ESTUDO E IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO PARA REDE DE EQUIPAMENTOS EM AMBIENTES HOSPITALARES

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1 ESTUDO E IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO PARA REDE DE EQUIPAMENTOS EM AMBIENTES HOSPITALARES Priscilla Fróes Sebbe 1,Renato Amaro Zângaro 2 1- Faculda Ciência da Saú 5 o. Ano Engenharia Biomédica - Universida do Vale do Paraíba- Av. Shishima Hifumi, São José dos Campos, SP, Brasil. 2- Instituto Pesquisa e Desenvolvimento - IP&D - Universida do Vale do Paraíba - Av. Shishima Hifumi, São José dos Campos, SP, Brasil. sebbe@uol.com.br 1, zangaro@univap.br 2 Resumo- A Engenharia Clínica trata da aplicação dos conhecimentos da engenharia e da administração à tecnologia em saú, que estuda e implementa métodos para gerenciamento, controle e manutenção equipamentos médico-hospitalares. O gerenciamento engloba s o planejamento e a compra do equipamento até a eventual obsolescência e reposição do mesmo. Durante o estudo foi observada a necessida um controle específico nos hospitais privados da região, vido a manda utilização equipamentos e materiais reposição. Tal manda é gran importância para manter a rotina funcionamento das unidas requisitantes equipamentos: Pronto Socorro, Centro Cirúrgico, etc. A análise dados foi realizada a partir um software selecionado entre alguns dos disponíveis no mercado, sendo avaliados alguns principais parâmetros para o gerenciamento. Buscando otimizar o gerenciamento stes parâmetros através da tecnologia da informação médico-hospitalar propõe-se neste trabalho o estudo e implementação um sistema gerenciamento em Engenharia Biomédica para auxiliar o setor Engenharia Clínica em ambientes hospitalares. Palavras-chave: Engenharia Clínica/Biomédica, Gerenciamento, Programa. Área do Conhecimento: Engenharias Introdução Em 1971 u-se início a pesquisa em Engenharia Biomédica e com elas vieram subáreas, como a Engenharia Clínica; que trata da aplicação dos conhecimentos da engenharia e da administração à tecnologia em saú, que estuda e implementa métodos para gerenciamento, controle e manutenção equipamentos médicohospitalares, visando sua melhor utilização e a segurança para funcionários e pacientes, aprimorando os serviços saú [1]. Segundo CBCEC - Comitê Brasileiro Certificação em Engenharia Clínica, dados estatísticos levantados nos últimos anos mostram a situação brasileira, em relação a equipamentos médicos e suas estruturas apoio: Quase 85% dos equipamentos médicos brasileiros operam fora das exigências mínimas dos fabricantes, pela falta pessoal qualificado para calibrá-los periodicamente e projetar suas estruturas apoio no local uso; 30% dos equipamentos médicos brasileiros estão sucateados, vido a compras mal feitas; 96% dos equipamentos médicos brasileiros nunca sofreram IX Encontro Latino Americano Iniciação Científica e V Encontro Latino Americano Pós-Graduação Universida do Vale do Paraíba manutenções preventivas; Apenas 2% dos hospitais brasileiros possuem equipe Engenharia Clínica/Biomédica [1]. A complexida no gerenciamento equipamentos eletromédicos visando a otimização do uso e redução custos, necessita ser respaldada por informações que nem sempre estão facilmente disponíveis no hospital [2]. O gerenciamento engloba s o planejamento e a compra do equipamento até a eventual obsolescência e reposição, passando por instalação, aceitação, uso, treinamento usuários, reparos e manutenção preventiva, controle dos contratos serviços e manutenção por terceiros, redução riscos, investigação incintes, e gerenciamento custos [3]. Os programas são ferramentas que auxiliam o gerenciamento equipamentos e na re hospitalar, e através sua correta utilização é possível obter uma série relatórios e informações as quais irão propiciar ao administrador subsídio para tomada cisões econômicas/ administrativas, tais como: Relação e controle dos equipamentos; do estoque; manutenções 345

