GESTÃO LOGÍSTICA. Capítulo Organização para uma Logística Efectiva. Identificação do impacto de uma logística efectiva no desempenho

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1 GESTÃO LOGÍSTICA Capítulo - 12 Organização para uma Logística Efectiva Objectivos do Capítulo Identificação do impacto de uma logística efectiva no desempenho eficaz e eficiente da empresa Descrição de vários tipos de estrutura organizacional da logística na empresa Determinação dos factores capazes de influenciar o desempenho da logística Desenvolvimento de uma estrutura organizacional logística óptima Identificação de atributos que podem ser utilizados na determinação da eficácia da organização Amílcar Arantes Amílcar Arantes 1

2 Introdução Durante a década de 90 a qualidade e o serviço ao cliente passaram a ser vigiados de perto pela gestão de topo Actualmente, e no próximo século, a velocidade e a gestão integrada da cadeia de abastecimento serão a base para a competitividade das organizações Uma empresa deve ser capaz de implementar estratégias, planos, e programas capazes de oferecer o NS e a qualidade aos seus clientes a logísticas e as pessoas que fazem parte da função logística vão desempenhar uma papel vital! Por ordem de importância, as barreiras à implementação da qualidade logística são: alteração da cultura da empresa estabelecer um visão comum através da organização colocar os empregados no comando da qualidade ganhar o empenhamento da gestão de topo alteração dos processos de gestão treinar e educar os empregados Os papéis dos empregados e dos departamentos de logística são especialmente importantes na gestão estratégica da logística/logística estratégica Amílcar Arantes Introdução A logística de hoje é completamente diferente da logística de há 30 anos! E, sem dúvida, daqui a 30 anos a logística será muito diferente do que é hoje! Factores ambientais que têm e continuarão a ter grande impacto na logística: incerteza económica inflação falta de MP e de energia pressões ambientais green marketing regulamentação constrangedora aumento das exigências e de expectativas do consumidor a actividade logística torna-se cada vez mais complicada de gerir! Neste capítulo vamos examinar: a importância de um organização logística efectiva para o bom desempenho a empresa tipo de estruturas organizacionais que existem como é que as empresas podem evoluir da sua estrutura logística presente para uma mais efectiva Amílcar Arantes Amílcar Arantes 2

3 A importância de uma Organização Logística Efectiva Uma organização efectiva e eficiente da logística é uma parte vital no processo de gestão estratégico da empresa Os problemas e desafios que a organização enfrenta não assentam primariamente no processo em decisões estratégicas, mas sim nos sistemas, nas pessoas, na cultura da empresa - em essência, cada um deles pode ser considerado um recurso estratégico e um activo a longo-prazo: muitas empresas não empregam convenientemente os seus recurso estratégicos de facto, o seus problemas resultam de uma falta de competitividade em termos de organização e de estrutura! De facto muitas empresas desenvolveram projectos de reengenharia de todo o seu processo logístico que conduziram a uma redução significativa de custos, através de: modificações da estrutura organizacional alterações do NS das operações nos armazéns das políticas de stocks e de encomenda... Amílcar Arantes A importância de uma Organização Logística Efectiva Tendência para a INTEGRAÇÃO da função logística: desde meados dos anos 60s tem-se assistido a uma integração de muitas funções logísticas debaixo de único gestor de topo, ligado directamente ao CEO em geral, assiste-se a uma expansão da área de controlo dos executivos logísticos, que passou a abranger os transportes, armazenamento, stocks, processamento de encomendas, planeamento e previsão, embalagem, manejamento de materiais e compras através de uma melhor coordenação das várias actividades logísticas, de uma gestão optimizada da cadeia de abastecimento, consegue-se reduções de custos superiores aos conseguidos no processo de fabrico - evitar a duplicação de actividades e a ineficiência! Amílcar Arantes Amílcar Arantes 3

