Cronograma - Um Instrumento do Planejamento, Execução e Controle em Construção e Montagem

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1 1 INSTITUTO DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA IETEC PÓS-GRADUAÇÃO-ESPECIALIZAÇÃO GESTÃO DE PROJETOS EM CONSTRUÇÃO E MONTAGEM Cronograma - Um Instrumento do Planejamento, Execução e Controle em Construção e Montagem ALESSANDRA WACHA ALEXANDRE FERREIRA VELOSO DE ABREU SILVA 1 - INTRODUÇÃO BELO HORIZONTE JULHO/2014

2 2 Versa o presente artigo sobre cronograma como uma ferramenta para instrução dos trabalhos de Engenharia em Construção e Montagem. Mostraremos que o cronograma resulta do planejamento, sendo o produto de um método bem definido e não um conjunto de barras desenhadas. O Cronograma Master (Geral) representa as atividades e fases envolvidas do início ao fim da construção. Também através dos cronogramas, podemos representar a programação temporal da execução da obra, nos aspectos físicos e financeiros. Ou seja, em conjunto geralmente é preparado um cronograma financeiro definindo a previsão mensal (ou semanal) de dispêndios. O conjunto da programação física com a organização econômica é conhecido como cronograma físico-financeiro. As informações de prazo de entrega e contribuição mensal são de importância vital na construção, sejam nos contratos de empreitada e nos de administração. Neste artigo vamos mostrar o cronograma como um poderoso instrumento no gerenciamento e controle de projetos; os tipos de cronogramas, como o de Gantt, assim batizado em homenagem ao engenheiro norte-americano Henry Gantt, que introduziu o cronograma de barras como ferramenta de controle de produção de atividades, como também, o cronograma integrado Gantt-PERT/CPM, versão aprimorada do cronograma de Gantt, na qual introduziram dados tirados da rede PERT/CPM. O cronograma é, por excelência, um instrumento do planejamento para controle da execução. Onde podemos também, ter variados tipos de cronogramas auxiliares, para diversas finalidades controlando o dia a dia da execução da obra. Servindo como base, para o gerente e sua equipe tomarem determinadas providências, como: - especificar as atividade e distribuí-las conforme o prazo para execução; - programar as atividades das equipes; - instruir as equipes; - fazer pedidos de compras; - alugar equipamentos; - recrutar operários; - aferir o progresso das atividades; - monitorar atrasos ou adiamentos das atividades; - replanejar a obra; - pautar reuniões. Antes de falarmos em cronograma, vamos explicar um pouco sobre Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que define todo o trabalho que deve ser realizado no projeto. A metodologia utilizada foi pesquisa bibliográfica e internet.

3 3 2- JUSTIFICATIVA O Cronograma é a distribuição planejada das fases de execução de um projeto, em determinado período de tempo. Períodos que podem ser divididos em dias, semanas, quinzenas, meses, bimestres, trimestres, etc. As diversas fases que se compõem o projeto, são distribuídas no prazo de execução, definindo-se, ainda que provisoriamente, datas de início e fim, para cada uma das atividades. Uma ferramenta poderosa para colaborar no planejamento, gerenciamento, execução e controle de qualquer projeto. As finalidades podem ser definidas pelas características das atividades e determinadas de acordo com a necessidade de cada projeto. Otimizando a elaboração da programação em tempos, materiais, equipes, equipamentos, recursos financeiros, etc. Sendo assim, a elaboração do cronograma, os detalhamentos do mesmo, vão influir diretamente no sucesso ou insucesso nos projetos de Construção e Montagem. 3 - JUSTIFICATIVA ELABORADA EM DADOS/PESQUISA A obra da sede da Construtora Odebrecht, que durou 28 meses, precisou lidar com desafios comuns à construção civil brasileira, como a falta de mão de obra qualificada e a necessidade de cumprimento de prazos. Era preciso, ainda, superar obstáculos como o surgimento de interferências geológicas inesperadas. Leandro Fidalgo Gregório, gerente de construção da Odebrecht Realizações Imobiliárias, conta que além de soluções que chegaram prontas ou semiprontas no canteiro, também foi de grande valia dispor de planejamento e controle rigorosos. O planejamento baseou-se em um plano de ataque da obra, com o estabelecimento de metas e objetivos, divisão e sequenciamento das atividades, durações e dimensionamento dos recursos necessários. Também foi realizado um acompanhamento diário para implementação do planejamento e verificação do comprometimento dos planos com todos os envolvidos (engenheiros, encarregados e empreiteiros). Gregório conta que tiveram impacto positivo para o cumprimento do cronograma o controle mensal dos dados previstos e dados realizados, bem como a análise dos desvios. "Foi com o apoio dessas análises que tomávamos as decisões e corrigíamos o rumo,

