UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE AUTOMATIZAÇÃO DE RELATÓRIOS E PLANILHAS DE CÁLCULOS DE CONTRIBUIÇÃO E ALIMENTAÇÃO DA RESERVA FINANCEIRA DOS CLIENTES DA FUNDAÇÃO LATOSA Por: Leonardo Rodrigo Pessanha de Souza Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2009

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU INSTITUTO A VEZ DO MESTRE AUTOMATIZAÇÃO DE RELATÓRIOS E PLANILHAS DE CÁLCULOS DE CONTRIBUIÇÃO E ALIMENTAÇÃO DA RESERVA FINANCEIRA DOS CLIENTES DA FUNDAÇÃO LATOSA Apresentação de monografia ao Instituto A Vez do Mestre Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Projetos Por: Leonardo Rodrigo Pessanha de Souza

3 3 AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar, a Deus todo poderoso que move céus e terras apenas com a sua vontade, pela determinação, coragem, persistência, por colocar na minha vida pessoas maravilhosas, que me amparou nos momentos de desespero e angustia que me deu e dá todos os dias forças nos momentos de fracasso para continuar meus caminhos nos estudos e na vida, ao meu tio Sr. Jairo Marcos, a Srta. Renata Rodrigues, a todos meus professores do Curso pelos seus ensinamentos durante as aulas. Merecendo menção à parte, o Prof. Marcelo Viola e Sra. Nadia Cristina.

4 4 DEDICATÓRIA A uma mulher que abriu mão de todo um sonho e de sua liberdade, para dar-me o alimento e a educação necessária para me tornar um homem digno e admirável perante todos, sem ela eu nada seria, dedico cada linha e cada letra desta Monografia a minha avó Sra. Luiza Ferreira Pessanha que sempre me incentivou ir mais além, que por muitas vezes quando estive cara a cara com o fracasso e não encontrava ninguém para dar-me uma palavra de estímulo, ela me oferecia o seu colo repleto de amor e carinho, com palavras ásperas, porém repletas de conhecimentos e sabedoria, que mais pareciam broncas e que na verdade foram palavras que me direcionaram ao caminho correto, árduo sim, entretanto só assim pode superar as baixas expectativas que a vida me ofereceu. Sem ela eu não seria nada eu não seria ninguém.

5 5 RESUMO Este trabalho monográfico busca demonstra a eficácia e a eficiência da ferramenta Visual Basic for Applications aplicada aos controles internos de uma gerência onde há uma series de atividades que envolvem cálculos e conferencias de valores e dados cadastrais. Ele também busca apresentar uma solução pratica e viável para os risco e ameaças existentes nesta gerência utilizando Visual Basic for Applications aplicada ao Microsoft Excel, reduzindo significativamente o tempo e os riscos e ameaças da execuções das tarefas desta gerência.

6 6 METODOLOGIA Os métodos que levam ao problema proposto através de pesquisa bibliográfica, pesquisa de campo, observação do objeto de estudo, etc.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - Gerência de Controle da Arrecadação 10 CAPÍTULO II - Visual Basic for Applications Vba 14 CAPÍTULO III VBA Aliado ao Controle Interno 22 CONCLUSÃO 35 BIBLIOGRAFIA 36 ÍNDICE 38

8 8 INTRODUÇÃO Antes de iniciarmos este trabalho monográfico informo que por motivos de sigilo empresarial o nome da empresa Fundação LATOSA é fictício. Podemos definir Controles Internos de varias maneiras e de vários pontos de vista diferentes, porem devemos voltar a origem de cada palavra e buscar seus significados parar obtermos uma conclusão mais nítida e sucinta. Segundo o dicionário Aurélio, controle é Ato ou poder de controlar, Fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, etc. Deste modo podemos afirmar que, controle interno é o ato de controlar as atividades internas de um determinado local, neste caso de uma determinada gerência, podendo ser estas atividades gerenciais ou não, utilizando ferramentas próprias, com a finalidade de atingir resultados seguros e favorecedores para a empresa. Quanto às ferramentas utilizadas para os controles internos de uma determinada empresa, pode ser bastante variado tendo em vista o quantitativo de ferramentas oferecidas pelo mercado atualmente. Porém uma ferramenta que vem ganhando espaço na empresas e sendo utilizadas para o controle é o a ferramenta Visual Basic for Applications VBA com seus métodos de automatização das planilhas e relatórios, que visa diminuir o tempo total dos processos e diminui potencialmente o risco de erros humano. Esta ferramenta será a base dessa monografia que busca um melhor controle e melhores resultados para os cálculos de contribuição e alimentação da reserva financeira dos clientes da Fundação LATOSA.

