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1 SISGED - SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS DOCUMENTO DE REGRAS DE NEGÓCIO VERSÃO 1.0

2 HISTÓRICO DE REVISÃO Data Versão Descrição Autor 04/ Primeira versão. Priscila Drielle

3 Sumário 1. INTRODUÇÃO Convenções, termos e abreviações Referências REGRAS DE NEGÓCIO SEGURANÇA E ÁREA RESTRITA... 6 RN[2.1.1]. Tipo de Documento Recebido... 6 RN[2.1.2]. Tipo de Documento Expedido... 6 RN[2.1.3]. Tipo de Assunto... 6 RN[2.1.4]. Departamentos... 6 RN[2.1.5]. Rota de armazenamento MANTER USUÁRIO... 6 RN[2.2.1]. Cadastrar Usuário... 6 RN[2.2.2]. Preenchimento obrigatório... 6 RN[2.2.3]. Termo de Confidencialidade... 6 RN[2.2.4]. Perfil de Acesso ao Módulo... 6 RN[2.2.5]. Status do Usuário... 7 RN[2.2.6]. Controle de Ponto... 7 RN[2.2.7]. Cadastro de Suplentes... 7 RN[2.2.8]. Perfil de Acesso... 7 RN[2.2.9]. Cadastro de Senha... 7 RN[2.2.10]. Diretivas de Senha... 7 RN[2.2.11]. Regra de Preenchimento... 7 RN[2.2.12]. Alteração do Cadastro... 7 RN[2.2.13]. Exclusão de Cadastro LOGAR NO SISTEMA... 8 RN[2.3.1]. Acesso ao Sistema... 8 RN[2.3.2]. Preenchimento obrigatório... 8 RN[2.3.3]. Validação DIGITALIZAR DOCUMENTOS RECEBIDOS... 8 RN[2.4.1]. Inclusão de Documentos Recebidos... 8 RN[2.4.2]. Identificação do Documento... 8 RN[2.4.3]. Qualidade do Arquivo... 8 RN[2.4.4]. Tamanho do Arquivo... 8 RN[2.4.5]. Duplicidade de Arquivo... 8 RN[2.4.6]. Software Necessário... 8 RN[2.4.7]. Hardware Necessário... 8 Versão /2011

4 2.5. DIGITALIZAR DOCUMENTOS CONTÁBEIS... 9 RN[2.5.1]. Inclusão dos Documentos Contábeis DIGITALIZAR PROCESSOS... 9 RN[2.6.1]. Inclusão dos Processos DOCUMENTO RECEBIDO... 9 RN[2.7.1]. Origem do Documento Recebido... 9 RN[2.7.2]. Destino do Documento Recebido DOCUMENTO EXPEDIDO... 9 RN[2.8.1]. Destino do Documento Expedido... 9 RN[2.8.2]. Data de Expedição... 9 RN[2.8.3]. Preenchimento obrigatório ENVIO DO DOCUMENTO RN[2.9.1]. Habilitar Função RN[2.9.2]. Encaminhar Documento PESQUISA DE DOCUMENTOS RN[2.10.1]. Consulta de Documentos RN[2.10.2]. Preenchimento obrigatório INTERAÇÃO COM O SISTEMA RN[2.11.1]. Disponibilidade ACESSO TOTAL AO SISTEMA RN[2.12.1]. Acesso aos Módulos AUDITORIA DO SISTEMA RN[2.13.1]. Diretivas de Auditoria APROVAÇÃO...11 Versão /2011

5 1. INTRODUÇÃO Segundo CERI & FRATEMALE (1997) apud LEITE & LEONARDI (1998), regras do negócio respondem às necessidades da aplicação, modelam a reação dos eventos que ocorrem no mundo real, com efeitos tangíveis no conteúdo da base de dados, assim como encapsula o comportamento reativo da aplicação para tais eventos. Este documento especifica as regras negociais do SisGED, fornecendo aos desenvolvedores as informações necessárias para o projeto e implementação, assim como para a realização dos testes e homologação do Sistema, no que tange às regras de negócio Convenções, termos e abreviações Adobe Reader COFECI Digitalizar Hardware Login Logout PDF Scanner SEFIN SGBD SisGED Software Status Suplente Adobe Reader ou Adobe Acrobat Reader é um software que permite que o usuário do computador visualize, navegue e imprima arquivos no formato PDF. Este tipo de arquivo é muito comum em documentações gerais (manuais de instrução, apostilas, e-books). Conselho Federal de Corretores de Imóveis. Digitalizar ou scannear um documento consiste em transformar um documento físico ou imagem em um documento digital, o qual pode ser armazenado em sistemas e mídias computacionais. Meio eletrônico de enviar e receber mensagens. É a parte física do computador, ou seja, conjunto de componentes eletrônicos. Conjunto de caracteres solicitado para os usuários. Sair de uma sessão do sistema. (Portable Document Format) formato portátil para documentos, tem total independência do aplicativo, hardware ou sistema operacional onde foi criado. Hardware que permite transformar textos em imagens, possibilitando exportação para arquivos de vários formatos. Secretaria Financeira. Sistema Gestor de Base de Dados. Sistema de Gerenciamento de Eletrônico Documentos. Programa de Computador. Situação, condição. Substituto em caso de ausência Referências Documentos relacionados ao SisGED e/ou mencionados nas seções a seguir: Documento Data Versão Local Documento de Visão 03/ Documento de Requisitos 04/ Ata 04/ Versão <x> Pág. 5 de 11

