DIRETORIA DE GESTÃO DE ALUNOS - DGA

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1 DIRETORIA DE GESTÃO DE ALUNOS - DGA SETOR DE REGISTRO DIPLOMAS - SRD MANUAL DE ENVIO DE PROCESSOS MÓDULO SOLICITANTE - SICP Versão 2 CUIABÁ-MT Setembro /

2 ÍNDICE GERAL APRESENTAÇÃO...03 INSTRUÇÕES INICIAIS...04 ACESSANDO O SISTEMA OLIMPO...05 ACESSANDO O SISTEMA DE REGISTRO...09 COMO ANEXAR DOCUMENTOS...11 COMO SINALIZAR PROCESSOS DE URGÊNCIA...15 PROCESSOS NÃO APROVADOS...17 TRATAMENTO DE PROCESSOS DEVOLVIDOS...20 CONSULTANDO O PROCESSO...22 RECEBENDO O DIPLOMA NA IES...27 PROCEDIMENTO DE ENTREGA DO DIPLOMA AO EGRESSO ª VIA DE DIPLOMA...35 PROCEDIMENTO DE ENVIO DE PROCESSOS DE REDIAGRAMAÇÃO...41 INFORMAÇÕES IMPORTANTES

3 APRESENTAÇÃO Visando auxiliar a operacionalização do Sistema de Registro de Diplomas, o SRD elaborou o presente Manual de Envio de Processos, com linguagem simples e descrição passo-a-passo das telas do sistema. Desta forma, o SRD busca o constante aperfeiçoamento dos seus procedimentos de recebimento, conferência e finalização dos processos. Esta ferramenta possibilitará consulta às informações, estatísticas e desempenho de todos os envolvidos no processo, o que demonstrará a celeridade e qualidade dos processos. Contamos com a participação das instituições em mais esta etapa de melhorias que visa uma maior eficiência, agilidade e segurança no registro dos diplomas de todas as unidades do Grupo Kroton. Equipe do DGA/SRD Setor de Registro de Diplomas (65) (65) (65)

4 INSTRUÇÕES INICIAIS Antes de iniciar a operacionalização do processo será necessário que todos os documentos a serem enviados já estejam digitalizados e organizados em pastas, o que facilitará o trabalho. O primeiro passo para enviar o processo, será acessar o Sistema Olimpo, realizar as etapas necessárias e, só depois de finalizadas as etapas no Olimpo, iniciar o andamento do processo no Sistema de Registro do SRD - srd.kroton.com.br o que completará a operação de envio do processo. Na etapa de conferência da vida acadêmica do aluno é imprescindível a minusiosa verificação de dados que possam gerar a irregularidade do processo e o seu consequente cancelamento. Deve ser verificado: a) duplicidade de processo já enviado anteriormente; b) documento de conclusão do ensino médio com irregularidade data de conclusão posterior a data de ingresso no ensino superior (necessário Processo de Convalidação de Estudos pelo MEC para IES sem autonomia); c) dados cadastrais de outro aluno quando os dados de um aluno estão inseridos em cadastro de outro; d) portarias inválidas para registro autorização, reconhecimento ou renovação; Os processos que gerarem pendências serão DEVOLVIDOS e após a correção podem ser novamente enviados para registro para estes casos o sistema utilizará o mesmo número de registro. Entretanto, para os processos CANCELADOS, como nos casos dos itens b, c e d, depois de sanada a irregularidade podem ser enviados, porém o sistema utilizará um novo número de registro. Sugerimos que esses itens sejam conferidos ao longo do primeiro semestre do curso. Mais instruções ao final deste manual. O DGA/SRD deseja excelente trabalho a todos! 4

5 ACESSANDO O SISTEMA OLIMPO 1 Acesse o Módulo SECRETARIA ALUNOS 2 - Em seguida clique em SITUAÇÃO FORMATURA ENVIA SRD. 5

6 3 Escolha a ESPECIALIDADE, o CURSO, a TURMA e em seguida escolha um ALUNO, ou vários alunos. Depois clique em ENVIAR PARA O SISTEMA SRD. 6

7 4 O Olimpo apresentará a confirmação do envio ao Sistema SRD. A tela abaixo apresenta a mensagem de erro ao tentar reenviar um processo que já havia sido encaminhado anteriormente ao SRD. 7

