embora provavelmente existam várias séries de tarefas inter-relacionadas em seu plano de projeto, a série que apresentar a última data de término será o caminho crítico do projeto. Observação: O caminho crítico poderá mudar à medida que tarefas críticas forem concluídas ou que tarefas de outra série forem adiadas. O que é uma tarefa crítica? As tarefas que não podem ser adiadas sem afetar a data de término do projeto são consideradas críticas. Em um projeto típico, várias tarefas possuem uma determinada margem de atraso e, portanto, podem ser adiadas sem que isso atrase outras tarefas ou afete a data de término do projeto. À medida que você modifica as tarefas para solucionar superalocações, ajustar custos ou revisar o escopo. Lembre-se das tarefas críticas, e de que as alterações a elas efetuadas afetam a data de término do projeto. As tarefas críticas formam o caminho crítico da agenda. Uma tarefa torna-se crítica quando satisfaz qualquer uma das seguintes condições: Não apresenta margem de atraso Alfamidia LTDA 35

86 Possui uma restrição Microsoft Project 2003 Professional Rrestrição: um conjunto de limitações sobre a data de início ou de término de uma tarefa. É possível especificar que uma tarefa deva começar em uma determinada data ou que não deva terminar depois de uma determinada data. As restrições podem ser flexíveis [não associadas a uma data específica] ou inflexíveis [associadas a uma data específica]. De data Deve Iniciar em (DIE) ou Deve Terminar em (DTE). Possui uma restrição O Mais Tarde Possível (OMTP) em um projeto agendado a partir de uma data de início. Possui uma restrição O Mais Breve Possível (OMBP) em um projeto agendado a partir de uma data de término. Possui uma data de término igual ou posterior a seu prazo final. Uma tarefa deixa de ser crítica quando é marcada como concluída, uma vez que não pode mais afetar a conclusão das tarefas sucessoras ou a data de término do projeto. Como o Project calcula o caminho crítico? O Project define as tarefas críticas como aquelas que não possuem nenhuma margem de atraso. Contudo, você pode alterar a condição em que uma tarefa torna-se crítica. Por exemplo, pode tornar uma tarefa crítica se sua margem de atraso for de um ou dois dias. Dessa forma, será alertado sobre a iminência de tarefas críticas quando ainda tiver um ou dois dias de reserva. A margem de atraso é determinada pelas datas de término antecipado e término atrasado das tarefas da agenda. Uma data de término antecipado é a primeira data em que a tarefa poderia ser concluída, com base em sua data de início e na duração agendada. A data de término atrasado é a última data em que a tarefa poderia ser concluída sem atrasar o término do projeto. A diferença entre as datas de término antecipado e término atrasado determina a margem de atraso. Para tarefas de caminhos críticos (tarefas que não possuem margem de atraso), essas datas são idênticas. Como encurtar o caminho crítico? Se você deseja antecipar a data de término, será necessário antecipar as datas das tarefas do caminho crítico. Esse procedimento também é chamado de antecipação Antecipar: reduzir a duração geral do projeto sem alterar as relações entre as tarefas. A antecipação de um projeto normalmente requer a atribuição de recursos adicionais às tarefas de um projeto. Para fazer isso, você pode: Abreviar a duração ou a execução de uma tarefa do caminho crítico. Alterar a restrição de uma tarefa, permitindo maior flexibilidade de agendamento. Dividir uma tarefa crítica em tarefas menores, que podem ser executadas simultaneamente por diferentes recursos. Revisar dependências de tarefas, permitindo maior flexibilidade no agendamento. Definir um tempo de avanço entre tarefas dependentes, quando aplicável. Agendar horas extras Alfamidia LTDA 36

87 Microsoft Project 2003 Professional Atribuir recursos adicionais para trabalhar nas tarefas do caminho crítico. Observação: Se você antecipar as datas de seu caminho crítico, uma série diferente de tarefas poderá se tornar o novo caminho crítico. Dica: Se você antecipar as datas de término do caminho crítico, e as tarefas desse caminho não mudarem, será possível antecipar a data de término do projeto como um todo. Posso ver vários caminhos críticos? Por padrão, o Project exibe apenas um caminho crítico, o caminho crítico geral que afeta a data de término do plano. Você poderá configurar o seu plano de projeto para ver vários caminhos críticos para cada rede ou série independente de tarefas. Isso poderá ser útil se você estiver trabalhando em um projeto mestre e desejar ver o caminho crítico de cada subprojeto. Esse procedimento também é útil se o projeto estiver dividido em várias fases e você desejar ver o caminho crítico de diferentes fases ou etapas. Vários caminhos críticos: uma série de tarefas que devem ser concluídas em dia para que o projeto termine no prazo. Identifique e controle vários caminhos críticos para gerenciar de forma mais efetiva as condições que podem afetar a data de término do projeto, lembre-se de que ainda existe um caminho crítico geral cuja data de término afeta a data de término do projeto. Dica: A alteração da data de término de quaisquer caminhos críticos secundários provavelmente não alterará a data de término do projeto. Exibindo o caminho critico: 1. Selecione o modo de exibição Gantt de Controle 2. No menu Formatar, clique em Assitente de Gráfico de Gantt. Fig 39. ASSISTENTE DE FORMATAÇÃO DO GRÁFICO DE GANTT 3. Clique em Avançar. 4. Selecione a Caixa Caminho Crítico no campo tipo de informações Alfamidia LTDA 37

88 Fig 40. CAMINHO CRÍTICO 5. Pressione Concluir, depois Formatar e Sair do Assintente. Fig 41. CAIXA DE DIÁLOGO ASSISTENTE DE FORMATAÇÃO DO GANTT Para exibir vários caminhos críticos execute 1. Menu Ferramentas, clique em Opções. 2. Na guia Cálculo, marque a caixa Calcular vários caminhos críticos. Dica: Você pode verificar somente as tarefas críticas utilizando um filtro, para tanto: 1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2. Clique em Crítica na caixa Filtro Alfamidia LTDA 38

89 Tipos de Tarefa Microsoft Project 2003 Professional O Microsoft Office Project 2003 usa um de três tipos de tarefa para calcular a duração das tarefas e as subseqüentes datas de término (ou datas de início, se tiver agendado seu projeto a partir da data de término, em vez da data de início). Em todas as tarefas, depois que você atribui um recurso, ela é agendada com base na fórmula Duração = Trabalho / Unidades. Em qualquer tarefa, você pode escolher qual parte da equação o Project calcula, definindo o tipo de tarefa. Os três tipos de tarefa são: Duração fixa: Indica que a duração da tarefa deve ser constante, independentemente de qualquer alteração feita em unidades de atribuição ou trabalho da tarefa. Nas tarefas de duração fixa: Duração = Trabalho Unidades Unidades fixas: Indica que o número de unidades de atribuição da tarefa deve permanecer constante, independente de qualquer alteração na duração ou trabalho da tarefa. Este é o padrão. No caso de tarefas de unidades fixas: Unidades = Trabalho Duração Trabalho fixo Indica que a quantidade de trabalho da tarefa deve ser constante, independentemente de qualquer alteração feita na duração ou nas unidades de atribuição da tarefa. Isso porque, por definição, as tarefas de trabalho fixo são controladas pelo empenho; a caixa de seleção Controlada pelo empenho é automaticamente marcada nas tarefas de trabalho fixo. Nesse tipo de tarefa. Trabalho = Duração Unidades Observação: Você pode definir o tipo de tarefa padrão para todas as novas tarefas. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Agenda. Na caixa Tipo de tarefa padrão, clique no tipo de tarefa desejado. Cada um dos tipos de tarefa afetará o agendamento se um dos três elementos a seguir for editado. Em uma... Se você revisar as unidades... Se você revisar a duração... Se você revisar o trabalho... Tarefa unidades fixas de A duração será recalculada. O trabalho será recalculado. A duração será recalculada. Tarefa de trabalho fixo A duração será recalculada. As unidades serão recalculadas. A duração será recalculada. Tarefa de duração fixa O trabalho será recalculado. O trabalho será recalculado. As unidades serão recalculadas Alfamidia LTDA 39

90 Controlada pelo empenho: Especifica que o Project manterá o trabalho total da tarefa em seu valor atual. A duração de uma tarefa é reduzida ou aumentada conforme recursos são adicionados ou removidos da tarefa controlada pelo empenho, enquanto que a quantidade de empenho necessário para concluir uma tarefa permanece o mesmo. Por padrão, essa caixa de seleção está selecionada quando Duração Fixa ou Unidades Fixas são selecionados como o tipo de tarefa. Para alterarmos o tipo de tarefa devemos: 1. Dar um duplo clique em cima da tarefa, 2. Na caixa de diálogo Informações sobre as Tarefas, selecione a guia Avançado. 3. No campo Tipo de Tarefas altere o tipo, e OK. Fig 42. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA Dica: Definir o tipo de tarefa antes de atribuir o recurso trabalho a tarefa. Resumo da Unidade Nesta unidade aprendemos a estrutura do Projeto utilizando a Estrutura de divisão de trabalho, bem como criar marcos e visualizar tal estrutura no Microsoft Office Visio além de: Criar e editar calendários. Estimar e atribuir durações às tarefas. Salvar um projeto especificando o tipo do arquivo. Exclur um projeto. Fechar um projeto. Laboratório 5: Trabalhando com tarefas Neste laboratório iremos exercitar os tópicos abordados na unidade Alfamidia LTDA 40

91 Objetivos Microsoft Project 2003 Professional Após completar esse laboratório, você será capaz de: Criar um plano de projeto. Criar uma Estrutura de divisão de trabalho. Aplicar duração nas atividades. Vincular atividades. Definir o tipo de tarefas. Analisar Caminho crítico. Exportar dados para MS Visio. Etapas Escopo: Implementar o gerenciamento de projetos no departamento dentro das metodologias estabelecidas pela divisão de projetos corporativos da matriz, dentro de um prazo máximo de 120 dias a partir da data atual + 2dias e com um custo total estimado de $ Abrir um arquivo novo no Project e preencher as informações sobre o Projeto como: Título: Projeto Project Office Assunto: Exercício MS Project 2003 Autor: Nome do Instrutor Gerente: Digite seu nome Empresa: Alfamídia 1. O projeto será agendado a partir da data início, sendo: data atual + 2 dias. 2. Criar um Calendário para o projeto com as seguintes configurações: Novo calendário: PJOffice Cópia do calendário padrão Semana começa em: Segunda-feira O Ano fiscal começa em: Janeiro Hora de Início: 08hr Hora Término: 18hr 2008 Alfamidia LTDA 41

92 Horas por dia: 08hr Horas por semana: 40hr Dias por mês: 21 dias Intervalo: 08hr às 12hr das 14hr as 18hr Feriados: Marque os feriados oficiais para os próximos 8 meses, a partir da data início do projeto. Não se esqueça de aplicar o calendário PJOffice ao Projeto. 3. Digite as atividades resumo abaixo obedecendo a Estrutura de Divisão de trabalho EDT. 1. PJ ESCRITÓRIO PROJETOS 1.1. DIAGNÓSTICO 1.2. SOFTWARE SISTEMA OPERACIONAL GERENCIAMENTO DE PROJETOS TESTE INTEGRADO 1.3. HARDWARE SERVIDOR CLIENTES/USUÁRIOS 1.4. TREINAMENTO PALESTRA TREINAMENTO GP TREINAMENTO SOFTWARE 1.5. PADRONIZAÇÃO PADRONIZAÇÃO DE MODELOS PADRONIZAÇÃO MODOS DE EXIBIÇÃO 1.6. PILOTO DEFINIÇÃO PROJETO-PILOTO PLANEJAMENTO PROJETO-PILOTO EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO PROJETO-PILOTO 1.7. RESULTADOS 4. Após incluir as atividades resumos insira as tarefa abaixo de cada tarefa resumo, conforme exemplo. Primeiramente, inclua as tarefas, depois as durações e por último a predecessora. EDT Nome da tarefa Duração Predecessora 1 PJ ESCRITÓRIO DE PROJETOS 105,5d 1.1 DIAGNÓSTICO 8,5d Reunir a equipe do projeto para definição do comitê 1,5d Criar o escopo dos trabalhos 3d Criar o comitê responsável 16h Aprovar o comitê 8h Aprovar o escopo dos trabalhos 8h Diagnóstico concluído 0h SOFTWARE 60d SISTEMA OPERACIONAL 47d Cotar o Sistema Operacional 2d Comprar o sistema operacional 2d Alfamidia LTDA 42

93 Instalar o sistema operacional 4d 12;29; Testar o sistema operacional 30d GERENCIAMENTO DE PROJETOS 60d Cotar o Microsoft Project 2003 Pro e Srv 2d Comprar o software (ger. projetos) 2d Instalar o MS Project 2003 no servidor e nos usuários 4d Testar o software (ger. projetos) 52d TESTE INTEGRADO 8d Realizar o teste integrado 2d Avaliar o teste integrado 2d Realizar as correções necessárias 4d Software instalado 0h HARDWARE 13d SERVIDOR 10d Comprar os servidores 2d Instalar os servidores 2d Testar física e logicamente os servidores 1d CLIENTES/USUÁRIOS 13d Comprar os computadores dos usuários 2d Instalar os computadores dos usuários 5d Testar física e logicamente os computadores dos usuários 1d Hardware instalado 0h 29; TREINAMENTO 29d PALESTRA 2d Agendar palestra 1d Avaliar os resultados da palestra 8h TREINAMENTO GP 14d Agendar o treinamento de GP 1d Realizar o treinamento de GP 10d Avaliar os resultados do treinamento de GP 3d TREINAMENTO SOFTWARE 13d Agendar o treinamento do software 1d Realizar o treinamento do software 10d Avaliar os resultados do treinamento do software 2d Treinamento concluído 0h PADRONIZAÇÃO 17d 9;25; PADRONIZAÇÃO DE MODELOS 17d Definir os padrões de modelos 2d Confeccionar os modelos 10d Testar o funcionamento dos modelos 2d Aprovar os modelos 3d PADRONIZAÇÃO MODOS DE EXIBIÇÃO 15,5d Definir os padrões dos modos de exibição 1d Confeccionar os modos de exibição 4d Testar o funcionamento dos modos de exibição 1d Aprovar os modos de exibição 1d Padrões estabelecidos 0h Alfamidia LTDA 43

94 1.6 PILOTO 18d DEFINIÇÃO PROJETO-PILOTO 5d Definir o tema do projeto-piloto 2d Aprovar o tema do projeto-piloto 3d PLANEJAMENTO PROJETO-PILOTO 10d Elaborar o plano global do projeto-piloto 5d Aprovar o plano global do projeto-piloto 5d EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO PROJETO-PILOTO 18d Executar o projeto-piloto 15d Avaliar os resultados do projeto-piloto 3d RESULTADOS 2d 48; Apresentar os resultados, padronização e piloto 2d Projeto Implementação aprovado 0h 71 Lembramos que a duração da tarefa resumo é a soma da duração das suas tarefas, e que as durações igual a 0 (zero) são marcos(etapas). 6. Aplique uma folga nas seguintes tarefas: O tipo de relacionamento não se altera Instalar os servidores = 5 dias Instalar os computadores dos usuários = 5 dias 7. Criar uma WBS somente com as tarefas de nível 2. Exporte as tarefas utilizando o Microsoft Office Visio. E salve o arquivo exportado com o nome PJOffice. Ele deverá ficar assim: 8. Altere todas as tarefas para Duração fixa, não controlada por empenho. 9. Analise o caminho crítico do projeto. Anote as sugestões e aplique. 10. Salve o Projeto Alfamidia LTDA 44

95 Unidade 6: Trabalhando com Recursos Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Gerenciar os recursos que serão utilizados no projeto. Diferenciar os tipos de recursos. Criar uma lista de recursos. Modificar informações dos recursos. Atribuir os recursos as tarefas. Resolver problemas de atribuição. Tópicos da Unidade Recursos. Criar recursos. Detalhes dos recursos. Visualizar conflitos de recursos. Resolver conflidos de recuros. Redistribuir os recuros. Recursos O que são e o qual a sua função dos recursos? O Microsoft Project 2003 define como recurso qualquer pessoa ou item envolvido na execução do trabalho nas tarefas. Podem ser pessoas que executam o trabalho, equipamentos necessários para tal ou mesmo os materiais utilizados. Qual é a função dos recursos? 2008 Alfamidia LTDA 45

96 Os recursos são necessários para concluir efetivamente as tarefas do projeto. Há dois tipos de recursos: 1. Recurso de trabalho 2. Recurso material. Você pode usar os recursos para indicar quem ou o que é necessário para concluir as tarefas de seu cronograma. Você pode configurar recursos em seu projeto e atribuí-los às tarefas. Elas serão então agendadas de acordo com o trabalho Trabalho: para as tarefas, é o trabalho total necessário para a conclusão de uma tarefa. Para as atribuições, é a quantidade de trabalho para a qual um recurso é atribuído. Para os recursos, é a quantidade total de trabalho para a qual um recurso é atribuído em relação a todas as tarefas. O trabalho é diferente da duração da tarefa, os calendários de recursos e as unidades de atribuição. Unidades de atribuição: a porcentagem do tempo de um recurso de trabalho (ou unidades) durante o qual o recurso é atribuído a uma tarefa dos recursos, propiciando um agendamento mais preciso. O que são recursos de trabalho? Recursos de trabalho são as pessoas e equipamentos que, para executar tarefas, dispendem tempo (ou trabalho). Os recursos de trabalho diferem dos recursos materiais, que são estoques consumíveis para a conclusão de uma tarefa. Quando você configura um recurso de trabalho, faz isso no contexto de tempo. Você define um novo recurso de trabalho indicando quanto tempo ou as unidades máximas. Unidades máximas é porcentagem ou número máximo de unidades de um recurso que está disponível para ser agendado para quaisquer tarefas. O valor das unidades máximas indica a maior capacidade em que o recurso está disponível para trabalhar. O valor padrão é de 100% que o recurso pode dedicar ao projeto como um todo: período integral (100 por cento), meio período (50%, por exemplo) ou vários (por exemplo, 300% para três carpinteiros no projeto). Da mesma forma, ao atribuir um recurso de trabalho à tarefa, você especifica a porção de tempo do recurso que está disponível para a tarefa. Esse valor consiste nas unidades de atribuição. O recurso pode ser atribuído por período integral (100%) na atribuição, por meio período (por exemplo, 20%, com o tempo restante disponível para outras atribuições), ou vários (por exemplo, 200% para dois encanadores atribuídos a uma tarefa). O que são recursos materiais? Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens consumíveis usados para concluir as tarefas no projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais estão concreto, aço, canos, madeira e vidro. Os recursos materiais são diferentes dos recursos de trabalho como pessoas e equipamentos, que utilizam o tempo em vez de materiais para concluir as tarefas. Ao configurar um recurso material, você estabelece que se trata de um material em vez de um recurso de trabalho. Também define o rótulo do material ou a unidade de medida do mesmo. Por exemplo, metros cúbicos, toneladas ou caixas. Ao atribuir um recurso material a uma tarefa, você especifica o consumo de material para a atribuição; por exemplo, 10 toneladas de aço (que é um consumo de material fixo) Alfamidia LTDA 46

