Capítulo 1 Início do projeto

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1 Capítulo 1 Início do projeto Deve ser considerado que não há nada mais difícil de realizar nem mais duvidável de sucesso nem mais perigoso de lidar do que iniciar uma nova ordem das coisas. Niccolò Machiavelli, Italiano Como a maioria de vocês concordaria, a definição de um projeto varia grandemente pode ser construindo o próximo ônibus espacial, atualizando a sua linha de produção facilmente, ou simplesmente criando um novo site para um cliente. Um fator comum, que é verdadeiro através destes variados tipos de projeto, é que todos eles envolvem múltiplas pessoas, interagindo com uma ampla variedade de informações de projeto. Estas informações podem incluir modelos, s, programações, propostas, formulários, orçamentos, informação de contatos, relatórios de status, conformidade regulamentar, e até ad hoc. Apesar das nossas melhores tentativas de efetivamente gerenciar informações de projeto, não conseguimos. Confiamos em ferramentas inconsistentes e ineficientes, que são tipicamente uma combinação de três coisas: Armazenamento local/pessoal Se a informação do projeto estiver armazenada em computadores pessoais particulares, ou aparelhos de armazenamento portáteis, informações importantes, como planejamento do projeto, podem ser disponibilizadas para stakeholders relevantes na hora certa? Se o computador ou dispositivo de armazenamento portátil quebrar, como a informação é restaurada? Armazenamento baseado em rede Se você estiver usando armazenamento central através de uma rede de compartilhamento de arquivo ou ambiente baseado em web, como você evita que arquivos sejam sobrescritos? Quais são os padrões para manter versões? Você pode facilmente definir quem pode acessar quais informações? 1

2 Mistura de ferramentas de gerenciamento de projeto Algumas ferramentas comuns usadas em ambientes de projeto são Microsoft Word, Microsoft Excel, e possivelmente Microsoft Project. Em certos casos, ferramentas empresariais complexas como Microsoft Project Server e Primavera também estão disponíveis. Lista: Atividades Essenciais de Gerenciamento de Projeto Quando eu formalmente comecei a gerenciar projetos há mais de 12 anos, eu tive a impressão errada de que todo primeiro passo que tinha que dar era disparar uma ferramenta de planejamento como Microsoft Project e começar a executar as tarefas do projeto, definir a duração da tarefa e estabelecer as dependências da tarefa. Nunca funcionou muito bem para mim porque mais tarde eu percebia que havia outros passos importantes nos quais falhei ao executar. Aqui está minha lista essencial de atividades de gerenciamento de projeto, que todo gerente de projeto deve fazer ao longo da vida de um projeto: Criar diretrizes de como seus projetos serão iniciados Realizar uma reunião inicial para definir os objetivos do projeto Identificar seus stakeholders Identificar taxonomia de informações do projeto Planejar seus projetos com sua equipe (isto envolve criar a estrutura analítica do projeto [WBS], criar o diagrama da rede, identificar o caminho crítico e otimizar o planejamento do projeto) Definir a probabilidade e impacto dos riscos do projeto Criar um processo de controle de alteração para mudanças de escopo Definir processos quantificáveis de supervisão de projeto Facilitar uma reunião de lições aprendidas Para melhorar estas ineficiências, três coisas são necessárias: Aplicar um conjunto padrão de processos de gerenciamento de projeto do início do projeto até o fim Enquanto não entro em discussões detalhadas sobre conceitos e teorias de gerenciamento de projeto, direi que para fazer o SharePoint funcionar para sua vantagem, você tem que empregar sonoras práticas e técnicas de gerenciamento de projeto. Se você não tiver um, a melhor maneira de desenvolver uma metodologia de gerenciamento de projeto é revisar as melhores práticas do Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide e Projects in Controlled Environments (PRINCE2) do Project Management Institute. 2 Capítulo 1: Início do Projeto

