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1 Professional Archive Manager para Exchange Arquivo de s, Arquivo de , Gestão de Ciclo de Vida e Pós-processamento para Microsoft Exchange Server 5.5/2000/2003/2007

2 Reduza custos operacionais. Reduza tempo em administração e gestão de s. Proteja os seus s. Professional Archive Manager (PAM) para Exchange veja como pode ser fácil a gestão de Cinco razões para arquivar s. Porquê escolher PAM para Exchange? Como funciona o PAM para Exchange. Gestão global de empresarial. Arquitectura de arquivo HSM. PAM para Exchange - métodos de arquivo. PAM - gestão de arquivo. PAM - gestão de conformidade. PAM - gestão de pós-processamento. PAM - para utilizadores. PAM - especificações técnicas. 1

3 Metalogix Software Corporation Faça a gestão de s com segurança e eficiência através do PAM para Exchange. Embora o seja a forma mais importante de comunicação na maioria de empresas, muito poucas estão devidamente preparados para lidar com os desafios inerentes ao armazenamento desta importante ferramenta. A tradicional correspondência baseada em papel, tem vindo a ser substituída pela prática e eficiente tecnologia de . Mesmo documentos legais e facturas são oficialmente reconhecidas como legítimos, quando as assinaturas electrónicas são aplicadas. Contudo, gerir a comunicação por cresceu constantemente durante os anos para uma demorada, dispendiosa e legalmente arriscada operação. O uso excessivo conduz a caixas de correio totalmente ocupadas, criando uma redução de produtividade dos colaboradores que deixam de poder enviar ou receber aquelas mensagens importantes, bem como as mensagens antigas são rapidamente eliminadas para remediar o problema, podendo causar situações complicadas para a empresa. Uma rápida operação de limpeza muitas vezes prejudicada mais do que ajuda. A perca irrevogável da informação essencial, pode converter uma solução a curto prazo numa dor de cabeça a longo prazo. O crescimento constante da base de dados, obriga os departamentos a fazer upgrades contínuos do armazenamento, criando uma tensão desnecessária no orçamento das empresas. E não podemos esquecer os administradores, que constantemente perdem tempo precioso a executar backups ineficientes, recuperação e tarefas de reorganização, causadas pelo crescimento implacável no volume de s. 2

4 Professional Archiving Manager para Exchange 5 boas razões para arquivar s #1: Perca de controlo O é reconhecido como uma ferramenta de comunicação essencial. Cada colaborador é responsável de s de entrada e saída, alguns dos quais podem ser de importância vital. Muitos administradores reagem limitando a capacidade de armazenamento de caixas de correio, para evitar upgrades constantes e caros aos sistemas de armazenamento. Os colaboradores eliminam constantemente s para disponibilizar espaço para novas mensagens, enquanto as caixas de correio crescem rapidamente até o ponto de ruptura. Os s importantes são eliminados, deixando apenas uma possibilidade de perigo eminente. Alguns utilizadores tentam resolver este problema em armazenar os s antigos, como ficheiros PST no disco rígido local. Ter gigabytes de dados PST instáveis não é situação rara. Mesmo um administrador experiente tem grande dificuldade em abrir um ficheiro PST que um colaborador arquivou com uma senha. Naturalmente, esta situação é exacerbada se o utilizador sair da empresa sem revelar a senha. #2: Perca de s A recuperação de s eliminados por erro, é uma árdua tarefa e que exige muito tempo. Os administradores, já com pouca disponibilidade, são continuamente desafiados com a tarefa de recuperar s que foram eliminados demasiado cedo ou, simplesmente, por engano. Esta situação só pode normalmente ser tratada por especialistas que possuem os conhecimentos apropriados. Um tempo significante e esforço é necessário para recuperar o e- mail do sistema de backup e restaurá-lo no sistema de produção. 3

