Saudações. Caros Alunos, O compromisso com a educação de todos que compõem a sociedade reflete a prática fiel e cotidiana do exercício da cidadania.

Transcrição

1

2

3 Saudações Caros Alunos, O compromisso com a educação de todos que compõem a sociedade reflete a prática fiel e cotidiana do exercício da cidadania. Nós, que fazemos a Universidade de Pernambuco, buscamos, em nosso dia a dia, através da implantação de projetos e de outros procedimentos, honrar esses compromissos com vistas a inserir o homem em seu contexto social, celebrando a sua dignidade, promovendo ações que resultem na construção do homem pelo próprio homem. Respaldada nesses propósitos e fundamentos, a Universidade de Pernambuco, através do Instituto de Apoio à Universidade de Pernambuco - IAUPE persiste numa caminhada crescente, voltada a ampliar conhecimentos, por estar ciente da relevância que essas assumem na contemporaneidade. Boa Sorte! Professor Carlos Silva Diretor do PROLINFO

4

5 Conteúdo 1. Microsoft Word 2013 Avançado Apresentação Microsoft Word Quebra de Páginas Quebra de Seções Sumário Índice Remissivo Legendas Índice de Ilustrações Hiperlink Mala Direta Comentários Ortografia, Gramática e Idioma Proteger um Documento Novidades Word Microsoft Excel 2013 Avançado Apresentação Microsoft Excel Revisão Excel Básico Funções Importação de Dados Filtro, Classificação Personalizada Tabela Dinâmica Validação de Dados Formatação Condicional Macro Atingir Metas Cenários Novidades Excel Referências... 73

6

7 Microsoft Word 2013 Avançado

8

9 1. Microsoft Word 2013 Avançado 1.1. Apresentação Microsoft Word 2013 Continuando a nossa jornada dentro do nosso curso e Microsoft Office vamos agora aprofundar os conhecimentos sobre as ferramentas do programa Word. Iremos apresentar vários comandos e dicas para formatação do seu documento. Aproveitaremos seus conhecimentos de Edição de Textos já estudados nos outros módulos vamos aprimorar sua forma de aplicar os recursos para editar documentos com alta qualidade, facilitando a leitura, interpretação e otimização do trabalho. 3

10 1.2. Quebra de Páginas Quebra de página marca o ponto onde uma página termina e outra começa. O Word insere automaticamente uma quebra de página quando o utilizador atinge o fim de uma página. Se pretender que a quebra de página seja posicionada num local diferente, pode inserir uma quebra de página manual. Ou pode configurar regras para o Word para que as quebras de página automáticas sejam posicionadas onde pretende. Isto é especialmente útil se estiver a trabalhar num documento extenso. Vamos inserir uma quebra de página manual Clique no local onde pretende iniciar uma nova página. Na guia inserir, no grupo Páginas, clique em Quebra de Página. Figura 1: Quebra de Página Também podemos controlar onde o Word posiciona as quebras de página automáticas Se inserir quebras de página manuais em documentos que tenham várias páginas de extensão, poderá ter de alterar essas quebras de página ao editar o documento. Para evitar a dificuldade de ter de alterar manualmente as quebras de página, poderá definir opções para controlar o local onde o Word posiciona as quebras de página automáticas. Impedir quebras de página a meio de um parágrafo Selecione o parágrafo que pretende impedir que fosse dividido por duas páginas. Na Guia Layout de Página, clique no Indicador de Caixa de Diálogo Parágrafo e, em seguida, clique em Quebras de Linha e de Página. Selecione a caixa de verificação manter linhas juntas. Figura 2: Manter Linhas Juntas 4

11 Impedir quebras de página entre parágrafos Selecione os parágrafos que pretende manter juntos numa única página. Na guia Layout de Página, clique no Indicador de Caixa de Diálogo Parágrafo e, em seguida, clique em Quebras de Linha e de Página. Selecione a caixa de verificação manter com o próximo. Figura 3: Manter com o próximo Podemos ainda eliminar uma quebra de página. Não é possível eliminar as quebras de página que o Word insere automaticamente. Podemos eliminar quaisquer quebras de página que insira manualmente. Clique em Exibição, Rascunho. Figura 4: Modo Rascunho Selecione a quebra de página, clicando na margem junto à linha pontilhada. Depois pode deletar. Figura 5: Quebra de página 5

12 1.3. Quebra de Seções Quando se inicia um documento, existem sem quebras de seção porque o documento inteiro consiste em uma seção. Uma quebra de seção é o ponto no qual termina uma seção e começa outra porque se deseja que algum aspecto da página de formatação para alterar. Pode dividir um documento em qualquer número de seções e formatar cada seção da maneira que desejar. Uma quebra de seção atua como um código incorporado que armazena ou mantém as propriedades de seção acima dela. Pode alterar os seguintes formatos de seções específicas: Margens Tamanho ou orientação do papel Fonte do papel para uma impressora Bordas da página Alinhamento vertical de um texto em uma página Cabeçalhos e rodapés Colunas Numeração de página Numerar linhas Notas de rodapé e notas de fim O comando fica localizado na guia Layout da Página>Grupo Configurar Página> Quebras Figura 6: Quebras de Página e Seção 6

13 Próxima Página O comando Próxima Página insere uma quebra de seção e começa a nova seção na próxima página. Esse tipo de quebra de seção é especialmente útil para iniciar novos capítulos em um documento. Figura 7: Próxima Página Contínuo O comando Contínuo insere uma quebra de seção e começa a nova seção na mesma página. Uma quebra de seção contínua é útil para criar uma alteração de formatação, como um número diferente de colunas em uma página. Figura 8: Contínuo Página Par ou Página Impar Os comandos Página Ímpar ou Página Par insere uma quebra de seção e inicia a nova seção na próxima página de número ímpar ou de número par. Se você deseja que os capítulos do documento sejam sempre iniciados em uma página ímpar ou em uma página par, use a opção de quebra de seção Página par ou Página ímpar. Figura 9: Página Par ou Ímpar 7

14 1.4. Sumário É a relação dos títulos e subtítulos ou tópicos e capítulos ao longo do texto de um livro, relatório, revista, etc. No Word podemos fazer o índice de forma automática seguindo alguns passos: Preparando o documento Para que se possa criar um índice automático, o primeiro passo consiste em realizar alguns rápidos procedimentos para deixar o documento preparado para este recurso. Numeração de páginas Com o documento já aberto no Word, vá na Guia Inserir e localize a opção Número de Página. Clicando nela, você pode escolher se a numeração ficará localizada no início da Página (cabeçalho), em uma margem (laterais) ou no final de cada página (rodapé), assim como definir seu alinhamento - à esquerda, no centro ou à direita: Figura 10: Numeração de Página Texto, títulos e subtítulos É importante que você já tenha algum conteúdo no documento, inclusive com títulos e subtítulos, para que os procedimentos para a criação do índice automático fiquem mais claros, permitindo a você implementar esta funcionalidade mais rapidamente. Poderemos adicionar texto ou alterar o conteúdo já existente mesmo após a criação do índice - este recurso é automático justamente para que as modificações possam ser identificadas e o documento atualizado de maneira correspondente. Defina em que ponto do documento o índice ficará Por padrão, o índice costuma ficar no início do documento, mas pode ser que você esteja, por exemplo, criando um apêndice no final do arquivo. Por isso, é importante que, logo no início, você defina onde o índice ficará localizado para evitar eventuais transtornos posteriormente com mudanças de posição. Aplique Estilos nos títulos e subtítulos Para que o Word consiga criar o índice, cabe a nós ajudá-lo a identificar o que é título ou subtítulo. Para isso, você deve fazer uso de um recurso do Word chamado Estilo. 8

15 O Estilo é, em poucas palavras, um conjunto de formatações pré-definidas. Quando você aplica um Estilo - seja em palavras, frases ou parágrafos, o texto selecionado imediatamente assume a formatação determinada. Um Estilo pode configurar tipo de fonte, tamanho do texto, cor, entre outros aspectos. Você pode criar ou utilizar Estilos prontos para formatar rapidamente parágrafos, citações, legendas, etc. No exemplo, utilizaremos Estilos para dizer ao Word o que é título principal, o que é título secundário (subtítulo) e assim por diante. Figura 11: Estilos Pode ser que as formatações destes Estilos não sejam adequadas ao seu documento. Neste caso, você pode personalizar cada Estilo. Para isso, clique com o botão direito do mouse no Estilo a ser alterado. Escolha a opção modificar. Na janela que surgir, faça as alterações desejadas nos campos existentes em Formatação: Figura 12: Modificar Estilos 9