3 Pense neste exemplo: eu não tenho experiência em cozinhar, e se fosse competir em um concurso de culinária com o melhor chefe do mundo (à la Iron Chef), eu definitivamente perderia porque mesmo se eu cozinhar muito bem, não há método para a minha loucura. Eu não gosto de ler livros de receita. É tudo ou nada pra mim. Tenho certeza de que um chefe veterano teria testado os processos, desde como picar os vegetais até quanto tempo o quiabo deve ser fervido. Chefes veteranos não apenas documentam estes passos, eles também ajustam constantemente seus processos para melhoria. Adivinhe só? As mesmas coisas se aplicam a gerenciamento de projeto. Usar um PMIS para suportar seus processos de gerenciamento de projeto Como qualquer experiente gerente de projeto validaria, ter uma plataforma colaborativa, fácil de usar, acessível, confiável e escalonável pode contribuir grandemente para o sucesso de um projeto. Esta é a questão principal que você aprenderá neste livro: usar SharePoint como seu PMIS. Educar e atualizar sua equipe de projeto com as melhores práticas de gerenciamento de projeto Ter uma abordagem incremental para contínua melhora do processo irá habilitar a equipe do projeto para fazer melhor uso do PMIS. Dux Quax: vale a pena mudar? Ouça, antes de você se empolgar e começar a implementar processos de gerenciamento de projeto formalizados na sua organização, calma, meu amigo. Eu garanto a você que não vai funcionar se você mudar as regras durante a noite. As pessoas, por natureza, são avessas à alteração (como você pode já saber). Como diria o velho provérbio, Se não está quebrado, não conserte. Então, o que você deve fazer? Como você pode convencer sua equipe de que é necessário implementar processos de gerenciamento de projeto? Dar passos curtos é a chave. Use o caso de ter sonoros processos de gerenciamento de projeto que irão melhorar grandemente como os processos são executados na organização Um bom exercício seria examinar um projeto anterior que não funcionou muito bem pode ter sido atrasado ou saído do orçamento. Avalie se você teve sonoros processos de planejamento. Você poderia ter feito um trabalho melhor, definindo a tarefa e formulando um planejamento e orçamento mais realistas? Mostre a sua equipe o benefício de ter processos padronizados em um nível pessoal Expectativas claras podem ser efetivamente configuradas depois de todo mundo estar operando com o mesmo conjunto de regras ou diretrizes. Por exemplo, você tem um conhecimento ou definição comum do que 90% completo significa ao relatar status de designação da tarefa? continua Início do Projeto 3

4 Implemente novos processos, um de cada vez Inicialmente, foque nos aspectos de planejamento do gerenciamento do projeto. Talvez sugira um padrão para definir objetivos do projeto, identificar stakeholders, priorizar requisitos, gerar análise do projeto, designar tarefa, desenvolver um plano de projeto e documentar um plano de gerenciamento de risco. Envolva a equipe Permita que a equipe forneça feedback sobre os processos que serão implementados. Pergunte se é relevante. Se não for, como pode ser melhorado? Há algo faltando? Que tipo de suporte é necessário para garantir que estes processos sejam adotados? Lembre-se, as pessoas podem mudar desde que elas percebam que valhe a pena. É mais provável que elas façam alterações que produzirão benefícios no nível pessoal do que no nível organizacional. Para que você comece a desenvolver seus processos de gerenciamento de projeto, vá para para um guia passo a passo, completo com modelos de suporte, documentos e referências O Que é um PMIS? Como definido pelo Instituto de Gerenciamento de Projeto (Project Management Institute PMI; veja um PMIS é um conjunto padronizado de ferramentas automatizadas de gerenciamento de projeto dentro de uma organização e integrado em um sistema. Embora o PMI não especifique quais ferramentas ou tecnologias usar como um PMIS, SharePoint pode ser personalizado como um. Lista: Capacidades PMIS Essenciais Um PMIS confiável deve ser capaz de suportar a maioria, se não todas, das necessidades de comunicação e colaboração de um ambiente de projeto. Aqui está uma lista de capacidades PMIS essenciais: Suporta a geração de contrato, planejamento e orçamento de um projeto Facilita comunicação e feedback Monitora atividades de projeto Controla alterações do projeto Analisa e prevê desempenho do projeto Dissemina status do projeto para stakeholders relevantes Oferece informação em tempo real para iniciar, planejar, executar, controlar e fechar um projeto 4 Capítulo 1: Início do Projeto

