PORTARIA NORMATIVA Nº.., DE DE... DE 2010.

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1 CASA CIVIL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA PORTARIA NORMATIVA Nº.., DE DE... DE Dispõe sobre os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal. O MINISTRO DE ESTADO CHEFE DA CASA CIVIL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso I, da Constituição, nos termos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e dos Decretos nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 e nº 4.915, de 12 de dezembro de RESOLVE: Art. 1º Dispor sobre os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa. 1º Os procedimentos adotados para o desenvolvimento das atividades de protocolo são aplicáveis a todos os documentos, avulsos e processos, independentemente do suporte. 2º Em se tratando dos documentos digitais, além dos procedimentos previstos nesta Portaria Normativa, devem ser observados o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil, aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e os princípios do Governo Eletrônico - e-gov. Art. 2º Para fins desta Portaria Normativa, consideram-se atividades de protocolo o recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, bem como autuação de documentos e formação de processos. Art. 3º As dúvidas e casos omissos serão dirimidos pela Casa Civil da Presidência da República, por intermédio do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal. Art. 4º Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação. ASSINATURA DO MINISTRO DE ESTADO CHEFE DA CASA CIVIL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA 1

2 ANEXO Procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal. 1. OBJETIVO Padronizar os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, contribuindo para a integração sistêmica das atividades de gestão de documentos de arquivo, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SIGA. 2. ATIVIDADES DE PROTOCOLO 2.1 Recebimento, classificação e registro Para estas atividades deverão ser efetuados os seguintes procedimentos: a) verificar se o documento destina-se ao órgão ou entidade. Em caso negativo, providenciar a devolução do documento. Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado e devolvido; b) separar os documentos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os documentos de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade; c) separar os documentos de caráter oficial em ostensivos ou sigilosos. O documento sigiloso será registrado e encaminhado ao destinatário, de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor; d) identificar o documento caracterizado como Urgente, que precisa ser priorizado para fins de classificação, registro e distribuição; e) verificar se o documento está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s); f) classificar os documentos relativos às atividades-meio de acordo com as classes aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e os relativos às atividades-fim de acordo com as classes aprovadas pelo Arquivo Nacional; g) registrar o documento em formulário específico, no qual constarão os dados identificadores do mesmo, tais como: o número do documento, a data, os nomes do remetente/interessado/representante legal e do destinatário, o CPF/CNPJ, o endereço, a classificação a que se refere e o resumo do assunto; 2

3 h) verificar se o documento deverá ser objeto de autuação ou não. Em caso afirmativo, proceder conforme o item 3. Observação: Ao receber um documento que já possua número único emitido pela unidade protocolizadora de origem, verificar as seguintes situações: No caso de processo, o número deverá ser mantido, sendo vedada a atribuição de um novo número; no caso de um documento avulso que não for objeto de autuação, o número deverá ser mantido, sendo vedada a atribuição de um novo número; no caso de um documento avulso que for objeto de autuação, o mesmo, ao ser autuado, receberá um novo número e aquele anteriormente atribuído servirá de referência. O documento avulso, que foi registrado e autuado na origem, deverá manter o mesmo número ao formar um processo. 2.2 Distribuição e controle da tramitação Os documentos serão distribuídos, aos seus respectivos destinatários, por meio de instrumento de encaminhamento e de controle da tramitação. Este instrumento deverá contemplar as seguintes informações: a) unidade administrativa que encaminha o documento; b) unidade administrativa para a qual o documento está sendo encaminhado; c) especificações do documento encaminhado: espécie/tipo documental, número, data, código e/ou assunto, anexos e número de volumes; d) providências a serem implementadas, de forma clara e objetiva; e) data do encaminhamento do documento; f) identificação do responsável pelo recebimento do documento; g) data do recebimento do documento. Observação: É vedada a tramitação informal de documentos oficiais. 2.3 Expedição Os procedimentos adotados para a expedição de documentos serão os seguintes: 3