16 Criando o índice automático Uma vez que você tenha aplicado Estilos em todos os títulos e subtítulos do seu documento, resta fazer com que o Word os encontre e, finalmente, gere o índice automático. Em primeiro lugar, vá à página onde o índice deverá ser criado, por exemplo, o início do documento. Em seguida, vá à Guia REFERÊNCIAS, clique no botão Sumário e escolha a opção Sumário Automático 1 ou Sumário Automático 2. O índice automático aparecerá no local escolhido, informando a posição de títulos e subtítulos: Figura 13: Sumário 10

17 Repare que o Word também inseriu automaticamente uma descrição como "Sumário" ou "Conteúdo" no início do índice. Este nome pode ser alterado ou formatado à vontade por você, mas não é recomendável mexer diretamente na lista em si para que esta não fique desconfigurada. Figura 14: Sumario pronto 11

18 1.5. Índice Remissivo Um índice remissivo é baseado na organização de determinadas palavras, autores ou citações pré-definidas por você. Geralmente este tipo de índice é utilizado em textos bastante extensos nos quais você poderá localizar facilmente o tema desejado. Para fazer um índice remissivo manualmente, você deverá escolher as palavras ou citações que quer incluir no seu índice e anotá-las em um rascunho. Depois liste ao lado de cada palavra o número da página onde ela se encontra. Organize a lista por ordem alfabética e então digite o seu índice. Para facilitar a execução dos índices, a Microsoft desenvolveu aplicativos que podem organizar um índice rapidamente, e um deles é o Word. Para fazer um índice remissivo no Word, você deverá seguir os seguintes passos: Com o documento aberto, no qual você deseja inserir o índice, localize a Guia [referências]; Selecione a palavra que você deseja incluir no seu índice remissivo, e clique no botão [marcar entrada] do grupo índice. Depois de marcar todas as palavras que você deseja incluir em seu índice remissivo, vá até a página inicial do seu documento, ou onde você deseja inserir o índice; Na Guia [referências], clique no botão [inserir índice]; Pronto, seu índice remissivo está concluído. Figura 15: Índice Remissivo 12

19 1.6. Legendas As legendas são utilizadas para criação do índice de ilustrações que abordaremos no próximo tópico. Considerando que um documento no Word já possua as imagens inseridas, será possível colocar legenda para cada uma delas. Para inserir uma legenda vá até a guia Referências - Grupo de ferramentas Legendas selecione a imagem desejada e clique em Inserir Legenda. Figura 16: Legendas Ou clique com o botão direito sobre a imagem e selecione Inserir Legenda. Em seguida a janela Legenda será exibida, você poderá utilizar um rótulo existente ou criar um novo, para isso clique em Rótulo Novo. Figura 17: Inserir novo rótulo 13

20 Supondo que o rótulo Figura foi criado, você poderá editar o rótulo no campo Legenda para inserir um nome referente à imagem, veja: Figura 18: Inserir legenda Logo você visualizará a legenda abaixo da imagem. Portanto você poderá aplicar este procedimento para todas as imagens e tabelas do seu documento no Word. 14

21 1.7. Índice de Ilustrações Depois de criar legendas no Word você poderá listá-las através do índice de ilustrações que é capaz de organizar em sequência correta todas as legendas criadas no documento de Word. Vejamos como criar o índice de ilustrações: Figura 19: Índice de Ilustrações Com todas as legendas criadas você deverá navegar para a guia Referências, grupo de ferramentas Legendas e clicar no botão Inserir Índice de Ilustrações. Figura 19: Índice de Ilustrações Em seguida automaticamente um índice será criado com a sequência crescente das legendas de ilustrações. Figura 20: Índice de Ilustrações 15

22 1.8. Hiperlink Uma das principais funções dos hiperlinks é linkar para um website ou blog a partir de um documento Word. Como estamos acostumados a realizar este procedimento esquecemos das outras funcionalidades do hiperlink dentro dos documentos de texto, veja a principal e as demais funcionalidades do hiperlink no Word. A criação de hiperlink faz parte das funcionalidades da guia "Inserir" do Word 2010 e podem ser facilmente implementados. Vamos mostrar 4 funções que o hyperlink pode ser útil: Páginas da web ou arquivo existente A primeira função de criar hiperlink é a que mais conhecemos e praticamos: a linkagem de sites. Esta é uma forma de você apontar algum site no seu documento criado no Word, geralmente é utilizado para apontar sites com vídeos, fotos e etc. Para criar esse tipo de link selecione o texto desejado, clique no botão Hiperlink da guia Inserir, na janela seguinte em Página da Web ou arquivo existente você poderá criar um hiperlink para um site digitando no campo endereço " endereço do site" ou para um arquivo existente no seu computador, podendo este arquivo ser vídeo, documentos, planilhas, músicas e etc. Dessa forma ao passar o mouse no texto linkado você será redirecionado para o aplicativo a executar o tipo de link criado. Figura 11: Inserir Hiperlink 16

23 Colocar neste documento A segunda funcionalidade do hiperlink é direcionar para uma parte do próprio documento que está sendo implementado no Word. Dependendo do tamanho do documento você poderá selecionar partes ou páginas a serem linkadas a partir de uma palavra ou frase. Para criar este tipo de hiperlink, selecione o texto, entre na seção colocar neste documento e selecione uma parte do seu documento e clique em OK. Figura 21: Colocar neste documento Criar Novo Documento A terceira função do hiperlink é realizar a criação de novos documentos a partir do seu documento. Você poderá criar vários tipos de documentos que serão executados a partir dos programas instalados no seu documento. Figura 22: Criar Novo Documento Observação: Ao clicar no botão Alterar você poderá escolher o tipo de documento a ser criado na janela seguinte. 17

24 Endereço de A quarta funcionalidade do hiperlink é criar direcionamentos para s. Para criá-lo vá até a seção Endereço de , digite o texto para exibição e o para o qual deseja linkar. Figura 23: Endereço de 18

25 1.9. Mala Direta A utilização de mala direta é um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos. O grande diferencial da mala direta está no fato de que através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida. O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execução de uma tarefa que antes demandava muito tempo. Vejamos o passo a passo: Com o Word aberto, na guia Correspondência, vá até Iniciar Mala Direta > Assistente de Mala Direta Passo a Passo. Figura 24: Mala Direta No canto direito da tela aparecerá à barra de passo a passo. Em seguida clique em Próxima: Documento Inicial no passo 2 Use o documento atual e vá para o passo 3 Figura 25: Mala Direta 19

26 Em Selecionar os destinatários, clique em Digitar uma nova lista. Em Digite uma nova lista, clique em Criar. A janela de nova lista de endereços abrirá Abrirá a janela para salvar os destinatários. Coloque um nome no arquivo e clique em salvar Figura 26: Mala Direta Abrirá novamente uma janela com os dados dos destinatários de mala direta. Clique em OK Figura 27: Mala Direta O arquivo voltará então para o modelo utilizado. Clique em Próxima: Escreva a carta 20

27 Para colocar o nome que deseja no formulário, você poderá escolher opções como Bloco de endereços, Linha de saudação, Postagem eletrônica e Mais Itens. Clique em Mais Itens Figura 28: Mala Direta A janela de Inserir campo de mesclagem abrirá. Selecione os itens que gostaria de acrescentar ao título. No exemplo será utilizado nome e sobrenome. Clique em nome e, em seguida, Inserir.Faça a mesma coisa com o sobrenome. Os campos de nome e sobrenome foram inseridos (com isso, essas informações dos contatos aparecerão automaticamente no topo do arquivo). Clique em fechar Figura 29: Campo de Mesclagem Ainda na Guia Correspondências, clique em Visualizar Resultados Figura 30: Visualizar Resultados Aparecerá o nome e o sobrenome das pessoas que foram incluídas na lista de destinatário. Em seguida clique em Próxima: Visualize as Cartas 21

28 Em Visualize as cartas, na seta >>, perceba que os itens incluidos vão mudando conforme a sequência da lista de destinatários. Clique em Próxima: Conclua a mesclagem 22

29 1.10. Comentários É possível inserir um comentário dentro de balões que aparecem nas margens do documento. Você também pode ocultar esses mesmo comentários. Se não quiser que os comentários sejam exibidos no documento durante uma revisão, deve limpar o documento de todos os comentários excluindo-os. Para descobrir se os comentários permaneceram no documento, clique em Mostrar Marcação, no grupo Acompanhamento da guia Revisão. Inserir um comentário Você pode digitar um comentário. Em um Tablet PC, é possível inserir um comentário manuscrito. Digitar um comentário texto. Selecione o texto ou o item sobre o qual você deseja comentar, ou clique no final do Na guia Revisão, vá ao grupo Comentários e clique em Novo Comentário. Figura 31: Mostrar Comentários Digite o texto do comentário no balão de comentário. OBSERVAÇÃO. Para responder a um comentário clique no balão correspondente e, a seguir, em Novo Comentário, no grupo Comentários. Digite sua resposta no novo balão. Excluir um comentário Para excluir rapidamente um único comentário, clique com o botão direito do mouse no mesmo e, a seguir, clique em Excluir Comentário. Figura 32: Excluir Comentários Para excluir rapidamente todos os comentários de um documento, clique em um comentário no documento. Na guia Revisão, vá ao grupo Comentários, clique na seta abaixo de excluir e, a seguir, em Excluir Todos os Comentários no Documento. 23

