Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises:

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1 Unidade Auditada: SENAR-ADMIN.REGIONAL EM PORTO VELHO/RO Exercício: 2012 Processo: Município: Porto Velho - RO Relatório nº: UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DE RONDÔNIA Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/RO, 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 28/05/2013 a 04/06/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a existência das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 119/2012 e 124/2012. Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as seguintes questões de auditoria: (i) A unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a 1

2 #/Fato# ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência? (ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012, da DN TCU nº 124/2012? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e as peças complementares. A partir dos exames referentes ao Processo nº / e concluiu-se que a Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de Além disso, as peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012 e 124/ Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeiras planejadas ou pactuadas para o exercício, foram cumpridos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise das ações de maior materialidade da UJ (responsáveis por 81,96% da execução financeira). PROGRAMA 0108 Melhoria da Qualidade de Vida do Trabalhador Ação 8788 Promoção Social - PS Meta Previsão/Fixação Execução Execução/Previsão Física ,80% Financeira R$ ,00 R$ ,08 95,48% Fonte: Relatório de Gestão e Ofício nº 177/SENAR/2013 Esta Ação tem como finalidade a educação, não formal, participativo e sistematizado, que visa ao desenvolvimento de aptidões pessoais e sociais do trabalhador, do produtor rural e de suas famílias, possibilitando melhor qualidade de vida, conscientização crítica e participação na vida da comunidade. Conforme análise crítica constante no Relatório de Gestão, o SENAR-AR/RO atuou em (04) quatro linhas de ação da Promoção Social: Alimentação e Nutrição, Artesanato, Educação e Serviços Comunitários. Em que pese a realização física das atividades ter sido superada em 7,8%, o número de participantes caiu de uma previsão de para 2.866, percentual de 89,42%. Segundo a Entidade, a média por turma estava definida entre 15 e 18 participantes. Mas em razão de melhorar a qualidade da aplicação da metodologia do SENAR (o aprender a fazer fazendo), face ao acompanhamento do instrutor durante a realização da ação, e também em consideração às particularidades da área rural do estado (grandes distâncias entre propriedades), a Regional reduziu a quantidade de participantes mínimos para 10 e máximo para 13 participantes, resultando em uma média geral de 12,96 participantes por turma. PROGRAMA 0101 Qualificação Profissional do Trabalhador Ação 8729 Formação Profissional Rural - FPR Meta Previsão/Fixação Execução Execução/Previsão Física ,83% Financeira R$ ,00 R$ ,53 150,64% 2

3 #/Fato# Fonte: Relatório de Gestão e Ofício nº 177/SENAR/2013 A finalidade desta Ação é de capacitar e qualificar os trabalhadores rurais. Os cursos promovidos pelo SENAR contribuem para que os participantes adquiram conhecimentos e habilidades para melhorar o desempenho de suas atividades no campo. As ações estão vinculadas ao mercado de trabalho e adequadas às tecnologias que visam aperfeiçoar a produtividade da agropecuária, promovendo ganhos sociais e econômicos aos trabalhadores e produtores rurais. As ações de FPR estão divididas nas linhas de agricultura, agroindústria, aquicultura, pecuária, prestação de serviço e silvicultura. Na execução do Programa em tela nota-se um aumento desproporcional entre o físico e o financeiro, enquanto o primeiro teve um acréscimo de 7,83%, os custos para sua execução tiveram um crescimento de 50,64%. Esta ocorrência foi tratada na 2ª parte deste Relatório Achados de Auditoria. Por fim, a Entidade ainda informou demais dificuldades encontradas na execução de seus programas, como as descritas abaixo: Quanto às dificuldades encontradas para o desenvolvimento das ações podemos citar as dificuldades de acessos ao meio rural (estradas, ramais e estruturas de acessos como pontes), onde ocorreu o adiamento/cancelamento de ações devido à ocorrência de inviabilidades em razão de chuvas. Outro fator importante é o desenvolvimento das ações no período de colheita, pois os trabalhadores rurais estão envolvidos com as atividades da propriedade, como exemplo também o período de vacinação do rebanho. Ainda podemos citar as condições de saúde e saneamento básico no meio rural onde muitos participantes adoecem no período que antecede o treinamento ou durante o treinamento e são obrigados a desistir do mesmo. Os Municípios Ministro Andreazza, Nova União, Itapuã do Oeste e Theobroma, o SENAR não conseguiu desenvolver ações devido a falta de mobilizadores e/ou apoio local para levantamento da demanda. 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas neste item consideraram-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidade jurisdicionada atendem aos seguintes critérios: i) Completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão)? ii) Comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas)? iii) Confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, 3