5 Metalogix Software Corporation #3: Perca de tempo Gestão do servidor MS-Exchange cria exigências no pessoal de IT, que por sua vez cria um estado de ineficiência. Actualmente as mensagens de texto com anexos de vários megabytes aumentam o problema. Também é cada vez mais popular, combinar sistemas de com sistemas internos de workflow, resultando num aumento maciço de dados ao longo do tempo (visto que cada pequena modificação requer um inevitável processo de backup e recuperação). Os administradores, frequentemente, têm de encontrar tempo para o backup diário do MS-Exchange. O tempo gasto na actividade de backup de todas as cópias, pode atingir as 24 horas ou mais. O facto do sistema de não estar disponível durante o processo de recuperação, simplesmente aumenta o problema, já por si complexo e oneroso. #4: Optimização O armazenamento pode ficar caro guardando s como evidência documental. Segundo um estudo feito pela Hitachi Data Systems, vinte por cento dos responsáveis de IT disseram que o espaço de armazenamento de , ocupa quase 40% da capacidade de armazenamento total nas suas respectivas empresas e este número é projectado para crescer durante os próximos anos. Com estes números alarmantes, espera-se que os responsáveis pelos sistemas organizem o armazenamento de um modo seguro e eficiente. Os s, como toda a informação, têm um ciclo de vida; o esforço necessário para encontrar mensagens antigas aumenta exponencialmente com o tempo. O armazenamento eficiente de s e anexos, é reconhecido como um dos maiores desafios enfrentados hoje pelos departamentos de IT. A tecnologia de armazenamento alternativa, como discos ópticos e sistemas de juke-box, é indicada para essas tarefas, sobretudo quando os s devem permanecer inalterados para cumprir com certas leis e regulações. #5: Conformidade É cada vez mais comum, tanto para legisladores nacionais como para internacionais, regulamentar a lei acerca do armazenamento a longo prazo de s vitais para Auditoria. Em muitos países, o arquivo de s vitais para Auditoria é obrigatório para certas empresas e organizações. Os EUA são um bom exemplo de regulações recentemente apertadas onde a conformidade com o Sarbanes-Oxley Act ou o Securities and Exchange Commission (SEC) é obrigatória. As empresas americanas devem guardar todos os s com relevância financeira, por um período de tempo legalmente regulado. Esta lei também se aplica a todas as empresas europeias que têm relações comerciais com empresas americanas, ou são financiadas através dos EUA. Regras semelhantes são também prevalecentes na Europa. Os s são tomados em consideração como evidência e são muitas vezes a única prova que pode ser apresentada ao tribunal, para este tomar uma decisão. Mesmo que um único não seja aceite como prova, a empresa pode ainda ser punida quando a incompetência de um colaborador é exposta. International and national regulations that stipulate a compulsory storage of s in terms of compliance. USA Sarbanes-Oxley Act Section 404, AML, SEC 17a-4, HIPAA ISO/PRFTR15801, ISO/WD18509, FDA 21 CRF Part 11, Basel II Capital Accord, Patriot Act, Electronic Evidence Act (Canada)... EMEA IFRS (EU), Solvency II (EU), BSI PD5000 (UK), Public Record Office (UK), Fin. Serv. Authority (UK), AIPA (Italy), NF Z (France), GDPdU & GoBS, HGB, AO, Produkthaftpflichtgesetz (Germany)... ASIA 11MEDISDC (Japan), Electronic Ledger Storage Law (Japan)... 4

6 Professional Archiving Manager para Exchange Se os s já são arquivados em Microsoft Exchange, porque necessitamos de uma O arquivo de s constitui muito mais de que apenas armazenar s antigos solução específica? Como um responsável de IT ou administrador de sistema de , não há dúvida que já investigou as funções de arquivo integradas e provavelmente descobriu que a solução standard é limitada. É limitada no facto que não arquiva mensagens e ficheiros seleccionados, para manter as caixas de correio tão baixas quanto possível. Este método leva o utilizador a manter o armazenamento de o menor possível, para que o sistema de s possa funcionar sem qualquer problema. Isto é uma solução insatisfatória, porque os s só são armazenados como ficheiros e não estão disponíveis aos utilizadores na aplicação normal de Outlook. A situação é agravada por constantes modificações nas regulações legais relacionadas com o armazenamento de s críticos e simplesmente expõe o facto que as funcionalidades básicas não são suficientes. Também o aumento de tempo necessário para a administração dos sistemas de , necessita de uma solução mais sofisticada. O facto de o utilizador não ter acesso aos ficheiros PST na aplicação de Microsoft Outlook, só aumenta os problemas existentes. O arquivo de s deve ser capaz de fazer mais do que só armazenar s como ficheiros. Um sistema de arquivo potente é um instrumento de gestão e vai de encontro às seguintes exigências mínimas: Um processo de arquivo flexível e transparente: As simples ferramentas de administração permitem a criação de processos de arquivo diferentes, que podem ser iniciados manualmente ou automaticamente. E- mails idênticos que são dirigidos a um grupo de utilizadores só devem ser arquivados uma vez. Um atalho de entre 2 a 5 Kilobytes é só o que permanece no armazenamento do MS-Exchange. Arquivo a longo prazo e segurança na auditoria: Os s são transferidos para tipos de armazenamento diferentes nalguma etapa do ciclo de vida. Uma eliminação é evitada pela lógica de tempo de retenção do software, bem como pelo uso indicado do hardware, antes do fim do ciclo de vida. Direccionado ao utilizador: O utilizador pode utilizar a sua aplicação de MS-Outlook normal para abrir e editar s arquivados. A pesquisa full-text em anexos, também ajuda a aumentar a eficiência e a performance no local de trabalho. Adicionalmente é fornecido um portal web-based para abrir mensagens arquivadas e totalmente compatível com Apple Mac OS incluindo um plug-in para Entourage. 5

