Haroldo Silva Diniz Tecnologia da Informação TI Gequímica Produtos Químicos Ltda

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1 Haroldo Silva Diniz Tecnologia da Informação TI Gequímica Produtos Químicos Ltda

2 2 Apresentando o Microsoft Office Outlook 2003 O Microsoft Office Outlook 2003 é um programa de comunicação e gerenciador de informações pessoais que fornece um local unificado para o gerenciamento de s, calendários, contatos e outras informações pessoais e de equipe. Os principais aperfeiçoamentos do Outlook 2003 como o Modo de Transferência em Cache, o agrupamento automático de mensagens, a manipulação de lixo eletrônico e os novos modos de leitura aprimoram o modo como você organiza e gerencia informações, além de melhorar o desempenho e a conectividade do servidor. Aprimorando a experiência do usuário Painel de Navegação: O novo Painel de Navegação é fácil de usar e proporciona a navegação centralizada em todos os componentes do Outlook, além de permitir que você veja as informações da maneira como desejar. As pastas de usadas freqüentemente podem ser adicionadas às Pastas Favoritas, junto com as Pastas de Pesquisa, e ambas podem ser exibidas na parte superior do painel , no Painel de Navegação. No painel Calendário, é possível ver os calendários compartilhados de outras pessoas ao lado do seu próprio calendário, e clicar no link Compartilhar Meu Calendário para rapidamente compartilhá-lo. Nos painéis Contatos, Tarefas, Anotações e Diário, use os links Compartilhar Meu/Minha(s) para compartilhar sua pasta ou os links Abrir (item) Compartilhado para abrir a pasta compartilhada de outra pessoa. Você também poderá facilmente alternar o modo de exibição clicando em uma das exibições mostradas em Modo de Exibição Atual. O painel Atalhos contém links para Outlook Hoje e Atualização do Outlook. Os atalhos ou grupos de atalhos adicionados anteriormente à barra do Outlook para arquivos ou locais fora do programa, como arquivos do Microsoft Excel ou sites, serão automaticamente migrados para o painel Atalhos quando você fizer uma atualização para o Outlook Os atalhos para as pastas do Outlook também serão migrados de forma automática para o painel correspondente. Por exemplo, um atalho de calendário será adicionado ao painel de Calendário. Menu Ir: O novo menu Ir torna mais fácil e rápido alternar entre painéis no Painel de Navegação. Se você preferir navegar usando atalhos de teclado, poderá utilizar as teclas de atalho apresentadas no menu Ir, como CTRL+1 para Correio, CTRL+2 para Calendário e CTRL+3 para Contatos. Painel de Leitura: O Painel de Visualização presente nas versões anteriores do Outlook foi reprojetado e otimizado para ler mensagens de . Assim como um pedaço de papel, o Painel de Leitura é posicionado verticalmente e, quando usado com o novo layout de várias linhas, exibe quase duas vezes mais informações na tela do que o Painel de Visualização. Outros aperfeiçoamentos incluem o recurso de responder às solicitações de reunião e utilizar os botões de votação sem precisar abrir as mensagens.

3 3 Layout de várias linhas: As mensagens podem ser exibidas com o layout de uma ou várias linhas. No novo layout de várias linhas, quatro campos (De, Assunto, Data e Ícone) normalmente são exibidos em uma coluna vertical. Se a lista de mensagens no layout de várias linhas não estiver exibindo todos os cabeçalhos de colunas referentes a um item, você poderá posicionar o cursor do mouse sobre o item para exibir uma Dica de Tela contendo todas as informações, ou especificar que sejam exibidos outros campos em linhas adicionais quando você posicionar o cursor sobre um item. Organizações: Há 13 organizações padrão predefinidas, como agrupar mensagens por categoria, sinalizador e prioridade, que ajudam a exibir as mensagens de diferentes modos. Para alterar rapidamente de uma organização padrão predefinida para outra, clique no cabeçalho da coluna Organizado por e selecione a organização desejada. Organizar por Conversação: Se você recebe muitos s, pode agrupá-los em uma conversação de , uma organização que torna mais fácil localizar e responder às conversações ou aos "segmentos". Para ajudar a ler as mensagens de forma mais rápida, essa organização exibe inicialmente apenas as mensagens não lidas e marcadas com um Sinalizador Rápido. Com um clique, é possível expandir o grupo de mensagens para ver a conversação inteira, incluindo mensagens já lidas. Como todas as mensagens de uma conversação são apresentadas juntas, você pode evitar responder a uma mensagem para descobrir, posteriormente, que alguém já havia respondido. Modo de exibição de Calendário: O modo de exibição de Calendário foi simplificado e agora você pode exibir vários calendários de uma vez. Nesse modo de exibição, o Painel de Tarefas está oculto (mas pode ser facilmente mostrado clicando-se em Painel de Tarefas no menu Exibir) e o Navegador de Data é exibido no Painel de Navegação. Um novo indicador facilita a visualização rápida do dia e da hora atuais. Organizando e gerenciando a Caixa de Entrada Filtro de Lixo Eletrônico: O novo Filtro de Lixo Eletrônico é desenvolvido para funcionar com outros recursos do Outlook 2003 para ajudar a evitar mensagens de indesejadas recebidas todos os dias. Ele usa a tecnologia de ponta desenvolvida pela Microsoft Research para avaliar se uma mensagem deve ser tratada como lixo eletrônico com base em vários fatores, como o horário em que ela foi enviada e o seu conteúdo. O filtro não escolhe nenhum remetente ou tipo de mensagem específico; de modo geral, ele se baseia no conteúdo da mensagem e usa uma análise avançada da estrutura da mensagem para determinar a probabilidade de ser considerada lixo eletrônico. Por padrão, esse filtro é definido para uma configuração baixa projetada para detectar os lixos eletrônicos mais óbvios. Qualquer mensagem detectada pelo filtro é movida para uma pasta especial Lixo Eletrônico, de onde ela poderá ser recuperada ou analisada posteriormente.