4 a) verificar se o documento está numerado, datado, classificado, assinado e acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou volume(s); b) registrar a saída do documento em formulário específico. Caso o documento não tenha sido registrado no momento do recebimento, proceder ao registro, conforme dispõe o item 2.1, letra g; c) efetuar a expedição do documento, adotando medidas quanto à segurança de seu conteúdo, de modo que o mesmo não corra riscos de perda ou extravio. Todo documento expedido será acondicionado em invólucro específico, apondo-se etiqueta conforme modelo de preenchimento abaixo: Destinatário - Frente Pronome de Tratamento (conforme Manual de Redação da Presidência da República): Nome completo do destinatário: Cargo ou Função: Unidade: Órgão: Endereço: Cidade/UF: CEP: Espécie: nº /Ano Remetente - Verso Nome completo do Remetente: Cargo ou Função: Unidade: Órgão: Endereço: Cidade/UF: CEP: Observação: Os documentos particulares não serão expedidos pelo órgão ou entidade. 3. AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS E FORMAÇÃO DE PROCESSOS Caberá ao órgão ou entidade definir que assuntos serão objetos de autuação. Deverão ser autuados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado às ações e operações que requeiram análises, informações, despachos, pareceres e decisões de diversas unidades administrativas da Administração Pública Federal. A autuação do documento deverá ser solicitada à unidade protocolizadora, por autoridade competente, por meio de despacho no próprio documento, em folha de despacho, memorando ou formulário específico. O processo deve ser formado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser utilizada cópia. Sempre que for possível atestar que a cópia do documento confere com o original, deverá ser aposto o carimbo CONFERE COM O ORIGINAL, conforme modelo abaixo, preferencialmente na frente do documento, sem prejuízo da informação registrada. 4

5 Unidade administrativa CONFERE COM O ORIGINAL Data: / / Os procedimentos adotados para a autuação de documentos serão os seguintes: a) prender os documentos na capa de processo, padronizada conforme normativa específica em vigor, com grampo trilho plástico para duzentas folhas, na margem esquerda, com distância de 3 cm, obedecendo a ordem cronológica do documento mais antigo para o mais recente; b) colocar a etiqueta, na capa do processo, conforme modelo abaixo: Processo nº... Data: / / Interessado:... Código de classificação e assunto: c) apor, na primeira folha do processo, etiqueta ou carimbo, conforme modelo abaixo: Processo nº... Data: / / Rubrica do servidor: d) numerar as folhas, apondo o carimbo específico, conforme modelo abaixo, contendo o nome do órgão ou entidade, a sigla da unidade protocolizadora, o número da folha e a rubrica do servidor que estiver numerando o processo; 5

6 e) apor o carimbo numerador-datador, conforme modelo abaixo, na última folha autuada pela unidade protocolizadora; Unidade protocolizadora Data: / / Folha nº:... Processo nº:... Rubrica do servidor: f) identificar, na capa do processo, no campo distribuição, a unidade administrativa para a qual o processo será encaminhado; g) encaminhar o processo para a unidade administrativa destinatária; h) registrar a operação em formulário específico. Observação: O envelope que encaminhou o documento não deverá fazer parte do processo, devendo ser eliminado após a anotação dos dados referentes ao nome e endereço do remetente, data e horário do envio e do recebimento. Caso seja necessária a comprovação de informações constantes do envelope, o mesmo deverá fazer parte do processo. 3.1 Numeração de folhas A numeração das folhas do processo será iniciada pela unidade protocolizadora. As folhas subsequentes serão numeradas, em ordem crescente, pelas unidades administrativas que as adicionarem, mediante carimbo específico, que deverá ser aposto no canto superior direito da folha. Para este procedimento, deve-se observar que: a) a capa do processo não é numerada; b) o verso da folha não será numerado e sua identificação, quando for necessária, terá como referência a letra "v", da palavra verso. Exemplo: folha 3v; c) é vedada a repetição de números para as folhas do processo, bem como a rasura, o uso de líquido corretivo e a diferenciação utilizando-se letras; d) no caso de se detectar erro de numeração, será utilizado um X para inutilizar a numeração incorreta, conforme exemplo abaixo, e será aposto o carimbo específico e registrado o novo número da folha, conforme modelo do item 3, letra d; 6