97 Consumo de material fixo: a quantidade absoluta de um recurso material a ser usada para concluir uma atribuição. Uma taxa de consumo fixo indica que a quantidade de material usado será constante, independentemente das alterações feitas na duração da tarefa ou na extensão da atribuição. Você também pode estabelecer se o uso do material será baseado no tempo; por exemplo, 2 toneladas de aço por dia (que é um consumo de material variável) Consumo de material variável: a quantidade de recurso material a ser usada em uma atribuição com base no tempo. Um consumo variável indica que a quantidade de material usado irá mudar se a duração da tarefa ou a extensão da atribuição forem alteradas. Como inserir informações sobre recursos em meu plano? Você pode especificar recursos à medida que os atribui a tarefas, ou pode usar uma lista de recursos que você criar, podendo também compartilhá-la com outro projeto. O método que você deve usar depende das necessidades de seu projeto, do uso de recursos em seu departamento e do uso de recursos em toda a sua empresa. Método Criar uma lista de recursos em seu plano de projeto Compartilhar recursos com outros projetos a partir de um pool de recursos (arquivo.mpp) Compartilhar a lista de recursos criada em outro plano de projeto. Usar os recursos de empresa da sua organização. (Os recursos de empresa só estão disponíveis no Microsoft Office Project Professional 2003) Usar quando Os recursos devem ser usados exclusivamente em seu projeto. Você pode inserir todas as informações sobre o recurso de uma só vez no modo de exibição Planilha de recursos. As informações sobre o recurso incluem nome, unidades máximas, grupo de recursos, tipo e custos. Vários projetos usam várias vezes os mesmos recursos. Um pool de recursos é um arquivo de projeto que contém somente informações de recursos que serão compartilhadas por vários projetos. Os recursos de que você precisa são listados em outro plano de projeto. Quando você usa recursos de outro projeto, essa lista de recursos é mostrada em seu plano de projeto. Você pretende usar recursos que estão sendo compartilhados por outros gerentes de projeto de sua organização. Um projeto pode conter recursos da empresa e recursos que não fazem parte da lista de recursos da empresa. Ao inserir recursos em seu projeto, você pode criar uma lista de recursos ou inseri-los quando estiver atribuindo esses recursos às tarefas. Você pode inserir recursos: Criando uma lista de recursos em seu plano de projeto. Compartilhando recursos com outros projetos de um pool de recursos Alfamidia LTDA 47

98 Microsoft Project 2003 Professional Usando os recursos de empresa da sua organização. (Os recursos da empresa estão disponíveis apenas no Project Professional 2003.) Crie uma lista de recursos no seu plano de projeto quando os recursos tiverem que ser usados exclusivamente pelo seu projeto. Você pode inserir todas as informações sobre o recurso de uma só vez no modo de exibição Planilha de recursos. As informações sobre o recurso incluem nome, unidades máximas, grupo de recursos, tipo e custos. Se usar o Project Professional, você poderá especificar os recursos da empresa quando precisar usar recursos que estão sendo compartilhados por outros gerentes de projeto da organização. Um projeto pode conter recursos da empresa e recursos que não fazem parte da lista de recursos da empresa. Compartilhe a lista de recursos criada em outro plano de projeto quando os recursos de que você precisa constarem nessa lista. Quando você usa recursos de outro projeto, essa lista de recursos é mostrada em seu plano de projeto. Compartilhe recursos com outros projetos de um arquivo de pool de recursos (arquivo.mpp) quando vários projetos usarem várias vezes os mesmos recursos. Um pool de recursos é um arquivo de projeto que contém somente informações de recursos que serão compartilhadas por vários projetos. O método utilizado depende dos requisitos de seu projeto, do uso do recurso em seu departamento e do uso do recurso em toda a empresa. O que é disponibilidade do recurso? A disponibilidade do recurso é a quantidade de tempo de trabalho, ou capacidade de um recurso para ser agendado para o trabalho nas tarefas. Essa disponibilidade é determinada pelos seguintes itens: Períodos de trabalho especificado no calendário de recursos. As datas de início e término no projeto. Disponibilidade da unidade do recurso (por exemplo, 50%, 100% ou 300%) durante um determinado período. A disponibilidade do recurso se aplica apenas aos recursos de trabalho e não aos recursos materiais. Se um recurso não estiver começando ou terminando nas mesmas datas de início e término do projeto, você poderá especificar as datas de disponibilidade de início e término do recurso na caixa de diálogo Informações sobre o recurso. É possível especificar a disponibilidade da unidade. De que forma a disponibilidade dos recursos afeta o agendamento de tarefas? A disponibilidade dos recursos baseia-se em suas datas de início e término no projeto, bem como em suas unidades máximas. Embora a disponibilidade não afete inicialmente o agendamento das tarefas, se um recurso estiver agendado para tarefas que ultrapassem suas datas disponíveis ou unidades máximas, ele recurso será marcado como superalocado. Se, em seguida, você redistribuir o recurso ou fizer outros ajustes para solucionar as superalocações, as tarefas atribuídas poderão ser divididas ou atrasadas, e isso modificará o agendamento das tarefas. Se o trabalho atribuído a um recurso estiver fora do tempo disponível ou das datas de início e término do recurso ou se ultrapassar as unidades máximas do recurso, o Project atribuirá o recurso, mas indicará que ele está superalocado. Assim, você poderá ser alertado sobre o possível problema para que possa corrigi-lo Alfamidia LTDA 48

99 O que são recursos genéricos? Disponíveis apenas no Project Professional, os recursos genéricos são espaços reservados para recursos, e não recursos individuais específicos. Você pode usar os recursos genéricos para especificar as qualificações exigidas por uma atribuição antes de saber quais recursos individuais estão disponíveis. O Project agendará os recursos genéricos se eles forem recursos de trabalho e se comportarem de maneira semelhante aos recursos de trabalho. No Project Professional, os recursos genéricos são usados basicamente para a substituição de recursos. A substituição de recursos substitui os genéricos por específicos que tenham as mesmas qualificações. Os recursos genéricos também podem ser usados nas fases iniciais do desenvolvimento de um plano de projeto ou quando você não pode determinar quem especificamente trabalhará em um projeto, embora ainda possa controlar o trabalho em um projeto. Os recursos genéricos são inseridos em um projeto da mesma maneira que os recursos materiais e de trabalho. Por exemplo, depois que um gerente de projeto adiciona um recurso chamado "carpinteiro" à Planilha de recursos do Project, o gerente especifica que o recurso é genérico usando a guia Geral da caixa de diálogo Informações sobre o recurso. Talvez ele precise preencher outras informações necessárias sobre o recurso, se o recurso genérico for adicionado aos recursos da empresa. Você pode adicionar o recurso genérico aos recursos da empresa através do Assistente para importação de recursos. Os recursos genéricos também podem ser exibidos nos modelos de empresa em que eles estão disponíveis para que você os adicione aos seus projetos. O que são recursos propostos? Disponíveis apenas no Project Professional, os recursos propostos são geralmente usados para tentar determinar como selecionar a equipe de vários projetos considerados ou como avaliar quais projetos, entre vários concorrentes, serão realizados. Os gerentes de recursos e de projeto podem experimentar várias formas de selecionar a equipe dos projetos propostos, sem realmente confirmar nenhum recurso (ou afetar sua disponibilidade), alterando o tipo de reserva dos recursos de Confirmado para Proposto, nesses projetos. Embora o uso de recursos genéricos para planejar seu projeto permita especificar o tipo e número de recursos (o quê e quando), a designação de recursos propostos permite planejar a seleção da equipe de um projeto com base na disponibilidade real do pessoal de sua organização e nas habilidades necessárias para o projeto (quem e como). O que são recursos da empresa? Disponíveis apenas no Project Professional, os recursos da empresa fazem parte do pool de recursos da organização. Os recursos da empresa são configurados centralmente para sua organização e podem ser compartilhados nos projetos da empresa. Os recursos da empresa diferem dos pools de recursos em projetos individuais (não empresariais). Um projeto de empresa comum contém basicamente recursos da empresa, mas também pode conter recursos que não são da empresa. O Project agenda os dois tipos de recurso da mesma maneira Alfamidia LTDA 49

100 Os recursos se tornam recursos da empresa somente depois que são adicionados através do Assistente para importação de recursos. Os recursos que não são considerados da empresa, como os recursos de contrato que não fazem oficialmente parte da organização, podem ser adicionados aos recursos da empresa com esse assistente. Eles não são automaticamente adicionados aos recursos da empresa quando são atribuídos às tarefas. Os recursos que não forem adicionados não estarão disponíveis para todos os projetos da empresa e podem ser vistos por outros gerentes de projeto. Algumas informações podem ser alteradas por todos os gerentes de projeto, como as informações de atribuição. No entanto, as informações pessoais sobre os recursos da empresa, como qualificações, disponibilidade e taxas de pagamento, só podem ser alteradas por um gerente com permissões apropriadas. Unidades máximas para recursos de trabalho? Use o campo Unid. Máximas em um modo de exibição de recurso a fim de indicar se o recurso de trabalho é de período integral ou meio período neste projeto ou se vários recursos desse tipo foram consolidados em um só. Por exemplo: Para indicar que o tempo de uma pessoa está dedicado totalmente ao projeto, digite 100% no campo Unid. Máximas na Planilha de recursos. A pessoa ficará superalocada se qualquer atribuição ou combinação de atribuições ultrapassar 100% do dia de trabalho disponível. Para indicar que somente uma parte do tempo de uma pessoa está dedicada ao projeto como um todo, digite um número menor que 100% no campo Unid. Máximas da Planilha de recursos. Por exemplo, uma pessoa com 75% de seu tempo dedicado ao projeto ficará superalocada se qualquer combinação de atribuições for igual a 80% do dia de trabalho disponível. Para indicar que um grupo de recursos (grupo de recursos: recursos que compartilham características e são categorizados por um nome de grupo. Por exemplo, você pode categorizar os recursos pelo cargo que ocupam e usar um nome de grupo, como encanadores. Ou, então, pode categorizar os recursos pelo status do emprego.) como, por exemplo, três carpinteiros, trabalhará no projeto em tempo integral, digite 300% no campo Unid. Máximas na Planilha de Recursos. Essa porcentagem (o valor das unidades) é baseada na disponibilidade exibida pelo calendário do recurso. Por padrão, esse é o calendário Padrão do projeto, que especifica uma semana de 40 horas. Mas, se você tiver atribuído um outro calendário base a um recurso ou personalizado o calendário do recurso, o valor das unidades máximas passará a se basear nesse calendário. Como usar unidades de atribuição para recursos de trabalho? Par indicar o nível de esforço de um recurso de trabalho em uma determinada atribuição, você pode usar o campo Unidades na caixa de diálogo Atribuir Recursos (menu Ferramentas, comando Atribuir Recursos), por exemplo, ou na guia Recursos da caixa de diálogo Informações da Tarefa (menu Projeto) Alfamidia LTDA 50

101 As unidades de atribuição indicam a porcentagem do tempo disponível do recurso, de acordo com o calendário do recurso, que está sendo usada para o trabalho em uma determinada tarefa. Por exemplo: Especifique 100% se o recurso for trabalhar em período integral na atribuição. Esse é o padrão para todas as atribuições. Especifique 50% se o recurso dedicar metade do tempo disponível nesta atribuição. Mesmo que ele seja um recurso de período integral, é possível que algumas atribuições só exijam um empenho em meio período, deixando o tempo restante disponível para outra atribuição. Especifique 300% se três recursos equivalentes de período integral estiverem trabalhando nesta atribuição. Você pode especificar 250% se houver dois recursos de período integral e um recurso de meio período nesta tarefa. Essa porcentagem (o valor das unidades) é baseada na disponibilidade exibida pelo calendário do recurso. Por padrão, esse é o calendário Padrão do projeto, que especifica uma semana de 40 horas. Mas, se você tiver atribuído um outro calendário base a um recurso ou personalizado o calendário do recurso, o valor das unidades de atribuição passará a se basear nesse calendário. Unidades máximas para recursos materiais? O campo Unid. máximas não está disponível para os recursos materiais, pois eles não estão associados a calendários ou outros indicadores de disponibilidade. A quantidade de material usada depende da atribuição específica para a qual o material está atribuído e é definida com as unidades de atribuição. Como usar unidades de atribuição para recursos materiais? Para os recursos materiais, o campo Unidades (ou Unidades de atribuição) indica a taxa de consumo material, isto é, o número ou a taxa de unidades do material sendo usado pela atribuição. Há dois tipos de unidades de atribuição material: fixa e variável. Consumo de material fixo Indica que, qualquer que seja a duração da tarefa, a quantidade de materiais utilizada será a mesma. Consumo de material variável Indica que, à medida que muda a duração da tarefa, a quantidade de materiais usada muda proporcionalmente. O consumo variável é indicado por um rótulo de tempo adicionado ao rótulo do material no campo Unidades de Atribuição. Enquanto o consumo fixo de aço possa ter as unidades de atribuição em toneladas, o consumo variável pode ser especificado por toneladas/dia ou ton/d. Os rótulos de tempo e as abreviações são indicadas como as outras durações: em minutos, horas, dias, semanas ou meses. Por exemplo, se o valor das unidades de atribuição de aço for 80 toneladas em uma tarefa de 2 dias, o consumo total (ou o valor do trabalho do material) de aço será de 80 toneladas. Contudo, se o valor das unidades de atribuição de aço for de 80 toneladas/dia em uma tarefa de 2 dias, o consumo total será de 160 toneladas. Apesar das unidades de atribuição para os recursos de trabalho poderem ser expressas como porcentagens ou decimais, as taxas de consumo material são sempre expressas como decimais. O que são unidades de pico? 2008 Alfamidia LTDA 51

102 As unidades de pico correspondem ao nível mais alto de agendamento de um recurso para todas as tarefas atribuídas em um determinado período de tempo. Como as unidades máximas, as unidades de pico são expressas em porcentagens ou decimais para os recursos de trabalho. No caso dos recursos materiais, as unidades de pico são expressas como decimais junto com o rótulo do material (por exemplo, 40 toneladas/semana). Analisar as unidades de pico poderá ajudá-lo a determinar se o recurso está subalocado ou superalocado durante um determinado período de tempo. Para os recursos materiais, você pode comparar as unidades de pico, isto é, a maior taxa de consumo necessária durante um determinado período de tempo, com a taxa na qual o fornecedor pode entregar o material. Adicione o campo Pico à parte de tabela do modo de exibição Uso do recurso para ver as unidades de pico total do recurso para todas as tarefas atribuídas. Adicione o campo Unidades de pico à parte de quadro de horários do modo de exibição Uso do recurso para ver as unidades de pico para a escala de tempo selecionada. Você também pode ver as unidades de pico no modo de exibição Gráfico do recurso. Como os calendários e unidades de atribuição afetam a agenda? Para os recursos materiais, as unidades de atribuição variáveis podem afetar o cronograma. O consumo de material variável indica que, à medida que muda a duração da tarefa, a quantidade de materiais usada muda proporcionalmente. Da mesma forma, se houver apenas recursos materiais variáveis atribuídos a uma tarefa e a quantidade for alterada, a duração da tarefa poderá variar proporcionalmente. O consumo variável é indicado por um rótulo de tempo adicionado ao rótulo do material no campo Unidades de Atribuição. Enquanto o consumo fixo de aço possa ter as unidades de atribuição em toneladas, o consumo variável pode ser especificado por toneladas/dia ou ton/d. Para os recursos de trabalho, os cronogramas de tarefas também pode ser expandidos ou contraídos, com base nos calendários de períodos de trabalho dos recursos de trabalho atribuídos. Use o calendário do projeto na caixa de diálogo Alterar o período útil (menu Ferramentas) para definir os dias e períodos padrão úteis e não úteis de todos os recursos do projeto. Use um calendário de recursos para definir exceções aos períodos de trabalho (como dias de folga ou férias) para recursos individuais. Os calendários de recursos e as unidades de atribuições interagem para determinar o agendamento das atribuições. Por exemplo, se o calendário do recurso de Carla estiver configurado para 8 horas de trabalho às quintas-feiras, e ela estiver agendada 100% em uma tarefa para esse dia, isso equivale a 8 horas. Porém, se o calendário do recurso de Carla for configurado para 4 horas na sexta-feira e ela estiver agendada 100% em uma tarefa nesse dia, será agendada para trabalhar durante 4 horas. Como atribuições dos recursos controlam o cronograma Se tiver atribuído recursos, as tarefas serão agendadas de acordo também com os calendários de recursos e as unidades de atribuição, oferecendo um agendamento mais preciso. Além do agendamento baseado nas informações sobre a tarefa, depois que você atribuir recursos às tarefas, o Project terá as informações sobre o recurso e a atribuição para usar no cálculo das informações de agendamento, incluindo: A quantidade de trabalho ou de trabalho de hora extra atribuída ao recurso, além do modo como o trabalho está distribuído ao longo do tempo. A distribuição de trabalho ao longo do tempo também poder ser afetada pelas delimitações de trabalho Alfamidia LTDA 52