4 4 Você pode adicionar remetentes à Lista de Remetentes Confiáveis para que suas mensagens nunca sejam tratadas como lixo eletrônico. Por padrão, os contatos são automaticamente tratados como confiáveis, o que faz com que as mensagens dos usuários da pasta Contatos também nunca sejam tratadas como lixo eletrônico. Você pode configurar o Outlook para aceitar somente as mensagens da Lista de Remetentes Confiáveis, o que proporciona um controle total sobre que mensagens chegarão à sua Caixa de Entrada. Você pode bloquear facilmente mensagens de determinado ou nome de domínio, adicionando o remetente à Lista de Remetentes Bloqueados. Se você pertencer a uma lista de endereçamento, poderá adicionar o endereço da lista à Lista de Destinatários Confiáveis para que as mensagens enviadas à lista de endereçamento não sejam tratadas como lixo eletrônico. Além disso, se você estiver usando uma conta de do Microsoft Exchange Server, as mensagens provenientes de sua organização nunca serão tratadas como lixo eletrônico, independentemente de seu conteúdo. Sinalizadores Rápidos: Clique no ícone de sinalizador próximo a qualquer mensagem de para sinalizá-la de forma rápida para acompanhamento. Vários sinalizadores coloridos tornam mais fácil estabelecer categorias e localizar mensagens. Somente os itens marcados para acompanhamento são exibidos na Pasta de Pesquisa Para Acompanhamento, que contém uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com Sinalizador Rápido, em todas as pastas de . Pastas de Pesquisa: As Pastas de Pesquisa são pastas virtuais que contêm modos de exibição de todos os itens de correspondentes a um critério de pesquisa específico. As mensagens de exibidas permanecem armazenadas em uma ou mais pastas do Outlook. Ao criar uma Pasta de Pesquisa, você pode escolher entre várias opções como s com anexos ou s de pessoas específicas. Também é possível criar Pastas de Pesquisa personalizadas definindo os critérios de pesquisa específicos aos quais as mensagens de deverão atender para serem exibidas na Pasta de Pesquisa. Você pode pensar em cada Pasta de Pesquisa como uma pesquisa salva e atualizada, monitorando todas as suas pastas para encontrar itens que correspondam ao critério de pesquisa da Pasta de Pesquisa. As Pastas de Pesquisa podem ser configuradas rapidamente com várias opções já disponíveis, como s enviados para listas de distribuição ou s de e para pessoas específicas. Você pode ver todas as mensagens de não lidas em cada pasta, na sua caixa de correio, em uma Pasta de Pesquisa chamada s Não Lidos. Para ajudar a reduzir o tamanho da sua caixa de correio, a Pasta de Pesquisa s Grandes mostra as maiores mensagens da caixa de correio, independentemente da pasta em que elas foram armazenadas. Alertas de área de trabalho: O Alerta de Novo na Área de Trabalho aprimora o alerta Nova Mensagem de . O Alerta da Área de Trabalho é exibido com o nome do remetente, o assunto e uma pequena visualização do texto, para que você possa ver imediatamente se a nova mensagem é urgente, se ela deve ser marcada para acompanhamento ou se pode ser ignorada com segurança, sem interromper seu trabalho em outro programa. O Alerta da Área de Trabalho contém botões para abrir, sinalizar ou excluir mensagens de e desaparece da mesma forma sutil como foi exibido.