30 Excluir comentários de um revisor específico Na guia Revisão, vá ao grupo Acompanhamento e clique na seta junto a Mostrar Marcação. Para desmarcar as caixas de seleção de todos os revisores, aponte para Revisores e clique em Todos os Revisores. Clique novamente na seta junto a Mostrar Marcação, aponte para Revisores e clique no nome do revisor cujos comentários você deseja excluir. No grupo Comentários, clique na seta abaixo de Excluir Imagem do botão e depois clique em Excluir todos os Comentários Mostrados. OBSERVAÇÃO: Este procedimento exclui todos os comentários do revisor selecionado, incluindo aqueles feitos ao longo do documento. DICA: Também é possível revisar e excluir todos os comentários usando o Painel de Revisão. Para mostrar ou ocultar esse painel, vá ao grupo Controle e clique em Painel de Revisão. Para mover esse Painel até a parte inferior da tela, clique na seta junto ao Painel de Revisão e então clique em Painel de Revisão Horizontal. Alterar um comentário Se os comentários não estiverem visíveis na tela, vá até a guia Revisão e, no grupo controle, clique em Mostrar Marcação. Figura 33: Alterar Comentários Clique dentro do balão referente ao comentário que você deseja editar. Faça as alterações desejadas. OBSERVAÇÕES Se os balões estiverem ocultos ou se apenas parte do comentário estiver em exibição, é possível alterar o comentário no Painel de Revisão. Para mostrar o Painel de Revisão, no grupo controle, clique em Painel de Revisão. Para fazer com que o painel de revisão fique na parte inferior da tela em vez de ficar na lateral da tela, clique na seta próxima ao Painel de Revisão e clique em Painel de Revisão Horizontal. Para responder a um comentário, clique no balão e, em seguida, clique em Novo Comentário no grupo Comentários. Digite sua resposta no novo balão de comentários. 24

31 Adicionar ou alterar o nome usado em comentários Na guia Revisão, vá ao grupo Acompanhamento, clique na seta junto a Controle de Alterações e, a seguir, clique em Alterar Nome de Usuário. Em Personalizar a cópia do Office, altere o nome ou as iniciais a serem usadas em seus comentários. OBSERVAÇÕES O nome e os iniciais digitados serão usados em todos os programas do Microsoft Office. Quaisquer alterações feitas nessas configurações afetarão os outros programas do Office. Quando é feita uma alteração no nome ou nas iniciais a serem usadas para seus comentários, apenas os comentários que você faz depois da alteração são afetados. Os comentários que já estavam no documento antes de você alterar o nome ou as iniciais não são atualizados. 25

32 1.11. Ortografia, Gramática e Idioma. Aqui serão mostrados alguns comandos para otimizar a ortografia, gramática e o idioma. Desative a verificação enquanto você digita Por padrão o Word verifica a ortografia de seu documento enquanto você digita, e sublinha em vermelho quaisquer palavras que não estejam presentes no dicionário de seu verificador ortográfico. Este recurso é útil, porém pode causar distração. Mas é fácil desativá-lo: clique na Guia Arquivo / Opções / Revisão de Texto, desmarque a opção verificar ortografia ao digitar. Clique em OK. Figura 34: Verificar Ortografia ao digitar Verifique a ortografia de palavras em outro idioma O Word não é naturalmente bilíngue, mas você pode treiná-lo para analisar mais de um idioma ao mesmo tempo. Normalmente quando você está trabalhando em um documento que contém texto em espanhol, por exemplo, o Word não irá reconhecê-lo se o idioma primário for o português e irá sublinhar em vermelho todas as palavras em espanhol, achando que são erros de ortografia. Você pode evitar o problema dizendo ao Word para verificar o texto em espanhol usando uma lista de palavras em espanhol. Selecione o texto no segundo idioma e clique na Guia Revisão, grupo idioma e clique no botão Idioma e escolha a opção Definir idioma de revisão de texto. A janela Idioma irá surgir, e basta escolher na lista o idioma que quer usar com o texto selecionado: as que têm uma marca em V na frente são as disponíveis. Clique em OK para terminar. Figura 35: Definir Idioma 26

33 Adicione palavras incomuns ao dicionário Se você já sabe que irá usar algumas palavras incomuns e não quer que o Word as indique como erros, pode adicioná-las ao dicionário. Clique na Guia Arquivo / Opções / Revisão de texto / Dicionários Personalizados...). Selecione o dicionário Custom.dic e clique em Editar Lista do Word. Digite uma palavra e clique em Adicionar. Quando terminar, clique em OK. Adicionar uma palavra de cada vez faz sentido se você tem uma lista pequena delas, mas se têm muitas o melhor a fazer é editar o dicionário diretamente. Na janela que lista os dicionários, anote o caminho indicado em Caminho do arquivo, vá até lá com o Windows Explorer e abra o arquivo custom.dic usando o Bloco de Notas. Adicione as palavras ao arquivo, uma por linha, e salve-o. O Word irá colocar automaticamente as palavras em ordem alfabética da próxima vez que você usar o arquivo. Figura 36: Adicionar Comentários 27

34 Remova erros do dicionário Se você adicionou uma palavra errada ao dicionário, o Word não irá identificá-la como um erro até que você a tire de lá. Clique na Guia Arquivo / Opções / Revisão de Texto e em Personalizar Dicionários. Selecione o dicionário Custom.dic, clique em Editar lista do Word e você verá uma janela com todas as palavras adicionadas ao dicionário. Role a lista até encontrar a palavra que deseja remover, clique sobre ela, clique em Excluir e em OK. Determine o que será verificado Dependendo de como usa o programa, você pode notar que o Word encontra erros onde nenhum existe, ou não encontra os erros embaraçosos que você comete. Felizmente é possível dizer ao Word para verificar ou não a ortografia de itens como endereços de , URLs e itens contendo números. Clique na Guia Arquivo / Opções / Revisão de texto. Aqui você pode definir preferências como ignorar palavras em MAIÚSCULAS ou Ignorar palavras contendo números. Se você não quiser que o Word aponte endereços de e URLs como erros, marque a opção ignorar endereços de arquivo e Internet. Você também pode desabilitar sinalizar palavras repetidas se você acha este comportamento irritante. Depois de terminar clique em OK. As mudanças entram em vigor imediatamente e são persistentes. Figura 37: Corrigir Ortografia 28

35 1.12. Proteger um Documento Iremos agora mostrar algumas formas de proteger o documento: Em um documento aberto, clique em Arquivo > Informações > Proteger Documento. Você vê as seguintes opções: Figura 38: Proteger Documentos Marcar como Final Este comando torna o documento somente leitura, pois quando um documento é marcado como final, a digitação, a edição de comandos e as marcas de revisão de texto são desabilitadas ou desativadas, e o documento se torna somente leitura. O comando marcar como Final o ajuda a comunicar que você está compartilhando uma versão concluída de um documento. Ele também ajuda a impedir que revisores ou leitores façam alterações inadvertidas no documento. Criptografar com Senha Este comando define uma senha para o documento. Quando você seleciona Criptografar com Senha, a caixa de diálogo Criptografar Documento é exibida. Na caixa Senha, digite uma senha. Importante: a Microsoft não pode recuperar senhas perdidas ou esquecidas, por isso, mantenha uma lista de suas senhas e os nomes de arquivo correspondentes em um local seguro. Restringir Edição Controla os tipos de alterações que podem ser feitas no documento. Quando você seleciona Restringir Edição, vê três opções. Restrições de formatação Reduz as opções de formatação, preservando a aparência. Clique em Configurações para selecionar quais estilos é permitido. Restrições de edição Você controla como o arquivo pode ser editado ou pode desabilitar a edição. Clique em Exceções ou Mais usuários para controlar quem pode editar. Aplicar proteção Clique em Sim, Aplicar Proteção para selecionar proteção por senha ou autenticação de usuário. Você também pode clicar em Restringir permissão para adicionar ou remover editores que terão permissões restritas. 29