2 corretivas e preventivas; custos e concomitantemente a Geração relatórios [4]. Buscando otimizar o gerenciamento stes parâmetros através da tecnologia da informação médico-hospitalar propõe-se neste trabalho o estudo e implementação um sistema gerenciamento em engenharia biomédica para auxiliar o setor engenharia clínica Hospitais. Materiais e Métodos O controle específico no SEC (setor engenharia clínica), foi realizado baseado nos parques tecnológicos presente no Hospital Clínicas Antônio Afonso e Distal Day Clinic. A quantida equipamentos foi obtida por setor, sendo que cada equipamento, foram extraídos dados como o fabricante, molo, número série. Foi adicionado a estes dados, o histórico relacionado à data e valor/custo aquisição, última manutenção corretiva realizada, dados elétricos e especificação peças. A partir stas informações, foi elaborado um Formulário Individual cada equipamento, e disponibilizado em uma pasta para consultas. Verificou-se também a falta um controle estoque peças e acessórios uso diário, ou eventual manutenção dos equipamentos. Este controle baseia-se no número manutenções corretivas e preventivas realizadas no ultimo semestre, acordo com o grau risco cada equipamento. Os pedidos aquisição material são encaminhados ao setor compras on serão aprovados mediante parecer do diretor administrativo. Após aprovado, o setor compras cantacta o fornecedor objetivando a compra. Há um prazo entrega do material que é variável, sendo que o setor Almoxarifado será o responsável pelo recebimento. Importante ressaltar as interfaces existentes entre o setor Engenharia Clínica, Compras e Almoxarifado. O controle manutenção é feito através planilhas preenchidas a cada final semestre para observação do funcionamento dos equipamentos (janeiro e julho) e uma outra todo mês para verificação da próxima manutenção preventiva a ser realizada. O controle custos é feito com base na aquisição materiais permanentes e consumo e na prestação serviços natureza externa, ou seja, mão-obra. Observando-se todas as variáveis envolvidas foram implementadas diferentes planilhas conforme a tabela 1. Tabela 1: Planilhas implementadas para o estudo. Planilhas Parâmetros Estudados 01 Quantida equipamentos 02 Formulário- Individual equipamentos Manutenção 05 Custos 06 A análise dados foi realizada a partir um programa (software) selecionado entre alguns dos disponíveis no mercado, sendo que os principais parâmetros avaliados foram: interface com o usuário, aquação ao gerenciamento empresas pequeno ou médio porte e relação custo benefício. Programas como SGTH, Engeman, ELOMED, RM Sistemas, Informage foram alguns dos estudados; De posse stas variáveis o Engeman como sistema gerenciamento foi escolhido por apresentar parâmetros que suprissem as avaliações e estudos realizados, pondo através le organizar e controlar as funções por setores penntes e até mesmos setores colaboradores a sanar informações necessárias para o SEC. Os fluxogramas a seguir conforme figuras 1, 2, 3, 4 e 5, apresentam a concatenação todas as atividas relacionadas ao gerenciamento equipamentos e materiais. IX Encontro Latino Americano Iniciação Científica e V Encontro Latino Americano Pós-Graduação Universida do Vale do Paraíba 346

3 INÍCIO Figura 2:. Monitoramento INÍCIO Fabricante Terceiros Manutenção Custos Receber equipamento Manutenção Comodato Qual o tipo equip.? Manut. Externa Manut. Interna Figura 1: Principais mandas do setor Engenharia Clínica. INÍCIO saída equip/materiais Entrar em contato com responsável Aprovado? Pedido Novo? Emitir Nota Entrada Abrir Orm Serviço (Manutenção Corretiva) Abrir Orm Serviço (Manutenção Preventiva) Existe Cadastro? Fazer Cadastro Incluir no Inventário Obter Inventário entrada equip/materiais Buscar Fornecedores Figura 3: manutenção. IX Encontro Latino Americano Iniciação Científica e V Encontro Latino Americano Pós-Graduação Universida do Vale do Paraíba 347