7 Metalogix Software Corporation SEM ARQUIVO COM ARQUIVO Professional Archive Manager para Exchange Redução de tempo de backup através de arquivo paralelo em suporte de baixo custo Arquivo executado em sistemas ópticos para uma superior conformidade local C:\\ Network Drive Z:\\ local C:\\.PST.PST.PST.PST.PST.PST.PST.PST Não é necessário armazenamento.pst Possíveis problemas legais causados por perda de s Sem acesso on-line a ficheiros.pst Backups e Recuperação demorados e esforço de administração aumentado Paragem do MS-Exchange durante o processo de recuperação Sem integração a sistemas DMS, CRM ou ERP Acesso a s arquivados Nenhum cliente independente necessário. Microsoft Outlook permanece a aplicação do utilizador Protecção contra perda de s e manipulação arquivando para media legalmente segura. Nenhum armazenamento de s em ficheiros.pst Tempo de backup e recuperação mais curto para o MS-Exchange visto que só um atalho de 2-5Kb tem de ser arquivado. Nenhuma paragem de servidor MS-Exchange durante a recuperação de s eliminados por engano. Economia de custos com media de armazenamento de menor custo. 6

8 Professional Archiving Manager para Exchange PAM para Exchange O sistema de arquivo de desenhado para uma performance superior e rápido retorno do seu investimento. Compatível com Microsoft Exchange 5.5/2000/2003/2007 Funcionamento No coração do servidor PAM para Exchange está a solução DMS PAM-STORAGE. O motor HSM (Gestor de Armazenamento Hierárquico) foi desenvolvido especificamente para processos de arquivamento de alto volume e foi comprovado por empresas com milhões de documentos. O PAM para Exchange verifica constantemente se os e- mails estão a ser armazenados no servidor MS- Exchange, à qual as definições de arquivo se aplicam. O administrador decide quando um deve ser arquivado e especifica a estratégia de arquivo por formas intuitivas. O PAM para Exchange retira um pronto para arquivo do armazenamento do MS-Exchange e substituio por um atalho. Este atalho também é registado numa base de dados relacional (ORACLE ou MS-SQL) e serve de referência da nova posição de armazenamento (sistema de armazenamento). O próprio é comprimido e armazenado no sistema de armazenamento definido, que por sua vez reduz espaço de armazenamento. As necessidades para o armazenamento do no MS-Exchange fica reduzido a 2-5Kilobytes depois do arquivo. O preview no MS Outlook e OWA actua nos s arquivados ao deixar uma cópia do corpo da mensagem no servidor de Exchange. No entanto o corpo do texto da mensagem pode contribuir para um espaço significante se incluir threads longos de respostas. Para solucionar este problema, o PAM para Exchange permite definir o tamanho do texto no corpo que mostra no painel de preview. Isto permite ao utilizador ver só as primeiras linhas de texto, e assim reduz a carga no servidor Exchange com texto até o utilizador expandir o preview. Formato de Arquivo Os s são desagregados e arquivados como conteúdos separados (corpo da mensagem e anexos). Em caso do formato.msg não ser suportado no futuro, PAM para Exchange oferece a opção de gravar cópia do em formato.txt ou.html. Processo de Arquivo Simples, múltiplo ou sincronizado para diferentes tipos de armazenamento, baseados em tecnologia Instância Única integrada com HSM (Gestor de Armazenamento Hierárquico). SIS Armazenamento de Instância Única Os s são muitas vezes endereçados a um grupo (p. ex. departamento). Um bloco de destinatários recebe mensagens idênticas com anexos idênticos. O PAM para Exchange lida com este desperdício de espaço valioso, graças à função de Instância Única. O PAM para Exchange utiliza a lógica de checksum MD5 para ver se os s e os anexos já foram arquivados, independentemente de quantos servidores MS- Exchange estão ligados. Cada ou anexo só será arquivado uma vez. O grupo de destinatários pode abrir essas mensagens e anexos normalmente. 7