5 5 Regras: Criar e organizar regras ficou muito mais fácil. Você pode criar suas próprias regras do zero usando o conhecido Assistente de Regras do Outlook ou optando por regras já prontas que as pessoas normalmente usam para gerenciar mensagens de entrada ou para ficarem informadas. Por exemplo, você pode usar a regra pronta Enviar um alerta para o meu dispositivo móvel quando eu receber mensagens para manter-se informado sobre mudanças de reuniões se estiver viajando. Ou você pode usar a regra pronta Sinalizar as mensagens de alguém com um sinalizador colorido para sinalizar e priorizar automaticamente as mensagens do seu chefe. É possível criar, de forma rápida, regras para arquivar mensagens de clicando na mensagem e, em seguida, clicando em Criar Regra na barra de ferramentas. Sua lista de regras também fornece um resumo rápido de suas regras. Cada regra exibe um ícone para cada ação especificada, permitindo que você veja o que uma regra faz, sem a necessidade de abri-la. Agora você pode aplicar regras às solicitações de reunião futuras, às atualizações de reunião e às mensagens de . Criar e gerenciar alertas: Se a sua organização usa o Microsoft Windows SharePoint Services ou o Microsoft SharePoint Portal Server para armazenar e gerenciar documentos em um site, você pode receber uma notificação de quando um conteúdo no site é alterado. Os alertas o informam sobre alterações em documentos, itens de lista, bibliotecas de documentos, listas, pesquisas ou ainda resultados da pesquisa, ajudando-o a ser mais eficiente, estando atualizado com informações importantes. Para usar alertas, clique nos links Alertar-me em qualquer site do SharePoint Portal Server ou selecione Regras e Alertas no menu Ferramentas do Outlook e, em seguida, clique na guia Gerenciar Alertas. Você pode criar alertas para listas e bibliotecas, bem como para itens individuais e para qualquer arquivo presente neles. Além disso, é possível especificar o tipo de alteração do qual deseja ser notificado. Por exemplo, você poderá receber um alerta quando um item ou arquivo for adicionado, modificado ou excluído. Recursos de privacidade avançados: As mensagens em formato HTML costumam incluir figuras ou sons. Às vezes, essas figuras ou esses sons não estão na mensagem propriamente dita, mas são baixados de um servidor Web quando a mensagem de é aberta ou visualizada. Os remetentes de lixo eletrônico usaram esse recurso para obter vantagens, incluindo algo chamado "beacon da Web" nessas mensagens. Um beacon da Web notifica o servidor Web quando você lê ou visualiza a mensagem, validando o endereço de , o que normalmente resulta no envio de mais lixo eletrônico. Para ajudar a proteger sua privacidade e combater os beacons da Web, o Outlook é configurado, por padrão, para bloquear o download de conteúdo externo da Internet. Se uma mensagem de tenta conectar-se a um servidor Web desconhecido na Internet, o Outlook bloqueia essa conexão até que você visualize o conteúdo; no entanto, as mensagens de enviadas ou recebidas por endereços de ou nomes de domínio nas Listas de Remetentes Confiáveis e de Destinatários Confiáveis serão tratadas como exceções e o conteúdo bloqueado será baixado. Esse recurso também permite evitar a visualização de mensagens potencialmente ofensivas e decidir quando uma imagem possui o tempo e a largura de banda suficientes para baixá-la, se estiver em uma conexão de largura de banda baixa. Crie e exiba mensagens com permissão restrita, usando o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM). No Outlook, o IRM permite criar mensagens com permissão restrita para

6 6 ajudar a evitar que as mensagens sejam encaminhadas, impressas, copiadas ou editadas por pessoas não autorizadas. O conteúdo com permissão restrita só pode ser criado com o uso do Microsoft Office Professional Edition 2003 ou com produtos independentes do Microsoft Office Word 2003, do Microsoft Office Excel 2003, do Microsoft Office PowerPoint 2003 e do Outlook Aumentando a produtividade Calendários lado a lado: Exiba vários calendários ao lado do seu calendário. Os calendários são dispostos lado a lado e apresentam códigos coloridos e etiquetas para ajudá-lo a comparar rapidamente as agendas ou a marcar reuniões. Depois que você abre o calendário de outra pessoa, ele é adicionado ao painel de Calendário no Painel de Navegação, onde você pode marcar a caixa de seleção próxima ao nome da pessoa para mostrar ou ocultar o calendário dela. Melhorias no recurso AutoCompletar: A sugestão de nomes do recurso AutoCompletar foi aprimorada de diversas formas. Você precisa digitar somente uma letra para que o recurso AutoCompletar comece a sugerir correspondências possíveis. As pessoas para quem você enviou com mais freqüência e mais recentemente serão sempre exibidas primeiro na lista de nomes sugeridos. Os nomes menos usados são rebaixados ou removidos da lista. Expandir Listas de Distribuição em uma mensagem de Exiba rapidamente todos os nomes em uma Lista de Distribuição clicando no sinal de adição próximo ao nome da Lista de Distribuição. Esse procedimento torna mais fácil adicionar ou remover alguns nomes ao enviar uma mensagem de , sem a necessidade de modificar a Lista de Distribuição ou começar do zero. Catálogo de Endereços: A caixa de diálogo Selecionar Nomes foi aprimorada para exibir mais informações. Agora você pode distinguir, de forma rápida, entre os endereços de e os números de fax para um nome. A caixa de diálogo pode ser redimensionada e maximizada para se beneficiar de monitores maiores. Simplificações relativas ao Word como editor de Quando você utiliza o Word como editor de , a nova barra de ferramentas é exibida diretamente acima do texto que está sendo redigido. A barra de ferramentas é exibida no lugar das barras de ferramentas Formatação e Padrão, o que aumenta o espaço da tela agrupando os comandos usados com mais freqüência dessas duas barras, como Imprimir e Negrito, em um único local.