36 Restringir Acesso Use uma conta uma conta do Microsoft Windows para restringir permissões. Você pode aplicar permissões por meio de um modelo usado pela sua organização ou adicionar permissões clicando em Restringir Acesso. Adicionar uma Assinatura Digital Adiciona uma assinatura digital visível ou invisível. As assinaturas digitais autenticam informações digitais, como documentos, mensagens de e macros, usando a criptografia do computador. Para criar assinaturas digitais, digite uma assinatura ou use uma imagem de uma assinatura para estabelecer a autenticidade, a integridade e o não repúdio. Consulte o link no final deste tópico para saber mais sobre assinaturas digitais. 30

37 1.13. Novidades Word 2013 Novo Modo de Leitura Desfrute da leitura com uma vista que apresenta os seus documentos em colunas de fácil leitura na tela. Figura 39: Novo Modo de Leitura Retomar a leitura Reabra um documento e continue a ler exatamente a partir do ponto onde parou. O Word lembra-se do ponto em que ficou, mesmo que anteriormente tenha estado num computador diferente. Figura 40: Retornar a leitura Vídeo online Insira vídeos online que pode ver diretamente no Word, sem ter de sair o documento, para que possa continuar focado no conteúdo. Figura 41: Vídeo online 31

38 Salvar e compartilhar os arquivos na nuvem Você pode acessá-lo a qualquer momento que estiver online. Agora é fácil compartilhar um documento usando o SharePoint ou o OneDrive. De lá, você pode acessar e compartilhar seus documentos do Word, planilhas do Excel e outros arquivos do Office. Você pode até mesmo trabalhar com seus colegas no mesmo arquivo ao mesmo tempo. Iniciar com um modelo Ao abrir o Word 2013, você tem uma variedade de novos modelos ótimos disponíveis para ajudá-lo a começar em uma lista dos documentos visualizados recentemente para que você possa voltar para onde parou imediatamente. Figura 42: Iniciar um modelo Abrir e editar PDFs Abra PDFs e edite o conteúdo no Word. Edite parágrafos, listas e tabelas como os documentos do Word que você já conhece. Transfira o conteúdo e deixe-o sensacional. Guias dinâmicas de layout e alinhamento Obtenha uma visualização dinâmica à medida que você redimensionar e mover fotos e formas em seu documento. As novas guias de alinhamento facilitam o alinhamento de gráficos, fotos e diagramas com o texto. Figura 43: Guias dinâmicas de layout e alinhamento 32

39 Microsoft Excel 2013 Avançado

40

41 2. Microsoft Excel 2013 Avançado 2.1. Apresentação Microsoft Excel 2013 Nesta segunda parte da apostila vamos conhecer melhor as planilhas eletrônicas, através da ferramenta Excel que também faz parte do pacote da Microsoft Office. Aqui conceituaremos e mostraremos comandos e formulas pouco utilizada e que pode otimizar suas planilhas no dia a dia, ganhando tempo e mais clareza nas informações 2.2. Revisão Excel Básico Conceitos Coluna Uma sequencia vertical e no Excel cada coluna é identificada por uma letra, que fica no topo da planilha e possui colunas. Linha Uma sequencia horizontal. Cada linha é a identificada por um numero que fica no lado esquerdo e possui linhas. Célula É simplesmente o cruzamento de uma linha com uma coluna. Na figura abaixo podemos notar que a célula selecionada possui um endereço que é o resultado do cruzamento da linha 4 e a coluna B, então a célula será chamada B4, como mostra na caixa de nome logo acima da planilha. Planilha É um conjunto de colunas e linhas. Figura 44: Célula Pasta de Trabalho É o arquivo do Excel como um todo, englobando todos os seus objetos, sendo eles planilhas, gráficos, planilhas de macro, tabelas dinâmicas, gráficos dinâmicos e projetos VBA. Fórmula É basicamente o mesmo conceito elementar de fórmula matemática. Existem formulas pronta, mas também podemos criar ou personalizar as existentes. 35

42 Função É a rotina que tem como objetivo executar um conjunto de instruções e produzir um valor final. Formulas e Funções Básicas As operações matemáticas básicas o Excel tem várias formas de realiza, vejamos o caso abaixo: Preenchendo a quantidade de peças da planilha acima podemos realizar a soma das quantidades de duas formas mês a mês. A primeira é fazendo uma formula na célula F4, somando cada célula referente à quantidade de peças por mês, ou seja, =B4+C4+D4+E4. E a segunda é usando as funções prontas, como a função soma para o caso acima. =SOMA(B4:E4) O mesmo raciocínio serve para operação média. =(B4+C4+D4+E4)/2 ou =MÉDIA(B4:E4) 2.3. Funções Sintaxe da função No momento em que definimos um Intervalo de Células, você pode usar dois pontos (:) ou ponto e vírgula (;). Cada um com resultados diferentes. (:) Dois Pontos Significa que o Intervalo vai de uma célula A OUTRA. (;) Ponto e vírgula Significa que o Intervalo é de uma célula E OUTRA 36

43 Função SE A função SE retornará um valor se uma condição que você especificou for avaliada como VERDADEIRO e um outro valor se essa condição for avaliada como FALSO. Sintaxe SE(teste_lógico, [valor_se_verdadeiro], [valor_se_falso]) Onde: Teste_lógico (Obrigatório). Qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, A10=100 é uma expressão lógica; se o valor da célula A10 for igual a 100, a expressão será considerada VERDADEIRO. Caso contrário, a expressão será considerada FALSO. Esse argumento pode usar qualquer operador de cálculo de comparação. Valor_se_verdadeiro (Opcional). O valor que você deseja que seja retornado se o argumento teste_lógico for considerado VERDADEIRO. Valor_se_falso (Opcional). O valor que você deseja que seja retornado se o argumento teste_lógico for considerado FALSO. Exemplo: Calcula a média dos alunos calculando as notas das duas avaliações Alunos 1 VA 2VA Media Situação Silva 5,3 6,2 =MÉDIA(B3:C3) =SE(D3<6;"Reprovado";"Aprovado") Ferreira 8,1 5,5 =MÉDIA(B4:C4) =SE(D4<6;"Reprovado";"Aprovado") Costa 8,2 7,2 =MÉDIA(B5:C5) =SE(D5<6;"Reprovado";"Aprovado") Junior 7,5 4,5 =MÉDIA(B6:C6) =SE(D6<6;"Reprovado";"Aprovado") 37

44 Função CONT. SE A função CONT. SE conta o número de células dentro de um intervalo que atendem a um único critério que você especifica. Sintaxe CONT.SE(intervalo, critérios) Onde: Intervalo (Obrigatório). Uma ou mais células a serem contadas, incluindo números ou nomes, matrizes ou referências que contêm números. Campos em branco e valores de texto são ignorados. Critérios (Obrigatório). Um número, uma expressão, uma referência de célula ou uma cadeia de texto que define quais células serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs" ou B4. Observação: Você pode usar os caracteres curinga o ponto de interrogação (?) e o asterisco (*) em critérios. Um ponto de interrogação corresponde qualquer caractere simples, e um asterisco corresponde qualquer cadeia de caracteres. Se quiser localizar um ponto de interrogação ou asterisco real, digite um til (~) antes do caractere. Critérios não fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas; por exemplo, a cadeia "maçãs" e a cadeia "MAÇÃS" corresponderão às mesmas células. Exemplo 1 38

45 Exemplo 2 39

46 Função SOMASE Use a função SOMASE para somar os valores em um intervalo que atendem aos critérios que você especificar. Por exemplo, suponha que em uma coluna que contém números, você deseja somar apenas os valores maiores que 5. É possível usar a seguinte fórmula: =SOMASE(B2:B25,">5") Sintaxe SOMASE(intervalo, critérios, [intervalo_soma]) Onde: Intervalo (Obrigatório). O intervalo de células que se deseja calcular por critérios. As células em cada intervalo devem ser números e nomes, matrizes ou referências que contêm números. Espaços em branco e valores de texto são ignorados. Critérios (Obrigatório). Os critérios na forma de um número, expressão, referência de célula, texto ou função que define quais células serão adicionadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, ">32", B5, 32, "32", "maçãs" ou HOJE(). Qualquer critério de texto ou qualquer critério que inclua símbolos lógicos ou matemáticos deve estar entre aspas duplas ("). Se os critérios forem numéricos, as aspas duplas não serão necessárias. Intervalo_soma (Opcional). As células reais a serem adicionadas, se você quiser adicionar células diferentes das especificadas no argumento de intervalo. Se o argumento intervalo_soma for omitido, o Excel adicionará as células especificadas no argumento intervalo (as mesmas células às quais os critérios são aplicados). Você pode usar os caracteres curinga o ponto de interrogação (?) e o asterisco (*) como o argumento critérios. O ponto de interrogação corresponde a qualquer caractere; o asterisco corresponde a qualquer sequência de caracteres. Para localizar um ponto de interrogação ou asterisco real, digite um til (~) antes do caractere. 40