103 O número de unidades de atribuição do recurso na tarefa, isto é, meio período, período integral ou múltiplos. O tipo de tarefa, o qual afeta como o cronograma é alterado quando você revisa a atribuição existente. Os três tipos de tarefa são: unidade fixa, duração fixa e trabalho fixo. Se a tarefa é ou não controlada pelo empenho. Se uma tarefa for controlada pelo empenho, à medida que os recursos forem adicionados ou removidos da atribuição, o trabalho será mantido constante na tarefa e redistribuído entre os recursos. Em tarefas do tipo unidade fixa, por exemplo, se forem atribuídos mais recursos, menor será a duração da tarefa para a concluí-la. Calendário de recursos. O Project agenda os recursos atribuídos com base nos períodos úteis e nos períodos não úteis indicados nos respectivos calendários de recursos. Criar recursos O modo de exibição Planilha de recursos exibe informações sobre recursos em formato de planilha, o que permite analisar, adicionar ou editar informações sobre cada recurso. Essas informações incluem a taxa de pagamento, o número de horas de trabalho atribuídas e o custo planejado (de linha de base) e real. Você pode criar rapidamente uma lista de recursos para o seu projeto digitando o nome de cada recurso e informações relacionadas. A planilha de recursos pode ser utilizada para: inserir e editar informações sobre recursos; comparar os custos e o trabalho planejados para um recurso com os custos e o trabalho real; analisar o número de horas de trabalho atribuídas a cada recurso; analisar os custos dos recursos; avaliar a eficiência de uma pessoa no projeto. Fig 43. MODO DE EXIBIÇÃO PLANILHA DE RECURSOS Exibir disponibilidade do recurso Você pode exibir o gráfico da disponibilidade um recurso selecionado para localizar os recursos superalocados ou subalocaldo dentro de um projeto ou em vários projetos. 1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2. Se quiser rever as informações do trabalho de atribuição em uma determinada tarefa, selecione a tarefa. 3. Clique em Atribuir Recursos. 4. Selecione o recurso cuja disponibilidade deseja exibir e clique em Gráficos. Se você selecionar diversos recursos, será possível comparar e contrastar suas informações de disponibilidade nos gráficos Alfamidia LTDA 53

104 5. Na caixa Selecione gráfico, selecione uma destas alternativas: Clique em Disponibilidade Restante para ver o tempo de trabalho que o recurso tem livre para ter trabalho adicional atribuído. Clique em Trabalho para ver a quantidade de trabalho ao qual o recurso está atualmente atribuído. Clique em Trabalho de Atribuição para ver a carga de trabalho total dos recursos atribuídos à tarefa selecionada e à disponibilidade total dos recursos selecionados. Fig 44. CAIXA DE DIÁLOGO GRÁFICO Dica: Você também pode ver o gráfico no Microsoft Office Project Web Access Isso será útil se o Microsoft Office Project 2003 estiver instalado em seu computador ou se você precisar de mais detalhes, como a disponibilidade de recurso violada pelo projeto. Detalhes dos recursos Cada recurso possui informações que permitem calcular os custos do projeto. Para inserirmos os detalhes do recurso devemos dar um duplo clique no nome do recurso, na caixa de diálogo Atribuir Recursos. Aparecerá a caixa de diálogo Informações sobre recursos, onde vamos informar o custo por uso do recurso, custo por hora ou custo por hora extra, entre outros itens Alfamidia LTDA 54

105 Fig 45. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE O RECURSO Visualizar conflitos de recursos O objetivo desta seção é visualizar os recursos e tarefas em conflito, mostrar como resolver conflitos entre recursos, e criar uma linha de base. Quando atribuímos um recurso a várias tarefas simultaneamente corremos o risco de usar mais do que o disponível, então dizemos que o recurso está sobre superalocado. Visualizar Cargas de Trabalho de Recursos Para ver quais os recursos encontram-se sobre alocados podemos usar a visualização menu Exibir, clique em Planilha de Recursos. Os recursos sobrealocados aparecerão em vermelho, se quisermos ver em qual dia este recurso foi extrapolado e quantas horas ele está alocado devemos usar o modo de exibição Uso dos Recursos ou Gráfico de Recursos para ter a informação de quanto foi extrapolado. Fig 46. MODO DE EXIBIÇÃO PLANILHA DE RECURSOS Dica: Podemos usar a barra de ferramentas Gerenciamento de Recursos para trabalhar a resolução de conflito em um recurso. Nessa barra de ferramentas encontramos Alocação de Recursos que permite uma visualização combinada entre a planilha Uso de Recursos e Gráfico de Gantt 2008 Alfamidia LTDA 55

106 Fig 47. MODO DE EXIBIÇÃO ALOCAÇÃO DE RECURSOS Para exibir a barra de Gerenciamento de Recusros, no menu Exibir, selecione Barra Ferramentas, e selecione a opção Gerenciamento de Recursos. Resolver conflitos de recursos Para resolver o conflito de um recurso podemos fazer manualmente ou através de um assistente do Project. O Microsoft Project consegue fazer alguns ajustes no projeto para que o conflito de recursos seja resolvido, porém nem sempre ele consegue tomar a melhor decisão. As decisões do assistente consideram como critério para a resolução o nível de prioridade da tarefa e suas respectivas restrições. Manualmente nós devemos decidir onde alterar o projeto, trocar a responsabilidade de uma tarefa, aumentar o calendário (horário), etc. Fig 48. MODO DE EXIBIÇÃO GRÁFICO DE RECURSOS Dicas para resolução: 2008 Alfamidia LTDA 56

107 Aumentar o número de unidades máximas de um recurso. Por exemplo, se você tem um pintor somente e ele tem duas tarefas a realizar, pode-se solucionar este problema contratando mais um pintor. Alocar um recurso diferente à tarefa em conflito. Por exemplo, se um arquiteto está desenhando uma planta e precisa supervisionar a decoração de uma sala, pode-se atribuir a um decorador a segunda tarefa. Ajustar as relações ou restrições entre tarefas. Podemos solucionar um problema de sobre alocação com a alteração de um relacionamento do tipo Início-para-Início para Fim-para-Início, por exemplo. Deixar um espaço para horas extras. Ao contratar um recurso (por exemplo, um mecânico) podemos prever a possibilidade de horas extras. Redistribuir os recursos A Redistribuição de Recursos nivela os recursos desnivelados, automaticamente. Basta selecionar esta opção: 1. No menu Ferramentas, selecionar Redistribuir recurso, 2. E clicar em Redistribuir Agora. É bom lembrar que estaremos passando para o software a responsabilidade de gerenciamento. Portanto, ele pode não tomar a melhor decisão. A redistribuição de recursos é um meio de corrigir a superalocação de recursos. Em geral, os recursos são redistribuídos de duas formas: Atrasando uma tarefa até que o recurso atribuído disponha de tempo para executá-la. Dividindo uma tarefa para que parte dela seja executada segundo planejada e o restante posteriormente quando o recurso atribuído dispuser de tempo. Você mesmo pode atrasar ou dividir as tarefas ou fazer com que o Microsoft Office Project 2003 faça isso por você, por meio do recurso Redistribuição de recursos. Além disso, há outros métodos que podem ser usados para equilibrar a carga de trabalho do recurso. Os métodos escolhidos para reduzir as superalocações dependem das limitações de seu projeto, como orçamento, disponibilidade de recursos, data de término e flexibilidade no agendamento de tarefas Alfamidia LTDA 57

108 Fig 49. CAIXA DE DIÁLOGO REDISTRIBUIÇÃO DE RECURSOS Para visualizarmos a redistruição realizada pelo aplicativo, basta exibirmos o Gatt de Redistribuição, através de o comando Menu Exibir, clique em Mais Modos Exibição, e depois no comando Gráfico de Redistribuição. Fig 50. MODO DE EXIBIÇÃO GANTT DE REDISTRIBUIÇÃO 2008 Alfamidia LTDA 58

109 Resumo da Unidade Microsoft Project 2003 Professional Nesta unidade vimos como identificar os tipos de recurso de um projeto, bem como: Inserir e editar dados do recurso. Atribuir recursos às tarefas. Atribuir e verificar os custos do recurso. Alterar as alocações dos recursos. Verificar a disponibilidade do recurso. Identificar e resolver conflitos de recursos. Nivelar da carga de trabalho do recurso. Laboratório 6: Trabalhando com Recursos Neste laboratório vamos fixar os conceitos aprendidos na unidade. Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Gerenciar os recursos do seu projeto. Etapas 1. Através do modo de exibição Planilha de recursos crie a lista de recurso abaixo: ID Nome Tipo Grupo Rótulos Un Max. Tx Pagamento Calendário Padrão Márcio - Trabalho Compras 100% R$ Rateado Padrão Compras 15,00/h 2 Lopes - TI Trabalho TI 100% R$ Rateado Padrão 20,00/h 3 Luiz - TI Trabalho TI 100% R$ Rateado Padrão 15,00/h 4 Pedrosa - TI Trabalho TI 100% R$ Rateado Padrão 20,00/h 5 Márcia - TI Trabalho TI 100% R$ Rateado Padrão 20,00/h 6 Rosa - TI Trabalho TI 100% R$ Rateado Padrão 15,00/h 7 Lemos - GP Trabalho Gerência 100% R$ Rateado Padrão Projeto 80,00/h 8 Ronaldo - Trabalho Membro 100% R$ Rateado Padrão 2008 Alfamidia LTDA 59

110 Membro Time 15,00/h 9 Palácios - Membro Trabalho Membro Time 100% R$ 15,00/h 10 Ana - Trabalho Membro 100% R$ Membro Time 15,00/h 11 Tarcísio Viana Trabalho Membro 100% R$ Tavares - Time 10,00/h Membro 12 Azevedo - Trabalho Membro 100% R$ Membro Time 10,00/h 13 Silveira - Trabalho Membro 100% R$ Membro Time 15,00/h 14 Mara - Trabalho Membro 100% R$ Membro Time 15,00/h 15 José - Trabalho Gerência 100% R$ Patrocinador Divisão 20,00/h 16 Alex - Trabalho Consulto 100% R$ Consultor ria 200,00/h 17 Savio - Trabalho Consulto 100% R$ Consultor ria 18 Servidor Material Equipam ento Informáti ca 19 Computador Material Equipam ento Informáti ca 20 Viagem Divisão GP 21 Windows.net Server 22 Windows XP Professional 23 SQL Server MS Project 2002 Pro 25 MS Project 2002 Srv 26 Palestra Conscientizaç ão 27 Curso GP Básico 28 Curso MSP ,00/h Unidade (s) R$ ,00 Unidade (s) R$ 3.000,00 Material Externo Unidade (s) R$ ,00 Material Software Unidade (s) R$ 1.500,00 Material Software Unidade (s) R$ 500,00 Material Software Unidade (s) R$ 2.000,00 Material Software Unidade (s) R$ 800,00 Material Software Unidade (s) R$ 1.500,00 Material Treiname Unidade (s) R$ nto 4.000,00 Externo Material Material Treiname nto Externo Treiname nto Externo Turma (s) R$ ,00 Turma (s) R$ 8.000,00 Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Início Rateado Rateado Início Início Início Início Início Fim Fim Fim Padrão Padrão Padrão Padrão Padrão Padrão Padrão Padrão Padrão 2. Atribua os recursos às tarefas conforme a lista abaixo: 2008 Alfamidia LTDA 60

111 ID Nome da tarefa Unidades Max. 1 PJ ESCRITÓRIO DE PROJETOS 1.1 DIAGNÓSTICO Reunir a equipe do projeto para definição do comitê Rosa - TI 50% Lemos - GP 100% José - Patrocinador 20% Alex - Consultor 100% Viagem Divisão GP 1 Unidade (s) Criar o escopo dos trabalhos Rosa - TI 50% Lemos - GP 100% Alex - Consultor 100% Criar o comitê responsável Rosa - TI 50% Lemos - GP 100% Aprovar o comitê Lemos - GP 100% José - Patrocinador 20% Aprovar o escopo dos trabalhos Lemos - GP 100% José - Patrocinador 20% Diagnóstico concluído Lemos - GP 100% 1.2 SOFTWARE SISTEMA OPERACIONAL Cotar o Windows.net Server e Windows XP Professional Márcio - Compras 20% Comprar o software (sistema operacional) Márcio - Compras 20% Windows.net Server 1 Unidade (s) Windows XP Professional 150 Unidade (s) Instalar o sistema operacional Lopes - TI 100% Luiz - TI 100% Testar o sistema operacional Márcia - TI 100% Palácios - Membro 100% GERENCIAMENTO DE PROJETOS Cotar o Microsoft Project 2002 Pro e Srv Márcio - Compras 20% Comprar o software (ger. projetos) Márcio - Compras 20% MS Project 2003 Pro 150 Unidade (s) MS Project 2003 Srv 1 Unidade (s) Instalar o MS Project 2002 no servidor e nos usuários Lopes - TI 100% Testar o software (ger. projetos) Lopes - TI 100% TESTE INTEGRADO Realizar o teste integrado 2008 Alfamidia LTDA 61

112 Lopes - TI 100% Pedrosa - TI 100% Rosa - TI 100% Lemos - GP 100% Avaliar o teste integrado Lopes - TI 100% Luiz - TI 100% Pedrosa - TI 100% Lemos - GP 100% Ana - Membro 100% Realizar as correções necessárias Azevedo - Membro 100% Software instalado Lemos - GP 100% 1.3 HARDWARE SERVIDOR Comprar os servidores Márcio - Compras 20% Servidor 2 Unidade (s) Instalar os servidores Lopes - TI 100% Márcia - TI 100% Testar física e logicamente os servidores Lopes - TI 100% CLIENTES/USUÁRIOS Comprar os computadores dos usuários Márcio - Compras 20% Computador Instalar os computadores dos usuários Luiz - TI 100% Pedrosa - TI 100% Testar física e logicamente os computadores dos usuários Pedrosa - TI 100% Márcia - TI 100% Hardware instalado Lemos - GP 100% 1.4 TREINAMENTO PALESTRA Agendar a palestra de conscientização Lemos - GP 100% Ana - Membro 100% Avaliar os resultados da palestra Ana - Membro 100% José - Patrocinador 20% Alex - Consultor 100% TREINAMENTO GP TREINAMENTO EM GP Agendar o treinamento de GP Lemos - GP 100% Realizar o treinamento de GP Curso GP Básico 165 Unidade (s) 5 Turma (s) 2008 Alfamidia LTDA 62

113 Avaliar os resultados do treinamento de GP Ana - Membro 100% Mara - Membro 100% Alex - Consultor 100% TREINAMENTO SOFTWARE TREINAMENTO SOFTWARE Agendar o treinamento do software Lemos - GP 100% Realizar o treinamento do software Curso MSP Turma (s) Avaliar os resultados do treinamento do software Ana - Membro 100% Mara - Membro 100% Alex - Consultor 100% Treinamento concluído Lemos - GP 100% 5 PADRONIZAÇÃO 5.1 PADRONIZAÇÃO TEMPLATES (MODELOS) Definir os padrões de templates Rosa - TI 50% Savio - Consultor 100% Confeccionar os templates Luiz - TI 100% Mara - Membro 100% Testar o funcionamento dos templates Rosa - TI 100% Lemos - GP 100% Aprovar os templates Rosa - TI 50% PADRONIZAÇÃO MODOS DE EXIBIÇÃO Definir os padrões dos modos de exibição Rosa - TI 50% Alex - Consultor 100% Confeccionar os modos de exibição Márcia - TI 100% Palácios - Membro 100% Ana - Membro 100% Azevedo - Membro 100% Testar o funcionamento dos modos de exibição Márcia - TI 100% Lemos - GP 100% Aprovar os modos de exibição Rosa - TI 50% Padrões estabelecidos Lemos - GP 100% 1.6 PILOTO DEFINIÇÃO PROJETO-PILOTO Definir o tema do projeto-piloto Rosa - TI 50% Lemos - GP 100% José - Patrocinador 100% 2008 Alfamidia LTDA 63

114 Alex - Consultor 100% Aprovar o tema do projeto-piloto José - Patrocinador 20% PLANEJAMENTO PROJETO-PILOTO Elaborar o plano global do projeto-piloto Lemos - GP 100% Ronaldo - Membro 100% Mara - Membro 100% Alex - Consultor 100% Aprovar o plano global do projeto-piloto José - Patrocinador 20% EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO PROJETO-PILOTO Executar o projeto-piloto Lemos - GP 100% Mara - Membro 100% Avaliar os resultados do projeto-piloto Rosa - TI 50% José - Patrocinador 20% Alex - Consultor 100% 1.7 RESULTADOS Apresentar os resultados, padronização e piloto Rosa - TI 50% Lemos - GP 100% Ronaldo - Membro 100% José - Patrocinador 20% Alex - Consultor 100% Savio - Consultor 100% Projeto Implementação aprovado José - Patrocinador 100% 3. Visualize a carga de trabalho dos recursos, através do modo e exibição Uso do Recurso ou Uso da Tarefa. 4. Exiba a barra de ferramentas Gerenciamento de Recursos. 5. Exiba o modo Alocação de recursos. 6. Verifique os recursos Superalocados. 7. Para resolver a superalocação podemos fazer de duas formas: Utilizando a Resdistruição Automática ou resolvaer de forma Manual. 8. Antes de resolvaer as superalocações, anote a data término do projeto e o valor total do custo do projeto. 9. Escolha uma das duas formas e resolva a superalocação dos recursos. Anote os procedimentos adotados Alfamidia LTDA 64

