PROCEDIMENTO PADRÃO. Status: Aprovado AUDITORIAS INTERNAS

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1 1 de 8 1 OBJETIVOS Definir uma metodologia para planejamento e realização das Auditorias Internas que visam medir grau de implementação e operacionalidade do Sistema de Gestão da Qualidade SGQ, e se o mesmo atende aos requisitos da norma ABNT NBR ISO 9001: CAMPO DE APLICAÇÃO Todas as atividades pertencentes ao escopo do SGQ na Câmara Municipal de Manaus CMM. 3 REFERENCIAS 3.1 MGQ.422 Manual de Gestão da Qualidade; 3.2 Auditorias Internas; 3.3 PP.852 Ações Corretivas; 3.4 PP.853 Ações Preventivas 3.5 ABNT NBR ISO 9001: Sistema de Gestão da Qualidade - Requisito Auditoria Interna; 3.6 ABNT NBR ISO 9000:20 Sistema de Gestão da Qualidade Fundamentos e Vocabulário. 3.7 ABNT NBR ISO 19011: Diretrizes para auditorias de Sistema de Gestão da Qualidade. 4 DEFINIÇÕES E SIGLAS 4.1 Ação Corretiva (AC): Ação implementada para eliminar causas de uma NC, defeito ou outra situação indesejável existente, a fim de se prevenir sua repetição. 4.2 Ação Preventiva (AP): Ação implementada para eliminar as causas de uma NC, defeito ou outra situação indesejável, a fim de se prevenir sua ocorrência. 4.3 Auditorias de Follow up (ou de acompanhamento): auditorias realizadas no retorno ao local onde se realizou anteriormente a auditoria para acompanhamento e verificação do status das ações propostas; 4.4 Auditoria Interna ou de primeira parte: Auditorias realizadas pela própria organização, para propósitos internos, e pode formar a base para uma auto declaração da conformidade da organização. 4.5 Auditorias: são aplicadas para determinar em que grau os requisitos da norma foram atendidos a fim de avaliar a eficácia do sistema de gestão Integrado e para identificar oportunidades de melhorias. 4.6 Feed back: Retorno da informação para realimentação do sistema. No caso deste procedimento, a informação do resultado da auditoria interna que servirá de base para corrigir as falhas apresentadas e promover a melhoria contínua do processo. 4.7 Full time: Tempo integral.

2 2 de In loco: No próprio local de trabalho. Onde as coisas acontecem. 4.9 Melhoria Contínua: atividade regular com intuito de aumentar a capacidade em atender os requisitos especificados; 4.10 Não conformidade (NC): Não atendimento de um requisito especificado, por parte de um produto, processo ou serviço; 4.11 Não conformidade Potencial (P): A não conformidade ainda não aconteceu e poderá ocorrer caso não haja uma ação preventiva para evitar sua ocorrência Não Conformidade Real (C): A não conformidade é um fato, pois já aconteceu. Toda ação tomada será apenas para corrigir e evitar sua repetição Siglas e abreviaturas: ACA - Avaliação de Competência de Auditores. CMM - Câmara Municipal de Manaus. CGQ - Conselho de Gestão da Qualidade. DEGQ - Departamento de Gestão da Qualidade. IT - Instrução de Trabalho. LAQ - Lista de Auditores da Qualidade. LP - Lista de Presença. LVA - Lista de Verificação de Auditoria. MGQ - Manual de Gestão da Qualidade. NC - Não Conformidade. PAA/SGQ - Programa Anual de Avaliação do Sistema de Gestão da Qualidade PAI - Plano de Auditoria Interna. PP - Procedimento Padrão. PQ - Plano da Qualidade. RAI/AWB - Relatório de Auditoria Interna/Audit Work Book RD - Representante da Direção. SACP - Solicitação de Ação Corretiva e Preventiva. SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade. 5 S E RESPONSABILIDADES 5.1 O DEGQ é responsável pela elaboração e divulgação do Programa Anual de Avaliação do SGQ. 5.2 O RD aprova o PAA/SGQ; 5.3 O Programa Anual de Avaliação do SGQ deve conter no mínimo as seguintes informações: a) Tipo de avaliação; b) Auditores previstos; c) Frequência de avaliação; d) Período previsto. 5.4 As Auditorias Internas serão realizadas pelo menos uma vez por ano em cada processo específico da CMM. 5.5 Auditorias Internas extraordinárias poderão ser realizadas em duas circunstâncias:

3 3 de 8 a) Resultado da última Auditoria Interna. Resultado insatisfatório com mais de uma não conformidade sistêmica. b) Alteração de processos e / ou atividades. Alterações significativas nos fatores críticos de sucesso do processo (6M's): a. Máquina (equipamentos de trabalho), b. Mão de obra (Capacitação de pessoas que realizam as atividades), c. Método (Alterações que possam comprometer a eficácia do SGQ); d. Medição (indicadores de desempenho), e. Matéria-prima (fontes de insumos necessários para a realização do trabalho); f. Meio ambiente (alteração significativa na infraestrutura ou condições da área de trabalho). 5.6 Planejamento das Auditorias Internas O Plano de Auditoria Interna PAI deve ser elaborado pelo DEGQ, contendo as seguintes informações: a) Áreas a serem auditadas; b) Cronograma de Auditorias; c) Norma de referência; d) Nome do Responsável pelo processo; O processo de realização das auditorias internas obedece às etapas descritas no fluxograma abaixo:

4 4 de Preparação de Auditoria: O DEGQ emitirá o PAI (Plano de Auditoria Interna) após do RD e divulgado aos Diretores e Responsáveis pelos processos com antecedência mínima de 10 dias úteis Os auditores devem previamente buscar informações do processo / atividade a ser auditada utilizando as documentações do SGQ, disponíveis em meio físico ou eletrônico para consulta. 5.8 Reunião de Abertura O Auditor Líder repassa as orientações aos auditados na condução das auditorias internas levando em consideração os seguintes tópicos: Approach, isto é, aproximação para abordagem e acesso (quebra gelo); Apresentação da equipe; Escopo e objetivo; Métodos utilizados (Entrevistas/análise de documentos e registros/observação das atividades); SACP / amostragem / classificação das NC s; Canais formais (guia); Recursos necessários (Sala/cópias / telefone / outros); Reuniões intermediárias e reunião de encerramento; Plano de Auditoria (esclarecimentos/dúvidas/etc.); Confidencialidade; Relatório de auditoria (Distribuição/prazo); Esclarecimento de dúvidas O Auditor líder deve emitir uma lista de presença para registrar os participantes da reunião de abertura, conforme FQ.E822, anexo a este procedimento. 5.9 Realização da Auditoria Interna: A equipe auditora deve fazer a verificação in loco, registrando os comentários para cada: a) Requisito da norma da lista de verificação de auditoria; b) Evidência objetiva de não conformidade detectada; c) Documento apresentado pelo auditado e d) Servidor auditado (Nome completo, setor, nº. RCF e etc.) A equipe auditora deverá reunir-se ao final de cada dia para revisar suas anotações e entregar ao auditor líder, para a composição do RAI/AWB 5.10 Elaboração do Relatório de Auditoria Interna (RAI/AWB) Ao final do tempo estimado, o Auditor Líder elabora o RAI/AWB juntamente com os demais auditores e convoca a equipe auditada para a reunião de fechamento Reunião de Fechamento

5 5 de O Auditor Líder informa o resultado da Auditoria Interna, considerando a ordem dos seguintes tópicos: Quebra gelo; Agradecimento pela colaboração; Classificação das NC s; Apresentação dos resultados (NC s e observações); Acompanhamento / Ações corretivas; Prazos; Confidencialidade; Parecer final da Auditoria; Relatório de auditoria (Distribuição/prazo) O Auditor líder deve emitir uma lista de presença para registrar os participantes da reunião de fechamento, conforme o anexo E deste procedimento Ações Corretivas e Preventivas O Auditor Líder deve abrir uma SAC (FQ.A852-01, anexo A do PP.852 Ações Corretivas) correspondente a cada não conformidade encontrada e encaminha-as ao responsável pela atividade auditada, após a do Coordenador do DEGQ Os gestores dos processos devem preencher os seguintes campos: Disposição do produto/serviço não conforme; Por que aconteceu? Análise da causa; Plano de ação: O que fazer? Como fazer? Quando fazer? Quem irá fazer? Após a da SAC por todos os envolvidos, devem-se efetivar as correções quando aplicáveis O prazo para fechamento das SAC s acordado com os Gestores de Processo, não devem ser superior a 90 dias. Casos especiais deverão ser negociados com o Coordenador do DEGQ Acompanhamento e Verificação da Eficácia das Ações Corretivas No prazo acordado, o DEGQ, deve realizar o follow up com o responsável da atividade auditada para fechamento das não conformidades; bem como conferir in loco e documentalmente cumprimento de datas O DEGQ encerrará as SAC s ao verificar o cumprimento de todas as ações dentro do prazo dando seu parecer de implantação no mesmo documento Após completar 30 dias do fechamento das SAC s, o DEGQ deverá avaliar a eficácia das ações implantadas para evitar que ocorra a reincidência das não conformidades apontadas Formação da Equipe Auditora