47 Exemplo 1 Exemplo 2: 41

48 Função CONCATENAR A função CONCATENAR agrupa até 255 cadeias de texto em uma cadeia de texto. Os itens agrupados podem ser texto, números, referências de células ou uma combinação desses itens. Sintaxe CONCATENAR(texto1, [texto2],...) Onde: Texto1 (Obrigatório). O primeiro item de texto a ser concatenado. Texto2 (Opcional). Itens de texto adicionais, até um máximo de 255 itens. Os itens devem ser separados por vírgulas. Observação Você também pode usar o operador de cálculo e comercial (&), em vez da função CONCATENAR, para agrupar itens de texto. Por exemplo,=a1 & B1 retornará o mesmo valor que =CONCATENAR(A1, B1) Exemplo: Vamos concatenar o conteúdo de duas células em outra célula. 42

49 Função PROCV Você pode usar a função PROCV para pesquisar a primeira coluna de um intervalo de células e, em seguida, retornar um valor de qualquer célula na mesma linha do intervalo. Por exemplo, suponhamos que você tenha uma lista de funcionários contida no intervalo A2:C10. Os números de identificação dos funcionários são armazenados na primeira coluna do intervalo, como mostrado na ilustração a seguir. Se souber o número de identificação do funcionário, você poderá usar a função PROCV para retornar o departamento ou o nome desse funcionário. Para obter o nome do funcionário número 38, você pode usar a fórmula =PROCV(38, A2:C10, 3, FALSO). Essa fórmula procura o valor 38 na primeira coluna do intervalo A2:C10 e, em seguida, retorna o valor contido na terceira coluna do intervalo e na mesma linha do valor procurado ("Cunha Dutra") O V em PROCV significa vertical. Use PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados que você deseja procurar. Sintaxe PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_coluna, [procurar_intervalo]) Onde: Valor_procurado (Obrigatório). O valor a ser procurado na primeira coluna da tabela ou intervalo. O argumento valor_procurado pode ser um valor ou uma referência. Se o valor que você fornecer para o argumento valor_procurado for menor do que o menor valor da primeira coluna do argumento matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #N/D. Matriz_tabela (Obrigatório). O intervalo de células que contém os dados. Você pode usar uma referência a um intervalo (por exemplo, A2:D8) ou um nome de intervalo. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela são os valores procurados por valor_procurado. Os valores podem ser texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. 43

50 Núm_índice_coluna (Obrigatório). O número da coluna no argumento matriz_tabela do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um argumento núm_índice_coluna de 1 retorna o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retorna o valor na segunda coluna em matriz_tabela e assim por diante. Se o argumento núm_índice_coluna for: Menor que 1, PROCV retornará o valor de erro #VALOR!. Maior do que o número de colunas em matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #REF!. Procurar_intervalo (Opcional). Um valor lógico que especifica se você quer que PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada. Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, ou for omitida, uma correspondência exata ou aproximada será retornada. Se uma correspondência exata não for localizada, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado será retornado. Observação: Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, ou for omitido, os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente; caso contrário, PROCV poderá não retornar o valor correto. Exemplo: Na primeira planilha digitaremos conforme dados abaixo Depois renomeamos a planilha para consulta: 44

51 Passando para outra planilha vamos montar a seguinte planilha. Depois renomearemos para Tabela de preços. Agora aplicaremos a seguinte função na célula B3 da planilha consulta =PROCV(B2;'TABELA DE PREÇO'!A2:C5;2;FALSO). Logo em seguida faremos o mesmo para a célula B4 colocando a seguinte função =PROCV(B2;'TABELA DE PREÇO'!A2:C5;3;FALSO). Agora vamos testar digitando, por exemplo, o código 2 na célula B2 da planilha 2 de consulta 45

52 Função PROCH Localiza um valor na linha superior de uma tabela ou matriz de valores e retorna um valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela ou matriz. Sintaxe PROCH(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_lin, [procurar_intervalo]) Onde: Valor_procurado (Obrigatório). O valor a ser localizado na primeira linha da tabela. Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou uma cadeia de texto. Matriz_tabela (Obrigatório). Uma tabela de informações onde os dados devem ser procurados. Use uma referência para um intervalo ou um nome de intervalo. Os valores na primeira linha de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos. Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira linha de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente:...-2, -1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSO, VERDADEIRO, caso contrário, PROCH pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. Classifique os valores em ordem crescente, da esquerda para a direita. Núm_índice_lin (Obrigatório). O número da linha em matriz_tabela de onde o valor correspondente deve ser retirado. Um núm_índice_lin equivalente a 1 retorna o valor da primeira linha na matriz_tabela, um núm_índice_lin equivalente a 2 retorna o valor da segunda linha na matriz_tabela e assim por diante. Se núm_índice_lin for menor do que 1, PROCH retornará o valor de erro #VALOR!; se núm_índice_lin for maior do que o número de linhas na matriz_tabela, PROCH retornará o valor de erro #REF!. Procurar_intervalo (Opcional). Um valor lógico que especifica se você quer que PROCH localize uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitido, uma correspondência aproximada é retornada. Em outras palavras, se uma correspondência exata não for localizada, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, PROCH encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for localizada, o valor de erro #N/D será retornado. Exemplo: Digite na célula A4 a seguinte função: =PROCH (5;A1:L2;2;0) 46

53 Funções de Banco de Dados O Microsoft Excel inclui funções que analisam os dados armazenados em listas ou bancos de dados. Essas funções possuem três argumentos padrões: banco de dados, campo e critérios. Esses argumentos se referem aos intervalos de planilha usados pela função. Vamos mostrar apenas a função BDCONTAR, pois as demais seguem a mesma lógica: Função BDCONTAR Conta às células que contêm números em um campo (coluna) de registros em uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condições especificadas. Sintaxe BDCONTAR(banco de dados, campo, critérios) Onde: Banco de dados (Obrigatório). O intervalo de células da lista ou do banco de dados. Um banco de dados é uma lista de dados relacionados em que as linhas de informações relacionadas são os registros e as colunas de dados são os campos. A primeira linha da lista contém os rótulos de cada coluna. Campo (Obrigatório). Indica a coluna que será usada na função. Digite o rótulo da coluna entre aspas, como "Idade" ou "Rendimento", ou como um número (sem aspas) que represente a posição da coluna dentro da lista: 1 para a primeira coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante. Critérios (Obrigatório). O intervalo de células que contém as condições especificadas. Você pode usar qualquer intervalo para o argumento de critérios, desde que ele inclua pelo menos um rótulo de coluna e pelo menos uma célula abaixo do rótulo de coluna para especificar uma condição para a coluna. 47

54 Abaixo uma tabela onde mostra as demais funções e para que servem: FUNÇÃO Função BDCONTARA Função BDDESVPA Função BDEST Função BDEXTRAIR Função BDMÁX DESCRIÇÃO Conta células não vazias em um banco de dados Calcula o desvio padrão com base na população inteira de entradas selecionadas de um banco de dados Estima o desvio padrão com base em uma amostra de entradas selecionadas de um banco de dados Extrai de um banco de dados um único registro que corresponde a um critério específico Retorna o valor máximo de entradas selecionadas de um banco de dados Função BDMÉDIA Retorna a média das entradas selecionadas de um banco de dados Função BDMÍN Retorna o valor mínimo de entradas selecionadas de um banco de dados Função BDMULTIPL Função BDSOMA Função BDVAREST Multiplica os valores em um campo específico de registros que correspondem ao critério em um banco de dados Adiciona os números à coluna de campos de registros do banco de dados que correspondem ao critério Estima a variância com base em uma amostra de entradas selecionadas de um banco de dados Função BDVARP Calcula a variância com base na população inteira de entradas selecionadas de um banco de dados 48