7 e) deverá ser registrada, por meio de despacho no referido processo, qualquer correção de numeração; f) nos processos originados em outro órgão ou entidade da Administração Pública Federal, deve-se, quando da anexação de folhas, prosseguir com a numeração existente; g) no caso de se detectar erro na numeração e não houver registro do ocorrido, deve-se registrar o fato, por meio de despacho, e prosseguir normalmente com a numeração. Sendo constatado um erro na numeração que afete diretamente o conteúdo informacional do processo, como a retirada de folhas, o processo deverá ser devolvido ao órgão ou entidade de origem para justificar, por meio de despacho, a ocorrência detectada. h) para os documentos em tamanho reduzido verificar: - se o documento apresenta informação apenas na frente, colar em folha de papel branco (tamanho A4), apondo-se o carimbo de numeração de folhas, de forma que o canto superior direito seja atingido pelo carimbo, não prejudicando a leitura da informação, conforme exemplo abaixo: Xxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx - se o documento apresenta informação na frente e no verso, colar de maneira a não prejudicar a leitura das informações. Apor o carimbo de numeração de folhas, de forma que o canto superior direito seja atingido pelo carimbo, não prejudicando a leitura da informação. 7

8 i) no verso de cada folha em branco deverá ser aposto o carimbo, conforme modelo abaixo: EM BRANCO Observação: Os processos constituídos anteriormente à vigência desta Portaria Normativa e que contiverem folhas com o verso em branco, estas não deverão ser carimbadas. As folhas inseridas a partir da vigência desta Portaria Normativa deverão ser carimbadas. 3.2 Despacho Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso não seja possível, em folha de despacho a ser incluída, utilizando-se tantas quantas forem necessárias. As folhas de despacho deverão ser numeradas e rubricadas. Deverão, sempre que possível, ser utilizados a frente e o verso da folha de despacho, não sendo permitida a inclusão de novas folhas até o seu total aproveitamento. Nos casos de despacho com impressão em frente e verso, por meio de equipamento informatizado, as margens laterais (esquerda e direita) deverão ter 3 cm cada, visando preservar as informações contidas, quando a folha for perfurada. Conforme modelo abaixo: No caso da inserção de novos documentos no processo, o espaço em branco da última folha de despacho, deverá ser inutilizado apondo-se o carimbo "EM BRANCO". 3.3 Juntada Deverá ser executada pela unidade protocolizadora mediante solicitação por despacho da autoridade competente Juntada por anexação Os procedimentos adotados para a juntada por anexação são: 8

9 a) manter a capa e o conteúdo do processo principal, que obrigatoriamente será o processo mais antigo; b) lavrar o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO, conforme modelo abaixo, por meio de carimbo na última folha do processo principal ou a reprodução do Termo em folha a ser anexada; TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em.../.../..., atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)..., faço anexar ao presente processo nº... o(s) processo(s) nº(s) c) o processo a ser anexado (processo acessório) deverá ser colocado logo após a última folha do processo principal. A capa do processo acessório será dobrada e não deverá ser numerada; d) anular com um X a numeração das folhas do processo que está sendo anexado, renumerando e rubricando suas folhas, seguindo a numeração do processo principal; e) apor na capa do processo principal a seguinte informação: Processo(s) anexado(s) número(s) ; f) registrar a operação de anexação em formulário específico Termo de ressalva Este termo será lavrado na unidade protocolizadora, no momento da anexação de processo(s), informando a alteração do número das folhas do(s) processo(s) anexado(s), conforme modelo abaixo: TERMO DE RESSALVA A(s) folha(s) nº(s)...do processo nº...após a juntada por anexação, corresponde(m) à(s) folha(s) nº(s)... do conjunto processado

10 3.3.3 Juntada por apensação Os procedimentos adotados para a juntada por apensação são: a) manter sobreposto um processo ao outro, presos por cadarço ou similar, ficando o processo que contenha o pedido da juntada por apensação em primeiro lugar; b) a numeração original das folhas de cada processo deverá ser mantida; c) lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO, conforme modelo abaixo, por meio de carimbo na última folha do processo que tiver o pedido de juntada por apensação, ou a reprodução do Termo em folha a ser anexada; TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Em.../.../..., atendendo ao despacho constante à(s) folha(s) nº(s)..., faço apensar ao presente processo de nº...o(s) processo(s) nº(s) e) registrar a operação de apensação em formulário específico. 3.4 Desapensação Após a decisão final, os processos que foram apensados deverão ser desapensados pela unidade protocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente. A desapensação deverá ocorrer antes do arquivamento dos processos. Os procedimentos adotados para a desapensação são: a) separar fisicamente os processos; b) o despacho para desapensação do(s) processo(s) deverá ser feito no mesmo processo que contém o pedido de juntada por apensação; c) lavrar o TERMO DE DESAPENSAÇÃO, conforme modelo abaixo, por meio de carimbo ou o Termo em folha a ser anexada na última folha do processo que contenha o pedido de juntada por apensação; 10