4 4 sempre com o intuito de aprimorar o planejamento de curto, médio e longo prazo e de mitigar riscos", revela o engenheiro. FONTE: REVISTA TÉCHNE (Obra da Sede da Odebrecht) Edição março 2014 Juliana Nakamura FONTE: PM Survey.org 2013 Edition Project Management Relatório Personalizado Perguntas Selecionadas Figura REFERENCIAL TEÓRICO

5 5 O cronograma é parte dos programas e projetos em que são estabelecidas as sequências e os prazos das atividades a serem realizadas. Primeiramente daremos ênfase à Estrutura Analítica do Projeto (EAP), pois só devemos dar início ao cronograma, depois de concluída a EAP, que trata da definição do trabalho a ser realizado no projeto (escopo). Uma vez desenhado o escopo, pelo EAP, o trabalho do gestor será informar as durações e as relações de precedência das atividades do projeto. A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é muito parecida com uma árvore genealógica, pois mapeia as entregas do projeto, as entregas subordinadas e as atividades decorrentes de cada entrega relevante, originando um diagrama em formato de árvore. O guia do PMBOK descreve a EAP como se segue: a EAP é um conjunto de componentes do projeto, estruturados com base nas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto; o trabalho não incluído na EAP está fora do escopo do projeto. Simplificando, a EAP é uma organização hierárquica a partir das entregas, que define o trabalho do projeto e só o trabalho do projeto. Como declaração de escopo, a EAP equivale a um acordo básico entre os stakeholders (partes interessadas) e os integrantes da equipe com relação ao escopo do projeto. O ponto de partida para um cronograma é a identificação das datas de início e fim de cada atividade de que compõe o projeto e, a seguir, sua representação gráfica. Ele corresponde à parte dos programas de projetos que são estabelecidas as sequências e os prazos das atividades a serem realizadas. Dessa forma, cada atividade fica associada a duas datas: uma de inicio de execução e outra de término. O cronograma é geralmente apresentado sob a forma de gráfico, com a variável tempo no eixo das abscissas. A palavra crono, do grego chrónos, significa tempo. Colocar um conjunto de documentos na ordem da data de emissão é colocar em ordem cronológica. Além dos cronogramas físicos, devemos elaborar cronogramas financeiros, nos quais são indicadas as datas dos recebimentos e pagamentos relativos ao projeto CRONOGRAMA DE GANTT A visualização das atividades, com suas datas de início e fim, podem ser conseguidas lançando-se mão do recurso gráfico chamado cronograma de Gantt, ou seja cronograma de barras como ferramenta de controle de produção de atividades, sobretudo na construção de navios cargueiros no inicio do século XX. O cronograma de Gantt é um gráfico simples: à esquerda figuram as atividades e à direita, as suas respectivas barras desenhadas em uma

6 6 escala de tempo. O comprimento da barra representa a duração da atividade, cujas datas de inicio e fim podem ser lidas nas subdivisões da escala de tempo. Um exemplo é visto a seguir: O cronograma de Gantt constitui uma importante ferramenta de controle, porque é visualmente atraente, fácil de ser lido e apresenta de maneira simples e imediata a posição relativa das atividades ao longo do tempo. Qualquer pessoa com o mínimo de instrução pode manusear um cronograma e dele extrair informação sem dificuldade. O cronograma de barras, como originalmente concebido, tem deficiência de não possibilitar a visualização da ligação entre as atividades, não levar em conta as folgas e não mostrar o caminho crítico. A fim de suprir essas limitações, planejadores criaram uma versão aprimorada do cronograma de Gantt, na qual introduziram dados tirados da rede PERT/CPM. A versão final recebe o nome de cronograma integrado Gantt-PERT/CPM PERT/COM Conjunto de processos e técnicas para planejamento, programação e controle de um projeto que indica, dentre as várias sequências operacionais, aquele que possui duração máxima, além de graus de prioridade relativos, a distribuição de recursos e a interdependência entre as ações. O PERT (Program Evaluation and Review Technique), bem como o CPM (Critical Path Method), ou caminho crítico, são instrumentos adequados para analisar a interdependência das atividades. Os dois são muito parecidos. A diferença é que no PERT predominam os esquemas probabilísticos e no CPM, os esquemas determinísticos, mas as técnicas são praticamente as mesmas, sendo por isso usual denominá-los PERT/CPM. O PERT/CPM consiste em figurar o projeto numa rede ou gráfico, na qual se representam as ações de acordo com as respectivas relações de dependência. O conjunto