9 9 No Capitulo I deste trabalho monográfico, iremos conhecer a Gerência de Controle da Arrecadação, sua historia, suas atividades, seus riscos e suas ameaças. No Capitulo II iremos abordar as aplicações, as vantagens e as desvantagens da ferramenta Visual Basic for Applications e como ela tem evoluído ao longo da sua historia. No Capitulo III veremos os conceitos de controles internos e suas aplicabilidades, vermos também como podemos utilizar o Visual Basic for Applications para realizarmos os controles internos da Gerência de controle da Arrecadação e suas vantagens.

10 10 CAPÍTULO I GERÊNCIA DE CONTROLE DA ARRECADAÇÃO 1.1 Fundação LATOSA A Fundação LATOSA (nome fictício), segundo a experiência do autor, pode ser descrita, como uma entidade de previdência complementar fechada multipatrocinada, sem fins lucrativos, e foi fundada em 31 de fevereiro de 1970, de acordo com a legislação em vigor. Inicialmente foi criada para administrar o fundo de pensão dos funcionários da malha férrea. Possui participantes, portanto, em todos os Estados do Nordeste, Rio de Janeiro, São Paulo, Rio Grande do Sul, Paraná, Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Minas Gerais. O patrimônio da Fundação LATOSA, de cerca de R$ 5 bilhões, é constituído pelas contribuições das patrocinadoras, dos participantes ativos, e, também, pelos rendimentos auferidos com a aplicação desses recursos nos mercados financeiro e imobiliário. A Fundação LATOSA, é dividida em três diretorias sendo elas Diretoria Financeira e Administrativa, Diretoria de Superintendência e Diretoria de Seguridade. A Diretoria Financeira e tem como finalidade cuidar de toda a parte de investimentos e administração da empresa, a Diretoria de Seguridade administra os planos previdenciários e os recursos recebidos dos participantes e das patrocinadoras e a Diretoria de Superintendência tem como principal atividade supervisionar as demais diretorias e tratar de assuntos internos com as patrocinadoras. O foco deste trabalho monográfico está na Diretoria de Seguridade, mas especificamente na Gerência de Arrecadação.

11 Gerência de Controle da Arrecadação Segundo a experiência do autor, a Gerência de Controle da Arrecadação foi criada em 01 junho de 2003, após ser separada da Gerência de Cadastro, a Gerência de Controle da Arrecadação passou a ter como principais atividades calcular e arrecadar as contribuições, alimentar os saldos das contas dos participantes, cobrar os participantes e as patrocinadoras que possuem débitos, informar aos participantes através de extratos os valores reais dos saldos de suas contas, informar mensalmente a Diretoria de Seguridade e a Gerência Contábil os valores arrecadados no mês corrente, os valores a serrem arrecadados no mês subseqüente e os valores que não foram arrecadados per falta de pagamento dos participantes ou das patrocinadoras. Passou também a gerar o arquivo digital de cobrança das patrocinadoras para recebimento das contribuições no sistema da Fundação LATOSA. 1.3 Ameaças e riscos A Gerência de Controle da Arrecadação apresenta algumas deficiências no controle de suas atividades, pois os processos de gerar os arquivos de recebimentos de contribuições das patrocinadoras, gerar os extratos dos saldos dos participantes, calcular os débitos das contribuições em atrasos e corrigi-las, gerar o relatório informativo de valores recebidos e receber são realizados manualmente aumentando a possibilidade de erros e informações incorretas. Podendo gerar um retrabalho e uma perda financeira para a empresa. Quando são identificados riscos adicionais associados a diversas alternativas de pessoal, é necessário reexaminar um ou mais desses processos (PMBOK, 2004, p.77).