115 Unidade 7: Analisando Custos do Projeto Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Apropriar e analisar as variações dos custos do projeto. Tópicos da Unidade Custos do projeto. Exibir variações de custos. Custos do projeto Como saber se seu projeto está dentro do orçamento? Através do controle de custos no Microsoft Office Project Use o Project para comparar as estimativas de custos originais, os custos projetados, e ver as variações entre os custos a qualquer momento, em qualquer nível de detalhe. No momento em que é feita a linha de base, o projeto usa como parâmetro para comparação de vários aspectos do projeto. Podemos exibir custos atuais, de linha de base, reais e os custos restantes para verificar se o orçamento esta acima ou abaixo do previsto. Com exceção dos custos de linha de base esses custos são atualizados todas as vezes que o Microsoft Project recalcula o projeto Esses desajustes no projeto ocorrem em função de imprevistos, material que atrasa ou sofre reajuste, carga horária de um recurso que é extrapolada, etc. Devemos lembrar que o custo de uma tarefa é o seu custo fixo mais o custo dos recursos a ela alocado. Podemos visualizar dados estatísticos do projeto em andamento e da linha de base, através do comando: 1. No menu Projeto, clique em Informações sobre o Projeto 2. Depois clique no botão Estatísticas Alfamidia LTDA 65

116 Fig 51. CAIXA DE DIÁLOGO ESTATÍSTICA DO PROJETO Podemos utilizar os relatórios Fluxos de Caixa e Orçamento do Projeto, para tanto execute: 1. No menu Exibir, clique em Relatórios Selecione a opção Custos... e botão Selecionar 3. Escolha o relatório Custos ou Orçamento e depois o botão Selecionar Exibir Variações de Custos Você pode analisar os custos das seguintes formas: Custos: o custo agendado total de uma tarefa, de um recurso, de uma atribuição ou de um projeto inteiro. Às vezes, é chamado de custo atual. No Project, os custos da linha de base são geralmente denominados "orçamento". Variação: a diferença entre as informações sobre as tarefas ou recursos da linha de base e agendados. Ocorre geralmente quando você define um plano da linha de base e começa a inserir informações reais na agenda. As variações podem ocorrer no trabalho, nos custos e na agenda. Por tarefa: uma atividade que tem um início e um fim. Os planos de projetos são constituídos por tarefas. Recursos: pessoas, equipamentos e materiais usados para executar as tarefas de um projeto. Atribuição: um recurso específico atribuído a uma determinada tarefa. Para verificar quando e onde os custos são maiores ou menores que o orçado. Analisar variações de custo de tarefa 1. No menu Exibir, clique em Mais Modos de Exibição. 2. Na lista Modos de Exibição, clique em Planilha de Tarefas e em Aplicar. 3. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 4. Analise os valores de custo disponíveis nos campos: Custo Total, Linha de Base, Variação, Real e Restante Alfamidia LTDA 66

117 Analisar as variações de custos de recurso 1. No menu Exibir, clique em Planilha de recursos. 2. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 3. Analise os valores de custo disponíveis nos campos: Custo, Custo da Linha de Base, Variação, Custo Real e Restante Alfamidia LTDA 67

118 Observações: Se tiver recursos materiais, convém focalizá-los aplicando um filtro. Na caixa Filtro, clique em Recursos - Materiais. Para ver todos os recursos novamente, clique em Todos os Recursos na caixa Filtro. Também é possível categorizar rapidamente os custos por trabalho ou recursos materiais. Na caixa Agrupar por, clique em Trabalho vs. Recursos Materiais. Para desfazer o agrupamento, clique em Nenhum Grupo na caixa Agrupar por. Analisar as variações de custos de atribuição 1. No menu Exibir, clique em Uso de Recursos ou Uso de Tarefa. 2. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo. 3. Na tabela Custo do modo de exibição Uso de Recursos, analise os valores de custo disponíveis nos campos Custo, Custo da Linha de Base, Variação, Custo Real e Restante. 4. Na tabela Custo do modo de exibição Uso de Tarefa, analise os valores de custo disponíveis nos campos: Custo Fixo, Acumulação de Custo Fixo, Custo Total, Linha de Base, Variação, Real e Restante. Pressione TAB para ir para os campos, se eles não estiverem visíveis. Resumo da Unidade Nesta unidade aprendemos: Analisar as variações de custos do projeto Laboratório 7: Analisando os custos do projeto Neste laboratório vamos fixar os conceitos aprendidos na unidade. Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Identificar e analisar os custos do projeto. Etapas 1. Analise os custos do projeto através da Caixa de diálogo Estatística do Projeto, verifique que esta dentro do valor definido no escopo Alfamidia LTDA 68

119 2. Analise os custos das tarefas utilizando a tabela de custos 3. Analise os custos dos recursos agrupando por tipo. 4. Anote o valor total do projeto Alfamidia LTDA 69

120 Unidade 8: Controlando o Projeto Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Acompanhar e controlar o que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas. Comparar o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento. Tópicos da Unidade Configurando e entendendo o mecanismo de cálculo. Linha de base do Projeto. Acompanhamento do progresso das atividades. Análise de valor agregado. Configurando e Entendendo o Mecanismo de Cálculo O mecanismo básico de acompanhamento e controle do Microsoft Project 2003 consiste na entrada de informações reais de inicio, término, duração real e restante. No caso dos custos e da alocação do trabalho nos recursos, é possível que o usuário escolha se deseja inserir os dados manualmente ou se o Microsoft Project 2003 fárá os cálculos, retornando o valor e o trabalho proporcionais aos dados de prazo inserido, a partir da suposição de um comportamento linear. Antes de iniciar qualquer acompanhamento, é preciso que o ambiente de cálculos seja personalizado. Para tanto: 1. No menu Ferramentas, clique em Opções 2. Escolha a guia Cálculo 2008 Alfamidia LTDA 70

121 Fig 52. CAIXA DE DIÁLOGO OPÇÕES, GUIA CÁLCULO. Você pode: Indicar se o cálculo deverá ser automático ou manual por todo o Project. Selecionar opções para o cálculo de custos e status. Especificar ajustes no cronograma para tarefas antecipadas e atrasadas. Escolher o método padrão e a linha de base para a análise do valor acumulado. (O valor acumulado utiliza a estimativa de custo original salva com uma linha de base e o trabalho real atual para mostrar se os custos reais incorridos estão dentro do orçamento.). Definir o método de acumulação de custos padrão. Definir preferências para o cálculo da tarefa crítica e do caminho crítico. Detalhes Opções de cálculo do Microsoft Office Project Esta seção destina-se a todos os projetos realizados no Project. Modo de cálculo: Especifica se os cálculos devem ser realizados automaticamente assim que uma alteração é realizada ou sempre que você executa manualmente o comando Calcular. Automático: Especifica que o projeto deve ser automaticamente recalculado sempre que qualquer informação é alterada no projeto. Embora essa seja a opção mais conveniente, em projetos muito grandes ou complexos, o recálculo executado após cada alteração pode reduzir o desempenho. Esta opção está selecionada por padrão Alfamidia LTDA 71

122 Manual: Especifica que o projeto deve ser recalculado somente quando especificado. É possível recalcular manualmente, retornando a esta caixa de diálogo e guia, e clicando no botão Calcular Agora. Além disso, você pode pressionar F9 para recalcular todos os projetos abertos ou SHIFT+F9 para recalcular o projeto ativo. Quando fizer alterações que necessitem recálculo, a opção Calcular será exibida na barra de status. Calcular: Especifica se o Project deve recalcular todos os projetos abertos ou somente o projeto ativo. Calcular projetos Todos os projetos abertos: Recalcula todos os projetos abertos quando um cálculo automático ou manual é executado. Esta opção está selecionada por padrão. Ativar projeto: Recalcula apenas o projeto atual quando um cálculo automático ou manual é executado. Calcular agora: Recalcula o projeto ativo ou todos os projetos abertos, conforme especificado na opção Calcular. Use este botão com o modo de cálculo Manual. Além disso, você pode pressionar F9 para recalcular todos os projetos abertos ou SHIFT+F9 para recalcular o projeto ativo. Como o cálculo automático é normalmente o método mais conveniente, ele é o padrão. No entanto, se seu projeto for muito grande ou complexo, o desempenho poderá melhorar se você especificar o cálculo manual. É possível definir que o cálculo seja sempre manual e clicar em Calcular Agora uma vez durante cada sessão de trabalho. Além disso, pode definir que o cálculo seja automático e alterá-lo para manual quando efetuar muitas alterações que afetem as datas, a duração ou os custos. Cálculos de status A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso Atualiza automaticamente o status do recurso, como trabalho e custo real e restante, sempre que você atualiza o status da tarefa, como porcentagem concluída, duração real ou duração restante. Por exemplo, se você atualiza uma porcentagem concluída da tarefa, o campo % Concluída do recurso e da atribuição será calculado automaticamente para refletir a porcentagem concluída da tarefa. Marcar esta caixa de seleção também faz com que o inverso seja verdadeiro: se você atualizar o status do recurso, o status da tarefa será atualizado automaticamente. Se esta caixa de seleção for desmarcada, será necessário inserir os valores no campo Trabalho Real dos recursos para ter uma descrição precisa do trabalho real e do Por padrão, esta caixa de seleção está marcada. Mesmo que ela esteja marcada ou desmarcada, quando uma tarefa estiver 100% concluída, o trabalho nas atribuições também estará marcado como concluído. As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status. Distribui as alterações na porcentagem concluída total uniformemente pelo cronograma até a data de status do projeto (ou até a data atual se você não tiver especificado uma data de status do projeto). Por exemplo, se você estiver atualizando tarefas como 100% concluídas, poderá exibir o andamento incremental das tarefas em um intervalo de tempo específico. Desmarque a caixa de seleção para distribuir as alterações na porcentagem de conclusão da tarefa até o fim da duração real da tarefa. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada. Ajustes no cronograma para tarefas antecipadas e atrasadas 2008 Alfamidia LTDA 72

123 No Project, o progresso é exibido e registrado a partir da data de status. Por padrão, quando você insere o progresso como a porcentagem concluída ou o trabalho total para a data, o Project usa a data de status para determinar em que ponto situar o trabalho real e em que ponto agendar o trabalho restante. É possível modificar as configurações padrão do uso da data de status para situar o trabalho real e o trabalho restante no local desejado, principalmente quando as atribuições são concluídas antes ou depois da data agendada. Usar estes controles é muito útil quando você deseja ver "por antecipação o cronograma" das linhas de andamento. Eles também são úteis para alterar o modo como o valor acumulado é acumulado. Observe que essas configurações não controlam o posicionamento dos trabalhos real e restante quando você controla o andamento, inserindo o trabalho real por período de tempo. Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status Esta caixa de seleção é para tarefas que foram agendadas para iniciar após a data de status, mas que, na verdade, iniciaram antes. Se ela estiver selecionada, a parte concluída da tarefa voltará para terminar na data de status. Se a caixa estiver desmarcada, a parte concluída será definida para terminar conforme agendada anteriormente. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada. E colocar início das partes restantes antes da data de status Esta caixa de seleção é para tarefas que foram agendadas para iniciar após a data de status, mas que, na verdade, iniciaram antes. Se ela estiver selecionada, a parte restante da tarefa voltará ao início da data de status. Se a caixa estiver desmarcada, a parte restante da tarefa será definida para terminar conforme agendada anteriormente. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada. Mover o início das partes restantes anteriores à data de status para depois da data de status: Esta caixa de seleção é para tarefas que foram agendadas para iniciar antes da data de status, mas que, na verdade, iniciaram depois. Se ela estiver selecionada, a parte restante da tarefa avançará para iniciar na data de status. Se a caixa estiver desmarcada, a parte restante da tarefa será definida para iniciar conforme agendada anteriormente. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada. E colocar final das partes concluídas depois da data de status: Esta caixa de seleção é para tarefas que foram agendadas para terminar antes da data de status, mas que, na verdade, terminaram depois. Se ela estiver selecionada, a parte concluída da tarefa avançará para terminar na data de status. Se a caixa estiver desmarcada, a parte concluída da tarefa será definida para terminar conforme agendada anteriormente. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada Alfamidia LTDA 73

124 Cálculos de custo Valor acumulado: Abre a caixa de diálogo Valor Acumulado. Nesta caixa você pode especificar se % Concluída ou % Física Concluída deve ser usada na análise do valor acumulado deste projeto. Também é possível especificar quais das onze linhas de base disponíveis devem ser usadas para fazer comparações entre valores acumulados. O Microsoft Project sempre calcula os custos reais: Especifica que o Project calcula os custos reais automaticamente, com base nas taxas do recurso, nos custos do recurso por uso Se você marcar a caixa de seleção, não poderá inserir qualquer custo real adicional até que a tarefa esteja 100% concluída. Ativar esta configuração, exclui qualquer valor de custo real existente inserido ou importado manualmente. Desmarque a caixa de seleção para desativar todos os cálculos de custos reais efetuados pelo Project, para que você possa inserir ou importar valores de custo real manualmente. Por padrão, esta caixa de seleção está marcada. As modificações feitas no custo total se estenderão à data de status: Distribui as alterações no custo real total uniformemente ao longo do cronograma até a data de status (ou até a data atual se você não tiver especificado uma data de status do projeto). Por exemplo, suponha que você esteja inserindo custos para quatro dias de tarefa, no qual dois dias de duração real foram concluídos na segunda e na terça-feira. Se você inserir o custo real de R$ 200,00 na data de status de terça-feira, com essa configuração R$ 50,00 serão inseridos para a tarefa na segunda, terça, quarta e quinta-feira. Desmarque esta caixa de seleção para acumular as modificações do custo real até o término da duração real da tarefa. Com essa configuração, os R$ 200,00 do custo real seriam distribuídos em dois dias da duração real, R$ 100,00 na segunda-feira e R$ 100,00 na terça-feira. Se nenhuma duração real tiver sido inserida, o custo real será colocado no início da tarefa. Esta opção estará disponível apenas se a caixa de seleção. O Microsoft Office Project sempre calcula os custos reais se estiver desmarcada. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada. Acumulação padrão de custos fixos Especifica como o Project definirá o acúmulo de custo fixo das novas tarefas. Os custos fixos podem ser acumulados no início de uma tarefa, rateados no decorrer da tarefa ou acumulados no término de uma tarefa. A configuração padrão deste tópico é Rateado. Cálculos do caminho crítico Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo Especifica que um caminho crítico único é calculado no projeto mestre inteiro, considerando os projetos inseridos como tarefas de resumo no projeto mestre. Se o projeto inserido contiver tarefas críticas (para sua própria data de término do cronograma), mas o projeto inserido em si não estiver no caminho crítico do projeto mestre, então elas não serão críticas para o projeto mestre. Por padrão, esta caixa de seleção está marcada Alfamidia LTDA 74

125 Calcular caminhos críticos independentes Especifica que o Project deve calcular e exibir um caminho crítico para cada rede independente de tarefas no projeto. Por padrão, o Project define a data de término atrasado dessas tarefas sem que sucessoras ou restrições sejam a data de término do projeto. Quando esta caixa de seleção está selecionada, o Project define a data de término atrasado dessas tarefas para que seja a data de término antecipado tornando a tarefa crítica. Por padrão, esta caixa de seleção está desmarcada. Tarefas são críticas quando a margem de atraso é menor ou igual a [x] dias Especifica o número de dias de margem de atraso que o Project usa para determinar tarefas críticas. Se o número de dias de margem de atraso de uma tarefa for menor ou igual ao número que você especificar aqui, a tarefa será considerada crítica. Por padrão, as tarefas críticas são definidas como tendo margem de atraso de 0 dia. Botão Definir como Padrão As opções Cálculo do Microsoft Office Project na parte superior da caixa de diálogo representam configurações globais e aplicam-se a todos os projetos. Todas as outras configurações são locais e aplicam-se apenas ao projeto ativo. Para que essas configurações sejam o padrão global para todos os projetos, clique no botão Definir como Padrão. Observações: Para alterar a data de status, no menu Projeto, clique em Informações sobre o Projeto. Na caixa Data de status, insira a data de status que deseja usar. Se atualizar o projeto com os dados reais de um quadro de horários do Microsoft Office Project Web Access 2003 ou de alguma outra fonte, você poderá configurar a data de status para a última data do período do quadro de horários. Linha de Base do Projeto Use a caixa de diálogo Salvar Linha de Base para salvar um plano de linha de base ou um plano provisório do projeto inteiro ou das tarefas selecionadas. Os planos provisórios salvam somente informações sobre datas. Você pode salvar os dados da linha de base para: Tarefas (datas de início e término, duração, trabalho, custo, trabalho dividido em fases e custo dividido em fases) Recursos (trabalho, custo, trabalho dividido em fases e custo dividido em fases) Atribuições (datas de início e término, trabalho, custo, trabalho dividido em fases e custo dividido em fases) No menu Ferramentas, aponte para Controle e clique em Salvar Linha de Base Alfamidia LTDA 75