4 processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade)? iv) Acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de c compreensão dos resultados pelo público em geral)? v) Economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade)? A metodologia da equipe de auditoria consistiu em verificar a existência de indicadores utilizados pela Unidade para aferição do desempenho da gestão, apresentados no Relatório de Gestão - RG e a sua análise. Com objetivo de responder a questão de auditoria foram analisados 01 indicador da área financeira e 02 indicadores da área de gestão de pessoas, os quais estão apresentados no quadro seguinte: Nome do Indicador Índice de Crescimento da Arrecadação Turnover Custo Médio de Treinamento Per Capita Área de Gestão Resultados Quantitativos e Qualitativos Gestão de Pessoas Gestão de Pessoas Relacionado ao Macroprocesso Finalístico Sim Sim Sim Descrição do Indicador Medir o percentual de recursos arrecadados no exercício Medir a variação entre demissões e admissões no SENAR (rotatividade) Medir o investimento médio com capacitação por empregado Fórmula de Cálculo Arrecadação do exercício/arrecadação exercício anterior {[(admissões+demissões)/2]/ (efetivo médio do período)}*100 Valor gasto com treinamentos / nº funcionários Com relação ao Índice de Crescimento da Arrecadação verifica-se a importância de sua utilização uma vez permitir ao SENAR projetar sua arrecadação de recursos, fator importante na contribuição do alcance de suas metas. O problema é que o RG apresenta dados apenas da comparação entre exercícios de 2011 e 2012, onde houve crescimento de arrecadação de 15,66%. Faz-se, portanto, necessário um série histórica para se ter uma visão mais realista de que os esforços empreendidos pela gestão surtem os resultados esperados. Quanto aos outros dois indicadores relacionados à Gestão de Pessoas, também são apresentados dados somente relativos aos meses do ano de Novamente vê-se a necessidade de se ter dados compreendendo períodos maiores, possibilitando uma comparabilidade mais representativa da realidade da Entidade. A medição em séries históricas, como as anuais, possibilitaria uma visão mais global, mais perto da realidade e possibilitando uma tomada de decisão mais acertada. Conforme foram apresentados, 4

5 #/Fato# #/Fato# com medição mensal, não há evidências da utilidade dos mesmos para a gestão de recursos humanos. O quadro a seguir apresenta o resumo da avaliação da equipe em relação aos indicadores utilizados. Nome do Completude Comparabilidade Acessibilidade Confiabilidade Economicidade Indicador Índice de Crescimento Sim Não Sim Sim Sim da Arrecadação Turnover Sim Não Sim Sim Sim Custo Médio de Treinamento Per Capita Sim Não Sim Sim Sim Diante das informações apresentadas, concluímos que a utilização de indicadores como parte integrante do processo de tomada de decisões ainda é realizada de forma incipiente. No entanto, verificamos que estão sendo realizados esforços para a melhoria da mensuração e da avaliação do desempenho da gestão. 2.4 Avaliação dos Indicadores dos Programas Temáticos Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 4 - Indicadores dos Programas Temáticos e das Ações Orçamentárias sob responsabilidade da Unidade, do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão de Pessoas A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: I. A gestão de pessoas possui processos de trabalho que buscam a adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições? II. O(s) setor(es) responsável(eis) observou(aram) a legislação aplicável à remuneração? III. Os registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios estão sendo lançados de forma tempestiva e possuem qualidade suficiente ao nível de sensibilidade inerente ao assunto? IV. O(s) setor(es) responsável(eis) observou (aram) a legislação aplicável à admissão de pessoal? V. Os controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas são consistentes? A metodologia da equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item. Quanto à força de trabalho foi realizada a confirmação das informações prestadas no Relatório de 5

6 #/Fato# Gestão da Unidade com a subsequente análise. Quanto à remuneração de pessoal, foi realizada uma análise censitária a partir das informações prestadas pelo gestor em resposta à Solicitação de Auditoria. Quanto à admissão de pessoal foi realizada uma análise com base amostral nos processos de admissão realizados no exercício. Quanto aos registros no sistema corporativo, foi realizada uma análise com base amostral nos registros de pagamentos fornecidos pelo gestor. Força de Trabalho Com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão de 2012 e naquelas fornecidas pelo Gestor em resposta à Solicitação de Auditoria, as quais foram consideradas consistentes pela equipe de auditoria, verificou-se que o quadro de pessoal do SENAR/RO estava assim constituído no final do exercício de 2012: Lotação Efetiva Ingressos em 2012 Egressos em Empregados Fonte: Relatório de Gestão do exercício de 2012 do SENAR/RO. Remuneração de pessoal à luz da legislação e Sistema Contábil Em relação à remuneração de pessoal, não foram identificadas irregularidades quanto aos valores pagos aos dirigentes da Unidade ou quanto aos pagamentos feitos aos servidores. Cabe ressaltar que no exercício de 2012 não foi realizado o Acompanhamento Permanente da Gestão no SENAR/RO. Sistema Corporativo Quanto à atuação na gestão de pessoal, observou-se que a Unidade cumpriu todas as formalidades de registro no Sistema Corporativo de administração de pessoal. Admissão de pessoal à luz da legislação Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, constatou-se que a unidade está cumprindo com todas as formalidades legais na admissão de recursos humanos, notadamente quanto ao processo de seleção, vis a vis as regras estabelecidas na regulamentação interna de admissão de pessoal, como também as normas legais. Controles Internos Administrativos Dentre as principais fragilidades que contribuem para a ausência de controles internos administrativos inconsistentes destacam-se: ausência de normativos internos na área de pessoal, o que pode acarretar sobreposição de funções; ausência de mecanismos de informação e comunicação como indicadores na área de pessoal. 2.6 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as seguintes questões de auditoria: 6