5 Decidindo Usar um PMIS Não importa quão pequeno ou grande é o projeto, ser capaz de eficientemente gerenciar informações do projeto a qualquer hora, em todo lugar e de qualquer maneira pode grandemente contribuir para o sucesso do projeto. Um requisito chave para tornar isto possível é alavancar um PMIS. Aqui estão cinco sinais denunciadores de que você precisa começar a usar um PMIS para seus projetos: Nenhum sistema padronizado para integrar objetivos do projeto Planejamento do projeto, custo e objetivos de qualidade são silos individuais. Por exemplo, informação financeira no Excel não é automaticamente recalculada toda vez que o planejamento do projeto for ajustado, usando ferramentas de planejamento como Microsoft Project. Fazer atualizações manuais leva muito mais tempo que outras atividades do projeto. Gerenciamento de documento ineficiente Documentos do projeto não são armazenados em uma localização central. Supervisionar, desfazer alterações, e a habilidade de reverter versões anteriores são limitados. Adicionalmente, níveis variantes de permissões de acessão estão indisponíveis. TI/SI só pode fazer tanto ao suportar requisitos de acesso de informação. Falta de ferramentas apropriadas para facilitar a colaboração da equipe Informações do projeto não estão disponíveis o tempo todo, em todo lugar. Além disto, a equipe é incapaz de desenvolver ou trabalhar com informações ao mesmo tempo. Incapacidade de relatar status preciso e na hora certa do projeto Informações do status do projeto estão disponíveis apenas quando o gerente do projeto as disponibiliza. Como você lida com patrocinadores do projeto que querem visualizar informações em tempo real do status do projeto? Não atingir objetivos estratégicos organizacionais A falta de uma ferramenta padronizada para facilitar consistentes processos de gerenciamento de projeto através de uma organização pode limitar a habilidade de efetivamente suportar objetivos estratégicos. Como um gerente de projeto, estas cinco questões podem mais do que justificar a necessidade de qualquer organização de investir em um PMIS confiável, efetivo, personalizável e fácil de implementar. Hoje, múltiplas soluções de PMIS estão disponíveis. Porém, além de serem caras, elas podem exigir habilidades especializadas para implementar, personalizar e manter. É por isso que muitas destas iniciativas falharam e obtiveram apenas adoção limitada. É assim que o SharePoint se destaca. Decidindo Usar um PMIS 5

6 O Que É SharePoint? Como as pessoas descrevem o SharePoint? Na minha experiência, a definição sempre fica perdida em algum lugar entre colaboração e gerenciamento de documento. Aqui está uma descrição concisa e direta do SharePoint: SharePoint permite que indivíduos em uma organização facilmente criem e gerenciem seus próprios websites colaborativos. Parece simples, mas permita-me dissecar o que ele realmente significa: Indivíduos Esta palavra significa que usuários SharePoint têm que ser tecnicamente experientes? Não. De fato, desde que usuários tenham familiaridade com Windows, Microsoft Office e de navegação na web, eles ficarão bem. Organização Este termo implica que SharePoint pode ser usado por um limitado número de pessoas pertencentes ao mesmo grupo. Também significa que haverá níveis variantes de autoridade e privilégios dentro do grupo. Isto significa que você não tem que confiar no departamento de TI/SI para configurar permissões no SharePoint você é autorizado a definir e gerenciar acessos a informações específicas. Você aprenderá mais sobe permissões no Capítulo 4. Facilmente Ao invés de contatar o TI/SI, qualquer indivíduo pode criar, personalizar e gerenciar esta ferramenta. Embora TI não vá ficar totalmente fora de questão, SharePoint permite que os usuários desenvolvam um sistema automatizado personalizado que pode suportar suas necessidades apropriadamente de maneira correta. Colaborativo A intenção do SharePoint é melhorar a colaboração da equipe. Porém, nada impede que você crie o próximo Yahoo! ou Google; SharePoint não é destinado a ser usado como uma plataforma para websites não colaborativos. SharePoint está disponível desde Evoluiu de uma simples ferramenta de gerenciamento de site baseada em web para uma poderosa ferramenta de colaboração que integra suavemente com a Web, Microsoft Windows e Microsoft Office. Sendo uma tecnologia fundamental da Microsoft, várias organizações, incluindo instituições de governo, linhas aéreas, bancos, companhias de construção e indústrias de varejo se beneficiaram das suas ferramentas e conjuntos de características. SharePoint não se refere a um produto específico ou tecnologia. Usar a expressão Microsoft SharePoint é como usar a frase Microsoft Office. Refere-se a diversos aspectos de 6 Capítulo 1: Início do Projeto