6 Capítulo 2. REGRAS DE NEGÓCIO SEGURANÇA E ÁREA RESTRITA RN[2.1.1]. Tipo de Documento Recebido Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os tipos de Documentos Recebidos, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente outros tipos de Documentos Recebidos. RN[2.1.2]. Tipo de Documento Expedido Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os tipos de Documentos Expedidos, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente outros tipos de Documentos Expedidos. RN[2.1.3]. Tipo de Assunto Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os tipos de Assunto, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente outros tipos de Assunto. RN[2.1.4]. Departamentos Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá cadastrar previamente os Departamentos, os quais receberão numeração automática. Poderão ser incluídos posteriormente outros Departamentos. RN[2.1.5]. Rota de armazenamento Para o funcionamento do SisGED, o Administrador do Sistema deverá definir as rotas de armazenamento dos Documentos Recebidos e Expedidos, podendo ser alteradas posteriormente MANTER USUÁRIO RN[2.2.1]. Cadastrar Usuário Todo usuário do SisGED deverá ser funcionário do COFECI. RN[2.2.2]. Preenchimento obrigatório Todos os campos do cadastro são obrigatórios. RN[2.2.3]. Termo de Confidencialidade Todos os usuários deverão preencher o termo de confidencialidade de informações do COFECI. RN[2.2.4]. Perfil de Acesso ao Módulo Somente usuários com perfil Administrador terão acesso ao módulo Manter Usuário. Versão <x> Pág. 6 de 11

7 RN[2.2.5]. Status do Usuário Todo usuário cadastrado receberá o Status Ativo. Caso não seja mais permitido o acesso deste funcionário ao SisGED, ele passará para Inativo. RN[2.2.6]. Controle de Ponto O SisGED estará integrado ao sistema de controle de ponto que identificará se o funcionário está presente em seu departamento. Sendo identificado férias, licença ou ausência programada, o SisGED encaminhará o arquivo digitalizado ao seu suplente. O SisGED não controlará o expediente dos funcionários. RN[2.2.7]. Cadastro de Suplentes É obrigatório o cadastro de no mínimo 1 suplente, o SisGED permitirá cadastrar até 4 suplentes. RN[2.2.8]. Perfil de Acesso Além de o administrador de acesso aos módulos do Sistema, deverá também atribuir Grau de Acesso a cada usuário cadastrado: o Nível 1 - Usuário com limitações (neste nível deve-se definir quais módulos do Sistema o usuário pode acessar; o Nível 2 Administrador (acesso total). RN[2.2.9]. Cadastro de Senha O usuário deverá cadastrar uma senha de no mínimo 6 e no máximo 8 caracteres. A senha não poderá conter dados que estejam presentes no cadastro do usuário. RN[2.2.10]. Diretivas de Senha A senha deverá seguir requisitos de complexidade: o Deverá ter um tempo de vida útil de 40 dias; o O usuário não poderá usar as 5 últimas senhas; o A senha deverá ser criptografada pelo Sistema; o A senha não poderá ser armazenada no sistema operacional; o O campo senha não poderá aceitar os comandos copiar e colar; o O campo senha não poderá ficar em branco. RN[2.2.11]. Regra de Preenchimento Para que sejam aceitos, o campo Nome Completo deverá conter no mínimo 8 caracteres e o campo deverá conter um domínio. RN[2.2.12]. Alteração do Cadastro O cadastro poderá ser atualizado quando houver alteração dos dados do funcionário. Todos os campos estarão habilitados para atualização, exceto os campos Nome e CPF. RN[2.2.13]. Exclusão de Cadastro O usuário não poderá ser excluído por afetar o conjunto de lançamentos produzidos na relação com os mesmos. Se houver a necessidade de desativação por motivos de: mudança de cidade, falecimento, ou por quaisquer outros motivos expressos pelo funcionário, o mesmo deverá receber o status Inativo. Versão <x> Pág. 7 de 11