7 (i) (ii) (iii) (iv) (v) A gestão das Transferências garante o alcance dos objetivos definidos nos respectivos instrumentos? O concedente/repassador dos recursos analisou as prestações de contas tempestivamente? Em caso de identificação de inconformidades nas análises, houve a adoção de providências? A fiscalização da execução do objeto da avença está sendo feita regular e adequadamente? As estruturas de pessoal e tecnológica para a gestão das transferências são consideradas razoavelmente suficientes, tanto pelo gestor quanto pela equipe de auditoria? Os Controles Internos Administrativos relacionados à gestão das transferências da UJ estão instituídos de forma a garantir o atingimento dos objetivos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise das Transferências Concedidas pela UJ durante a gestão 2012 de forma censitária. Objetivo do Convênio Quantidade total de transferências concedidas no exercício Volume de recursos total de transferência no exercício (R$) Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectado alguma irregularidade , , ,00 Fiscalização física e presencial Quantidade de Transferências vigentes no exercício Quantidade de Transferências em que havia a previsão de fiscalização Quantidade de Transferências que foram fiscalizadas de forma física e presencial Conforme Ofício nº 142 de 27/05/2013, item 10.2, o acompanhamento orçamentário das transferências está relacionado às atribuições da Gerencia Administrativa Financeira, muito embora não esteja formalmente estabelecido este procedimento. Quando da celebração de Termos de Parceria que envolvam transferência de recursos, o Gestor autoriza a realização através de formulário próprio e por sua vez encaminha Gerencia Administração Financeira para continuidade ao processo. Porém, verificou-se que essa fiscalização não foi capaz de detectar ou de tomar medidas efetivas com vistas a solucionar as falhas percebidas pela Equipe de Auditoria. Prestação de Contas Qtde total de transf. vigentes (já tiveram liberado Qtde de transf. com a situação aguardando Qtde de transf. com a situação prestação de contas em Qtde de transf. com a situação aprovadas Qtde de transf. com a situação desaprovadas (D) Qtde de transf. cujas contas estão na 7

8 #/Fato# algum recurso) no exercício (A+B+C+D+E) prestação de contas (A) análise (B) (C) situação omissão de prestar contas (E) Conforme Ofício nº 142 de 27/05/2013, item 10.2 e 10.3, a Gerência Administrativa Financeira é a área responsável pela análise das prestações de contas a nível orçamentário e a Gerencia Técnica avalia as atividades realizadas. A conferência é realizada com base no Plano de Trabalho e Termo de Cooperação, bem como na documentação encaminhada. Contudo, a Equipe de Auditoria não encontrou no processo documentos suficientes e necessários como forma de prestar contas por parte do cooperador. Avaliação das Prestação de Contas Quantidade de Prestação de Contas Vigentes Quantidade de Prestação de Contas Avaliadas Quantidade de Prestação de Contas em que fora detectada irregularidade pela equipe Conforme Ofício nº 142 de 27/05/2013, item 10.3, embora o procedimento não esteja formalmente estabelecido, no caso de alguma inconformidade nas analises da prestação de contas das transferências, a Regional imediatamente solicita documentação bem como esclarecimentos complementares e que seja sanado a situação. Cabe ressaltar que a Equipe de Auditoria não encontrou no processo documento de aprovação da prestação de contas do cooperado pelo cooperante. Controles Internos Administrativos da Gestão de Transferências (estrutura de pessoal e tecnológica) Dentre as principais fragilidades que contribuem para a ausência de controles internos administrativos consistentes destacam-se: ausência de normativos internos na área de transferências especificando os responsáveis pelo acompanhamento das transferências, acarretando sobreposição de funções; ausência de mecanismos de informação e comunicação como indicadores na área de transferências; ausência de documentação comprobatória da prestação de contas, dentre outras. 2.7 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item foram consideradas as seguintes questões de auditoria: (i) os processos licitatórios realizados na gestão 2012 foram regulares? (ii) os processos licitatórios e as contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação foram regulares? (iii) os critérios de sustentabilidade ambiental foram utilizados na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras? (iv) os controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações estão instituídos de forma a mitigar os riscos? 8

9 A metodologia empregada pela equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item. Para a seleção dos processos que compuseram a amostra, foram utilizados critérios de materialidade, relevância e risco, e os resultados das análises e montantes verificados estão consolidados nos quadros abaixo. 01 Licitações - Geral Quantidade Total de Processos Volume Total de Recursos R$* Quantidade Avaliada Volume de Recursos Avaliados R$ Quantidade de Processos com Irregularidades Volume Total de Recursos com Irregularidades R$ , , ,75 *valores homologados das licitações conforme Ofício nº 167/SENAR/2013. Dos sete processos avaliados do quadro acima, cinco são na modalidade convite, um pregão presencial e um leilão. Destes, apenas no leilão não foram encontradas impropriedades/irregularidades. Em quatro dos cinco convites constatou-se descumprimento do Regulamento de Licitações e Contratos do SENAR por não realização de novo certame licitatório com o número mínimo de propostas válidas ou justificativas para não repetição da licitação. Já no Convite nº 05/2012 foi detectado direcionamento de licitação com fornecimentos de produtos superfaturados. Com relação ao único pregão analisado verificou-se aquisição de produto com valor superior ao valor cotado na mesma empresa. 02 Dispensas de Licitação Quantidade Total de Processos Volume Total de Recursos R$* Quantidade Avaliada Volume de Recursos Avaliados R$ Quantidade de Processos com Irregularidades Volume Total de Recursos com Irregularidades R$ , , ,38 *valores homologados das dispensas homologadas conforme Ofício nº 167/SENAR/2013. Os processos de dispensa de licitação representam um grande número de compras e aquisições da Unidade. Consequentemente, neles foram evidenciadas muitas ocorrências de irregularidades, das quais se destacam fabricação de cotações de preços com falsificação de assinaturas e carimbos de empresas, aquisição de itens superfaturados como consequência da simulação das cotações, ausência de contrato formal com prestador de serviços, pagamentos às empresas com certidões negativas vencidas, realização de pesquisa de mercado em mesmo grupo empresarial e fracionamento de despesa. Todas as inconformidades/irregularidades encontradas tanto nos casos das licitações, quanto na realização de dispensas foram tratadas em itens específicos na 2ª parte deste relatório. 9

