Solução de Tratamento de Documentos Contabilísticos. Apresentação de Solução

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1 Solução de Tratamento de Documentos Contabilísticos Apresentação de Solução

2 Confidencialidade A informação contida neste documento é propriedade dos CTT e o seu conteúdo é confidencial, não podendo ser reproduzido no todo ou em parte, com propósitos de ser utilizado ou fornecido para outros fins que não aquele a que se destina. A informação relativa aos conceitos, ideias, metodologias e outros materiais utilizados fica estritamente limitada para apreciação e avaliação das competências e capacidades dos CTT. Cópias totais ou parciais dos materiais que constituem este documento não poderão ser facultadas a outras entidades, sem prévia autorização dos CTT. 2

3 Índice O Desafio A Solução Benefícios 3

4 As organizações recebem elevado volume de documentos contabilísticos em suporte físico e digital. Desafio As organizações têm processos cada vez mais suportados em sistemas de informação, nomeadamente para a expedição/ receção, consulta e arquivo de documentos físicos. No entanto, são ainda recetoras de grandes volumes de correio físico, nomeadamente de Faturas, sendo o seu tratamento manual e moroso antes de ser integrado nos seus sistemas de informação. Impactos Gera custos mensais de receção manual de elevado volume de documentos Processos de tratamento, encaminhamento e conferência de documentos morosos e ocupação de espaço com arquivo Incumprimento de prazos, falhas de pagamento atempado e não aproveitamento de descontos 4

5 O que envolve o tratamento de documentos contabilísticos recebidos na sua organização? Que tarefas são executadas? Receção Validação fiscal e comercial Data entry ERP Data entry entrada Aprovações Arquivo físico Que recursos envolve? Recursos Tempo Energia Espaço Descontos e taxas 5

6 E quanto custa a receção, tratamento e conferência desses documentos contabilísticos? Alguns dados Quantos FTE estão alocados ao tratamento (receção e conferência) de documentos contabilísticos? Cerca de 40%* das empresas podem ter até 5 FTE alocados a esta função e 30% até 10 FTE. Qual o custo e eficácia do atual processo de tratamento de documentos contabilísticos? 1/3* das empresas desconhece os custos associados ao tratamento dos documentos contabilísticos; Nos EUA, o custo de tratamento* de uma Fatura em papel pode variar entre 2USD e 25USD, enquanto o tratamento de uma Fatura eletrónica pode custar menos de 2USD; Em Portugal, estima-se que o custo por documento tratado seja da ordem dos 5 a 14 **. Quanto tempo leva a organização a tratar uma Fatura? 2/3* das empresas indicam que demoram até de 5 dias a tratar uma Fatura. Outros custos: A maioria* das organizações não aproveita descontos de pagamento antecipado de Faturas; Pagamento de taxas por vencimento de prazos ou duplicidade de pagamentos por reenvio de faturas vencidas por fornecedores; Atrasos na dedução do IVA associado às faturas. * Estudo de 2013 sobre Accounts Payable, publicado no Institute of Finantial Operations feito a milhares de empresas nos EUA. ** ** 6

7 Existem ainda custos difíceis de quantificar Quantas faturas ou outros documentos associados se perdem por ano na organização? Porque os processos de negócio funcionam muitas vezes suportados nos originais físicos, existe sempre um risco dos mesmos se extraviarem na organização. Quantas cópias das faturas são produzidas e arquivadas internamente? É normal que cada departamento/ área que verifique e valide uma fatura, guarde para o seu próprio arquivo uma cópia do documento sobre o qual emitiu um parecer. Isto, além dos custos diretamente associados à produção da cópia, tem ainda inerente o custo de ocupação de espaço do respetivo arquivo. Consegue encontrar facilmente a informação que procura? Quando é necessário consultar uma fatura em particular, nem sempre se consegue fazê-lo de uma forma rápida e fácil. Por vezes a fatura não está no departamento, sendo necessário primeiro localizar a mesma. Mesmo estando o original ou uma cópia no departamento, é necessário ter alguma informação sobre a fatura que permita procurar a mesma no arquivo de acordo com a forma como o mesmo está organizado. 7

8 Índice O Desafio A Solução Benefícios 8

9 Os CTT oferecem soluções para tratamento de documentação contabilística, reduzindo carga administrativa/custos, com fiabilidade de informação. Recolha Receção Digitalização Entrega do físico Classificação e captura Inbound Arquivo Cliente Fornecedores ViaCTT Pré - Validação Entrega em digital Workflow aprovações ViaCTT ERP 9