12 12 As ferramentas da análise de risco, como análise da árvore de decisão, podem ser usadas para escolher as respostas mais adequadas. Em seguida, são desenvolvidas ações específicas para implementar essa estratégia. Podem ser selecionadas estratégias principais e de reserva. É possível desenvolver um plano alternativo para ser implementado se a estratégia selecionada não for totalmente eficaz ou se um risco aceito ocorrer. (PMBOK, 2004, p.261). Atualmente a Gerência de Controle da Arrecadação utiliza como ferramenta de controle e de execução planilhas do Microsoft Excel, onde são informadas series de dados que são calculados e/ou informados pelo sistema da Fundação LATOSA. Alguns desses dados informados manualmente, são valores calculados com base no salário dos participantes e estes valores são inseridos manualmente no sistema da Fundação LATOSA. Um dos grandes problemas da Gerência de Controle da Arrecadação é o processo de acertos de salários e contribuições dos participantes que estão solicitando algum benefício previdenciário. As organizações percebem os riscos quando eles estão relacionados a ameaças ao sucesso do projeto ou a oportunidades para aumentar as chances de sucesso do projeto. É possível aceitar os riscos que constituem ameaças ao projeto se eles forem equivalentes à premiação que pode ser obtida ao se assumir esses riscos. (PMBOK, 2004, p.240). Os problemas mais comuns nesse processo são as cobranças de parcelas pró-rata, ou seja, as parcelas cobradas das contribuições calculadas proporcionalmente com os dias trabalhados dos participantes da Fundação LATOSA. Este processo requer uma grande atenção e um comprometimento humano muito alto, necessitando ser conferido varias vezes, para intensificar e diminuir a probabilidade de erros. Entretanto mesmo com toda a atenção dedicada pelos funcionários da Gerência de Controle da Arrecadação, ainda há de falhas humanas, tendo em vista que na maioria dos casos são utilizados

13 13 vários relatórios com centenas de informações sobre o histórico de contribuições participante, que por fim podem gerar erros de valores calculados e que fatalmente provocará uma perda financeira para a Fundação LATOSA.

14 14 CAPÍTULO II VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS VBA 2.1 O quê é Visual Basic for Applications aplicado ao Excel Para explicar o que é Visual Basic for Applications aplicado ao Excel ou VBA para Excel como é chamado pelos seus usuários, temos que primeiro conhecer um pouco sobre as ferramentas Excel e Visual Basic for Applications O quê é Excel Em 1978, um aluno da Escola de Administração da Universidade de Harvard, chamado Daniel Bricklin percebeu que seu mestre de finanças gastava muito tempo para modificar e realizar, no quadro negro, novos cálculos, que estavam dispostos em colunas e linhas, criando desta forma uma tabela e, e quando ele alterava uma variável, todos os dados referentes deveriam ser atualizados também! Neste momento o professor tinha de calcular cada fórmula, o que provocava bastante demora. Bricklin (1978), juntamente com seu amigo e programador Robert Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro negro do professor. Tratava-se da primeira Planilha Eletrônica! Os dois então fundaram a empresa VisCorp, em que o produto desenvolvido era o VisiCalc. Naquele momento, os micros eram vistos como brincadeira e suas vendas cresciam muito pouco, mas com o VisiCalc houve um repentino crescimento nas vendas, pois percebeu-se que poderia ser utilizado para assuntos mais sérios e práticos do cotidiano.