4 Para perceber como os vários departamentos, no contexto de uma organização, interagem entre si, convém perceber como as organizações se desenvolveram no último século. Gestão Logística - tradicional CEO responsabilidades objectivos VP MARKETING vendas canais de distribuição devoluções e garantias stocks elevados lotes de produção pequenos e frequentes armazenamento descentralizado grande sortido de produto processamento de encomenda rápido política de retorno ampla transportes rápidos expedições frequentes sistemas de informação contabilidade stocks processamento de informação Ellram, Fundamentals of Logistics Management, Amílcar Arantes VP PRODUÇÃO produção compras/procurement tráfego armazenamento lotes de produção grandes e poucas alterações armazenamento na fábrica pouco sortido de produtos Douglas M. Lambert, James R. Stock e Lisa M. McGraw -Hill, VP FINANÇAS stocks reduzidos armazenamento centralizado processamento de encomendas barato política de devolução rígida transportes de baixo custo pouco frequentes Desenvolvimento da Estrutura de Negócio No início poucas pessoas bastavam para as operações da empresa, geralmente de âmbito local Com o crescimento das empresas, aparece a necessidade especialistas por áreas - produção, vendas, distribuição contabilidade - especialização por função No princípio do século XX, à medida que as companhias cresciam e diversificavam os seus produtos, a especialização funcional deixou de ser suficiente para uma gestão efectiva - aparecem as Divisões organizadas verticalmente em torno de produtos similares - especialização dos empregados por função e por produto! Em algumas funções mais transversais à empresa e que não influenciam directamente as famílias de produtos, como por exemplo Recursos Humanos, continuaram organizadas como função ao nível mais elevado. Resultam assim: o staff e as funções de primeira linha Amílcar Arantes Amílcar Arantes 4

5 Desenvolvimento da Estrutura de Negócio Nos anos 50s, surgem as primeiras organizações Matriciais - resolver o afastamento, em termos de gestão, entre as divisões e entre estas e o staff, o que não permitia o aproveitamento de sinergias resultantes da dimensão da empresa: em vez de acabar com as divisões, a estrutura matricial sobrepõe as divisões além do reporting interno à divisão, o gestor é agora obrigado a reportar aos outros gestores com a mesma função doutras divisões, frequentemente ao nível do staff esta estrutura pode ser adoptada apenas para projectos especiais, abrangendo duas ou mais divisões Com o aproximar do fim do século XX muita especulação tem sido feita acerca da estrutura organizacional que vai prevalecer: como as organizações aumentam o nível de subcontratações (outsourcing), deixando de exercer muitas actividades que antes faziam internamente, alguns especulam sobre o aparecimento de organizações Sombra - Hallow Organisations Amílcar Arantes Desenvolvimento da Estrutura de Negócio Este tipo de organizações, também chamadas em organizações em Rede, vão existir como pequenas organizações de gestores e pessoas com ideias, que contratam a empresas externas a execução de todo o tipo de actividades - produção, distribuição, contabilidade, marketing. Contudo há quem diga que tal não acontecerá, por motivos relacionados com a perda de controlo, questões de coordenação, e outros A parte racional que está na base da organização sombra é que as organizações devemse concentrar, focar, nas actividade que melhor fazem, subcontratado especialistas paras as outras actividades Uma variação deste conceito é a organização Virtual, que resulta da associação de várias organizações com o fim de desenvolver, produzir e distribuir/vender um determinado produto - a associação apenas se mantém durante o duração do produto! Amílcar Arantes Amílcar Arantes 5

6 Silos Funcionais O termo silos funcionais aplica-se em organizações onde cada função individual, tal como as compras, as finanças, o marketing, etc. está focada na sua própria operação, em vez de estar comprometida com o sucesso da organização como um todo! Não existe esforço de cooperação com as outras funções Apesar dos objectivos serem à partida definidos em conjunto! A organização aparece em segundo lugar Este tipo de estrutura falha, pois não é avaliado o impacto global de decisões tomadas - aproximação sistémica Dá origem a conflitos entre as funções - quando os recursos começam a falhar Amílcar Arantes Estratégicas Logísticas Genéricas Produtores, armazenistas e retalhista realizam actividades logísticas, mas em geral apresentam estruturas organizacionais díspares! Estratégia baseada no Processo - a preocupação é a gestão de um conjunto alargado de actividades logísticas como uma cadeia de formação de valor. Procura a eficiência através da gestão das compras, da produção, da distribuição de forma integrada Estratégia baseada no Mercado - a preocupação é a gestão de um número limitado de actividades logísticas através de uma organização com várias divisões ou com várias unidades de negócios: fazer cargas conjuntas tanto as vendas como a logística são coordenadas por uma simples factura-encomenda geralmente, os responsáveis das vendas e o da logísticas reportam ao mesmo executivo Estratégias baseadas no canal - é uma estratégia focada na gestão das actividades logísticas de forma conjunta, tanto com os distribuidores como com os concessionários/retalhistas Amílcar Arantes Amílcar Arantes 6

