Volpe Enterprise Resource Planning

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2 Volpe Enterprise Resource Planning Este manual não pode, em parte ou no seu todo, ser copiado, fotocopiado, reproduzido, traduzido ou reduzido a qualquer mídia eletrônica ou máquina de leitura, sem a expressa autorização da: Password Interativa Sistemas Ltda. Rua Professor Carlos Reis, 39 Pinheiros São Paulo, SP CEP: Tel.: (11) Fax: (11)

3 Índice 1. Introdução Tipos de lançamentos no financeiro O que fazer primeiro? 5 2. Trabalhando com o financeiro Como consultar as contas a pagar e receber? Como visualizar as ações possíveis nas telas do financeiro? Como incluir ou alterar um novo registro? Como lançar previsões? Como lançar documentos em moeda estrangeira? Como lançar os impostos? É possível ratear valores de lançamentos financeiros? Conceito de rateio de títulos Como ratear os meus lançamentos financeiros? Como prorrogar ou adiantar um vencimento? Como cancelar um título? Posso gerar solicitação de pagamentos de despesas? Como aprovar uma solicitação de pagamento? Como lançar várias vezes lançamentos financeiros(parcelas)? Posso memorizar um lançamento? Criando um modelo Como e onde utilizar um modelo? Criando um contrato Como e onde utilizar um contrato (gerar previsões)? Como baixar os lançamentos no financeiro? Como cancelar uma baixa do contas a pagar e receber? Posso emitir recibo? Como fazer transferência entre contas do sistema? Como administrar os extratos das contas? Como conciliar/desconciliar lançamentos? Como incluir lançamento movimento financeiro no extrato? Como incluir saldo inicial ou gerar acerto de saldo? Como fazer a apuração dos impostos retidos? Como emitir darf? Como gerar lançamentos automáticos dos impostos apurados? 32 3

4 1. Introdução O módulo financeiro do sistema Volpe auxilia no controle e operação do contas a pagar e receber, tesouraria e fluxo de caixa. A maioria das informações são geradas em outros módulos como ilustra a imagem abaixo: 1.1. Tipos de lançamentos no financeiro Contas a Pagar: são utilizadas pelas empresas para registrar gastos e despesas que podem ou não serem pagos imediatamente. Contas a Receber: são utilizadas pelas empresas para registrar faturamento seja ele originado de Vendas ou outros meios de recebimento. A inclusão das Contas a Pagar ou a Receber facilitam no gerenciamento de faturas e recibos a entrar e sair, possibilitando o controle de valores e prazos de vencimento. Movimentação financeira: São lançamentos inclusos através do Extrato Financeiro, como taxas e tarifas bancárias. Transferências: movimentação entre contas. 4

5 1.2. O que fazer primeiro? Antes de iniciar o controle financeiro no sistema Volpe é necessário fazer um planejamento da gestão a que ele se refere. Para isto, você deve criar os seguintes cadastros auxiliares: Empresa: O cadastro de sua(s) empresa(s); Cadastro Central: Clientes, fornecedores e outros; Contas: Bancárias, caixas, investimentos, cartões de crédito, etc.; Documentos: de entradas e de pagamento; Segmentos: Das receitas e despesas; Centros de custo: Unidade da empresa (secção, departamento, etc.) CAF: Controle de avaliação financeira (projetos, obras, eventos, etc.) Os conceitos acima são descritos com detalhe no manual de cadastros. 5

6 2. Trabalhando com o Financeiro 2.1. Como consultar as contas a pagar e receber? Na tela de Contas a pagar /receber altere o modo de trabalho para Consulta, digite o período do vencimento a ser pesquisado, Status (Pendente, quitados ou todos) ou Fornecedor/Cliente e clique no botão Consultar. Caso haja necessidade de refinar a pesquisa utilize o botão filtrar dados para mais opções de filtro Saiba mais sobre o filtro avançado no módulo básico do sistema. 6