55 2.4. Importação de Dados Há duas formas de importar dados de um arquivo de texto usando o Excel: você pode abrir o arquivo de texto no Excel ou pode importá-lo como um intervalo de dados externos. Para exportar dados do Excel para um arquivo de texto, use o comando Salvar como. Há dois formatos de arquivo de texto usados com frequência: Arquivos de texto delimitados (.txt), nos quais o caractere TAB (código de caractere ASCII 009) geralmente separa cada campo de texto. Arquivos de texto com valores separados por vírgulas (.csv), nos quais o caractere vírgula (,) geralmente separa cada campo de texto. Você pode alterar o caractere separador que é usado nos dois arquivos de texto, delimitado e.csv. Isso poderá ser necessário para garantir que a operação de importação ou exportação funcione da maneira desejada. Importar um arquivo de texto abrindo-o no Excel Você pode abrir um arquivo de texto criado em outro programa como uma pasta de trabalho do Excel usando o comando Abrir. Abrir um arquivo de texto no Excel não altera o formato do arquivo você pode ver isso na barra de título do Excel, em que o nome do arquivo mantém a extensão de nome de arquivo de texto (por exemplo,.txt ou.csv). Clique na guia Arquivo e em Abrir.A caixa de diálogo Abrir será exibida. Na lista, selecione Arquivos de Texto. Localize e clique duas vezes no arquivo de texto que deseja abrir. Caso se trate de um arquivo de texto (.txt), o Excel iniciará o Assistente de Importação de Texto. Quando concluir as etapas, clique em Concluir para concluir a operação de importação. Se o arquivo for.csv, o Excel o abrirá automaticamente e exibirá os dados em uma nova pasta de trabalho. Importar um arquivo de texto conectando-se a ele Você pode importar dados de um arquivo de texto em uma planilha existente como um intervalo de dados externo. Clique na célula em que deseja colocar os dados do arquivo de texto. Na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clique em De Texto. Figura 45: Dados Externos 49

56 Localize e clique duas vezes no arquivo de texto que deseja importar. Siga as instruções do Assistente de Importação de Texto. Quando terminar as etapas do assistente, clique em Concluir para concluir a operação de importação. Na caixa de diálogo Importar Dados, siga estes procedimentos: Opcionalmente, clique em Propriedades para definir as opções de atualização, formatação e layout para os dados importados. Em Onde você deseja colocar os dados?, siga um destes procedimentos: 1. Para retornar os dados para o local que você selecionou, clique em Planilha existente. 2. Para retornar os dados para o canto superior esquerdo de uma nova planilha, clique em Nova planilha. Clique em OK. Exportar dados para um arquivo de texto salvando-o Você pode converter uma planilha do Excel em um arquivo de texto usando o comando Salvar como. Clique na guia Arquivo e em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. Na caixa Salvar como tipo, escolha o formato de arquivo de texto para a planilha. Por exemplo, clique em Texto (delimitado por tabulação) ou CSV (delimitado por vírgula). Navegue até o local onde deseja salvar o novo arquivo de texto e clique em Salvar. Uma caixa de diálogo é exibida lembrando-o de que somente a planilha atual será salva no novo arquivo. Se você tiver certeza de que a planilha atual é a que deseja salvar como arquivo de texto, clique em OK. Você pode salvar outras planilhas como arquivos de texto separados repetindo esse procedimento para cada planilha. Uma segunda caixa de diálogo é aberta, lembrando-o de que a planilha pode conter recursos para os quais os formatos de arquivo de texto não dão suporte. Se você só estiver interessado em salvar os dados da planilha no novo arquivo de texto, clique em Sim. 50

57 2.5. Filtro, Classificação Personalizada O filtro é um recurso muito útil em planilhas extensas. Com ele, podemos fazer com que somente dados que obedeçam a determinados critérios sejam exibidos, ou seja, uma ferramenta para limitar a exibição de dados em sua planilha. A tabela deve possuir rótulos (cabeçalho na primeira linha) para garantir o filtro de informações conforme a figura abaixo: Selecionamos os rótulos e clicamos no comando filtro que está localizado na guia Inicial grupo edição Filtro. Aparecerar o botão filtrar em cada rótulo da coluna. Figura 46: Filtro Vamos agora mostrar um exemplo e ver como funciona o Autofiltro Para aplicar um filtro você pode fazer de várias formas diferentes: Usando Formatação Rápida de Planilha, clicando em qualquer ponto da sua planilha e indo à guia Início, Classificar e Filtrar, Filtro, ou clicando na sua planilha, indo à guia Dados, Classificar e Filtrar, Filtro: 51

58 Vamos usar o exemplo da planilha a seguir: Vamos ver o que podemos fazer utilizando os filtros do Excel. Classificar Crescente ou Decrescente Você pode facilmente classificar crescente ou decrescente. O filtro agora ajuda da seguinte maneira: Se os seus dados forem números, ele mostrará: Do menor para o maior ou Do maior para o menor, se for texto: Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A. Intuitivo não? No nosso exemplo, clicando em Situação, veremos o seguinte filtro: Resultado: 52

59 Classificar por Cor Permite-nos escolher qual a ordem que devemos colocar para os dados, a partir de suas cores de célula ou do texto. Para uso correto, filtre primeiro quem ficará em último lugar e vá fazendo sua ordenação de maneira decrescente. Exemplo: Figura 47: Classificar por cor Como pode ver no exemplo, foi selecionado primeiro quem queremos deixar em último lugar, e o resto logo abaixo. Resultado: Filtros por Cor Já os filtros por cores são para exibir apenas aqueles itens com a cor que você escolher. Ele ocultará os valores diferentes do item que você escolheu: Figura 48: Filtro por cor No exemplo foi filtrada todas a linhas cinza. Observe que, como foi usado filtro, as linhas referentes aos outros dados ficaram ocultas, e os cabeçalhos das linhas ficaram em azul, mostrando que há dados filtrados na planilha. Outra forma de visualizar isso é observando que na coluna Serviços aparece um funil no lugar da setinha do filtro. 53

60 Filtros de Texto Os filtros de texto dão a flexibilidade de usar critérios para determinar o seu filtro. Você pode exibir todos que começam com I. Ele é bom para aqueles casos onde você tem os dados digitados uma parte no masculino e outra parte no feminino, como em Estagiário/Estagiária. Neste caso bastaria escolher Contém e digitar Estagiá e pressionar OK e pronto, ele filtraria tanto os meninos quanto as meninas. Filtros com caixas de seleção Figura 49: Filtro por texto Permitem realizar o sonho de selecionar mais de dois itens em uma coluna. O máximo de itens que era possível filtrarem era dois, e isso quando você usava o filtro personalizado e sabia trabalhar com os critérios. Agora, basta você marcar e desmarcar as caixas de seleção e pronto. Uma dica legal é, se você tem muitas caixas para selecionar e precisa de poucas marcações, basta clicar em (Selecionar Tudo) e pronto, o Excel desmarcará automaticamente todas as caixas para vocês. Então, você marca as caixas que deseja ver o resultado e pressiona OK para aplicar o filtro. Remover Filtro Para remover um filtro de uma coluna é simples. Basta ir à coluna onde você tem dados filtrados e clicar em Limpar Filtro de. Todos os dados aparecerão normalmente. Classificação Personalizada Outra forma em que podemos classificar é o comando de personalização de classificação. Na guia inicio Grupo Edição Classificar e Filtrar Onde podemos criar uma lista personalizada para poder classificar os dados em uma ordem de importância arbitrária 54

61 2.6. Tabela Dinâmica Uma tabela dinâmica, também chamada de relatório de Tabela Dinâmica, pode sintetizar, analisar, explorar e apresentar uma síntese dos dados de uma planilha ou de uma fonte de dados externa. Ela usa dados bidimensionais para criar uma matriz tridimensional, a partir de condições múltiplas com pontos de interseção. Uma tabela dinâmica é particularmente útil quando você tiver uma ampla gama de dados que possam ser examinados a partir de perspectivas diferentes. Os dados agregados ou os subtotais podem te ajudar a fazê-lo e a comparar números de dados semelhantes. Vamos agora mostrar como construímos uma tabela Dinâmica: 1. Abra o Excel; 2. Abaixo temos uma planilha com informações de Item, Produto, Qt Estoque, Qt pedida, Qt Atendida, Qt Saldo e Data Entregam. Vamos agora criar uma tabela dinâmica, que exibirá esses mesmos dados de diferentes formas; 3. Selecione toda a tabela e vá até a Guia Inserir > Tabela Dinâmica; Figura 50: Tabela Dinâmica 55

62 4. A janela de Criar Tabela Dinâmica abrirá com as informações selecionadas na tabela original. Neste primeiro momento, vamos colocar a tabela dinâmica na mesma tela que a tabela com as informações originais, para facilitar a visualização do resultado (para isso, você deve selecionar Planilha Existente). Caso você selecione Nova Planilha, a tabela dinâmica será montada em outra página. Clique em Ok; Figura 51: Criar Tabela Dinâmica 5. Do lado direito aparece à lista de campos da tabela dinâmica; 6. Selecione na lista de campos (à direita) os itens que aparecerão na tabela dinâmica. No exemplo, os tópicos selecionados foram: Item, Produto, Qt. Saldo e Data Entrega; 56