9 Metalogix Software Corporation Gestão global empresarial de A escalabilidade do PAM para Exchange oferece muitas vantagens para empresas grandes e geograficamente separadas. Um ID local especial permite a escalabilidade de serviços relacionados com os requisitos de cada localização Com isto, os serviços de administração do arquivo PAM para Exchange pode ser afinado considerando as operações durante o dia, noite, durante as tarefas de arquivo de PST, para arquivo paralelo ou até recuperação em load-balancing através das várias localizações. No Data Center da Séde 2 Servidores MS-Exchange 1 Servidor PAM para Exchange 4 PAM para Exchange Serviços de Arquivo HSM 2 PAM para Exchange Serviços de Importação PST 2 PAM para Exchange Serviços de Recuperação para acesso local Unidade de Produção (Fábrica) 1 Servidor MS-Exchange 1 Servidor PAM para Exchange. 1 PAM para Exchange Serviços de Recuperação para colaboradores. Centro de Distribuição Remoto 1 Servidor MS Exchange. 1 Servidor PAM para Exchange 3 PAM para Exchange Serviços de Recuperação para colaboradores remotos. Estabilidade do sistema com suporte SMTP Na eventualidade de falha do servidor MS-Exchange, os utilizadores de MS-Outlook podem aceder às mensagens arquivadas através de protocolo http ao arquivo PAM para Exchange baseado na Web. Utilizadores podem enviar estas mensagens através do gateway SMTP. Em conjunto com arquivo directo e armazenamento paralelo, as organizações a utilizar o PAM para Exchange estarão preparadas para cenários catastróficos. 8

10 Professional Archive Manager para Exchange O Processo de Arquivo (baseado em regras) O Servidor PAM para Exchange continuamente verifica se existem mensagens no MS-Exchange com as condições predefinidas. O administrador define quando, como e aonde as mensagens serão arquivadas. Os Serviços de Arquivo HSM utilizam o algoritmo MD5 para verificar se a mensagem já existe no arquivo. Isto assegura que a tecnologia de armazenamento de Instância Única evita cópias múltiplas no arquivo. A mensagem pode depois ser encriptada (utilizando metodologia RC4), comprimida e passada para o serviço HSM. Uma tarefa de arquivo pode ser programada a ser arquivada simultaneamente para diferentes tipos de media de armazenamento. Este tipo de armazenamento síncrono assegura contra perca de dados e auxilia a desenhar um sistema de Disaster Recovery. O serviço de Media HSM A tarefa do serviço de Media HSM é armazenar e referenciar s e anexos no sistema de armazenamento de escolha (qualquer plataforma standard de armazenamento para Windows e Unix). A Indexação de Arquivo HSM PAM para Exchange encontra s arquivados no media de armazenamento e indexa-os numa base de dados relacional SQL ou Oracle. Os metadados aí armazenados contêm informação relacionada com a localização aonde os dados estão armazenados. O servidor PAM para Exchange substitui o com um atalho logo depois de ser arquivado. Importador de PST O serviço PAM para Exchange de importação PST colecciona os ficheiros PST dos PC s dos utilizadores antes de fazer upload e arquivá-los. O utilizador fica com a estrutura original da pasta PST e um relatório detalhado é feito para os administradores. O importador PST pode ser instalado em mais servidores para aumentar a performance se necessário 9

11 Metalogix Software Corporation Processo de Recuperação (client/server) Microsoft Exchange & MS-Outlook O MS-Outlook verifica se o está no armazenamento do Exchange ou no arquivo do PAM para Exchange. O MS-Outlook envia um pedido ao serviço de recuperação HSM que por sua vez, lê o da localização física de armazenamento e envia para o Outlook via serviço HSM. O Servidor PAM para Exchange referencia o arquivo HSM de metadados para a localização física e envia um pedido ao serviço de recuperação HSM que por sua vez lê o do seu local de armazenamento físico e devolve-o ao Outlook O Processo de Ciclo de Vida (Servidor/Servidor) O servidor lógico pode mover s arquivados para outros tipos de media de armazenamento utilizando o gestor de media, integrado. Isto permite aos administradores uma gestão completa do ciclo de vida tempos de retenção podem ser definidos baseados em armazenamento ou requisitos de conformidade. Expirado o tempo de retenção, s podem ser eliminados ou enviados para media de armazenamento a longo prazo. 10