7 7 Foto do contato: Adicione fotos aos contatos, usufruindo do recurso de associar a pessoa ao nome e a outras informações. Ícones e dicas do balão de notificação da barra de tarefas do Outlook: Para economizar espaço na barra de tarefas, é possível ocultar os botões da barra de tarefas da janela do Outlook 2003 quando o Outlook está minimizado. Quando você oculta esses botões, o ícone do Outlook é exibido somente na área de notificação, no canto direito da barra de tarefas. Por padrão, agora o Outlook exibe mensagens de aviso e de conectividade de rede nas dicas dos balões na área de notificação, no canto direito da barra de tarefas. Além disso, se você estiver usando uma conta de do Microsoft Exchange Server, as mensagens do servidor Exchange também serão exibidas nas dicas dos balões. Você pode optar por não exibir alguns ou todos esses tipos de mensagens. Essas mensagens são todas gravadas na seção Aplicativo do Log de Eventos do Microsoft Windows e podem ser exibidas nesse local. Espaço de Trabalho de Reunião: Você pode centralizar todas as informações e todos os materiais para uma reunião futura publicando-os no site Espaço de Trabalho de Reunião. O site monitora os participantes, os documentos, as tarefas e outros detalhes para planejar, preparar e fazer o acompanhamento de uma reunião. Os convidados podem acessar o espaço de trabalho a qualquer hora, a partir de um link adicionado à solicitação de reunião. Clicar no link abre o espaço de trabalho no navegador do convidado, onde ele pode ver, editar ou adicionar informações ao site. Usar um espaço de trabalho também permite que os convidados vejam a versão mais atual dos materiais para a reunião e trabalhem juntos nesses materiais. Isso significa que você não precisa enviar arquivos grandes pelo sistema de para distribuir documentos atualizados ou solicitar comentários sobre eles. Anexos compartilhados: Quando você adiciona um documento do Microsoft Office a uma mensagem de , o painel de tarefa Opções de Anexo é exibido. Por padrão, o anexo será enviado como no passado. Contudo, se você selecionar a opção Anexos compartilhados, o documento, ao ser enviado, será armazenado em um site de Espaço de Trabalho de Documento, criado automaticamente em um servidor disponível executando o Windows SharePoint Services. Compartilhar documentos ajuda a reduzir as ineficiências associadas normalmente aos processos de colaboração, como encaminhar documentos para edição e retorná-los, e aos problemas de controle de versão. Estendendo o Outlook Assinatura exclusiva por conta: Agora você pode ter uma assinatura de padrão diferente para cada conta de .

8 8 Novo tipo de arquivo de dados (.pst): O Outlook apresenta um novo formato de arquivo para os arquivos de Pastas Particulares (.pst) que fornece mais capacidade de armazenamento para itens e pastas além de suporte a dados Unicode de vários idiomas. Um arquivo criado com o novo formato de arquivo de Pastas Particulares do Outlook (.pst) não é compatível com as versões anteriores do Outlook. Para usufruir da compatibilidade com versões anteriores do Outlook, crie um arquivo usando o formato de arquivo de Pastas Particulares do Outlook (.pst). O Outlook 2003 poderá exibir e criar arquivos dos dois tipos. Suporte a Unicode: O Outlook fornece suporte ao padrão de codificação de texto Unicode que permite exibir o texto corretamente, não importando o idioma em que está escrito, desde que o sistema operacional forneça suporte aos caracteres específicos de cada idioma. Integração com o Windows SharePoint Services: Você pode visualizar uma lista de eventos do Windows SharePoint Services próxima ao seu Calendário e arraste os eventos da lista de eventos do Windows SharePoint Services para o Calendário. Também é possível exibir uma lista de contatos do Windows SharePoint Services no Outlook, copiar e vinculá-la aos seus Contatos. Se você tiver que acessar um site do SharePoint Portal Server, poderá armazenar um calendário central ou a lista de contatos no servidor para obter um compartilhamento de informações mais fácil. Microsoft Office Outlook 2003 com o suplemento Gerenciador de contatos de negócios: Você pode criar e gerenciar contatos comerciais, contas e oportunidades de venda em um único local, o Outlook, usando o Outlook 2003 com o suplemento Gerenciador de Contatos Comerciais, fornecido com o Office As informações relacionadas, como anexos, fotos, anotações de negócios e informações sobre produtos, podem ser armazenadas nos seus contatos do Outlook facilitando a integração das informações de contatos de negócios com compromissos, tarefas, lembretes e outros programas do Office, como o Excel. Melhorias do POP: A velocidade de download aumentou significativamente e agora você tem informações detalhadas sobre o progresso do download. Suporte para dispositivos de tinta: Insira entradas rapidamente adicionando seu próprio manuscrito aos documentos do Office em m Tablet PC, como se estivesse usando uma caneta e uma folha de papel. Painel de tarefas de Pesquisa: O novo painel de tarefas de Pesquisa oferecerá uma ampla variedade de informações de referência e recursos estendidos, se você tiver uma conexão com a Internet. É possível realizar pesquisas sobre tópicos usando uma enciclopédia, a pesquisa da Web ou acessando o conteúdo de terceiros.