63 7. Para mudar a disposição das informações, basta clicar no item e arrastá-lo para onde desejar. Em Filtros de Coluna ficou item; em Rótulos de coluna aparece Produto; em Rótulos de linha ficou Data da Entrega; em Valores aparece Qt Saldo; 8. Para que você consiga visualizar a entrega item a item, clique na seta que aparece em Item. Clique então em Selecionar vários itens; 9. Se, por outro lado, quiser verificar as entregas somente do item 1 (colchonete), por exemplo, deixe apenas esta alternativa marcada e clique em ok. Apenas as datas de entrega e quantidade do item 1 (colchonete) aparecerão; 10. Mudança de visual - Para mudar o design da tabela dinâmica, clique na Guia Ferramentas da Tabela Dinâmica no menu Design e confira as muitas opções de estilos de tabela dinâmica; 57

64 11. Transferência - Para mover a tabela dinâmica para outra planilha vá até a Ferramentas de Tabela Dinâmica > Analisar > Opções > Mover Tabela Dinâmica 12. Transferência - A janela de mover tabela dinâmica abrirá. Selecione Nova planilha e clique em Ok; 13. Transferência - Caso apareça alguma mensagem como Não é possível esvaziar a Área de Transferência..., clique em Ok; 14. Toda vez que forem inseridos novos itens na planilha de base, basta ir até a planilha que contém os dados e clicar com o botão direito do mouse em Atualizar. 58

65 2.7. Validação de Dados A validação de dados é um recurso do Excel que você pode usar para definir restrições em quais dados podem ou devem ser inseridos em uma célula. Você pode configurar a validação de dados para impedir que os usuários insiram dados inválidos. Se preferir, pode permitir que os usuários insiram dados inválidos, mas avisá-los quando tentarem digitar esse tipo de dados na célula. Também pode fornecer mensagens para definir a entrada esperada para a célula, além de instruções para ajudar os usuários a corrigir erros. Por exemplo, em uma pasta de trabalho de marketing, é possível configurar uma célula para permitir apenas números de conta com exatamente três caracteres. Quando os usuários selecionarem a célula, você pode exibir uma mensagem como esta: Se os usuários ignorarem a mensagem e digitarem dados inválidos na célula, como um número de dois ou cinco dígitos, você poderá mostrar uma mensagem de erro real. As opções de validação de dados estão localizadas na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados. Figura 52: Validação de dados A validação de dados é configurada na caixa de diálogo Validação de Dados. 59

66 Restringir a entrada de dados a valores em uma lista suspensa 1. Selecione uma ou mais células a serem validadas. 2. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Validação de Dados. 3. Na caixa de diálogo Validação de Dados, clique na guia Configurações. 4. Na caixa Permitir, selecione Lista. 5. Clique na caixa Origem e, em seguida, digite os valores da lista separados pelo caractere separador de lista do Microsoft Windows (vírgulas por padrão). 6. Verifique se a caixa de seleção Menu suspenso na célula está marcada. Caso contrário, não será possível ver a seta suspensa ao lado da célula. 7. Para especificar como você deseja lidar com valores em branco (nulos), marque ou desmarque a caixa de seleção ignorar em branco. 8. Opcionalmente, exiba uma mensagem de entrada quando a célula for clicada. 9. Especifique como o Excel deve responder quando forem inseridos dados inválidos. 10. Teste a validação de dados para assegurar-se de que ela esteja funcionando corretamente. Tente digitar dados válidos e inválidos nas células para ter certeza de que suas configurações estejam funcionando como você pretende e de que suas mensagens estejam aparecendo quando você espera. Restringir a entrada de dados a um número inteiro em limites 1. Selecione uma ou mais células a serem validadas. 2. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Validação de Dados. 3. Na caixa de diálogo Validação de Dados, clique na guia Configurações. 4. Na caixa Permitir, selecione Número inteiro. 5. Na caixa Dados, selecione o tipo de restrição desejado. Por exemplo, para definir limites superior e inferior, selecione entre. 6. Insira o valor mínimo, máximo ou específico a ser permitido. Você também pode inserir uma fórmula que retorne um valor numérico. 7. Para especificar como você deseja lidar com valores em branco (nulos), marque ou desmarque a caixa de seleção Ignorar em branco. 8. Opcionalmente, exiba uma mensagem de entrada quando a célula for clicada. 9. Especifique como o Excel deve responder quando forem inseridos dados inválidos. 10. Teste a validação de dados para assegurar-se de que ela esteja funcionando corretamente. Tente digitar dados válidos e inválidos nas células para ter certeza de que suas configurações estejam funcionando como você pretende e de que suas mensagens estejam aparecendo quando você espera 60

67 Outras restrições Assim como demonstramos essas duas restrições existem outros tipos de restrições similares com algumas diferenças, porém segue a mesma lógica. São elas: Restrição à entrada de dados a um número decimal em limites Restrição à entrada de dados a uma data em um período Restrição à entrada de dados a um horário em um período Restrição à entrada de dados a um texto com comprimento especificado 61

68 2.8. Formatação Condicional A formatação condicional é um recurso poderoso oferecido pelo Excel. Como o seu próprio nome indica, ela consiste em aplicar uma formatação especial para uma seleção, de acordo com uma, ou mais condições. Formatar todas as células usando uma escala cores Escalas de cores são guias visuais que ajudam você a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de duas cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de duas cores. O tom da cor representa valores maiores ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde e vermelha, você pode especificar que células de valores mais altos tenham uma cor mais verde e células de valores mais baixos tenham uma cor mais vermelha. 1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica. 2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e, em seguida, clique em Escalas de Cor. Figura 53: Escala de cores Formatar todas as células usando barras de dados Uma barra de dados ajuda você a ver o valor de uma célula com relação a outras células. O comprimento da barra de dados representa o valor na célula. Uma barra mais longa representa um valor mais alto e uma barra mais curta representa um valor mais baixo. Barras de dados são úteis para indicar números mais altos e mais baixos, especialmente com grandes quantidades de dados, como brinquedos mais e menos vendidos em um relatório de vendas de fim de ano. 1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica. 2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Barras de Dados e, em seguida, selecione um ícone de barra de dados. Figura 54: Barra de dados 62

69 Formatar apenas células que contêm texto, números ou valores de data e hora Para localizar mais facilmente células específicas em um intervalo de células, você pode formatar essas células específicas com base em um operador de comparação. Por exemplo, em uma planilha de estoque classificada por categorias, você pode realçar em amarelo os produtos com menos de 10 itens disponíveis. Ou, em uma planilha de resumo de uma rede de lojas, você pode identificar todas as lojas com lucro acima de 10%, volumes de venda inferiores a R$ e região igual a "Sudeste". 1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica. 2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Realçar Regras de Células: 3. Selecione o comando desejado, como Entre, Igual a Texto que Contém ou Uma Data que Ocorra. Figura 55: Realçar Regras de células 4. Digite os valores que deseja usar e, em seguida, selecione um formato. 63

70 Formatar apenas valores mais altos ou mais baixos É possível localizar os valores mais alto e mais baixo em um intervalo de células com base em um valor de corte especificado. Por exemplo, você pode localizar os cinco produtos mais vendidos em um relatório regional, a faixa de produtos 15% inferiores em uma pesquisa com clientes ou os 25 maiores salários em uma análise do departamento de pessoal. 1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica. 2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Regras Primeiros/Últimos: 3. Selecione o comando desejado, como 10 Primeiros Itens ou 10% Abaixo. Figura 56: Regras dos Primeiros 4. Digite os valores que deseja usar e, em seguida, selecione um formato. 64

71 Formatar apenas valores únicos ou duplicados 1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica. 2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Realçar Células: 3. Selecione Valores Duplicados. Figura 57: Valores duplicados 4. Digite os valores que deseja usar e selecione um formato. 65

72 2.9. Macro Macro é uma ação ou um conjunto de ações que podem ser executadas quantas vezes você desejar. Ao criar uma macro, você está gravando cliques do mouse e pressionamentos de tecla. Depois de criar uma macro, você pode editá-la para fazer pequenas alterações na maneira como ela funciona. Para criar uma macro precisamos ter atenção em três coisas: 1. Antes de gravar uma macro Verifique se a guia Desenvolvedor está visível na faixa de opções. Por padrão, a guia Desenvolvedor não permanece visível; sendo assim, proceda da seguinte forma: o Clique na guia Arquivo, clique em Opções e depois clique na categoria Personalizar Faixa de Opções. o Em Personalizar a Faixa de Opções, na lista Guias Principais, clique em Desenvolvedor e em OK. 2. Gravar uma macro No grupo Código da guia Desenvolvedor, clique em Gravar Macro e em OK para iniciar a gravação. Figura 58: Gravar Macro Execute algumas ações em sua planilha, como digitar um texto, selecionar colunas ou linhas, ou preencher alguns dados. No grupo Código da guia Desenvolvedor, clique em Parar Gravação. 3. Examine melhor a macro e faça o teste. Figura 59: Parar Gravação Você pode aprender um pouco sobre a linguagem de programação Visual Basic editando uma macro gravada. Para editar uma macro, no grupo Código da guia Desenvolvedor, clique em Macros, selecione o nome da macro gravada e clique em Editar. Isso inicia o Editor do Visual Basic. Examine o código e veja como as ações que você gravou aparecem codificadas. Alguns códigos provavelmente serão claros para você, enquanto outros não. Teste o código, feche o Editor do Visual Basic e execute a macro novamente. Desta vez, veja se algo diferente acontece! 66