7 7 dessas representações mostrará a sequência em que as atividades do empreendimento devam ser executadas. Segundo a ABNT, o PERT/CPM é um conjunto de processos e técnicas para planejamento, programação e controle de um empreendimento, operação ou projeto, tendo como característica fundamental a indicação, dentre as várias sequências operacionais, daquela que possui duração máxima, além de apontar graus de prioridade relativos, demonstrando distribuição de recursos e interdependência entre as várias ações necessárias ao desenvolvimento do projeto. Uma das formas mais usuais de representação gráfica do PERT/CPM é a rede de flechas. Nesta forma de representação, os eventos que caracterizam o início ou fim de uma atividade são representados por circunferências numeradas e as atividades por flechas que unem o evento inicial ao evento final, conforme exemplo visto a seguir: A principal vantagem do PERT/CPM é mostrar com clareza a interdependência das atividades e qual a sequência que levará mais tempo. No exemplo acima, fica claro que só podemos iniciar a atividade E (3-5) depois de terminada a atividade B (1-3). Só podemos iniciar as atividades C (2-4) e D (2-6), depois de terminada a atividade A (1-2), mas

8 8 podemos iniciar a atividade B(1-3) antes de terminada a atividade A (1-2). Finalmente, só podemos iniciar a atividade F (6-7) depois de todas as demais. Também fica claro, neste exemplo de natureza determinística, que a sequência que levará mais tempo é a proporcionada pelas atividades B-E-F, apresentadas em cor. A sequência colorida é a denominada caminho crítico (sequência que levará mais tempo e que, portanto, determina a duração do projeto). As atividades 2-3, 4-6, e 5-6, mostradas em tracejado, na realidade não existem e são chamadas atividades fantasmas. São assinaladas para impedir que existam duas ou mais atividades com início e fim nos mesmos eventos. A sua finalidade é facilmente compreendida quando se torna necessário efetuar os caçulos para identificar o caminho crítico e as folgas existentes para a execução das atividades. Existem várias outras maneiras de se representar um sistema PERT/CPM, inclusive combinando a interdependência das atividades com o gráfico de Gantt CRONOGRAMA INTEGRADO GANTT-PERT/CPM O cronograma integrado é também chamado cronograma de Gantt-PERT/CPM-Roy, em homenagem ao estudioso francês B. Roy. O cronograma integrado pode apresentar, adicionalmente ao cronograma de Gantt, várias informações, conforme quadro abaixo: Informação Numeração das atividades Sequenciação Datas mais cedo e mais tarde de inicio e de fim Folgas Como aparece no cronograma De acordo com a rede Pequenas setas que mostram a sequência das atividades PDI, UDI,PDT, UDT Pode-se limitar à folga total ou abranger todas Atividades críticas Realizado Hachuradas ou com traço forte Situação atual (real) do projeto No cronograma integrado, o projeto parece mais longo que no cronograma simples (numeração sequencial paramétrica), porém a quantidade de dias úteis é a mesma. O que muda é que a quantidade de dias corridos é maior que a de dias úteis. Segue quadro abaixo com as vantagens e desvantagens do cronograma integrado:

9 9 Vantagens Sua apresentação é simples e de fácil assimilação. Facilita o entendimento do significado da folga. É a base para alocação dos recursos. É a base para o cronograma físico-financeiro. É ótima ferramenta de monitoramento e controle. Serve para geração das programações periódicas e distribuição de tarefas aos responsáveis. Serve para mostrar o progresso das atividades. Desvantagens A sequência lógica é mais bem compreendida no diagrama de rede. Fica difícil perceber como atraso ou o adiantamento de uma atividade afeta a rede como um todo. Não elimina o recálculo da rede para atualização do programa SOFTWARES PARA PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PROJETOS Existem diversos softwares para planejamento e controle projetos, alguns extremamente sofisticados. O mais conhecido é o Microsoft Project, que combina as vantagens proporcionadas pelo PERT e pelo gráfico de Gantt, com as interdependências das atividades bem definidas e as atividades plotadas em gráfico em que o eixo das abscissas representa o tempo e, portanto, o comprimento das atividades é proporcional ao prazo de sua duração. O caminho crítico é calculado automaticamente pelo programa, sendo recalculado imediatamente se a variação no prazo de uma atividade ensejar mudança nesse caminho. 5 - DESENVOLVIMENTO A excelência em desenvolver e elaborar um cronograma, seja ele Master ou Outros, não depende somente dos Softwares utilizados, mas também do conhecimento teórico e técnico do Gestor de Projetos de Construção e Montagem. O qual dará ênfase a uma excelente ferramenta para planejar, executar e controlar uma obra, seja ela qual for e de finalidades diversas. Abaixo daremos ênfase para os principais pontos a serem abordados e considerados para desenvolver e elaborar um cronograma COMO ELABORAR UM CRONOGRAMA A forma mais simples para elaborar um cronograma, é listar o passo a passo do processo, qual seja:

10 10 - montar a EAP; - listar atividades; - estimar duração das atividades; - definir recursos das atividades; - definir dependências entre as atividades; - definir calendário para os recursos; - definir data inicial do projeto; - montar cronograma em uma ferramenta de Gestão de Projetos; - nivelar recursos; - identificar e analisar o caminho crítico; - traçar uma linha de base; - iniciar o monitoramento e controle do projeto CICLOS DE VIDA DE PROJETOS O ciclo de vida é baseado na natureza do projeto. Os três mais comuns são: - Cascata: as atividades são executadas de inicio a fim apenas uma vez; - - Iterativo: as fases do projeto se repetem iterativamente; - Iterativo incremental: a cada iteração são definidos ou executados novos requisitos no projeto RECOMENDAÇÕES AO FAZER O CRONOGRAMA/PLANEJAMENTO - Considerar o escopo, influências internas e externas (cliente), organização da empresa (matricial/projetos), foco do negócio (engenharia, turn key, construção, etc); - Envolva o time do projeto, compartilhe experiências e pontos de vistas diferentes em busca da melhor solução; - O cronograma precisa ser uma ferramenta que irá antever os fatos e por isto gaste energia aqui; - Ao estimar duração das tarefas, usar informações de projetos anteriores, experiência do time, formação e qualificação, volume de trabalho, disponibilidades de recursos, prazo do projeto RECOMENDAÇÕES PRÁTICAS SOBRE USO DO CRONOGRAMA - Mesmo nos projetos mais simples, identifique o caminho crítico; - Cronograma desatualizado não serve para nada;

11 11 -O cronograma deve ser distribuído às equipes do projeto, senão, não saberão que atividade fazer na sequencia; - Atividades não devem ser maiores que 40 horas, nem menores que 4 horas; - Use um padrão de atualização como , , ou Geralmente não é relevante encontrar o percentual exato de completude de uma atividade; - O cronograma por si só não garante entrega no prazo, para isso dependemos das pessoas; - Use uma ferramenta de apoio para geração e controle de cronograma, fazer no Excel geralmente não compensa o trabalho A IMPORTÂNCIA DE UM CRONOGRAMA - Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço; - Controla o andamento e desenvolvimento do projeto; - Mantêm o compromisso dos responsáveis; - Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto. 6 CONCLUSÃO Este trabalho teve por objetivo mostrar a importância do cronograma no planejamento e controle da produção na construção e montagem. Foram apresentados os tipos de cronogramas, com suas definições, o passo a passo para elaboração dos mesmos, as recomendações práticas sobre seu uso, como também as recomendações ao se elaborar o cronograma. O gráfico de documentos e práticas utilizadas nas metodologias de gerenciamento de projetos, da PMSURVEY.ORG, mostrado neste trabalho, confirma a sua importância, pois mostra que 86,4% das empresas pesquisadas pelo site no Brasil, utilizam o cronograma como principal ferramenta de planejamento e controle de obras, percentual maior do que qualquer outra ferramenta. O cronograma é uma ferramenta para gerenciamento do Tempo de um Projeto e sua essência é a composição de uma lista de atividades interligadas por relações de dependência (obrigatórias, arbitrárias e externas) que aplicadas sobre um calendário e após a análise da disponibilidade de recursos humanos/materiais (nivelamento de recursos), possibilita a identificação e controle da data de realização de atividades. Ao término deste trabalho foi possível observar como um cronograma bem feito pode facilitar o trabalho de um gestor de obras na construção e montagem.

12 12 Este trabalho foi muito importante para aprimorar o nosso conhecimento no tema proposto, pois nos fez conhecer melhor a ferramenta cronograma, que influi diretamente no sucesso ou insucesso dos projetos de Construção e Montagem. 7 ANEXOS 7.1- CRONOGRAMA INTEGRADO NO MS-PROJECT 7.2- CRONOGRAMA NO EXCEL

13 CRONOGRAMA NO MS-PROJECT COM FASES, MARCOS, PRAZOS, RECURSOS E CUSTOS CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO EAP ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO PARA GERAÇÃO DE UM CRONOGRAMA DE OBRA RESIDENCIAL

14 14 8- REFERÊNCIAS -HEILBORN,Gilberto e LACOMBE,Francisco. Administração Princípios e Tendências. 2ª ed. São Paulo: Saraiva, HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos. Guia para exame oficial PMI. 5ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, MATTOS, Aldo Dórea. Planejamento e Controle de Obras.1ª ed. São Paulo: Pini, NAKAMURA, Juliana. Revista: TÉCHNE (Obra da Sede da Odebrecht) ed. março: PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Project Management Institute. -

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