9 9 Calendário O Calendário é o componente de calendário e agendamento do Microsoft Outlook totalmente integrado aos contatos de e outros recursos. Você pode exibir um dia, uma semana ou um mês ao mesmo tempo. Com o Calendário, você pode: Criar compromissos e eventos Você pode clicar em qualquer intervalo de tempo do Calendário do Outlook e começar a digitar, como se estivesse usando uma agenda de papel. Novas cores de degradé possibilitam que você veja rapidamente o dia e a hora atuais. A hora atual é destacada com cor somente nos modos de exibição Dia e Semana de Trabalho. Você pode optar por um lembrete sonoro ou com mensagem para lembrar-se de seus compromissos, reuniões e eventos, além de poder colorir os itens para identificá-los visualmente. Organizar reuniões Basta selecionar um horário no Calendário, criar um compromisso e selecionar as pessoas a serem convidadas. O Outlook irá ajudá-lo a localizar o primeiro horário no qual as pessoas estarão livres. Quando o aviso de reunião for enviado para os convidados por , cada um deles receberá uma solicitação de reunião em sua respectiva caixa de entrada. Quando eles a abrirem, o Outlook informará se a reunião gera conflito com algum item existente em seu Calendário individual; assim, eles poderão aceitar, aceitar temporariamente ou recusar a reunião pressionando apenas um botão. Se você, como organizador da reunião, tiver dado permissão, os convidados poderão enviar uma contraproposta com um horário alternativo para a reunião. Como organizador, você pode controlar quem aceitou, recusou ou enviou uma contraproposta, simplesmente abrindo a reunião. Você pode criar calendários que exibam as agendas de um grupo de pessoas ou recursos simultaneamente. Por exemplo, você pode exibir as agendas de todas as pessoas do departamento ou de todos os recursos, como as salas de reunião do edifício, para marcar reuniões com mais rapidez. Exibir calendários lado a lado Você pode exibir lado a lado vários calendários que você mesmo criou, bem como aqueles compartilhados por outros usuários do Outlook. Por exemplo, se você criou um calendário separado para seus compromissos pessoais, poderá exibir, lado a lado, os calendários de trabalho e pessoal. Também é possível copiar ou mover compromissos entre os calendários exibidos. Use o Painel de Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis como Atalhos ou e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar

10 10 os itens da pasta.) para compartilhar rapidamente seu próprio calendário e abrir outros calendários compartilhados. Dependendo das permissões concedidas pelo dono do calendário, é possível criar ou modificar compromissos nos calendários compartilhados. Link para calendários em sites Windows SharePoint Services Se você tem acesso a um site Microsoft Windows SharePoint Services, poderá exibir as listas de eventos desse site no Calendário do Outlook. Esses itens estarão sempre atualizados e poderão ser exibidos lado a lado com outros calendários pessoais ou compartilhados. Gerenciar o calendário de outro usuário Com o recurso de acesso de representante, uma pessoa pode usar sua própria cópia do Outlook para gerenciar com facilidade o Calendário de outra pessoa. Por exemplo, um assistente administrativo pode gerenciar o Calendário de um gerente. Quando o gerente designar o assistente como representante, o assistente poderá criar, mover ou excluir compromissos e poderá organizar reuniões em nome do gerente. Criar um calendário adicional Além do Calendário padrão do Microsoft Outlook, você pode criar outros calendários no Outlook. Por exemplo, você pode criar um calendário para seus compromissos pessoais. 1. No menu Ir, clique na Lista de Pastas (Lista de Pastas: exibe as pastas disponíveis em sua caixa de correio. Para exibir subpastas, clique no sinal de mais (+) ao lado da pasta. Se a Lista de Pastas não estiver visível, clique em Lista de Pastas no menu Ir.). 2. Na Lista de Pastas do Painel de Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis como Atalhos ou e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.), clique com o botão direito do mouse na pasta Calendário e, em seguida, clique em Nova Pasta. 3. Na caixa Nome, digite um nome para o novo calendário, como Calendário Pessoal. Observação Não é possível compartilhar calendários adicionais com outras pessoas. No entanto, é possível compartilhar o Calendário do Outlook. Adicionar ou remover feriados do calendário Siga um destes procedimentos: Adicionar feriados

11 11 1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique em Opções de calendário. 2. Em Opções de calendário, clique em Adicionar Feriados. 3. Marque a caixa de seleção próxima a cada país/região cujos feriados você deseja adicionar ao seu calendário e, em seguida, clique em OK. O seu próprio país/região será automaticamente selecionado. Observações Por padrão, nenhum feriado é carregado quando você começa a usar o Microsoft Outlook. As informações sobre feriados fornecidas com o Office Outlook 2003 incluem os anos de calendário de 2003 a Remover feriados 1. Em Calendário, no menu Exibir, aponte para Organizar Por e, em seguida, para Modo de Exibição Atual e clique em Eventos. 2. Selecione os feriados que você deseja remover. Para selecionar várias linhas, pressione a tecla CTRL e clique nas linhas subseqüentes. 3. Clique em Excluir na barra de ferramentas (barra de ferramentas: uma barra com botões e opções que podem ser usadas para executar comandos. Para exibir uma barra de ferramentas, clique em Personalizar no menu Ferramentas e, em seguida, clique na guia Barras de Ferramentas.) Padrão. Para remover rapidamente todos os feriados de um país/região, clique no título de coluna (título de coluna: a barra horizontal na parte superior de uma coluna de tabela. Existem vários títulos de coluna na linha de título de coluna.) Local para classificar a lista de eventos a fim de exibir todos os feriados de um país/região juntos. Usar o Outlook para configurar entrevistas e pesquisas Em geral, as pesquisas requerem que os alunos façam mais do que compilar informações de livros e periódicos. Realizar entrevistas com pessoas e organizar grupos de discussões podem fornecer dados essenciais. Os professores podem aproveitar a integração entre agendamento, s e anotações oferecida no Microsoft Outlook para ajudar a otimizar os trabalhos dos alunos. Digamos que você atribuiu a um cada um de seus alunos a tarefa de entrevistar pessoas de cinco meios culturais diferentes, a respeito de diversos assuntos. Você pediu a eles que entrevistassem essas pessoas primeiro individualmente e depois em grupos de discussões. Esse projeto levará vários meses e,