15 15 Não só VisiCalc surgiu, mas também aparecem outros programas de Planilhas Eletrônicas disputando espaço num mercado em grande expansão. Em 1983 ocorreu o lançamento de um programa integrado chamado 1.2.3, criado pela empresa Lótus Development Corporation, hoje pertencente à IBM. O além de ser planilha gerava Gráficos e tratava os dados como uma ferramenta de base de dados. Desbancou o VisiCalc da sua posição de líder. Nos anos 80, a Lótus seria a líder de mercado, concorrendo com outras Planilhas (SuperCalc, Multiplan e Quattro Pro). Já nos anos 90, é lançado o MS Windows pela Microsoft e, em seguida, aparece uma Planilha Eletrônica que rodava neste ambiente (MS Excel 3.0) que se tornou líder em seu segmento, ainda que concorrendo com os posteriores: Quattro Pro for Windows e Lótus for Windows. O Microsoft Office Excel é um programa de planilha eletrônica de calculo, escrito e produzido pela Microsoft, para computadores usando o sistema operacional Microsoft Windows e computadores Macintosh da Apple. A versão para Windows também roda no Linux, via Wine. Seus recursos incluem uma interface intuitiva e capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que, juntamente com marketing agressivo, tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos de computador até hoje. (BOOKMAN, 2009, p.8) O quê é Planilha Eletrônica A Planilha é uma folha de cálculo disposta em forma de tabela, na qual poderão ser efetuados rapidamente vários tipos de cálculos matemáticos, simples ou complexos. De acordo com uma filosofia matricial, pode ser utilizada por qualquer pessoa de qualquer setor profissional que tenha no seu trabalho a necessidade de efetuar cálculos financeiros, estatísticos ou científicos.

16 16 Antigamente, o termo planilha dizia respeito às folhas de papel quadriculadas que eram usadas por contadores e administradores de empresas, que as utilizavam para armazenar uma grande quantidade de números, dispostos em linhas e colunas. Esses números poderiam, então, ser somados, subtraídos e comparados, uns aos outros. (BENEVIDES, 2004, p.7). A Planilha Eletrônica é o programa que impulsionou e revolucionou o mercado da informática. O tempo passou e o conceito de planilha também mudou. Hoje, uma planilha eletrônica representa o programa de computador (software) que é utilizado, de modo geral, para manipular cálculos, construir gráficos, gerenciar dados, fazer simulações, etc. (BENEVIDES, 2004, p.8). Em sua evolução, a humanidade sempre tentou criar ferramentas para suprir as novas necessidades que foram aparecendo. Com a Planilha Eletrônica não foi diferente. De fato, o primeiro nome que nos vêm em mente quando falamos desse assunto é o Microsoft Excel, mas embora ele exerça um papel preponderante na evolução desse mercado, não podemos nos esquecer de seus precursores, tais como Visicalc, Supercalc, Multiplan, Quatro Pro for Windows e a famosa Lotus 1-2-3, que durante certo tempo foi a grande aposta dessa área. (LUCIANA BENEVIDES, 2004, p.10). Basta ver que muitas escolas, laboratórios e empresas de diversos ramos cresceram após explorar todo o potencial oferecido pelas planilhas eletrônicas. Em outras palavras, o computador deixou de ser um mero brinquedo e passou a ser um forte aliado no mundo dos negócios, sobretudo, por causa de três grandes características que passaram a determinar, em síntese, a qualidade de uma planilha eletrônica O Microsoft Excel ou Excel

17 17 A Planilha Eletrônica Microsoft Excel está caracterizada como um dos mais importantes aplicativos da área para uso em microcomputadores. O nome Excel vem da abreviatura da Excelent, ou seja, Excelente. O termo Excel em inglês significa primar, superar, ser superior. A operação do Microsoft Excel e das demais Planilhas Eletrônicas, mesmo tendo passado quase 20 anos, continua similar. Mas claro que com o passar dos anos, foram acontecendo melhorias, porém a estrutura principal de operação continua a mesma. Podemos definir o Excel como um programa de software que permite a criação tabelas e calcular e analisar dados. Este tipo de software é denominado software de folha de cálculo. O Excel permite criar tabelas que calculam automaticamente os totais de valores numéricos introduzidos, imprime tabelas em esquemas atrativos e criar gráficos simples. No Excel 2003, você pode criar listas na planilha para agrupar e agir de acordo com dados relacionados. Pode também criar uma lista de dados existentes ou criar uma lista a partir de um intervalo vazio. Quando especifica um intervalo como uma lista, você pode facilmente gerenciar e analisar os dados independentemente dos outros dados que estejam fora dela. Além disso, as informações contidas em uma lista podem ser compartilhadas com outras através da integração com o Windows SharePoint Services.. (BENEVIDES, 2004, p.22) Cálculo Automático Podemos realizar qualquer cálculo no Microsoft Excel, desde que ele seja precedido pelo sinal de igualdade =, caso contrário, o cálculo não será realizado. Após digitar a fórmula, você deve pressionar a tecla ENTER. A tabela 1 a seguir traz alguns exemplos: Tabela 1 Cálculos CÁLCULOS SUPORTADOS PELO MICROSOFT EXCEL