11 TERMO DE DESAPENSAÇÃO Em.../.../..., faço desapensar do processo nº... o(s) processo(s) de nº(s)..., que passam a tramitar em separado d) registrar a operação de desapensação em formulário específico. 3.5 Retirada de folhas dos processos A retirada de folhas do processo se dará por desentranhamento ou por desmembramento e deverá ser executada pela unidade protocolizadora. Somente ocorrerá mediante solicitação por despacho da autoridade competente, com a respectiva justificativa. Registrar a operação de retirada de folhas em formulário específico Desentranhamento O processo que tiver folhas desentranhadas conservará a numeração original. Sempre que houver desentranhamento de folhas, deve-se lavrar o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, por meio de carimbo na última folha do processo ou o Termo em folha a ser anexada, conforme modelo a seguir: TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em / /, faço a retirada do presente processo de nº... da(s) folha(s) nº(s)... por motivo de

12 3.5.2 Desmembramento Somente serão desmembrados documentos de um processo para a formação de um novo processo. Proceder a autuação dos documentos desmembrados, conforme esta Portaria Normativa, renumerando suas folhas. O processo que tiver as folhas desmembradas conservará a numeração original. Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo abaixo, por meio de carimbo na última folha do processo ou reprodução do Termo em folha a ser anexada TERMO DE DESMEMBRAMENTO Folhas nº(s)... retirada(s) para formação do processo nº... Data: / / Diligência Os processos que apresentarem inconsistências ou falhas deverão ser objeto de diligência: - No caso dos órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, o processo deverá ser devolvido à origem para que sejam sanadas as inconsistências ou falhas. O mesmo procedimento se aplicará nos casos de processos relativos a servidores/funcionários da Administração Pública Federal. - No caso de pessoa física ou jurídica não pertencente à Administração Pública Federal, a mesma deverá ser convocada por meio de correspondência registrada, expedida pela unidade administrativa interessada na diligência, para que sejam cumpridas as exigências. A cópia da convocação expedida deverá ser anexada ao processo. Registrar a diligência em formulário específico. 3.7 Encerramento e abertura de volume Cada volume de um processo deverá conter, no máximo, duzentas folhas, incluindo o termo de encerramento de volume. Quando da necessidade da inclusão de folhas em um processo for verificado que serão ultrapassadas as duzentas folhas permitidas, a autoridade competente do órgão em que estiver tramitando o processo deverá solicitar à sua unidade protocolizadora, por meio 12

13 de despacho, a abertura de um novo volume. O volume anterior será encerrado com as folhas que contiver. Exemplo: Havendo um processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo cinquenta folhas, encerrar-se-á o volume com 180 folhas e abrirse-á novo volume com o referido documento de cinquenta folhas. É permitido dividir o documento a ser inserido, desde que a divisão não comprometa o entendimento do conteúdo do mesmo. Os procedimentos para o encerramento e a abertura de um novo volume são: a) lavrar o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, conforme modelo abaixo, por meio de carimbo após a última folha do processo, ou o Termo em folha a ser anexada; TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Ao(s)... dia(s) do mês de... do ano de..., procedemos ao encerramento do volume nº... do processo nº..., contendo... folhas, abrindo-se em seguida o volume nº b) lavrar o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME, conforme modelo abaixo, obedecendo a sequência de numeração do volume anterior, por meio de carimbo ou Termo em folha a ser anexada. O TERMO DE ABERTURA DE VOLUME deverá ser inserido após a capa do novo volume, cuja folha deverá ser numerada; TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Ao(s)...dia(s) do mês de... do ano de..., procedemos a abertura do volume nº...do processo nº..., que se inicia com a folha nº