12 Professional Archive Manager para Exchange Métodos de arquivo 11 PAM para Exchange oferece arquivo standard e avançado com simples configuração. Tarefas de arquivo são criadas e optimizadas através do gestor PAM para Exchange. Simplesmente deixe o PAM para Exchange fazer todo o trabalho de arquivo difícil. Todos os seguintes métodos de arquivo podem ser usados, tanto para ambas as Inbox e Outbox, como pastas de grupo e públicas. O PAM para Exchange utiliza o Active Directory / Addressbook Active Directory LDAP, ao organizar caixas de correio únicas num novo grupo de arquivo. A data do arquivo e a descrição das propriedades de que levam ao arquivo é definida por vários métodos. Modo imediato O modo imediato permite que s e anexos nas Caixas de Entrada e de Saída de utilizadores especificados, grupos e directórios públicos, sejam imediatamente arquivados. Novas mensagens são automaticamente arquivadas para o media designado, logo que elas cheguem à mailbox definida. Isto simplesmente impede o utilizador de eliminar ou alterar a mensagem posteriormente. Modo programado O modo programado apresenta um versátil e flexível conjunto de processos de arquivo. O tempo de/data (Hora/Dia) quando a tarefa de arquivo deve iniciar e terminar, assim como a janela indicadora de tempo máximo disponível. Início automático da tarefa de arquivo (p. ex. diariamente).

13 Metalogix Software Corporation Modo condicional Este modo iniciado por um evento verifica s: Quando o é mais antigo de n-tempo (dia, hora ) Quando um tamanho especificado é excedido. Conforme classes de definidas. Modo de Conteúdo Uma poderosa ferramenta de scripting está também disponível. Isto define os critérios de arquivamento com base em propriedades MAPI. O seguinte conteúdo pode ser analisado e arquivado utilizando a ferramenta de scripting: Assunto De Para CC BCC Corpo Tem Anexo Tamanho de Mensagem Classe de Mensagem Modo de Threshold Pasta Afiliada Data Enviada Data Recebida Data Modificada Data Respondida Anexos Ícones de Mensagem Status de Mensagem O arquivo inicia automaticamente logo que ultrapasse o limite superior de armazenamento, continuando até que o limite inferior (em percentagem) seja atingido. Modo manual Após receber autorização do administrador, o utilizador também pode destinar certas funções de arquivo com a utilização de um Plug-in de Microsoft Outlook correspondente. A autorização também pode ser dada para funcionalidades únicas: Arquivar s seleccionados no arquivo Copiar s seleccionados para o armazenamento MS-Exchange Eliminar s seleccionados do armazenamento MS-Exchange Iniciar pesquisas full-text Mostrar versões de Sincronização de Offline Folder Modo de atraso de atalho O PAM para Exchange deixa um atalho no servidor MS- Exchange logo depois de um ser arquivado. Isto permite aos utilizadores acederem às suas mensagens arquivadas e anexos directamente do Outlook. Utilizadores de Blackberry estão em desvantagem visto que o servidor de Blackberry não distingue entre uma mensagem original e um atalho. Por esta razão PAM para Exchange tem uma nova característica de atraso de atalho. s são arquivados mas só são substituídos por atalhos depois de tempo definido (14 dias p. ex.). O utilizador de Blackberry pode aceder a mensagens arquivadas via PDA até finalmente ser substituída por um atalho. 12

14 Junte os s às soluções estratégicas do negócio. Esteja em conformidade com directivas e leis de corporate governance. Melhore a sua gestão de desastres com s. Professional Archive Manager para Exchange Veja como é fácil gerir s.