7 soluções colaborativas. Os componentes-chave incluem Windows SharePoint Services (WSS) 3.0 e Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) Para distinguir WSS e MOSS, uma analogia que frequentemente eu uso é comparar SharePoint a um carro. Qual é o principal objetivo de um carro? Levar você de um ponto A para ponto B, certo? Qual componente de um carro é exigido para fazer isto? O motor, é claro. O principal objetivo do SharePoint é habilitar os usuários com ferramentas de gerenciamento de documento e colaboração da equipe. WSS preenche este objetivo. É o motor principal do SharePoint. Sem o WSS, não existe o SharePoint. WSS (mostrado na Figura 1-1) está disponível gratuitamente desde que sua organização tenha licença apropriada para Windows 2003 Server ou superior. Figura 1-1. Um site SharePoint usando um modelo de site WSS MOSS fornece capacidades estendidas ao WSS. Voltando à analogia do carro, podemos equipar nossos veículos com acessórios como GPS, um sistema de DVD, comando de voz, etc. Porém, estas características estendidas não são exigidas para rodar um carro (nos levar do ponto A para o ponto B). Se estes acessórios não estiverem instalados, o carro ainda vai funcionar. É que ter um GPS pode nos habilitar a atingir nosso destino mais rapidamente sem ficarmos perdidos. As características estendidas do MOSS incluem Enterprise Search, Personalization, Enterprise Content Management, etc. Diferente de WSS, MOSS (mostrado na Figura 1-2) não está disponível gratuitamente. A licença pode variar e se tornar muito cara. Para mais informações sobre licenciamento, visite o site de licenças de SharePoint da Microsoft em O Que É SharePoint? 7

8 Figura 1-2. Um site SharePoint usando um modelo de site MOSS Sendo que o SharePoint pode ser considerado essencialmente uma plataforma para melhorar gerenciamento do documento e colaboração, ele pode ser adotado como uma ferramenta para auxiliar a maioria dos ambientes de projeto. Neste livro, eu mostrarei a você como criar um PMIS SharePoint, usando WSS. Isto significa que as técnicas que você irá aprender podem ser aplicadas independentemente se você tiver WSS ou MOSS na sua organização. Está empolgado? Antes de entrarmos nos detalhes do passo a passo, darei a você uma visão geral do resultado final. Inicie seu navegador web e vá para (em inglês) e permita que eu mostre a você o poder de um PMIS SharePoint e como ele pode beneficiar seu ambiente de projeto. Dux Quax: SharePoint É o Único Jogo Disponível? Não me entenda errado aqui. Há muitos outros ótimos produtos que podem ser usados como PMIS. Há produtos de nível empresarial cheios de características, como Microsoft Project Server, Clarity e Primavera, e até produtos open source e baseados na web, como Google Apps e Basecamp. O desafio de executar complexos conjuntos de ferramentas PMIS empresariais é que ele supõe que sua organização já tem um maduro ambiente de gerenciamento de projeto. Quando eu digo maduro, eu quero dizer que você tem um Project Management Office (PMO); processos de projeto que estão sendo aplicados, adotados, e continuamente melhorados por todas as equipes de projeto; e artefatos de projeto estruturados e bem definidos como planos, relatórios, modelos e mecanismos de comunicação. A razão por este requisito tão rígido é que estas ferramentas devem ser personalizadas para adaptar aos processos que você tem atualmente. Muitos clientes com quem trabalhei supuseram que implementar tais continua 8 Capítulo 1: Início do Projeto