18 18 OPERADOR NOME DA OPERAÇÃO EXEMPLO + Adição =2+3 Subtração =2-3 * Multiplicação =2*3 / Divisão =2/3 ^ Exponenciação =2^3 & Concatenação =2&3 % Porcentagem =2%*3 Além dos cálculos aritméticos, podemos também pode implementar cálculos relacionais para comparar valores contidos nas planilhas. A tabela 2 a seguir traz alguns exemplos: Tabela 2 Relacionais OPERADORES RELACIONAIS OPERADOR NOME DA OPERAÇÃO EXEMPLO = Igualdade =10=20 < Menor que =10<20 > Maior que =10>20 <= Menor ou igual =10<=20 >= Maior ou igual =10>=20 <> Diferente de =10<>10 A última e principal característica de qualquer planilha eletrônica é a geração automática de gráficos. É exatamente nesse ponto que o Microsoft Excel se diferencia das demais planilhas, pois com ele você poderá criar diversos tipos de gráficos, cada qual com seu objetivo, e apenas pressionando uma única tecla. Conforme visualizado nas figura 1 e figura 2. Figura1 Seleção (Extraído do Microsoft Excel 2003).

19 Armazenamento e tratamento de dados Armazenar, organizar e tratar uma grande quantidade de dados também é outra característica fundamental de uma planilha eletrônica do Excel. Desde o seu advento, essa capacidade vem aumentando consideravelmente. Quando abrimos o Microsoft Excel uma nova pasta de trabalho (arquivo) é exibida. Cada pasta de trabalho é composta inicialmente por 3 folhas de cálculos, ou seja, três planilhas. Cada planilha é formada por um conjunto de 256 colunas e linhas. Se multiplicarmos o número de colunas pelo número de linhas existentes teremos exatamente células em cada planilha. E se pensarmos que o Excel nos permite acrescentar até 256 planilhas em cada pasta de trabalho, teremos aproximadamente células em um único arquivo, ou seja, podemos tratar uma quantidade de dados monstruosa visto que cada célula pode armazenar aproximadamente caracteres, o que nos leva ao numero aproximado de caracteres para serem tratados de uma única vez em alguns minutos. O que é muito rápido, considerando que um ser humano levaria meses talvez anos para tratar tamanha quantidade de dados. O usuário pode restringir dados a um determinado tipo, como números inteiros, números decimais ou texto, e definir limites para as entradas válidas. Por exemplo, imagine que na planilha de vendas, nas células onde seriam inseridas as quantidades vendidas, você quisesse bloquear a entrada de números "quebrados" (com casas decimais), permitindo somente a entrada de números inteiros. (BENEVIDES, 2004, p.54).

20 Visual Basic for Applications A partir da versão 97 do Office toda suite Microsoft (incluido o Project) incluiu o VBA como linguagem embutida. Com o VBA podemos utilizar todas as aplicações e todas a sua funcionalidade de maneira a permitir que outras aplicações a acessem via VBA. Ou seja, podemos acessar toda a funcionalidade do Word, Excel, PowerPoint, Access através do Visual Basic. O VBA é uma linguagem de programação, baseada na linguagem BASIC, desenvolvida para atuar em conjunto com as aplicações do Microsoft Office. Trata-se de uma linguagem de programação visual, utilizando o paradigma de orientação a objetos e orientada a eventos. A linguagem VBA é baseada na implementação de macros. Uma macro é um conjunto de instruções com a finalidade de desempenhar uma determinada tarefa. Uma macro é criada de forma a poder ser reutilizada em ocasiões futuras. (SHEPHERD, 2006, p.5). Para trabalhar com VBA utiliza-se a mesma interface, ou Ambiente de Desenvolvimento Integrado (IDE). No Office o IDE é chamado de Visual Basic Editor. Podemos acessar o Visual Basic Editor no Word, Excel e PowerPoint selecionando o menu Ferramentas e a opção Macro clicando a seguir em Editor do Visual Basic (ou Alt+F11). Conforme visualizado nas figura 3 e figura 4. O ambiente de programação do VBA no Excel é acionado pela opção Ferramentas/Macro/Editor do Visual Basic ou através das teclas de atalho ALT+F11. (SHEPHERD, 2006, p.7).