10 #/Fato# Em decorrência da ausência de critérios estatísticos quando da seleção da amostra, o resultado do exame limita-se ao escopo dos processos licitatórios analisados. Com relação aos controles internos administrativos da gestão de compras salienta-se que dentre as principais fragilidades que contribuem para a ausência de controles internos administrativos consistentes sobressaem: ausência de normativos internos na área de compras acarretando sobreposição de funções; ausência de mecanismos de informação e comunicação como indicadores na área de compras. 2.8 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item, foram consideradas as seguintes questões de auditoria por tema: Tema 1 - PDTI [(i) O PDTI abrange o conjunto mínimo de itens definido no modelo de referência do Guia de Elaboração de PDTI do SISP? (ii) O PDTI está sendo efetivo para direcionar as ações de TI? (iii) O PDTI está alinhado com os objetivos do negócio do órgão definidos no Plano Estratégico Institucional (PEI)?]; Tema 2 Recursos Humanos [O órgão mantém independência em relação aos empregados das empresas contratadas?]; Tema 3 - Política de Segurança da Informação [O órgão/entidade definiu e documentou a Política de Segurança da Informação e Comunicação - POSIC, com apoio da alta gestão da UJ, em conformidade com as recomendações do GSI e normas aplicáveis?]; Tema 4 - Desenvolvimento de Software[O órgão/entidade definiu, documentou e implantou um processo de desenvolvimento software, utilizando padrões de gestão para o monitoramento dos projetos de desenvolvimento e adotando métricas para mensuração de esforço e custo relacionadas a entrega de produtos?]; Tema 5 - Contratações de TI [(i) As contratações de Soluções de TI, realizadas no período de exame, foram baseadas nas necessidades reais do órgão/entidade, estão alinhadas com o PDTI ou documento similar e estão em conformidade com a IN da SLTI? (ii) Os processos licitatórios para contratação de Soluções de TI foram baseados em critérios objetivos, sem comprometimento do caráter competitivo do certame, e realizados preferencialmente na modalidade pregão, conforme dita a IN da SLTI? (iii) Os controles internos adotados para gestão do contrato foram suficientes e adequados para garantir, com segurança razoável, a mensuração e o monitoramento dos serviços efetivamente prestados, segundo a IN da SLTI?] Para cada tema estabeleceu-se a seguinte metodologia de análise constante no quadro a seguir: PDTI Tema Recursos Humanos Política de Segurança da Informação Desenvolvimento Software Contratações de TI de Metodologia Avaliação do PDTI ou documento equivalente, das listas das ações de TI de 2012 (no sítio do órgão e no DOU). Avaliação dos editais, contratos e ordens de serviços de TI vigentes em Avaliação da política de Segurança da Informação e Comunicação POSIC e/ou outros documentos correlatos e de documentos que comprovassem a participação da alta direção nas decisões relacionadas à POSIC. (atas, e- mails, memorandos) Avaliação do processo de desenvolvimento de Software utilizado tanto pelo órgão/entidade como pela contratada. Avaliação dos processos de formalização e de pagamento das contratações realizadas pela UJ no exercício em análise. Segundo as informações prestadas pelo Gestor, por meio do Ofício nº 029/SENAR/2013, de 06/02/2013, não existe área específica de gestão de TI, sendo essa 10

11 #/Fato# área administrada pela Gerência Administrativa e Financeira, denotando que a Tecnologia da Informação é ainda um assunto incipiente dentro da entidade. Todavia, diferentemente dos órgãos da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, o SENAR não integra o Sistema de Administração de Recursos de Tecnologia da Informação (SISP). Sendo assim, as Instruções normativas da Secretaria de Recursos Logísticos e Tecnologia da Informação (SLTI) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão não são aplicáveis. Dessa maneira, as situações relatadas têm caráter apenas informativo. A partir das informações levantadas na entidade pode-se chegar às seguintes conclusões por tema: Tema 1 PDTI O Gestor, em sua resposta à solicitação de Auditoria da CGU, informou que o SENAR- AR/RO não conta com instrumentos de planejamento na área de TI (PETI e PDTI), mas que estes estariam em fase inicial de elaboração de projeto básico para implementação. Também não foi disponibilizada informação a respeito dos períodos ao quais estes instrumentos abrangeriam, nem qual a previsão de quando ficariam prontos. Tema 2 Recursos Humanos de TI Atualmente, o SENAR-AR/RO não possui profissionais do quadro próprio para exercício das funções da área de gestão de TI. Também não há profissionais terceirizados. O serviço de suporte em infraestrutura e implantação de sistemas na área de gestão financeira é executado por meio de contratos de serviços, sendo realizado por chamado técnico, de acordo com a demanda da entidade. Entretanto, está em fase de análise a implantação do Departamento de Ti com um profissional efetivo. Tema 3 - Política de Segurança da Informação A norma que o SENAR-AR/RO dispõe em termos de segurança da informação é a Instrução de Serviço nº 002, de 02/05/2012, que trata dos seguintes assuntos: acessos, chaves e senhas; das responsabilidades pessoais; do uso apropriado de recursos; da auditoria; das ações disciplinares; da padronização; da atualização e casos omissos. A divulgação foi comprovada por meio das assinaturas dos colaboradores no Termo de Responsabilidade em anexo à referida norma. Tema 4 - Desenvolvimento de Software O SENAR-AR/RO não demostrou possuir processo de desenvolvimento de sistemas, embora, segundo o Gestor, está em fase de desenvolvimento o primeiro projeto de sistema de melhora no processo de gestão da área técnica, que atualmente utiliza planilhas do Microsoft Excel. Tema 5 Contratações de TI As aquisições ocorridas em 2012, constantes no Ofício nº 029/SENAR/2013, foram referentes a equipamentos (computadores desktop, notebooks, monitores, impressoras e projetores). Adicionalmente, a relação de licitações, disponibilizada pelo Gestor no Acompanhamento de Gestão, são relativas principalmente a material de consumo (papel, toners e kit difusor para impressoras) e manutenções em fotocopiadoras. Também há contratação de serviços para desenvolvimento de planilhas e desenvolvimento de um Sistema de Gerenciamento das Informações (GETEC). O SENAR-AR/RO não demostrou possuir processo de aquisição de bens e serviços de TI definido. 11