14 c) a indicação do número do volume deverá constar da etiqueta do novo volume, conforme modelo abaixo: Processo nº... Data: / / Nº do volume: Data de abertura do volume: / / Interessado:... Código de classificação e assunto: d) os volumes do processo deverão tramitar juntos; e) registrar as operações de encerramento e de abertura do novo volume em formulário específico; f) o documento encadernado, bem como o composto por mais de 200 folhas será anexado ao processo, devendo este procedimento ser registrado por meio de despacho. Deverá ser colocada etiqueta no anexo, conforme modelo abaixo: Processo nº... Nº do anexo:... Conteúdo:... g) registrar a operação em formulário específico. 3.8 Arquivamento de processo O processo será arquivado mediante despacho da autoridade competente, na última folha do processo. O arquivamento de um processo ocorrerá mediante as seguintes condições: a) por deferimento ou indeferimento do pleito; b) pela expressa desistência do interessado; c) quando o desenvolvimento do processo for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada; 14

15 d) registrar a operação em formulário específico. 3.9 Desarquivamento O processo será desarquivado mediante solicitação da autoridade competente para consulta ou tramitação. A unidade protocolizadora deverá registrar a operação em formulário específico Reconstituição de processo Ocorrendo o desaparecimento ou extravio de processo, a autoridade competente do órgão ou entidade deverá ser comunicada, cabendo a ela promover a apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo. Um servidor deverá ser designado formalmente para proceder à reconstituição do processo. Os procedimentos para a reconstituição de processo são: a) resgatar as informações e as cópias dos documentos que formavam o processo desaparecido ou extraviado, solicitando quando necessário, que as unidades administrativas por onde o processo tramitou, disponibilizem cópias dos documentos de que dispuserem; b) encaminhar à unidade protocolizadora para autuação os documentos que formarão o processo, sendo atribuído a este um novo número; c) lavrar o TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO, conforme modelo abaixo, como folha inicial, por meio de carimbo ou reprodução do Termo em folha a ser anexada. Nome da unidade protocolizadora TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSO Ao(s)... dia(s) do mês de... do ano de..., procedemos à reconstituição do processo nº:..., que receberá o nº:... Órgão/Entidade produtor(a) do processo: Interessado: Código de classificação e assunto: Número de folhas:... Motivo da reconstituição:

16 d) encaminhar o processo à autoridade administrativa que determinou a reconstituição, para que o mesmo siga seu trâmite normal; e) no caso de extravio ou desaparecimento de volume de um processo deverão ser seguidos os mesmos procedimentos anteriormente descritos, mantendo a mesma numeração de processo. Lavrar o TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME conforme o modelo abaixo, como folha inicial do volume a ser reconstituído, por meio de carimbo ou reprodução do Termo em folha a ser anexada; Nome da unidade protocolizadora TERMO DE RECONSTITUIÇÃO DE VOLUME Ao(s)... dia(s) do mês de... do ano de..., procedemos à reconstituição do volume nº:... do processo nº... Órgão/Entidade produtor(a) do processo: Interessado: Código de classificação e assunto: Número de folhas:... Motivo da reconstituição: f) registrar a operação em formulário específico. Observação: No caso do reaparecimento do processo ou volume(s) original(is), este(s) deverá(ão) prosseguir sua tramitação, depois de anexado(s) a ele o processo ou volume(s) reconstituído(s). 4 Solicitações de vistas e/ou cópias de documentos Todos têm direito a ter acesso aos documentos produzidos pela Administração Pública ressalvadas as restrições previstas em lei. O requerente, ou seu representante legal, poderá solicitar vistas e/ou cópias de documentos. 16

17 No caso de requerimento para vistas e/ou fornecimento de cópias, o mesmo deverá conter dados de identificação e localização do requerente e especificação da informação requerida. O prazo para atendimento da solicitação não deve exceder ao disposto em lei. As informações relativas às vistas e/ou fornecimento de cópias deverão ser registradas, quando do atendimento do pedido. 5 Orientações gerais Observar princípios éticos para o tratamento dos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas. Observar cuidados de higiene no manuseio dos documentos. Caberá a cada órgão ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional para implementação do disposto nesta Portaria Normativa. Caberá a cada órgão ou entidade definir sobre a centralização ou descentralização das atividades de protocolo e das unidades protocolizadoras. Cada órgão ou entidade deverá observar a legislação em vigor no que se refere ao tratamento técnico de documentos classificados como sigilosos. A implantação das atividades de protocolos informatizados e o uso de documentos em formato digital implicam na adoção de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, cujos requisitos são recomendados no Modelo de Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq Brasil. Os carimbos constantes desta Portaria Normativa poderão ser emitidos por via informatizada, desde que preservadas as informações exigidas. Para os documentos digitais não se aplicam os procedimentos de aposição de carimbos. As informações deverão ser registradas em metadados. O carimbo CONFERE COM O ORIGINAL deverá ser utilizado quando do fornecimento de cópias dos documentos, aposto preferencialmente na frente, de forma que não prejudique a sua leitura. 6 Termos e conceitos Para efeito desta norma, foram utilizadas as seguintes definições: ANEXAÇÃO ver JUNTADA POR ANEXAÇÃO 17