15 Metalogix Software Corporation Gestão de Arquivo As tarefas mais complicadas só podem ser executadas com as ferramentas correctas. PAM para Exchange retira-lhe as tarefas administrativas que exigem muito tempo e dá-lhe o controle completo na gestão de . Gestão de Recuperação Os s arquivados podem ser devolvidos do PAM para Exchange para o armazenamento do MS- Exchange com uma ferramenta especial, que elimina o atalho original no arquivo e recupera o para o armazenamento do MS-Exchange, de onde pode ser acedido normalmente. É como se o arquivo nunca se tivesse realizado. Tem ainda o valor acrescentado de um servidor de em operação contínua, evitando a tarefa de constantemente fazer back-ups Gestão de Quotas A gestão de quotas limita o armazenamento de arquivo de ambos os utilizadores e grupos de utilizadores, o que por sua vez significa maior transparência de custos e uma simplificação do processo de designação de custos internos. Gestão de Alertas Uma notificação pró-activa também está incluída. Isto informa o administrador quando o limite superior da quota actual, tempo de arquivo e processos de arquivo são atingidos. Gestão de Ciclo de Vida Todos os documentos empresariais, inclusive s têm um ciclo de vida. Ocasião virá quando um perde a sua importância para a empresa, mas ainda tem de ser guardado por razões legais. A gestão eficiente é, por isso, o seguinte passo lógico. Isto deve ter a forma de um sistema de armazenamento dinâmico e altamente acessível, ou de um arquivo seguro a longo prazo. O PAM para Exchange trata de ambas essas tarefas com a sua gestão de armazenamento hierárquico (HSM) integrado. Muitos processos de ciclo de vida podem ser programados para que os s (dependendo da sua importância) possam ser movidos de armazenamento de alta disponibilidade on-line para media de baixo custo near-line e off-line. O PAM para Exchange é compatível com todos os sistemas de armazenamento standard, suportando cópias e recolocação, assim como também possui função de eliminação, independente do respectivo tempo de retenção ao nível do . 14

16 Professional Archive Manager para Exchange Gestão de Conformidade Actualmente as empresas estão pressionadas para respeitar directivas e leis de conformidade respeitantes a corporate governance. Arquivo auditável assegura que as exigências das autoridades e outros corpos de supervisão são cumpridas. O conteúdo do documento permanece praticamente inalterado. A única coisa que mudou foi o tipo de troca de informação. Os documentos críticos estão agora em formato electrónico em vez de papel. O armazenamento completo e alterável é sujeito às mesmas regulações que documentos oficiais em papel. Corporate Governance especifica as condições legais e institucionais que têm influência directa ou indirecta nas decisões de gestão e no sucesso de uma empresa. A conformidade é o componente mais importante nesta área, sobretudo com respeito a documentação e datas. Proteja os seus s contra manipulação e perda com PAM para Exchange A tecnologia de software PAM para Exchange e o hardware apoiam a sua política de conformidade. A cada tarefa de arquivo é designado um tempo de retenção. s e anexos só podem ser eliminados do arquivo de PAM para Exchange depois do tempo estipulado expirar. O PAM para Exchange também suporta todos os sistemas de armazenamento como WORM, UDO, EMC Centera, Nexan Assureon e sistema NetApp com snaplock, que assegura que o conteúdo armazenado está seguro e livre de interferência. Arquivo de MS Exchange journal O journal é uma mailbox especial no MS-Exchange que contem uma cópia de todos os s que foram ou enviadas ou recebidas. Esta mailbox é auditável e em conformidade depois do PAM para Exchange o arquivar. Todos os três modos de arquivo estão disponíveis: Imediato, programado e manual. Modo Imediato é recomendado para empresas que cumpram as regras de conformidade. Versionamento Automático O PAM para Exchange reconhece quando um é modificado por um utilizador e automaticamente cria uma nova versão no arquivo. Ser capaz de seguir todas as mensagens de , legalmente relevantes, durante o seu ciclo de vida não é nada insignificante. 15