12 12 sendo assim, os alunos provavelmente desejarão contar com o para se manterem em contato com seus "objetos de estudo" e para informarem os grupos a respeito de reuniões e do status do projeto. Configurando uma lista de contatos categorizada Os alunos trabalharão com pessoas provenientes do Japão, da Itália e dos estados de São Paulo, Paraná e Bahia. Esse grupo de entrevistados abrange cientistas, professores de literatura, cultivadores de soja, engenheiros e enfermeiras de cada lugar. À medida que se encontrarem com cada uma dessas pessoas pela primeira vez para conhecer sua identidade, procedência e profissão, os alunos poderão usar categorias para adicionar essas informações às listas de contatos do Outlook. Ao usar categorias para identificar cada contato, os alunos podem agrupá-los facilmente e criar listas de distribuição para eles. Para organizar sua lista de contatos 1. No menu Arquivo, aponte para Novo e, em seguida, clique em Contato. 2. Digite o nome do contato e qualquer outra informação pertinente, como um endereço de Clique em Categorias. 4. Clique nas categorias relevantes ao contato. 5. Clique em OK. É possível que os alunos desejem criar novas categorias personalizadas para os entrevistados. Para criar novas categorias personalizadas 1. Selecione qualquer item na lista Contatos. 2. No menu Editar, clique em Categorias. 3. Clique em Lista de Categorias Mestras. 4. Na caixa Nova categoria, digite um nome para a categoria. 5. Clique em Adicionar à Lista. 6. Para criar mais categorias, repita as etapas 4 e Clique duas vezes em OK.

13 13 Para exibir contatos por categoria 1. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual. 2. Clique em Por Categoria. Agora os alunos podem ver os contatos das entrevistas por categoria e usar este modo de exibição para criar listas de distribuição. As listas de distribuição consistem em uma ótima maneira de enviar s eficazmente para grupos de pessoas sem precisar adicionar cada pessoa à linha Para. Os alunos podem criar uma lista de distribuição para cada categoria. Para criar uma lista de distribuição 1. Selecione qualquer item na lista Contatos. 2. No menu Ações, clique em Nova Lista de Distribuição. 3. Atribua um nome à lista. 4. Para adicionar participantes, clique em Selecionar participantes (se houver mais de um catálogo disponível, verifique se você selecionou o catálogo de endereços correto na lista suspensa próxima ao canto superior). 5. Selecione um nome e, em seguida, clique em Participantes para copiar o nome na caixa Adicionar à lista de distribuição. Repita esta etapa para cada nome que deseja exibir na lista de distribuição. Agendando entrevistas e reuniões Com as listas de distribuição, os alunos podem facilmente agendar e controlar os compromissos com os entrevistados bem como configurar reuniões de grupo. Se os entrevistados também usarem o Outlook, os alunos podem enviar convites para reuniões e até mesmo agendar reuniões online. Para agendar uma reunião por meio de uma lista de distribuição 1. No Calendário do Outlook, clique no dia em que deseja realizar a reunião e, em seguida, clique duas vezes no horário específico. 2. No formulário de compromisso, clique em Convidar Participantes. 3. Na caixa Para, adicione o nome da lista de distribuição do grupo de pessoas que você deseja que compareça.