21 21 Figura 3 Editor de MACRO (Extraído do Microsoft Excel 2003). Figura Deste 4 modo Editor teremos de MACRO acesso 2 Microsoft ao editor Office do Visual Visual Basic. Basic for Applications 2003).

22 22 Uma problemática do uso do VBA é a susceptibilidade perante a ameaça de vírus informáticos. Os chamados macro-vírus fazem uso do VBA. Por esse problema o Excel vem equipado com uma ferramenta de segurança que permite ou não a utilização da macro. Conforme visualizado nas figura 5 e figura 6: Figura 4 Segurança (Extraído do Microsoft Excel 2003). Figura 6 Segurança 2 (Extraído do Microsoft Excel 2003).

23 Visual Basic for Applications aplicado ao Microsoft Excel - Macro Uma macro é um pequeno programa que contém uma lista de instruções a realizar no Excel. Como sendo um repositório de operações, uma macro pode executar um conjunto de tarefas através de um único procedimento o qual pode ser invocado rapidamente ou em um determinado momento. As instruções que formam o corpo da macro são escritas num código próprio para que o computador as possa entender, essa linguagem é designada por VBA Visual Basic for Applications. Conforme visualizado na figura 7: Figura 7 Editor de MACRO 3 (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).

24 24 As Macros podem ser geradas ou criadas dos seguintes modos, através do Gravador de Macros do Microsoft Excel ou utilizando o editor e programando em Visual Basic for Applications. Conforme visualizado na figura 8: Figura 8 Editor de MACRO 4 (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).

25 25 CAPÍTULO III VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS ALIADO AOS CONTROLES INTERNOS 3.1 Controles Internos Controles internos são processos operado pelo conselho de administração, pela administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias: a) confiabilidade de informações financeiras; b) obediência (compliance) às leis e regulamentos aplicáveis; c) eficácia e eficiência de operações. (BOYTON, 2002, p.320). Para melhor entender e situar a importância da função de controle, torna-se necessário fazer uma digressão conceitual e lembrar os fundamentos que orientam a atividade de administração. A Administração de uma entidade deve estar estruturada e organizada de acordo com princípios científicos aplicáveis às funções básicas que a compõem, para melhor realizar os seus planos e alcançar os objetivos que constituem a razão da sua existência. Segundo os clássicos, como Frederick Taylor e Henri Fayol, e outros mais modernos que os sucederam, a administração deve atender, particularmente, aos princípios de organização, planejamento, comando e controle. O controle constitui um dos princípios basilares da administração, de tal forma que a inexistência dessa função ou as deficiências que apresentar tem reflexos diretos e negativos com a mesma intensidade nas demais funções (organização, planejamento e comando), decretando invariavelmente a frustração parcial ou total dos seus objetivos. Os resultados medíocres ou