9 ferramentas faria os projetos executarem melhor durante a noite. Sim, certo. Sem processos sonoros, uma complexa ferramenta é muito difícil de alavancar E que tal produtos open source, gratuitos e baseados na web, como Google Sites, Dux? Bem, eles podem servir como PMIS relativamente bons em certas circunstâncias. Meu problema com estas ferramentas é a falta de integração com ferramentas existentes de gerenciamento de projeto que eu uso. A última coisa que quero fazer é inserir o mesmo conjunto de informações 10 vezes em 10 lugares diferentes. Então, como o SharePoint é diferente? Se você estiver vindo de um ambiente onde você não tem um processo de gerenciamento de projeto estabelecido e estiver usando muito Microsoft Word, Excel, Outlook e talvez Microsoft Project para gerenciar seus projetos, usar SharePoint é dar um pequeno passo adiante. Lembre-se de que as pessoas são frequentemente avessas a mudanças. Bem, dar um passo em relação ao SharePoint não é uma mudança tão drástica quanto aprender a usar outras e mais complexas ferramentas PMIS. Também, eu gosto muito da integração entre SharePoint e os produtos da Microsoft Office que eu uso dia sim e dia não. Por exemplo, eu posso inserir informações do planejamento do projeto no meu calendário do Outlook e elas vão aparecer no SharePoint, e vice-versa. Adicionalmente, eu criei uma planilha Excel que pode sincronizar marco de monitoramento com SharePoint, então se os líderes da minha equipe inserirem datas completas de marcos no SharePoint, estas datas vão aparecer na minha planilha Excel no meu computador não é incrível? Veja Usando Microsoft Excel e SharePoint no Capítulo 8 para mais sobre isto. Nosso Estudo de Caso: SharePoint Dojo, Inc. Para reforçar melhor o que você aprenderá neste livro, você praticará conceitos- chave e técnicas, gerenciando um projeto para SharePoint Dojo, Inc. Esta é uma empresa fictícia que usaremos ao longo do livro. SharePoint Dojo é uma importante facilidade de treinamento de artes marciais com mais de 20 estúdios na América do Norte. Criada em 1976, eles treinaram 700,000 alunos e produziram atletas de níveis mundiais. Como a história provou, SharePoint Dojo fornece instrução em nível mundial sobre a arte do tae kwon do, guiados por uma equipe de mestres certificados que possuem pelo menos oito anos de experiência em lecionar e competiram em eventos internacionais. Em 2008, a empresa foi citada como um dos negócios de crescimento mais rápido nos Estados Unidos. Para continuar seu crescimento explosivo, SharePoint Dojo está internacionalmente expandindo e abrindo múltiplos estúdios de treinamento de artes marciais pertencen- Nosso Estudo de Caso: SharePoint Dojo, Inc. 9

10 tes à empresa na maioria das cidades. Múltiplas equipes de projeto foram reunidas, e cada equipe será responsável por gerenciar a abertura de cada respectivo estúdio. Como o gerente de projeto, você será pessoalmente responsável por gerenciar o projeto e integrar SharePoint Dojo com a cultura local e comunidade da cidade na qual você foi designado. Os desafios serão significativos. Será exigido que você selecione a área e renove o estúdio, cumpra as regras e regulamentos locais, configure distribuição e logísticas, desenvolver infraestrutura de TI e iniciativas de relatório regional, integrar com sistemas e processos existentes, identificar quais programas irão vender mais na sua região, e destacar oportunidades locais. Você terá que lidar com comerciantes locais, empregar a equipe localmente, e realizar marketing e propaganda local. O tempo todo você terá que estar focado na marca SharePoint Dojo e na experiência da Share- Point Dojo isto é mais do que uma série de iniciativas locais para fazer dinheiro; se trata de uma expansão global. Como identificado pelo gerenciamento sênior, há duas áreas que são importantes para todo o seu sucesso. A primeira é ter correto governo do projeto. É crucial que padrões e processos de gerenciamento de projeto existentes sejam seguidos. Segunda, um PMIS deve ser estabelecido para cada equipe de projeto para habilitar todas as equipes a compartilharem e colaborarem com detalhadas informações do projeto, riscos e lições aprendidas em tempo real. Para atingir todos estes objetivos, adotamos padrões de PMI para gerenciamento de projeto e implementamos um PMIS, usando Microsoft SharePoint. Você precisará configurar seu próprio PMIS SharePoint para o seu projeto. Lista das Melhores Práticas Estabelecer ou seu familiar com seus processos de gerenciamento de projeto Estabelecer um PMIS para seu projeto Centralizar documentos do projeto Racionalizar comunicação do projeto Se tornar familiar com seu ambiente SharePoint Resumo Projetos bem sucedidos resultam de práticas, padrões e processos de gerenciamento de projeto Você pode aumentar a produtividade do projeto diminuindo suas ineficiências 10 Capítulo 1: Início do Projeto

11 O principal objetivo do SharePoint é melhorar como gerenciamos informações e facilitamos colaboração. Pode ser usado como um PMIS. SharePoint pode habilitar gerentes de projeto porque é mais fácil de aprender, tem melhor integração com ferramentas de gerenciamento de projeto existentes, e exige menos assistência do departamento de TI/SI do que muitas outras soluções de PMIS. Resumo 11

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