126 Fig 53. CAIXA DE DIÁLOGO SALVAR LINHA DE BASE Detalhes Seção Salvar Linha de Base Salvar Linha de Base Ao clicar em Salvar Linha de Base, você pode especificar a linha de base a ser salva. É possível salvar até onze linhas de base diferentes. As informações de linha de base são armazenadas nos campos Início da Linha de Base, Término da Linha de Base, Trabalho da Linha de Base, Duração da Linha de Base e Custo da Linha de Base. Campos Linha de base Linha de Base Clique para salvar o projeto atual usando essa linha de base. Linha de Base1-10 Clique em qualquer um destes campos de linha de base personalizados para salvar o projeto atual usando a linha de base selecionada. Seção Salvar Plano Provisório Salvar Plano Provisório Clique para copiar dados de qualquer linha de base ou plano provisório existente em outro plano provisório. Um plano provisório é um conjunto de datas de início e término de tarefas que você pode salvar em determinados estágios do projeto. É possível comparar um plano provisório com o plano atual ou da linha de base, a fim de monitorar o andamento ou adiamento do projeto. Você pode salvar até onze planos provisórios. O Microsoft Office Project 2003 copia os campos Início e Término ou Linha de Base e Linha de Base1-10 selecionados na caixa Copiar para os campos Início e Término ou Linha de Base e Linha de Base1-10 selecionados na caixa Em Alfamidia LTDA 76

127 Copiar Clique no par de campos de início e término cujo conteúdo você deseja copiar para o plano provisório. Fig 54. CAIXA DE DIÁLOGO SALVAR LINHA DE BASE Campos de onde podem ser feitas as cópias Início/Término: Clique nestes campos se você desejar que o plano provisório registre as datas de início e término atualmente agendadas. Linha de Base1-10: Clique em um desses conjuntos de campos se você desejar que o plano provisório registre as datas de linha de base personalizadas especificadas. Início1-10/Término1-10: Clique em qualquer um destes dez campos personalizados se desejar que o plano provisório registre o conteúdo de um par de datas de início e término personalizadas. Estes campos podem incluir o conteúdo de um plano provisório salvo anteriormente. Em Clique no par de campos de início e término personalizados nos quais você deseja copiar as informações originais como parte do plano provisório. Campos em que você pode copiar os itens Linha de Base1-10 Clique em um destes conjuntos de campos se desejar que o conteúdo dos campos copiados substitua o conteúdo atual do campo de linha de base personalizado especificado. Início1-10/Término1-10 Clique em um destes dez campos personalizados para incluir o conteúdo das datas de início e término copiadas. Seção Para 2008 Alfamidia LTDA 77

128 Selecione o conjunto de tarefas que você deseja usar para criar o plano provisório ou a linha de base. Em geral, para criar um plano de linha de base, clique em Projeto inteiro. Clique em Tarefas selecionadas para salvar as informações das tarefas selecionadas em um plano provisório ou uma linha de base. Projeto Inteiro Selecione para salvar as informações de linha de base ou plano provisório de todas as tarefas do projeto. Esta opção é selecionada por padrão. Tarefas selecionadas Selecione para salvar as informações de linha de base ou plano provisório apenas das tarefas selecionadas no momento. Se você selecionar esta opção, terá opções adicionais de, por exemplo, incluir as informações de linha de base em tarefas de resumo se desejar fazê-lo. Seção Acumular linhas de base Acumular linhas de base Use esta seção quando estiver salvando informações de plano provisório ou linha de base de tarefas selecionadas. Você pode especificar se as alterações feitas às tarefas selecionadas são acumuladas nas tarefas de resumo da linha de base. Para todas as tarefas de resumo Selecione essa opção para determinar que alterações feitas nas tarefas selecionadas se reflitam em todas as tarefas de resumo antecessoras da linha de base. De subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s): Selecione essa opção para determinar que alterações feitas nas subtarefas imediatas se reflitam na tarefa de resumo da linha de base selecionada. Observações As datas de início e término das tarefas serão atualizadas à medida que você ajustar e controlar o projeto. Crie um plano de linha de base e, assim, você poderá comparar as informações mais atualizadas (armazenadas nos campos de início e término) com as de linha de base (armazenadas nos campos de linha de base). Use planos provisórios para salvar reproduções instantâneas do seu projeto e, assim, poder comparálos posteriormente com a agenda atual, um plano da linha de base ou outro plano provisório. Para exibir um plano de linha de base após salvá-lo, ative o modo de exibição Gantt de Controle com a tabela Controle ou Variação aplicada. Para ver mais de um plano de linha de base, ative o modo de exibição Gantt com Várias Linhas de Base. Fig 55. GANTT DE CONTROLE COM VÁRIAS LINHAS DE BASE Para exibir um plano provisório após salvá-lo, com um modo de exibição de planilha exibido, no menu Inserir, clique em Coluna. Na caixa de diálogo Definição de coluna, adicione os campos personalizados do plano provisório à sua tabela. Por exemplo, se tiver criado um plano provisório usando os campos Início1 e Término1, adicione esses campos à tabela Alfamidia LTDA 78

129 Limpando a Linha de Base Microsoft Project 2003 Professional Caso seja necessário, a linha de base também pode ser apagada. Para apagar uma linha de base: 1. No menu Ferramentas, clique em Controle. 2. Selecione a opção Limpar Linha de base... Fig 56. CAIXA DE DIÁLOGO LIMPAR LINHA DE BASE Acompanhamento do Progresso das Atividades O acompnhamentodo projeto é realizado individualmente, ou por um grupo de atividades em carga de trabalho, e os custos são distribuídos à medida que o projeto está sendo acompnhado e controlado. O Microsoft Project 2003 tem uma barra de ferramentas especialemte desenvolvida para esse fim, conforme visto na Unidade 3 desta apostila. Para exibir a barra de ferramentas execute: menu Exibir, clique em Barra de ferramentas e selecione a opção Controle. Fig 57. BARRA DE FERRAMENTAS CONTROLE As principais formas de acompnhamento do projeto são: Percentual de conclusão Formulário de acompanhamento Tabela de acompnhamento Atualização do Projeto Acompanhamento pelo: Percentual de Conclusão Utilize esta ferramenta de perctual para atualizar, de maneira rápida e objetiva, as atividades que estão sendo executdas. Porém é a menos precisa de acompanhamento. Para inserir o percentual concluído em uma atividade: 1. Exiba a barra de ferramentas Controle 2008 Alfamidia LTDA 79

130 2. Selecione a atividade ou conjunto de atividades que serão atualizadas 3. E escolha na barra o percentual. 0%, 25%, 50%, 75%, 100% Acompanhamento pelo: Formulário de acompanhamento O formulário de acompanhamento do projeto é um formulário que contém todas as informações relativas ao controle de uma atividade. 1. Na barra de ferramenta Controle, clique no comando Atualizar tarefas. Fig 58. CAIXA DE DIÁLOGO ATUALIZAR TAREFAS 2. Preencha os campos de acordo com as informações solicitadas. Dica: O usuário pode inserir o percentual completo, a duração já realizada e a duração a realizar. Também pode fazer algum registro na atividade, através do botão anotações, onde pode ser anexados documentos ou escrever algumas anotações. Acompanhamento pela: Tabela Controle A tabela controle é a mais usual forma de se acompanhar um conjunto de atividades, uma vez que é uma planilha de entrada de dados de controle. Para acompnhar o projeo, utilizando a tabela de controle: 1. Exiba o modo de exibição Gantt de Controle. 2. Selecione a Tabela Controle, no menu Exibir, opção Tabela. 3. Preencha os campos da tabela conforme os dados reiasdo projeto para cada linha de atividade. Fig 59. TABELA CONTROLE DO MS PROJECT 2003 Acompanhamento por: Atualizar Projeto 2008 Alfamidia LTDA 80

131 Se várias atividades foram iniciadas e concluídas pontualmente ou se atividades precisam ser reagendadas em conjunto, podem-se definir as informações reais de ínicio etérmino de todas essas atividades ao mesmo tempo. Essa opção é bastante útiç para projetos com elevado número de atividades. 1. Selecione as atividades que foram iniciadas e concluídas pontualmente e serão atualizadas em conjunto. 2. No menu Ferramentas, clique em aopção Controle 3. E selecione Atualizar projeto 4. Digite a data de atualização dos trabalhos 5. Escolha se a atualização somente será permitida integralmente ou se percentuais intermediários serão permitidos entre 0 e 100%. 6. Determine, no campo Para, se todo o projeto será atualizado ou se apenas as tarefas selecionadas, e clique OK. Fig 60. CAIXA DE DIÁLOGO ATUALIZAR PROJETO Para reagendar atividades que não foram realizadas no período previsto e precisam ser reprogramadas: 1. Selecione as atividades que estão atrasadas com relação à data atual do projeto. 2. Repita os passos 2 e 3 do tópico anterior 3. Selecione Reagendar trabalho não concluído para iniciar após, e determine a nova data de inicio para as atividades atrasadas. 4. Repita o passo 6 do tópico anterior. Observação: A ferramenta Reagendar trabalho na barra de ferramnteas Controle permite regendar rapidamente as atividades selecionadas para data atual. Análise de Valor Agregado Você pode ter ouvido dizer que a análise do valor acumulado é complexa. Porém, excetuando-se suas variadas siglas, não é. Ela pode ajudá-lo a responder a perguntas como, "O dinheiro que resta no orçamento é suficiente?" e, "Será que conseguiremos terminar no prazo?" Alfamidia LTDA 81

132 O que é análise do valor acumulado? Na base da análise de valor acumulado existem três valores fundamentais calculados para cada tarefa. O custo orçado de tarefas conforme agendadas no plano do projeto, com base nos custos dos recursos designados para aquelas tarefas mais qualquer custo fixo associado às tarefas. Também chamado de "custo orçado do trabalho agendado", o COTA (COTA: o campo de valor acumulado que mostra quanto do orçamento deveria ter sido gasto, considerando o custo da linha de base da tarefa, da atribuição ou do recurso. O COTA é calculado como os custos acumulados da linha de base dividida em fases até a data de status ou a data atual.) é o custo da linha de até a data de status que você escolher. Por exemplo, o orçamento total planejado para uma tarefa de quatro dias é de R$ 100,00 e ela inicia na segunda-feira. Se a data de status estiver configurada para a próxima quarta-feira, o COTA será de R$75,00. O custo real necessário para concluir todas as tarefas ou partes delas até a data de status. Esse é o CRTR (custo real do trabalho realizado). Por exemplo, se a tarefa de 4 dias realmente incorrer em um custo total de R$35,00 durante cada um dos primeiros 2 dias, o CRTR desse período será R$70,00 (mas o COTA continuará sendo de R$75,00). O valor do trabalho realizado até a data de status, medido em unidade monetária. Esse é literalmente o valor acumulado pelo trabalho realizado e é denominado COTR (custo orçado do trabalho realizado). Por exemplo, se, após 2 dias, 60% por cento do trabalho em uma tarefa tiver sido concluído, você esperaria ter gasto 60 por cento do orçamento total da tarefa, ou seja, R$60,00. Está acompanhando o raciocínio? Vamos continuar. A análise do valor acumulado é sempre específica à data de status escolhida. Você pode selecionar a data atual, uma data passada ou uma data futura. Na maioria das vezes, você definirá a data de status como o dia de sua última atualização do progresso do projeto. Por exemplo, se o dia atual for terça-feira, 12/9, mas o progresso do projeto foi atualizado pela última vez no dia 8/9, você definiria a data de status como sexta-feira, 8/9. Veja um exemplo de como analisar o desempenho do projeto com a análise do valor acumulado. Suponhamos que uma tarefa tenha um custo orçado (COTA) de R$100,00, e que na data de status tenha sido concluída 40 por cento. O valor acumulado (COTR) é R$40,00, mas o valor agendado (COTA) na data de status é de R$50,00. Isso indica que a tarefa está atrasada: o valor acumulado é menor que o planejado. Suponhamos também que o custo real da tarefa (CRTR) na data de status seja de R$60,00 talvez pela atribuição de um recurso mais caro à tarefa. Isso indica que a tarefa também está acima do orçamento: o custo incorrido é maior que o planejado. Você pode ver a eficácia desse tipo de análise. Quanto mais cedo na duração do projeto você identificar tais discrepâncias entre o CRTR, o COTR e o COTA, mais cedo poderá tomar medidas para solucionar o problema. Uma maneira comum de exibir os valores-chave da análise do valor acumulado é usando um gráfico. Comece com um gráfico simples mostrando o acúmulo regular do custo no decorrer de um projeto: 2008 Alfamidia LTDA 82

133 O eixo vertical y mostra o custo cumulativo projetado para um projeto. O eixo horizontal x mostra o tempo. O orçamento planejado para esse projeto mostra um gasto regular no decorrer do projeto. Essa linha representa o custo da linha de base cumulativo. Após o início do trabalho do projeto, um gráfico de valores-chave da análise do valor acumulado pode ser algo como o seguinte: A data de status determina os valores calculados pelo Project. O custo real (CRTR) desse projeto ultrapassou o custo orçado. O valor acumulado (COTR) reflete o valor verdadeiro do trabalho realizado. Nesse caso, o valor do trabalho realizado é menor que a quantia gasta para realizar o trabalho. O que mais o valor acumulado mede? Além de medir o COTA, o CRTR e o COTR, a análise do valor acumulado mede o seguinte: Variação de custo (VC) a diferença entre o custo estimado e o custo real de uma tarefa (a fórmula VC =COTR - CRTR). Retomemos o exemplo anterior, em que o orçamento total planejado para uma tarefa de quatro dias é de R$ 100,00 e ela inicia na segunda-feira. Quando a data de status é definida como a quarta-feira seguinte, o COTA é R$75,00, o CRTR do período é R$70,00 e o COTR é R$60,00. Nesse caso, a VC da tarefa é -R$10,00. Variação da agenda (VA) a diferença entre o progresso atual e o progresso agendado de uma tarefa, em termos de custo (a fórmula VA = COTR - COTA). No exemplo anterior, a VA da tarefa é -R$15,00. O índice de desempenho de custo (IDC) a razão entre os custos orçados e os custos reais (a fórmula IDC = COTR / CRTR). No exemplo anterior, o IDC da tarefa é aproximadamente 0,86, ou 86 por cento. O índice de desempenho de agendamento (IDA) a razão entre o trabalho realizado e o trabalho agendado (a fórmula IDA = COTR / COTA). No exemplo anterior, o IDA da tarefa é aproximadamente 0,80, ou 80 por cento. O índice de desempenho a concluir (IDAC) que é a razão entre o trabalho restante a ser feito e os recursos restantes a serem gastos, a partir da data de status, ou o orçamento na conclusão (a fórmula IDAC = [OAT - COTR] / [OAT - CRTR]). Como interpreto o valor acumulado? 2008 Alfamidia LTDA 83

134 Os indicadores de valor acumulado que consistem em variações ou razões podem ajudá-los a determinar se ainda resta dinheiro suficiente no orçamento e se o projeto terminará dentro do prazo. As variações, como variação de custo (VC), podem ser positivas ou negativas: Uma variação positiva indica que o projeto está adiantado ou abaixo do orçamento. Você pode realocar o dinheiro e os recursos de tarefas e projetos com variações positivas para tarefas ou projetos com variações negativas. Uma variação negativa indica que o projeto está atrasado ou acima do orçamento, e é necessário tomar medidas. Se uma tarefa ou projeto tiver uma VC negativa, poderá ser necessário aumentar seu orçamento ou aceitar uma redução nas margens de lucro. As razões, como o índice de desempenho de custo (IDC) e o índice de desempenho de agendamento (IDA), podem ser maiores ou menores que 1: Um valor acima de 1 indica que o projeto está adiantado ou abaixo do orçamento. Um valor abaixo de 1 indica que você está atrasado ou acima do orçamento. Por exemplo, um IDA de 1,5 indica que você só dispendeu 67 por cento do tempo planejado para concluir uma parte de uma tarefa em um determinado período, e um IDC de 0,80 indica que você gastou um tempo 25 por cento maior em uma tarefa que o planejado. De que forma a % concluída ou a % física concluída afeta o valor acumulado? Você pode especificar se o Project usará a porcentagem concluída de cada tarefa ou a percentagem física concluída para cálculos de valor acumulado relacionados ao COTR. (Lembre que outros valores são calculados a partir do COTR, portanto sua decisão afetará toda a análise do valor acumulado.) A % concluída pode ser calculada pelo Project ou especificada por você, dependendo de como você controla o trabalho real. A % física concluída é sempre especificada diretamente por você. Use esse valor quando a porcentagem concluída não for uma medida precisa do trabalho realmente efetuado ou do trabalho restante. Eis um exemplo de como os dois valores podem diferir: um projeto de construção de um muro de pedras que consiste de 100 pedras empilhadas em 5 fileiras. A 1 fileira de 20 pedras pode ser feita em 20 minutos, mas a 2 levaria 25 minutos porque agora as pedras precisam ser levantadas uma fileira acima, demorando um pouco mais. A 3 fileira levaria 30 minutos, a 4, 35 minutos e a 5 fileira levaria 40 minutos, totalizando 150 minutos. Após erguer as três primeiras fileiras, poderia-se dizer que o projeto está 60% concluído fisicamente (60 pedras erguidas de um total de 100). No entanto, você gastou 75 dos 150 minutos; portanto, em termos de duração, o trabalho está apenas 50% concluído. Dependendo de como você é pago pelo trabalho -- como o valor é acumulado (por pedra ou por hora) --, você pode escolher o valor da porcentagem concluída ou o valor da porcentagem concluída física para refletir adequadamente isso na análise do valor acumulado. Que quantidades do valor acumulado posso mostrar ou calcular no Project? Com o Project, você pode mostrar: 2008 Alfamidia LTDA 84