12 2.9 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item consideraram-se as seguintes questões de auditoria: (i) Os processos de locação ou compra/venda de imóveis são formalizados e os preços contratuais das compras/vendas ou dos aluguéis são compatíveis com os valores de mercado? (ii) Os gastos com benfeitorias necessárias e úteis realizadas pela UJ nos imóveis locados de terceiros durante o exercício fiscal foram indenizadas pelos locadores nos termos na Lei 8245/1991? (iii) Os contratos de serviços terceirizados (vigilância ostensiva; limpeza e conservação) foram celebrados em consonância com o Regulamento de Licitações e Contratos da Entidade? (iv) As licenças e alvarás de funcionamento dos imóveis são válidos e em conformidade com a legislação local? (v) A estrutura de controles internos administrativos está instituída de forma a mitigar os riscos na gestão do patrimônio imobiliário? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação de todos os bens imóveis existentes, bem como dos gastos com manutenção, locação e benfeitorias. Utilizou-se no levantamento informações do inventário de bens imóveis da unidade. Levantamento dos Imóveis Tabela 01: Quantitativo Bens Imobiliários do SENAR/RO no exercício de Localização Quantidade total de imóveis sob a responsabilidade da UJ Porto Velho - RO 1 Fonte: Relatório de Gestão do SENAR/RO, exercício de2012. Avaliação dos gastos com manutenção de imóveis, bens locados de terceiros e ressarcimento de benfeitorias úteis Tabela 02: Gastos com Benfeitorias em Bens Imóveis Gastos realizados com benfeitorias de imóveis Próprios Locados de Terceiros Valores Totais R$ ,70 R$ 0,00 Percentual sobre o Total 100% 0% Fonte: Ofício nº 168/SENAR/2013, em resposta a Solicitação de Auditoria nº /03. Tabela 03: Validade dos alvarás dos Imóveis do SENAR/RO exercício de Quantidade Existente Quantidade Avaliada Quantidade em que foi detectada irregularidade (falta de alvará ou alvará com 12

13 #/Fato# #/Fato# #/Fato# validade vencida) Fonte: Oficio no 142/SENAR/2013, em resposta a Solicitação de Auditoria nº /01 de 15/05/2013. Controles Internos Administrativos da Gestão do Patrimônio Imobiliário (estrutura de pessoal e tecnológica) O SENAR/RO apresentou o regulamento de inventário dos bens e a Portaria nº 022/11/Gestor, documentos estes que formalizem as atividades e procedimentos relacionados à gestão desses bens imóveis e dispõem sobre os responsáveis pela gestão dos bens imóveis próprios. Com isso, a área de gestão do patrimônio imobiliário mostrou-se capaz de gerir o patrimônio imobiliário da Entidade, principalmente por ter apenas 01 imóvel sob sua responsabilidade Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 14 - Avaliação da Gestão das Renúncias Tributárias, do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento dos acórdãos para a UJ considerando a seguinte questão de auditoria: caso haja uma determinação específica do TCU à CGU para ser verificada na AAC junto à UJ, a mesma foi atendida? A metodologia consistiu no levantamento de todos os acórdãos que haja determinação para a UJ e seja citada a CGU com posterior verificação do atendimento do mesmo. Diante do exposto, observou-se que no exercício de 2012 não foram expedidas determinações do TCU com menção para a atuação da CGU Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento das recomendações emitidas por ele considerando a seguinte questão de auditoria: A UJ mantém uma rotina de acompanhamento e atendimento das recomendações emanadas pela CGU? A metodologia consistiu no levantamento de todas as recomendações existentes e emitidas durante a gestão 2012 com posterior verificação do atendimento das mesmas. 13

14 #/Fato# #/Fato# #/Fato# Porém, não existem registros referentes a atividades de controle realizadas por esta CGU no Serviço Nacional de Aprendizagem Rural em Rondônia SENAR/RO, portanto, nenhuma recomendação foi expedida para a Entidade em Devido ao exposto, não foi possível fazer avaliação dos controles internos administrativos relativos ao acompanhamento, monitoramento e cumprimento das recomendações expedidas pela CGU Avaliação do Parecer da Auditoria Interna A UJ não possui unidade de Auditoria Interna Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 15 - Conteúdo Específico, do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação dos Controles Internos Administrativos A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os controles internos administrativos instituídos garantem o atingimento dos objetivos estratégicos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação de todas as áreas de gestão auditadas (já avaliadas nos itens anteriores) e dos principais macroprocessos finalísticos. A partir da avaliação comparada entre os controles internos por área de gestão e os macroprocessos finalísticos, emitiu-se uma opinião sobre os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, monitoramento. Verificou-se ocorrência de fragilidades no componente ambiente de controle uma vez que os controles internos adotados não contribuíram de forma eficiente na consecução dos resultados planejados. Na análise de um dos principais Programas executados pelo SENAR constatou-se um crescimento desproporcional na utilização de recursos financeiros para se atingir a meta física planejada e estabelecida da ação Formação Profissional Rural FPR. Este componente também é incipiente com relação ao acompanhamento das transferências concedidas. Não existe planejamento adequado a fim de assegurar o bom e tempestivo desempenho das funções relativas ao acompanhamento dessas transferências, tendo em vista não existirem normas internas que definam os responsáveis por este acompanhamento. Da análise da única transferência concedida em 2012 pelo SENAR não foram apresentados plano de trabalho, documentos fiscais e bancários, dentre outros necessários para se atestar pela regularidade da transferência. Ressalta-se ainda que não foi apresentada a devida prestação de contas do repasse em tela. Essa situação demonstra falha no ambiente de controle, o que acarreta prejuízos na 14