26 26 desastrosos na administração pública ou privada têm sempre como responsáveis às falhas do controle, de igual forma como o sucesso repousa fundamentalmente na sua eficiência. somente o planejamento não assegurará a realização dos planos; também será necessário controle. Este processo de controle exige que estejam estabelecidos padrões de desempenho, que atuarão como guias para a realização bem sucedida desse planejamento estratégico. (KRONMEYER, 2000, p.3). Controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. (AUDIBRA, 1992, p.48). O bom administrador aquele que sabe tirar proveito do controle, pois através dele obtém informações sobre o plano organizacional, quanto à sua dinâmica e eficácia, sobre a execução dos projetos e atividades, se está de conformidade, ou não, com o planejamento, sobre o comportamento dos agentes e promotores da execução de projetos e de atividades, e do seu grau de adesão às políticas da Administração, sobre o comportamento da ação executiva e do nível de consecução das metas estabelecidas, e sobre os resultados obtidos, em confronto com as metas planejadas. Hoje o controle encontra-se num estágio ainda mais avançado e estrutura-se, basicamente, sobre princípios de comprovada eficiência. Espelha-se nos modelos aplicados aos grandes conglomerados empresariais do mundo desenvolvido. O controle interno, como foi visto, faz parte do plano de organização da Administração e tem os mesmos objetivos. Ocupa-se essencialmente com o processamento de informações que retro alimentem a função de comando, concorrendo para a correta tomada de decisões, coexiste com as demais funções da Administração e com elas, por vezes, se confunde, sendo cada

27 27 qual indispensável para o funcionamento do sistema que formam, de tal maneira que a falha em uma delas pode embaraçar o funcionamento de todo o conjunto. O controle interno tem expressão funcional e sua ação não admite concentração puramente orgânica. Embora não haja unanimidade na identificação de suas funções básicas, as mais freqüentemente mencionadas são, organização (administrativa, jurídica e técnica), procedimentos e métodos, informações (planejamento, orçamentação, contabilidade, estatística e informatização), recursos humanos e a auto-avaliação. O sistema de controle interno se constitui na alma do plano de organização de qualquer entidade, fundamentalmente comprometido com a realização dos objetivos da própria Administração, os quais constituem a razão de sua existência. O esforço do planejamento é essencial para todos os fatores que afetam a organização, independente do fato de serem controláveis ou não. Quanto melhor for o processo de planejamento e controle, melhores suas possibilidades de crescer com continuidade. (CATELLI, 1999, p.149) Controles Internos Gerenciais O controle representa o acompanhamento, a monitoração e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se tudo está acontecendo de acordo com o planejamento, organizado.controle é a função administrativa relacionada com a monitoração das atividades a fim de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos, permitindo as correções necessárias para atenuar os desvios. (CHIAVENATO, 2004, p.16). Uma das funções do Controle Interno é a avaliação de sua própria atividade. Sabendo-se que suas funções convivem na administração com

28 28 todas as demais funções, resulta que se encontra presente em cada desdobramento da organização. Evidencia-se, por exemplo, na atividade de triagem de ingresso e saída de pessoas, veículos, bens e mercadorias, no acompanhamento das condições de qualidade dos serviços e dos produtos, na feitura de estatísticas, na contabilização física e financeira, nos registros dos recursos humanos e dos correspondentes dados cadastrais, funcionais e financeiros. A supervisão das atividades de controle interno compete à função de Comando, que dele necessita para bem administrar. Importa-lhe, por isso, preservar seu funcionamento com eficiência. O tamanho e a complexidade das organizações modernas, porém, têm dificultado e, por vezes, impossibilitado a supervisão direta de todas as operações por parte dos dirigentes superiores, obrigando-os a delegar parte dessas funções a outros profissionais. Estes, com a devida independência, coletam dados estratégicos, analisam-nos e colocam à disposição da direção as informações finais sobre o comportamento operacional da entidade. A organização do sistema de controle interno e o seu funcionamento eficiente é da inteira responsabilidade do administrador, como corolário do dever de bem administrar e de prestar contas. Incumbe ao administrador, primeiramente, gerir o patrimônio e os recursos a ele confiados com proficiência, sem desperdícios e desvios, em segundo lugar, cumpre-lhe prover as condições para demonstrar a prática da boa administração e permitir a verificação, por parte dos órgãos de controle externo, de que agiu com correção e competência. Uma vez organizado o controle interno, há que mantê-lo sob permanente vigilância e avaliação, pois se sabe que as falhas de seu funcionamento trazem reflexos inevitáveis nos resultados da administração, podendo comprometê-la irremediavelmente. A prevenção de riscos envolve mudanças no plano de gerenciamento do projeto para eliminar a ameaça apresentada por um risco adverso, para isolar os objetivos do projeto do impacto do