7 2.2. Como visualizar as ações possíveis nas telas do financeiro? Todas as telas do sistema Volpe seguem o mesmo padrão. Para visualizar as ações possíveis basta clicar com o botão direito na grade dos registros para ativar o menu de contexto. Para executar qualquer ação referente um lançamento salvo basta clicar com o botão direito sobre este registro especificamente. Note que as ações possíveis serão exibidas em um menu organizado. 7

8 2.3. Como incluir ou alterar um novo registro? Incluir Ative o menu de contexto e selecione a opção Incluir. informações necessárias e clique no botão OK. Instruções básicas de preenchimento: Digite as Cabeçalho: Empresa: Código da empresa que irá arcar com a despesa. (Sistema multiempresas) Referência: Breve descrição da despesa para histórico. Modelo: Informação não obrigatória (Memória de lançamento financeiro). Documento de pagamento: Conta: Conta bancária da qual será debitada a despesa. Demais: Devem ser preenchidos na baixa do título. Documento de entrada: Tp. documento: Código do documento de cobrança recebido (Ex: Nota Fiscal, Darf, Fatura,etc). Vl. Dedução.: Dedução de impostos, descriminados no botão Deduções Rateio de despesa: Segmento: classificação da despesa no plano de contas financeiro. (Ex: Aluguel, Material de escritório, etc) Centro de custo: Área em que será alocada a despesa. (Exemp: Total=R$4.600,00); Compras: R$30,00; Vendas: R$70,00). Obs: Este preenchimento será automático para lançamentos do contas a pagar e receber gerados em outros módulos integrados do sistema Volpe. Ver detalhes para concluir um lançamento nos próximos tópicos deste manual. 8

9 Alterar Ative o menu de contexto e selecione a opção Alterar. alterações necessárias e clique no botão OK. Faça as Desativar/Ativar Ative o menu de contexto e selecione a opção Desativar/Ativar. Quando estiver desativado o registro será exibido tachado Como lançar previsões? É possível prever a entrada de documentos tanto para o contas a pagar quanto para o contas a receber, bastando um clique na opção previsão. 9

10 Na tentativa de entrada de novos lançamentos para a mesma empresa e fornecedor/cliente o sistema irá exibir a listagem de previsões existentes. As previsões também podem ser exibidas nos relatórios gerenciais e projeções de fluxo de caixa. Descubra neste manual como criar contratos para geração de previsões financeiras mensais nos tópicos: 7.3 Criando um contrato e 7.4- Como e onde utilizar um contrato (gerar previsões)? 10

11 2.5. Como lançar documentos em moeda estrangeira? Ao realizar o lançamento de uma fatura do fornecedor em moeda estrangeira, o sistema converte para a moeda interna (R$) considerando o Valor de cotação da data em questão. Basta clicar na opção Outras moedas para informar data e valor de cotação, o valor da cotação pode ser alimentado automaticamente conforme histórico cambial de moedas*. * Para que o sistema busque o valor da cotação automaticamente é necessário manter o histórico das cotações de moedas atualizado. Opção disponível em Cadastros > Moedas > Consultar cotações > Incluir variação cambial diária. Todas as informações utilizadas na conversão são gravadas no sistema para histórico. 11

12 2.6. Como lançar os impostos? Clique no botão deduções para preencher os valores de impostos retidos. Retenção: Deduções: O botão abre a tela a qual serão selecionados os impostos Impostos Selecionados: Apenas os impostos que estiverem nesta grade influenciaram no vl. Liquido do título. Impostos Cadastrados: O imposto e suas respectivas alíquotas, são cadastrados na tela de Impostos e Retenções do cadastro central. O Vl. Imposto é o calculo da alíquota sobre o valor bruto do título. O botão Carregar impostos de fornecedor faz a carga de impostos e regras pré-determinadas para o fornecedor do documento em questão. Saiba mais sobre como cadastrar impostos e regras por fornecedor no manual de cadastros. 12