73 2.10. Atingir Metas O recurso Atingir Meta no Excel tem por finalidade alterar o valor de uma célula para que uma fórmula atinja determinado valor. Vamos demonstrar através de um exemplo, mas antes precisamos preparar uma planilha. 1. Abra uma nova planilha em branco. 2. Primeiro, adicione alguns rótulos à primeira coluna para facilitar a leitura da planilha. Na célula A1, digite Valor do Empréstimo. Na célula A2, digite Prazo em Meses. Na célula A3, digite Taxa de Juros. Na célula A4, digite Pagamento. 3. Em seguida, adicione os valores que você conhece. Na célula B1, digite Esse é o valor que você deseja pedir emprestado. Na célula B2, digite 180. Esse é o número de meses no qual você deseja liquidar o empréstimo. 4. Em seguida, adicione a fórmula para a qual você tem uma meta. No exemplo, use a função PGTO: Na célula B4, digite =PGTO(B3/12,B2,B1). Essa fórmula calcula o valor do pagamento. Nesse exemplo, você deseja pagar R$ 900 por mês, mas não insere esse valor porque pretende usar Atingir Meta para determinar a taxa de juros e Atingir Meta requer que você comece com uma fórmula. A fórmula faz referência às células B1 e B2, que contêm valores que você especificou nas etapas anteriores. A fórmula também faz referência à célula B3, que é onde você irá especificar que Atingir Meta deve inserir a taxa de juros. A fórmula divide o valor em B3 por 12 porque você especificou um pagamento mensal e a função PGTO assume uma taxa de juros anual. Como não há nenhum valor na célula B3, o Excel assume uma taxa de juros de 0% e, usando os valores no exemplo, retorna um pagamento de R$ 555,56. Você pode ignorar esse valor por enquanto. 67

74 Use Atingir Meta para determinar a taxa de juros 1. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipóteses e, em seguida, clique em Atingir Meta. 2. Na caixa Definir célula, insira a referência para a célula que contém a fórmula que você deseja resolver. No exemplo, essa referência é a célula B4. 3. Na caixa Para valor, digite o resultado da fórmula desejado. No exemplo, esse valor é Observe que o número é negativo porque representa um pagamento. 4. Na caixa Alternando célula, insira a referência para a célula que contém o valor que você deseja ajustar. No exemplo, essa referência é a célula B3. Observação: A célula alterada por Atingir Meta deve ser referenciada pela fórmula na célula que você especificou na caixa Definir célula. 5. Clique em OK O recurso Atingir Meta é executado e gera um resultado, como mostra a ilustração a seguir. 6. Por fim, formate a célula de destino (B3) de forma que ela exiba o resultado como uma porcentagem. Na guia Página Inicial, no grupo Número, clique em Porcentagem. Clique em Aumentar Casas Decimais ou Diminuir Casas Decimais para definir o número de casas decimais. 68

75 2.11. Cenários Um cenário é um conjunto de valores que o Excel salva e pode substituir automaticamente em células de uma planilha. Você pode criar e salvar diferentes grupos de valores em uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenários para exibir resultados diferentes. Por exemplo, suponha que existam dois cenários de orçamento: um no pior dos casos e outro no melhor dos casos. É possível usar o recurso Gerenciador de Cenários para criar ambos os cenários na mesma planilha e então alternar entre eles. Para cada cenário, especifique as células que são alteradas e os valores a serem usados para esse cenário. Quando você alternar entre os cenários, a célula de resultado será modificada para refletir os diferentes valores das células variáveis. Pior caso Células variáveis Célula resultante Melhor caso Células variáveis Célula resultante Vamos montar nossa planilha: 69

76 Criar um cenário Antes de criar um cenário, você já deve ter um conjunto inicial de valores na planilha. Para facilitar a leitura dos relatórios de resumo de cenários, considere também a nomeação das células que você planeja usar nos cenários. 1. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipóteses e, em seguida, clique em Gerenciador de Cenários. 2. Clique em Adicionar. 3. Na caixa Nome do cenário, digite um nome para o cenário. 4. Na caixa Células variáveis, insira as referências para as células que você deseja especificar no seu cenário. Por exemplo, se você quiser ver como a alteração dos valores das células B1 e B2 irá afetar o resultado de uma fórmula com base nessas células, insira B1,B2. 5. Em Proteção, selecione as opções desejadas. Selecione Evitar Alterações para impedir a edição do cenário quando a planilha estiver protegida. Selecione Oculto para impedir a exibição do cenário quando a planilha estiver protegida. 6. Clique em OK. 7. Na caixa de diálogo Valores de Cenário, digite os valores que você deseja usar nas células variáveis desse cenário. 8. Para criar o cenário, clique em OK. 9. Se quiser criar cenários adicionais, repita as etapas de 2 a 8. Quando concluir a criação de cenários, clique em OK e em Fechar na caixa de diálogo Gerenciador de Cenários. Mesclar cenários 1. Selecione a planilha na qual armazenar os resultados de cenários mesclados. 2. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipóteses e, em seguida, clique em Gerenciador de Cenários. 3. Clique em Mesclar. 4. Na caixa de diálogo Mesclar Cenários, clique na seta ao lado de Pasta e selecione uma pasta de trabalho que contêm cenários a serem mesclados nos seus resultados. 5. Na caixa Planilha, clique no nome da planilha que contém os cenários que você deseja mesclar. 6. Clique em OK para mesclar os cenários da planilha selecionada na planilha atual. A caixa de diálogo Mesclar Cenários é fechada, e os cenários mesclados passarão a ser exibidos na caixa de diálogo Gerenciador de Cenários. 7. Repita as quatro etapas anteriores conforme necessário até mesclar todos os cenários desejados. 70

77 Quando terminar, os cenários que você mesclou farão parte da planilha atual. Você pode fechar a caixa de diálogo Gerenciador de Cenários ou pode deixá-la aberta para continuar a análise. Criar um relatório de resumo do cenário 1. Na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados, clique em Teste de Hipóteses e, em seguida, clique em Gerenciador de Cenários. 2. Clique em Resumo. 3. Clique em Resumo do cenário ou Relatório de tabela dinâmica do cenário. 4. Na caixa Células de resultado, insira as referências para as células que fazem referência a células cujos valores são alterados pelos cenários. Separe as diversas referências por vírgulas. 71

78 2.12. Novidades Excel 2013 Análise instantânea de dados A nova ferramenta Análise Rápida permite que você converta seus dados em um gráfico ou em uma tabela, em duas etapas ou menos. Visualize dados com formatação condicional, mini gráficos ou gráficos, e faça sua escolha ser aplicada com apenas um clique. Para usar esse novo recurso, consulte Analisar seus dados instantaneamente. Figura 60: Análise instantânea de dados Preencher uma coluna inteira de dados em um instante O Preenchimento Relâmpago é como um assistente de dados que termina o trabalho para você. Assim que ele percebe o que você deseja fazer, o Preenchimento Relâmpago insere o restante dos dados de uma só vez, seguindo o padrão reconhecido em seus dados. Figura 61: Preencher coluna Novas funções do Excel Você encontrará várias funções novas nas categorias de função de matemática, trigonometria, estatística, engenharia, data e hora, pesquisa e referência, lógica e texto. Novas também são algumas funções do serviço Web para referenciar os serviços Web existentes em conformidade com o REST (Representational State Transfer). Procure detalhes em: Salvar e compartilhar arquivos online O Excel torna mais fácil salvar suas pastas de trabalho no seu próprio local online, como seu OneDrive gratuito ou o serviço do Office 365 de sua organização. Também ficou mais fácil compartilhar suas planilhas com outras pessoas. Figura 62: Salvar e compartilhar Independentemente de qual dispositivo elas usem ou onde estiverem, todos trabalham com a versão mais recente de uma planilha. Você pode até trabalhar com outras pessoas em tempo real. 72