Prepare a gestão da sua empresa para o esocial

Transcrição

1 Prepare a gestão da sua empresa para o esocial

2 Introdução O esocial é um novo integrante do sistema do governo federal que unifica a escrituração fiscal e contábil das empresas. Isso vai gerar uma modernização das informações tributárias do contribuinte. cesso, já que os órgãos participantes irão a uma única plataforma que contém todas as informações. Isso diminuirá os erros e poupará tempo, melhorando a divulgação das informações dos trabalhadores e empresas. Ele, na verdade, não cria nada de novo, apenas consolida digitalmente os dados de todos os colaboradores num único banco de dados. O sistema ainda passa pela fase de teste e, por isso, pode receber muitas mudanças até chegar ao modelo ideal. No entanto, em janeiro de 2018, o governo vai torná-lo obrigatório para empresas com faturamento superior a 76 milhões. O tempo está curto. Por isso conheça as soluções Viasoft TalentRH e garanta que o seu RH realize mais. Os setores de RH enfrentam muita burocracia e precisam preencher uma série de documentos, muitos com as mesmas informações. O envio para os órgãos regulamentadores faz com que exista muito retrabalho e erros. Neste sentido, o papel do esocial é otimizar todo esse pro-

3 esocial em etapas Qualificação O Cadastral principal objetivo da qualificação cadastral é não comprometer o cadastramento inicial e novas admissões de trabalhadores no esocial. Ele deve ser realizado individualmente por empresa, antes que o programa entre em vigor, para evitar erros. O aplicativo de "Consulta Qualificação Cadastral" permite ao usuário verificar se o Cadastro de Pessoa Física-CPF e o Número de Identificação Social-NIS (NI- T/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no esocial. 1 Está disponível para utilização pelo usuário o módulo de "Consulta Qualificação on-line" que permite consultas simultâneas e pode ser utilizado por empregados, empregadores, contribuintes individuais, entre outros. Para tanto, deverão ser informados: nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador. Após a verificação cadastral, o aplicativo retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo informado (nome, data de nascimento e números de CPF e NIS) com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências. Nos casos de divergências nos dados informados, o aplicativo apresentará as orientações para que se proceda a correção. O que a Viasoft faz por você neste processo? O sistema Folha disponibiliza a opção para exportar os dados dos colaboradores, facilitando no momento da importar para o sistema o retorno emitido pelo aplicativo para realizar a correção das inconsistências. consulta. Sem esta opção, seria necessário copiar os dados de todos os colaboradores manualmente. Caso as divergências não sejam corrigidas antes do prazo de vigência, a empresa será multada. No caso de divergências, é possível

4 Revisão e adaptação das políticas internas, 2 ara P processos e eventos reduzir as possibilidades de multas, as empresas precisam realizar uma espécie de censo interno. Deve-se revisar todos os dados dos dependentes dos colaboradores, bem como, se a descrição das funções e os CBOs são compatíveis. Além dos dados cadastrais dos colaboradores, é relevante conferir todos os eventos O que a Viasoft faz por você neste processo? utilizados pela empresa para lançamentos aos colaboradores, como salário, férias, hora extra, entre outros. A plataforma do esocial exige que a parametrização dos eventos esteja de acordo com a tabela de rubricas (eventos) do esocial, com a O Software Folha dispõe de indicação de incidência tributária de cada uma. um auditor cadastral que é gerado via ferramenta BI (Business Intelligence) que faz uma varredura no banco de dados do sistema e identifica quais empregados estão com seu cadastro incompleto. O Processo é feito em duas etapas, a primeira Dessa forma, ao enviar as informações de remuneração dos trabalhadores e servidores, tenha certeza que os eventos da folha constem na tabela de rubricas do esocial, garantindo que elas estejam correlacionadas. etapa exibe todos os dados não preenchidos no cadastro do empregado em um arquivo excel, facilitando a conferência pelo setor de RH. Após isso, o responsável preenche no sistema todos os dados que estão faltando. Na segunda etapa, será realizada uma nova varredura no banco de dados apontando se ainda há algum cadastro incompleto, permitindo o ajuste e validação pelo e-social.