13 2.7. É possível ratear valores de lançamentos financeiros? Sim. O Volpe permite que os títulos sejam rateados por segmentos, centros de custos e códigos de avaliação financeira (opcional) Conceito de rateio de títulos O rateio de títulos permite atribuir a um único documento diferentes segmentos (para contabilização financeira) e centros de custos (áreas, departamentos, grupos administrativos e etc.). Título NF: 2510 Referência: Curso de regras tributárias Tp. Documento: Nota Fiscal Valor Bruto: R$1.000,00 Valor Líquido: R$985,00 Valor Total: R$985,00 Rateio Informações do Rateio Segmento: Treinamento Centro de custo: Área Comercial Vl. Rateio: R$328,33 Segmento: Treinamento Centro de custo: Área Contábil Vl. Rateio: R$328,33 Segmento: Treinamento Centro de custo: Diretoria Vl. Rateio: R$328,34 Valor Rateado: R$985,00 % rateado 33% 33% 34% Os relatórios financeiros contém diferentes tipos de critérios podendo trazer resultados por Títulos ou por Rateio. Rateio: Os valores são totalizados por Segmento e Centro de Custo. Títulos: Os valores são totalizados por Títulos. C.A.F (Código de avaliação financeira): Em alguns casos (opcional) ainda é possível atribuir um código para avaliação financeira nos rateios. A criação do C.A.F é parametrizável e permite ao gestor avaliar o fluxo de caixa por com critérios de agrupamentos personalizados. Por exemplo, para uma empresa de prestação de serviços uma referência de avaliação pode ser o 13

14 contrato ou até mesmo o nro do projeto. Desta maneira é possível criar um balanço de receitas e despesas associadas a um projeto e enchergar o resultado de maneira mais ampla Como ratear os meus lançamentos financeiros? Clique no botão para incluir uma nova linha em rateios. Digite o valor e em seguida selecione o segmento utilizando o F4. Tecle F4 e selecione o segmento na lista. Exemplo de lista de segmentos: Saiba mais sobre o cadastro de segmentos no manual de cadastros. 14

15 Em seguida clique no campo CC (Centro de Custos) e pressione F4 para selecionar um dos itens da lista. Exemplo de lista de centros de custos com critério independente: Exemplo de lista de centros de custos baseado na estrutura organizacional : Saiba mais sobre o cadastro de centros de custo e cadastro de CAF no manual de cadastros. Caso sua empresa tenha optado pela utilização do código de avaliação financeira a informação exibida ficará a critério de cada gestor. Por exemplo: Código de projeto, grupo de trabalho, coleção/estação, cliente, obra, máquinário e etc. 15

16 3. Como prorrogar ou adiantar um vencimento? Para manter histórico de porrogação ou adiantamento de datas de vencimento, na tela de consulta do contas a pagar ou receber, identifique o lançamento, ative o menu de contexto e selecione a opção Prorrogar Adiant./Vencimento. Clique no botão Alterar Vencimento, digite a nova data de vencimento e uma observação para histórico. A data de vencimento original é gravada, assim como o histórico detalhado das alterações. 16

17 4. Como cancelar um título? Para cancelar um título, na tela de consulta do contas a pagar ou receber, identifique o lançamento, ative o menu de contexto e selecione a opção Cancelamento > Cancelar Título. Justifique o motivo do cancelamento para futura referência e clique no botão Cancelar títulos. Note que o título será exibido tachado na tela de consultas do contas a pagar e receber. Para consultar o histórico de cancelamento na tela de consulta do contas a pagar ou receber, identifique o lançamento, ative o menu de contexto e selecione a opção Cancelamento > Visualizar Cancelamento. Lembre-se que só é possivel cancelar um título não baixados e nem conciliados. Veja como cancelar baixa na página 27 e como desconciliar um título na página