135 O custo real do trabalho realizado (CRTR) mostram os custos contraídos do trabalho já realizado por um recurso em uma tarefa, até a data de status do projeto ou a data atual. Normalmente, o Project relaciona os custos reais com o trabalho real. Somente se forem inseridos custos reais independentes do trabalho real ou se as taxas de pagamento de recursos forem alteradas, o custo real estará desnivelado em relação ao custo agendado. Orçamento ao término (OAT), que mostra uma estimativa do custo total do projeto. O custo orçado do trabalho realizado (COTR) mostra a quantidade do orçamento que deveria ter sido gasta, dada a duração real da tarefa. O COTR também é denominado "valor acumulado." Note que o Project calcula o COTR no nível da tarefa de forma diferente que no nível da atribuição. Para obter melhores resultados, use os valores do COTR no nível da tarefa, que o Project acumula nos valores de COTR da tarefa de resumo e da tarefa de resumo do projeto. Esse valor é calculado para cada tarefa individual, mas é analisado em um nível de agregação (em geral, no nível do projeto). O custo orçado do trabalho agendado (COTA) mostra a quantidade do orçamento que deveria ter sido gasta, considerando-se o custo da linha de base da tarefa, atribuição ou recurso. O COTA é calculado como os custos da linha de base dividida em fases acumulados até a data do status ou a data de hoje. Os valores do custo orçado são armazenados nos campos da linha de base, ou, caso você tenha salvo várias linhas de base, nos campos Linha de base 1 a Linha de base 10. A variação de custo (VC) mostra a diferença entre o custo orçado do trabalho realizado (COTR) em uma tarefa e seu custo real (custo real do trabalho realizado ou CRTR). Se a VC for positiva, o custo está abaixo do orçamento (ou linha de base). Se for negativa, a tarefa está acima do orçamento. A variação de agendamento (VA) é a diferença entre o COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) e o COTA (Custo Orçado do Trabalho Agendado). Se a VA for positiva, o projeto está adiantado em termos de custos. Se for negativa, o projeto está atrasado em termos de custos. A variação ao término (VAT) mostra a diferença entre o orçamento ao término (OAT) e a estimativa ao término (EAT). No Project, a EAT é o campo Custo Total e o OAT é o campo Custo de Linha de Base da linha de base associada. O índice de desempenho de custo (IDC) é a razão entre os custos orçados, ou da linha de base, do trabalho realizado e os custos reais do trabalho realizado (COTR/CRTR). O índice de desempenho de custo (IDC) cumulativo é a soma do COTR de todas as tarefas dividido pela soma dos custos reais do trabalho realizado (CRTR) de todas as tarefas. O IDC cumulativo é normalmente usado para prever se um projeto irá estourar o orçamento e em quanto. O índice de desempenho de agendamento (IDA) é a razão entre o trabalho realizado e o trabalho agendado (COTR/COTA). O IDA normalmente é usado para estimar a data de término do projeto. A estimativa ao término (EAT) é o custo total esperado de uma tarefa ou projeto, com base no desempenho a partir da data de status. A EAT também é chamada de previsão ao término, e é calculada da seguinte forma: EAT = CRTR + (OAT - COTR) / IDC. O índice de desempenho a concluir (IDAC) é a razão entre o orçamento restante disponível para ser gasto com o custo agendado restante, a partir da data de status. O IDAC é calculada pela seguinte fórmula: IDAC = (OAT - COTR) / (OAT - CRTR). Um valor de IDAC maior que 1 indica bom desempenho projetado para o trabalho restante; menor que 1 indica fraco desempenho projetado Alfamidia LTDA 85

136 Em que parte do Project posso ver os dados sobre valor acumulado? Você pode ver as informações sobre valor acumulado em qualquer modo de exibição de planilha, aplicando a tabela Valor Acumulado ou a tabela Indicadores de Custo de Valor Acumulado. A tabela Valor Acumulado mostra o COTA, o COTR, o CRTR, a VA, a VC, a EAT, o OAT e a VAT. Use essa tabela para ver informações consolidadas sobre valor acumulado, inclusive os campos de variação principais. Use a EAT, o OAT e a VAT para avaliar a diferença entre seus custos agendados e orçados. Compare a VC, que mostra a diferença entre o custo orçado e o real de trabalho, com a VA, que mostra a diferença entre o custo orçado de trabalho e o custo real do trabalho. Fig 61. TABELA VALOR ACUMULADO Para exibir a tabela de Valor Acumulado execute: Selecione o modo de exibição Gráfico de Gantt, menu Exibir. Na opção Mais modos, selecione a tabela Valor Acumulado, e clique no botão Aplicar. A tabela Indicadores de Custo de Valor Acumulado mostra o COTA, o COTR, a VC, a VC%, o IDC, o OAT, a EAT, a VAT e o IDAC. Use essa tabela para analisar as variações de custos. Verifique o IDC e o IDAC para ver como o projeto está progredindo em relação a seu orçamento, e como a taxa de trabalho se compara com a taxa esperada. Se o IDC for menor que 1, você está obtendo menos trabalho por unidade monetária que o planejado. O IDAC indica o quanto é necessário melhorar o desempenho nas tarefas restantes para permanecer dentro do orçamento. Preparando o Projeto para utilizar a Análise de Valor Acumulado 1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo. 2. Clique em Valor Acumulado. Fig 62. VALOR ACUMULADO 2008 Alfamidia LTDA 86

137 3. Na caixa Método padrão de Valor Acumulado da Tarefa, clique no método de cálculo que o Microsoft Office Project 2003 deverá utilizar ao calcular o Custo Orçado do Trabalho Realizado (COTR). Observação: A alteração dessa configuração afeta apenas as tarefas adicionadas à lista após essa alteração, e não as tarefas já existentes. Para alterar o método de valor acumulado das tarefas existentes, selecione aquelas tarefas cujo método de valor acumulado você deseja alterar, clique em Informações sobre a Tarefa e clique na guia Avançado. Na caixa Método do valor acumulado, clique no método de cálculo desejado. 4. Na caixa Linha de Base para Cálculos de Valor Acumulado, selecione o conjunto específico de valores da linha de base que você deseja que o Project utilize para calcular totais de valores acumulados e clique em Fechar. 5. Acesse o menu Projeto, clique em Informações sobre o Projeto e preencha o campo Data de status com data que será utilizada como referência para análise de valor acumulado. Fig 63. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO Exibindo a Análise do Valor Acumulado 1. Para ver os totais de valores acumulados no nível da tarefa e do projeto, no menu Exibir, clique em Mais Modos de Exibição. 2. Na lista Modos de Exibição, clique em Planilha de Tarefas e, em seguida, clique em Aplicar. 3. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Mais Tabelas. 4. Na lista Tabelas, clique em Valor Acumulado, Indicadores de Custo de Valor Acumulado ou Indicadores de Cronograma do Valor Acumulado e, em seguida, clique em Aplicar Alfamidia LTDA 87

138 Observação: Para ver informações detalhadas sobre cada campo Valor Acumulado, aponte para o título do campo. Para visualizar uma divisão do valor acumulado das tarefas por período, para que você possa determinar a data exata em que seu projeto ficará sem dinheiro, no menu Exibir, clique em Uso da Tarefa. 5. No menu Formatar, clique em Estilos de Detalhe e, em seguida, clique na guia Detalhes de Uso. 6. Na lista Campos Disponíveis, selecione os campos Valor Acumulado que você deseja exibir, clique em Mostrar e, em seguida, clique em OK. Observações: Você pode analisar os totais de valor acumulado divididos em fase na forma de gráfico, copiando os valores de uma agenda do Project para uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel Em seguida, você poderá usar o Assistente de Gráfico do Excel para criar gráficos com os seus totais de valor acumulado. Para ver os valores dos campos de valor acumulado calculados até o fim e incluindo uma data que você especificar no lugar da data atual, no menu Projeto, clique em Informações sobre o Projeto. Na caixa Data de Status, digite ou selecione a data que você deseja que o Project use como data de status. Analisando dados no Microsoft Office Excel 1. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2. Se aplicável, selecione as tarefas que deseja exportar. 3. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Análise. 4. Fig 64. ANÁLISE DE DADOS 5. Clique em Analisar os Dados de Escala de Tempo no Excel. 6. Seguindo as instruções do Assistente para Análise de Dados de Escala de Tempo, clique nos campos que deseja exportar para o Excel Alfamidia LTDA 88

139 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Fig 65. GRÁFICO DE VALOR ACUMULADO NO MS OFFICE EXCEL Resumo da Unidade Nesta unidade aprendemos a salvar linha de base, atualizar as atividades pelo percentual de conclusão da duração da atividade e pelo percentual físico dos recursos. E também gerar e analisar o gráfico de valor acumulado. Laboratório 8: Controlando o Projeto Neste laboratório vamos fixar os conceitos aprendidos na unidade Alfamidia LTDA 89

140 Objetivos Microsoft Project 2003 Professional Após completar esse laboratório, você será capaz de: Salvar linha de base. Executar o controle das atividades, informando o percentual de conclusão. Gerar e analisar dados do Valor Acumulado. Etapas 1. Verifique se o prazo e o orçamento do prjeto encontram-se de acordo com o solicitado no escopo do projeto. Caso não estejam, ajuste as diferenças aplicando as técnicas aprendidas até o momento. 2. Salvar linha de base do projeto. 3. Verificar linha de base, através do modo de exibição Gantt de controle. 4. Selecionar a tabela controle 5. Atualize até a tarefa 8. Diagnostico concluído com 100% comforme agendado. Com custo real calculado pelo MS Proejct. 6. Atualize a tarefa 11 Cotar Windows... com início de atraso de 3 dias, estando apenas 25% concluída. 7. Atualize a tarefa 16 Cotar o Microsoft Project... com início de conforme agendado, estando apenas 10% concluída. 8. Defina a data de status para 60 dias depois da data atual. 9. Aplique a tabela Valor acumulado e analise os dados exportando para o MS Office Excel Alfamidia LTDA 90

141 Unidade 9: Relatórios Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Examinar o uso dos relatórios para apresentar as informações do Project. Tópicos da Unidade Relatórios. Tipos de relatórios. Criar um relatório personalizado. Imprimir um relatório. Relatórios O Microsoft Office Project 2003 contém 29 relatórios predefinidos, porém, se nenhum deles atender às suas necessidades, você poderá usar um modelo para criar um relatório personalizado. Os relatórios estão agrupados por categorias que são: Visão geral, Ativiades atuais, Custos, Atribuições, Carga de trabalho e Personalisados. Para visualizar os relatórios existentes no Microsoft Project 2003 execute: 1. No menu Exibir, clique em Relatórios. 2. Clique no grupo desejado e depois no botão Selecionar Alfamidia LTDA 91

142 Fig 66. CAIXA DE DIÁLOGO RELATÓRIOS 3. Selecione o relatório desejado e depois no botão Selecionar Fig 67. CAIXA DE DIÁLOGO RELATÓRIOS DE CUSTOS Tipos de Relatórios Relatórios Gerais Relatórios das Atividades Atuais 2008 Alfamidia LTDA 92

143 Relatórios de atribuições Relatórios personalizados Relatórios de Custos Relatórios e carga de trabalho Criar um Relatório Personalizado 1. No menu Exibir, clique em Relatórios. 2. Clique em Personalizar e clique em Selecionar. 3. Para criar um relatório de tarefa ou de recurso, clique em Novo na caixa de diálogo Relatórios Personalizados; clique em Tarefa ou em Recurso e, em seguida, clique em OK Alfamidia LTDA 93

144 Fig 68. CAIXAS DE DIÁLOGO RELATÓRIO PERSONALIZADO E DEFINIR NOVO RELATÓRIO 4. Para editar um relatório de tarefa ou de recurso, clique no relatório desejado na lista Relatórios e clique em Editar. Fig 69. CAIXA DE DIÁLOGO RELATÓRIO DE TAREFAS 5. Clique na guia Definição. 6. Para exibir um período de tempo diferente em um relatório de tarefa ou de recurso, clique no período de tempo desejado na caixa Período e, em seguida, clique no número de períodos a serem relatados como uma única unidade na caixa Contagem. 7. Para exibir uma tabela diferente em um relatório de tarefa ou de recurso, clique na tabela desejada na caixa Tabela. 8. Para aplicar filtro a um relatório de tarefa ou de recurso, clique no filtro desejado na caixa Filtro Alfamidia LTDA 94

145 9. Se quiser classificar os dados de um relatório de tarefa ou de recurso, clique na guia Classificar. Na caixa Classificar por, clique no campo pelo qual deseja fazer a classificação e, finalmente, clique em Ordem Crescente ou Ordem Decrescente. Fig 70. CAIXA DE DIÁLOGO RELATÓRIO DE TAREFA Para classificar por meio de um segundo ou terceiro critério de classificação, clique no campo desejado na caixa Depois por e, em seguida, clique em Ordem Crescente ou Ordem Decrescente. Imprimir um Relatório 1. No menu Exibir, clique em Relatórios. 2. Clique no tipo de relatório desejado e, em seguida, clique em Selecionar. 3. Caso escolha Personalizado como tipo de relatório, clique em um relatório na lista Relatórios e vá para a etapa Clique no relatório que deseja imprimir e, em seguida, clique em Selecionar. 5. Se quiser personalizar configurações predefinidas, clique em Editar, faça as alterações necessárias, clique em OK e, em seguida, clique em Selecionar. 6. Se quiser alterar a aparência das páginas do relatório, clique em Configurar Página, faça os ajustes necessários e clique em Visualizar Impressão para ver o que foi alterado. 7. Clique em Imprimir. Observação: Ao escolher um relatório personalizado, ele não será automaticamente exibido na janela Visualizar Impressão. Para visualizar o relatório antes de imprimi-lo, clique em Visualizar Impressão. Resumo da Unidade Nesta unidade aprendemos como produzir os relatórios no Project e examinamos os exemplos de relatórios disponíveis em cada uma das seis categorias de relatórios do Project: 2008 Alfamidia LTDA 95

146 Visão Geral. Custo. Atribuições. Personalizado. Atividades atuais. Carga de trabalho. Laboratório 9: Relatórios Neste laboratório vamos fixar os conceitos aprendidos na unidade. Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Examinar e personalizar relatórios do MS Project. Etapas 1. Acesse os relatórios e visualize os tipos existentes. 2. Visualize o relatório Carga de trabalho por recursos 3. Visualize o relatório Fluxo de Caixa, altere o relatório para mostrar os períodos por trimestre. 4. Crie um relatório novo visualizar os custos do projeto. 5. Crie um relatório novo para visualizar o trabalho dos recursos Alfamidia LTDA 96

147 Unidade 10: Consolidando Projetos e Pool de Recursos Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Consolidar os projetos e os recursos do pool de recursos. Tópicos da Unidade Consolidar projetos. Exibir variações de custos. Consolidando Projetos Consolidar vários projetos no Microsoft Project 2003 Professional A consolidação se faz necessária sempre que uma pessoa coordena mais de um projeto ao mesmo tempo em que usam recursos compartilhados. Para melhor administrar esses projetos usamos um projeto consolidado, que nada mais é que todos os arquivos fontes (Projetos isolados) em um único arquivo. Podemos consolidar projetos de duas formas que são: Nova janela. Inserir projeto. Para criar um projeto consolidado através do comando Nova janela, devemos estar com os arquivos fontes abertos e executar: 1. Menu Janela, selecione a opção Nova Janela. 2. Aparecerá a caixa de diálogo Nova janela exibindo a relação de arquivos abertos (devemos selecionar aqueles que queremos consolidar) e o modo de visualização da nova janela. 3. Selecionados os arquivos fonte basta dar um clique em OK Alfamidia LTDA 97

148 Fig 71. CAIXA DE DIÁLOGO NOVA JANELA Fig 72. MODO DE EXIBIÇÃO GRÁFICO DE GANTT, PROJETOS CONSOLIDADOS Observação: Você pode vincular tarefas entre projetos, para tanto basta utilizar os mesmos comandos de vínculo entre tarefas, já estudado nesta apostila. Esses vínculos permanecerão nos arquivos externos, ou seja, caso altere alguma informação no arquivo origem o global sofrerá alterações ou vise versa. Inserindo um projeto num projeto mestre 1. Abra o projeto que deverá se tornar o projeto mestre. 2. No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 3. No campo Nome da Tarefa, clique na linha sob a qual deseja inserir o projeto. Observação: Você pode inserir um projeto em qualquer nível da estrutura de tópicos do projeto mestre. 4. No menu Inserir, clique em Projeto Alfamidia LTDA 98

149 Fig 73. CAIXA DE DIÁLOGO INSERIR PROJETO Dicas: 5. Na caixa Examinar, clique na unidade de disco ou na pasta que contém o projeto. Se não conseguir localizar o projeto na lista de pastas, procure por ele. 6. Na lista de pastas, abra a pasta ou a subpasta que contém o projeto desejado. 7. Clique no projeto que você deseja inserir e, em seguida, clique em Inserir. Para inserir vários projetos, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nos projetos na ordem na qual deseja inseri-los. Para ver os arquivos do Microsoft Office Project 2003 salvos em um banco de dados, clique em Bancos de dados do projeto na caixa Arquivos do tipo. Para inserir um projeto no formato somente leitura, clique na seta no botão Inserir e, em seguida, clique em Inserir Somente Leitura. Fig 74. INSERINDO UM PROJETO SOMENTE LEITURA 8. Se não desejar que o subprojeto seja atualizado com as alterações do projeto original ou que as alterações do subprojeto sejam mostradas no projeto original, desmarque a caixa de seleção Vincular ao Projeto. Dica: Se você consolidar projetos que contenham recursos com o mesmo nome e desejar eliminar nomes de recursos duplicados, desmarque a caixa de seleção Vincular ao Projeto. A primeira ocorrência de um nome de recurso e as informações associadas, como taxas de pagamento e calendários 2008 Alfamidia LTDA 99