15 #/Fato# gestão dos riscos. Em decorrência disso, tornam-se prejudicadas também as ações relativas aos componentes procedimentos de controle, informação e comunicação, assim como ao monitoramento das transferências voluntárias a cargo da Entidade. A gestão de compras da UJ é a área onde foram verificadas as falhas mais graves nos controles internos. Destacam-se a ausência de procedimentos de controle ocasionando diversas irregularidades e fraudes na realização de procedimentos licitatórios e dispensas de licitação, como simulação de cotação de preços e direcionamento de licitação. Estas fragilidades encontradas estão retratadas de forma mais específica nas respectivas constatações do campo Achados de Auditoria deste Relatório. Ressalta-se que todas as áreas de gestão avaliadas estão diretamente relacionadas aos principais macroprocessos finalísticos da UJ. Diante do exposto, não se pode afirmar que há suficiência de controles internos para atingimento dos objetivos estratégicos Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as constatações identificadas pela equipe, aquelas nas quais foi estimada ocorrência de dano ao erário são as seguintes: Falsificação de documento em licitação e aquisição de materiais para realização de cursos com preços superfaturados. 3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. Porto Velho/RO, 24 de Setembro de Achados da Auditoria - nº GESTÃO OPERACIONAL 15

16 1.1 Programação dos Objetivos e Metas ORIGEM DO PROGRAMA/PROJETO INFORMAÇÃO Informação básica das principais ações sob responsabilidade do SENAR/RO. Fato Os principais programas da área fim do Serviço Nacional de Aprendizagem Rural SENAR Administração Regional em Porto Velho/RO são a Melhoria da Qualidade de Vida do Trabalhador (0108) nas ações de Promoção Social (8788) que representa 30% (trinta por cento) dos recursos aplicados do SENAR/RO e o programa de Qualificação do Trabalhador (0101) nas ações de Qualificação Profissional na Área de Agropecuária e Agroindústria (8729) que representa 70% (setenta por cento) da atividade fim. Tabela 04: Ações de maior materialidade Executado em 2012 Ações Percentual Previsto (%) Percentual Executado (%) FPR = Formação Profissional Rural 70% 69,90% PS = Promoção Social 30% 30,10% Fonte: Oficio nº 142/SENAR/2013 de 27 de Maio de 2013, em resposta a Solicitação de Auditoria n.º /01 de 15/05/2013. As ações de Promoção Social tem como finalidade a educação, não formal, participativo e sistematizado, que visa ao desenvolvimento de aptidões pessoais e sociais do trabalhador, do produtor rural e de suas famílias, possibilitando melhor qualidade de vida, conscientização critica e participação na vida da comunidade. Tabela 05: Execução Física e Financeira do Programa 0108 Melhoria da Qualidade de Vida do Trabalhador. Programa 0108 Execução Física Execução Financeira 0108 Melhoria da Qualidade de Vida do Trabalhador Meta prevista Meta Realizada Percentual Realizado (%) Meta prevista Meta realizada Percentual Realizado (%) Meta a ser realizada em Promoção Social PS ,80% ,08 95,45% 210 Fonte: Oficio nº 142/SENAR/2013 de 27 de Maio de 2013, em resposta a Solicitação de Auditoria n.º /01 de 15/05/

17 As ações de Formação Profissional Rural (FPR 8729) tem a finalidade de capacitar e qualificar trabalhadores rurais. Os cursos promovidos pelo SENAR/RO contribuem para que os participantes adquiram conhecimentos e habilidades para melhorar o desempenho de suas atividades no campo. As ações estão vinculadas ao mercado de trabalho e estado adequado as tecnologias que visam aperfeiçoar a produtividade da agropecuária, promovendo ganhos sociais e econômicos aos trabalhadores e produtores rurais. As ações de FPR estão dividias nas linhas de agricultura, agroindústria, aquicultura, pecuária, prestação de serviço de silvicultura. Tabela 06: Execução Física e Financeira do Programa 0101 Qualificação Profissional do Trabalhador. Programa 0101 Execução Física Execução Financeira 0101 Qualificação Profissional do Trabalhador Meta prevista Meta Realizada Percentual Realizado (%) Meta prevista Meta realizada Percentual Realizado (%) Meta ser realizado em Formação Profissional Rural FPR* ,82% ,53 160,38% 682 Fonte: Oficio nº 142/SENAR/2013 de 27 de Maio de 2013, em resposta a Solicitação de Auditoria n.º /01 de 15/05/2013. #/Fato# 1.2 AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS EFETIVIDADE DOS RESULTADOS OPERACIONAIS CONSTATAÇÃO Crescimento desproporcional na utilização de recursos financeiros para execução das metas físicas da Entidade. Fato Com relação aos resultados quantitativos e qualitativos do SENAR foram analisadas duas ações, Promoção Social PS e Formação Profissional Rural FPR, que representam 81,96% da execução financeira total. Para a execução da segunda Ação, verificou-se uma diferença desproporcional entre o crescimento da meta física em relação ao aumento da execução financeira. O quadro abaixo contém os dados da referida Ação: Tabela 07: Execução física e financeira do programa 0101 PROGRAMA 0101 Qualificação Profissional do Trabalhador 17