18 5. Posso gerar solicitação de pagamentos de despesas? Sim. É possível trabalhar com a solicitação de pagamentos, que só alimentará o contas a pagar após aprovação. Para criar uma solicitação de pagamento, clique na guia Financeiro > tela Solicitação de pagamento, preencha todos os campos, inclusive o rateio e clique no botão OK. O Status de aprovação ou reprovação pode ser acompanhado na tela de consultas da solicitação de despesas 18

19 5.1. Como aprovar uma solicitação de pagamento? Na guia Financeiro > tela Aprovação de Despesas, selecionar os lançamentos desejados e escolher dentre as opções: Aprovar Os lançamentos aprovados irão gerar contas a pagar automáticamente, ficando disponível para baixa e conciliação. Reprovar Os lançamentos reprovados têm apenas seus status atualizados na tela de consultas. Em todos os casos acima, será solicitado login e senha para autorização. 19

20 6. Como lançar várias vezes lançamentos financeiros(parcelas)? Após a inclusão da primeira parcela, clique sobre o registro com o botão direito e selecione a opção Lançar várias vezes. Em opções de parcelas, digite a quantidade de parcelas que deseja gerar e selecione a opção para controle das parcelas a serem exibidas ao lado do Nro do documento. Ex.: Parcela 1/2 e 2/2 ou parcela A, B, C, etc. 20

21 Na sequência clique em montar. Verifique os registros na grade, faça as alterações necessárias e clique em Salvar para finalizar. Visualize o resultado na tela de consulta. 21

22 7. Posso memorizar um lançamento? Sim. Existem duas opções para memorização dos lançamentos que podem repetir no futuro. Você pode memorizar um lançamento como modelo ou criar um contrato Criando um modelo Criar um modelo é simples e auxilia no preenchimento de futuros lançamentos. Você pode criar um modelo através da tela Modelos de lançamentos financeiros (Guia Financeiro > Modelos > Incluir) ou memorizando um título já cadastrado (clique com o botão direito sobre o registro e selecione a opção Memorizar lançamento, selecione a opção 1 - Modelo (Acontecem esporadicamente) e clique em Incluir. 22

23 7.2. Como e onde utilizar um modelo? No próximo lançamento, clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. No campo modelo, digite o nº do modelo desejado ou tecle F4 e escolha uma das opções na lista de modelos. Ao selecionar o modelo, note que os dados são preenchidos automaticamente. Faça as alterações necessárias e confirme a inclusão do lançamento. 23

24 7.3. Criando um contrato Criar um contrato financeiro é rápido e permite a geração de previsões mensais, auxiliando no controle de pagamentos e reajustes. Você pode criar um contrato através da tela Contratos (Guia Financeiro > Contratos > Incluir) ou memorizando um título já cadastrado como contrato (clique com o botão direito sobre o registro e selecione a opção Memorizar lançamento, selecione a opção 2 - Contrato (Repetem-se mensalmente) e clique em Incluir. 24

25 7.4. Como e onde utilizar um contrato (gerar previsões)? Um contrato pode gerar previsões financeiras automaticamente. Para que os contratos gerem as previsões no contas a pagar e a receber, acesse a tela de Previsão > Selecione o período e o filtro desejado > Clique em Montar > Após conferências das previsões a serem geradas clique em Gerar Todos para confirmar. Pronto, agora os registros já estão disponíveis na tela de contas a pagar e receber para serem baixados conforme suas previsões e podem ser considerados nos relatórios gerenciais para previsão de fluxo de caixa. A montagem do financeiro desses contratos pode ser gerada diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, etc. conforme as obrigações de pagamento e recebimento. 25

26 8. Como baixar os lançamentos no financeiro? Na tela Baixar Contas a pagar ou na tela de baixar contas a receber, digite o período do vencimento a ser pesquisado, Status (Pendente, quitados ou todos) ou Fantasia e clique no botão Consultar. Selecione os Lançamentos Dê duplo clique no registro a selecionar ou clique com o botão direito sobre o registro e selecione a opção Marcar. (Para selecionar todos os registros clique no botão Marcar todos.) Insira os dados da baixa Após a seleção dos registros, clique em Calcular Pagamento e insira os dados da baixa: Conta: a debitar o valor. / Tipo de pagamento: Dinheiro, cheque, etc. / Número. de pagamento: nº. do cheque, ted, doc, etc. Baixe os lançamentos Agrupamento: Selecione a opção Agrupada para gerar somente um pagamento no extrato com a soma dos registros selecionados. Selecione a opção Individual para gerar um pagamento no extrato para cada registro marcado. Clique em baixar lançamento. 26