8 Ao emitir a tela de erro o sistema também apresentará no campo RETORNO o motivo. 8

9 ACESSANDO O SISTEMA DE REGISTRO Depois de completada a etapa no Olimpo, acesse srd.kroton.com.br, utilizando os navegadores Google Chrome v. 9.0 ou superior, Safari v ou superior, Opera v ou superior, Firefox v. 4.1 ou superior, Internet Explorer v. 8.0 ou superior Acesse o sistema utilizando a mesma senha do Sistema Olimpo. 9

10 Nesta página escolha a opção PROCESSO Escolha a IES, o Status Aguardando Envio ao SRD, em seguida clique na opção BUSCAR e depois VISUALIZAR. 10

11 COMO ANEXAR DOCUMENTOS Nesta tela escolha a opção: ALUNO e depois ANEXAR DOCUMENTO Depois clique em EDITAR Em seguida anexe os documentos que estarão digitalizados separadamente, pois terão que ser anexados um a um, buscando da pasta anteriormente criada para guardar os documentos dos alunos. 11

12 Clique em TIPO DE DOCUMENTO SELECIONAR ARQUIVO SALVAR Repita a operação quantas vezes se fizerem necessárias até completar a lista de todos os documentos, obrigatórios e os opcionais do processo. Se o processo não for classificado como URGENTE, clique em VOLTAR Nesta etapa se o processo não for classificado como urgente, depois de anexar todos os documentos clique em VOLTAR e o sistema exibirá esta tela, que ao final apresenta a opção ENVIAR PARA REGISTRO 12

13 Depois de ENVIADO PARA REGISTRO aparecerá a mensagem confirmando o envio. 13

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15 COMO SINALIZAR PROCESSOS DE URGÊNCIA ATENÇÃO: ainda na fase de anexar documentos devem ser sinalizados os processos para conferencia de URGÊNCIA. Escolha o documento e anexe. Depois de anexado o documento que comprova a urgência (Mandado Judicial, Edital de aprovação em concurso, Notificação do PROCON etc), clique em SALVAR e depois VOLTAR. Essa ação retorna para tela PROCESSO. Na tela PROCESSO, escolha URGÊNCIA, anote a justificativa e depois clique em ENVIAR PARA REGISTRO. 15

16 Em seguida aparecerá a mensagem de confirmação do envio. 16

17 PROCESSOS NÃO APROVADOS O processo pode ser reprovado no momento do envio, um dos motivos da NÃO APROVAÇÃO é a falta de documentos classificados como obrigatórios. Nesse caso, o sistema não finalizará o envio e emitirá a mensagem abaixo: 17

18 Para visualizar o Histórico do Motor de Regra, acesse PROCESSO e veja a mensagem que aponta o erro. Neste caso a mensagem informa que documentos obrigatórios não foram anexados. Outra causa que impede o envio do processo é a ausência de anotação no campo JUSTIFICATIVA, do motivo pelo qual o processo foi classificado como urgente. Verifique a mensagem no Histórico Motor Regra. Depois de identificado o motivo do erro, tome as providências necessárias para regularizar a situação seguindo os passos anteriores. Etapa finalizada, o solicitante terá a opção de consultar a situação do processo seguindo os passos abaixo. A consulta também poderá ser realizada pelo nome do aluno. 18

19 O Sistema disponibilizará a listagem dos processos ou de um único processo solicitado. Seguidos todos esses passos, se consideradas corretas todas as informações, o processo será registrado e o diploma enviado para unidade e se houver pendência, o processo será devolvido. 19

20 TRATAMENTO DE PROCESSOS DEVOLVIDOS Neste primeiro momento, inexiste mensagem informando que ocorreu devolução de processo, por isso será necessário que o solicitante acesse o Sistema de Registro e consulte diariamente as devoluções seguindo os passos abaixo: Nesta tela, clicando em PENDÊNCIAS serão visualizadas as informações que justificam a devolução do processo. 20

21 Caso o SDR anexe algum documento, o solicitante poderá visualizá-lo fazendo o download do arquivo. Se houver necessidade de correção de dados no histórico escolar, será necessário acessar o Olimpo, realizar as correções e efetuar novamente os passos de 1 a 4. ATENÇÃO: A página do Sistema de Registro terá que ser atualizada para que os novos dados corrigidos sejam visualizados. 21

22 SUBSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS EM PROCESSOS DEVOLVIDOS Caso seja necessária a substituição de algum arquivo anexado ao processo, o solicitante deve excluir o 1º arquivo e depois anexar o novo. 22