5 Comunicação do RH com o restante da empresa P ara conseguir conferir e atualizar todos os dados dos colaboradores do departamento de RH precisará da colaboração dos demais setores da empresa. O método mais eficiente é a comunicação. O RH deve informar a toda empresa as mudanças que ocorrerão com o esocial de 3 forma clara, tirando as dúvidas que surgirem. Também deve estabelecer com cada departamento um canal de comunicação eficiente definindo um representante e um prazo para o fluxo de trabalho. Isso evitará a perda de informações importantes. O que a Viasoft faz por você neste processo? O Software Folha possui uma Agenda de Tarefas para auxiliar na organização dos afazeres do setor de RH. Além disso, também possui avisos referente à períodos de férias, experiência, programação de férias, aviso prévio, vencimento de exames, CNH e estabilidade. Dispõe de relatórios para controle de movimentações dos empregados, facilitando o controle das rotinas do RH. Outra relevante ferramenta que auxiliará na comunicação é a Rede Social Corporativa Nela, que também faz parte da gama de Softwares do TalentRH. Através dessa rede social é possível que o RH mantenha seus colaboradores informados sobre as novas regras e rotinas a serem seguidas na empresa, tal como as solicitações para a adequação ao esocial. A rede Nela conta com um chat para que os colaboradores troquem informações. Além disso podem ser feitas publicações, criar um mural de recados, comunicados, álbuns de fotos, consultar as políticas da empresa, entre outras funcionalidades. A Rede também permite ao empregado visualizar seus holerites, contratos de trabalho e fazer solicitações ao RH.

6 Gerenciamento e envio de arquivos 4 C om o esocial, o gestor de RH passa a ter papel fundamental junto aos demais setores envolvidos, pois é responsável pelo gerenciamento das informações e o controle dos envios. O que a Viasoft faz por você neste processo? Não esqueça que a geração e o envio dos arquivos do esocial para a Receita Federal deverá ser conforme a frequência de ocorrências dos eventos inerentes à movimentação do quadro de pessoal em sua empresa, sendo que tais eventos se dividirão em três tipos: iniciais (de cadastramento), eventuais (atualizações diversas) e mensais (folha de pagamento). Para as empresas que faturaram 78 milhões em 2016, a obrigatoriedade inicia O Software Folha tem o em janeiro de Para as demais empresas a partir de junho de compromisso de manter Mesmo que os prazos pareçam distantes, é recomendável que você inicie imediatamente o projeto de adequação de sua empresa ao esocial, porque logo chegará 2018 e, junto com ele, a declaração anual do imposto de renda pessoa física e, quando você menos esperar, o prazo final estará batendo na sua porta. a base de dados atualizada de acordo com o esocial. Para isso, conta com as ferramentas de atualizador inteligente de Tabelas, além das tabelas internas do próprio sistema que são atualizadas e configuradas conforme o layout e manuais disponibilizados pelo esocial.

7 Fechamento da Folha e Geração da DCTF D epois de realizar o envio dos arquivos, o esocial vai realizar o cálculo dos impostos de acordo com os arquivos enviados e disponibilizar a guia Declaração de 5 Débitos e Créditos Tributários Fiscais (DCTF) para quitação pela empresa. O que a Viasoft faz por você neste processo? A apuração da DCTF será feita pelo próprio esocial, cabendo ao Folha a emissão dos relatórios de conferências de valores e registros enviados para a plataforma/governo. A intensão do governo é eliminar as obrigações acessórias existen- tes hoje e unificar os impostos que são recolhidos em diferentes prazos. O primeiro a ser eliminado será a GFIP, isso reduzirá o trabalho do RH que hoje passa várias horas prestando as mesmas informações de diferentes formas e prazos. Fontes:

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