7 Coordenação Logística A coordenação das várias actividades logísticas pode ser atingida de várias formas, cobrindo os seguintes aspectos: Estratégica vs. Operacional - refere-se ao nível em que as actividades logísticas estão localizada empresa. A faceta estratégica dá uma imagem do posicionamento da logística na cadeia hierárquica relativamente a outras actividades. Também é importante saber a quem respondem as actividades operacionais da logísticas - armazenamento, controlo de stocks, processamento de encomendas, transportes e outras Centralizada vs. Descentralizadas - as actividades logísticas são administradas centralmente, no quartel general da organização (serviços centrais) ou por um sistema controlado por uma única entidade. A centralização de actividades como processamento de encomendas, trafego, ou controlo de stocks, entre outras, pode levara reduções significativas no custo logístico - economias de escala. Por outro lado, a logística descentralizada pode levar a NS mais elevados, no entanto, as evoluções nas tecnologias de informação têm contribuído definitivamente para a centralização De 1ª linha vs. staff - a logística como uma actividade de 1ª linha assume um papel mais operacional (dia-a-dia). A logística como staff, por seu lado, assume mais um papel estratégico. O ideal é uma combinação entre as duas de modo a que as actividades sejam melhor coordenadas Amílcar Arantes Coordenação Logística A logística como uma função: Presidente Engenharia Produção Marketing Finanças Recursos Humanos Logística Douglas M. Lambert, James R. Stock e Lisa M. Ellram, Fundamentals of Logistics Management, McGraw -Hill, quando a logística é considerada como uma simples função, hermética em relação às outras funções, o resultado em termos globais não é optimizado! a logística, na sua essência é transversal à organização, não resultando correctamente quando é considerada apenas uma função isolada - requer outro tipo de estrutura organizacional Amílcar Arantes Amílcar Arantes 7

8 Coordenação Logística A logística como um programa: Douglas M. Lambert, James R. Stock e Lisa M. Ellram, Fundamentals of Logistics Management, McGraw -Hill, Presidente Logística Engenharia Produção Marketing Finanças Recursos Humanos neste tipo de estrutura, a logística assume um papel de programa no qual toda a orgnização participa a áreas funcionais individuais estão subordinadas ao programa logístico! Amílcar Arantes Coordenação Logística A logística como Organização Matricial Presidente Logística Outro programa Produção Planeamento da Produção Abastecimento Determinação de requisitos Engenharia Projecto Manutenção Marketing Previsão de vendas Serviço ao Cliente Transportes Trafego Embalagem protectiva Finanças e Contabilidade Processamento de informação Ciência de gestão Fluxo horizontal do líder do projecto Fluxo vertical do líder da função Douglas M. Lambert, James R. Stock e Lisa M. Ellram, Fundamentals of Logistics Management, McGraw -Hill, Amílcar Arantes Amílcar Arantes 8