27 8.1. Como cancelar uma baixa do contas a pagar e receber? Tanto nas telas de consulta de títulos quanto nas telas de baixa do contas a pagar e receber, ativando o menu de contexto você pode selecionar a opção Visualizar baixa > Clique em Cancelar baixa > Digite login e senha para autorização. Após autorização do cancelamento, a palavra CANCELADO será exibida na tela que servirá para histórico e o título ficará disponível para nova baixa. 27

28 8.2. Posso emitir recibo? Sim. Tanto nas telas de consulta de títulos quanto nas telas de baixa do contas a pagar e receber, ativando o menu de contexto você pode selecionar a opção Emissão de recibo. 28

29 9. Como fazer transferência entre contas do sistema? Na tela transferência entre contas, clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Insira a conta de débito, crédito, o valor e as demais alterações. Nos extratos das contas correspondentes já serão exibidos o débito e crédito referente à transferência. 29

30 10. Como administrar os extratos das contas? A conciliação diária do extrato financeiro no Volpe com o extrato bancário permite acompanhar e administrar os saldos de maneira precisa. Todos os lançamentos baixados são exibidos automáticamente no extrato da conta em que foram baixados, pendentes de conciliação. Para visualiza or Extrato Agrupado por baixa clique com o botão direito na grade e selecione a opção Visualizar Extrato Agrupado Como conciliar/desconciliar lançamentos? Selecione os registros que deseja conciliar, altere a data de conciliação conforme movimentação no extrato bancário e clique em conciliar lançamentos. Os lançamentos conciliados ficam com a cor de fundo branca enquanto que os lançamentos não conciliados ficam com cor de fundo amarela. 30

31 Para desconciliar, basta selecionar os lançamentos que desejar e ao ativar o menu de contexto com o botão direito selecione a opção Desconciliar, confirme Como incluir lançamento movimento financeiro no extrato? Todo lançamento baixado no contas a pagar, receber e transferências são exibidos no extrato. Além disso também é possível incluir lançamentos como tarifas e depósitos não identificados no próprio extrato. Clique com o botão direito na grade e selecione a opção Incluir. Digite os dados necessários e confirme Como incluir saldo inicial ou gerar acerto de saldo? A cada criação de nova conta, é importante definir seu saldo inicial. Para definir o saldo inicial basta incluir um lançamento no próprio extrato um lançamento com o valor desejado (Financeiro > Extrato Financeiro > Incluir). Caso você queria acertar saldo retroativo o processo é o mesmo, levando em consideração os registros já lançados no extrato. 31

32 11. Como fazer a apuração dos impostos retidos? O Volpe permite a apuração dos impostos retidos, alimentados na opção deduções do contas a pagar e receber. Para apurar os impostos retidos acesse a guia Financeiro > Tela Apuração de Impostos Retidos > Selecione o imposto que deseja apurar. Note que será exibida uma lista de todos os lançamentos e seus respectivos valores e valores de impostos Como emitir DARF? Digite a data de apuração e data de vencimento e na clique no botão Imprimir para impressão da guia de recolhimento Como gerar lançamentos automáticos dos impostos apurados? Para facilitar o controle de pagamento dos impostos retidos o Volpe gerar novos lançamentos no contas a pagar conforme os parâmetros definidos na tela cadastro de impostos. Para gerar lançamentos automáticos basta clicar no botão Gerar lançamento. Saiba mais sobre como definir os parâmetros de impostos no manual de cadastros. 32