8 2.3. LOGAR NO SISTEMA RN[2.3.1]. Acesso ao Sistema Para utilizar os módulos do sistema, o usuário deverá efetuar o login. RN[2.3.2]. Preenchimento obrigatório Deverá obrigatoriamente preencher os campos usuário e senha. RN[2.3.3]. Validação Os dados informados nos campos usuário e senha deverão ser validados junto ao cadastro de usuários no banco de dados DIGITALIZAR DOCUMENTOS RECEBIDOS RN[2.4.1]. Inclusão de Documentos Recebidos Apenas os usuários do departamento Protocolo, devidamente autorizados, poderão digitalizar os documentos recebidos. RN[2.4.2]. Identificação do Documento O documento chegará ao protocolo e receberá um número de identificação composto da seguinte maneira: o Casas de indicam a data que ele chegou; o Casas de indicam a origem; o Casas de indicam o destino; o Casas de indicam o usuário responsável pela digitalização ou expedição; o Casas de indicam o número do protocolo. RN[2.4.3]. Qualidade do Arquivo O arquivo digitalizado passará por um controle de qualidade, informando ao usuário a necessidade em ser feita uma nova cópia ou automaticamente efetuando a correção necessária no arquivo. RN[2.4.4]. Tamanho do Arquivo O arquivo digitalizado passará por um controle de tamanho do arquivo, evitando arquivos grandes demais que futuramente poderão ultrapassar a capacidade de espaço em disco. RN[2.4.5]. Duplicidade de Arquivo O Sistema não poderá permitir a duplicidade na digitalização dos documentos. RN[2.4.6]. Software Necessário É necessário existir um leitor de PDF instalado nas máquinas, preferencialmente Adobe Reader, com a finalidade de possibilitar a visualização dos arquivos. RN[2.4.7]. Hardware Necessário Um scanner deverá estar instalado e configurado, a fim de possibilitar a digitalização dos documentos. Versão <x> Pág. 8 de 11

9 2.5. DIGITALIZAR DOCUMENTOS CONTÁBEIS RN[2.5.1]. Inclusão dos Documentos Contábeis Apenas os usuários do departamento Financeiro, devidamente autorizados, poderão digitalizar os documentos contábeis. Os documentos contábeis deverão estar previamente cadastrados no SEFIN. As regras de negócio, RN[2.4.3], RN[2.4.4], RN[2.4.5], RN[2.4.6], RN[2.4.7] também dizem respeito a este item, Digitalização de Documentos Contábeis DIGITALIZAR PROCESSOS RN[2.6.1]. Inclusão dos Processos Apenas os usuários do departamento Digitalização, devidamente autorizados, poderão digitalizar os processos COFECI. Os processos deverão estar previamente cadastrados no SAD. As regras de negócio, RN[2.4.3], RN[2.4.4], RN[2.4.5], RN[2.4.6], RN[2.4.7] também dizem respeito a este item, Digitalização de Processos DOCUMENTO RECEBIDO RN[2.7.1]. Origem do Documento Recebido O documento terá como obrigatoriedade a informação da origem do documento. RN[2.7.2]. Destino do Documento Recebido É obrigatória a informação para qual setor será encaminhado DOCUMENTO EXPEDIDO RN[2.8.1]. Destino do Documento Expedido É obrigatório conter o seu destino. RN[2.8.2]. Data de Expedição A data da expedição do documento não poderá ser anterior a data da confecção do mesmo. RN[2.8.3]. Preenchimento obrigatório Os seguintes campos são de preenchimento obrigatório para expedir um documento: o Exercício/Ano; o Tipo de documento; o Número do documento; o Solicitado em; o Assunto. Versão <x> Pág. 9 de 11

10 2.9. ENVIO DO DOCUMENTO RN[2.9.1]. Habilitar Função Somente ao inserir o documento, o Sistema deve habilitar a funcionalidade enviar documento. RN[2.9.2]. Encaminhar Documento Somente após a inserção do documento, o SisGED deverá enviar um para o funcionário que o receberá, recomendando que acesse o Sistema para visualização do documento já digitalizado PESQUISA DE DOCUMENTOS RN[2.10.1]. Consulta de Documentos Apenas usuários autorizados poderão consultar/pesquisar documentos. RN[2.10.2]. Preenchimento obrigatório O SisGED dispõe de 4 métodos de pesquisa de documentos. Os seguintes campos são de preenchimento obrigatório para realizar a pesquisa: Pesquisa por tipo de documento e período: o Tipo de documento; o Período Inicial/Final. Pesquisa por Mês e Ano: o Deverá ser informado o ano e/ou mês. Pesquisa por Origem e ano o Origem do documento deverá ser informada. Pesquisa por Resumo: o Informar o resumo do documento INTERAÇÃO COM O SISTEMA RN[2.11.1]. Disponibilidade É necessário que o Servidor SGBD, Servidor de Arquivos e as Estações de Trabalho estejam ativos para que o usuário possa interagir com o SisGED ACESSO TOTAL AO SISTEMA RN[2.12.1]. Acesso aos Módulos Apenas o Administrador do Sistema terá acesso a todos os módulos do SisGED AUDITORIA DO SISTEMA RN[2.13.1]. Diretivas de Auditoria Deve-se auditar os seguintes eventos: o Acesso aos documentos; o Login e logout do Sistema; o Usos de privilégios. Versão <x> Pág. 10 de 11

11 Capítulo Aprovação 2 Priscila Drielle Gerente de Projetos Start Soluções em TI Wilson Amaral Engenharia de Software Faculdade Senac DF Versão <x> Pág. 11 de 11

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