23 Depois de excluído o 1º arquivo, clicar em EDITAR para buscar o documento e anexar novamente. 23

24 Depois de concluída as etapas no Olimpo, pode-se utilizar qualquer aba do Sistema de Registro para enviar novamente o processo para o SRD. CONSULTANDO O PROCESSO As telas abaixo mostram as opções de consulta disponíveis para o solicitante. Na aba PROCESSO será disponibilizada toda informação sobre o andamento do processo: status, usuário, data, inclusive as devoluções e o retorno do processo. Na aba ALUNO, além da consulta de dados, o solicitante poderá anexar documentos ao processo. 24

25 Na aba HISTÓRICO o solicitante pode visualizar os dados do Curso, Turma, Grade, ENADE... Na aba URGÊNCIA o solicitante informará a urgência do processo, conforme já descrito anteriormente. 25

26 Na aba PENDÊNCIAS o solicitante poderá visualizar as pendências do processo. No exemplo abaixo, o solicitante anexou lista do ENADE no campo destinado a Certidão de Nascimento ou Casamento gerando a devolução do processo. 26

27 RECEBENDO O DIPLOMA NA IES Ao receber o diploma a IES deverá tomar as medidas elencadas abaixo para garantir que a finalização do processo seja realizada de forma correta. Conferir o diploma; Confirmar o recebimento do diploma no sistema do SRD online; Colher a assinatura das autoridades da Unidade; Avisar o egresso; Colher assinatura do egresso no diploma e após tirar cópia para arquivo; Gerar e imprimir o Termo de Compromisso, colher assinatura do egresso para inserir no sistema SRD para finalizar o processo. Para o recebimento do diploma o Solicitante deve primeiramente dar Entrada no Diploma, somente no perfil UNIDADE, para que o status seja alterado para Recebido pela IES Passo seguinte selecionar o Menu ENTRADA DE DIPLOMA em seguida a Unidade e clicar no botão Buscar. 27

28 A seguir selecione a Unidade em Clique no botão Buscar. Automaticamente o sistema irá elencar todos os processos com status de Entregue a IES e o educador deverá conferir se todos os diplomas foram enviados, em seguida marcá-los na Fleg (Ações) do lado direito e depois Salvar. 28

29 Após selecionar os processos marcados e depois que Salvar, irá aparecer a mensagem de Entrada dos diplomas na IES realizada com sucesso. E os mesmos ficarão com novo status de Recebido pela IES. PROCEDIMENTO DE ENTREGA DE DIPLOMA AO EGRESSO Para efetuar a entrega do diploma, o educador poderá acessar o perfil Unidade ou Acompanhamento para gerar o Termo de Compromisso, para isso basta clicar em processo, selecionar a unidade, depois Status de Recebido pela IES e selecionar o processo desejado. 29

30 2 Depois de selecionar o processo, na aba Entrega estará habilitado o botão Termo de Compromisso, clique no mesmo e imprima. Em seguida peça ao graduado para conferir todos os dados do Termo se estiver tudo correto, colha a assinatura. 30

31 O sistema emitirá o seguinte modelo: 31

32 3 Assim que o Termo de Compromisso for datado e assinado pelo graduado, o educador deverá escanear o documento e gravar numa pasta, de preferência no formato PDF em seguida inserir obrigatoriamente no sistema para poder finalizar a entrega do diploma. 4 Depois de confirmar a Entrega do Diploma o sistema confirmará que o anexo foi salvo e realizado com sucesso, desta forma finalizando o processo de Entrega do diploma. 32

33 Nas telas abaixo, tanto o Setor Registro de Diploma como as Unidades terão como acompanhar o andamento do processo e conferir o Termo de Compromisso devidamente assinado, pois ficará constando uma cópia dentro do Sistema do SRD online. As unidades além da cópia no sistema terão o documento original para confeccionar um livro físico. 33

34 2ª VIA DE DIPLOMA A 2ª via do diploma pode ser requerida por extravio ou danificação. Além dos documentos obrigatórios, no caso de extravio há necessidade do Boletim de Ocorrências e, no caso de danificação o envio do diploma original danificado ao SRD. Para iniciar o processo de 2ª via é obrigatório preencher os dados corretos do registro anterior na aba Graduação, conforme figura abaixo: 34