29 29 risco ou para flexibilizar o objetivo que está sendo ameaçado, como extensão do cronograma ou redução do escopo. O esclarecimento dos requisitos, obtenção de informações, melhoria da comunicação ou aquisição de especialização podem prevenir alguns riscos que surgem. (PMBOK, 2004, p.261). 3.2 Softwares de controles Atualmente existem centenas de softwares utilizados para realizar controles internos. Estes softwares podem ser comprados, criados ou simplesmente podem ser baixados da Internet pelo usuário interessado. Os softwares que comprado comprados necessitam de uma licença para serem executados nas maquinas da empresa e em alguns casos e necessário uma licença para cada maquina e na maioria das vezes para cada licença a empresa necessita pagar uma taxa, tornando assim o software uma ferramenta muito cara dependendo do custo - beneficio da empresa. Os softwares gratuitos (baixados da Internet), podem não suprir a necessidade da empresa, pois nem sempre este é completo ou possui todas as ferramentas especificas ou necessárias para a execução do controle interno. Os softwares criados pela empresa por outro lado pode ser muito uma boa escolha, pois o custo é muito menor que os softwares comprados e não necessitam de licenças para serem executados nos computadores da empresa. Porém os softwares criados pela empresa não são criados da noite para o dia, na maioria das vezes é necessário um largo período de tempo para que o software seja criado, testado e implementado.

30 30 Softwares de gerenciamento de projetos, como aplicativos de software para estimativa de custos, planilhas computadorizadas e ferramentas estatísticas e de simulação, são amplamente usados para auxiliar na estimativa de custos. Essas ferramentas podem simplificar o uso de algumas técnicas de estimativa de custos e, portanto, facilitar uma análise rápida de diversas alternativas de estimativa de custos. (PMBOK, 2004, p.165). 3.3 Visual Basic for Applications utilizado como software de controle interno Caso a empresa utilize uma base de dados extensa e utilize planilhas do Microsoft Excel para realizar as suas tarefas. A criação de uma interface com o usuário utilizando o Microsoft Excel para a realização de tarefas é uma alternativa viável e de custo infinitamente baixo. Sim podemos criar um uma interface com o usuário utilizando o Microsoft Excel, mas especificamente utilizando o Visual Basic for Applications aplicado ao Microsoft Excel (Macro), neste caso ele funciona como um software que integrará todas as informações do banco de dados em um único sistema simples e de baixíssimo custo de manutenção. Este sistema pode efetuar cálculos gigantescos, realizar operações lógicas, tratar e identificar risco e ameaças em questão de segundos, tornado assim as atividades da empresa ou da gerência muito mais seguras e fácies de se controlar. Outra grande vantagem de utilizarmos o Visual Basic for Applications aplicado ao Microsoft Excel é que o sistema não requer nenhuma licença para que possa ser instalado, pois é desenvolvido através do sistema operacional Microsoft Excel.

31 Visual Basic for Applications utilizado como ferramenta de controle interno na Gerência de Controle da Arrecadação Com base na experiência do autor, o Visual Basic for Applications aplicado ao Microsoft Excel, utilizado como uma ferramenta para a realização e de controle das tarefas da Gerência de Controle da Arrecadação, teria as seguintes características: Realizaria uma busca por matricula, nome ou CPF do participante; Traria as informações do banco de dados da Fundação LATOSA pertinetes ao a matricula, nome ou CPF utilizado para a realização da busca; Realizaria os cálculos de salários proporcionais; Realizaria os cálculos de contribuições proporcionais; Atualizaria o saldo da conta do participante; Realizaria um levantamento dos valores a serem cobrados; Realizaria um levantamento dos valores a serem devolvidos; Geraria um relatório gerencial de débitos e créditos. Considera as especificações supracitadas teríamos o seguinte sistema projetado em Visual Basic for Applications, conforme pode ser visualizado na figura a seguir: Um sistema de senha para registrar o funcionário que está realizando as operações;

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