18 ANEXO Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo. APENSAÇÃO ver JUNTADA POR APENSAÇÃO ARQUIVAMENTO 1) é a ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação. 2) é a sequencia de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS OU FORMAÇÃO DE PROCESSO Ato de reunir e ordenar em forma de processo os documentos recebidos em unidade protocolizadora. CLASSIFICAÇÃO Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos. CORRESPONDÊNCIA - Comunicação escrita independentemente do suporte, expedida ou recebida, por entidades coletivas, pessoas ou famílias que tramita nos órgãos ou entidades. DESAPENSAÇÃO É a separação de documento ou processo juntado por apensação. DESENTRANHAMENTO - É a retirada de folhas de um ou mais processos mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente, que poderá ocorrer quando houver interesse do órgão ou entidade da Administração Pública Federal ou a pedido do interessado. DESMEMBRAMENTO É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo, mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente. DESPACHO Decisão registrada pela autoridade competente ou pessoa por ela designada, em caso que lhe é submetido ao conhecimento, apreciação e providência. DILIGÊNCIA Ato investigatório ou de pesquisa, que visa averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um documento. DISTRIBUIÇÃO - É a remessa de documentos às unidades administrativas que decidirão sobre a matéria neles tratada. ver Tramitação. DOCUMENTO - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. DOCUMENTO DIGITAL Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. DOCUMENTO OSTENSIVO - É o documento sem qualquer restrição de acesso. 18

19 DOCUMENTO SIGILOSO É o documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. ESPÉCIE DOCUMENTAL É a divisão do gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. As espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto à forma de registro de fatos. FOLHA DO PROCESSO superfície laminar de papel ou outro suporte, com formato definido, composto de duas faces (frente e verso), cuja numeração se dá em ordem crescente. INTERESSADO Pessoa física, pessoa jurídica, órgão ou entidade da Administração Pública, que será objeto de análise do processo. JUNTADA É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação. JUNTADA POR ANEXAÇÃO É a união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s), a outro processo, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. JUNTADA POR APENSAÇÃO - É a união provisória de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo, destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a instrução deste, com o mesmo interessado ou não. NUMERAÇÃO DE FOLHAS É a numeração atribuída às partes integrantes do processo. PROCESSO Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial., que constitui uma unidade de arquivamento. PROCESSO ACESSÓRIO - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão. REGISTRO É o controle da das informações relacionadas aos documentos em um órgão ou entidade. SISTEMA INFORMATIZADO É o conjunto de elementos intelectualmente organizado, processados eletronicamente e aplicável em ambientes digitais. TERMO DE ABERTURA DE VOLUME É a nota utilizada para informar a abertura de um novo volume em um processo. TERMO DE DESAPENSAÇÃO É a nota utilizada para informar a separação física de dois ou mais processos apensados. 19

20 TERMO DE DESENTRANHAMENTO É a nota utilizada para informar sobre a retirada de folha(s) de um processo. TERMO DE DESMEMBRAMENTO É a nota utilizada para informar a retirada de folha(s) do processo, para formar outro. TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME É a nota utilizada para informar o encerramento do volume de um processo. TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO É a nota que informa a união definitiva de documento/processo a outro processo. TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO É a nota que informa a união provisória de documento/processo a outro processo. TERMO DE RESSALVA É a nota utilizada para informar a ausência de folha(s) de um processo quando do ato da anexação. TRAMITAÇÃO - É o curso do documento ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. UNIDADE PROTOCOLIZADORA É a unidade administrativa responsável pela autuação de documentos. 20

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