18 Ação 8729 Formação Profissional Rural - FPR Meta Previsão/Fixação Execução Execução/Previsão Física ,83% Financeira R$ ,00 R$ ,53 150,64% Fonte: Relatório de Gestão e Ofício nº 177/SENAR/2013 Nota-se que, enquanto a execução de metas físicas cresceu 7,83% ante a prevista, a execução financeira cresceu 50,64%. Dividindo-se o financeiro pelo físico, enquanto o custo médio por atividade previsto era de R$ 2.922,09 (dois mil, novecentos e vinte e dois reais e nove centavos), na execução este custo foi de R$ 4.082,47 (quatro mil, oitenta e dois reais e quarenta e sete centavos), um custo financeiro a maior de 39,71% por atividade. Por meio da Solicitação de Auditoria - SA nº /05 foi questionado o aumento de R$ 1.160,38 (um mil, cento e sessenta reais e trinta e oito centavos) no custo médio por atividade e ainda que o SENAR demonstrasse a memória de cálculo dos custos das atividades possibilitando a comprovação deste aumento. Em resposta, a Entidade enviou o Ofício nº 178/SENAR/2013, de 24/06/2013, informando que: 1) Item 01 - Dentro da ação FPR Qualificação Profissional do Trabalhador Rural, do orçamento do SENAR-AR/RO de 2012 além dos treinamentos, eventos e outras atividades realizadas, estão incluídos outras despesas da atividade fim. Desta forma, embora o aumento de 7,82% das metas físicas houve um aumento no custo operacional da regional, onde os motivos foram elencados no Relatório de Gestão Quando comparado o orçado com o executado há uma variação significativa. Apresentamos os principais custos que não foram incluídos quando da reformulação orçamentária e que impactaram no resultado final; Escritório Regional R$ ,86 Custo Mobilização R$ ,80 TOTAL R$ ,66 (Não estão incluídos outros custos como telefone, passagens e treinamento novos mobilizadores) Além dos motivos apresentados faltou uma previsão orçamentária adequada, haja vista que na reformulação em agosto de 2012, houve uma redução do valor da proposta realizada para 2012 na ação da FPR em torno de 13% (treze por cento) (quadro abaixo), e foi mantida a mesma meta física e não levou em consideração o aumento dos demais custos da regional. 18

19 Previsão orçamentária 2012 FPR Meta física Reformulação Orçamentária 2012 FPR Meta física Diferença O quadro abaixo demonstra que houve uma evolução nos custos operacionais, sendo que somente na FPR a variação ficou em 36,78% em relação ao exercício de Estes custos compõem a ação Valores em R$ 1,00. Custos Operacionais Pessoal e encargos Material Consumo Demais Serviços Serv. Prest. PJ - FIM % (FPR) % (P.S) % (FPR) % (P.S) 2012 Diferença 2011/2012 % Variação , , , , , , ,28 24,62% , , , , , , ,43 34,44% , , , , , , ,89 61,17% , , , , , , ,37 30,10% TOTAL , ,69 36,78% 2) Item 02 -Informamos no quadro abaixo os custos destas ações levando em consideração apenas o valor da hora/aula desconsiderando os outros custos diretos. Abaixo, apresentamos quadro demonstrativo que traz o detalhamento sobre os treinamentos realizados. Observa-se que não houve um aumento significativo no custo dos treinamentos da FPR que são as principais atividades da Ação Qualificação profissional do Trabalhador Rural. Muito embora houvesse um aumento em torno de 10% (dez por cento) em média do valor da hora aula. (quadro 3. dados da Área Técnica) FPR (Formação Profissional Rural) PREVISTO PAT 2012 VALOR ORÇADO DA FPR PREV. INSTUTORIA. REALIZAD O 2012 VALOR REALIZADO DA FPR PREV. INSTUTORIA. 447 R$ , R$ ,00 19

20 PS (Promoção Social) 205 R$ , R$ ,00 UTERO E VIDA 5 R$ ,00 5 R$ ,24 INCLUSÃO DIGITAL RURAL CAMPO DIGITAL RURAL EXPOSIÇÕES AGROPECUÁRIAS SEMEANDO LETRAS 40 R$ ,00 48 R$ ,00 24 R$ ,00 15 R$ ,00 5 R$ ,00 5 R$ ,96 50 R$ ,00 50 R$ ,00 PER 10 R$ ,00 7 R$ ,00 O SENAR em sua manifestação informou que houve uma evolução nos custos operacionais, citando custos que não foram incluídos quando da reformulação orçamentária como Escritório Regional e Custo de Mobilização, que juntos, somam R$ ,66 (trezentos e setenta e dois mil, quinhentos e oitenta e seis reais e sessenta e seis centavos). Também citou equívoco ocorrido na adequação orçamentária quando de sua reformulação e disponibilizou um quadro com acréscimos nos custos operacionais. Em nenhum momento a UJ demonstra onde o acréscimo dos custos citados contribuiu e em que proporção para o aumento no custo médio de suas atividades. Foi requisitada, na Solicitação de Auditoria, a memória de cálculo com a devida formação de preços de cada atividade. Isso possibilitaria identificar o percentual que cada item de custo contribui diretamente na formação final do custo das atividades. Somente com as informações de aumento de custos de maneira generalizada, constantes na manifestação do SENAR, não é possível identificar de forma precisa os fatores que, diretamente, contribuíram para que o custo médio da atividade da Ação FPR tenha aumentado em 39,71%. Ademais, os motivos informados pela Entidade para o acréscimo em questão não se justificam, considerando que o custo médio das atividades da Ação Promoção Social teve um decréscimo de aproximadamente 4,5%. Abaixo tem-se o quadro resumo da execução desta Ação. Tabela 08: Execução física e financeira do programa 0108 PROGRAMA 0108 Melhoria da Qualidade de Vida do Trabalhador Ação 8788 Promoção Social - PS Meta Previsão/Fixação Execução Execução/Previsão Física ,80% Financeira R$ ,00 R$ ,08 95,48% Fonte: Relatório de Gestão e Ofício nº 177/SENAR/2013 Aqui, verifica-se que enquanto a execução das metas físicas superou a previsão em 7,80%, a execução financeira, ao contrário da Ação FPR, diminuiu em 4,52%. Nota-se, portanto, uma grande diferença no que se refere à eficácia e à eficiência na aplicação dos recursos financeiros para a execução das Ações Formação Profissional 20