14 14 4. Se desejar, clique no botão Verificar Nomes para verificar se os endereços de adicionados estão corretos. 5. Inclua uma nota para explicar o objetivo da reunião. 6. Clique em Enviar. Isso incluirá a reunião no calendário do aluno e notificará os participantes, que poderão incluir um RSVP com apenas um clique no botão Aceitar, Provisório ou Recusar. As pessoas que não utilizam servidores Microsoft Exchange deverão responder no próprio se aceitam ou rejeitam o horário proposto para a reunião. Para obter mais informações sobre como agendar reuniões ou configurar reuniões online, consulte a Ajuda do Outlook. Fazendo anotações rapidamente As anotações do Outlook são o equivalente eletrônico dos lembretes adesivos ou pedaços de papel que você costuma ter em sua mesa. Durante uma entrevista por telefone, o aluno pode usar as anotações do Outlook para registrar facilmente suas citações e impressões. Os alunos podem deixar as anotações abertas na tela enquanto trabalham em outras tarefas e, à medida que tiverem idéias ou reunirem mais informações, podem adicioná-las às anotações abertas ou criar uma nova anotação. Para criar uma anotação 1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Anotação. Ou então, use o atalho do teclado CTRL+SHIFT+N para abrir uma nova anotação. 2. Digite o texto da anotação. 3. Para salvar a anotação em uma pasta específica, clique no ícone do canto superior esquerdo da anotação, clique em Salvar como e, em seguida, especifique uma pasta. No entanto, também é possível fechar a anotação e movê-la da pasta Anotações para outra pasta. As anotações são salvas automaticamente no Outlook. No entanto, se usarem o Assistente para Importação e Exportação (no menu Arquivo, clique em Importar e Exportar), os alunos poderão exportar as anotações para o Microsoft Word e adicionar as informações ao documento do projeto. Para obter mais informações sobre o Assistente para Importação e Exportação, consulte a Ajuda do Outlook.

15 15 Abrir o Calendário, os Contatos ou as Tarefas de outra pessoa Este recurso requer que você esteja usando uma conta de do Microsoft Exchange Server. Você pode exibir rapidamente o calendário, os contatos e as tarefas de outra pessoa no Painel de Navegação (painel de navegação: a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis como Atalhos ou e os atalhos ou pastas dentro de cada painel. Clique em uma pasta para mostrar os itens da pasta.). Depois que você acessa a pasta de outra pessoa pela primeira vez, a pasta compartilhada é adicionada ao Painel de Navegação. Na próxima vez em que você quiser exibir a pasta de outra pessoa, poderá selecioná-la no Painel de Navegação. Abrir o calendário de outra pessoa Você pode exibir até 30 calendários lado a lado no Calendário. 1. No Calendário, clique em Abrir um Calendário Compartilhado. 2. Para selecionar o nome de outra pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome. 3. O novo calendário aparecerá ao lado do calendário já aberto no modo de exibição. Dica Você pode agendar rapidamente uma reunião com outras pessoas cujos calendários você está vendo. No menu Ações, aponte para Nova Solicitação de Reunião com e clique em Todos ou em qualquer nome contido na lista. Observação As configurações personalizadas do modo de exibição do seu calendário podem não ser exibidas corretamente se você usar o recurso de calendários lado a lado. Para assegurar que suas configurações personalizadas sejam exibidas, clique com o botão direito do mouse em qualquer calendário da lista e, em seguida, clique em Abrir no menu de atalho. O calendário será aberto e fechará todos os outros calendários abertos. As configurações do modo de exibição do calendário selecionado entrarão em vigor e afetarão todos os outros calendários posteriormente no modo de exibição lado a lado. Abrir os contatos de outra pessoa 1. Em Contatos, clique em Abrir Contatos Compartilhados. 2. Para selecionar o nome de outra pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome. 3. Clique em OK. Abrir as tarefas de outra pessoa 1. Em Tarefas, clique em Abrir Tarefas Compartilhadas.

16 16 2. Para selecionar o nome de outra pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome. Observações Somente as pastas padrão do Outlook podem ser abertas para cada tipo de item. Por exemplo, se uma pessoa criou um outro calendário, você só poderá abrir o calendário padrão. Para remover um nome das listas Outros Calendários, Outros Contatos ou Outras Tarefas, clique com o botão direito do mouse no nome e clique em Remover de Outros (Calendários, Contatos ou Tarefas). Se você abrir o calendário, os contatos ou as tarefas de outra pessoa clicando em Pasta de Outro Usuário (menu Arquivo, comando Abrir ), o nome da pessoa será adicionado às listas Outros Calendários, Outros Contatos ou Outras Tarefas. A capacidade de ver os itens de outra pessoa e de poder ou não alterá-los é controlada pelo proprietário dos itens. Mesmo que você tenha permissão para ver os itens compartilhados, aqueles itens marcados como particulares pelo proprietário não serão exibidos em detalhes. Você pode usar esse mesmo procedimento para acessar pastas compartilhadas Diário ou Anotações. Alterar a escala de tempo do calendário Por padrão, a grade do calendário do Microsoft Outlook aparece com uma escala de tempo de 30 minutos. É possível aumentar ou diminuir essa escala, dependendo do que você deseja visualizar. 1. Em Calendário, clique com o botão direito do mouse na grade do calendário. 2. Clique em Outras configurações. 3. Em Dia, na lista Escala do tempo, clique no intervalo da grade do calendário. Alterar a exibição de hora de início e de término do Calendário Nem todos gostam de iniciar ou terminar o dia no mesmo horário. No Outlook, você pode especificar não apenas o início do dia, mas também o término. 1. No menu Ferramentas, clique em Opções. 2. Clique em Opções de Calendário.