35 Selecionar a Especialidade e Turma, depois o nome do aluno. No botão de 2ª Via escolha a opção do motivo da solicitação Extravio ou Danificação e marque 35

36 Na figura abaixo foi solicitada a opção Extravio. Depois clique no botão Enviar e verificar a mensagem do envio. 36

37 Em seguida acessar o SRD online. Verificar o tipo de registro no status Aguardando Envio ao SRD. 37

38 Confirmar os dados do graduado e verificar se houve alguma alteração com os documentos entregue na solicitação. Inserir as documentações exigidas conforme o tipo solicitado. 38

39 Depois de inseridas as documentações clique em Enviar para Registro. Após o envio do processo, o status mudará para Processo do SRD. 39

40 PROCEDIMENTO DE ENVIO DE PROCESSOS DE REDIAGRAMAÇÃO PELO SISTEMA DO SRD ONLINE Encaminhar ao SRD via ofício o diploma original mais a cópia do documento a ser corrigido. Assim que recebermos o oficio com os documentos comunicaremos a unidade, onde a mesma fará a correção no sistema olimpo. O SRD entrará com o motivo da rediagramação e fará a devolução para que a unidade efetue a devida correção conforme ofício enviado. 40

41 Depois incluir a justificativa e a cópia do diploma com erro será feito o envio para unidade. 41

42 Depois de enviada feita a correção, a unidade fará o envio do processo da mesma forma que for enviar um processo normal. Selecionar a Especialidade e Turma e o Aluno, e clicar em Enviar para o sistema SRD. 42

43 Processo enviado ao SRD Próxima etapa é acessar o SRD online no status Aguardando Envio ao SRD. 43

44 Anexar o documento correto e reenviar para registro. Documento enviado ao SRD para rediagramação. 44

45 O setor do SRD fará a impressão do registro Rediagramado e enviará a unidade assim que o mesmo for assinado e digitalizado. Dados do registro bem como as datas permaneceram as mesmas. 45

46 Diploma com os dados incorretos. Diploma com os dados corrigidos (Rediagramado). 46

47 INFORMAÇÕES IMPORTANTES O presente Manual apresenta instruções da operacionalização do processo de envio para o Setor de Registro de Diplomas, porém antes do envio o solicitante deverá conferir todas as informações relativas à vida acadêmica do aluno lançadas no histórico escolar: - nomenclatura do curso; - vigência da portaria; - dados cadastrais do aluno (nome, RG, data de nascimento, local, concurso vestibular, entidade realizadora, prova, pontos, data da conclusão e data da colação de grau); - disciplinas; - carga horária; - período letivo; - total de carga horária; - observações: transferência, trancamento, ENADE, atividades complementares; aproveitamentos de estudos, anotação da Portaria Normativa 40 para cursos que possuam apenas portaria de autorização, porém que tenham efetuado pedido de reconhecimento do curso dentro do prazo, etc; A documentação deve ser conferida antes de ser anexada, porque poderá ocorrer de serem anexados documentos ilegíveis, que não pertencem aquele egresso, documentos inválidos, documentos vencidos (RG), incompletos, etc. Atenção especial deve ser dada as Certidões de Equivalência para apostilamento das Séries Iniciais ou da Educação Infantil para portadores de diploma do curso de Pedagogia. As disciplinas relacionadas na certidão devem constar no histórico do curso de Pedagogia, a Carga Horária total deve estar de acordo com as Resoluções que disciplinam a matéria. Uma das conferências obrigatórias deve ser a data da conclusão do ensino médio, pois este item também define a regularidade do processo, uma vez que a graduação deve ser ofertada a candidatos que tenham concluído o ensino médio ou equivalente de acordo com o art. 44, II da LDB. Caso ocorra do aluno ter concluído o curso de graduação sem a comprovação da conclusão do Ensino Médio, a IES deve solicitar a Convalidação de Estudos ao Ministério da Educação. O procedimento de envio do processo ao MEC está descrito no Folhetim nº 47. Semanalmente, as edições do Folhetim apresentam orientações e esclarecimentos a respeito de diversos assuntos que abrangem o currículo pleno. A celeridade do processo de registro depende da exatidão dos dados lançados no histórico escolar do aluno que deve refletir de forma autêntica as Normativas (diretrizes curriculares) que regulamentam todos os componentes de cada curso como: ENADE, Estágio, Atividades Complementares, TCC, Monografia, Libras etc. 47