150 do recurso, substituirá a segunda ocorrência e as subseqüentes. Além disso, como os subprojetos não estão vinculados aos seus arquivos de origem, você não poderá atualizar o arquivo de projeto original com as alterações efetuadas no subprojeto no projeto mestre. 9. Clique em Inserir. Dica: Depois de inserir um subprojeto, você poderá mostrar suas subtarefas ocultas, clicando no símbolo da estrutura de tópicos da subtarefa, o sinal de mais que aparece antes do nome do subprojeto. Observações Normalmente, se você criar projetos mestres e subprojetos, somente os subprojetos serão salvos no servidor da empresa. Os projetos mestres serão salvos apenas localmente, a menos que a sua organização tenha especificado que eles podem ser salvos no servidor. Caso você não consiga abrir um subprojeto ou exibir uma dependência externa em um projeto, talvez seja necessário salvar novamente os projetos associados como a mesma versão. Esses vínculos estarão disponíveis para abertura e exibição somente se todos os projetos vinculados tiverem sido salvos como a mesma versão no servidor da empresa. A versão padrão quando os projetos são salvos no servidor da empresa é publicada. Para localizar a versão de um projeto, no menu Arquivo, clique em Abrir e consulte o campo Versão. Os subprojetos são tratados como tarefas de resumo no projeto mestre. A tarefa de resumo do subprojeto pode ser recuada para a esquerda e para a direita dentro da estrutura de tópicos, de forma a alterar a ordem do subprojeto na hierarquia de tarefas. Contudo, se você recuar para a direita ou esquerda as tarefas dentro do subprojeto, e o subprojeto estiver vinculado a seu arquivo de origem, essas alterações também aparecerão no projeto original. Quando projetos são consolidados em um projeto mestre, os recursos permanecem nos projetos individuais. Não é possível atribuir um recurso de um subprojeto a outro subprojeto. Alterando o vinculo do Projeto Para alterar o vinculo do projeto inserido ou torná-lo somente como leituta basta: 1. Dar um duplo clique em cima do projeto inserido, 2. Na caixa de dialogo Informações sobre o projeto inserido, selecione a guia Avançado. E faça as alterações devidas. Fig 75. CAIXA DE DIÁLOGO INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO INSERIDO 2008 Alfamidia LTDA 100

151 Pool de Recursos Microsoft Project 2003 Professional Um pool de recursos permite o compartilhamento de recursos entre diversos projetos. O uso de um pool de recursos possibilita agendar o trabalho de recursos de projetos diferentes, identificar conflitos entre atribuições de projetos diferentes e ver como o tempo de um recurso é utilizado em diversos projetos. Criar um conjunto de recursos para compartilhar recursos entre projetos Caso tenha os mesmos recursos atribuídos a mais de um projeto ou tenha recursos compartilhados em mais de um projeto, é possível combinar todas as informações sobre recursos em um pool de recursos. Se você desejar usar recursos que existam no conjunto de recursos da empresa, não será necessário criar um novo conjunto da empresa ou projeto participante do compartilhamento; os recursos da empresa já são configurados para a sua organização por um administrador. 1. Abra cada projeto que contenha os recursos que deseja combinar para formar um novo pool de recursos. 2. No menu Exibir, clique em Planilha de Recursos. Repita este procedimento para cada projeto aberto. 3. Verifique os nomes dos recursos de cada projeto para garantir que um recurso não tenha nomes diferentes em projetos diferentes, como, por exemplo, JanethE e JOliveira; depois, resolva todos os conflitos. 4. Clique em Novo e, em seguida, clique em OK na caixa de diálogo Informações sobre o Projeto. 5. Clique em Salvar. 6. Na caixa Salvar em, selecione a unidade e a pasta em que deseja salvar o arquivo do pool de recursos. 7. Na caixa Nome do arquivo, digite, para o pool de recursos, um nome de projeto que indique claramente que ele é um pool de recursos como Pool de Recursos e clique em Salvar. 8. No menu Janela, clique no primeiro projeto cujos recursos você deseja copiar para o conjunto de recursos. 9. No menu Ferramentas, aponte para Compartilhamento de Recursos e clique em Compartilhar Recursos. 10. Clique em Usar recursos e, na caixa De, clique no nome do projeto do pool de recursos Alfamidia LTDA 101

152 Fig 76. CAIXA DE DIÁLOGO COMPARTILHAR RECURSOS 11. Em Em caso de conflito com informações sobre recursos ou calendário, escolha o arquivo de projeto que terá prioridade caso haja um conflito nas informações sobre os recursos, como calendários, taxas, disponibilidade e campos personalizados. Selecione O conjunto tem prioridade se quiser que as informações do projeto do pool de recursos substituam as informações conflitantes do projeto participante do compartilhamento. Por exemplo, se o recurso chamado JOliveira tiver unidades máximas de 100 por cento no projeto participante do compartilhamento, e o mesmo recurso tiver unidades máximas de 75 por cento no projeto do pool de recursos, e você indicar que o conjunto tem prioridade, o valor de 75 por cento será mantido como sendo as unidades máximas de JOliveira. Esta opção é selecionada por padrão. Selecione O participante do compartilhamento tem prioridade se quiser que as informações do arquivo de projeto que estiver compartilhando o recurso substituam as informações que apresentam conflito no pool de recursos e em outros projetos participantes do compartilhamento. Por exemplo, se JOliveira tiver uma taxa padrão de R$ 50,00 no projeto participante do compartilhamento, e o mesmo recurso tiver uma taxa padrão de R$ 45,00 no projeto do conjunto de recursos, e você indicar que o participante do compartilhamento terá a prioridade, o valor de R$ 50,00 será mantido como taxa padrão para JOliveira. Observação As informações sobre os recursos de cada projeto são adicionadas ao novo pool de recursos e disponibilizadas para cada projeto participante do compartilhamento à medida que ele for compartilhado. 12. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Compartilhar Recursos. 13. Clique em Salvar. 14. Repita as etapas 8 a 13 para cada projeto que deseja conectar ao pool de recursos. 15. No menu Janela, clique no projeto do pool de recursos e, em seguida, clique em Salvar. Analisar as atribuições de arquivos de projeto que compartilhem um pool de recursos Você pode analisar e atualizar atribuições de arquivos de projetos que atualmente compartilhem um pool de recursos. Quando abre o arquivo do pool de recursos, você pode analisar todas as informações sobre recursos, incluindo todas as atribuições dos arquivos que participam do compartilhamento. 1. Abra os arquivos do projeto e o modo de exibição Uso de Recursos, como descrito anteriormente. 2. Abra o arquivo de pool de recursos compartilhado pelos projetos Alfamidia LTDA 102

153 Fig 77. POOL DE RECURSOS Se outros usuários precisarem usar o arquivo enquanto você o estiver analisando, na caixa de diálogo Abrir o Pool de Recursos que aparece, selecione Abrir o pool de recursos como somente leitura para permitir que outros usuários trabalhem nos projetos conectados ao pool. Você poderá analisar todas as informações sobre os recursos, incluindo as atribuições nos arquivos participantes do compartilhamento, mas não poderá atualizar as atribuições. Se você for o autor do arquivo de pool de recursos e desejar atualizar as atribuições, na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos, selecione Abrir o pool de recursos e todos os outros arquivos participantes do compartilhamento para ver as tarefas de todos os projetos que compartilham os mesmos recursos. Você será capaz de atualizar todos os arquivos dos quais é autor e quaisquer tarefas que tenha criado no pool de recursos. Outros usuários poderão trabalhar nos arquivos participantes do compartilhamento ao mesmo tempo e verão as informações atualizadas enquanto você trabalha. Se você não for o autor do arquivo, mas desejar atualizar as atribuições, na caixa de diálogo Abrir o Pool de Recursos, selecione Abrir o pool de recursos como leitura/gravação para que possa fazer alterações nas informações sobre o recurso; no entanto, isto impedirá que outros usuários atualizem o pool com novas informações. Os outros usuários só poderão abrir o arquivo do pool de recursos como somente leitura enquanto você estiver trabalhando. 3. No menu Exibir, clique em Uso de Recursos e examine as atribuições de recursos desejadas. Saindo do compartilhamento de recursos 1. Abra o pool de recursos no modo de leitura e gravação usando a caixa de dialogo Abrir o pool de recursos Alfamidia LTDA 103

154 Fig 78. PAINEL POOL DE RECURSOS 2. Selecione no menu Ferramentas a opção Compartilhamento de recuros 3. Clique em Compartilhar recursos, selecione o projeto que deseja excluir e clique em Quebrar vinculo, e OK. Fig 79. COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS NO MS PROJECT 2003 Resumo da Unidade Esta unidade descreveu como consolidar projetos e os recursos do pool de recursos. Você aprendeu como: Inserir os projetos. Entender e trabalhar com os projetos consolidados. Compartilhar recursos Alfamidia LTDA 104

155 Laboratório 10: Consolidando projetos e pool de recursos Neste laboratório vamos fixar os conceitos aprendidos na unidade. Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Inserir um projeto num projeto mestre. Entender e trabalhar com projetos consolidados e as dependências. Compartilhar recusros entre projetos. Etapas 1. Crie 3 (três) projetos com 3 atividades cada um independentes. Por exemplo: 2. Consolide os projetos em um proejto mestre. 3. Vincule a 2 atividade do Projeto Escopo a 2 atividade do Projeto Tempo e a 1 atividade do Proejto Tempo com a 2 do Projeto recursos. 4. Abra um arquivo novo e na planilah de recursos crie 3 recuros do tipo trabalho, atribua valor de taxa padrão para eles 5. Salve o arquivo com o nome Pool de recursos. 6. Compartilhe os recuros do Pool de recuros em cada projeto, e depoois no arquivo Pool de recursos analise a superalocação e os custos dos recursos em cada proejto. 7. Resolva a superalocação, caso tenha. 8. Salve todos os projetos 2008 Alfamidia LTDA 105

156 Unidade 11: Personalizando o Microsoft Project 2003 Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Personalizar o Microsoft Project Tópicos da Unidade Classificar tarefas, recursos. Filtrar tarefas, recursos. Agrupar tarefas, recursos. Criar ou modificar tabelas Criar e modificar modos de exibição Modificar formatações Classificar Tarefas, Recursos Use a caixa de diálogo Classificar para classificar, pelo campo especificado, as informações de tarefa ou recurso no modo de exibição atual. Você pode: Selecionar até três campos para três níveis de classificação. Escolher se o modo de exibição deve ser classificado em ordem crescente ou decrescente. Indicar se os itens devem ser permanentemente renumerados de acordo com a classificação. Exiba o modo de exibição que contém as informações que deseja classificar. 1. No menu Projeto, aponte para Classificar e clique em Classificar por Alfamidia LTDA 106

157 Fig 80. CAIXA DE DIÁLOGO CLASSIFICAR Filtrar Tarefas, Recursos O Microsoft Office Project 2003 fornece filtros predefinidos para exibição de aspectos específicos de tarefas e recursos. Se nenhum dos filtros fornecidos com o Project atender às suas necessidades, você poderá criar um novo filtro ou modificar um filtro existente. Filtros de tarefas e recursos Algumas vezes, pode ser conveniente exibir apenas um determinado tipo de informação no projeto. Por exemplo, sua intenção talvez seja ver apenas as etapas do projeto ou as tarefas que ainda não foram iniciadas. Se o projeto tiver várias tarefas e envolver muitos recursos, os filtros poderão ser muito úteis para exibir apenas um conjunto específico de informações. Os filtros permitem que você visualize somente as informações de seu interesse e oculte as demais. A seleção de um filtro não exclui informações do projeto, apenas filtra essas informações no modo de exibição. Além disso, quando você aplica um filtro, os dados não são recalculados com base no que foi filtrado. Por exemplo, se tiver atribuído, à Maria e ao Bruno, uma tarefa com duração de 1 dia e, em seguida, aplicar um filtro baseado nas tarefas atribuídas à Maria, a tarefa de 1 dia de duração será exibida, mas o valor do trabalho na tarefa exibirá 16 horas, e não apenas as 8 horas atribuíveis à Maria. AutoFiltros Além dos filtros padrão, o Microsoft Office Project 2003 fornece AutoFiltros. Os AutoFiltros são filtros híbridos do Project, visíveis em qualquer modo de exibição de planilha. Cada campo de um modo de exibição de planilha tem seu próprio AutoFiltro. O exemplo a seguir mostra o campo Nome da Tarefa com AutoFiltros ativados Alfamidia LTDA 107

158 Fig 81. NOME DA TAREFA E AUTO-FILTRO ATIVADO Para ativar o Autofiltro basta: 1. Na barra de ferramentas de formatação clique no comando Autofiltro. 2. Para desativar o Autofiltro basta clicar novamente no comando Autofiltro. 3. Para aplicar algum critério do AutoFiltro selecione o campo que queira filtra e clique no comando, conforme o exemplo ao lado. Fig 82. AUTO-FILTRO NO MS PROJECT 2003 Mais Filtros Use a caixa de diálogo Mais Filtros para selecionar um filtro a ser aplicado, copiado ou editado. Você pode: Selecionar e aplicar um filtro. Aplicar um filtro de realce. Escolher um comando para editar ou copiar um filtro existente. Criar um novo filtro. 1. No menu Projeto, aponte para Filtro para e clique em Mais filtros Alfamidia LTDA 108

159 Fig 83. CAIXA DE DIÁLOGO MAIS FILTROS 2. Selecione um filtro do tipo Tarefas ou Recursos, e então escolha uma das opções: Novo, Editar, Copiar, Realçar ou Aplicar. Você ainda pode executar o Organizador para excluir ou copiar o filtro para um outro Projeto. 3. Caso tenha escolhido Editar o filtro Critica será exibido a caixa de diálogo Definição de filtro em..., conforme a figura abaixo: Fig 84. CAIXA DE DIÁLOGO DEFINIÇÕES DE FILTRO EM Agrupar Tarefas, Recursos O agrupamento permite que você organize as informações sobre tarefas, recursos ou atribuições em um modo de exibição sem alterar a verdadeira estrutura do projeto. Agrupar tarefas ou recursos segundo um critério 1. No menu Exibir, clique no modo de exibição desejado. Para usar um modo de exibição que não esteja no menu Exibir, clique em Mais modos de exibição, clique no modo de exibição a ser usado na lista Modos de exibição e, em seguida, clique em Aplicar Alfamidia LTDA 109

160 Para agrupar as tarefas, selecione um modo de exibição de planilha, como Gráfico de Gantt, Planilha de Tarefas ou Uso da Tarefa. Você também pode agrupar as tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede. Para agrupar recursos, selecione um modo de exibição de planilha, como o modo de exibição Planilha de Recursos ou Uso do Recurso. 2. Na caixa Agrupar por, clique no grupo desejado. 3. Para retornar o modo de exibição ao seu estado sem agrupamento, clique em Nenhum Grupo na caixa Agrupar por. Agrupar tarefas ou recursos segundo vários critérios 1. No menu Exibir, clique no modo de exibição desejado. Para usar um modo de exibição que não esteja no menu Exibir, clique em Mais modos de exibição, clique no modo de exibição a ser usado na lista Modos de exibição e clique em Aplicar. Para agrupar as tarefas, selecione o modo de exibição de uma planilha, como Gráfico de Gantt, Planilha de Tarefas ou Uso da Tarefa. Você também pode agrupar as tarefas no modo de exibição Diagrama de Rede. Para agrupar recursos, selecione um modo de exibição de planilha, como o modo de exibição Planilha de Recursos ou Uso do Recurso. 2. No menu Projeto, aponte para Agrupar por e clique em Mais Grupos. Caixa de diálogo Mais grupos 3. Em Grupos, clique em Tarefa ou Recurso, selecione um critério de agrupamento e clique em Editar. 4. Na linha Segundo Critério (abaixo da linha Agrupar por), na coluna Nome do campo, clique em um campo adicional que você deseja usar para agrupar tarefas ou recursos. 5. Na coluna Ordem, clique em Ordem Crescente ou Ordem Decrescente Alfamidia LTDA 110

161 Fig 85. CAIXA DE DIÁLOGO PERSONALIZAAR AGRUPAR POR 6. Para selecionar as opções de formatação que se aplicam à linha Segundo Critério, na definição Agrupar por, clique nas opções desejadas nas caixas Fonte, Plano de fundo da célula e Padrão. 7. Repita as etapas de 4 a 6 para cada nível de agrupamento adicional. 8. Clique em OK e, em seguida, clique em Aplicar. 9. Para retornar o modo de exibição ao seu estado sem agrupamento, clique em Nenhum Grupo na caixa Agrupar por. Criar ou Modificar Tabelas Se nenhuma das tabelas fornecidas com o Microsoft Office Project 2003 atender às suas necessidades, será possível criar uma nova tabela ou modificar uma tabela existente. Criar ou modificar uma tabela 1. No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Mais Tabelas. Fig 86. CAIXA DE DIÁLOGO MAIS TABELAS 2008 Alfamidia LTDA 111

162 2. Para criar uma tabela de tarefas, clique em Tarefa e, em seguida, clique em Novo. Para criar uma tabela de recursos, clique em Recurso e, em seguida, clique em Novo. 3. Para modificar uma tabela de tarefas, clique em Tarefa, clique no nome da tabela a ser modificada na lista Tabelas e, em seguida, clique em Editar. Para modificar uma tabela de recursos, clique em Recurso, clique no nome da tabela a ser modificada na lista Tabelas e, em seguida, clique em Editar. Fig 87. EDIÇÃO DE TABELAS 4. Na caixa Nome, digite um novo nome para a tabela. 5. Selecione um nome de campo, o alinhamento dos dados e a largura da coluna. 6. Para adicionar um título de coluna diferente do nome do campo, digite um título no campo Título e selecione um alinhamento de título no campo Alinhar Título. 7. Para fazer com que o nome do campo da coluna quebre em uma segunda linha, selecione Sim no campo Quebra de Cabeçalho. 8. Na caixa Formato de Data, clique em um formato para os campos de data. 9. Na caixa Altura da linha, clique em um número para alterar a altura de linha padrão. 10. Para impedir a rolagem da primeira coluna, marque a caixa de seleção Bloquear a primeira coluna. 11. Para ajustar automaticamente a altura da linha de modo que todo o texto caiba, marque a caixa de seleção Ajustar automaticamente as alturas de linha do cabeçalho. Observações: Quando você salvar o projeto, a tabela nova ou modificada será salva com ele. Você não pode aplicar tabelas de tarefas a modos de exibição de recursos ou aplicar tabelas de recursos a modos de exibição de tarefas Alfamidia LTDA 112