21 #/Fato# Rural e Promoção Social, ações de maior relevância para os principais Programas geridos pela Entidade. Causa Não realização de um planejamento adequado para as Ações a serem executadas pela Entidade, não elaboração de uma planilha específica ou instrumento equivalente contendo os custos dos itens que compõem as atividades de cada Ação, possibilitando a correta verificação e imediata tomada de decisão para corrigir desvios, no caso em tela, aumento significativo de custos. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Por meio do Ofício nº 198/SENAR/2013 de 10 de julho de 2013 e do Ofício nº 232/2013/SENAR/RO de 16 de agosto de 2013, o SENAR/RO apresentou a seguinte manifestação: Conforme destacamos em nossas manifestações, de fato houve uma falha quanto à elaboração do planejamento orçamentário da Regional para o exercício de Se considerarmos o histórico orçamentário da regional de 2010 e 2011, o custo médio ficou entre 3.914,52 (452) e 4.205,30 (452) na FPR. Uma vez que foi planejado em ações FPR e na Reformulação de 2012 foi mantida a mesma meta física e houve uma diminuição do valor orçado, isto gerou uma distorção no resultado, com uma media de 2.922,08 orçado, com um custo médio na execução de 4.082,47. A área contábil esta verificando se houve algum erro no rateio da FPR e PS, em razão do percentual de execução das duas principais atividades. Além disso, a Regional estará verificando quais as contas contábeis que mais impactaram na despesa do exercício de atividade fim, além das já mencionadas em nossas manifestações. Visto que o rateio é realizado levando em consideração todas estas despesas da atividade fim (30% PS e 70% FPR). As ações de Formação Profissional Rural e Promoção Social em 2012 representaram 81,96% da execução financeira da Regional. Regimentalmente o Senar destina 80% (oitenta por cento) de seus recursos em suas atividades fim e vinte por cento (20%) em custeio. O rateio das despesas leva em consideração que 30% (trinta por cento) é para PS e 70% (setenta por cento) FPR Promoção Social Despesas com Pessoal *Outras Despesas correntes 8729 Formação Profissional Rural Despesas com Pessoal *Outras Despesas Correntes Despesa Pessoal Com Pessoal e Encargos , , ,02 21

22 #/ManifestacaoUnidadeExaminada# #/AnaliseControleInterno# Outras Despesas Correntes Material Consumo de , , ,95 Serviços Terceiros PJ de , , ,19 Serviços Terc PF , , ,32 Despesas c/ Viagem a Serviço Despesas Financeiras , ,26 112,012, , , ,84 TOTAL , , ,38 (dados extraídos dos balancetes do exercício 2010,2011 e 2012) Verificamos que a várias despesas que compõe essas atividades (despesa com pessoal, encargos, material consumo, despesas indiretas, instrutória etc.). Conforme explicado no oficio n. 178/Senar/2013, de 24/06/2013 no comparativo que fizemos de 2011, a conta contábil que ocorreu maior aumento foi de Serviços de Terceiros PJ, onde estão alocadas as despesas com Eventos, Mobilização, Instrutória entre outros. Em 2010 a conta Serviços Terceiros PF apresenta esse valor porque o SENAR RO mantinha prestadores de serviços autônomos para realização de algumas de suas ações. No entanto a Unidade esta avaliando as medidas que adotara para que o planejamento anual, elaborado através do PAT - Plano Atual de Trabalho seja um instrumento Gerencial, para realização das atividades finalísticas e evite distorções significativas em sua execução física e financeira. Análise do Controle Interno A Entidade não apresentou nenhum esclarecimento adicional que justificasse o aumento financeiro significativo constatado para a execução das metas físicas previstas. Informou que está procedendo à análise de suas contas para verificar quais despesas tiveram maior impacto no exercício, motivo pelo qual mantém-se a constatação. Recomendações: Recomendação 1: Realizar um melhor planejamento das ações que compõem os Programas da UJ, principalmente no que tange às atividades mais relevantes a serem executadas, com o objetivo de se ter uma projeção fidedigna dos custos orçamentários para a execução das mesmas. Recomendação 2: Identificar de forma precisa quais os fatores que contribuíram para o aumento do custo médio das atividades relacionadas à ação Formação Profissional Rural e tomar, de imediato, medidas gerenciais adequadas para a devida correção de valores. 2 CONTROLES DA GESTÃO 2.1 CONTROLES INTERNOS 22