10 A receção física de documentos contabilísticos de fornecedores num Apartado dedicado permite fazer uma triagem prévia da correspondência relevante. Recolha Receção Digitalização A recolha dos documentos contabilísticos físicos será feita num Apartado criado para o efeito e de acordo com as necessidades/ especificações do Cliente, sendo depois transportados até ao Centro de Tratamento. O Apartado servirá exclusivamente este tipo de documentos, devendo os fornecedores ser informados deste procedimento. Possíveis documentos recebidos: Faturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Recibos, entre outros. Na receção dos documentos físicos será atribuído um identificador de lote e registada a data e hora de entrada para efeitos de controlo de Nível de Serviço. Nesta fase é feita a separação e preparação para digitalização dos documentos, sendo ainda atribuído um identificador único de objeto colocado numa etiqueta e que permitirá fazer o rastreio entre o físico e o digital. Digitalização dos documentos contabilísticos (e anexos) transformando papel em imagens, com captura automática de dados. Os envelopes não são digitalizados. 10

11 Para os Fornecedores que já recebem parte da faturação em digital (PDF), a receção de documentos pode ser feita através de dois canais à disposição. Inbound A receção de documentos eletrónicos pode ser feita via . Neste caso são estabelecidas uma ou mais mailboxs, caso o Cliente ainda não disponha de uma internamente. Cada e seus anexos serão convertidos num único ficheiro PDF, para indexação. Possíveis documentos recebidos: Faturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Recibos, entre outros. ViaCTT A receção de documentos eletrónicos pode também ser feita na caixa postal eletrónica da ViaCTT, pela subscrição dos vários fornecedores. No caso da ViaCTT, os documentos serão extraídos automaticamente para seguirem também para indexação, por forma a uniformizar a estrutura de campos disponíveis com as restantes Faturas. Possíveis documentos recebidos: Faturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Recibos, entre outros. 11

12 Os documentos contabilísticos são alvo de validações antes de serem disponibilizados para integração nos sistemas do Cliente. Classificação e captura As imagens dos documentos são processadas por motores de reconhecimento automático de texto e códigos de barras, por forma a extrair a informação relevante de forma automática, incluindo os dados mestre do documento, do Fornecedor e da Empresa requisitante. Toda a informação que não seja obtida desta forma será introduzida manualmente pelos operadores de verificação e controlo de qualidade. No final desta fase pode ser feito o retorno da informação relativa à documentação. Pré-validação É feita uma validação dos documentos, garantindo o cumprimento do disposto no Número 5 do artigo 36º do CIVA*, a coerência de dados mestre do Cliente e as regras de negócio essenciais, preparando-os para integração nos seus sistemas. Durante o processo de tratamento podem surgir situações fora de âmbito ou anómalas, como: Faturas não válidas do ponto de vista fiscal ou emitidas com valor zero Faturas duplicadas Duplicados/ triplicados de Faturas sem a presença do original As situações descritas levam normalmente ao reencaminhamento dos documentos para o Cliente sem tratamento, através de correio físico e/ou via . * CIVA Código do Imposto de Valor Acrescentado 12

13 Os documentos contabilísticos são disponibilizados ao Cliente em arquivo digital, a integrar nos seus sistemas e/ou workflows de aprovação. Entrega em digital ViaCTT Workflow aprovações ERP Toda a documentação digitalizada poderá ser disponibilizada para arquivo digital nos sistemas do cliente, para integração no seu ERP, ou mesmo desencadear processos de workflow de aprovações no seu BPMS* (ou outro sistema de negócio). Será feito o envio da informação produzida com imagens em PDF a preto e branco com 200dpi e dados em XML (formato UBL 2.0) ou CSV, por SFTP a disponibilizar pelo Cliente. A lista de campos a disponibilizar encontra-se descrita mais à frente nesta apresentação. Entrega do físico Arquivo Caso não disponha deste tipo de infraestrutura, os documentos podem ser entregues numa caixa postal eletrónica da ViaCTT separada dos restantes documentos aí depositados por outras entidades. A documentação física é preparada para arquivo físico e enviado em lotes de aproximadamente 2Kg para morada a indicar pelo cliente, incluído no preço do serviço. O Cliente pode ainda optar pelo serviço de arquivo físico dos documentos disponibilizado pelos CTT ou outras opções (cotado à parte). * BPMS Business Process Management System 13