4 INÍCIO INICIO Custos Solicitação Material Aquisição Material Consumo Prestação Serviço menor que estoque mínimo? Emitir Requisição no Setor Almoxerifado Superou? Contatar Dir.Administrativo Que tipo material? Consumo Emitir Requisição no Setor Compras Emitir Compra Foi Aprovado? Recebimento Material/Serviço Existe recursos para compra? Pagamento Figura 5: Custos. Incluir no próximo Figura 4:. IX Encontro Latino Americano Iniciação Científica e V Encontro Latino Americano Pós-Graduação Universida do Vale do Paraíba 348

5 Resultados As diferentes análises realizadas permitiram otimizar os processos atuais importantes para o gerenciamento equipamentos médicohospitalares em hospitais pequeno e médio porte. Os resultados basearam-se na comparação dados obtidos nos períodos pré e pós-aplicação do molo gerencial proposto, observando o intervalo 6 meses. Os aspectos relacionados às manutenções preventiva e corretiva sugeriram fortemente o aumento manutenções preventivas para terminados equipamentos, quando estes representavam significativa queda da qualida ou prejuízo financeiro quando inoperantes. Esta mudança implicou em melhor qualida serviços com conseqüente redução casos manutenção corretiva. O s facilitou o acompanhamento forma dinâmica dos bens patrimoniais, além permitir melhor alocação e uso dos equipamentos, evitando a perda material por extravio ou roubo. A implementação do Custos permitiu a verificação diária dos valores bens e serviços possibilitando a correção stes em tempo real, fator este extrema importância para a contabilização entrada e saída recursos o que permitiu otimizar o fluxo caixa. O foi concebido para terminar níveis estoque mínimo maneira a permitir que as atividas técnicas administrativas fossem implementadas sem prejuízo para o cumprimento dos cronogramas pré-estabelecidos paralelamente, o molo permitiu também a redução estoque materiais, com conseqüente redução custos. Discussão Segundo Sai Jorge Calil e Marilda Sólon Teixeira [5], os métodos gerenciamento para a monitoração um equipamento vem ser senvolvidos e executados a partir solicitação aquisição por parte do grupo médico ou qualquer outro setor apoio aos serviços existentes na unida. É importante dizer que a filosofia usada para a elaboração da seqüência atividas para manutenção corretiva, ve ser utilizada para a elaboração outras seqüências atividas, ou seja, para manutenção preventiva, instalação e aquisição equipamentos ou peças reposição. IX Encontro Latino Americano Iniciação Científica e V Encontro Latino Americano Pós-Graduação Universida do Vale do Paraíba A elaboração uma seqüência atividas para cada serviço a ser executado fine a tarefa a ser realizada e a pessoa encarregada da execução. O trabalho foi elaborado tendo como orientação uma seqüência central atividas scritas na figura 1, sendo que, todas as outras atividas, stas se originaram, conforme figuras 2, 3, 4 e 5. O conceito ora aplicada está acordo com a filosofia terminada por estes mesmos autores. Conclusão Sem a intenção esgotar a discussão do tema, a análise e a racionalização tarefas ntro um ambiente médico-hospitalar acompanhado do uso um programa aquado possibilitou repensar a função gerencial no setor engenharia clínica, resultando na otimização diferentes atividas rotina senvolvidas em ambientes hospitalares. Referências [1] Comitê Brasileiro Certificação em Engenharia Clínica CBCEC; Internet site address: acessado em 20/05/2005. [2] ACODESS Association pour la Coopéracion etle Développement s Structures Sanitaires 1993 (França); Disponível em: Acesso em 05 jul [3] GUIMARÃES P.E.M.,ÉVORA M. Y.D. Information System:instrument for cision making in management performance; Disponível em: Acesso em: 08 agosto [4] SBEB Socieda Brasileira Engenharia Biomédica - Internet site address: acessado em 05/05/2005. [5] CALIL SAIDE JORGE, Gerenciamento Manutenção s Hospitalares, volume 11/ Sai Jorge Calil, Marilda Solon Teixeira - São Paulo, Faculda Saú pùblica da Universida São Paulo, 1998 (Série Saú & Cidania) 349