17 17 3. Em Semana de trabalho do calendário, na caixa Hora de início, clique no horário em que deseja iniciar o dia no calendário. 4. Em Semana de trabalho do calendário, na caixa Hora de término, clique no horário em que deseja terminar o dia no calendário. Especifique o início do dia. Especifique o término do dia. Dica As caixas Hora de início e Hora de término listam as horas em incrementos de 30 minutos. Você pode digitar o horário exato desejado, por exemplo 8:15. Depois de definir esses horários, quando você entrar no Calendário, a hora especificada como Hora de início estará na parte superior da janela. Observações O bloco de horários entre as horas de início e de término tem um sombreamento de plano de fundo diferente dos blocos de horário anteriores à hora de início e posteriores à hora de término. Você ainda pode agendar itens em qualquer hora do dia, independentemente das horas de início e término. Quando você criar uma solicitação de reunião, a grade de agendamento do Calendário mostrará apenas os horários entre as opções Hora de início e Hora de término do Calendário. Para especificar uma hora fora desse intervalo de horários, use as configurações Início da reunião e Término da reunião.

18 18 Alterar os dias úteis e o início da semana do Calendário Por padrão, no Calendário, quando você clica em Semana de Trabalho, ele exibe Segunda, Terça, Quarta, Quinta e Sexta. Para selecionar os dias que fazem parte de sua semana de trabalho e selecionar o primeiro dia de cada semana de trabalho, siga este procedimento: 1. No menu Ferramentas, clique em Opções. 2. Clique em Opções de Calendário. 3. Marque as caixas de seleção ao lado dos dias da semana que deseja incluir em sua semana de trabalho. 4. Na caixa Primeiro dia da semana, clique no dia desejado. Selecione os dias que deseja incluir na semana de trabalho. Selecione o dia que iniciará cada semana de trabalho. Mostrar sábado e domingo com o mesmo tamanho de outros dias Por padrão, no Calendário, quando você clica em Semana ou Mês, o calendário exibe segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira e sexta-feira, enquanto sábado e domingo são compactados e mostrados com a metade do tamanho dos outros cinco dias. Você pode alterar o modo de exibição de mês para mostrar sábado e domingo com o mesmo tamanho dos outros dias da semana. Não é possível modificar o modo de exibição de semana. 1. Em Calendário, clique com o botão direito do mouse em uma área em branco na grade do calendário e, em seguida, clique em Outras Configurações no menu de atalho.

19 19 2. Na caixa de diálogo Formatar Modo de Exibição de Dia/Semana/Mês, em Mês, desmarque a caixa de seleção Compactar finais de semana. Exibir vários dias ou semanas no Calendário O Outlook fornece um conjunto de visualizações para exibição do calendário. Você pode acessar essas visualizações na barra de ferramentas Padrão, em Calendário, e escolher a visualização por Dia, Semana de trabalho, Semana ou Mês. Você também pode personalizar a visualização do calendário conforme suas necessidades e exibir o número de dias de sua escolha. Atalhos de teclado para exibir de 1 a 10 dias 1. Em Calendário, clique em qualquer horário disponível. 2. Pressione ALT+1 para exibir um dia, ALT+2 para exibir dois dias, e assim por diante, até ALT+9 para exibir nove dias. Para exibir 10 dias, pressione ALT Use o selecionador de data para criar uma exibição personalizada por dia ou semana Em Calendário, clique em uma data no selecionador de data e arraste para selecionar dias adicionais que você deseje visualizar. Você pode exibir entre um e seis dias, ou entre uma e seis semanas. Removendo itens de calendário Com o Outlook, você pode controlar facilmente compromissos, reuniões e eventos. Com o tempo, é provável que seja gerado um grande volume de itens de calendário, ocupando uma quantidade considerável de espaço em seu arquivo de dados. Você pode reduzir o número de itens salvos por meio de arquivamento ou exclusão. Arquivamento exclui itens do arquivo de dados mas faz um backup dos itens em outro arquivo de dados do Outlook. Você pode configurar o Outlook para executar AutoArquivar automaticamente em intervalos determinados ou, se preferir, pode arquivar os itens manualmente. Exclusão remove itens do arquivo de dados sem fazer backup. Arquivar seus itens de calendário 1. No menu Arquivo, clique em Arquivo Morto.

20 20 2. Clique em Arquivar esta pasta e todas as subpastas. Cuidado Se o calendário padrão contiver outros calendários criados por você, essa configuração arquivará os itens de todos os calendários. 3. Na lista de pastas, selecione a pasta Calendário. 4. Na lista Arquivar itens anteriores a, selecione a data desejada. Para arquivar tudo, selecione uma data no futuro. 5. Marque a caixa de seleção Incluir itens com a caixa 'Não arquivar automaticamente' marcada. Cuidado Se esta caixa de seleção estiver marcada, tudo será arquivado, inclusive os itens que você definiu como exceção para AutoArquivar. 6. Você pode aceitar o local de arquivo onde o arquivo morto foi salvo ou procurar uma pasta diferente e fornecer o nome de arquivo de sua preferência. Observação É recomendável tomar nota desse local para poder encontrá-lo com facilidade mais tarde, se necessário. 7. Clique em OK. O arquivamento vai começar. Se você clicar no menu Arquivando na barra de status do Outlook, terá a opção de cancelar o arquivamento em andamento. Qualquer item já arquivado até esse ponto permanecerá no arquivo morto.

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