14 Os CTT são o parceiro indicado para este tipo de operação porque conseguem maximizar os resultados. A interceção da correspondência na rede de distribuição permite antecipar o tratamento da informação e obter melhores níveis de serviço. Desmaterialização do processo, convertendo num mesmo formato todos os canais possíveis de entrada, obtendo maior eficiência no tratamento da informação daí para a frente. Recurso a uma ferramenta robusta, atual e inovadora para o tratamento de todo o tipo de documentação que chega à empresa, capaz de tratar e reconhecer a informação de Faturas sem conhecimento prévio das suas características e sem necessidade de configuração de formulários por cada um dos fornecedores da entidade Cliente. Pré-validação da informação, fazendo chegar ao Cliente apenas a informação válida e relevante. 14

15 Como resultado deste serviço o Cliente irá receber regularmente a seguinte informação em formato digital. Envio de informação produzida com imagens em PDF a preto e branco com 200dpi (um PDF multipágina por fatura) e dados em XML (formato UBL 2.0 com um ficheiro por fatura) ou CSV (um CSV por fatura). A transmissão será feita por SFTP para um servidor a disponibilizar pelo Cliente. Do ponto de vista da estrutura de dados, são disponibilizadas duas opções: Simples Com linhas de detalhe Data de Tratamento Código de Localização Etiqueta entrada NIF e Nome do Fornecedor Nº do Documento Tipologia do Documento Data do Documento Data de vencimento Prazo de vencimento em dias Nº de pedido de compra Valor total sem IVA Valor incidência taxa de IVA 1 Taxa de IVA 1 Valor do IVA 1 Valor incidência taxa de IVA 2 Taxa de IVA 2 Valor do IVA 2 Valor total do IVA Valor total com IVA Moeda + Informação das linhas de detalhe da fatura Artigo Nº Descrição Quantidade Unidades Preço Unitário Total líquido * Até uma média máxima de 5 linhas por fatura Objetos físicos são agregados em lotes e entregues nas instalações do Cliente. 15

16 Esta solução e respetivas condições comerciais só são aplicáveis mediante o cumprimento obrigatório dos seguintes pressupostos. Pressupostos Esta solução visa tratar os documentos de entrada com origem nos Fornecedores e que incluem: Faturas, Faturas/ Recibo, Faturas simplificadas, Notas de débito, Notas de crédito No endereçamento de destinatário deverá ser indicado um Apartado em Lisboa para uso exclusivo dos documentos contabilísticos no âmbito deste serviço (custo do apartado incluído no pricing apresentado) O Cliente compromete-se a indicar o referido apartado aos seus Fornecedores, para onde devem passar a enviar todos os documentos contabilísticos Diariamente deverá ser recebido um ficheiro com o universo de fornecedores registados no ERP* do Cliente que servirá para maximizar a captura automatizada de informação O nível de serviço previsto para o retorno da informação digital após chegada ao centro de tratamento (digitalização) é de D+0 (até ao final do dia) A documentação física é agregada em lotes e entregue nas instalações do Cliente O serviço terá um prazo de duração igual ou superior a um ano * ERP Enterprise Resourcce Planning 16

17 Índice O Desafio A Solução Benefícios 17

18 A solução de tratamento de documentos contabilísticos através da desmaterialização em documentos digitais permite obter vários benefícios. Benefícios Outros Benefícios Tratamento centralizado dos documentos e da sua desmaterialização, retirando à Direção Financeira a necessidade de conferência manual e data entry, ficando apenas com tarefas de maior valor como validar/ auditar Integração num único ponto dos dados e imagens dos documentos, procedendo-se à uniformização e formatação dos dados para transmissão para o sistema de gestão do negócio do Cliente Redução de carga e custos administrativos, garantindo a fiabilidade de informação Desmaterialização total do processo, poupando tempo e reduzindo riscos de extravio Maior eficiência no processo e cumprimento de prazos com eventuais ganhos financeiros 18

19 O serviço de tratamento de documentos contabilísticos tem tido alguma procura por parte dos Clientes. A experiência dos CTT é relevante A funcionar desde documentos recebidos + de páginas por ano 19

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