17 Metalogix Software Corporation Gestão de Pós-Processamento O aumenta a produtividade na maioria das empresas e é cada vez mais utilizado internacionalmente por empresas Recomenda-se às empresas que optem por um fornecedor com um portfólio completo de Gestão de Conteúdos para lidar com os processos complexos do negócio. De acordo com um estudo pela Khan Consulting (Gerir s na nova realidade empresarial), a tecnologia de está a ser utilizada estrategicamente em muitas áreas do negócio: A Metalogix desenvolveu um módulo de classificação de e- mail (PPM Módulo de Pós-Processamento) para acelerar o processo. O pós-processamento de s é baseado em passos pré-definidos: leitura, validação e exportação. Palavras-chave podem ser adicionadas ao processo utilizando a ferramenta de scripting integrada. 93% Esclarecimentos a clientes 84% Discussões estratégicas 82% Respostas a pedidos oficiais 71% Negociações de contratos 69% Facturas e condições de pagamento 65% Troca de informação confidencial 56% assuntos laborais Com estas estatísticas pode ser deduzido que a importância da ferramenta MS-Exchange nos processos de negócio não pode ser ignorada. A transmissão de mensagens de deve ser vista da mesma maneira como conteúdos/documentos, como digitalização de documentos ou ficheiros de MS-Word. As mensagens têm de ser processadas depois de serem recebidas. Idealmente os arquivos de deviam passar a uma gestão de conteúdos empresarial. s organizam-se em ficheiros electrónicos dependendo do conteúdo e assim asseguram um ciclo completo e fechado de todos os documentos relacionados com uma tarefa. Passo 1: Leitura e extracção O módulo de pós-processamento analisa todos os campos de um (de, para, assunto ) e extrai a informação relevante a ser utilizada. Passo 2: Validação A informação extraída é depois verificada com a base de dados e validada. Passo 3: Exportação A informação do e o arquivo do são depois armazenados numa base de dados (MS SQL ou Oracle) a qual depois pode ser acedida por aplicações de terceiras partes assim como CRM/ERP/DMS. 16

18 Professional Archive Manager para Exchange MS-Outlook 98/2000/XP/2003/2007 Um simples duplo-click abre o e os anexos. As mensagens podem ser pesquisadas, editadas, reencaminhadas, movidas para outras pastas ou eliminadas. Quando uma mensagem arquivada é eliminada o atalho no MS-Exchange também é eliminado. O permanece no arquivo e pode ser recuperado a qualquer momento. Plug-in para utilizador MS Outlook Se optar por PAM para Exchange também recebe um Plug-in para o MS-Outlook. O utilizador pode aceder a novas funcionalidades se o administrador o autorizar. Autorização é dada para cada funcionalidade: e-discovery Interface Web Uma das muitas novas características que tem o PAM para Exchange é a interface web de e-discovery. Isto é acessível directamente do Outlook ou um browser Internet. O utilizador pode fazer pesquisas avançadas (de, assunto, conteúdo, data arquivada, etc.) tanto no corpo como nos anexos. A interface web também pode ser utilizada como ferramenta para auditores, e administradores com toda a legalidade. Templates de pesquisa podem ser criados e armazenados. Os resultados são depois exportados para ficheiros PST se necessário. Arquivar s seleccionados no arquivo Copiar s para o MS Exchange Eliminar s do MS Exchange Mostrar versões de s Iniciar pesquisa full-text Sincronização de pastas off-line Iniciar e-discovery da Interface Web 17 O front-end continua a ser o MS-Outlook 98/2000/XP/2003/2007 Pesquisa no arquivo de com o Interface e-discovery da Web

19 Metalogix Software Corporation Serviço de Pasta OST Off-line Outlook Entourage:mac O PAM para Exchange também fornece um Serviço de Offline Folders para aqueles que desejam aceder aos seus s remotamente. Os s podem ser sincronizados para o Offline Folder através de um processo standard de sincronização. Serviço de Acesso Web OWA Os s arquivados também podem ser facilmente acedidos via Web Access sem qualquer reconfiguração. Algumas empresas utilizam ambos sistemas Microsoft e Apple. Utilizadores de MAC podem agora aceder a e- mails arquivados via Outlook Entourage. Serviço Blackberry Utilizadores de Blackberry ainda podem aceder aos e- mails arquivados. A característica de atraso de atalho arquiva os s e substituem-nos com um atalho depois de um período definido pelo administrador. 18

20 Professional Archive Manager para Exchange PAM para Exchange para administradores Gestor de Sistema PAM para Exchange O Gestor PAM para Exchange é o painel de comando central para administradores. Cada caixa de correio do Active Directory / Addressbook Active Directory LDAP, na qual o processo de arquivo deve ocorrer, é definida aqui. Modos de arquivo especiais podem ser definidas para cada caixa de correio ou grupo de caixas de correio, como uma tarefa de arquivo. Definições globais de PAM para Exchange Isto é onde as funcionalidades especiais como actualização, compressão de dados e administração de media HSM, podem ser activadas e controladas com um único clique do rato. Políticas de arquivo PAM para Exchange Crie múltiplas tarefas e aplique-as a grupos ou caixas de correio. 19

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