9 Coordenação Logística A logística numa Organização Matricial : é um meio termo entre a organização funcional e a organização tipo programa a organização matricial exige que a coordenação das actividades transversais tenha o apoio da gestão de topo! mesmo com o apoio do nível superior, a gestão dos programas pode resultar muito complexa, podendo resultando um sistema de reporting complicado adopção de uma estrutura formada por equipas! essas equipas são transversais, com complementaridade de skills, com uma meta conjunta, com recurso e contabilidade próprios e com poder necessário para atingir os objectivos para que for formada devido ao elevado número de pessoas que participam no processo de decisão, a organização matricial apresenta por vezes dificuldade em decidir - aspecto que a estrutura em equipas apresenta melhores resultados! Amílcar Arantes Decisão Estratégica - Organização para a Logística Em face dos custos elevados de operação e a cada vez maior pressão dos clientes para melhor serviço, a organização da logística tem que se adaptar! Missão Tal qual os indivíduos, as organizações podem e devem estabelecer a sua missão - mission statement- de modo a definir a razão principal para a sua existência! missão individual - um organização é um conjunto de indivíduos a missão logística - suporta, direcciona a definição da estratégia, os planos e táct icas, define os parâmetros que conduzem a operação da logística a logística tem o potencial de se tornar o próximo elemento det erminante da estratégia, como uma forma de incentivar a criação de valor, com uma forma de obter redução de custos, como uma importante disciplina de marketing, e como uma extensão crítica da flexibilidade do produto! componentes chaves da missão: cliente e mercados alvo, produtos e serviços principais, domínio geográfico, tecnologias nucleares, a sobrevivência, o crescimento e a rentabilidade, filosofia da empresa, o conceito próprio da empresa, e a imagem pública pretendida Amílcar Arantes Amílcar Arantes 9

10 Decisão Estratégica - Organização para a Logística Componentes de uma Organização Logística Óptima Muitos factores podem influenciar a organização logística: características organizacionais - a estrutura e a tecnologia são as componentes mais importantes da organização da empresa. A estrutura diz respeito ao tipo de relacionamento que existe entre áreas funcionais - inter-funcionais (marketing, finanças, produção, logística... ) e intra-funcionais (armazenamento, trafico, ) - patente no organograma da empresa. Variáveis: descentralizar, especializar, A tecnologia está relacionada com o processo de transformação de MP e produto acabado características ambientais - internos (cultura ou clima organizacional...) ou externos (ou incontroláveis, tais como regulamentos, ambiente competitivo ) características do empregados - até que ponto os empregados se identificam com a empresa e o desempenho individual no posto de trabalho práticas e políticas de gestão - as políticas macro (nível da empresa) determinam os objectivos globais da estrutura as políticas micro (departamento) influenciam os objectiveis ao nível da função. As práticas acabam por resultar das políticas micro e macro! Amílcar Arantes Decisão Estratégica - Organização para a Logística Componentes de uma Organização Logística Óptima Alternativas de melhoria da eficácia organizacional da logística. determinação de objectivos estratégicos - determinação dos objectivos globais e dos individuais(empregados) aquisição e utilização de recursos - não apenas de recuso materiais, também incluir a formação ambiente que proporcione desempenhos elevados: selecção e colocação dos empregados programas de treino e desenvolvimento definição clara de tarefas avaliação de desempenho prémio! processo de comunicação - muito importante para a eficácia da logística! liderança e tomada de decisão - fundamental capacidade da organização para adaptar e inovar - o ambiente que rodeia as actividades logísticas está em constante mutação monitorização Amílcar Arantes Amílcar Arantes 10

11 Decisão Estratégica - Organização para a Logística Como Desenvolver a Organização logística Óptima As organizações logística evoluem e alteram-se! As empresas devem alterar a sua estrutura por forma a reflectir as alterações do ambiente exterior e da empresa. Passos a seguir para estruturar uma organização logística nova ou reestruturar a existente: investigar a estratégia e objectivos da empresa organizar as funções de acordo com a estrutura da organização definir as funções para as quais o executivo da logística é responsável (budget) conhecer o seu estilo de gestão organizar com vista à flexibilidade conhecer os sistemas de suporte disponíveis compreender e planear as tarefas dos indivíduos, por forma a que não haja conflitos entre os objectivos individuais e os da empresa Amílcar Arantes Decisão Estratégica - Organização para a Logística Medir a Eficácia da Organização Logística Medir para gerir! Indicadores custo-vendas, de actividade, de serviço Questões: isoladamente os indicadores podem não acrescentar grande coisa! Os custos podem ser incorrectos, em especial os que dizem respeito a actividades logísticas As medidas de avaliação devem ser comparadas com valores standards Avaliar os gestores logística - em geral faz-se a três atributos: capacidade de gestão operacional capacidade de resolver novos desafios capacidade de implementar e gerir projectos Outras medidas - avaliação a 360º dos gestores Amílcar Arantes Amílcar Arantes 11

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