6 6 de A Equipe de Auditoria Interna é composta de servidores do quadro da CMM, devidamente capacitados e treinados para a atividade de auditoria interna. Para exercer a função de Auditores é preservada a sua independência com relação à atividade auditada A formação mínima para exercer a função de Auditor é: Conhecer a Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade; Conhecer a Norma ABNT NBR ISO 19011: Diretrizes para auditorias de Sistema de Gestão da Qualidade; Aprovação em Curso de Formação de Auditor Interno; Ter concluído o ensino Superior; Facilidade de escrita e comunicação; Conhecimento do SGQ da CMM Avaliação da Competência do Auditor Cada auditor deve ser avaliado pelos Auditado e pelo Coordenador do DEGQ após sua atuação no evento de Auditoria Interna em intervalos não superiores há um ano. Essa avaliação deve ser registrada no formulário Avaliação da Competência de Auditores (ACA) O DEGQ deve manter uma lista de auditores internos aprovados e reservas para futuras atividades de avaliação, ou mesmo substituições que possam ser necessárias por motivo de força maior. 6 REGISTROS E DADOS 6.1 Registros da Qualidade Identificação Acesso Armazenamento FQ.A PAA/SGQ FQ.B LVA FQ.C RAI/AWB FQ.D ACA FQ.E LP FQ.F PAI FQ.G LAQ Proteção e Recuperação Tempo de Retenção Descarte 6.2 Dados da Qualidade Título Plano Anual de Auditorias Internas Responsável pela Análise Crítica e Aprovação O DEGQ elabora e o RD realiza análise crítica e aprova. Controle O documento eletrônico é atualizado de acordo com a revisão de documentos e registros do SGQ e recuperado através

7 7 de 8 Programa Anual de Avaliação do Sistema de Gestão da Qualidade FQ.A822- PAA/SGQ Lista de Auditores da Qualidade FQ.G822 LAQ O DEGQ elabora e o RD realiza análise crítica e aprova. O DEGQ elabora e o RD realiza análise crítica e aprova. de Backup periódico. O documento eletrônico é atualizado de acordo com a revisão de documentos e registros do SGQ e recuperado através de Backup periódico. O documento eletrônico é atualizado de acordo com a revisão de documentos e registros do SGQ e recuperado através de Backup periódico. 7 ANEXOS FQ.A822- PAA/SGQ (Programa Anual de Avaliação do SGQ). FQ.B822- LVA (Lista de Verificação de Auditoria). FQ.C822- RAI/AWB (Relatório de Auditoria Interna). FQ.D822- ACA (Avaliação da Competência de Auditores). FQ.E822- LP (Lista de Presença). FQ.F822- PAI (Plano de Auditoria Interna). FQ.G822- LAQ (Lista de Auditores da Qualidade). 8 REVISÕES DATA REV. DESCRIÇÃO DA REVISÃO 24/04/14 00 Primeira Emissão 29/07/14 01 Adequação do Procedimento Padrão em virtude de avaliação realizada em reunião com os Auditores em 24/07/2014; Acréscimo de dois anexos o PAA/SGQ e o LAQ; O PAI, a LVA e o RAI foram totalmente reformulados; A LP e a ACA somente foram adequados ao novo modelo de anexos. 09/09/14 02 Reformulação do ACA para melhor atender à avaliação individual dos auditores. 18/09/14 03 Revisão do FQ.G LAQ (Lista de Auditores da Qualidade), oriunda do SACP RAI-01/14-13 P, demonstrando a independência dos auditores. Substituição do RAI/AWB (Relatório de Auditoria Interna), por modelo mais conciso; e, substituição, de Lista e Verificação de Auditoria por outra simplificada. 01/12/14 04 Conforme plano de ação do SAC nº14bq757nq-rina1, Modificação/inclusão dos seguintes itens: O elabora e emite o PAI que, após a do Coordenador promove sua divulgação; A equipe Auditora deverá se reunir no final de cada dia para revisão de suas anotações e entregar ao auditor líder para preencher os seguintes campos: Disposição do produto/serviço não conforme; Análise da causa; Plano de ação; Revisão necessária para atender o Relatório da Auditoria N. 14BQ757MQ/STII

8 8 de 8 (página 5 de 9), no qual o PAI não fez referência do requisito normativo no processo de Auditoria Interna. 9 APROVAÇÃO ELABORAÇÃO APROVAÇÃO 23/07/ /07/2015 Leôncio Araújo Oliveira André L. do Carmo

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