163 Criar e Modificar Modos de Exibição Use a caixa de diálogo Definições do Modo de Exibição para criar, rever ou alterar uma definição do modo de exibição. Existem controles diferentes na caixa de diálogo, dependendo se você está trabalhando com um único modo de exibição como o Gráfico de Gantt ou o modo de exibição Diagrama de Rede ou um modo de exibição combinado como o modo de exibição Alocação do Recurso ou Entrada da Tarefa. Você pode: Rever ou modificar um modo de exibição existente, como o modo de exibição Planilha do Recurso ou Uso da Tarefa. Criar um novo modo de exibição, especificando a tela, a tabela, o grupo e o filtro a ser incluído. Especificar se um nome de modo de exibição deveria ser mostrado no menu Exibir. No menu Exibir, clique em Mais modos de exibição. Clique em Novo, clique em Modo de exibição único ou Modo de exibição combinado e clique em OK. Ou selecione um modo de exibição existente e clique em Editar ou Copiar. Caixa de diálogo Mais modos de exnição Caixa de diálogo Definir Novo Modo de exibição Modo de exibição único Nome: Especifica o nome do modo de exibição. Caixa de diálogo Definição do modo de exibição em Alfamidia LTDA 113

164 Tela: Especifica o tipo de tela, por exemplo, Gráfico de Gantt, Planilha de Recursos ou Formulário de Tarefas. Se estiver editando ou copiando um modo de exibição existente, esta caixa nomeará a tela usada pelo modo de exibição selecionado. Se você estiver criando um novo modo de exibição, poderá selecionar a tela nessa caixa. Esta tela se torna a estrutura para seu novo modo de exibição. Tabela: Especifica qualquer tabela a ser usada no modo de exibição para listar os campos de informações Grupo: Especifica qualquer grupo a ser usado no modo de exibição para categorizar seus recursos ou tarefas do projeto. Filtro: Especifica qualquer filtro a ser usado no modo de exibição para visualizar ou realçar as informações do projeto selecionado. Realçar filtro: Formata tarefas ou recursos que atendem aos critérios de filtros para realçá-los de uma maneira diferente de outras tarefas ou recursos. Mostrar no menu: Exibe o nome deste modo de exibição no menu Exibir ou na Barra de Modos. Fig 88. MODO DE EXIBIÇÃO GRÁFICO DE GANTT MODO ÚNICO Modo de exibição combinado Fig 89. DEFINIÇÃO DO MODO DE EXIBIÇÃO 2008 Alfamidia LTDA 114

165 Nome:Especifica o nome do modo de exibição. Superior: Exibe o modo de exibição que é mostrado na parte superior do modo de exibição combinado. Inferior: Exibe o modo de exibição que é mostrado na parte inferior do modo de exibição combinado. Mostrar no menu: Exibe o nome deste modo de exibição no menu Exibir ou na Barra de Modos. Desmarque a caixa de seleção para ocultar o nome do modo de exibição. Para novas tarefas, esta caixa de seleção está desmarcada por padrão. Fig 90. MODO DE EXIBIÇÃO COMBINADO- GRÁFICO DE GANTT SUPERIOR E USO DO RECUSROS- INFERIOR Modificar Formatações Os comandos a seguir são acessados via menu Formatar. No qual nos permite alterar a aparência das tabelas, e dos gráficos em uso. Fonte: Permiti modificar a aparência do texto da tabela em uso Alfamidia LTDA 115

166 Barras: Personalizar a aparência de uma barra de Gantt individual na parte de gráfico de um modo de exibição Gant. Escala de Tempo: Especificar as opções de exibição e formatação para essas três camadas de escala de tempo para o modo de exibição atual e período de folga. Linhas de grade: Analisar ou modificar a aparência e os intervalos das linhas de grade em um modo de exibição Estilos de Barras: Personalizar a aparência de todas as barras de Gantt que atendem a certas condições relacionadas ao tipo de informação representado pela barra, na parte de gráfico do modo de exibição Gráfico de Gantt Alfamidia LTDA 116

167 Layout: Para analisar ou alterar a exibição das caixas do Diagrama de Rede na tela. Fig 91. CAIXA DE DIÁLOGO LAYOUT Resumo da Unidade Nesta unidade aprendemos como personalizar o Microosft Project 2003 como: Classificar tarefas. Criar e modificar filtros. Criar e modificar tabelas. Criar e modificar modos de exibição. Modificar as formatações padrões Alfamidia LTDA 117

168 Laboratório 11: Personalizando o Microsoft Project 2003 Neste laboratório vamos fixar os conceitos aprendidos na unidade. Objetivos Após completar esse laboratório, você será capaz de: Criar filtros, modos de exibição, alterar a escapa da de tempo e classificar. Etapas 1. Abra o Projeto PJOffice. 2. Classsifique as tarefa por duração seguida por custo decrescente. Depois volte ao normal. 3. Aplique um filtro para verificar somente as tarefas criticas. Depois volte ao normal. 4. Crie um filtro para cerificar as tarefas com o custo maior ou igual ao custo de linha de base. Depois volte ao nomal. 5. Crie uma tabela com o nome Risco por Custo. Tendo os seguintes campos: Id, Nome da tarefa, Custo, Numero1(Probabilidade), Numero2(Impacto) e Texto1(Gravidade). E Aplique a tabela para visualizar. Esta tabela será utilizada mais adiante Alfamidia LTDA 118

169 Unidade 12: Tópicos Avançados Objetivos da Unidade Após completar essa unidade, você será capaz de: Criar uma imagem do tipo gif. Copiar figura para um programa Office. Exportar e importar um projeto. Criar e editar campos personalizados. Tópicos da Unidade Copiar imagem do Project para outro programa ou página web. Copiar figura para outro programa Office. Exportar um Projeto. Importar um Projeto. Campos Personalizados. Organizador. Importar uma lista de tarefas do Microsft Office Outlook Copiar Imagens do Project para outro Programa ou Página da Web 1. Se desejar copiar todas as partes visíveis do plano do Microsoft Office Project 2003, clique em Copiar Imagem. Se quiser copiar apenas uma parte do plano, selecione as informações a serem copiadas e clique em Copiar Imagem Alfamidia LTDA 119

170 Fig 92. CAIXA DE DIÁLOGO COPIAR IMAGEM Especifique como deseja processar a imagem: Para copiar as informações conforme exibidas na tela, mantendo intacta toda a formatação, clique em Para tela. Para copiar as informações tal como devem ser impressas, clique em Para impressora. Para copiar as informações como um arquivo de imagem GIF, visando usá-las em uma página da Web e em outros programas, clique em Para arquivo de imagem GIF e especifique caminho e nome do arquivo. 2. Para copiar informações referentes a um intervalo de datas diferente do exibido atualmente na escala de tempo, em Escala de Tempo, digite ou selecione uma data de início e uma data de término nas caixas De e Até. 3. Clique em OK. 4. Se tiver clicado em Para tela ou Para impressora, vá para o programa em que deseja colar as informações do Project e cole a imagem usando o comando Colar do programa. Observações: Se a imagem exceder 56 cm por 56 cm, você receberá opções para ajustar o tamanho antes de exibi-la em outro programa. O limite interno máximo de uma imagem é de 864 cm por 1000 tarefas. Se tiver selecionado Para arquivo de imagem GIF e a imagem exceder 254 cm por 254 cm, você receberá opções para reduzir o tamanho. Copiar Figura para um Programa do Office No Microsoft Office Project 2003, você pode usar o Copiar Imagem para o Assistente do Office para exibir informações sobre o projeto em um novo documento do PowerPoint, Word ou Visio Alfamidia LTDA 120

171 1. Na barra de ferramentas Análise, clique em Copiar Imagem para o Assistente do Office. Se a barra de ferramentas não for exibida, no menu Exibir, aponte para Barra de Ferramentas e clique em Análise. 2. Siga as instruções do Copiar Imagem para o Assistente do Office. Observação: Para copiar uma figura para o PowerPoint, Word ou Visio, é preciso ter instalada a versão 2000 ou posterior do programa correspondente. Etapa 2/5 Etapa 3/5 Etapa 4/5 Etapa 5/5 Exportar Projetos Para exportar diversos dados e um projeto para outros formatos: 1. No menu Arquivo, selecione Salvar como. 2. Na caixa Salvar como tipo, selecione o formato do arquivo a ser exportado Alfamidia LTDA 121

172 Fig 93. EXPORTAÇÃO DE ARQUIVOS NO MS PROJECT 2003 Siga o Assitente de Exportação. 1. Se você estiver fazendo a exportação para um formato do banco de dados, será possível clicar em Um projeto inteiro para exportar todos os campos no projeto. Clique em Somente dados selecionados caso deseje exportar apenas determinados campos para o formato do banco de dados. A opção Um projeto inteiro é selecionada por padrão. 2. Se você estiver fazendo a exportação para uma pasta de trabalho do Excel, clique em Modelo de Projeto do Excel ou Dados Selecionados, que é o padrão. Se você selecionar a opção Modelo de Projeto do Excel, não será necessário mapeamento adicional. 3. Selecione Novo mapa se quiser criar um novo mapa de exportação para esse formato de arquivo desde o início. Este é o padrão. Usar mapa existente. Selecione Usar mapa existente se quiser usar um mapa criado e gravado anteriormente ou se quiser usar um mapa pronto fornecido pelo Project. 4. Tarefas: Especifica que todas as informações sobre a tarefa do projeto devem ser exportadas para o formato de arquivo selecionado. (Isso não inclui informações sobre tarefas divididas em fases) Alfamidia LTDA 122

173 Recursos: Especifica que todas as informações sobre o recurso do projeto devem ser exportadas para o formato de arquivo selecionado. (Isso não inclui informações sobre recursos divididos em fases). Atribuições: Especifica que todas as informações sobre a atribuição do projeto devem ser exportadas para o formato de arquivo selecionado. (Isso não inclui informações sobre atribuições divididas em fases). 5. Defina os campos a serem exportados e seus nomes na região De: e Para: Importar Projetos 6. Salvar Mapa: Abre a caixa de diálogo Salvar Mapa, que pode ser usada para salvar o mapa para uso futuro, mesmo que seja nesse ou em outros projetos. Você pode usar o Organizador para copiar esse mapa para o modelo de projeto global ou para outro arquivo de projeto. Término: Conclui o processo de exportação. 1. Acesse o menu Arquivo e selecione o comando Abrir 2. Na caixa de Arquivos do tipo, selecione o formato do arquivo a ser importado. 3. Selecione o arquivo 4. Quando o Assistente de Importação for iniciado, clique em Avançar. 5. Defina se um novo mapa será criado para importação ou se um mapa existente será empregado. 6. Se um novo mapa for definido, siga os passos vistos anterioremente na Exportação de projetos Alfamidia LTDA 123

174 Fig 94. CAIXA DE DIÁLOGO ASSISTENTE PARA IMPORTAÇÃO MODO IMPORTAÇÃO Campos Personalizados O Microsoft Office Project 2003 sempre incluiu campos extras (para texto, sinalizadores, números, datas, custo, datas de início e término e durações) para armazenar dados personalizados. Você pode personalizar esses campos para obter as informações desejadas, usando fórmulas, cálculos de valores específicos ou indicadores gráficos. Criar um campo personalizado 1. Selecione Ferramentas, Personalizar, Campos. O Project exibe a caixa de diálogo Personalizar campos. Fig 95. CAIXA DE DIÁLOGO PERSONALIZAR CAMPOS 2008 Alfamidia LTDA 124

175 Fig 96. CAIXA DE DIÁLOGO LISTA DE VALORES Fig 97. RENOMEAR CAMPO 2. Selecione Tarefas ou Recursos. Em seguida, abra a caixa de lista Tipo e selecione o tipo de campo que deseja personalizar. O tipo selecionado determina os valores que você pode incluir na lista de seleção. 3. Lista. Por exemplo, selecionei Texto porque quero configurar uma lista de valores contendo Baixa, Média ou Alta. 4. Para fornecer um nome significativo para o código, clique no botão Renomear e digite o nome novo. Você não pode usar nenhum nome que o Project já esteja usando. No exemplo, chamei o campo de Qualidade da Tarefa. Em seguida, clique em OK para exibir novamente a caixa de diálogo Personalizar campos. 5. Clique no botão Lista de Valores para exibir a lista de valores da caixa de diálogo Nome do campo, 6. Você precisa exibi-lo em um modo de exibição de planilha. Se definiu um campo de tarefa, é possível usar qualquer modo de exibição de planilha de tarefa. Se definiu um campo de recursos, use qualquer modo de exibição de planilha de recursos. Fig 98. INSERINDO UMA COLUNA 2008 Alfamidia LTDA 125

176 7. Para exibir a coluna, clique com o botão direito do mouse no título da coluna que deve aparecer à esquerda do campo personalizado.o Project seleciona a coluna e exibe um menu de atalho a partir do qual você pode selecionar Inserir coluna. 8. Na caixa de diálogo Definição da coluna abra a caixa de lista Nome do campo e selecione o campo personalizado que você definiu usando o nome que forneceu quando definiu o campo. Opcionalmente, altere o restante das informações na caixa de diálogo e clique em OK. O campo personalizado aparece na tela. Fig 99. CAIXA DE DIÁLOGO DEFINIÇÃO DE COLUNA Usando fórmulas nos campos personalizados Suponha que seu gerente diga que parte da sua avaliação no gerenciamento do projeto dependerá da precisão das suas estimativas de custo. Nessas circunstâncias, você pode monitorar as tarefas nas quais o custo real excede o custo da linha de base. Você pode configurar um campo personalizado para ajudar a identificar facilmente essas tarefas. 1. Selecione Ferramentas, Personalizar, Campos. 2. Selecione Tarefas ou Recursos e, em seguida, abra a caixa de lista Tipo e selecione o tipo de campo que deseja personalizar. Neste exemplo, escolherei Tarefas e Custo porque quero comparar os valores de custo de tarefa. O tipo de campo que você seleciona na lista Tipo tem uma importância diferente de quando você cria uma fórmula e não uma lista de valores. 3. Se você selecionar o tipo errado quando criar uma lista de valores, não poderá definir os valores apropriados para a lista. Entretanto, se você selecionar um tipo que não coincide com aquilo que está tentando calcular em uma fórmula, o Project permite criar a fórmula, mas exibe ERRO na coluna de campo personalizado da planilha. Por exemplo, suponha que você queira calcular um custo e selecione Data na lista Tipo. O Project ainda permite que você crie a fórmula, mas como a fórmula realmente não faz sentido, você vê ERRO quando exibe a coluna de campo personalizado. 4. Para fornecer um nome significativo para o código, clique no botão Renomear e digite o nome novo. Você não pode usar um nome que o Project já esteja usando. No exemplo, chamei o campo de Diferença. Em seguida, clique em OK para exibir novamente a caixa de diálogo Personalizar Campos. 5. Clique no botão Formula para exibir a caixa de diálogo Formula para Alfamidia LTDA 126

177 Fig 100. CAIXA DE DIÁLOGO FORMULA PARA Crie uma fórmula na caixa de texto o selecionando campos ou funções. Para selecionar um campo, clique no botão Campo. O Project exibe uma lista de categorias de campos. Selecione a categoria de campo apropriada e o Project exibe uma lista de campos disponíveis. Para selecionar uma função, siga o mesmo processo clicando no botão Função. Fig 101. FÓRMULA PARA DIFERENÇA Dica: Para fazer um cálculo, use os operadores que aparecem acima dos botões Campo e Função. Se você criou essa fórmula em outro projeto é possível importá-la do modelo Global (assumindo que você salve a fórmula no modelo Global) ou abrir o projeto que contém a fórmula antes de criá-la no novo projeto. Quando você clica no botão Importar Formula, o Project exibe uma lista de modelos disponíveis ou de arquivos abertos do Project. Selecione a localização apropriada, o tipo e nome do campo.em seguida, clique em OK. 7. Clique em OK.O Project avisa que descartará todas as informações armazenadas anteriormente no campo personalizado e substituirá as informações pelos valores calculados com base na fórmula. 8. Clique em OK para salvar a fórmula e exibir novamente a caixa de diálogo Personalizados Campos. Se você clicar em OK neste ponto, o Project calcula um valor para a fórmula.. Com base na fórmula criada, os valores positivos representam as tarefas nas qual o Custo excedeu o Custo de linha de base e tecnicamente a coluna Diferença nada mais é do que a coluna Variação da tabela Custo Alfamidia LTDA 127

178 Você pode sinalizar os valores de forma gráfica, utilizando os Indicadores gráficos na Caixa de diálogo Personalizar campos. Organizador Copiar, excluir ou renomear elementos do projeto usando o Organizador Você pode copiar elementos do projeto (como campos, grupos, calendários, barras de ferramentas, mapas, formulários, tabelas, filtros, modos de exibição, relatórios e módulos) entre o arquivo global e o arquivo de projeto ativo ou entre dois arquivos de projeto. Pode também excluir ou renomear esses elementos. 1. No menu Ferramentas, clique em Organizador. Se desejar alterar o modelo global da empresa, abra-o antes de alterar os elementos com o Organizador. Fig 102. CAIXA DE DIÁLOGO ORGANIZADOR 2. Clique na guia desejada. 3. Na lista Global.mpt ou no Modelo global (+ modelo da empresa armazenado em cache), clique no elemento que deseja copiar, excluir ou renomear. Somente o usuário com privilégios administrativos pode alterar o modelo global da empresa. Para copiar um elemento do projeto, na caixa disponível em localizada à direita, clique no arquivo no qual deseja copiar o elemento e, em seguida, clique em Copiar. Para excluir um elemento do projeto, clique em Excluir e clique em Sim. Para renomear um elemento do projeto, clique em Renomear e digite um novo nome para o elemento Alfamidia LTDA 128